Tento článek obsahuje přehled některých klíčových konceptů souvisejících s prací s novými funkcemi spravovaných metadat na SharePoint Serveru. Pojednává o tom, jak nové funkce spravovaných metadat poskytují podporu pro implementaci formálních taxonomií prostřednictvím spravovaných termínů. Vysvětluje také, jak sociální značky fungují a jak souvisejí s funkcemi spravovaných metadat, jako jsou spravované termíny a podniková klíčová slova.
V tomto článku
Funkce spravovaných metadat
Nové funkce spravovaných metadat na SharePoint Serveru přináší nová aplikace Služby spravovaných metadat, která poskytuje podporu pro dvě klíčové věci:
- Publikování typů obsahu Sdílení typů obsahu mezi kolekcemi webů a webovými aplikacemi. Další informace o publikování typů obsahu naleznete v tématu Úvod do typů obsahu a publikování typů obsahu.
- Taxonomie Vytvoření a správa hierarchických kolekcí centrálně spravovaných termínů (nazývaných sady termínů), které lze použít jako atributy položek na webech služby SharePoint. Tyto sady termínů se dají sdílet napříč kolekcemi webů a webovými aplikacemi. Sady termínů se dají vytvářet a spravovat pomocí funkce označované jako Nástroj pro správu úložiště termínů.
Klíčové pojmy a koncepty
Při práci s různými funkcemi metadat na SharePoint Serveru je několik klíčových pojmů a konceptů, které je dobré pochopit. Pochopení těchto konceptů vám pomůže porozumět koncepčním informacím vysvětleným dále v tomto článku a v dalších článcích věnovaných funkcím spravovaných metadat.
Taxonomie
Taxonomie je hierarchická klasifikace slov, popisků nebo termínů, které jsou uspořádány do skupin na základě podobnosti. Taxonomii může definovat a centrálně spravovat jedna nebo více osob. Mezinárodní standardní průmyslová klasifikace (ISIC), která byla vyvinuta Organizací spojených národů, je známým příkladem průmyslové taxonomie, která se používá ke klasifikaci ekonomických dat. Taxonomie jsou užitečné, protože poskytují logickou hierarchickou strukturu metadat, kterou lze použít ke konzistentní klasifikaci informací.
Folksonomie
Folksonomie je klasifikace, která vzniká, když uživatelé webu společně použijí slova, popisky nebo termíny pro obsah webu. Pokud jste někdy viděli tag cloud na webu, pak jste viděli vizualizaci folksonomie. Následující obrázek znázorňuje webovou část Shluk značek na sharepointovém webu. Přístup k metadatům založený na folksonomii může být užitečný, protože využívá znalostí a odborných znalostí uživatelů webu a tvůrců obsahu a umožňuje, aby se klasifikace obsahu vyvíjela s měnícími se obchodními potřebami a zájmy uživatelů.
Sada termínů
Sada termínů je skupina souvisejících pojmů.
Podle toho, kde je sada termínů vytvořená, může být její obor místní nebo globální:
- Místní sady termínů se vytvářejí v kontextu kolekce webů a jsou dostupné k použití (a viditelné) jenom uživatelům této kolekce webů. Pokud například do seznamu nebo knihovny přidáte sloupec spravovaných metadat a vytvoříte pro tento sloupec novou sadu termínů, bude tato sada termínů místní pro kolekci webů, která tento seznam nebo knihovnu obsahuje.
- Globální sady termínů jsou k dispozici pro použití na všech webech, které odebírají určitou aplikaci Služby spravovaných metadat.
Sady termínů lze nakonfigurovat tak, aby byly uzavřeny, což znamená, že uživatelé k nim nebudou moci přidávat nové termíny, když zadávají hodnotu pro sloupec, který je mapován na sadu termínů. Nebo mohou být nakonfigurovány jako otevřené, což znamená, že uživatelé mohou do sady termínů přidávat nové termíny při aktualizaci hodnoty sloupce, který je mapován na sadu termínů.
Termín
Termín je samostatná položka v sadě termínů a je to konkrétní slovo nebo slovní spojení, které může být přidružené k položce na webu SharePoint Serveru. Termín má jedinečný identifikátor a může mít mnoho různých textových popisků (synonym). Pokud pracujete na vícejazyčném webu, může mít také popisky v různých jazycích.
Existují dva typy termínů:
Spravované termíny
Spravované termíny jsou obvykle předdefinované a uspořádané do hierarchické sady termínů nastavené správcem úložiště termínů nebo jinou osobou s oprávněním pracovat se spravovanými metadaty.
