Pomocí Průvodce exportem můžete exportovat data z databáze Access do ve formátu souboru, který může číst Excel. V tomto článku se dozvíte, jak připravit a exportovat data do Excel, a také několik tipů pro řešení běžných problémů, ke kterým může dojít.
V tomto článku
Export dat do Excel: základy
Při exportu dat do ExcelAccess vytvoří kopii vybraných dat a pak zkopírovaná data uloží do souboru, který lze otevřít v Excel. Pokud kopírujete data z Access do Excel často, můžete uložit podrobnosti o operaci exportu pro budoucí použití a dokonce naplánovat automatické spuštění operace exportu v nastavených intervalech.
Běžné scénáře exportu dat do Excel
-
Vaše oddělení nebo pracovní skupina používají k práci s daty Access i Excel. Data se ukládají do Access databází, ale Excel slouží k analýze dat a distribuci výsledků analýzy. Váš tým v současné době exportuje data do Excel podle potřeby, ale vy chcete tento proces zefektivnit.
-
Jste dlouhodobým uživatelem Access, ale váš nadřízený dává přednost práci s daty v Excel. V pravidelných intervalech kopírujete data do Excel, ale chcete tento proces automatizovat, abyste ušetřili čas.
Informace o exportu dat do Excel
-
Access neobsahuje příkaz Uložit jako pro formát Excel. Pokud chcete kopírovat data do Excel, musíte použít funkci Export popsanou v tomto článku, nebo můžete zkopírovat Access data do schránky a pak je vložit do Excel tabulky.
-
Exportovat lze tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu. Můžete také exportovat vybrané záznamy v zobrazení více záznamů, například v datovém listu.
-
Excel obsahuje příkaz pro import dat z databáze Access. Tento příkaz můžete použít místo příkazu export v Access; Příkaz Excel import však umožňuje importovat pouze tabulky nebo dotazy. Další informace najdete v nápovědě Excel článku Připojení k externím datům (import).
-
Do Excel nelze exportovat makra ani moduly. Pokud exportujete formulář, sestavu nebo datový list obsahující podformuláře, podsestavy nebo podřízené datové listy, je exportován pouze hlavní formulář, sestava nebo datový list. Operaci exportu je nutné zopakovat pro každý podformulář, podsestavu a vnořený datový list, které chcete exportovat do Excel.
-
V rámci jedné operace exportu lze vyexportovat pouze jeden objekt databáze. Po dokončení jednotlivých operací exportu ale můžete v Excel sloučit více listů.
Příprava na operaci exportu
Před provedením postupu exportu je vhodné zkontrolovat data, která chcete exportovat, a přesvědčit se, zda neobsahují žádné indikátory chyb nebo chybové hodnoty. Pokud dojde k nějakým chybám, zkuste je vyřešit před exportem dat do Excel. V opačném případě může během operace exportu dojít k problémům a do buněk v Excel listu mohou být vloženy hodnoty null. Další informace o problémech, ke kterým může dojít při exportu do Excel, najdete v části Řešení potíží s chybějícími a nesprávnými hodnotami.
Pokud je zdrojovým objektem tabulka nebo dotaz, určete, zda chcete s daty exportovat také formátování. Toto rozhodnutí ovlivní výsledný sešit ze dvou hledisek – množství exportovaných dat a formát zobrazení dat. Následující tabulka popisuje výsledek exportu formátovaných a neformátovaných dat.
|
Typ exportu |
Zdrojový objekt |
Pole a záznamy |
Formátování |
|---|---|---|---|
|
Bez formátování |
Tabulka nebo dotaz Poznámka: Formuláře a sestavy není možné exportovat bez formátování. |
Všechna pole a záznamy v podkladovém objektu jsou exportovány. |
Nastavení vlastnosti Formát se během operace ignoruje. U vyhledávacích polí se exportují jenom hodnoty ID vyhledávání. U polí hypertextových odkazů se obsah exportuje jako textový sloupec, který zobrazuje odkazy ve formátu zobrazovanýtext#adresa#. |
|
S formátováním |
Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava |
Exportovány budou pouze pole a záznamy, které jsou zobrazeny v aktuálním zobrazení nebo objektu. Filtrované záznamy, skryté sloupce v datových listech a pole, která nejsou zobrazena ve formuláři nebo sestavě, exportovány nebudou. |
Průvodce použije nastavení vlastnosti Formát. U vyhledávacích polí jsou exportovány vyhledávací hodnoty. U polí hypertextových odkazů jsou hodnoty exportovány jako hypertextové odkazy. U polí ve formátu RTF je text exportován, formátování nikoli. |
Zvolte cílový sešit a formát souboru. Sestavy mohou být exportovány pouze ve starším formátu souboru XLS, nikoli v novějším formátu souboru XLSX.
