Vi har alle været der, ikke? Efter en spændende ferie, kommer du tilbage til arbejdet, åbner Outlook og finder to tusinde ulæste meddelelser, der venter på dig. Det er nok til, at du kan få brug for at tage på ferie igen. Eller tag aldrig en ferie igen.
Men Outlook er et effektivt program, og det kan hjælpe dig med hurtigt at få styr på den pågældende indbakke – sandsynligvis meget hurtigere, end du kunne have forestillet dig.
Forberedelse til ferie
Lad os følge dig sammen med Shetl, mens hun forbereder sig på at tage på ti dages ferie.
Hun håndterer kommunikation og koordinering for fem separate projekter, hun er medlem af 20 forskellige adresselister, og hun modtager også et lille antal personlige mails hver dag.
Mens Chest er væk fra kontoret, er Chester det vigtigste kontaktpunkt for tre af hendes projekter, og Cheryl håndterer de to andre.
Den sidste gang Sen gik på ferie, indstillede hun Autosvar for at give alle besked om, at hun ville være tilbage om ti dage, men hun har ikke gjort andet. Da hun vendte tilbage, var hendes indbakke steget fra 50 meddelelser til 500 meddelelser.
Denne gang bruger Ane et par minutter dagen, før hun tager af sted med flere af Outlook s vigtigste funktioner, der kan hjælpe hende med at komme tilbage fra ferie uden stress.
Dine kollegaer ved, at det kan være en god ide at konfigurere et automatisk svar for at stille en masse spørgsmål og skabe forvirring. Da hun har Microsoft 365, vælger hun > Autosvar ogskriver i følgende tekst.
Hej,
Tak for din besked. Jeg er ikke på kontoret fra den 1. maj 2019 til den 10. maj 2019. Jeg tjekker ikke mail, når jeg er væk.
Hvis du vil have hjælp til contoso-, fourth coffee- og tailspin Toys-projekter, skal du kontakte Chester Beane.
Kontakt Cheryl Jenkins for at få hjælp med Northwind-projektet.
—Den, der ikke kan se,
Hun kan indstille sine autosvar til at slå den dag, hun forlader, til og deaktivere den dag, hun returnerer. Dette er et godt trin 1. Dog ved ANene, Outlook har andre funktioner, hun kan bruge til at hjælpe hende med at holde sin indbakke under kontrol.
Hvis du vil konfigurere dine egne autosvar, skal du se Sende autosvar fra Outlook.
Now, Ane can move on to Step 2: Creating rules.
Regler er en god metode til at administrere dine meddelelser, både når du er på kontoret og ikke til kontoret. Funktionen Autosvar har sine egne indbyggede regler, der kun slås til, når du ikke er på kontoret.
Vælg Tilføj regel i dialogboksen regler nederst i vinduet Autosvar.
Derefter føjer hun advertisements@contoso.com til feltet Fra. Hun modtager en daglig meddelelse fra denne adresse, der indeholder tidsfølsomme oplysninger, hun ikke har brug for, når hun returnerer fra sin ferie.
I sektionen Udfør disse handlinger kontrollerer EfterKontrollere feltet til Slet alle meddelelser fra den pågældende mailadresse. Hun kan oprette flere regler, der flytter, sletter eller endda videresender meddelelser til andre i hendes organisation baseret på ord i emnet eller meddelelsesteksten, eller hvem meddelelsen sendes til eller modtages fra.
Når hun er færdig med at oprette regler, kan hun gemme sit automatiske svar og tage afsted til sin ferie velvidende, at et godt antal mails automatisk videresendes til den rigtige person, og en anden gruppe slettes helt.
Du kan finde flere oplysninger om at tilføje regler i Administrer mails ved hjælp af regler.
Efter ferie
Hvad nu, hvis du ikke var så organiseret som Holdene, før du tog på ferie?
Lad os følge Efter, når han forsøger at håndtere en overbelastet indbakke efter en ti-dages ferie. Han har konfigureret et autosvar, men han gav ikke sine kollegaer instruktioner, mens han var væk.
Når Stjerne returnerer fra sin ferie, har han 1243 meddelelser i sin indbakke. Heldigvis har Ane Outlook som en del af sit Microsoft 365 -abonnement, så han hurtigt og nemt kan sortere, filtrere og håndtere disse meddelelser ved hjælp af et par Outlook funktioner.
Først sorterer Anesortering sine meddelelser efter prioritet. Dette placerer alle meddelelser med høj prioritet – dem, han skal håndtere hurtigt – øverst i hans indbakke.
For at gøre dette vælger han rullelisten Efter dato øverst på meddelelseslisten og vælger Prioritet. Dette sorterer hans indbakke for ham.
Stjernen kan nu bruge femten minutter på at besvare de fem meddelelser med høj prioritet, arkivere dem i mapper og derefter ændre sorteringsrækkefølgen ved at klikke på rullelisten igen og vælge Lav øverst for at få meddelelser med lav prioritet øverst på meddelelseslisten. Disse meddelelser får kun en hurtig scanning, og derefter sletter han alle ud over en af dem. Frokostinvitationer, en meddelelse om brandlys og en advarsel om strømsvigt for tre dage siden er ikke meddelelser, han skal besvare.
Nu hvor han har taget sig af de vigtigste mails, kan Nielsen bruge en anden af Outlook indbyggede filtre, den til @mentions. Ved hjælp af rullelisten Efter dato øverst til højre på meddelelseslisten vælger han Omtaler Mail.
Vedkommende ved, om han er blevet omtalt i en bestemt mail, men afsenderen har sandsynligvis brug for noget eksplicit fra ham i stedet for fra en af sine medarbejdere.
Der er ca. 50 af disse meddelelser, og 100 meddelelser kan hurtigt gennemgå listen, slette dem, der måske allerede er blevet behandlet af en af hans kollegaer, og derefter svare til de andre.
Hvis du har et stort antal projekter, kan nogle være mere tidsfølsomme end andre. Hvis du søger efter meddelelser, der relaterer sig til de mest tidsfølsomme projekter, kan det hjælpe dig med at have godt styr på disse projekter, samtidig med at du sparer de mindre tidsfølsomme projekter til en anden dag.
Hvis du vil søge efter meddelelser, der indeholder et bestemt udtryk, skal du bruge feltet Søg øverst Outlook listen over meddelelser. Brug anførselstegn omkring en sætning med flere ord til kun at søge efter det pågældende udtryk og ikke hvert enkelt ord i det pågældende udtryk.
Gruppering af meddelelser efter afsender gør det muligt at finde meddelelser, som du muligvis enten kan slette hurtigt, f.eks. nyhedsbreve eller automatiserede meddelelser fra ikke-overvågede konti, eller meddelelser, du skal besvare i tide, f.eks. meddelelser fra din direkte tilsynsførende.
Hvis du vil gruppere dine meddelelser efter afsender, skal du klikke på rullelisten Efter dato i øverste højre hjørne af meddelelseslisten og vælge Fra.
