Vytvoření prostoru pro spolupráci na projektu v SharePointu

SharePoint umožňuje organizacím najít řešení běžných obchodních problémů pomocí připravených webových částí a aplikací. Váš jedinečný obchodní scénář určí typ webu a webových částí, které se budou používat.

Další informace o procesu vytváření webu najdete v následujícím příkladu. Pomocí scénářů zjistíte, jak různé typy rolí a oddělení v rámci libovolné organizace můžou spolupracovat, aby splňovaly potřeby svých uživatelů a obchodních cílů. Seznamte se s fázemi vytváření webu – plánováním, sestavováním a správou – a typy úkolů v jednotlivých fázích. Pak začněte vytvářet sharepointový web.

Zvažte použití a přizpůsobení šablony webu pro řízení projektů , abyste mohli rychle začít.

Další inspirační zdroje:

Podívejte se, co je možné s sharepointovým look bookem
Podrobné pokyny k vytvoření webu s asistencí
Další informace o vytváření sharepointových webů

Scénář: Produktový tým potřebuje vytvořit sdílený a zabezpečený prostor pro ukládání dokumentů, sdílení aktualizací stavu a komunikaci.

Megan je projektová manažerka, která zodpovídá za vedení týmu, který pracuje na vydání nového produktu v příštích 6 měsících. Ví, že potřebuje místo pro ukládání týmových dokumentů, spolupráci na obsahu, sdílení aktuálních informací o novinkách projektu a komunikaci s týmem. Meganův tým v současné době používá e-mail jako primární formu komunikace a některé projektové dokumenty jsou uložené na sdíleném místě, ale nelze k nim bezpečně přistupovat mimo kancelář nebo na mobilním zařízení.

Nový týmový web:

Obrázek týmového webu s časovačem pro odpočítání, zpravodajským článkem a Planner

Cíle scénáře:

Vytvoření jednotného místa pro novinky v projektu, týmová spolupráce a komunikace na projektu
Efektivnější způsoby komunikace pomocí chatu a videokonferencí v reálném čase
Sjednocení týmových prostředků, jako je týmový kalendář, e-mailová adresa, OneNote a nástroj pro správu úkolů
Bezpečně ukládejte soubory a složky na jednom místě, ke kterému je možné vzdáleně přistupovat na libovolném zařízení.

Postup vytvoření webu:

Plánování webu - 1/2 den

Megan začíná brainstormingem nápadů s jiným projektovým manažerem, který vytvořil podobný web v minulosti. Zjistí, že nejlepší způsob, jak začít svůj projektový web, je požádat tým o zpětnou vazbu ohledně toho, jak preferuje komunikaci, spolupráci a typy funkcí, které budou pro nový web projektu nejcennější. Megan identifikuje hlavní priority svých týmů a začne shromažďovat dokumenty, obrázky a další obsah.

Megan určí, že sharepointový týmový web bude nejlépe vyhovovat potřebám jejího týmu a projektu. Týmový web SharePointu ale neumožňuje chat v reálném čase, pokud microsoft Teams neintegrujete. Megan spolupracuje se správcem tenanta SharePointu na zajištění dostupnosti Microsoft Teams. Zjistí, že její organizace už má oprávnění používat Microsoft Teams a jediné, co musí udělat, je zajistit, aby byl její týmový web připojený ke skupině Office 365.

Teď je Megan připravená začít sestavovat svůj Office 365 propojený projektový prostor a týmový web.

Sestavení webu – 1/2 den

Megan sestaví sharepointový týmový web, připojí ho ke skupině Office 365 a vytvoří připojený tým Microsoftu. Když se připojí ke skupině, automaticky udělí týmu přístup ke sdíleným prostředkům, jako je kalendář skupiny, OneNote, Planner a e-mailová adresa.

Pomocí webové části Planner může tým sledovat a sdílet podrobnosti o průběhu projektu.
Webová část Zprávy pomáhá organizaci informovat o aktualizacích a milníkech projektů.
Tým má snadný přístup k vzájemné dostupnosti pomocí webové části Kalendář skupiny.
Pomocí webové části Rychlé odkazy jsou často používané interní odkazy zvýrazněné pro snadný přístup.
Integrace Microsoft Teams umožňuje nové způsoby komunikace a spolupráce pomocí chatu v reálném čase, videokonferencí, možností nahrávání schůzek a ukládání sdílených prostředků z týmového webu SharePointu.

Správa webu – probíhá

Každý týden megan publikuje aktualizace stavu projektu ve formě zpravodajských příspěvků , které lze vyhledat, zobrazit ve webové části Zprávy a automaticky publikovat do kanálu Teams.
Megan kontroluje týmový web půlroční, aby se ujistila, že termíny a novinky projektu jsou aktuální.
Po zahájení projektu megan plánuje revidovat části obsahu webu a webových částí, aby se přizpůsobily novému rytmu podnikání podpory produktu.
Megan každý měsíc hostuje živé relace Q&A hostované Microsoft Stream a automaticky se synchronizují na kartě Stream v kanálu Teams.

Výsledky:

Umožňuje členům týmu zůstat ve spojení s klíčovými aktualizacemi a rozšířit konverzace prostřednictvím trvalého chatu a videokonferencí.
Vyšší produktivita týmu díky tomu, že umožňuje členům týmu spolupracovat na obsahu v Teams nebo SharePointu tam, kde někdy pracují
Snížení objemu schůzek a e-mailů před spuštěním týmového webu zvýšením povědomí o informacích
Povolení efektivnější práce vzdálených členů týmu