Použití seznamů opakovaných úkolů

V tomto článku 

Přehled

Nastavení opakovaného seznamu úkolů

Publikování opakovaného seznamu úkolů

Přeplánovat výskyt

Přeskočit výskyt

Úprava opakování pro řadu seznamu úkolů

Zrušení opakování u řady seznamu úkolů

Zrušení publikování řady seznamu úkolů

Zrušení publikování seznamu v řadě seznamu úkolů

Přehled

Publikování seznamu opakujících se úkolů je skvělý způsob, jak pracovat s rutinami, které je potřeba dokončit. Tady je přehled toho, jak to funguje.

• Opakování můžete přidat do standardního seznamu úkolů v části Koncepty tak, že definujete nastavení opakování a počáteční a koncové datum. Tím se seznam změní z jednorázového seznamu úkolů na řadu opakovaných seznamů úkolů. Až budete připraveni, můžete publikovat řadu opakovaných seznamů úkolů.

• Po publikování se první výskyt opakující se řady zobrazí v části Naplánovano , dokud není čas k publikování. Při publikování naplánovaného výskytu se automaticky vytvoří další výskyt.

• Při vytvoření nového výskytu se termíny splnění úkolů automaticky aktualizují podle toho, jak daleko jsou po zvoleném datu zahájení řady . Řekněme například, že jste vytvořili měsíční řadu, která se opakuje patnáctého dne každého měsíce. Pokud zvolíte datum zahájení řady 15. ledna a zahrnete úkol s termínem splnění 17. ledna, druhý výskyt naplánovaný na 15. února má také dvoudenní posun. Úkol bude s termínem splnění 17. února. Další informace najdete v části Vytvoření opakovaného seznamu úkolů v tomto článku.

• Po publikování prvního výskytu v řadě se řada seznamu úkolů zobrazí v části Publikováno. Můžete ho rozbalit a zobrazit tak všechny publikované výskyty seznamu úkolů.

• Úkoly v řadě nebo naplánovaný výskyt můžete upravit. Úkoly můžete také upravit v publikovaném výskytu řady seznamu úkolů.

• (Připravujeme) Týmy příjemců můžete upravit pro řadu nebo naplánovaný výskyt. Týmy příjemců nelze upravit u výskytu, který je již publikovaný.

• Pokud chcete změnit úkoly nebo příjemce řady, ve které ještě nebyl publikován první výskyt, můžete řadu zrušit. Pokud se zatím nepublikovaly žádné výskyty, vrátí se řada do části Koncepty.

• Po publikování můžete zobrazit sestavy výskytů seznamu úkolů stejně jako u neopakovatelních seznamů úkolů.

• Můžete také zrušit publikování výskytů seznamu úkolů nebo řady seznamů úkolů, pokud už nejsou potřeba nebo když uděláte chybu.

Nastavení opakovaného seznamu úkolů

U publikovatelného seznamu úkolů použijte interval opakování, aby se automaticky publikoval podle plánu opakování, například denně, týdně, měsíčně nebo ročně.

1. Na stránce Publikování aplikace Planner vyberte seznam v části Koncepty nebo vytvořte nový seznam a pak vyberte Neopakuje se.
   
   

2. V dialogovém okně Opakování seznamu zvolte pro seznam nastavení opakování.
   
   

   • Interval opakování. Den ,Týden a Měsíc mají ve výchozím nastavení koncové datum dva roky od počátečního data. Všechny intervaly opakování mají maximální koncové datum pět let od počátečního data.

   • Publikování času a časového pásma

   • Počáteční a koncové datum. Výskyty se publikují pouze v případě, že k nim dojde k počátečnímu datu nebo později a k datu ukončení nebo před tímto datem.

     Poznámka: Doporučujeme nastavit počáteční datum na datum publikování prvního výskytu. Pokud se počáteční datum řady a datum publikování prvního výskytu liší, budou automatické úpravy data vycházet z počátečního data řady.
     
     Například řada se opakuje desátého dne každého měsíce s počátečním datem 1. ledna a obsahuje úkol s termínem splnění 12. ledna. V tomto příkladu bude úkol s termínem splnění 11 dní po datu publikování každého budoucího výskytu, nikoli dva dny po něm. Důvodem je to, že automatické úpravy data jsou založené na počátečním datu (1. ledna), nikoli na datu, kdy bude publikován první výskyt (10. ledna). 
     
