Přehledu Naučte se integrovat typy obsahu a pracovní postupy do řešení pro správu dokumentů v SharePointu 2013.
Tento článek popisuje typy obsahu a pracovní postupy a poskytuje pokyny k jejich integraci do SharePoint Server 2016 řešení správy dokumentů. Typ obsahu je opakovaně použitelná kolekce metadat (sloupců), pracovního postupu, chování a dalších nastavení pro kategorii položek nebo dokumentů v SharePoint Server 2016 seznamu nebo knihovně dokumentů. Typy obsahu umožňují spravovat nastavení pro kategorii informací v centralizovaném a opakovaně použitelném způsobem. Pracovní postup umožňuje připojit k položkám v SharePoint Server 2016 firemní proces.
V tomto článku:
Než použijete tento článek k plánování typů obsahu a pracovních postupů pomocí listu typ obsahu a plán pracovních postupů (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878), zkontrolujte, že jste v SharePointu 2013 přečetli uživatele a analyzují využití dokumentů a dokončili sešity "analyzovat využití dokumentů" a pracovní listy související s tímto článkem.
Přehled typu obsahu
Typ obsahu definuje atributy položky seznamu, dokumentu nebo složky. Každý typ obsahu může určovat následující:
-
Vlastnosti, které chcete přidružit k položkám jejího typu
-
Metadata, která se přiřadí k položkám jejího typu
-
Pracovní postupy, které lze spustit z položek příslušného typu
-
Zásady správy informací, které chcete přidružit k položkám jejího typu
-
Šablony dokumentů (pro typy obsahu dokumentu)
-
Vlastní funkce.
K seznamu nebo knihovně můžete přidružit typ obsahu. Když to provedete, určíte, že seznam nebo knihovna může obsahovat položky tohoto typu obsahu a že Nový příkaz v tomto seznamu nebo knihovně umožní uživatelům vytvářet nové položky tohoto typu.
Poznámka: Pomocí seznamu nebo knihovny můžete taky přímo přidružit vlastnosti, pracovní postupy, zásady a šablony. Tento postup však může omezit tato přidružení na seznam nebo knihovnu a není možné ho opakovaně používat napříč vaším řešením. V SharePoint Server 2016 lze pracovní postupy na úrovni webu přidružit k více seznamům nebo knihovnám.
Knihovny dokumentů a seznamy můžou obsahovat více typů obsahu. Knihovna může například obsahovat jak dokumenty, tak i grafiku související s projektem. Pokud seznam nebo knihovna obsahuje více typů obsahu, platí následující:
-
Ve výchozím nastavení umožňuje Nový příkaz v tomto seznamu nebo knihovně uživatelům vybírat ze všech dostupných typů obsahu při vytváření nové položky. Vlastníci typu obsahu můžou nakonfigurovat Nový příkaz tak, aby zobrazoval jenom některé typy obsahu.
-
Zobrazí se sloupce přidružené ke všem dostupným typům obsahu.
V galerii typů obsahu webu můžete definovat vlastní typy obsahu. Vlastní typ obsahu musí být odvozen, přímo nebo nepřímo ze základního typu obsahu, jako je třeba dokument nebo položka. Po definování na webu je vlastní typ obsahu dostupný na webu a na všech webech pod tímto webem. Pokud chcete, aby byl typ obsahu v celé kolekci webů široce dostupný, definujte ho v galerii typů obsahu webu nejvyšší úrovně. V SharePoint Server 2016 můžete také vytvořit vlastní typ obsahu v centru typů obsahu, které jsou definované v instanci služby spravovaných metadat. Po vytvoření v centru typů obsahu bude typ obsahu dostupný pro další kolekce webů, které jsou součástí webových aplikací přidružených k dané instanci služby spravovaných metadat.
Poznámka: Služba spravovaných metadat a rozbočovač typu obsahu nejsou k dispozici v SharePoint Foundation 2013.
