TechKnowledge Content
SHRNUTÍ: Účelem tohoto článku je poskytnout tipy pro vyrovnání pohledávek
k hlavní knize.
DALŠÍ INFORMACE Vyrovnání pohledávek k hlavní knize Vyrovnání zůstatků v modulu Pohledávky s účty AR v hlavní knize je důležitým krokem a mělo by se provést v rámci procesu uzavření na konci
měsíce. Pokud je měsíční odsouhlasení hotové, bude při provádění auditování dostupná správná dokumentace a všechny rozdíly, které mezi těmito dvěma moduly existují, se chytí a opraví před ukončením období.
Jaké účty by měly být odsouhlasené?
Všechny informace zadané v části Pohledávky aktualizuje účet hlavní knihy. Nejdůležitějším účtem pro odsouhlasení je účet Pohledávky. Další účty, které můžete chtít sloučit mezi těmito dvěma moduly, by byly účet AR Holding (pokud používáte Cash Manager), příjmové účty, hotovostní účet, slevy, finanční poplatky atd.
Vyrovnání účtu AR v hlavní knize znamená, že součet pohledávek z modulu AR se rovná zůstatku účtu AR v hlavní knize.
Jaké sestavy by se měly zkoumat pro odsouhlasení?
Customer Trial Balance (08.620) – Open Documents Only format (Pouze otevřené dokumenty) nebo formát Starý ar (08,610) – souhrnný formát Zůstatky zákazníků.
Předvah hlavní knihy (01,610) v obou formátech – spusťte ho jenom pro vyvážený účet. To se provádí zadáním příkazu Select pro váš účet Pohledávky takto: Pole: account.acct, Operátor: Rovná se, Hodnota: (účet AR).
Celkový součet účtu v sestavě předvahování hlavní knihy by měl zůstatek s celkovým součtem v sestavě Pohledávky. Pokud jsou součty z těchto dvou sestav zůstatek, není potřeba žádné další odsouhlasení.
POZNÁMKA: Pokud máte více účtů Pohledávky a nebo více podúčtu s jedním účtem Pohledávky, budete muset udělat jednu ze dvou věcí:
1. Vytiskněte sestavu AR s příkazem select tak, aby zahrnovala jenom jeden z účtů AR, a pak použijte stejný příkaz select ve zkušebním zůstatku hlavní knihy a porovnejte každý účet AR po jednom.
NEBO
2. Přidejte všechny účty AR do zkušebního zůstatku hlavní knihy a porovnejte je s celkovým součtem ze sestavy AR.
Předvah období zákazníka (08,621) a období citlivé na starší ar (08,611) – K odsouhlasení minulých období poskytuje Dynamics SL tyto sestavy, které zobrazují zůstatky dokumentu k tomuto období a slouží k odsouhlasení s hlavní knihou za předchozí období.
Vyrovnání rozdílů mezi sestavou AR a předvahem GL: Pokud se zjistí rozdíl porovnáním součtů buď starého ar nebo zkušebního zůstatku zákazníka s předvahem GL, je v Dynamics SL k dispozici mnoho podrobných sestav, které vám pomohou rozdíly
najít.
Podrobná hlavní kniha (01,620) – vytiskněte tuto sestavu pro účty pohledávek. Zobrazí se všechny položky účtované na účty za toto období.
Pokud chcete ověřit modul, ve kterém pochází položka do ar, použijte pole Jrnl Type (Typ Jrnlu). Bude mít modul označený jako AR (Accounts Receivable), GJ (General Ledger) nebo AP (Accounts Payable). Je možné, že při zadávání dávky hlavní knihy může být typ deníku změněn na AR, v takovém případě nemusí stačit použití samotného typu Jrnl k nalezení nesrovnalostí. Pokud k tomu dojde, použijte k identifikaci potřebných transakcí i typ tranše vedle Jrnl Type. Možné typy tranše jsou hlavní knihy (hlavní kniha), CE (konsolidace), LS (zdroj přidělení) a LD (cíl přidělení). Typ tranše odpovídá typu dokumentu původního dokumentu.
Pokud existuje jiný typ Jrnl než AR, znamená to, že položka byla provedena na účet Pohledávky pomocí jiného modulu než Pohledávky, který by vytvořil rozdíl mezi položkami Hlavní kniha a Pohledávky. Jednoduchý způsob, jak najít původní položku transakce, je udělat toto:
1. Poznamenejte si číslo dávky transakce v poli Netopýr Nbr a položku v poli Typ Jrnlu v sestavě Hlavní kniha podrobností.
2. Otevřete okno Upravit sestavu pro modul, který je v poli Typ Žrnlu (tj. pokud je pole Typ Jrnl GJ, otevřete sestavu ÚPRAVY GL (01,810). Pokud chcete, aby sestava zahrnovala jenom číslo dávky uvedené výše, zadejte příkaz select. Prohlédněte si transakci v sestavě úprav a rozhodněte se, jaké úpravy jsou potřeba k vyrovnání účtů mezi účty hlavní knihy a pohledávkami.
Položky zaúčtované do předchozích období se nevytiskne v aktuální sestavě hlavní knihy podrobností. Pokud chcete zjistit, jestli byly položky zaúčtovány do předchozích období, porovnejte počáteční zůstatek sestavy podrobností hlavní knihy aktuálního měsíce s koncovým zůstatek sestavy předchozího měsíce pro účty pohledávek a podúčtu. Pokud počáteční zůstatek aktuálního měsíce a koncový zůstatek předchozího měsíce nejsou stejné, znamená to, že transakce byla zaúčtována do předchozího období. Vytiskněte podrobnou hlavní knihu za předchozí období a prohlédněte si transakce, které byly do tohoto období publikovány. Transakce zveřejněné v jiném období budou označené hvězdičkou (*) a vysvětlení "Označuje, že zadané období se liší od příspěvku období", se vytiskne v dolní části stránky, aby bylo snadné se podívat na stránku a podívat se, které transakce byly publikovány v jiném období.