Klíčová slova podniku
Podnikové klíčové slovo je slovo nebo slovní spojení, které se přidá k položkám na sharepointovém webu. Podniková klíčová slova jsou v nástroji pro správu úložiště termínů uspořádána do jedné nehierarchické sady termínů, která se nazývá sada klíčových slov. Vzhledem k tomu, že uživatelé mohou obvykle přidat jakékoli slovo nebo frázi k položce jako klíčové slovo, mohou být podniková klíčová slova použita pro označování ve stylu folksonomity. Správci úložiště termínů nebo jiné osoby s oprávněním ke správě metadat se mohou rozhodnout přesunout klíčová slova ze sady termínů Klíčová slova do konkrétní spravované sady termínů, přičemž klíčová slova budou k dispozici v kontextu konkrétní sady termínů. Správci úložiště termínů se také mohou rozhodnout pro uzavření sady klíčových slov, aby uživatelé nemohli odesílat nová klíčová slova a mohli používat pouze stávající klíčová slova.
Skupina
Skupiny definují hranice zabezpečení. Skupina je sada sad termínů, které mají společné požadavky na zabezpečení. Spravovat sady termínů, které patří do skupiny, nebo v ní vytvářet nové sady termínů můžou jenom uživatelé, kteří jsou určení jako přispěvatelé do určité skupiny. Organizace by měly vytvářet jedinečné skupiny pro sady termínů, které budou mít jedinečné požadavky na přístup nebo zabezpečení.
Nástroj pro správu úložiště termínů
Nástroj pro správu úložiště termínů je nástroj, který můžou taxonomové, správci nebo jiní jednotlivci spravující taxonomie používat k vytváření, importu a správě sad termínů a termínů v nich. Nástroj Správa úložiště termínů zobrazí všechny globální sady termínů a všechny místní sady termínů dostupné pro kolekci webů, ze které přistupujete k nástroji pro správu úložiště termínů.
Sloupec spravovaných metadat
Sloupec spravovaných metadat je novým typem sloupce, který lze přidat do seznamů nebo knihoven, aby uživatelé webu nebo vlastníci obsahu mohli vybírat hodnoty z určité sady termínů spravovaných termínů a používat je pro obsah. Sloupec spravovaných metadat je možné nakonfigurovat tak, aby byl mapován na existující sadu termínů, nebo můžete vytvořit novou sadu termínů speciálně pro tento sloupec. Pokud vytvoříte novou sadu termínů speciálně pro sloupec spravovaných metadat, bude touto sadou termínů místní sada termínů, která je dostupná pro použití jenom v rámci kolekce webů, ve které byla vytvořená.
Sloupec Podniková klíčová slova
Sloupec Podniková klíčová slova je sloupec, který můžete přidávat do typů obsahu, seznamů nebo knihoven a umožnit tak uživatelům přidávat k položkám značky slov nebo frází, které si zvolí. Ve výchozím nastavení je to sloupec s více hodnotami. Když uživatelé zadají do sloupce slovo nebo frázi, zobrazí se návrhy automatického dokončování, které můžou zahrnovat položky ze spravovaných sad termínů i ze sady termínů Klíčová slova. Uživatelé můžou vybrat existující hodnotu nebo zadat něco nového (pokud je sada termínů Klíčová slova nakonfigurovaná tak, aby byla otevřená pro přidávání uživateli).
Sociální značky
Sociální značky jsou slova nebo slovní spojení, která můžou uživatelé webu přiřadit k obsahu na sharepointovém webu a která jim pomůžou kategorizovat informace způsoby, které jsou pro ně smysluplné. Sociální značky se dají použít i pro adresy URL mimo sharepointový web. Sociální značky podporují označování založené na folksonomii. Sociální značka se skládá z ukazatelů na tři typy informací:
- Identita uživatele
- Adresa URL položky
- Termín
Tyto ukazatele jsou uloženy v úložišti Social Tagging Store, které je součástí aplikace Služba profilů uživatelů. Z technického hlediska nejsou sociální značky součástí funkcí spravovaných metadat na SharePoint Serveru, ale připojují se k funkcím spravovaných metadat několika důležitými způsoby, které pomáhají podporovat konzistentní používání metadat v celé organizaci. Část termínu sociální značky odkazuje na termín v sadě klíčových slov úložiště termínů pro jednu z aplikací služby spravovaných metadat, ke které je web připojen.
Když například vytvoříte novou sociální značku, máte možnost vybírat ze stávajících termínů, které mohou zahrnovat spravované termíny i podniková klíčová slova. Pokud vyberete jeden z těchto existujících termínů, vaše sociální značka bude obsahovat ukazatel na tento termín. Pokud se rozhodnete nevybrat existující termín a vytvoříte termín, který se nikdy předtím nepoužíval, vytvoří se pro něj nové klíčové slovo v sadě termínů Klíčová slova v úložišti termínů a vaše nová sociální značka odkazuje na tento termín.
