Gør din Mac Outlook-mail tilgængelig for personer med handicap

Dette emne giver dig en trinvis vejledning i, hvordan du gør dine mails tilgængelige og låser dit indhold op for alle, herunder personer med handicap.

Du lærer f.eks, hvordan du bruger Tilgængelighedskontrol til at løse problemer med tilgængeligheden, mens du skriver din mail. Du lærer også, hvordan du føjer alternativ tekst til billeder, så personer, der bruger skærmlæsere, kan lytte til det, billedet handler om. Du kan også læse om, hvordan du bruger skrifttyper, farver og typografier til at maksimere inklusionen af dine mails, før du sender dem.

I dette emne

• Bedste fremgangsmåder til at gøre Outlook-mail tilgængelig
• Kontrollér tilgængelighed, mens du arbejder i Outlook
• Undgå at bruge tabeller
• Føje alternativ tekst til visuelle elementer
• Tilføj handicapvenlig linktekst og Skærmtip
• Brug handicapvenligt skrifttypeformat
• Brug handicapvenlig skriftfarve
• Opret handicapvenlige lister
• Justere afstanden mellem sætninger og afsnit

Bedste fremgangsmåder til at gøre Outlook-mail tilgængelig

Tabellen nedenfor indeholder vigtige bedste fremgangsmåder til oprettelse af Outlook-mail, der er tilgængelig for personer med handicap.

Hvad kan du afhjælpe	Hvorfor skal det afhjælpes	Sådan afhjælper du det
Undgå almindelige problemer med tilgængeligheden, f.eks. manglende alternativ tekst (alternativ tekst) og farver med lav kontrast.	Gør det nemt for alle at læse dine Outlook-mails.	Kontrollér tilgængelighed, mens du arbejder i Outlook
Hvis du skal bruge tabeller, skal du oprette en simpel tabelstruktur udelukkende for data og angive oplysninger i kolonneoverskriften.	Skærmlæsere holder styr på deres placering i en tabel ved at tælle tabelceller. Skærmlæsere bruger også overskriftsoplysninger til at identificere rækker og kolonner.	Bruge tabeloverskrifter Undgå at bruge tabeller
Medtag alternativ tekst i alle visuelle elementer.	Alternativ tekst gør det nemmere for personer, der ikke kan se skærmen, at forstå, hvad der er vigtigt i billeder og andre visuelle elementer.	Føje alternativ tekst til visuelle elementer
Tilføj meningsfuld linktekst og skærmtip.	Personer, der bruger skærmlæsere, scanner sommetider en liste over links.	Tilføj handicapvenlig linktekst og Skærmtip
Brug tilstrækkelig kontrast til tekst og baggrundsfarver.	Stærk kontrast mellem tekst og baggrund gør det nemmere for personer med nedsat syn eller farveblindhed at se og bruge indholdet.	Bruge handicapvenligt skrifttypeformat
Kontrollér, at farver ikke er den eneste metode til at formidle oplysninger.	Personer, der er blinde, har nedsat syn eller er farveblinde kan muligvis gå glip af betydningen i bestemte farver.	Bruge handicapvenlig skriftfarve
Brug skrifttypeformatering og indbyggede lister.	Organiser og strukturér oplysningerne i din mail i små enheder, som er lette at læse, navigere og skimme igennem.	Brug opstillinger med punkttegn Bruge opstillinger med tal eller bogstaver Bruge handicapvenligt skrifttypeformat
Brug en større skriftstørrelse (11 pkt. eller mere), Sans Serif-skrifttyper og tilstrækkelige blanktegn.	Brug velkendte Sans Serif-skrifttyper som f.eks. Arial eller Calibri for at reducere læsebelastningen. People med ordblindhed opfatter tekst på en måde, der kan gøre det svært at skelne bogstaver og ord.	Bruge handicapvenligt skrifttypeformat Juster afstanden mellem sætninger og afsnit

Toppen af siden

Kontrollér tilgængelighed, mens du arbejder i Outlook

Tilgængelighedskontrol er et værktøj, der gennemser dit indhold og markerer problemer med tilgængeligheden, som det støder på. Den forklarer, hvorfor hvert problem kan være et potentielt problem for personer med handicap. Tilgængelighedskontrol foreslår også, hvordan du kan løse de problemer, der opstår.

I Outlook kører Tilgængelighedskontrol automatisk i baggrunden, når du skriver en mail.

1. Vælg Kontrollér tilgængelighed i Outlook, mens du skriver eller besvarer en mail. Hvis du ikke kan se knappen på værktøjslinjen, skal du tilføje den der manuelt. Vælg (Se flere elementer) >Tilpas værktøjslinje. Træk og slip derefter knappen Kontrollér tilgængelighed til værktøjslinjen.

