Díky publikování úkolů v Microsoft Teams můžou provozní manažeři a další vedoucí pracovníci centrálně definovat úkoly a distribuovat je týmům v celé organizaci, které musí práci provést. Vytvoříte seznam na stránce Publikování aplikace Planner, přidáte do něj úkoly a pak ho publikujete do týmů (umístění), které zvolíte.Požadavky na dokončení je možné přidat do úkolů v rámci publikování úkolů. Požadavky na dokončení umožňují vynucovat určité akce jako předpoklady pro dokončení úkolu, takže úkol nelze označit jako dokončený, pokud tyto akce nejsou dokončeny jako první. To zvyšuje přehlednost a úspěch při prvním dokončení pro vedoucí pracovníky a pracovníky v první linii. Pomáhá také zabránit nesprávnému označení úkolů jako dokončených před dokončením všech nezbytných kroků.Při publikování úkolů jsou k dispozici tři typy požadavků na dokončení: požadavek na kontrolní seznam, požadavek na formulář a požadavek na schválení.
Při každém přidání nebo úpravě úkolů do publikovatelného seznamu úkolů můžete na úkol použít jeden nebo více požadavků na dokončení. Po publikování úkolu musí příjemci úkolu dokončit všechny požadavky na dokončení úkolu, než ho můžou označit jako dokončený. Příjemci úkolů můžou dokončit požadavky na dokončení pomocí aplikace Planner v Teams na počítači, na webu nebo na mobilním zařízení.Tato funkce pomáhá zajistit zaměstnancům i obchodním vedoucím pracovníkům jistotu, že před tím, než byl úkol označený jako dokončený, byly dokončeny správné kroky.
V tomto článku
Nastavení požadavku na kontrolní seznam
Nastavení požadavku na kontrolní seznam
Když nastavíte požadavek na kontrolní seznam, musí příjemci úkolů dokončit všechny položky v kontrolním seznamu, aby mohli označit úkol jako dokončený.
-
V seznamu úkolů vyberte název úkolu, aby se úkol otevřel.
-
V části Checklist přidejte svoje položky. Můžete přidat až 20 položek.
-
Zapněte přepínač Povinné .
Poznámka: Pokud úkol neobsahuje žádné položky kontrolního seznamu, je přepínač Požadováno skrytý.
Prostředí týmu příjemce
Když uživatel v týmu příjemce – obvykle pracovník v první linii nebo vedoucí – otevře úkol, zobrazí se mu položky kontrolního seznamu s informací, že položky kontrolního seznamu jsou povinné. Úkol nemůže označit jako dokončený, dokud nebudou všechny položky kontrolního seznamu označené jako dokončené. Po splnění všech požadavků může každý zaměstnanec v první linii označit úkol jako dokončený.
Přidání požadavku na formulář
K úkolu můžete přidat až dva formuláře, které příjemci úkolů vyplní, než budou moct označit úkol jako dokončený. Můžete vytvořit nový formulář nebo použít jakýkoliv formulář vytvořený dříve publikováním úkolů.Tato funkce využívá Microsoft Forms a umožňuje shromažďovat informace od vašich týmů, aniž byste museli kontaktovat jednotlivá místa.
-
V seznamu úkolů vyberte název úkolu, aby se úkol otevřel.
-
V části Požadavky zvolte Požadovaný formulář.
-
V části Vybrat skupinu zvolte skupinu. Členové této skupiny budou moct zobrazit odpovědi na formulář. Nezapomeňte zvolit skupinu, která zahrnuje lidi, se kterými chcete sdílet odpovědi na formulář.
-
V části Možnosti formuláře zvolte, jestli chcete vytvořit nový formulář nebo použít existující formulář ve skupině.
Pokud vytváříte nový formulář
-
V části Text, který se má zobrazit na úkolu zadejte název formuláře a pak vyberte Vytvořit a přidat do úkolu.
-
Vytvoří se nový prázdný formulář, který se přidá do úkolu. Výběrem možnosti Otevřít otevřete formulář a pak do něj přidejte své otázky.
Poznámky:
-
Uveďte otázku, která identifikuje umístění týmu, například číslo prodejny, abyste mohli odpověď porovnat s umístěním.
-
Ujistěte se, že nastavení formuláře umožňuje respondentům upravovat odpovědi.
-
Pokud používáte existující formulář
-
V části Zvolte existující formulář, který chcete přidat vyhledejte a vyberte formulář, který chcete přidat.
