Nejdřív začněte plánováním komunikačního webu v SharePointu. Ve fázi plánování se naučíte, jak přemýšlet o navigaci na webu, oprávněních a přizpůsobeních, které jsou připravené na vytvoření komunikačního webu SharePointu. V tomto článku se dozvíte, jak vytvořit sharepointový komunikační web.
Potřebujete vytvořit týmový web? I tak můžete postupovat podle pokynů v tomto článku, ale mějte na paměti, že týmový web má obvykle mnohem menší publikum s velmi specifickými cíli a úkoly, které je potřeba splnit. Komunikační weby jsou určené pro širokou komunikaci.
Vytvoření webu
Komunikační web můžete vytvořit pomocí jednoho ze standardních návrhů (téma, přehlídka s prezentací, prázdný) nebo můžete použít vlastní návrh webu vytvořený pro vaši organizaci. Pokud máte oprávnění Správa, můžete také zřídit některý z návrhů webu ve lookbooku jako výchozí bod pro svůj web.
Projděte si tento návod k vytvoření komunikačního webu.
Nebo přejděte na vytvoření komunikačního webu.
Přizpůsobení vzhledu a chování
Motiv, záhlaví a logo webu si můžete přizpůsobit tak, aby odpovídaly vaší organizaci nebo značce webu. Zjistěte, jak přizpůsobit vzhled sharepointového webu. Pokud je váš web součástí centra, nebudete moct změnit motiv webu. Pokud nevidíte možnosti pro změnu vzhledu webu, je možné, že správce tuto možnost zakázal.
Přístup k těmto změnám v nastavení > Změna vzhledu
Specifikace loga:
- Logo vašeho webu může být ve formátu JPG, GIF nebo PNG. Použití souboru PNG umožňuje vytvořit průhledné pozadí
- Pokud chcete pro svůj web čtvercové logo, minimální rozměry jsou 64×64 pixelů
- U obdélníkového loga jsou rozměry 192 x 64
- Zdvojnásobte tyto rozměry pro nejlepší zobrazení ve vysokém rozlišení
- Pokud chcete minimalizovat dopad na výkon webu, nepoužívejte jako logo webu obrázek větší než 300 MB
Nastavení knihovny stránek webu
Knihovna stránek webu je zvláštní typ knihovny dokumentů, která slouží k hostování všech stránek na webu. Na webu můžete mít jenom jednu knihovnu stránek webu. Příspěvky jsou uložené v knihovně stránek webu na vašem webu, protože představují zvláštní typ stránky webu.
Tip: Aby bylo snazší si zobrazit, které stránky jsou příspěvky a které stránky jsou "běžné" stránky, přidejte do zobrazení v knihovně stránek webu sloupec Propagovaný stav. Příspěvky jsou Povýšený stav = 2. "Běžné" stránky webu mají povýšený stav = 0.
Tip: Nastavte zobrazení Všechny stránky jako výchozí zobrazení stránek webu. V tomto zobrazení zobrazte kromě Typu a Názvu následující sloupce: Název (propojený s položkou pomocí nabídky Úpravy), Stav se zvýšenou úrovní, Verze, Počet lajků a Počet komentářů. Všechny tyto sloupce kromě verze budete moct přidat tak, že vyberete rozevírací seznam pro + Přidat sloupec a zvolíte Zobrazit nebo skrýt sloupce. Vyberte sloupce, které chcete zobrazit, a klikněte na Použít. Pokud chcete do zobrazení přidat verzi, vyberte rozevírací seznam zobrazení a zvolte Upravit aktuální zobrazení. Pak zaškrtněte políčko před Verze a stiskněte OK pro uložení zobrazení.
Principy obsahu webu
Každý komunikační web obsahuje několik výchozích seznamů a knihoven:
- Knihovna dokumentů – umístění pro nahrávání souborů. Součástí vašeho webu je jedna výchozí knihovna, ale podle potřeby můžete přidat další.
- Seznam událostí – seznam, do kterého se ukládají položky kalendáře.
- Knihovna stránek webu – knihovna, kde se nacházejí všechny vaše stránky webu.