Během operace exportu vás Access vyzve k zadání názvu cílového sešitu. Následující tabulka obsahuje shrnutí situací, kdy je sešit vytvořen (jestliže dosud neexistuje) a kdy je přepsán (pokud již existuje).
|
Cílový sešit |
Zdrojový objekt |
Požadovaný export |
Výsledek |
|---|---|---|---|
|
Neexistuje. |
Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava |
Data, formátovaná či neformátovaná |
Sešit je vytvořen během operace exportu. |
|
Již existuje. |
Tabulka nebo dotaz |
Data, bez formátování |
Sešit není přepsán. Do sešitu je přidán nový list, který je označen názvem objektu, z něhož jsou data exportována. Pokud list s tímto názvem již v sešitu existuje, Access vás vyzve k nahrazení obsahu odpovídajícího listu nebo k zadání jiného názvu nového listu. |
|
Již existuje. |
Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava |
Data, včetně formátování |
Sešit je přepsán exportovanými daty. Všechny stávající listy jsou odebrány a je vytvořen nový list, který má stejný název jako exportovaný objekt. Data v listu Excel dědí nastavení formátu zdrojového objektu. |
Data jsou vždy přidána do nového listu. Nemůžete je připojit ke stávajícímu listu ani k pojmenované oblasti.
Spuštění operace exportu
-
Pokud je cíl Excel sešitu otevřený, než budete pokračovat, zavřete ho.
-
V podokně navigace zdrojové databáze vyberte objekt, který chcete exportovat.
Export pouze části dat
Pokud je objekt tabulka, dotaz nebo formulář a vy chcete exportovat pouze část dat, otevřete tento objekt v zobrazení Datový list a vyberte požadované záznamy.
Otevření formuláře v zobrazení Datový list:
-
Otevřete formulář poklikáním.
-
Klikněte pravým tlačítkem myši na formulář a potom klikněte na příkaz Zobrazení datového listu. Pokud tato možnost není k dispozici:
-
Klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.
-
Stisknutím klávesy F4 zobrazte podokno úloh Seznam vlastností.
-
V horní části seznamu vlastností vyberte v rozevíracím seznamu položku Formulář.
-
V seznamu vlastností nastavte na kartě Formátové vlastnost Povolit zobrazení datového listu na hodnotu Ano.
-
Na kartě Návrh klikněte ve skupině Zobrazení na Datový list.
Poznámka: Export části sestavy není možný. Můžete však vybrat nebo otevřít tabulku nebo dotaz, na kterých je sestava založena, a potom exportovat část dat v příslušném objektu.
-
-
-
Na kartě Externí data klikněte ve skupině Export na Excel.
-
V dialogovém okně Exportovat – Excel Tabulka zkontrolujte navrhovaný název souboru pro Excel sešit (Access používá název zdrojového objektu). Podle potřeby můžete název souboru upravit.
-
V poli Formát souborů vyberte požadovaný formát souboru.
-
Pokud exportujete tabulku nebo dotaz a chcete exportovat formátovaná data, zaškrtněte políčko Exportovat data s formátováním a rozložením. Další informace naleznete v části Příprava na operaci exportu.
Poznámka: Při exportu formuláře nebo sestavy je toto políčko vždy zaškrtnuté, ale není k dispozici (je zobrazeno šedě).
-
Pokud chcete po dokončení operace exportu zobrazit cíl Excel sešitu, zaškrtněte políčko Po dokončení operace exportu otevřít cílový soubor .
Jestliže je zdrojový objekt otevřený a před zahájením operace exportu jste v zobrazení vybrali nejméně jeden záznam, můžete zaškrtnout políčko Exportovat pouze vybrané záznamy. Chcete-li exportovat všechny záznamy v zobrazení, ponechejte políčko bez zaškrtnutí.