   Tip

   I Outlook kan du også få adgang til Tilgængelighedskontrol fra et mailtip øverst i meddelelsesvinduet. Tilgængeligheds-mailtip vises, hvis en af dine meddelelsesmodtagere har konfigureret en indstilling for modtagelse af tilgængelige mails.

   Ruden Tilgængelighed åbnes. Den viser tilgængelighedsproblemer, der er organiseret i advarsler, fejl og tip. Du kan få flere oplysninger om kategoriseringen ved at gå til Regler for tilgængelighedskontrol.
   

2. Hvis du vil gennemse og løse resultaterne, skal du vælge en kategori og et problem. Under det valgte problem finder du alle elementer og objekter, der er berørt af problemet. Vælg et element eller objekt for at se, hvorfor du skal løse problemet, og de trin, du skal udføre for at ændre indholdet.

Toppen af siden

Undgå at bruge tabeller

Generelt bør du undgå tabeller, hvis det er muligt, og præsentere dataene på en anden måde, f.eks. afsnit med overskrifter og bannere. Tabeller med fast bredde kan være svære at læse for personer, der bruger Forstørrelsesglas, fordi sådanne tabeller tvinger indholdet til en bestemt størrelse. Dette gør skrifttypen meget lille, hvilket tvinger brugerne af Forstørrelsesglas til at rulle vandret, især på mobilenheder.

Hvis du skal bruge tabeller, skal du følge følgende retningslinjer for at sikre, at din tabel er så handicapvenlig som muligt:

• Undgå tabeller med fast bredde.
• Kontrollér, at tabellerne gengives korrekt på alle enheder, herunder telefoner og tablets.
• Hvis du har links i din tabel, skal du redigere linkteksterne, så de giver mening og ikke brydes midt i en sætning.
• Sørg for, at mailen nemt kan læses med Forstørrelsesglas. Send mailkladden til dig selv, og få den vist på en mobilenhed for at sikre, at folk for eksempel ikke behøver at rulle vandret gennem mailen på en telefon.
• Brug tabeloverskrifter.

Toppen af siden

Bruge tabeloverskrifter

Skærmlæsere holder styr på deres placering i en tabel ved at tælle tabelceller. Hvis en celle er indlejret i en anden tabel, eller hvis en celle er flettet eller opdelt, kan skærmlæseren ikke tælle korrekt og kan ikke give nyttige oplysninger om tabellen efter den pågældende celle. Tomme celler i en tabel kan også få en person med en skærmlæser til at tro, at der ikke er mere i tabellen. Brug en simpel tabelstruktur udelukkende for data, og angiv oplysninger i kolonneoverskriften. Skærmlæsere bruger også overskriftsoplysninger til at identificere rækker og kolonner.

For at sikre, at tabeller ikke indeholder opdelte celler, flettede celler eller indlejrede tabeller, kan du bruge Tilgængelighedskontrol.

Sådan angiver du en kolonneoverskrift i en tabel:

1. Placer markøren et vilkårligt sted i en tabel.
2. På fanen Tabeldesign skal du vælge afkrydsningsfeltet Kolonneoverskrift .
3. Skriv kolonneoverskrifter.

Toppen af siden

Føje alternativ tekst til visuelle elementer

Alternativ tekst gør det nemmere for personer, der ikke kan se skærmen, at forstå, hvad der er vigtigt i billeder og andre visuelle elementer. Skærmlæsere læser teksten for at beskrive billedet for brugere, der ikke kan se billedet. Når du skriver alternativ tekst, skal du kort beskrive billedet og nævne dets formål.

Hvis du vil have en trinvis vejledning i, hvordan du føjer alternativ tekst til visuelle elementer, skal du gå til Føj alternativ tekst til en figur, et billede, et diagram, SmartArt-grafik eller et andet objekt.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du skriver alternativ tekst, ved at gå til Alt, hvad du behøver at vide for at skrive effektiv alternativ tekst. Visuelt indhold omfatter billeder, SmartArt-grafik, figurer, grupper, diagrammer, integrerede objekter, håndskrift og videoer.

Brug Tilgængelighedskontrol for at finde manglende alternativ tekst.

Toppen af siden

Tilføj handicapvenlig linktekst og Skærmtip

Personer, der bruger skærmlæsere, scanner sommetider en liste over links. Links skal formidle klare og nøjagtige oplysninger om destinationen. Undgå f.eks. at bruge linktekster som "Klik her", "Se denne side", Gå hertil" eller "Få mere at vide." Medtag i stedet destinationssidens fulde titel. Du kan også tilføje skærmtip, der vises, når markøren holdes over tekst eller billeder, der indeholder et link.