- Šablony formulářů a knihovna stylů – tyto knihovny jsou knihovny starší verze přenesené z předchozích verzí SharePointu
Tipy pro konfiguraci obsahu webu:
- Před přidáním obrázku na stránku přidejte název stránky. Pokud nejprve nepřidáte název stránky, může být název podsložky Prostředky webu (nachází se v části Prostředky webu) vaší stránky tvořen řetězcem náhodných znaků, takže později bude mnohem těžší najít obrázky spojené se stránkou.
- Neodesílejte dokumenty pomocí webové části Rychlé odkazy. Vždycky je nahrajte do knihovny dokumentů a pak na ně nastavte odkaz z rychlých odkazů. Pokud při přidávání odkazu do Rychlých odkazů nahrajete dokument, bude dokument uložený v knihovně Prostředky webu – takže bude mnohem těžší ho najít, pokud ho budete později potřebovat aktualizovat.
- Mezi slovy v názvech souborů vkládejte mezery (ne pomlčky nebo podtržítka), abyste zlepšili čitelnost. Názvy souborů a dokumentů by měly být pro uživatele srozumitelné, protože tyto informace budou při vyhledávání obsahu na vašem webu velmi důležité.
- V názvech souborů nepoužívejte kalendářní data a čísla verzí. SharePoint bude automaticky sledovat verze za vás. Pokud k názvu souboru přidáte datum a pak přidáte novou kopii souboru, nebudou odkazy na původní soubor automaticky aktualizovány. Pokud nahrajete novou verzi souboru, který má stejný název jako existující soubor, odkazy se automaticky aktualizují.
- Pro všechny hypertextové odkazy používejte rozpoznatelné popisky. Když odkazujete na obsah svého webu, nevymýšlejte si termíny. Další pokyny týkající se popisků odkazů najdete v pokynech k popiskům v tématu Plánování navigace pro moderní prostředí SharePointu. Pokyny pro pojmenování popisků v tomto článku platí nejen pro popisky horní navigace, ale i pro všechny odkazy na stránce.
Rozhodněte se, jak chcete, aby uživatelé s vašimi stránkami interagovali
Jednou z hlavních výhod moderního prostředí SharePointu je to, že návštěvníci mají několik předdefinovaných způsobů, jak můžou s vaším webem a vašimi stránkami interagovat:
- Komentáře stránky. Každá stránka se vytvoří s povoleným přepínačem Komentáře stránky. Můžete se rozhodnout, jestli tuto možnost necháte zapnutou, nebo ji zakážete. Pokud necháte komentáře na stránce povolené, nezapomeňte komentáře často kontrolovat, abyste mohli reagovat podle potřeby.
- Uložení na později. Tato funkce umožňuje každému čtenáři uložit stránku pro pozdější recenzi. Uložené stránky se zobrazují na úvodní stránce SharePointu nebo v mobilní aplikaci.
- Líbí se mi. Tato funkce umožňuje návštěvníkům označit spřízněnost s vaší stránkou. Celkový počet označení To se mi líbí se zobrazí u každé stránky a zpravodajského článku.
- Zobrazení. Tato funkce informuje vlastníky webu a návštěvníky, kolikrát byla stránka zobrazena.
- Yammerové konverzace. Přidáním webové části Yammer umožníte návštěvníkům stránky zobrazit, spustit a účastnit se konverzace v komunitě Yammeru z vaší sharepointové stránky.
Cílení obsahu na konkrétní cílové skupiny
Skvělým způsobem, jak zajistit, aby byl obsah vašeho webu pro návštěvníky relevantnější, je přizpůsobit způsob, jakým si návštěvníci zobrazují stránky a zprávy, pomocí cílení na cílovou skupinu. Směrování na cílovou skupinu umožňuje směrovat obsah na uživatele, kteří patří do určité cílové skupiny. Směrování na cílovou skupinu také umožňuje upřednostňovat příspěvky členů cílové skupiny na úvodní stránce SharePointu, příspěvků v mobilní aplikaci a ve webové části Příspěvky.