Poznámka: Toto políčko není k dispozici (je zobrazeno šedě), pokud nejsou vybrány žádné záznamy.
-
Klikněte na tlačítko OK.
Pokud operace exportu selže kvůli chybě, Access zobrazí zprávu popisující příčinu chyby. Jinak Access exportuje data a v závislosti na výběru v kroku 7 otevře cílový sešit v Excel. Access pak zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete vytvořit specifikaci, která používá podrobnosti z operace exportu.
Co jiného potřebuji vědět o exportech?
-
Informace o tom, jak uložit podrobnosti exportu do specifikace, kterou můžete později znova použít, najdete v článku Uložení podrobností o operaci importu nebo exportu jako specifikace.
-
Informace o tom, jak uložené specifikace exportu spustit, najdete v článku Spuštění uložené operace importu nebo exportu.
-
Informace o tom, jak naplánovat spuštění specifikací v konkrétních časech, najdete v článku Plánování operace importu nebo export.
-
Informace o tom, jak změnit název specifikace, odstranit specifikaci nebo v ní aktualizovat názvy zdrojových souborů, najdete v článku Úlohy správy dat.
Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami
Následující tabulka obsahuje popis různých způsobů odstraňování běžných chyb.
Tip: Pokud zjistíte, že chybí jen několik hodnot, opravte je v sešitu Excel. Jinak opravte zdrojový objekt v databázi Access a opakujte operaci exportu.
|
Problém |
Popis a řešení |
|---|---|
|
Počítaná pole |
Výsledky počítaných polích jsou exportovány, avšak výrazy, na jejichž základě je výpočet proveden, nikoli. |
|
Pole s více hodnotami |
Pole, která podporují více hodnot, jsou exportována jako seznam hodnot oddělených středníky (;). |
|
Obrázky, objekty a přílohy |
Grafické prvky (například loga, obsah polí objektů OLE a přílohy, které jsou součástí zdrojových dat) nebudou exportovány. Přidejte je do listu ručně po dokončení operace exportu. |
|
Graf |
Při exportu formuláře nebo sestavy, která obsahuje objekt Microsoft Graph, objekt grafu se neexportuje. |
|
Data v nesprávném sloupci |
Hodnoty Null jsou ve výsledném listu někdy nahrazeny daty, která by měla být v následujícím sloupci. |
|
Chybějící hodnoty kalendářních dat |
Hodnoty kalendářních dat, které jsou dřívější než 1. ledna 1900, se neexportují. Odpovídající buňky v listu budou obsahovat hodnotu null. |
|
Chybějící výrazy |
Výrazy, které se používají k výpočtu hodnot, se neexportují do Excel. Exportovány jsou pouze výsledky výpočtů. Po dokončení operace exportu přidejte vzorec do listu Excel ručně. |
|
Chybějící podformuláře, podsestavy a podřízené datové listy |
Pokud exportujete formulář, sestavu nebo datový list, bude exportován pouze hlavní formulář, sestava nebo datový list. Operaci exportu je nutné zopakovat pro každý podformulář a podřízený datový list, které chcete exportovat. |
|
Chybějící nebo nesprávně formátované sloupce |
Jestliže není žádný ze sloupců ve výsledném listu formátován, opakujte operaci exportu, ale nezapomeňte v průvodci zaškrtnout políčko Exportovat data s formátováním a rozložením. Naopak, pokud se zdá, že pouze některé sloupce jsou formátovány jinak než verze ve zdrojovém objektu, použijte požadované formátování ručně v Excel. Formátování sloupce v Excel
|
|
Hodnota # ve sloupci |
Ve sloupci může být zobrazena hodnota #, která odpovídá poli typu Ano/Ne ve formuláři. Může to být způsobeno spuštěním operace exportu z navigačního podokna nebo formulářového zobrazení. Tento problém můžete vyřešit tak, že formulář před exportem dat otevřete v zobrazení datového listu. |
|
Indikátory chyb nebo chybové hodnoty |
Zkontrolujte, zda v buňkách nejsou zobrazeny indikátory chyb (zelené trojúhelníky v rozích) nebo chybové hodnoty (řetězce začínající znakem # místo příslušných dat). |