Pokud vaše organizace používá určitou šablonu kontraktu, můžete v galerii typů obsahu webu nejvyšší úrovně v kolekci webů vytvořit typ obsahu, který definuje metadata pro tuto smlouvu, šablonu smlouvy a pracovní postupy potřebné k revizi a dokončení smlouvy. Všechny knihovny dokumentů ve vaší kolekci webů, ke kterým přidružíte typ obsahu smlouvy, budou zahrnovat všechny tyto funkce a umožní autorům vytvářet nové smlouvy založené na této šabloně.
Na webech založených na SharePoint Server 2016 má každá výchozí položka seznamu nebo položka knihovny, například kontakt, úkol nebo dokument, odpovídající typ základního obsahu v galerii typů obsahu webu. Při plánování typů obsahu můžete tyto základní definice typu obsahu použít jako počáteční body a základní nové typy obsahu podle potřeby.
Typy obsahu jsou uspořádány do hierarchie, která umožňuje jednomu typu obsahu zdědit jeho charakteristiky z jiného typu obsahu. Tato dědičnost umožňuje třídám dokumentů sdílet vlastnosti napříč organizací a umožňuje týmům přizpůsobovat tyto vlastnosti pro určité weby nebo seznamy.
Všechny dokumenty v rozlehlé síti mohou například vyžadovat sadu metadat, jako je číslo účtu, číslo projektu a projektový manažer. Vytvořením typu obsahu na nejvyšší úrovni, ze kterého se dědí všechny ostatní typy dokumentů zákazníků, se ujistěte, že jsou požadované informace, jako jsou čísla účtů a čísla projektů, přidružené ke všem variantám dokumentů zákaznických dodávek ve vaší organizaci. Uvědomte si, že pokud vlastník typu obsahu přidá do typu obsahu na nejvyšší úrovni pro zákaznickou dodávku další povinný sloupec, může vlastník typu obsahu tyto změny šířit do všech typů obsahu, které ho dědí, a přidá nový sloupec do všech dokumentů zákaznické dodávky.
Integrace vlastností s Office 2016
Když uživatel v Microsoft Office upraví dokument ze serveru SharePoint Server 2016 správy dokumentů, zobrazí se v horní části dokumentu panel informací o dokumentech. Panel informací o dokumentech zobrazuje upravitelnou formu vlastností dokumentu na serveru.
SharePoint Server 2016 usnadňuje přizpůsobení formuláře vlastnosti pro typ obsahu. Při konfiguraci typu obsahu můžete začít InfoPath 2016, který generuje výchozí formulář vlastnosti založený na vlastnostech typu obsahu. Výchozí formulář zahrnuje stejné ovládací prvky, rozložení a schéma, které InfoPath 2016 použít, pokud nebyl definován žádný vlastní formulář. Formulář můžete přizpůsobit a nasadit stejným způsobem jako kterýkoli jiný InfoPath 2016 formulář. Do formuláře můžete například přidat logo vaší společnosti, písma a barevné schéma. připojení k vlastnímu zdroji dat; Přidat podmíněnou logiku; a navrhněte funkce formuláře, které jsou dostupné uživatelům na základě jejich rolí.
Spolu s vlastnostmi úprav na panelu informací o dokumentech mohou autoři, kteří používají Word 2016, vkládat vlastnosti definované na serveru do jejich dokumentů. Pokud například vlastnosti dokumentu obsahují jméno vedoucího projektu, můžete tento název vložit do dokumentu, do zápatí nebo do jiného umístění. Pokud je projekt přiřazený k projektu, je možné aktualizovat vlastnosti Project Manageru na serveru správy dokumentů. Tento aktualizovaný název vedoucího projektu se projeví v každém výskytu této vlastnosti vloženého do dokumentu.