Tímto způsobem se klíčová slova, která se používají v sociálních značkách, přidávají do sady termínů Klíčová slova, která je viditelná v nástroji pro správu úložiště termínů (pokud tam ještě neexistují), a mohou je spravovat správci úložiště termínů. Když navíc uživatelé použijí u obsahu podniková klíčová slova nebo spravované termíny aktualizací sloupce Podniková klíčová slova nebo Spravovaná metadata, mohou být sociální značky vytvářeny automaticky, takže budou tyto termíny viditelné jako značky v informačních kanálech, cloudových značkách nebo profilech osobních webů. Vlastníci seznamů nebo knihoven můžou povolit nebo zakázat publikování metadat aktualizací nastavení podnikových metadat a klíčových slov pro seznam nebo knihovnu.
Když k položce přidáte sociální značku, můžete určit, jestli chcete nastavit svoji identitu a adresu URL položky jako soukromou, ale termín, který je uložený v úložišti termínů, bude vždy veřejný.
Sociální značkování je užitečné, protože umožňuje uživatelům webu zvýšit dohledatelnost obsahu a informací na webu.
Další informace o důsledcích sociálního označování pro soukromí a bezpečnost naleznete v tématu Důsledky sociálního označování pro ochranu osobních údajů a zabezpečení.
Označování
Ve svém nejobecnějším smyslu může označování jednoduše odkazovat na akt použití metadat na položku, ať už se jedná o spravovaná metadata nebo sociální značku. V tomto článku je v tomto smyslu použito sloveso "tag" a neomezuje se pouze na sociální tagy.
Scénáře metadat: od taxonomií k folksonomii
Funkce správy metadat na SharePoint Serveru podporují celou řadu přístupů ke správě a používání metadat. Představte si tento rozsah jako jakési kontinuum. Na jednom konci tohoto kontinua existují taxonomie, což jsou formální, centrálně spravované, hierarchické skupiny termínů. Na druhém konci tohoto rozsahu jsou folksonomie, což jsou kolaborativní klasifikace, které vznikají, když jednotlivci volně aplikují tagy na obsah.
SharePoint Server podporuje jak konce tohoto prostředí, tak i body na cestě. Na jednom konci kontinua můžete implementovat formální taxonomie prostřednictvím spravovaných termínů a sad termínů. Na druhém konci je podpora podnikových klíčových slov a sociálního značkování, které uživatelům webu umožňují označovat obsah klíčovými slovy podle vlastního výběru.
Mezi těmito extrémy můžete použít flexibilní stupně struktury a kontroly metadat a upravit rozsah, ve kterém tento ovládací prvek použijete, tím, že zvolíte, jestli se rozhodnete, aby byl globální pro všechny weby nebo místní pro konkrétní weby. Můžete například konfigurovat sady termínů tak, aby byly uzavřené nebo otevřené pro příspěvky uživatelů. Podniková klíčová slova a sociální označování můžete používat společně se spravovanými termíny, nebo ne. SharePoint Server umožňuje organizacím přizpůsobenými způsoby kombinovat výhody formálních, spravovaných taxonomií s dynamickými výhodami sociálního značkování.
Následující diagram ukazuje, jak různé druhy řešení založených na SharePointu můžou vyžadovat různé přístupy k metadatům na základě obchodních potřeb.
Výhody spravovaných metadat
Používání spravovaných metadat napříč weby v organizaci má několik výhod:
Konzistentní používání metadat Funkce spravovaných metadat na SharePoint Serveru umožňují použít nastavitelný stupeň kontroly nad metadaty, která se přidávají do obsahu. Pomocí sad termínů a spravovaných termínů můžete mít kontrolu nad typy termínů, které lze do obsahu přidávat, a kdo bude mít možnost přidávat nové termíny. Můžete také omezit používání podnikových klíčových slov na konkrétní seznam klíčových slov tím, že sadu termínů Klíčová slova nakonfigurujete jako uzavřenou.
Když se stejné termíny používají konzistentně napříč weby, je jednodušší vytvořit robustní procesy nebo řešení, která spoléhají na metadata. Uživatelské prostředí pro práci s metadaty na webech, v seznamech a knihovnách i v klientských aplikacích Office navíc uživatelům webu usnadňuje používání konzistentních metadat u jejich obsahu.
