Příkaz Uložit včas, ukládat často Teď už je Automatické ukládání, které se ukládá každých pár sekund, aby vaši uživatelé neměli.
Automatické ukládání je povolené, když je soubor uložený na OneDrive, OneDrive pro práci nebo školu nebo SharePoint v Microsoft 365. Automaticky ukládá změny vašich uživatelů do cloudu, protože fungují. Pokud na stejném souboru pracují i další lidé, umožní vám funkce automatického ukládání zobrazit změny v několika sekundách. Bez povoleného automatického ukládání nebudou moct uživatelé, kteří pracují na stejném dokumentu ve stejnou dobu, ostatní vidět v reálném čase a místo toho uvidí aktualizace, které budou k dispozici ostatním.
Ale automatické ukládání taky způsobuje některé změny, jak budou vaši uživatelé pracovat s Microsoft 365, takže v tomto článku se popisují některé z složitějších scénářů a jak nakonfigurovat nastavení automatického ukládání. Doporučujeme uživatelům sdělit tyto změny, které mají vliv na jejich práci v Office.
Poznámka: Díky automatickému ukládání neovlivňuje výkon systému. Při provádění změn se však bude rychlejší využití sítě, protože se změny nahrají, protože se na ně budou nacházet najednou, což by mohlo způsobit, že se uživatelé s omezenou šířkou pásma nebo s vysokými náklady vydávají.
Změna pracovních postupů
Funkce automatického ukládání je ve většině scénářích užitečná, ale v některých případech může být potřeba, aby uživatelé měnili, jak pracují normálně, a chceme být připravení pro jejich pomoc. Pro každý z těchto scénářů jsme si vyznamenali, co je scénář, co se může stát nesprávnými a doporučením, jak ho vyřešit.
-
V existujícím souboru se provádí úpravy a pak se uloží kopie do nového souboru – kdokoli, kdo začne z předchozího souboru (například ze sestavy příjmů za minulé čtvrtletí), provede úpravy a pak uloží kopii pro zahájení této čtvrtletní sestavy příjmy způsobí, že se změny uloží do obou souborů, pokud je zapnuté automatické ukládání. Doporučujeme, aby každý, kdo uloží kopii, před provedením jakýchkoli změn a dokonce přidal do produktu připomenutí. Pokud uživatel provádí nechtěné změny, měla by k obnovení původního dokumentu použít funkci Historie verzí .
-
Provedení "hypotetického nebo" citlivostní změny souboru – kdokoli, kdo otevře soubor, a provede hypotetickou analýzu (například předpověď dopadu tržních změn v rozpočtu) s přáním zavřít soubor bez uložení se nechtěně uloží všechny změny do souboru, když je zapnutý. Při provádění hypotetické analýzy doporučujeme vypnout automatické ukládání a pak je znovu zapnout, jakmile bude uživatel připraven na uložení.
-
Řídicí panely a zobrazení souborů s řazením nebo filtry v Excelu – každý, kdo seřadí nebo filtruje řídicí panel, když je zapnuté automatické ukládání, ovlivní zobrazení všech ostatních v souboru. Pokud se má soubor dát řídicímu panelu nebo ho používá více lidí s seřazením a filtrováním, doporučujeme pro tento > soubor nastavit vlastnost doporučenou jen pro čtení > Zamknout sešit > vždycky otevřít jen pro čtení, takže prohlížeče na řídicím panelu se neuloží, pokud se výslovně nerozhodne upravit soubor.
-
Hotové nebo publikované soubory – všechny změny v souboru se uloží každý, kdo omylem nechtěně upraví publikovaný soubor s automatickým ukládáním. Po dokončení souboru doporučujeme nastavit vlastnost doporučenou jen pro čtení nebo pro soubor označit jako konečnou hodnotu, takže neuloží se nechtěné úpravy prohlížečů a čtenářů souboru.
Konfigurace nastavení automatického ukládání v Office
Automatické ukládání můžete nakonfigurovat takto:
-
Vlastník souboru ji může nastavit tak, aby se vždy otevřel jen pro čtení , aby se zabránilo náhodným úpravám. To je možné provést tak, že soubor, který se otevře v režimu jen pro čtení , bude doporučen (soubor > informace >Zamknout dokument, sešitnebo >prezentace , vždy otevírat jen pro čtení), nebo sdílením souboru, aniž by ostatní uživatelé mohli upravovat (soubor > sdílet > Uživatelé s odkazem můžou upravovat a odeberou pole Povolit úpravy ).
-
Pokud chcete, aby se funkce Automatické ukládání otevřela v otevřeném souboru, klikněte na přepínač automatického ukládání . Toto zakáže automatické ukládání pro aktuální dokument pro daného uživatele. Při příštím otevření dokumentu bude tento dokument vypnutý. Pokud otevřou jiný dokument, nebude jeho volba v jiném dokumentu nijak ovlivněna.
-
Uživatel může nastavit automatické ukládání pro všechny soubory otevřené v dané aplikaci (Word, ExcelPowerPoint ).
Poznámka: Uživatel může nastavení automatického ukládání nastavit tak, aby byl zapnutý pro jednotlivé soubory pomocí přepopsaného přepínače Automatické ukládání .
-
Správce může nastavení automatického ukládání nastavit jako výchozí pro všechny soubory otevřené v dané aplikaci (Word, ExcelPowerPoint ) pomocí zásad skupiny.
Poznámka: Uživatel může nastavení automatického ukládání nastavit jako výchozí v aplikaci nebo pro jednotlivé soubory pomocí výše popsaných nastavení.
Nastavení zásad skupiny pro automatické ukládání
Nahrazujeme nastavení zásad skupiny "Neukládat soubory vExcel /PowerPoint /Word " pomocí nové funkce pro nastavení zásad skupiny v Excel /PowerPoint /Word.
Pokud ve vaší organizaci používáte zásady skupiny, můžete pomocí nastavení zásad vypnout automatické ukládání ve výchozím nastavení. Existují samostatná nastavení zásad pro Excel,PowerPoint aWord.
Například nastavení zásad pro Word se jmenuje "vypněte automatické ukládání ve výchozím nastavení Wordu" a najdete je v rámci cesty zásad Microsoft Office 2016 \ automatické ukládání.
Pokud chcete toto nastavení zásad použít, zkontrolujte, jestli jste ze služby Stažení softwaru stáhli nejnovější soubory šablon pro správu (ADMX/ADML).
Práce s místními soubory
Automatické ukládání není k dispozici při práci s místními soubory. K minimalizaci ztráty dat v případě neočekávaného scénáře je stále k dispozici staré automatické obnovení.
Doporučujeme ale správcům IT, aby pomohli uživatelům povzbudit ukládání jejich souborů na OneDrive, OneDrive pro práci nebo školu nebo SharePoint v Microsoft 365, aby povolily automatické ukládání a zabránili ztrátě dat. Můžete podpořit přijetí OneDrive, OneDrive pro práci nebo školu nebo SharePoint v Microsoft 365 pomocí vzdělávání uživatelů a nasazením známého přesunutí složky, která automaticky synchronizuje klíčové složky do cloudu. To jim umožní získat přístup k souborům odkudkoli a nedělejte si starosti o ztrátě důležitých dat.
Viz také
Co je to automatické ukládání?
Ochrana konečné verze souboru před změnami
Zobrazení předchozích verzí souborů Office
Ochrana souborů v případě chyby pomocí automatického obnovení
Poslední aktualizace – 4. června 2019