Použití metadat s typy obsahu
Metadata jsou informace o dokumentu, který se používá ke kategorizaci a klasifikaci obsahu. Metadata jsou přidružená k typu obsahu jako sloupec. Metadata mohou poskytovat kontextové informace o dokumentu tím, že je přidružíte k autorovi, předmětu, cílové skupině, jazyku atd. Na rozdíl od vlastností se metadata ukládají jako sloupce a mohou být indexována a prohledávána vyhledávacím modulem SharePointu.
Metadata přidaná na úrovni kolekce webů mohou být spojená s typy obsahu. Pomocí metadat s typy obsahu mohou všechny pozdější typy obsahu dědit některá nebo všechna metadata z nadřazeného typu obsahu na úrovni kolekce webů. Další metadata pak můžete přidat na nižší úrovni, třeba na jeden dokument.
Šablony sloupců
Každá položka metadat, která je přidružená k typu obsahu, je sloupec, což je umístění v seznamu pro ukládání informací. Seznamy nebo knihovny se často zobrazují jako sloupce informací. V závislosti na zobrazení, které je přidružené k seznamu, se však mohou sloupce objevit v jiných formulářích, například v zobrazení kalendáře. Ve formulářích přidružených k seznamu nebo knihovně se sloupce zobrazují jako pole.
Můžete definovat sloupce pro více typů obsahu. Chcete-li to udělat, vytvořte je v galerii sloupcových šablon. V jednotlivých webech v kolekci webů je galerie sloupcových šablon. Stejně jako u typů obsahu jsou sloupce definované v galerii šablon sloupců webu k dispozici na webu a na všech webech pod ní.
Typy obsahu složky
Typy obsahu složky definují metadata, která jsou přidružena ke složce v seznamu nebo knihovně. Když použijete typ obsahu složky u seznamu nebo knihovny, bude Nový příkaz v tomto seznamu nebo knihovně zahrnovat typ obsahu složka, což uživatelům umožní vytvářet složky tohoto typu.
Zobrazení můžete definovat v seznamu nebo knihovně, které jsou dostupné jenom ve složkách určitého typu obsahu. To je užitečné, když chcete, aby složka obsahovala určitý druh dokumentu a aby zobrazení v této složce zobrazovala pouze sloupce, které jsou důležité pro typ dokumentu, který je obsažen v dané složce.
Pomocí objektového modelu SharePoint Products můžete přizpůsobit Nový příkaz pro typ obsahu složky tak, aby uživatel vytvořil novou složku tohoto typu, naplnil více souborů a dokumentů na základě šablon, které jsou uložené na serveru. To je užitečné, když například pro implementaci složeného dokumentu vyžaduje více souborů, které přispívají k jednomu dokumentu dodávky.
Sady dokumentů jsou funkce v SharePoint Server 2016, která umožňuje používat Office 2016 ke správě dodávek, které zaujímají více dokumentů. Sady dokumentů jsou zvláštní typy složek, které se používají ke správě jednoho dodávky nebo pracovního produktu, což může zahrnovat více dokumentů na více místech. Sady dokumentů můžete vytvářet pomocí rozšiřitelných šablon, které jsou součástí SharePoint Server 2016. Můžete také přizpůsobit šablony sad dokumentů tak, aby představovaly pracovní produkty, které jsou pro vaši organizaci důležité. Sady dokumentů také zahrnují správu verzí, což vám umožňuje sbírat stav kompletní sady dokumentů v různých fázích svého životního cyklu. Další informace o sadách dokumentů najdete v tématu plánování sad dokumentů (SharePoint Server 2010).
Plánování typů obsahu dokumentů
První fází plánování typů obsahu dokumentu je zkontrolovat každý typ dokumentu, který je uvedený na listu analýzy využití dokumentů (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), abyste zjistili, jestli existující typ obsahu bude pro tento druh dokumentu fungovat. Každý typ obsahu dokumentu by měl dědit nastavení z typu obsahu základní dokument nebo z typu obsahu, který je následníkem typu obsahu dokument. Tím zajistíte, že jsou k dispozici základní sloupce pro typy dokumentů, jako je třeba název a autor, a že šablonu můžete přidružit k typu obsahu. Pokud je obsah základního obsahu (třeba dokument) dostatečný, zadejte název typu obsahu do sloupce typ obsahu na listu analyzovat využití dokumentů.
Poznámka: Podporované základní typy obsahu neobsahují soubory PDF.
Informace o změně základních typů obsahu získáte, když si stáhnete dokument white paper "pokyny pro úpravy předdefinovaných typů obsahu a sloupců webu" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Typy obsahu seznamu plánů
Prvky typu obsahu seznamu zahrnují sloupce metadat, které jsou přidružené k typu obsahu, a pracovní postupy, které můžete spustit u položek daného typu obsahu. Pomocí typu obsahu seznamu Definujte typ položky seznamu, která je pro vaše řešení jedinečná. Například v řešení centra pro hovory zákazníků, ve kterém odborníci pro podporu sledují a řeší technické problémy zákazníků, se může typ obsahu seznamu použít ke standardizaci dat pro jednotlivé incidenty podpory a ke sledování incidentu pomocí pracovního postupu.
Plánování pracovních postupů
Pracovní postupy implementují firemní procesy u dokumentů, webových stránek, formulářů a položek seznamů v SharePoint Server 2016. Mohou být spojeny s knihovnami, seznamy nebo typy obsahu.
V rámci správy dokumentů můžete pomocí pracovních postupů směrovat dokumenty od člověka osobě, aby mohli provádět úkoly správy dokumentů, jako je revize dokumentů, schvalování jejich publikování nebo Správa jejich dispozice. Pomocí vlastních pracovních postupů můžete přesouvat dokumenty z jednoho webu nebo knihovny do jiné. Můžete například navrhnout pracovní postup pro zkopírování dokumentu z jednoho webu do jiného, pokud je naplánováno archivace dokumentu.
SharePoint Server 2016 zahrnují třístavový pracovní postup, který můžete použít ke správě obchodních procesů, které sledují stav položky ve třech stavech nebo fázích. SharePoint Server 2016 také zahrnuje následující pracovní postupy, které vyžadují správu dokumentů:
-
Shromáždit názory Odešle dokument k recenzi.
-
Souhlas Odešle dokument ke schválení, často předpokladem pro jeho publikování.
-
Dispoziční Spravuje vypršení platnosti a dispozice dokumentů.
-
Shromáždit podpisy Směruje dokument za podpisy.
Pokud chcete, aby byl pracovní postup k dispozici při použití tohoto typu obsahu, přidružte pracovní postup k typu obsahu. Například typ obsahu nákupní objednávky může před dokončením transakce vyžadovat schválení správcem. Abyste měli jistotu, že je pracovní postup schválení vždy dostupný při zahájení nákupní objednávky, vytvořte typ obsahu nákupní objednávky a přidružte k němu pracovní postup schválení. Potom přidejte typ obsahu nákupní objednávky do všech knihoven dokumentů, ve kterých budou nákupní objednávky uloženy.
Chcete-li naplánovat pracovní postupy pro řešení správy dokumentů, proveďte analýzu každého typu obsahu, který chcete implementovat, a určete obchodní procesy, které musí být k dispozici pro spuštění s obsahem daného typu. Potom Identifikujte pracovní postupy, které budete muset zpřístupnit pro tento obsah.
Následuje ukázková tabulka, která analyzuje pracovní postupy pro typ obsahu smlouvy.
|
Servisní proces |
Pracovní postup smlouvy |
|---|---|
|
Zkontrolujte koncepty. |
Shromáždit názory |
|
Získejte souhlas se správcem a zákonným poradcem. |
Souhlas |
|
Řešení problémů s otevřením |
Sledování problémů |
|
Získejte podpisy. |
Shromáždit podpisy |
Další informace najdete v tématu pracovní postup v sharepointu 2013.
Worksheet
K nahrání informací popsaných v tomto článku použijte následující list:
-
Sešit pro typy obsahu a plánování pracovních postupů (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
