KB 850751 – informace o nastavení pro konfigurátor formátu Electronic Reconcile

TechKnowledge Content

SOUHRN

Tento článek obsahuje informace o nastavení konfigurátoru Electronic Reconcile.


DALŠÍ INFORMACE


Obecné nastavení pro konfigurátor formátu Electronic Reconcile

Proces nastavení konfigurátoru formátu v nástroji Electronic Reconcile je velmi zdlouhavý a k usnadnění tohoto nastavení vám pomůžou následující podrobné kroky. Před nastavením Konfigurátoru formátu musíte mít tištěnou kopii specifikací formátu souboru ke stažení z vaší banky. Vzhledem k tomu, že se formáty bank značně liší, musíte kontaktovat banku a požádat o tyto specifikace formátu souboru. Specifikace formátu budou obsahovat podrobnosti o jednotlivých stažených polích a hodnoty všech příslušných kódů pro banku. Tyto informace jsou nezbytné k tomu, aby bylo možné nastavit konfigurátor formátu, protože každá banka se liší a neexistuje žádný standardní formát, který by bylo možné zadat.


Konfigurátor formátu Electronic Reconcile (Rutiny | Finanční | Elektronická odsouhlasení | Konfigurátor):


Oddíl 1 – Zadání informací o formátu

Formát banky – Pole Formát banky je identifikátor vašeho formátu. Zadejte jedinečný název tohoto formátu, ale obvykle se jedná o název vaší banky.

Popis : Toto je povinné pole. Zadejte další popis formátu banky. 

Formát souboru – Postupujte podle následujících pokynů pro verzi, kterou používáte:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 a předchozí verze : Pole Formát souboru lze v rozevíracím seznamu vybrat jako Pevné pole, Oddělovače čárkami nebo Oddělovače tabulátoru. Banka určuje, kterou možnost ze seznamu vyberete. Proto je musíte kontaktovat, pokud specifikace formátu neumějují formát, který chcete použít.

-Microsoft Dynamics GP 2013 – pole Formát souboru má možnost bai nebo definované uživatelem. Pokud používáte formát Institutu pro správu banky, vyberte BAI. U všech ostatních formátů/bank vyberte Definované uživatelem. V poli Typ souboru můžete zvolit Pevné pole, Oddělovače čárkami nebo Oddělovače tabulátoru určené bankou.



Možnost Používá kódy stavu je označená jenom v případě, že vaše banka k dalšímu definování kódů transakcí používá kódy stavu. Tyto informace určuje také každá banka. Pokud tedy specifikace formátu neumějou, pokud vaše banka používá stavové kódy, musíte kontaktovat banku. (To se moc často nepoužít.)

Identifikátor typu záznamu : Identifikátor typu záznamu bude obsahovat pole Pozice zahájení a Koncová pozice, pokud používáte formát pevného pole a pole Číslo pole, pokud používáte formáty souborů s oddělovači nebo tabulátory. Tady by měl systém hledat v řádku a určit, jaký typ řádku (záhlaví, zápatí nebo podrobnosti) je. Pokud banka kód typu záznamu nepou3/4í, můžete improvizovat tak, že v souboru vyberete pevnou hodnotu.

-Pevné pole : Zadejte počáteční a koncové umístění pole, které bude obsahovat hodnotu pro kód typu záznamu z banky (Kód typu záznamu z banky je zadaný v oddílu 2).

-Čárka s oddělovači nebo Oddělovač tabulátoru – Zadejte číslo pole, které obsahuje kód typu záznamu z banky (Kód typu záznamu z banky je zadaný v oddílu 2).

Před přechodem na oddíl 2 okna Konfigurace formátu elektronického sloučení uložte formát po dokončení oddílu 1.


Oddíl 2 – Zadání typů záznamů


Poznámka: Budete muset definovat jenom typy záznamů, které jsou relevantní pro electronic reconcile. Pokud je oddíl v bankovních specifikacích označený jako nepovinný, není nutné ho nastavit v Konfigurátoru formátu. Typ záznamu podrobností je vždy povinný oddíl ve specifikacích banky.


