Typy obsahu v SharePointu jsou nezbytné pro správu metadat a zajištění konzistence napříč vaší organizací. Každá část obsahu je v SharePointu vytvořená z nějakého typu obsahu. Tato příručka vám pomůže pochopit, co je typ obsahu a jak efektivně vytvářet, publikovat a spravovat typy obsahu.
Co je typ obsahu?
Typ obsahu v SharePointu je opakovaně použitelná kolekce šablon, metadat (sloupců), pracovních postupů, chování a dalších nastavení pro určitou kategorii položek nebo dokumentů. Typ obsahu spojuje položku a informace o této položce. Položkou se rozumí jeden z mnoha typů souborů – dokument, excelový sešit nebo třeba i stavový indikátor u zprávy o průběhu. Může to být taky seznam nebo složka. Typ obsahu přidružuje tuto položku ke klíčovým metadatům nebo jiným informacím, třeba k šabloně nebo zásadám uchovávání informací. Umožňuje spravovat nastavení pro určitou kategorii informací centralizovaným opakovaně použitelným způsobem.
Výchozí a vlastní typy obsahu
SharePoint standardně obsahuje mnoho předdefinovaných typů obsahu. Můžete použít předdefinované typy obsahu, jako jsou prázdný dokument nebo oznámení, nebo vytvořit vlastní typy obsahu, které splní jedinečné požadavky vaší organizace.
Výchozí typy obsahu
Podívejte se na krátký seznam některých výchozích typů obsahu v SharePointu. Na stránce Nastavení webu na sharepointovém webu jich najdete mnohem víc.
- Typy obsahu dokumentů: základní stránka, dokument, formulář, odkaz a stránka wikiwebu
- Typy obsahu složky: Složka, Diskuze a Souhrnný úkol
- Typy obsahu seznamu: Oznámení, Událost, Kontakt, Problém, Odkaz, Rezervace, Úkol a další
To je jen vzorek ze širokého spektra dostupných typů obsahu. Výchozí typy, které jsou dostupné na vašem webu, zobrazíte takto:
Zobrazení všech výchozích typů obsahu
Poznámka
Abyste viděli všechny výchozí typy obsahu na sharepointovém webu, musíte mít aspoň roli vlastníka webu.
- Na panelu Snadné spuštění vyberte seznam, se kterým chcete pracovat, nebo vyberte Nastavení
- Vyberte Site information.
- Potom vyberte Zobrazit všechna nastavení webu.
- V části Galerie webových Designer vyberte Typy obsahu webu.
- Na stránce galerie typů obsahu jsou zobrazeny typy obsahu (například sestava, obrázek nebo dokument), nadřazený (například dokument, položka nebo multimediální materiály) a zdroj (obvykle aktuální web).
Pokud chcete porozumět tomu, jak spolu předdefinované typy obsahu souvisí, přečtěte si téma Výchozí hierarchie typů obsahu SharePointu v Microsoftu 365.
Viz Přidání typu obsahu do seznamu nebo knihovny.
Vlastní typy obsahu
Vlastní typy obsahu usnadňují uživatelům zachování konzistence. I když existuje mnoho předdefinovaných typů obsahu, můžete pro svou organizaci vytvořit vlastní typy obsahu. Každá organizace má jedinečné požadavky a různé druhy obsahu. Můžou to být například formální smlouvy, sestavy, prodejní nabídky, návrhové specifikace, firemní postupy atd. Můžete vytvořit samostatné typy obsahu, které vám pomůžou se správou všech těchto položek.
Typy obsahu lze definovat skoro pro všechny položky SharePointu. Patří mezi ně dokumenty a další soubory, položky seznamu, mediální soubory a složky. Pro každý typ obsahu můžete zadat následující atributy. Tyto atributy se automaticky přiřadí pokaždé, když někdo vytvoří nový dokument nebo jiný soubor určitého typu obsahu.
- Šablona dokumentu, pokud je to dokument
- Zásady správy informací, které se týkají uchovávání informací a auditování
- Sloupce (metadata) spojené s obsahem
- Pracovní postupy, které můžou použít položky tohoto typu obsahu
- Vlastní funkce
Můžete například definovat typ obsahu Prodejní smlouva a přidat ho do knihovny, kterou používá váš tým. Vždycky, když někdo bude chtít vytvořit prodejní nabídku, vybere si jednoduše Prodejní smlouvu v nabídce Nový dokument.
