Při vytváření zprávy pro interní cílovou skupinu je potřeba zvážit, jak efektivně komunikovat v rámci vaší organizace.
Krok 1. Vysvětlení interních typů cílových skupin vaší organizace
Při vytváření zprávy pro interní cílovou skupinu je důležité pochopit, kdo je vaše cílová skupina. To vám pomůže určit správný jazyk, tón a úroveň podrobností, ke které se dostanete při vytváření zprávy pro vaši komunikační kampaň. Pomůže vám také určit, které informace jsou nejdůležitější.
Interní cílové skupiny je možné seskupit podle organizační struktury, zájmů, technických znalostí, umístění, jazyka a dalších. Při určování cílové skupiny zvažte následující kategorie cílových skupin:
Organizační hierarchie
Zvažte rozsah odpovědnosti cílové skupiny. Někteří členové organizace se zaměřují na oblasti firmy na vyšší úrovni než jiní. Někteří členové organizace se zaměřují na věci, které mají vliv na jejich každodenní činnosti v práci.
Roli
Interní cílové skupiny je také možné segmentovat podle rolí. Například zaměstnance na plný úvazek můžou ovlivnit konkrétní interní změny, které nemají vliv na zaměstnance na částečný úvazek. Zaměstnanci pracující na projektu můžou potřebovat zprávy, které se zaměřují konkrétně na malé podrobnosti nebo přímo řeší problémy, zatímco ostatní zaměstnanci potřebují jenom obecné aktualizace, které neobsahují příliš mnoho malých podrobností.
Oddělení
Může být také výhodné segmentovat cílové skupiny na základě oddělení. Členové IT oddělení mohou být ovlivněni konkrétní událostí, která nemá vliv na členy marketingového oddělení. Zamyslete se nad tím, komu je vaše zpráva určena, a podle toho ji nastavte na míru.
Jazyk nebo umístění
Ve větších organizacích hraje geografická poloha velkou roli v tom, jaký dopad může nebo nemusí mít vaše zpráva na různé skupiny lidí. Při přípravě zprávy, která ovlivňuje celou organizaci, se ujistěte, že máte aktuální informace o aktuálních událostech a věcech, které můžou mít vliv na určitá místa. To vám pomůže vyhnout se (zvuk zvuku hluchý) při vytváření zprávy. Umožní vám také lépe přizpůsobit vaše sdělení, když mluvíte pouze s konkrétní cílovou skupinou v různých jazycích a umístěních.
Krok 2. Vysvětlení zařízení používaných pro přístup k interní komunikaci
Většina organizací zahrnuje různé typy cílových skupin, které se skládají z pracovníků v první linii, pracovníků v kanceláři a vzdálených pracovníků.
Pracovníci v první linii obvykle pracují z mobilních zařízení a tabletů a nesedí před počítačem, aby mohli provádět většinu úkolů. Při vytváření zpráv pro pracovníky v první linii udržujte zprávy stručné, snadno přístupné a vizuálně poutavé.
Pracovníci v kanceláři a vzdálení pracovníci naopak obvykle sedí u stolu v tradičním kancelářském prostředí a používají počítač nebo přenosný počítač pro přístup a zapojení do podnikové komunikace. Tato cílová skupina může také používat mobilní zařízení pro přístup k firemní komunikaci a k jejich zapojení. Zprávy pro tuto skupinu by měly být inkluzivní, aby vyhovovaly různým pracovním plánům, přístupu k internetu, jazykům a časovým pásmům. V kanceláři se pracovníci obvykle vzájemně kontaktují osobně. Při cílení na pracovníky v kanceláři mějte zprávy stručné, informativní a stručné.
Při komunikaci s pracovníky v první linii a vzdálenými pracovníky zvažte použití více než jednoho distribučního kanálu k oslovení různých zaměstnanců s různými styly práce. Vytvořte také příležitosti pro zaměstnance k účasti na konverzacích, sdílení jejich perspektivy a sítě s ostatními, aby se cítili propojeni.
Krok 3. Zvažte velikost a umístění cílové skupiny.
Pomocí velikosti a umístění cílové skupiny určete správné metody a distribuční kanály, které se mají použít k jejich oslovení a podpoře zapojení. Například rychlá oznámení pro celé IT oddělení nebo vaši interní komunitu technických nadšenců mohou být vhodnější jako Viva Engage příspěvek, zatímco velké, vícedílné zprávy určené pro celou organizaci mohou být vhodnější publikovat jako sharepointovou stránku.
Velké organizace se také musí zaměřit na zajištění toho, aby zasílání zpráv a jazyk používaný v rámci jejich komunikační kampaně byly inkluzivní a dobře fungovaly pro vícenárodní aspekty. Zvažte umístění cílové skupiny, abyste měli jistotu, že se obsah ve vaší zprávě dobře lokalizuje a bere v úvahu aktuální události v místě, ve kterém se nachází cílová skupina, pro kterou zprávu sestavujete.
Krok 4. Volba distribučních kanálů
Teď, když rozumíte segmentům cílové skupiny, zařízení, která používají pro přístup a zapojení do firemní komunikace, a velikost a umístění cílové skupiny, tyto informace používají k výběru správných distribučních kanálů pro vaši komunikační kampaň.