ID banky : Id banky bude ve výchozím nastavení s formátem banky z oddílu 1, jakmile tabulátorem přehrajete pole Typ záznamu ve druhém sloupci. Toto pole nelze změnit ani upravit.

Typ záznamu : Pole Typ záznamu můžete v rozevíracím seznamu vybrat jako Záhlaví, Podrobnosti nebo Zápatí. Všechny formáty bank budou vyžadovat typ záznamu podrobností, ale typy záznamů záhlaví a zápatí mohou být volitelné. Jednotlivé typy záznamů můžete nastavit jenom jednou, protože více záhlaví nebo zápatí není k dispozici.

Kód typu záznamu z banky – pole Kód typu záznamu z banky je definované ve specifikacích vaší banky. Toto pole musí být jedinečným a konstantním identifikátorem formátu, aby odpovídalo informacím v poli Typ záznamu podrobností. Toto je nejdůležitější pole při nastavování Konfigurátoru formátu tak, aby správně odpovídalo odsouhlasení souboru ke stažení.  (Identifikátor typu záznamu tedy systému řekne, ve kterém sloupci se má podívat, jaký typ řádku se má zobrazit, a pak se podívat na hodnotu v poli Kód typu záznamu z pole Bank a přečíst si, jestli se jedná o záhlaví, podrobnosti nebo řádek zápatí.)


Počet polí: Počet polí určuje, kolik polí se má definovat v oddílu 3. Zadejte počet polí obsažených na řádku definovaného typu záznamu. Tyto informace je nutné zadat pro každý typ záznamu, který je povinný ve specifikacích banky.



Oddíl 3 – Zadání informací o poli

Když v oddílu 2 kliknete na typ záznamu, zobrazí se odpovídající počet polí v oddílu 3. 

Typ záznamu : Pole Typ záznamu v levém sloupci oddílu 3 bude výchozí, když vyberete typ záznamu v oddílu 2.

# – Číselná pole se ve výchozím nastavení zobrazí s počtem polí zadaných v oddílu 2. 

Typ pole : Pole Typ pole slouží k definování všech příslušných polí pro každý typ záznamu. V rozevíracím seznamu vyberte typ pole, který obsahuje možnosti pro účty, kalendářní data a částky. Pokud se přesný název pole ze specifikací vaší banky v seznamu nezobrazuje, budete možná muset vybrat možnost, která je podobná, nebo použít možnost Výplň/Ignorovat. Opět je potřeba definovat jenom příslušná pole, a to nejdůležitější: Čísla účtů, Kontrolní čísla, Zkontrolovat kalendářní data, Zkontrolovat částky, Kódy transakcí, Kódy typů záznamů atd.

Poznámka: Stejně jako u typů záznamů budete muset definovat jenom pole, která jsou relevantní pro electronic reconcile. Pokud je ve specifikacích banky pole, které nelze definovat pomocí existujícího typu záznamu nebo není nutné ho definovat, použijte možnost Výplň/Ignorovat. 


Formát : Pole Formát definuje typ výstupního formátu pro určitá pole. Formáty je třeba nastavit jenom pro typy polí, které obsahují kalendářní data nebo částku měny, protože to jsou jediné možnosti pro formáty. Pro text ani řetězec nejsou dostupné žádné možnosti. Pokud tedy pole není datem nebo částkou měny, nechejte pole Formát prázdné. Pole Od a Do slouží k zadání pozice znaků pole. Zadejte pozici počátečního a koncového znaku pro každé pole v každém typu záznamu. Pole Od a Komu musí být zadána, pokud používáte formát souboru pevného pole, takže pokud používáte formáty souborů s oddělovači tabulátoru nebo s oddělovači, můžete tato pole ponechat jako nula.

