Brevfletning: Rediger modtagere

Dialogboksen Rediger modtagere

Brug denne dialogboks til at vælge, hvilke modtagere du vil sende din mail til.

• Listen over modtagere    Viser alle de poster, der skal bruges i brevfletningen. Hver linje er valgt som standard. Ryd de navne, du ikke vil sende til.

• Datakilde    Vælg Rediger for at ændre individuelle felter eller tilføje poster. Hvis du har oprettet eller ejer listen, kan du også slette poster eller tilpasse kolonnerne i datakilden. Opdatering opdaterer modtagerlisten, hvis den har brug for det.

• Slags     Vælg op til tre niveauer af felter for at sortere i stigende eller faldende rækkefølge. Listen over modtagere vises igen for at afspejle sorteringen. Du kan finde flere oplysninger i dialogboksen Sortering af forespørgselsindstillinger.

• Filter    Sammenligner felterne på listen og sammenligner dem med en eller flere strenge, du angiver. Sammenligninger omfatter:

  • Lig med eller Ikke lig med

  • Mindre end eller Større end

  • Mindre end eller lig med eller Større end eller lig med

  • Er tom eller Er ikke tom

  • Indeholder eller indeholder ikke

  Sammenligninger skelner ikke mellem store og små bogstaver, så MEGAN matcher med Megan, Megan eller mEGAN. Listen over modtagere vises igen for at afspejle filterresultaterne. Du kan finde flere oplysninger i dialogboksen Filter for forespørgselsindstillinger.

• Find dubletter    Scanner og viser alle dublerede poster baseret på for- og efternavne. På listen kan du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for dem, du ikke vil medtage i forsendelsen. Hvis du fjerner markeringen i feltet, fjernes posten ikke fra hovedmodtagerlisten, men det felt, der er knyttet til navnet, ryddes.

• Find modtager    Scanner og fremhæver poster med felter, der svarer til den tekst, du angiver. Du kan scanne alle felter i posterne eller blot angive ét, f.eks. By eller Stat. Når der er fundet mere end én, og den første er fremhævet. Vælg Find næste for at rulle gennem alle forekomster.

• Valider adresser    Bruger en tredjeparts adressevalideringsteknologi til at kontrollere adressen i datakilden. Hvis du ikke har konfigureret en, kan du vælge denne indstilling for at gå til en side for at få flere oplysninger, hvor du kan købe tjenesten.

• OK    Lukker dialogboksen. Ændringerne gemmes allerede, efterhånden som du anvender sorteringer, filtre eller andre parametre.

Rediger din adresseliste

Sortér listen for at finde grupper

Du kan sortere listen over modtagere for at gruppere dine oplysninger på bestemte måder, f.eks. efter bestemte byer.

1. Gå til Forsendelser >Filtrer modtagere.

2. Vælg Sortér poster > Sortér efter, og vælg det feltnavn, du vil sortere efter.

   

   Hvis du vil sortere efter flere felter – f.eks. efter stat og derefter efter by, skal du vælge Derefter efter og derefter vælge de ekstra felter, du vil sortere efter.

   

3. Når alle felterne er sorteret, som du ønsker det, skal du vælge OK.

   Du kan finde flere oplysninger i dialogboksen Sortering af forespørgselsindstillinger.

Filtrer listen for kun at få vist de rækker, du vil medtage

Du kan filtrere listen, så kun de personer eller elementer, du vil medtage i brevfletningen, vises – f.eks. kun personer i en bestemt by eller lagervarer til en bestemt pris.

1. Vælg Forsendelser >Filtrer modtagere.

2. Vælg den kolonne, du vil filtrere efter, i Filtrer poster.

   

3. Vælg Sammenligning og den type sammenligning, du vil foretage.

   

4. I feltet Sammenlign med skal du skrive værdien for filteret.

5. Vælg Og eller Eller, og føj derefter en anden betingelse til filteret, hvis du vil. Vælg f.eks . Eller, vælg By på listen Felt , vælg Lig med, og skriv derefter navnet på den anden by.

6. Vælg OK.

7. Du kan finde flere oplysninger i dialogboksen Filter for forespørgselsindstillinger.

Nu er du klar til at indsætte brevfletningsfelter i det dokument, du bruger til mailfletning eller brevfletning i Word.