     Systém pro tento výpočet používá počáteční datum, protože se jedná o hodnotu, kterou nastavíte přímo, takže máte větší kontrolu nad chováním data splnění. 

Publikování opakovaného seznamu úkolů

Až bude seznam úkolů připravený, publikujte ho v týmech, jejichž členové budou pracovat. 

1. V části Koncepty vyberte seznam opakovaných úkolů a pak v pravém horním rohu vyberte Publikovat řady.

2. Vyberte týmy, které obdrží seznam úkolů. 
   
   Výběr těchto týmů funguje stejně pro opakované seznamy i seznamy, které se neopakují. Týmy můžete vybrat z hierarchie a pomocí hlavního seznamu Teams a/nebo dostupných filtrů vyhledat týmy, které chcete zahrnout. Případně můžete nahrát vlastní seznam týmů.

3. Zvolte, jestli chcete upozornit týmy příjemců.

4. Vyberte Další a pak zkontrolujte plán publikace. Pokud chcete provést změny, vyberte Zpět.

5. Zaškrtněte políčko Připraveno, všechno vypadá dobře a pak vyberte Publikovat. 
   
   Příprava seznamu opakovaných úkolů může nějakou dobu trvat. Může se zobrazit zpráva s oznámením, že se seznam úkolů plánuje.

6. Po dokončení akce se zobrazí seznam úkolů v části Naplánované . Další výskyt opakovaného seznamu se zobrazí v části Naplánované a bude publikován v naplánované datum a čas.

   Důležité informace: Pokud se zobrazí ikony upozornění, vyberte Zobrazit podrobnosti, které vám pomůžou vyřešit problémy.

   
   
   Po publikování prvního výskytu se seznam úkolů zobrazí také v části Publikováno, kde představuje vaši řadu opakovaných seznamů úkolů. Můžete ho rozbalit a zobrazit publikované výskyty v řadě. Při publikování výskytu se další výskyt v řadě vytvoří v části Naplánovano.

Další informace o publikování seznamů úkolů najdete v tématu Publikování seznamu úkolů.

Přeplánovat výskyt

Nadcházející výskyt opakovaného seznamu úkolů můžete přeplánovat. Možná to budete muset udělat například v případě, že příští datum publikování spadá na firemní svátek. 

Plán můžete kdykoli přeplánovat až na datum dalšího naplánovaného výskytu.

1. V části Naplánované přejděte do seznamu úkolů, který chcete přeplánovat, a pak vyberte Další akce > Upravit výskyt.
   
   

2. Vyberte rozevírací nabídku Interval opakování (například Každé pondělí) a pak vyberte Přeplánovat tento výskyt.
   
   

3. V dialogovém okně Přeplánovat tento výskyt zvolte nové datum publikování, čas publikování nebo časové pásmo podle potřeby a pak vyberte Uložit.

Přeskočit výskyt

Nadcházející výskyt opakovaného seznamu úkolů můžete přeskočit. Můžete to třeba udělat, pokud jsou všichni zaměstnanci mimo práci, protože další datum publikování spadá na firemní svátek.

1. V části Naplánované přejděte do seznamu úkolů a pak vyberte Další akce > Upravit výskyt.

2. Vyberte rozevírací nabídku Interval opakování a pak zvolte Přeskočit tento výskyt.

3. V dialogovém okně Přeskočit výskyt zkontrolujte informace a pak vyberte Přeskočit výskyt.
   
   Přeskočený výskyt se už nezobrazuje v části Naplánované a nebude publikován.

Úprava opakování pro řadu seznamu úkolů

Pokud potřebujete změnit interval opakování nebo jiné nastavení opakování, upravte opakování pro řadu opakovaných úkolů. Změny se použijí pro další výskyt a všechny budoucí výskyty.

1. Pokud už byl publikován alespoň jeden výskyt, vyhledejte řadu seznamu úkolů v části Publikováno, vyberte řadu seznamu úkolů, kterou chcete upravit, a pak vyberte Další akce > Upravit řadu. Nezapomeňte zvolit řadu místo jednoho z publikovaných výskytů v rámci této řady.
   