Kódy transakcí (položka kódů – položka kódů transakcí)

V okně Electronic Reconcile Format Configurator (Konfigurace formátu elektronického sloučení) přejděte v okně Transaction Codes Entry (Položka kódů transakcí) přes cestu uvedenou výše v horním řádku nabídek. Pokud jste kódy transakcí nedefinovali, zobrazí se v chybové zprávě zpráva "Record Type match not found" (Shoda typu záznamu nebyla nalezena). 

Kódy transakcí identifikují typ transakce, kterou každý řádek podrobností představuje. Funkce Electronic Reconcile vyžaduje, aby správně fungoval kód transakce v nakonfigurované podobě banky. Abyste museli používat elektronickou odsouhlasení, musíte mít definované kódy transakcí nebo kódy typů záznamů. Tyto kódy musí pocovat z banky a musí být uvedené ve specifikacích banky.


Typ transakce : Pole Typ transakce slouží k definování jednotlivých typů transakcí, které se zobrazují ve specifikacích vaší banky. Vyberte typ transakce ze seznamu, aby odpovídal nebo přesně odpovídal specifikacím vaší banky. Všimněte si, že možnosti v seznamu jsou jedinými aktuálně podporovanými typy. V tuto chvíli jsou dvě možnosti, které se budou shodovat s použitím funkce Electronic Reconcile, zkontrolovat placené a vymazat vklad.

Poznámka: V Aplikaci Microsoft Dynamics GP 2013 se přidaly také možnosti převodu kreditu a debetního převodu a elektronicky se budou shodovat v aplikaci Electronic Reconcile. Musíte ale zadat kódy typů bankovních transakcí podle definice vaší banky. Další funkce v Microsoft Dynamics GP 2013 je také to, že pro každý typ transakce můžete mít více kódů typu transakce.


Kód typu transakce : Pole Kód typu transakce se používá k zadání hodnoty pro každý typ transakce a tato hodnota se vám zobrazí jako součást specifikací souborů z vaší banky. Zadejte hodnotu Kód typu transakce, která odpovídá vybranému typu transakce. Tyto informace musí pocizovat z banky a nelze je improvizovat, pokud nejsou dostupné ve specifikacích banky.

Finanční účet – pole Finanční účet je dostupné jenom pro následující typy transakcí: Výnosy úroků, Jiné příjmy, Jiné výdaje a Poplatek za služby. Zadejte číslo účtu hlavní knihy pro úpravy, která se vygeneruje. Elektronická odsouhlasení automaticky vytvoří úpravy pro tyto typy transakcí, pokud se zobrazí ve stažených souborech z vaší banky.

Poznámka: Typy transakcí Výnosy úroků, Jiné příjmy, Jiné výdaje a Poplatky za služby se elektronicky neshodují a místo toho vytvoří položky úpravy v odsouhlasení. (Klikněte na tlačítko Úpravy v okně Vybrat bankovní transakce). 

Popis účtu : Pole Popis účtu bude ve výchozím nastavení s popisem účtu z hlavní knihy a nebude možné ho upravovat.

Odkaz na rozdělení : Pole Odkaz na rozdělení lze použít k zadání dalšího odkazu na úpravu, která se má provést. Pokud chcete, můžete zadat odkaz na distribuci, ale není to povinné pole.

Typ dokumentu : Pole Typ dokumentu bude ve výchozím nastavení s typem transakce, který jste vybrali v horní části okna Položka kódu transakce: Výnosy úroků, Jiné příjmy, Jiné výdaje nebo Poplatek za službu. Toto pole nelze změnit, pokud se nevrátíte a nezměníte pole Typ transakce.