Lepší zjistitelnost obsahu Když má obsah na různých webech v organizaci konzistentní metadata, je snazší najít a získat přístup k obchodním informacím a datům pomocí vyhledávání. Nové funkce hledání, třeba panel upřesnění, který se zobrazuje na levé straně stránky s výsledky hledání, umožňují uživatelům filtrovat výsledky hledání na základě metadat.
U seznamů a knihoven můžete také nakonfigurovat navigaci pomocí metadat a umožnit tak uživatelům dynamická zobrazení informací na základě určitých polí metadat. Uživatelé můžou procházet knihovny podle složek nebo kontingenčních tabulek metadat a pak můžou výsledky upřesnit pomocí dalších filtrů klíčů.
Zvýšená flexibilita Funkce spravovaných metadat usnadňují správcům úložiště termínů (nebo jiným osobám s oprávněním aktualizovat spravovaná metadata) údržbu a přizpůsobování vašich metadat podle vyvíjejících se potřeb firmy. Sadu termínů můžete snadno aktualizovat v nástroji Správa úložiště termínů a nové nebo aktualizované termíny budou automaticky dostupné pro použití vždy, když je k dispozici sloupec spravovaných metadat přidružený k dané sadě termínů. Pokud sloučíte několik termínů do jednoho, obsah označený těmito termíny se automaticky aktualizuje tak, aby odrážel tuto změnu. Pro jednotlivé termíny můžete zadat více synonym (nebo popisků). Pokud je váš web vícejazyčný, můžete taky zadat vícejazyčné popisky pro jednotlivé termíny.
Správa metadat
Plánování a konfigurace spravovaných metadat
Než začnete používat funkce spravovaných metadat, bude možná vaše organizace chtít provést určité plánování určitého stupně. Požadovaný stupeň plánování je víceméně úměrný stupni formálnosti a kontroly, kterou chcete na metadata uvalit.
Pokud chcete, aby vám uživatelé pomáhali s vývojem taxonomie, můžete je jednoduše nechat přidávat klíčová slova k položkám a pak je podle potřeby uspořádat do sad termínů.
Pokud chce vaše organizace používat spravované sady termínů k implementaci formálních předdefinovaných taxonomií, pak klíčoví účastníci, kteří mají nezadatelný zájem na struktuře taxonomie, musí spolupracovat při plánování a vývoji sad termínů a termínů, které se mají použít. Další informace o tomto procesu plánování naleznete v tématu Termíny plánu a sady termínů. Další informace o konfiguraci aplikace služby spravovaných metadat naleznete v tématu Správa spravovaných metadat.
Jakmile se klíčoví účastníci v organizaci dohodnou na požadovaných sadách termínů, můžete pomocí nástroje pro správu úložiště termínů importovat nebo vytvořit sady termínů a spravovat a udržovat sady termínů v době, kdy uživatelé začínají pracovat s metadaty. Pokud byla pro vaši webovou aplikaci nakonfigurována aplikace Služby spravovaných metadat a vy jste správcem kolekce webů nebo určeným správcem úložiště termínů, můžete přejít k nástroji pro správu úložiště termínů kliknutím na příkaz Nastavení webu v nabídce Akce webu a následným kliknutím na položku Správa úložiště termínů v části Správa webu.
Vytváření a správa sad termínů
Nástroj pro správu úložiště termínů nabízí stromový ovládací prvek, který můžete použít k provedení většiny úloh. Vaše role uživatele pro tento nástroj určuje, jaké úlohy můžete provádět. Abyste mohli pracovat v nástroji pro správu úložiště termínů, musíte být správcem farmy, správcem úložiště termínů nebo někým, kdo byl určen jako správce skupiny nebo přispěvatel pro sady termínů. Podrobné informace o těchto rolích najdete v tématu Role spravovaných metadat.
Chcete-li provést akci s položkou v hierarchii, přejděte myší na název aplikace Služby spravovaných metadat, skupiny, sady termínů nebo termínu, který chcete změnit, klikněte na šipku, která se zobrazí, a poté pomocí nabídky vyberte požadované akce.
Příklady:
Pokud jste správcem úložiště termínů, můžete vytvářet nebo odstraňovat skupiny v rámci aplikace Služby spravovaných metadat.
Pokud jste správce úložiště termínů nebo správce skupiny, můžete vytvářet, importovat nebo odstraňovat sady termínů v rámci skupiny. Přispěvatelé sad termínů můžou vytvářet nové sady termínů.
Pokud jste správce úložiště termínů, správce skupiny nebo přispěvatel sady termínů, můžete vytvářet nebo opakovaně používat termíny v rámci sady termínů a také kopírovat, přesouvat nebo odstraňovat vybrané sady termínů.