-
V části Text, který se má zobrazit u úkolu zadejte název formuláře a pak vyberte Přidat k úkolu.
-
Zobrazit odpovědi na formulář
Po publikování seznamu úkolů budete chtít zobrazit odpovědi na formulář od příjemců úkolů.
Otevřete formulář a přejděte na kartu Odpovědi . Tady můžete dělat následující:
-
Podívejte se na souhrnné informace o formuláři a odpovědích.
-
Výběrem možnosti Zobrazit výsledky zobrazíte podrobnosti odpovědi každého respondenta.
-
Pod každou otázkou vyberte Další podrobnosti, aby se zobrazilo jméno každého respondenta a jejich odpověď.
-
Pokud chcete zobrazit odpovědi v excelovém sešitu, vyberte Otevřít v aplikaci Excel. Sešit poskytuje snímek aktuálních dat odpovědi.
Tip: Při prohlížení odpovědí v Excelu můžete řadit podle data dokončení nebo změny (nebo podle identifikátoru a potom data dokončení nebo změny) a zkontrolovat nejnovější odpovědi z každého umístění. V některých případech může umístění odeslat více než jednu odpověď.
Další informace najdete v tématu Kontrola a sdílení výsledků formuláře.
Odpovědi na formuláře s nahranými soubory
Pokud váš formulář obsahuje jednu nebo více otázek k nahrání souboru, můžete nahrané obrázky zobrazit jeden po druhém na kartě Odpovědi , jak je popsáno výše. Pokud chcete, můžete také získat přístup ke složce, do které se soubory nahrají. Nahrané soubory jsou uložené v sharepointových souborech týmu publikování.
Složky SharePointu se vytvoří při nahrání prvního souboru jako součást odeslání odpovědi na formulář.Při přijetí prvního odeslání souboru bude knihovna dokumentů týmu obsahovat složku Aplikace. Složka Microsoft Forms obsahuje složku s názvem formuláře. V této složce je složka pro každou otázku ve formuláři, který nahrál soubory.Pokud jste například přidali formulář s názvem "Průzkum otevření obchodu", který obsahuje tři otázky k nahrání souboru, budou nahrané soubory v následujících složkách pro skupinu v SharePointu:
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 1
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 2
Každý název nahraného souboru obsahuje název týmu, ve kterém se nachází úkol, název původního obrázku a zobrazovaný název uživatelského účtu, který soubor nahrál a odeslal formulář.Například název souboru obrázku nahraného Joni Shermanem jménem týmu Seattle Store 121 je Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.Pokud chcete místo seznamu obrázků zobrazit miniatury, přejděte na Všechny dokumenty > dlaždice.
(Volitelné) Pomozte týmům příjemců zobrazit nahrané obrázky
Může se stát, že jeden člen týmu dokončil průzkum a manažer nebo jiný kolega z tohoto týmu chce zkontrolovat, co odeslal jeho kolega.
Z tohoto důvodu poskytujeme prostředí pro někoho z týmu, aby viděl odpovědi formuláře, které byly odeslány pro jejich umístění. To funguje bez dalšího nastavení pro otázky, které nevyžadují nahrání souboru. V případě otázek, které vyžadují nahrání souboru, se odeslané soubory nahrají do složky v týmu publikování, ke které obvykle nemají přístup členové týmů příjemců. Pokud uživatel zobrazí odpovědi formuláře odeslané jeho týmem a nemá přístup k nahranému souboru, zobrazí se mu odkaz na soubor, který ho přesouvají na sharepointový web, který mu umožňuje požádat o oprávnění.
Složku s nahranými soubory můžete také sdílet se všemi uživateli ve vaší organizaci. Pokud chcete složku sdílet se všemi uživateli ve vaší organizaci, můžete tento krok proaktivně dokončit a uživatelé také uvidí všechny obrázky nahrané členy týmu v rámci odeslání odpovědi na formulář.
Sdílení složky SharePointu, která obsahuje nahrané soubory:
-
V souborech týmu publikování přejděte do složky Documents\Apps\Microsoft Forms.
Tip: Mějte na paměti, že tato složka se nezobrazí, dokud formulář s dotazem na nahrání souboru neodešlá odpověď.
-
Vyhledejte a vyberte tlačítko Sdílet pro složku. Pokud chcete, vyberte ikonu tužky a změňte oprávnění z Může upravit na Může zobrazit.
-
Do pole pro přidání jmen nebo skupin zadejte Všichni kromě externích uživatelů.