Definovat kódy stavu – Tlačítko Definovat stavové kódy bude dostupné jenom v případě, že jste v okně Konfigurace formátu elektronického vyrovnání označili možnost Používá stavové kódy. Definovat kódy stavu je k dispozici jenom pro určité typy transakcí: Zaškrtněte políčko Zaplaceno a Vklad je zrušený. Po výběru jednoho z těchto 2 typů transakcí byste vybrali tlačítko Definovat stavové kódy, které se otevře v okně Položka stavových kódů. Tady vyberete: Placená kontrola, Storno šeku, Zastavit platbu nebo Zastavit stornování platby pro typ stavu a zadejte odpovídající stavový kód ze specifikací vaší banky. Tyto informace musí znovu pocát z vaší banky a nelze je improvizovat, jinak nebude funkce Electronic Reconcile fungovat správně.



Zvláštní poznámky, které je dobré si pamatovat při nastavováníelektronického sladění:

• Před nastavením konfigurátoru formátu Electronic Reconcile musíte mít výtisk specifikací formátu souboru z vaší banky.

• Každá banka je jiná. Proto nemůžete sledovat jeden standardní formát pro všechny banky.

• Pokud otevřete soubor .TXT nebo .CSV soubor s Poznámkový blok, systém obvykle nebude číst žádné informace za pozicí 245. Proto se ujistěte, že všechna povinná pole, která se mají namapovat, jsou v první části řádku, pokud jsou řádky delší než 245 znaků. Informace po 245 se přečtou jako nový řádek a v chybové zprávě Nezpracovaný datový záznam se zobrazí jako "Typ záznamu nebyl nalezen: Typ záznamu = ", protože žádný není. To by bylo přijatelné, pokud není za pozicí 245 potřeba žádná pole. Pokud jsou potřebná pole, budete muset kontaktovat banku a podívat se, jestli je možné soubor překonfigurovat tak, aby byl menší a nepřekročil 245 znaků.

• Konfigurátor formátu Electronic Reconcile je potřeba nastavit jenom jednou, když poprvé začnete používat electronic reconcile, a pak budete pokračovat ve stahování . BAI, .TXT nebo .CSV soubory z banky tak, aby odpovídaly tomuto konfigurátoru formátu.

• Ve vašem formátu banky musí být přítomná následující pole: Kód transakce, Číslo účtu, Šek/Sériové číslo, Částka transakce, Kód typu záznamu a Datum vyškrtnuté banky. Pokud váš formát používá kódy stavu, musí být v konfiguraci také kód stavu transakce.

• Pokud jste prošli celým procesem elektronického vyrovnání a v modulu Odsouhlasení banky nejsou žádné transakce označené jako nezaškrtnuté, je pravděpodobné, že něco není správně nastavené v konfigurátoru formátu Electronic Reconcile. Nejběžnější chybová zpráva, která se zobrazí, je chyba"Shodatypu záznamu nebyla nalezena" v sestavě Nezpracované záznamy, která se vytiskne po pokusu o stažení.  To obvykle znamená, že kód transakce není nastavený v položce Kódy.

• Pokud se pokusíte soubor .txt z banky znovu stáhnout, zobrazí se chybové zprávy Duplikovat, protože systém vidí transakce jako duplicitní místo toho, aby stahoval nové transakce. (Mělo by se vymazat předchozí nahrávání pomocí pole ID nahrávání (pole MEARLDID) v tabulkách ME142806 a ME142807.)

• Pokud se pokusíte odstranit odsouhlasení a znovu zadat informace po stažení souboru .txt z banky, zobrazí se chybové zprávy Duplikovat, protože systém vidí transakce jako duplicitní.

• Ujistěte se, že číslo bankovního účtu je jedinečné pro kontrolní knihu, která je nastavená pomocí elektronického vyrovnání. Pokud je číslo bankovního účtu použito u více šekových knih, nebude možnost Electronic Reconcile tuto šekovou knihu najít a zobrazí se zpráva s informací, že číslo bankovního účtu není nastavené.

• V okně Zadávání kódů v konfigurátoru se automaticky shodují tyto typy: Kontrola platby, Vymazání vkladu, Převod debetního a převodního kreditu.