Pokud jste správce úložiště termínů, správce skupiny nebo přispěvatel sady termínů, můžete jednotlivé termíny v sadě termínů vytvářet, kopírovat, opakovaně používat, slučovat, odstraňovat, přesouvat nebo odstraňovat.
Na každé úrovni hierarchie můžete konfigurovat specifické vlastnosti pro skupinu, sadu termínů nebo termín pomocí podokna Vlastnosti , které se zobrazí vpravo od ovládacího prvku stromu úložiště termínů.
Pokud například konfigurujete sadu termínů, můžete pomocí podokna Vlastnosti zadat podrobnosti, jako je Název, Popis, Vlastník, Kontakt a Účastníci. Můžete určit, jestli chcete, aby byla sada termínů otevřená nebo uzavřená pro nové příspěvky od uživatelů. Můžete taky určit, jestli má být sada termínů dostupná pro označování. Pokud se rozhodnete sadu termínů znepřístupnit pro označování, nebude viditelná pro většinu uživatelů. Pokud je například sada termínů stále ve vývoji, můžete ji nastavit jako nedostupnou pro označování.
Použití metadat
Označování obsahu pomocí spravovaných termínů
Pokud byl sloupec spravovaných metadat přidán do typu obsahu, seznamu nebo knihovny, pak vlastníci obsahu mohou svůj obsah označit spravovanými termíny z konkrétní sady termínů tak, že upraví vlastnosti seznamu nebo položky knihovny a potom aktualizuje příslušná pole ve formuláři Upravit vlastnosti položky nebo dokumentu. Sloupce spravovaných metadat se dají snadno rozpoznat, protože zobrazují ikonu značek, kterou můžete použít ke spuštění dialogového okna Výběr termínu.
Pro výběr termínu můžete vybrat termín v hierarchii sady termínů. To je užitečné, pokud nejste obeznámeni s termíny, které mohou být dostupné. Pokud je sada termínů nakonfigurovaná jako otevřená a sloupec spravovaných metadat pro ni umožňuje doplnění hodnot, můžete mít možnost přidat do sady termínů nový termín. Nebo můžete jednoduše poslat svůj názor určenému kontaktu pro sadu termínů.
Jakmile začnete psát požadovaný termín, budou se vám automaticky navrhovat dostupné termíny podle toho, co začnete psát, a vy si můžete vybrat požadovaný termín. Za termínem, který označuje název sady termínů a hierarchii tohoto termínu, se můžou zobrazit informace v hranatých závorkách. To vám může pomoct při výběru z podobných termínů.
Pokud jsou navrhovány duplicitní nebo podobné termíny, můžete také vidět popisný text, který správce úložiště termínů pro termín nakonfiguroval, aby uživatelé mohli provést vhodný výběr.
Označování obsahu podnikovými klíčovými slovy
Pokud byl sloupec Podniková klíčová slova přidaný do typu obsahu, seznamu nebo knihovny, pak vlastníci obsahu (nebo kdokoli s oprávněním Přispívání k seznamu nebo knihovně) můžou označit obsah dostupnými spravovanými termíny nebo klíčovými slovy tak, že upraví vlastnosti seznamu nebo položky knihovny a zadá požadovaná klíčová slova do pole Podniková klíčová slova . Pokud existuje odpovídající nebo podobný termín, bude navržen a můžete jej vybrat. Nebo můžete přidat nové klíčové slovo, pokud je sada termínů Klíčová slova nakonfigurována tak, aby byla otevřená pro nové termíny. Pole Podniková klíčová slova má více hodnot, takže k položce můžete přidat více klíčových slov.
Označování obsahu sociálními značkami
Pokud je povolená funkce sociálního označování, můžete na sharepointovém webu označit obsah, který považujete za smysluplný nebo zajímavý. Pokud chcete označit stránku, můžete použít ikonu značky, která se zobrazuje v horní části stránky.
K přidávání značek k dokumentům nebo položkám seznamu můžete použít příkaz Značka, který se zobrazuje na kartě Knihovna nebo Seznam na pásu karet.
Když začnete psát značku nebo značky, které chcete použít, můžete vybírat ze stávajících klíčových slov nebo spravovaných termínů, nebo můžete přidat nová klíčová slova, pokud je sada termínů Klíčová slova otevřená.
Máte také možnost označit značkami obsah na externích webech, například na jiných intranetových nebo internetových webech, když si do prohlížeče přidáte nástroj Značky a poznámky služby SharePoint. Další informace o označování externích webů naleznete v části Začínáme s osobním webem.
Další informace o funkcích sociálního označování najdete v tématech Použití značek a poznámek ke sdílení informací s kolegy.