Transakce hlavní knihy (01,680) – Tato sestava se používá také při pokusu o vyrovnání rozdílů mezi hlavní knihou a pohledávkami. Vygeneruje se tato sestava s nezaúčtovaným formátem. V této sestavě jsou uvedené všechny transakce zadané prostřednictvím pomocných modulů, jako jsou například Pohledávky a transakce zadané prostřednictvím hlavní knihy. Zajistí, že nebudou žádné nezaúčtované transakce, které by mohly mít vliv na zůstatky zákazníka nebo hlavní knihy.
Rozdělení účtu (08,630) – Aby se zajistilo, že účty pohledávek byly řádně odepsány na stranu MD faktur a debetních poznámek a byly připsány k platbám a dobropisům, je třeba tuto sestavu zkontrolovat. Zůstatek v této sestavě by se měl rovnat zůstatku účtů pohledávek v sestavě Hlavní kniha podrobností. Přehled pole Typ transakce (TnTp) vám pomůže identifikovat transakce. Typy transakcí v modulu Pohledávky jsou IN (faktura), PA (platba), CM (dobropis), DM (md memo) a FI (penále). V této sestavě je také uvedené číslo dávky každé transakce. Pokud je nalezena sporná transakce, poznamenejte si číslo dávky v poli Dávka a zkontrolujte dávku spuštěním sestavy AR Edit (08,810) podle čísla dávky.
Transakce AR (08,640) – Tato sestava je velmi užitečná v případě, že se v libovolné z výše uvedených sestav zobrazují sporné transakce. V této sestavě jsou uvedeny všechny transakce zadané pro aktuální období ve faktuře a memo (08.010), platebních aplikacích (08,030) a v položce platby (08,050). Zobrazuje každý účet Pohledávky a započte výdajový účet, na který se transakce zaúčtuje. Pokud chcete sestavu seřadit podle typu transakce, vyberte ARTRAN. Typ TranType v poli Seřadit nebo vybrat a v poli hodnoty vyberte typ TnTp pro požadovanou transakci.
Kontrola integrity pohledávek (08,990) – Pokud se po kontrole výše uvedených zpráv problém nevyřeší, je to další možnost, která se má zvážit. Kontrola integrity ověří, že data v modulu Pohledávky jsou úplná a přesná.
Možnosti, které se používají k ověření dat a ne ke změně dat v modulu Pohledávky, jsou: Ověření účtovaných dávek AR – Výběrem této možnosti zkontrolujte všechny vydané dávky pohledávek, aby se zajistilo, že se správně přenesly do hlavní knihy (tj. jsou úplné a přesné v hlavní
knize). Tento proces se podívá na každou dávku a zajistí, že jsou pro dávku dokumenty a že se množství dokumentu nashromáždí do součtu ovládacího prvku dávky. Pokud existují rozdíly, vytvoří se položka protokolu událostí.
Ověření zůstatků zákazníků – Výběrem této možnosti prohlédněte všechny záznamy zákazníků a ověřte, že zůstatek každého zákazníka v otevřeném dokumentu se rovná aktuálním a budoucím zůstatkům zákazníka. Pokud existují rozdíly, vytvoří se položka protokolu událostí.
Ověření platebních aplikací – Výběrem této možnosti můžete zkontrolovat proces žádosti pro všechny platby a dobropisy, aby se zajistilo, že se aktualizovaly i upravené záznamy dokumentů (správně použité v databázi). Pokud existují rozdíly, vytvoří se položka protokolu událostí.
Ověření období uzavření: Před spuštěním možností oprav nebo opětovného sestavení dat byste měli nejdřív spustit možnosti
ověření. Správné a znovu sestavit možnosti kontroly integrity pohledávek je potřeba spustit opatrně, protože tyto možnosti změní data v souvisejících záznamech. Procesy opětovného sestavení by se neměly spouštět bez souhlasu vedoucího účetního. Zálohování databáze by mělo být vždy dokončeno před spuštěním libovolného z těchto procesů. Možnosti jsou: Opravte zůstatky zákazníků na celkový zůstatek dokumentu – výběrem této možnosti můžete zkontrolovat všechny záznamy zákazníků a podle potřeby aktualizovat
(přepočítat) záznamy tak, aby se shodly s podpůrnými zůstatky otevřených
dokumentů. Před spuštěním této funkce byste měli zajistit, aby byly všechny dokumenty v databázi úplné a správné. Před spuštěním této funkce spusťte ověření účtovaných dávek AR, ověření zůstatků zákazníků a ověření platebních aplikací. Tato možnost je dostupná jenom v případě, že je vybraná možnost Ověřit zůstatky zákazníků.
Znovu vytvořit historii ar z dokumentů – Výběrem aktualizujete záznamy historie zákazníků shrnutím dokumentů pohledávek pro každého zákazníka podle období. Před spuštěním této funkce spusťte ověření účtovaných dávek AR, ověření zůstatků zákazníků a ověření platebních aplikací.
Správná období uzavření: Pokud byly nalezeny a opraveny chyby, měl by se předvah GL a zkušební zůstatek zákazníka ar nebo zastaralá sestava AR znovu vytisknout a zkontrolovat, aby se ověřilo, že zůstatky
souhlasí.
Po měsíčním odsouhlasení a ověření, že se pohledávky a hlavní kniha shodují, je možné provést závěrku za tento měsíc.
Tento článek byl TECHKnowledge Document ID:136078