-
Vyberte tuto skupinu a pak vyberte Odeslat.
Po dokončení těchto kroků se složka a všechny její podsložky sdílí s danou skupinou, která by měla zahrnovat členy týmů příjemců. Vzhledem k tomu, že všechny další formuláře budou také nahrávat soubory do složky Microsoft Forms, mělo by dokončení tohoto kroku jednou fungovat pro všechny minulé a budoucí formuláře, které tento tým publikování používá jako požadavky na dokončení.Další informace o tom, jak sdílet sharepointovou složku, najdete v článku Sdílení sharepointových souborů nebo složek.
Prostředí týmu příjemce
Když uživatel v týmu příjemce – obvykle pracovník v první linii nebo nadřízený – otevře úkol, uvidí, že se vyžaduje odeslání formuláře. Mohou otevřít formulář a dokončit otázky, aniž by opustili úkol. Mějte na paměti, že pořízení fotky, kterou chcete nahrát v rámci odesílání formuláře, vyžaduje oprávnění zařízení pro přístup ke kameře. Po odeslání formuláře se v úkolu projeví, že je splněný požadavek na formulář. Každý člen tohoto týmu, který si zobrazí úkol, může také zobrazit odpovědi odeslané jejich týmem. Po splnění všech požadavků může každý zaměstnanec v první linii označit úkol jako dokončený.
Přidání požadavku na schválení
Když k úkolu přidáte požadavek na schválení, příjemci úkolu musí před tím, než ho můžou označit jako dokončený, požádat o schválení od nadřízenýho.
Poznámka: Požadavek na schválení můžete přidat jenom k úkolům ve standardních seznamech úkolů. Požadavky na schválení nejsou povolené u úkolů v seznamech, které musí všichni dokončit. Přečtěte si další informace o seznamech úkolů při publikování úkolů.
Tato funkce využívá aplikaci Schválení a umožňuje vedoucím pracovníkům v první linii ověřit, že se práce provádí podle standardu, což pomáhá zvýšit pozornost k podrobnostem a zodpovědnosti, zejména u důležitých úkolů.
-
V seznamu úkolů vyberte název úkolu, aby se úkol otevřel, a pak v části Požadavky zvolte Požadované schválení.
-
V části Požadavek na schválení se zobrazí zpráva s oznámením, že se vyžaduje schválení.
Prostředí týmu příjemce
Když uživatel v týmu příjemce – obvykle pracovník v první linii nebo nadřízený – otevře úkol, uvidí, že před tím, než ho bude moci označit jako dokončenou, musí požádat o práci na úkolu a získat pro ni schválení.
Zaměstnanec v první linii si může vybrat člena týmu, od kterého požádá o schválení. Obvykle je to jejich nadřízený. Zaměstnanec si ale může vybrat jiného člena týmu, což může být užitečné, pokud má nadřízený dovolenou. Úkol odráží, který uživatel žádost vytvořil a od koho požádal o schválení, aby tým získal přehled o jeho žádosti. Určený schvalovatel obdrží oznámení z aplikace Approvals a může udělit schválení při zobrazení samotného úkolu nebo aplikace Schválení.
Zaměstnanec v první linii, který si zobrazí úkol, uvidí aktuální stav žádosti o schválení. Úkol nemůžou označit jako dokončený, dokud žádost o schválení neodsoudí, že byl schválen. V případě potřeby může zaměstnanec v první linii zrušit žádost a podat novou žádost. Když se žádost o schválení přidružená k úkolu zobrazí jako Schváleno, je tento požadavek splněn. Po splnění všech požadavků může každý zaměstnanec v první linii označit úkol jako dokončený.
Ostatní klienti Planneru
Úkoly s požadavky na dokončení jsou navržené pro použití v aplikaci Planner v teams. V současné době nejsou podporované v jiných prostředích Planneru, například v aplikaci Planner pro iOS nebo Android.Pokud uživatel k interakci s úkolem používá aplikaci mimo Teams, požadavek na dokončení se stále vynucuje. Pokud se ale někdo pokusí dokončit úkol, který má nesplněný požadavek na dokončení, nebude moct úkol označit jako dokončený. Místo toho se jim zobrazí chybová zpráva. Pokud jsou splněné všechny požadavky na dokončení, může uživatel úspěšně označit úkol jako dokončený z jiného klienta Planneru mimo Teams.
Viz také
Publikování seznamů úkolů pro definování a sledování práce v organizaci
