Pletli jste si někdy fázi s procesem? Nebo portfolio s dostupným výsledkem? Možná ne, ale terminologie řízení projektů může být matoucí a tento článek vám pomůže se v tom vyznat.
V tomto článku
- Orientace v fázích, procesech, portfoliích a produktech
- Výstup: Výstupy vašeho projektu
- Jak Microsoft Project zapadá do vašeho systému řízení projektů?
- Nemáte dost? Chcete se dozvědět víc?
Orientace v fázích, procesech, portfoliích a produktech
Projekt je jednoduše sada aktivit, které probíhají podle plánu a které produkují určitý druh výstupu. Některé projekty jsou samostatné a nemají žádnou souvislost s jinou činností probíhající v organizaci. Na druhou stranu některé projekty jsou součástí většího úsilí, například fáze, procesy, programy a portfolia.
Fáze
Projekty lze plánovat ve fázích, takže několik projektů souvisejících se stejným cílem může být řízeno společně. Například charitativní organizace pořádá každý rok sbírku. Aby bylo možné spravovat všechny projekty spojené s funkcí, seskupují projekty do tří fází: plánování, den události a následná činnost. Každá fáze obsahuje více projektů.
| Fáze | Projekty | Fázový výstup |
|---|---|---|
| Plánování: |
|
Dokument o dokončeném plánu akce |
| Den události |
|
Akce proběhne podle plánu |
| Follow-Up |
|
Dokončená pitva dokumentu |
Procesy
Činnosti ve dvou různých projektech mohou být vzájemně propojeny a tvořit proces. Řekněme například, že máte dva projekty: jeden obsahuje činnosti potřebné k vytvoření systému prodeje vstupenek kontaktního střediska a druhý projekt obsahuje aktivity potřebné k najmutí a proškolení pracovníků podpory pro kontaktní středisko.
| Projekt 1 | Projekt 2 |
|---|---|
Aktivity:
|
Aktivity:
|
|
Výstup: Ticketovací systém call centra |
Výstup: Pracovníci podpory v call centru |
Kombinovaná sada aktivit z těchto dvou projektů tvoří proces pro zřízení call centra. Výstupem procesu je plně funkční call centrum.
| Proces: |
|---|
Aktivity Projektu 1:
|
Aktivity Projektu 2:
|
|
Výstup procesu: Plně funkční call centrum |
Programy
Program je skupina projektů, které jsou spravovány společně, aby se co nejlépe využil jejich vzájemně propojený status. Například stavební firma, která pracuje na nové parcele, spravuje každý dům v parcele jako samostatný projekt. Seskupením projektů do programu pro celou divizi může společnost snadno vidět pokrok divize jako celku a naplánovat přivedení zdrojů třetích stran, jako jsou nákladní automobily na beton nebo krajináři.
| Aplikace | Projekty |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Portfolia
Někteří projektoví manažeři můžou portfolia používat k párování projektů a programů s odpovídajícími strategickými obchodními cíli. Například společnost zabývající se vývojem softwaru identifikovala tři strategické obchodní cíle: "Inovace v oboru", "Vývoj bezpečného softwaru" a "Poskytování špičkové zákaznické podpory". Organizace vytváří portfolia pro každý z těchto cílů (inovace, zabezpečení a podpora) a slaďuje aktuální projekty a programy v rámci těchto portfolií.
| Portfolio | Projekty a programy |
|---|---|
| Inovace |
|
| Zabezpečení |
|
| Podpora |
|
Výstup: Výstupy vašeho projektu
Projekty, fáze a procesy produkují určitý druh výstupu, kterému se říká dodávka. Dodávka je obvykle nějaká hmotná položka, například dokument nebo hotový produkt. Výstupy můžou být produkty nebo zboží, ale můžou to být také výsledky nebo služby. Následující tabulka obsahuje několik příkladů těchto typů dodávek.
| Typ dodávky | Popis | Příklady |
|---|---|---|
| Produkt | Hmotná položka, která je výstupem projektu, fáze nebo procesu. Produkty můžou být samostatné dodávky nebo můžou být součástí rozsáhlejšího výsledku. | Dokument, softwarový program, dům |
| Výsledek | Výstup dokončeného projektu, fáze nebo procesu. | Revidovaný proces třídění chyb, nová organizační struktura, pokyny pro zelenou výstavbu |
| Service (Služba) | Výstup projektu, fáze nebo procesu, který organizaci umožňuje vykonávat obchodní funkci. | Plně funkční call centrum, konferenční stůl s obsluhou, radiová dispečerská služba |
Jak Microsoft Project zapadá do vašeho systému řízení projektů?
Podíváme-li se ještě dále do minulosti, "systémem" projektového řízení se rozumí integrovaná sada procesů, technik, metodologií a nástrojů, které se používají k plánování a sledování projektů. Microsoft Project je nástroj v rámci rozsáhlejšího systému řízení projektů. Projekty, nazývané také plány projektů, se v aplikaci Project 2010 ukládají jako samostatné soubory a lze je seskupit do větších celků, jako jsou fáze, procesy, programy a portfolia.