• Následující typy úprav vytvářejítransakci "úpravy" v okně Úpravy odsouhlasení banky (tlačítko):(Například úrok nebo "vedlejší poplatek" v bankovním výpisu by nebyl v GP (takže se nic nerovná), takže je potřeba, aby systém pro tyto typy zakřizování položky úpravy/deníku v GP.)

  • Výnosy z úroků

  • Ostatní příjmy

  • Další výdaje

  • Poplatek za službu

• V konfigurátoru nejsou žádné typy, které se automaticky shodují s úpravou, snížením úprav nebo výběrem v okně Položka bankovní transakce v GP. Tyto typy jsou pro úpravy v GP u položek, které byste v bankovním výpisu nečekali. Tyto typy musíte ručně označit jako zrušené v okně sloučení.

• Kontroly se budou shodovat s čísly Check Amount (Zkontrolovat částku) a Check Number (Zkontrolovat částku) a Check Number (Zkontrolovat číslo). Vklady se budou shodovat s částkou vkladu a datem vkladu (v rámci výchozího 8denního období, ale po zobrazení výzvy k jinému dennímu období ho můžete přepsat.) Další informace o kritériích, která se automaticky shodují, najdete v článku KB 851279.

• Na proces párování může mít vliv datum bankovního vyškrtnutého účtu. GP vymaže jenom kontroly, u kterých je datum vymazání banky po datu vystavení šeku v GP. GP nevyškrtla kontrolu k datu před datem, kdy byla ve skutečnosti vystavena v GP.

• Gp ignoruje všechny počáteční nuly při kontrole v procesu párování a ve skutečnosti je při importu odškrtne od čísla šeku. Počáteční nuly nebudou mít vliv na odpovídající proces pro číslo šeku. Gp dokáže porovnat číslo šeku bez ohledu na počáteční nuly.

• K Poznámkový blok souborů použijte funkci automatické formátování, protože automatické formátování Excel počáteční nuly.  Natom, že vede nuly, nezáleží na kontrole, ale záleží na datech. Pokud se data importují nesprávně, znamená to, že formát data v konfigurátoru neodpovídá tomu, co je v souboru, nebo úvodní nuly v tomto datu v souboru chybí.  Pokud máte konfigurátor namapovaný na použití MMDDYYYY, měl by mít soubor třeba 08152017.  Nebo pokud máte MM/DD/RR, měl by mít soubor 15. 8. 08. 2017.  Formát data by měl přesně odpovídat.

• Při nasouvání souboru zadejte potvrzovací číslo podle svého výběru.  Kontroly se importou po zadání čísla potvrzení.

• Pokud předáte denní soubor, měli byste se sladit každý den před tím, než soubor dalšího dne přinesete.  Systém se automaticky shoduje s posledním souborem, který jste donesli.  Pokud tedy nejdřív naimportujete 5 denních souborů a pak odsouhlasíte den 1, automaticky se shoduje, ale když se pokusíte sloučit den 2, automaticky se neshoduje.  Pokud chcete, aby se soubor automaticky shodoval, budete muset do souboru znovu importovat den 2.

• Pokud se datum importuje jako všechny nuly nebo 00.00.0000, namapujte v konfigurátoru místo "datum transakce" pole Bankovní vymazání.

• Pokud se datum importuje jako kódované, formát data v konfigurátoru neodpovídá formátu data v bankovním souboru.  Zkontrolujte, jestli má soubor banky MMDDYYYY, že jste v konfigurátoru vybrali stejný formát, aby přesně odpovídal.  Ujistěte se také, že uživatel neotevřel soubor v Excel a úvodní nuly na MM nebo DD byly vynechány.  Pokud ano, otevřete soubor v Poznámkový blok a přidejte počáteční nuly zpět k datu a znovu je naimportujte.  Pomocí Poznámkový blok otevřete bankovní soubory, ne Excel.

• Další informace o tom, jak se transakce shodují, najdete v článku KB 851279.

Tento článek byl TECHKnowledge Document ID:19396