Administrere grupper af websteder og globale indstillinger i SharePoint Administration

Planlægge for at gøre det nemmere at administrere grupper af websteder

Styring er det sæt politikker, roller, ansvarsområder og processer, der bestemmer, hvordan organisationen samarbejder for at nå de forretningsmæssige mål. Disse mål drejer sig om den tjeneste, du yder, samt administrationen af den immaterielle ejendom, dine medarbejdere skaber. Når du planlægger grupperne af websteder, skal du også udarbejde en plan for, hvordan du styrer dem.

Når du overvejer, hvordan grupperne af websteder skal struktureres og styres, så overvej disse svar på spørgsmålene.

Slette og gendanne grupper af websteder

Som SharePoint-administrator kan du også gendanne slettede grupper af websteder. Med Papirkurv kan du gendanne slettede grupper af websteder, så længe de ikke har været i Papirkurv i mere end 90 dage. Efter 90 dage i Papirkurv slettes en gruppe af websteder automatisk permanent. Med Papirkurv får du tid til at sikre dig, at gruppen af websteder ikke indeholder data, som organisationen skal bruge. Du kan få mere at vide under Gendanne en slettet gruppe af websteder.

Administrere administratorer af grupper af websteder

Der er tre administrative roller i SharePoint administration af tjenesten:

• Global administrator    Administrator for Microsoft 365 portalen. kan administrere tjenestelicenser, brugere og grupper, domæner og tjenester, der abonneres på. I Microsoft 365er en global administrator også en SharePoint administrator.

• SharePoint-administrator    Global administrator, hvis primære job er at administrere SharePoint miljø via SharePoint Administration. kan oprette og administrere grupper af websteder, udpege administratorer af grupper af websteder, angive lejerindstillinger og konfigurere Business Connectivity Services og Secure Store, Datastyring, Søgning og Brugerprofiler.

• Administrator for gruppe af websteder    En bruger med administratortilladelser til at administrere en gruppe af websteder. En gruppe af websteder kan have flere administratorer, men kun én primær administrator. Den SharePoint administrator skal tildele tilladelser til den primære administrator af gruppen af websteder, når der oprettes en gruppe af websteder, og kan derefter tilføje flere administratorer for gruppen af websteder.

Når du opretter en gruppe af websteder SharePoint en global administrator eller SharePoint en primær administrator af gruppen af websteder. Det er en god ide at vælge en eller flere administratorer for en gruppe af websteder for en sikkerhedsforanstaltning, og det er også en god ide at have en sekundær global administrator tilgængelig i Microsoft 365.

Du kan få mere at vide under Administrer administratorer for en gruppe af websteder.

Give eksterne brugere adgang til jeres interne websteder

SharePoint giver webstedsbrugere mulighed for at invitere eksterne brugere (dvs. brugere, der ikke har licens til dit Microsoft 365 -abonnement) til at få vist eller redigere indhold på websteder. Hvis du vil vide mere om, hvilke typer brugere der er kvalificeret til at være eksterne brugere, og hvilke rettigheder en ekstern bruger har, skal du se Hvad er en ekstern bruger?

Ekstern deling er en effektiv samarbejdsfunktion, der kan understøtte din organisations behov for at samarbejde med eksterne leverandører, kunder eller kunder. Det er dog vigtigt at administrere ekstern deling omhyggeligt for at sikre, at det indhold, du ikke ønsker delt, er tilstrækkeligt beskyttet.

Der er tre måder, hvorpå brugere kan dele indhold på webstedet med personer uden for organisationen:

• De kan dele et helt websted ved at invitere eksterne brugere til at logge på webstedet med en Microsoft-konto* eller et Microsoft Office 365-bruger-id.

• De kan dele individuelle dokumenter ved at invitere eksterne brugere til at logge på dit websted med en Microsoft-konto* eller et Microsoft Office 365-bruger-id.

• De kan sende brugere et gæstelink, som de kan bruge til at se separate dokumenter eller hele webstedet anonymt.

* Microsoft-konti som Outlook.com og Hotmail.com, leveres af Microsoft Corporation og er underlagt Microsofts vilkår og betingelser og erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger. Brugen af disse apps og konti kan medføre, at kundedata overføres, gemmes og/eller behandles i USA eller et andet land, hvor Microsoft, Microsofts associerede virksomheder eller tjenesteudbydere har faciliteter.

Ekstern deling er ikke aktiveret som standard for dit SharePoint-miljø (lejer) og grupperne af websteder, men du kan slå det til, når du ved præcis, hvordan du vil bruge funktionen. Du kan vælge at tillade ekstern deling for bestemte grupper af websteder, mens du vil lade det være deaktiveret for grupper af websteder, som lagrer indhold som er følsomt og ikke vedkommer andre personer uden for virksomheden.