Typ obsahu dokumentu, jako je tato prodejní smlouva, může mít tyto atributy:
Šablona dokumentu
Sloupce spojené s obsahem, kde každý sloupec představuje položku metadat Například následující seznam obsahuje některá často používaná metadata dokumentů:
- Prodejce
- Klientská společnost
- Číslo nákupní objednávky
a tak dále...
Žádost o automatické zobrazení panelu informací o dokumentech a automatický sběr požadovaných informací vždycky, když uživatel vytvoří nový typ tohoto souboru
Nastavení správy informací se zásadami uchovávání informací a o tom, jestli je jde auditovat atd.
Vytváření vlastních typů obsahu
Při vytváření vlastního typu obsahu webu vždycky začínáte od existujícího typu obsahu – bez ohledu na to, jestli používáte existující kategorii nebo chcete vytvořit novou kategorii. Můžete si vybrat z široké kolekce předdefinovaných typů obsahu webu v galerii typů obsahu. Nový typ obsahu webu dědí všechny atributy nadřízeného typu obsahu, jako je šablona dokumentu, nastavení jen pro čtení nebo sloupce. Po vytvoření můžete kterékoli z těchto atributů změnit. Můžete například chtít použít jinou šablonu, než je zadaná v nadřazeném souboru.
Vlastní typ obsahu vytvoříte takto:
Vytvoření vlastních typů obsahu
- Na panelu Snadné spuštění vyberte seznam, se kterým chcete pracovat, nebo vyberte Nastavení
- Vyberte Informace o webu a pak vyberte Zobrazit všechna nastavení webu.
- V části Galerie webových Designer vyberte Typy obsahu webu.
- Na stránce galerie Typ obsahu vyberte + Vytvořit typ obsahu.
- Na panelu Vytvořit typ obsahu vyplňte pole Název a Popis vlastního typu obsahu.
- Vyberte Použít existující kategorii nebo Vytvořit novou kategorii.
- V části Nadřazený typ obsahu vyberte nadřazenou položku, například Typy obsahu digitálních materiálů nebo Typy obsahu dokumentu. U nadřazeného typu obsahu se změní rozevírací seznam. Vyberte konkrétnější nadřazený typ obsahu. Pokud jste vybrali například Typy obsahu složky, můžete je v tomto poli zúžit na Diskuse, Složka nebo Souhrnný úkol .
- Vyberte Vytvořit.
Publikování typů obsahu
Weby mají definované typy obsahu a ty se používají na nich a jim podřízených webech. Někdy ale můžete chtít použít určitý typ obsahu na více webech nebo u více kolekcí webů. Například může vaše organizace chtít používat standardní šablony u dokumentů, které vyžadují standardizovaná metadata. Protože chcete, aby tento typ obsahu pro dokumenty používali všichni uživatelé ve společnosti, je vhodné ho publikovat ve všech kolekcích webů. Další možnost je, že oddělení engineeringu vytvoří typ obsahu pro specifikace designu, které bude chtít publikovat jen v kolekcích webů pro engineering.
Protože typy obsahu zahrnují metadata, jsou typy obsahu a metadata velmi úzce propojené. Služba spravovaných metadat v SharePointu umožňuje publikovat typ obsahu na weby, kde se používá. Weby a kolekce webů, které jsou součástí Služby spravovaných metadat, se označují jako „weby odběratelů“.
Služba spravovaných metadat musí být výslovně vytvořená a konfigurovaná. Pokud chcete zahrnout publikování typu obsahu, určí správce určitou kolekci webů jako centrum. Připojené aplikace a kolekce webů se můžou přihlásit k odběru typů obsahu z tohoto centra. Při konfiguraci Služby spravovaných metadat je možné spravovat typy obsahu centrálně. Typy obsahu se vytváří v centrální lokalitě a všechny aktualizace můžou být automaticky distribuovány na weby odběratelů.
Další informace o publikování typů obsahu najdete v článku Publikování typu obsahu z centrální lokality.