Směrování na cílovou skupinu se konfiguruje nejdříve v knihovně stránek webu a potom ve webových částech Příspěvky nebo Zvýrazněný obsah. Je-li pro stránku určena cílová skupina, zobrazí tyto webové části stránku pouze osobám, které jsou členy této cílové skupiny. Nečlenové můžou obsah najít pomocí vyhledávání, protože zacílení na stránku není totéž jako zabezpečení stránky. Nečlenovi však nebude stránka ani zpravodajský článek prezentován .
Cílení na cílovou skupinu lze přidat také do navigace webu. To vám umožní zvolit, kdo uvidí jaký obsah ve vaší navigaci webu pomocí stejných cílových skupin dostupných pro stránky.
Vytvoření automatického schvalování stránek
Chcete, aby někdo nebo skupina stránky před publikováním schválili? Hlavní verze a podverze jsou ve výchozím nastavení povolené v knihovně stránek webu. Pokud je tato funkce povolená, můžete snadno nakonfigurovat schvalování stránek z rozevíracího seznamu Automatizovat v knihovně stránek webu. To může být užitečné, pokud plánujete mít více autorů a chcete zkontrolovat dokončené stránky před jejich publikováním. Upozorňujeme, že i bez povoleného schvalování stránek můžou stránky, které nejsou publikované, zobrazit jenom členové a vlastníci (i když návštěvníci můžou zobrazit poslední publikovanou verzi stránky).
Přizpůsobení oprávnění pro seznamy a knihovny
Chcete mít nějaké seznamy nebo knihovny, kam by návštěvníci webu mohli přispívat? Přizpůsobením oprávnění pro jeden nebo více seznamů nebo knihoven na webu můžete své skupině návštěvníků přiřadit oprávnění Přispívání. Doporučený postup je vyhnout se porušování oprávnění v knihovně stránek webu. Porušování oprávnění v knihovně stránek webu může mít za následek složité a matoucí uživatelské prostředí a je potřeba ho velmi pečlivě spravovat, abyste nechtěně neodebrali oprávnění ze stránky, kterou všichni uživatelé potřebují. Můžete také použít webovou část Microsoft Forms pro přidání formuláře na stránku, kam mohou návštěvníci přispívat, nebo webovou část Power Apps pro přidání aplikace, kterou jste nakonfigurovali.
Další možnosti pro lepší přístupnost při modernizaci klasického webu
Pokud modernizujete existující klasický sharepointový web kvůli vytvoření komunikačního webu nebo převádíte z jiné platformy na SharePoint, je pravděpodobné, že budete muset migrovat obsah na nový web.
Doporučené postupy při migraci:
Využijte přechod na nový komunikační web, abyste přehodnotili příběh svého webu a zajistili, že jeho obsah bude stále relevantní. Nový web naplánujte podle pokynů popsaných výše. To neznamená, že byste měli zapomenout na to, co už máte – zejména pokud se obsah používá a je aktualizován. Platí to ale pro veškerý váš aktuální obsah?
Promluvte si s návštěvníky webu. Zjistěte, co skutečně potřebují. Splňuje obsah vašeho původního webu stále cíle vašeho nového webu? Podívejte se na data o využití stávajícího webu. Pomocí těchto informací určíte, jaký obsah by se měl migrovat na nový web.
Vytvořte a zkontrolujte inventář obsahu pro svůj aktuální web. U každého prvku v inventáři určete, zda by měl být:
- Odstraněno – pokud ano, udělejte to nyní!
- Archivováno – protože se jedná o obchodní záznam
- Migrováno – protože je aktuální a stále jej potřebujete.
- Aktualizováno a poté migrováno
- Umístěny na jiném webu a propojeny na vašem vlastním webu
Obsah by si měl na novém webu zasloužit své místo.
- Má tento obsah přidanou hodnotu pro firmu/návštěvníka?
- Zavázal jsem se, že ho budu aktualizovat?
- Je za tento obsah odpovědná moje obchodní skupina? Pokud ne, je čas se s obsahem rozloučit. Pokud adresa není vaše, požádejte vlastníka, aby ji přidal na svůj web a vytvořil odkaz na obsah na vašem webu.
Najděte si vhodný domov pro nový obsah. Ujistěte se, že každý prvek má domov, a pokud ne, přemýšlejte o tom, zda jste při plánování nevynechali některou kategorii.