Du kan konfigurere ekstern deling på to niveauer i SharePoint Administration:

1. Du kan slå ekstern deling til eller fra globalt for et helt SharePoint miljø (eller lejer).    Hvis du slår ekstern deling til, kan du angive, om du kun vil tillade deling med godkendte brugere, eller om du vil tillade brugerne at dele indhold med både godkendte brugere og anonyme brugere ved hjælp af gæstelinks.

2. Du kan slå ekstern deling til eller fra for bestemte grupper af websteder.    Dette gør det muligt at sikre indhold på bestemte grupper af websteder, som du ikke vil dele. Du kan også angive, hvilket niveau af deling du vil tillade på en gruppe af websteder (dele med godkendte brugere eller dele med både godkendte brugere og anonyme brugere via gæstelinks).

Du kan finde flere oplysninger om at aktivere og administrere ekstern deling under Administrere ekstern deling for dit SharePoint miljø.

Administrere brugerprofiler og planlægge eventuelle brugerdefinerede profilegenskaber eller -politikker

Når der oprettes en brugerkonto i Microsoft 365, kan en administrator angive brugeroplysninger manuelt, herunder stilling, afdeling, telefonnumre og andre egenskaber, der vises i den globale Microsoft 365 -adresseliste i Microsoft 365 . Eller en administrator kan bruge værktøjet Microsoft Services - Katalogsynkronisering til at kopiere organisationens Active Directory-brugerkonti (og andre Active Directory-objekter) i Microsoft 365. Disse oplysninger feeds i en brugers SharePoint profil.

Uanset om du har angivet brugerprofiloplysningerne i Microsoft 365 -katalogtjenesten manuelt eller synkroniseret med Active Directory, hvis der er oplysninger, du vil føje til brugerprofiler, men der ikke er noget felt til det, kan du overveje at oprette en SharePoint-brugerprofilegenskab. Du kan også definere politikker for, hvordan disse egenskaber skal fungere.

Yderligere egenskaber for brugerprofiler kan forbedre organisationens sociale SharePoint, f.eks. søgning efter personer og anbefalinger. Det kan f.eks. være, at du vil oprette en brugerprofilegenskab for aktuelle projekter, som en medarbejder arbejder på, så andre kan finde eksperter inden for et emne.

Husk på, at disse egenskaber er specifikke for SharePoint, og disse oplysninger replikeres ikke til dine arbejds- eller skolekontos. Det betyder Microsoft 365 , f.eks. Exchange eller Lync Online, ikke kan se disse oplysninger, fordi de ikke føjes til den globale adresseliste.

I forbindelse med planlægning af brugerprofiler kan du begynde med at evaluere organisationens samarbejdsbehov ved at finde svar på de følgende spørgsmål. Begræns omfanget af planlægningen ved at fokusere på at tilføje egenskaber, som understøtter vigtige forretningsmæssige behov eller scenarier for hver gruppe af websteder. Hvis en relevant egenskab ikke tager hånd om bestemte scenarier, skal du vente, indtil et bestemt scenarie er identificeret under normal drift i stedet for at planlægge at tilføje en egenskab, blot fordi du tror, du måske har brug for den. Det er muligt, at du slet ikke behøver at tilføje nogen nye egenskaber.

Du kan finde flere oplysninger om administration af brugerprofiler under Administrere brugerprofiler i SharePoint.

Vise tilpasset indhold til brugere vha. målretning

SharePoint giver dig mulighed for at vise indhold til brugere baseret på deres job eller opgave. Målgrupper kan defineres ved hjælp af en eller en kombination af elementer: medlemskab af en distributionsliste, Windows en sikkerhedsgruppe, SharePoint gruppe; organisationsrolle; eller offentlige egenskaber i brugerprofiler Du kan målrette indhold mod målgrupper for navigationslinks, listeelementer, bibliotekselementer og webdele.

Før du opretter målgrupper at målrette indhold mod, skal du arbejde sammen med administratorerne for gruppen af websteder og webstedsejerne for at afgøre, hvilke webstedselementer, der skal bruges på deres websteder. Dette hjælper dig til at tænke over, hvordan folk interagerer med de forskellige websteder og afgøre, hvordan du vil bruge indholdsmålretning.

Når målgrupperne er defineret, kan de bruges til at målrette indhold på mange måder. I Microsoft Office 2013-programmer kan du f.eks. definere de links, der vises i Gem som >SharePointSeneste mapper, og angive de målgrupper, som hvert link er synligt for. På personlige websteder (tidligere kaldet Mine websteder) kan du angive målgrupper for de navigationslinks til webstedet, der vises på det øverste linkpanel. I et miljø, hvor målgrupper er konfigureret, kan webstedsadministratorer bruge webdele at målrette indhold efter målgruppe.