1. Markér den tekst, du vil føje linket til, højreklik på teksten, og vælg derefter Link. Den markerede tekst vises i feltet Tekst, der skal vises. Dette er teksten i linket.
2. Hvis det er nødvendigt, kan du ændre teksten i linket.
3. I feltet Adresse skal du skrive URL-adressen til destinationen.
4. Vælg knappen Skærmtip, og skriv et skærmtip i feltet Skærmtiptekst.

Toppen af siden

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

En handicapvenlig skrifttype hverken udelukker eller sænker læsehastigheden for alle, der læser en mail, herunder personer med nedsat syn eller læsehandicap eller personer, der er blinde. Den rigtige skrifttype forbedrer læsbarheden og læsbarheden af mails.

Vælg velkendte Sans Serif-skrifttyper som f.eks. Arial eller Calibri. Undgå kun at bruge store bogstaver og overdreven kursiv eller understreget tekst.

Personer, der er blinde, har nedsat syn eller er farveblinde kan muligvis gå glip af betydningen i bestemte farver. Du kan f.eks. tilføje en understregning til farvekodet hyperlinktekst, så personer, der er farveblinde, ved, at teksten er sammenkædet, selv om de ikke kan se farven. Til overskrifter bør du overveje at tilføje fed eller bruge større skrifttype.

1. Markér teksten.
2. På båndet Formatér, som indeholder indstillinger for skrifttype, størrelse, typografi og farve, skal du vælge dine formateringsvalg.

Toppen af siden

Bruge handicapvenlig skriftfarve

Teksten i dine mails skal kunne læses i tilstand med stor kontrast, så alle kan se den godt, også personer med synshandicap.

Brug for eksempel lyse farver eller farveskemaer med høj kontrast i hver sin ende af farvespektret. Sorte og hvide farveskemaer kan hjælpe farveblinde personer med at skelne farver fra hinanden. 

Brug Tilgængelighedskontrol til at finde utilstrækkelig farvekontrast.

Brug den automatiske indstilling for skriftfarver til at sikre, at teksten vises tydeligt i tilstanden stor kontrast.

1. Markér teksten.
2. Vælg meddelelsens> skriftfarve.
3. Vælg Automatisk.

Toppen af siden

Opret handicapvenlige lister

Du kan gøre det nemmere for skærmlæsere at læse din mail ved at organisere oplysningerne i din mail i små dele, f.eks. opstillinger med punkttegn eller sorterede lister.

Brug opstillinger med punkttegn

Opret punktopstillinger ved hjælp af knappen Punkttegn.

1. Placer markøren et vilkårligt sted i mailen.
2. Vælg fanen Meddelelse.
3. Vælg knappen Punkttegn i gruppen Afsnit .
4. Skriv hvert punkt i punktopstillingen.

Toppen af siden

Bruge opstillinger med tal eller bogstaver

Opret en opstilling med tal/bogstaver ved hjælp af knappen Nummerering.

1. Placer markøren et vilkårligt sted i mailen.
2. Vælg fanen Meddelelse.
3. Vælg knappen Nummerering i gruppen Afsnit .
4. Skriv hvert trin i opstillingen med tal.

Toppen af siden

Justere afstanden mellem sætninger og afsnit

Ordblinde fortæller ofte, at teksten "flyder sammen" på en side (hvor en linje med tekst flyder sammen med linjen nedenunder). De oplever ofte, at teksten flettes eller forvrænges.

Hvis du vil reducere læsebelastningen, kan du øge mellemrum mellem sætninger og afsnit. 

1. Markér teksten, højreklik på den, og vælg derefter Afsnit.
   Dialogboksen Afsnit åbnes og viser fanen Indrykning og afstand.
2. Vælg den afstand, du ønsker, under Afstand, og tryk derefter på OK.

Toppen af siden

Se også

Gør din Outlook-mail tilgængelig for personer med handicap i Windows eller Mobile

Brug Tilgængelighedskontrol til at gøre tilgængeligheden bedre

Regler for brug af Tilgængelighedskontrol

Gør dine Word-dokumenter tilgængelige for personer med handicap

Gør dine Excel-dokumenter tilgængelige for personer med handicap

Gør dine PowerPoint-præsentationer tilgængelige for personer med handicap

Teknisk support til kunder med handicap

Microsoft ønsker, at alle vores kunder skal have den bedst tænkelige oplevelse. Hvis du har et handicap, eller har spørgsmål vedrørende hjælp til handicappede, skal du kontakte Microsoft Disability Answer Desk for at få teknisk hjælp. Disability Answer Desk-supportteamet er oplært i anvendelsen af mange populære hjælpeteknologier og kan tilbyde engelsk, spansk, fransk og amerikansk tegnsprogshjælp. Besøg webstedet Microsoft Disability Answer Desk for at se kontaktoplysninger for dit område.

Hvis du er offentlig myndigheds-, kommerciel- eller virksomhedsbruger, skal du kontakte virksomhedens Disability Answer Desk.