   

2. Vyberte rozevírací nabídku Interval opakování a pak vyberte Upravit opakování.
   
   

3. V dialogovém okně Opakování seznamu proveďte požadované změny pro řadu seznamu úkolů.

4. Zkontrolujte provedené změny a pak vyberte Uložit. Po publikování seznamu se změny použijí na všechny budoucí výskyty seznamu opakovaných úkolů.

Zrušení opakování u řady seznamu úkolů

Pokud už nechcete, aby řada opakovaných seznamů úkolů pokračovala v publikování, můžete opakování zastavit (zrušit).  Všechny budoucí výskyty seznamu úkolů nebudou publikovány.

1. V části Publikováno přejděte na řadu seznamu opakovaných úkolů a pak vyberte Další akce > Upravit řadu.

2. Vyberte rozevírací nabídku Interval opakování a pak vyberte Zrušit řadu.

3. V dialogovém okně Zrušit řadu ověřte, že chcete řadu zrušit, a pak zvolte Ano.

• Další naplánovaný výskyt a všechny budoucí výskyty se už v části Naplánované nezobrazují.

• Existující šablona seznamu opakovaných úkolů a odpovídající publikované výskyty jsou stále uvedené v části Publikováno a jsou k dispozici pro generování sestav.

• Pokud ještě nebyly publikovány žádné seznamy pro řadu, zobrazí se řada opakovaných seznamů úkolů v části Koncepty.

Zrušení publikování řady seznamu úkolů

Publikování řady seznamu úkolů můžete zrušit, pokud chcete odebrat úkoly, které už nepotřebujete, nebo opravit chybu při odesílání řady. V případě chyby mějte na paměti, že můžete upravit úkoly v seznamu naplánovaných úkolů nebo publikovaném seznamu úkolů, včetně výskytů seznamu úkolů publikovaných jako součást opakující se řady. Pokud potřebujete zrušit publikování seznamu úkolů kvůli chybě, je nejlepší to udělat co nejdříve, abyste omezili přiřazení a dokončení úkolů, které jsou vymazány.

Pokud chcete zrušit publikování řady seznamu úkolů, postupujte následovně. Řada seznamu úkolů a všechny seznamy v ní se přesunou do oddílu Nepublikované a můžou se duplikovat, ale nepůjdou znovu publikovat.  

1. V části Publikováno vyberte vedle řady seznamu úkolů, u které chcete zrušit publikování, možnost Další akce > Zrušit publikování řady.

2. Potvrďte, že chcete zrušit publikování řady, a pak zvolte Zrušit publikování řady.

3. Jakmile se řada seznamů a přidružené seznamy zobrazí v části Nepublikované, můžete je odstranit nebo duplikovat, upravit kopii a publikovat upravenou kopii.  

Zrušení publikování seznamu v řadě seznamu úkolů

Můžete zrušit publikování konkrétního výskytu seznamu úkolů v řadě seznamu úkolů, abyste mohli odebrat úkoly, které už nejsou potřeba, nebo opravit chybu při odesílání seznamu úkolů. V případě chyby mějte na paměti, že můžete upravit úkoly v publikovaném seznamu úkolů, včetně výskytu seznamu úkolů publikovaného v rámci opakující se řady. Pokud potřebujete zrušit publikování seznamu úkolů kvůli chybě, je nejlepší to udělat co nejdříve, abyste omezili přiřazení a dokončení úkolů, které jsou vymazány.

Pokud chcete zrušit publikování seznamu v řadě úkolů, postupujte následovně. Seznam úkolů se přesune do oddílu Nepublikované a dá se duplikovat, ale nepůjde znovu publikovat.  

1. V části Publikováno rozbalte řadu seznamu úkolů, přejděte na seznam, který chcete zrušit, a pak vyberte Další akce > Zrušit publikování.

2. Potvrďte, že chcete zrušit publikování seznamu, a pak zvolte Zrušit publikování.

3. Jakmile se seznam zobrazí v části Nepublikováno, můžete ho odstranit nebo duplikovat, upravit kopii a upravenou kopii publikovat.

Viz také

Publikování seznamů úkolů pro definování a sledování práce v organizaci

Nastavení požadavků na dokončení úkolů v seznamu úkolů