Når målgrupperne planlægges i den indledende installation, skal målet være at finde det mindst mulige sæt målgrupper ud fra organisationens behov.

SharePoint er forskellige fra SharePoint tilladelser. Hvis du vil deaktivere en persons adgang til et bestemt websted, dokumentbibliotek eller dokument, kan du gøre det ved at konfigurere tilladelser. Hvis du vil have mere at vide om at planlægge dette, skal du se Planlægge din strategi for tilladelser.

Du kan finde flere oplysninger om administration af målgrupper i Administrere målgrupper i SharePoint.

Konfigurere personlige websteder til brugere

Mine websteder er personlige websteder, som indeholder et omfattende sæt af funktioner til sociale netværk og samarbejde for hvert medlem i organisationen. Desuden giver Mine websteder brugerne en Microsoft 365 placering, hvor de kan gemme, dele og spore de oplysninger, der er vigtige for dem. Brugerne kan få adgang til deres personlige websteder ved at klikke på Websteder øverst på SharePoint-webstedet Når du klikker på Nyhedsstrøm eller OneDrive, kommer brugeren til at vælge en anden placering for Mit websted, når gruppen af websteder for Mit websted er blevet oprettet. Hvis du klikker på brugernavnet i øverste højre hjørne på en hvilken som helst side og klikker på Om mig, føres du desuden direkte til siden Mit websted, som beskriver aktiviteter for ejeren af Mit websted.

Som administrator SharePoint du tilpasse indholdet på Mit websted for hver bruger i en hvilken som helst organisation og aktivere politikker til beskyttelse af personlige oplysninger.

Mine websteder har som standard følgende primære komponenter:

• Min nyhedsstrøm er standardlandingssiden. På denne side vises et feed med de seneste aktiviteter, som vedrører de af brugeren angivne medarbejdere og interesser. Brugerne kan tilpasse deres nyhedsstrøm ved at følge medarbejdere, angive interesseområder og konfigurere den type aktiviteter, de vil følge.

• Mit OneDrive til arbejde eller skole er en webdelsside, der viser indhold, som en bruger har gemt på Mit websted.

• Mine websteder er en side med links til websteder, som brugerne har besluttet at følge, samt links til foreslåede websteder.

• Om mig viser brugerens profilside til andre i organisationen, hvor brugerne kan dele deres viden, profilbilleder osv. Selvom siderne Min nyhedsstrøm og Mit OneDrive til arbejde eller skole-indhold kun er tilgængelig for brugeren, så er siden Min profil det, som brugeren og andre ser i organisationen ser, når du åbner brugerens Mit websted.

For effektivt at planlægge Mine websteder skal en administrator SharePoint bestemme, hvilken kvote Mine websteder kræver. Desuden kan SharePoint-administratoren angive vigtige konfigurationsoplysninger, f.eks. værtsplaceringer, der er tillid til, det foretrukne søgecenter, hvilke konti eller grupper der har læsetilladelser på Mine websteder samt andre indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed, der findes i SharePoint Administration under brugerprofiler. Den SharePoint kontrollerer også de brugerprofilegenskaber, der vises på mit websteds brugeres profilsider.

Administratorer af grupper af websteder eller webstedsejere kan bestemme, om funktionen Webstedsfeed, som findes på teamwebsteder, skal være aktiveret for et websted. Hvis du slår denne funktion til, oprettes en webstedsspecifik nyhedsstrøm og et mikrofeed, der kan læses på webstedet, eller følges fra et websted af følgende navn: Mit websted.

I den følgende tabel er der en vejledning til tilladelser til sociale funktioner:

Du kan finde flere oplysninger om administration af sociale funktioner under Administrere personlige og sociale funktioner.

Særlige overvejelser

Følgende funktioner til Mit websted kræver særlige overvejelser:

• Nyhedsstrøm    Funktionen Nyhedsstrøm er aktiveret som standard, så brugerne kan følge kollegernes aktiviteter på siden Nyhedsstrøm på Mine websteder. Brugerne kan kun få vist aktiviteter i nyhedsstrømmen, hvis de har tilladelsen til det. Når du planlægger Mine websteder, bør du overveje funktionens konsekvenser i forbindelse med beskyttelse af personlige oplysninger og sikre afhjælpninger baseret på dine krav.

• Mærke- og notatværktøjet    Mærke- og notatværktøjet kan slås til eller fra i SharePoint Online Administration ved hjælp af tilladelsen Anvend mærker og noter. Denne indstilling gælder for alle brugere, som har tilladelsen Anvend mærker og noter.

Du kan finde flere oplysninger om administration af Mine websteder i Administrere indstillingerne Mit websted for SharePoint Og Administrere personlige og sociale funktioner.