Aplikace Microsoft Office InfoPath umožňuje vytvářet šablony formulářů pro zadávání dat a kolekci. Microsoft Office Excel 2007 umožňuje uživatelům provádět výpočty, grafy a analyzovat data. Pomocí obou těchto aplikací a dat ve formátu XML můžete snadno vytvořit jednoduché obchodní řešení pro sledování majetku ve společnosti bez kódování kódu.
V tomto článku
Úvod k vytvoření řešení pro sledování majetku
Data XML můžete vyměňovat mezi aplikací InfoPath a Excel. I když je příkaz exportovat v InfoPathu jednoduchým a jednoduchým způsobem, jak odesílat data formuláře do Excelu, je vám další možnost, která vám poskytne mnohem větší flexibilitu. Pomocí explicitního mapování souboru schématu XML aplikace InfoPath (. XSD) v aplikaci Excel a následným importem souborů formulářů aplikace InfoPath (. XML) do Excelu si můžete přizpůsobit rozložení dat a lépe využít funkce v Excelu, abyste mohli efektivněji spravovat a analyzovat data.
V tomto článku budeme k ilustraci aplikace InfoPath, XML a Excel spolupracovat pomocí šablony ukázkového formuláře modulový Přehled materiálů pro InfoPath. Představte si, že každý rok, vaše organizace inventární zásoby v kanceláři jednotlivých zaměstnanců. Pak se spustí sestava aplikace Excel, která vám pomůže určit, jak přidělit rozpočet na zařízení pro příští rok. Následující diagram je přehled způsobů shromažďování, sledování a vykazování dat majetku ve vašem oddělení.
1. vytvoří se šablona formuláře nástroje pro přehled majetku.
2. soubor schématu se mapuje na excelovou tabulku a rozložení tabulky se přizpůsobuje.
3. vytvoří se prázdná Souhrnná sestava kontingenční tabulky a kontingenčního grafu.
4. formulář Přehled majetku se používá ke shromažďování dat od uživatelů.
5. všechna data ve formuláři se exportují do excelové tabulky a aktualizují se sestavy kontingenční tabulky a grafu.
Toto řešení zahrnuje následující role a produkty uživatelů:
|
Požadavky na software |
|||
|
Role: |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Návrhář řešení |
|
|
|
|
Rozhodnutí – pracovník |
|
|
|
|
Zaměstnanci |
|
|
|
Krok 1: přizpůsobení šablony formuláře nástroje Přehled majetku
Šablona formuláře přehled majetku, která je součástí aplikace InfoPath, umožňuje shromažďovat informace o jednotlivých aktivech v kanceláři zaměstnance, oddělení, do kterých daný zaměstnanec patří, kategorie majetku a podrobnosti o každém majetku. V tomto řešení Návrhář formuláře odešle šablonu formuláře na e-mailový účet vydavatele rozhodnutí pomocí Office Outlook 2007.
Úkol 1: otevření a přizpůsobení šablony formuláře přehled majetku
Protože šablona formuláře nemůžete publikovat do seznamu příjemců e-mailu, pokud má ovládací prvek pole s formátovaným textem s připojenými obrázky, musíte udělat malou změnu ve formuláři Ukázková šablona nástroje Asset Control.
-
V nabídce soubor klikněte na Návrh šablony formuláře.
-
V dialogovém okně navrhnout šablonu formuláře klikněte v části otevřít šablonu formulářena položku přizpůsobit ukázku.
-
V dialogovém okně Začínáme klikněte na ukázkový přehled majetkua potom v části úkoly formulářeklikněte na Navrhnout tento formulář.
-
Pravým tlačítkem myši klikněte na ovládací prvek assetNotes , přejděte na vlastnosti pole s formátovaným textem , klikněte na kartu zobrazení a potom v části dostupné formátovánízrušte zaškrtnutí políčka propojené obrázky .
Úkol 2: Definování možností odeslání
Dalším úkolem je definovat možnosti odeslání, aby zaměstnanci mohli odesílat e-mailovým účtům vydavatele, jako je připojený soubor, jedinečný pojmenovaný formulář (XML).
-
V nabídce nástroje klikněte na Možnosti odeslání.
-
V dialogovém okně Možnosti odeslání zaškrtněte políčko Povolit uživatelům odeslat tento formulář .
-
Klikněte na Odeslat data formuláře do jednoho cílea potom v seznamu klikněte na E-mail.
-
Klikněte na Přidat.
Zobrazí se Průvodce datovým připojením .
-
Do pole Komu zadejte alias rozhodnutí-maker, kteří obdrží všechny odeslané formuláře.
-
Pokud chcete zadat jedinečný řádek předmětu, zadejte do pole Předmět následující možnosti:
-
Klikněte na Vložit vzorec
-
Zadejte následující vzorec:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Klikněte na Ověřit vzoreca potom dvakrát klikněte na OK .
-
Do pole Úvod zadejte příslušnou zprávu nebo přidejte důležité pokyny pro toto řešení.
-
Klikněte na tlačítko Další.
-
Na další stránce průvodce klikněte na Odeslat data formuláře jako přílohua pak vyberte Připojit šablonu formuláře, aby uživatelé mohli formulář otevřít .
To pomůže zajistit, aby zaměstnanci měli přístup k souboru šablony formuláře (XSN) v případě, že nemají přístup k jeho síťovému umístění.
-
Pokud chcete zadat jedinečný název souboru pro každý soubor formuláře (XML) do pole název přílohy :
-
Klikněte na Vložit vzorec
-
Zadejte stejný vzorec jako na řádku předmětu :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Klikněte na Ověřit vzoreca potom dvakrát klikněte na OK .
-
Klikněte na tlačítko Další.
-
Na další stránce průvodce zadejte do pole Zadejte název tohoto datového připojení popisný název pro toto datové připojení pro odesílání.
-
Ověřte, jestli jsou informace v části Souhrn správné, a potom klikněte na Dokončit.
-
Uložte formulář do složky veřejné sítě přístupné pro rozhodování – výrobce a všem zaměstnancům.
Krok 2: namapování souboru schématu a přizpůsobení rozložení tabulky v Excelu
Nastavení připojení mezi aplikací InfoPath a Excel vyžaduje tři úkoly: extrahování souboru schématu pro šablonu formuláře nástroje Přehled majetku, mapování tohoto souboru schématu v aplikaci Excel a přizpůsobení výchozího rozložení tabulky aplikace Excel, která bude obsahovat všechny importované soubory XML. datové soubory formuláře
Úkol 1: Extrakce souboru schématu z aplikace InfoPath
-
V aplikaci InfoPath otevřete soubor šablony formuláře nástroj Přehled majetku.
-
V nabídce nástroje klikněte na příkaz Navrhnout tento formulář.
-
V nabídce soubor klikněte na Uložit jako zdrojové soubory.
-
V dialogovém okně Vyhledat složku vyberte složku nebo vytvořte novou složku, do které chcete soubor schématu uložit.
Poznamenejte si umístění složky, do které se uloží všechny zdrojové soubory, a název souboru schématu, v tomto případě MySchema. xsd, který obsahuje definici schématu dat XML formuláře.
Úkol 2: namapování souboru schématu aplikace InfoPath v aplikaci Excel
-
Vytvořte nový excelový soubor a pak ho uložte do umístění přístupného pro rozhodnutí-maker.
-
Pokud se v Excelu nezobrazí karta vývojář , postupujte takto:
-
Klikněte na tlačítko Microsoft Office
-
V kategorii Oblíbené v části Nejpoužívanější možnosti při práci s aplikací Excelzaškrtněte políčko Zobrazit na pásu kartu Vývojář a potom klikněte na OK.
Poznámka: Pás karet je součástí Fluent systému Microsoft Office.
-
-
Na kartě Vývojář klikněte ve skupině XML na Zdroj.
Zobrazí se podokno úloh zdroj XML .
-
Klikněte na mapování XMLa potom v dialogovém okně mapování XML klikněte na Přidat.
-
Na počítači s Windows Vista
-
Na panelu Adresaklikněte na jednotku nebo složku obsahující soubor MySchema. xsd vytvořený v kroku 2 oddílu, úkol 1: extrahujte soubor schématu z aplikace InfoPath.
Na počítači s Microsoft Windows XP
-
V seznamu Oblast hledání klikněte na jednotku nebo složku obsahující soubor MySchema. xsd , který jste vytvořili v kroku 2 oddílu, úkol 1: extrahujte soubor schématu z aplikace InfoPath.
-
-
Klikněte na soubor a potom na Otevřít.
-
Když se zobrazí dialogové okno více kořenových adresářů , klikněte na kořenový uzel assetTracking definovaný v souboru MySchema. xsd a potom klikněte na OK.
Mapování XML se zobrazí v podokně úloh zdroj XML .
-
Přetáhněte prvek ns1: element Asset elementu, který je opakujícím se prvkem XML, do místa v listu, kde se má zobrazit Excelová tabulka.
Úkol 3: přizpůsobení rozložení tabulky aplikace Excel
Ve výchozím nastavení používá Excel jako záhlaví sloupců tabulky názvy prvků XML. Záhlaví sloupců však můžete změnit úpravou buněk záhlaví sloupců.
-
Pokud chcete změnit výchozí záhlaví sloupců, nechte excelovou tabulku vybranou, najděte následující předponu řetězce, ns1: Asset (aktiva) a odeberte ji. Například byste změnili ns1: omkt na ID.
-
Pokud chcete upravit šířku sloupce, klikněte na tlačítko Vybrat vše a potom poklikejte na ohraničení záhlaví sloupce.
Krok 3: Vytvoření souhrnné sestavy kontingenční tabulky a kontingenčního grafu
Tvůrcé rozhodování používají sestavy kontingenční tabulky a kontingenčního grafu k analýze, zkoumání a vizualizaci souhrnných dat. Nastavením kontingenčních tabulek a kontingenčních grafů, které chcete v tomto scénáři použít, bude v některých případech jednoduchou operací, po kterou bude možné spustit sestavu s údaji o dokončených datech později.
-
Vyberte buňku v excelové tabulce.
-
Na kartě vložení klikněte ve skupině tabulky na kontingenční tabulkaa potom klikněte na kontingenční tabulka.
Excel zobrazí dialogové okno Vytvořit kontingenční tabulku.
-
Pokud chcete sestavu kontingenční tabulky umístit na nový list, který začíná v buňce a1, klikněte na Nový lista potom klikněte na OK.
Excel přidá prázdnou sestavu kontingenční tabulky do zadaného umístění a zobrazí seznam polí kontingenční tabulky, abyste mohli přidávat pole, vytvářet rozložení a upravovat sestavu kontingenční tabulky.
-
Pokud chcete vytvořit křížovou sestavu dat, přetáhněte pole ID do oblasti hodnoty, pole oddělení do oblasti popisky sloupců, pole kategorie a pole přiřazeno do oblasti filtru sestavy.
-
Klikněte na sestavu kontingenční tabulky.
-
Na kartě vložení klikněte ve skupině grafy na typ pruhového grafu.
-
V části dvojrozměrný pruhovýklikněte na skupinový pruh.
-
Upravte velikost a umístění sestavy kontingenčního grafu podle svých potřeb.
Krok 4: shromáždění informací o majetku od uživatelů
Teď, aby šablona formuláře byla připravená k vyplnění všemi zaměstnanci, musíte formulář publikovat a poslat ho každému zaměstnanci. Když každý zaměstnanec odešle vyplněný formulář, odešle se jako datový soubor XML (. XML), který je připojený k e-mailové zprávě rozhodnutí výrobce. V Outlooku může být všechny zprávy přesunuté do vyhrazené složky aplikace InfoPath. V tomto scénáři se doporučuje, abyste pro vyplnění formulářů přiřadili konkrétní časové období pro všechny uživatele, aby mohl uživatel s touto sestavou spouštět sestavu se všemi vyplněnými formuláři po dosažení konečného termínu shromažďování dat.
-
V aplikaci InfoPath otevřete šablonu formuláře (XSN), kterou jste uložili v kroku 1: návrh šablony ukázkového formuláře nástroje Asset přehled
-
V nabídce nástroje klikněte na příkaz Navrhnout tento formulář.
-
V nabídce soubor klikněte na publikovat.
-
V Průvodci publikováním klikněte na seznam příjemců e-mailua pak klikněte na Další.
-
Na další stránce průvodce zadejte do pole název šablony formuláře název šablony formuláře a klikněte na tlačítko Další. Název šablony formuláře se zobrazí v záhlaví předmětu zprávy, která je odeslána příjemcům e-mailových zpráv.
-
Volitelně můžete na další stránce průvodce vytvořit sloupce, které se zobrazí ve vašich složkách Outlooku, abyste mohli uspořádat e-mailové zprávy.
-
Klikněte na tlačítko Další.
-
Klikněte na Publikovat.
-
Po dokončení publikování šablony formuláře průvodcem publikování se otevře e-mailová zpráva s formulářem.
-
Vyplňte zprávu, zadejte jména zaměstnanců nebo použijte distribuční seznam a odešlete zprávu.
V Outlooku může rozhodovací pracovník uspořádat všechny odeslané formuláře XML jedním ze dvou způsobů:
-
Pokud se zobrazí okno se zprávou složky formulářů aplikace InfoPath při prvním otevření zprávy, klikněte na tlačítko vytvořit složku formulářů.
-
Vytvořte v Outlooku pravidlo pro přesun všech souvisejících formulářů InfoPathu do složky aplikace InfoPath.
Další informace najdete v tématu Správa zpráv pomocí pravidel.
Krok 5: import formulářů do Excelu
Protože jste už vytvořili excelový sešit kroky 2 a 3, je to jednoduchá otázka pro to, aby mohl pracovník pro rozhodování exportovat a zkontrolovat data formuláře. Rozhodovací pracovník potřebuje jenom exportovat soubory XML (. XML) z Outlooku, importovat všechny soubory formulářů (. XML) do excelového sešitu a pak data aktualizovat.
Úkol 1: Export formulářů z Outlooku do složky Windows
-
V Outlooku vyberte složku, která obsahuje všechny formuláře, které jste dostali od zaměstnanců, a pak stisknutím CTRL + A vyberte všechny e-mailové zprávy.
-
Klikněte pravým tlačítkem myši na výběr, přejděte na Akce aplikace InfoPatha potom klikněte na Exportovat formuláře.
-
V dialogovém okně Export formulářů vyberte složku a klikněte na OK.
Úkol 2: import formulářů do Excelu
-
V excelovém sešitu, který jste vytvořili v kroku 2: mapování souboru schématu a přizpůsobení rozložení tabulky v Exceluvyberte jednu z mapovaných buněk v excelové tabulce.
-
Na kartě vývojář klikněte ve skupině XML na importovat.
Zobrazí se dialogové okno importovat XML .
-
Na počítači s Windows Vista
-
Na panelu Adresaklikněte na složku obsahující datové soubory XML (. XML) vytvořené v úloze 1: Exportujte formuláře z Outlooku do složky Windows.
Na počítači s Microsoft Windows XP
-
V seznamu Oblast hledání klikněte na složku obsahující datové soubory XML (. XML) vytvořené v úloze 1: Exportujte formuláře z Outlooku do složky Windows.
-
-
Udělejte jednu z těchto věcí:
-
Pokud jsou soubory souvislé, stiskněte klávesu SHIFT a potom klikněte na první a poslední soubor v seznamu.
-
Pokud soubory nesousedí, stiskněte klávesu CTRL a potom v seznamu klikněte na všechny soubory, které chcete importovat.
-
-
Klikněte na Importovat.
Ve výchozím nastavení Excel přepíše všechna existující data v mapovaných buňkách, což je požadovaný konečný výsledek pro toto obchodní řešení. Pracovník však mohl například importovat data několikrát k vysledování průběhu před plánovaným termínem.
Poznámka: V Excelu můžete data taky připojit pomocí možnosti přidat nová data ke stávajícím tabulkám XML (na kartě vývojář klikněte ve skupině XML na tlačítko vlastnosti mapy), které může být vhodné pro jiná řešení.
Další informace najdete v článku připojení k souboru XML.
Úkol 3: aktualizace sestav kontingenční tabulky a kontingenčního grafu
-
Klikněte na buňku v sestavě kontingenční tabulky.
-
Na kartě Možnosti klikněte ve skupině data na šipku vedle tlačítka Aktualizovat všea potom klikněte na aktualizovat.
Excelový sešit teď obsahuje všechna data a souhrnné sestavy, které potřebujete k přidělení rozpočtu vybavení pro příští rok. Samozřejmě můžete v excelovém sešitu další analýzu, pokud je potřeba, například řazení, filtrování nebo podmíněné formátování dat.
Závěrečné myšlenky: Zvažte použití seznamu SharePointu nebo Accessové databáze
K přenosu dat mezi aplikací InfoPath a Excel můžete použít seznam SharePointu nebo databázi Accessu namísto XML.
Použití seznamu služby SharePoint
V aplikaci InfoPath můžete snadno použít seznam služby SharePoint jako zdroj dat jen pro čtení. Můžete dělat dvě věci:
-
V seznamu SharePointu exportujte data do Excelu, která automaticky vytvoří datové připojení v Excelu.
-
V Excelu vytvořte explicitně datové připojení k seznamu SharePointu.
Po vytvoření datového připojení můžete aktualizovat data v Excelu a načíst aktuální data.
K přidání a aktualizaci dat můžete použít seznam služby SharePoint, který slouží k zobrazení položky ze seznamu (například složité nebo dlouhé položky zobrazené svisle), a pak pomocí Excelu můžete data dále analyzovat.
1. Zobrazte jednu položku pro Easy View v InfoPathu.
2. Přidejte a aktualizujte data v seznamu SharePointu.
3. aktualizujte a ohlaste aktuální verzi Excelu.
Další informace najdete v tématu Přidání datového připojení k sharepointové knihovně dokumentů nebo seznamu .
Použití Accessové databáze
V aplikaci InfoPath můžete vytvořit připojení pro čtení a zápis k databázi Accessu. V Excelu můžete explicitně vytvořit datové připojení k databázi Accessu, kterou můžete aktualizovat a načíst aktuální data. Můžete dokonce definovat připojení, které se má automaticky aktualizovat při otevření sešitu, nebo pravidelně aktualizovat, třeba každých 5 minut.
Databázi Access můžete použít jako prostředník mezi aplikací InfoPath a Excel. Když odešlete formulář aplikace InfoPath do Accessu, aktualizuje se Accessová databáze. Když aktualizujete datové připojení v Excelu, načtete aktualizovaná data z Accessu. Ve skutečnosti odesíláte data přímo z aplikace InfoPath do sešitu aplikace Excel.
1. zobrazení a odeslání formuláře do Accessové databáze.
2. ukládejte data do Accessové databáze.
3. aktualizujte a ohlaste aktuální verzi Excelu.
Další informace najdete v tématu Návrh šablony formuláře založené na databázi Microsoft Accessu.
Tip: Věděli jste, že můžete vytvořit formulář InfoPath přímo z Accessu? Pokud uživatelé mají v počítači nainstalované Outlook 2007 nebo 2010 a InfoPath 2007 nebo 2010, můžete shromažďovat data z různých uživatelů přímo z Accessu pomocí průvodce shromáždit data z e-mailových zpráv . Další informace najdete v tématu nápovědy k Accessu, Přidání dat shromážděných e-mailem do accessové databáze.
