Access-databaser kan hjælpe dig med at gemme og spore næsten enhver form for oplysninger, f.eks. lager, kontakter eller forretningsprocesser. Lad os gennemgå, hvordan du kan oprette en Access-skrivebordsdatabase, føje data til den og derefter få mere at vide om de næste trin til tilpasning og brug af din nye database.
Denne artikel indeholder
- Vælg en skabelon
- Opret en database fra bunden
- Tilføj en tabel
- Kopiér og indsæt data
- Importér eller sammenkæd til data
- Organiser data med Tabelanalyse
- Næste trin
Vælge en skabelon
Access-skabeloner har indbyggede tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter, der er klar til brug. Skabeloner er en af de første ting, du ser, når du starter Access, og du kan søge online efter flere skabeloner.
- I Access skal du vælge Filer>ny.
- Vælg en skabelon til en skrivebordsdatabase, og angiv derefter et navn til databasen under Filnavn. Hvis du ikke kan se en skabelon, der fungerer for dig, kan du bruge feltet Søg efter skabeloner online .
- Du kan bruge den standardplacering, der vises under feltet Filnavn , eller du kan vælge mappeikonet for at vælge en.
- Vælg Opret.
Afhængigt af skabelonen skal du muligvis gøre et af følgende for at komme i gang:
Hvis Access viser en logondialogboks med en tom liste over brugere:
- Vælg Ny bruger.
- Udfyld formularen Brugeroplysninger .
- Vælg Gem og luk.
- Vælg det brugernavn, du lige har angivet, og vælg derefter Log på.
Hvis Access viser en sikkerhedsadvarsel på meddelelseslinjen, og du har tillid til kilden til skabelonen, skal du vælge Aktivér indhold. Hvis databasen kræver et logon, skal du logge på igen.
Du kan finde flere oplysninger under Opret en Access-skrivebordsdatabase ud fra en skabelon.
Opret en database fra bunden
Hvis ingen af skabelonerne opfylder dine behov, kan du starte med en tom skrivebordsdatabase.
- I Access skal du vælge Ny>tom skrivebordsdatabase.
- Skriv et navn til databasen i feltet Filnavn .
- Du kan bruge den standardplacering, der vises under feltet Filnavn , eller du kan vælge mappeikonet for at vælge en.
- Vælg Opret.
Tilføj en tabel
I en database gemmes dine oplysninger i flere relaterede tabeller. Sådan opretter du en tabel:
Når du åbner databasen for første gang, får du vist en tom tabel i dataarkvisning, hvor du kan tilføje data. Hvis du vil tilføje en anden tabel, skal du vælge Opret>tabel. Du kan begynde at indtaste data i det tomme felt (celle), eller du kan indsætte data fra en anden kilde, f.eks. en Excel-projektmappe.
Hvis du vil omdøbe en kolonne (et felt), skal du dobbeltklikke på kolonneoverskriften og derefter skrive det nye navn.
Tip
Beskrivende navne hjælper dig med at finde ud af, hvad hvert felt indeholder, uden at se indholdet.
Vælg Gem fil>.
- Hvis du vil tilføje flere felter, skal du skrive i kolonnen Klik for at tilføje .
- Hvis du vil flytte en kolonne, skal du markere den ved at klikke på dens kolonneoverskrift og derefter trække den til den ønskede placering. Du kan også markere tilstødende kolonner og trække dem sammen til en ny placering.
Du kan få flere oplysninger i Introduktion til tabeller.
Kopiér og indsæt data
Du kan kopiere og indsætte data fra et andet program, f.eks. Excel eller Word, i en Access-tabel. Dette fungerer bedst, når dataene er opdelt i kolonner. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, f.eks. Word, kan du bruge mærker til at adskille kolonnerne eller konvertere dataene til et tabelformat, før du kopierer dem.
Hvis dataene skal redigeres, f.eks. adskille fulde navne i for- og efternavne, skal du gøre det først i kildeprogrammet.
Åbn kilden, og kopiér dataene ved at trykke på Ctrl+C.
Åbn den Access-tabel, hvor du vil tilføje dataene i dataarkvisning, og indsæt dem derefter ved at trykke på Ctrl+V.
Dobbeltklik på hver kolonneoverskrift, og skriv derefter et beskrivende navn.
Vælg Gem fil>, og giv derefter den nye tabel et navn.
Bemærk
Access angiver datatypen for hvert felt baseret på de oplysninger, du indsætter i den første række i hver kolonne, så sørg for, at oplysningerne i de følgende rækker svarer til den første række.
Importér eller sammenkæd til data
Du kan importere data fra andre kilder, eller du kan oprette en kæde til data fra Access uden at flytte oplysningerne fra den placering, hvor de er gemt. Sammenkædning kan være en god mulighed, hvis flere brugere opdaterer dataene, og du vil sikre dig, at du får vist den nyeste version, eller hvis du vil spare lagerplads. I de fleste formater kan du vælge, om du vil sammenkæde eller importere data. Du kan få mere at vide under Importér eller opret en kæde til data i en anden Access-database.
Processen varierer en smule afhængigt af datakilden, men disse instruktioner hjælper dig med at komme i gang:
På fanen Eksterne data i gruppen Importér & kæde skal du vælge Ny datakilde og derefter vælge det dataformat, du vil importere fra eller oprette en kæde til, fra de viste indstillinger i undermenuen.
Bemærk
Hvis du stadig ikke kan finde det rigtige format, skal du muligvis eksportere dataene først til et filformat, som Access understøtter, f.eks. en afgrænset tekstfil.
Følg vejledningen i dialogboksen Hent eksterne data .
Når du sammenkæder, er nogle formater tilgængelige som skrivebeskyttede. Her er de eksterne kilder, du kan importere data fra eller oprette en kæde til:
| Kilde | Import | Link |
|---|---|---|
| Excel | Ja | Ja (skrivebeskyttet) |
| Access | Ja | Ja |
| ODBC-databaser som f.eks. SQL Server | Ja | Ja |
| Tekst- eller kommaseparerede (CSV) filer | Ja | Ja (kun tilføje nye poster) |
| SharePoint-liste | Ja | Ja |
| XML | Ja | |
| Datatjenester | Ja (skrivebeskyttet) | |
| HTML-dokument | Ja | Ja |
| Outlook-mappe | Ja | Ja |
Du kan få mere at vide under Importér eller opret en kæde til data i en anden Access-database.
Organiser data med Tabelanalyse
Du kan bruge guiden Tabelanalyse til hurtigt at identificere overflødige data. Guiden giver derefter en nem måde at organisere dataene i separate tabeller på. Access bevarer den oprindelige tabel som en sikkerhedskopi.
- Åbn den Access-database, der indeholder den tabel, du vil analysere.
- Vælg Databaseværktøjer>Analysér tabel. De første to sider i guiden indeholder et kort selvstudium med eksempler. Hvis du ser et afkrydsningsfelt med navnet Vis introduktionssider?, skal du markere det og derefter vælge Tilbage to gange for at se introduktionen. Hvis du ikke vil se introduktionssiderne igen, skal du fjerne markeringen i Vis indledende sider?.
Du kan få mere at vide under Normaliser dine data ved hjælp af Tabelanalyse.
Næste trin
Resten af designprocessen varierer afhængigt af, hvad du vil foretage dig, men du vil sandsynligvis overveje at oprette forespørgsler, formularer, rapporter og makroer. Disse artikler kan hjælpe: