Brug rapporter og diagrammer i Business Contact Manager

En rapport er et glimrende værktøj til at få indsigt i dine konti, Forretningskontakter, kundeemner, salgsmuligheder, forretningsprojekter og marketingaktiviteter. Du kan åbne mange standardrapporter i Business Contact Manager til Outlook, samt redigere, gemme, opdatere og genbruge et næsten ubegrænset antal ekstra rapporter.

I denne artikel beskrives rapport funktionerne i Business Contact Manager til Outlook, og hvordan du kan arbejde med rapporter, tilpasse dem og bruge dem til at starte andre forretningsaktiviteter.

Hvad vil du foretage dig?

Åbne og redigere en rapport

Gem, Opdater eller Udskriv en åben rapport

Oprette et diagram ud fra en rapport

Eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse

Start en marketingaktivitet fra en rapport

Åbne en rapport fra en gadget

Se listen over standardrapporter

Åbne og redigere en rapport

Business Contact Manager til Outlook indeholder mange foruddefinerede rapporter. Hvis du ikke kan se præcis det, du har brug for, kan du åbne en rapport, der minder om det, og derefter redigere den efter behov. Du kan også gemme dine tilpassede rapporter til senere brug.

Åbne en rapport

  1. Klik på fanen Rapporter på båndet. Tilgængelige rapporter er grupperet efter deres relaterede arbejdsområder: Kontaktstyring, salg, Marketingeller Forretningsprojekter. Gruppen Åbn indeholder rapporter, som du har redigeret og gemt.

    Fanen Rapporter på båndet

  2. Hvis du vil åbne en foruddefineret rapport, skal du klikke på knappen for den type rapport, du vil se, og derefter klikke på navnet på rapporten på listen.

  3. Hvis du vil åbne en ændret rapport, som du har gemt, skal du klikke på gemte rapporter, klikke på rapportens navn i dialogboksen Åbn gemte rapporter og derefter klikke på Åbn.

Tip!: Hvis du ikke er sikker på, hvilken gruppe eller kategori der indeholder den rapport, du leder efter, skal du Se listen over standardrapporter.

Hvis du vil have hjælp til at ændre en rapport, skal du se Rediger en rapport for at gør den mere nyttig.

Toppen af siden

Ændre en rapport

Du har en stor del af styringen af dine rapporter i Business Contact Manager til Outlook.

Dette afsnit indeholder

Ændre layoutet for en rapport

Rediger en rapport for at gør den mere nyttig

Ændre layoutet for en rapport

Du kan ændre layoutet eller udseendet af en rapport på flere måder. Du kan bruge disse metoder enkeltvis eller sammen. rækkefølgen af de ændringer, du foretager, er ikke noget.

  • Brug ruden Tilpas rapport    Klik på en af indstillingerne i gruppen layout på båndet for at åbne ruden Tilpas rapport:

    • Vælg kolonne. Hvis du vil ændre, hvilke kolonner der vises, skal du klikke på denne knap og derefter klikke på tegnet + (plus) for at udvide listen og få vist alle elementerne i den. De tilgængelige indstillinger afhænger af den rapport, du ændrer. Markér afkrydsningsfelterne for de kolonner, du vil have vist, og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne for de elementer, der ikke skal vises i rapporten.

    • Sidehoved og sidefod. Hvis du vil føje et sidehoved eller en sidefod til rapporten eller føje noter til rapporten, skal du klikke på denne knap og derefter markere afkrydsningsfelterne og angive oplysninger for de kolonner, du vil have vist. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne for de kolonner, du ikke vil have vist i rapporten.

    • Skrifttyper. Hvis du vil ændre, hvordan skrifttyper og tal vises, skal du klikke på skrifttyper. Klik på de indstillinger, du vil ændre, og Opdater dem efter behov. Du kan ændre skrifttypen i rapportens brødtekst, på etiketterne for rækker og kolonner og i de numeriske felter for totaler og subtotaler.

  • Brug af kontrolelementerne sorter og Filtrer     Gør et af følgende i gruppen Sortér og Filtrer på båndet.

    • Filtrér. Du kan begrænse de resultater, der vises i rapporten, ved at filtrere rapporten. Hvis du vil have mere at vide om filtrering af en rapport, skal du se filtrere poster i Business Contact Manager.

    • Stigende eller faldende. Klik på en af disse indstillinger for at ændre sorteringsrækkefølgen af poster i rapporten. Lister sorteres som standard i alfabetisk rækkefølge baseret på det primære felt i rapporten. I rapporten med titlen forretningskontakter efter konto sorteres listen først fra kontonavnet. Under kontonavnet vises hver forretningskontakt, der er sammenkædet med en konto, i alfabetisk rækkefølge.

      Tip!: Navne vises med oplysningerne i feltet fulde navn . Hvis du medtager titler i det fulde navn, medtages titlerne i sorteringen. Eksempel: det fulde navn SR. Carlos Lacerda ville være angivet under S.

  • Omarranger kolonner     Hvis du vil ændre rækkefølgen af kolonner i en rapport, skal du blot klikke på et kolonnenavn og derefter trække den til den ønskede placering.

  • Sortere elementer i et sekundært datafelt    Hvis du vil ændre rækkefølgen af tekst eller tal i et sekundært felt, skal du klikke på navnet på feltet i rapporten. I rapporten, der hedder forretningskontakter efter konto, kan du for eksempel klikke på navnet på kolonnen forretningskontakt for at sortere navnene på de viste forretningskontakter under hvert kontonavn i omvendt alfabetisk rækkefølge. Klik på kolonneoverskriften igen for at gendanne den oprindelige rækkefølge. Hvis du klikker på navnet på den adresse-og højre kolonne, bliver listen over forretningskontakter under hvert kontonavn i orden i omvendt numerisk rækkefølge.

  • Skjule eller udvide grupper i et sekundært datafelt     Klik på - tegnet (minus) på en vilkårlig række i rapporten for at skjule alle under elementerne, og Vis kun den første linje i rapportposten. I rapporten, der hedder forretningskontakter efter konto, kan du for eksempel klikke på tegnet-(minus) ved et kontonavn for at skjule listen over sammenkædede forretningskontakter. Hvis du vil angive, at en liste er skjult, ændres tegnet-(minus) til et + (plus) - tegn. Denne funktion kan være nyttig for at reducere størrelsen og kompleksiteten af rapporten. Hvis du vil udvide en gruppe, skal du klikke på plustegnet .

Toppen af siden

Rediger en rapport for at gør den mere nyttig

Du kan ændre dine rapporter på flere måder for at gøre dem mere nyttige for dig selv eller kollegaer.

  • Filter resultater    Når du har åbnet en rapport, skal du bruge de enkle og avancerede filtre til at udelukke bestemte poster fra rapporten. Filtre til filtrering af rapporter kan være nyttige for en lang række opgaver. En rapport om kundeemner, der er filtreret efter placering, er fremragende til en marketingkampagne med Direct mail om en begivenhed, du planlægger i området. Hvis du vil have mere at vide om filtrering, skal du se Filtrere poster i Business Contact Manager.

  • Ændre udseendet    Opdater, hvordan dine rapporter ser ud med oplysningerne i ændre layoutet for en rapport

  • Data tilpasninger    Før du kan åbne en rapport, kan du foretage vigtige ændringer af den, med tilpasninger som brugerdefinerede felter, eller du kan ændre standardposterne på forskellige lister. Tilføj brugerdefinerede felter til kundeemne formular, for eksempel for at registrere de branchespecifikke oplysninger, du har brug for, og for at oprette rapporter fra den. Ændre de indstillinger, der er tilgængelige på en liste, og disse indstillinger bliver til kolonner med data i den næste rapport.

Bemærk!: Hvis et brugerdefineret felt, som du har føjet til en rapport, bliver slettet fra din Business Contact Manager-database, viser den gemte rapport ikke oplysningerne fra det slettede felt. Hvis du eksporterer en rapport med oplysningerne til Excel, før feltet slettes, påvirkes disse rapporter ikke.

Toppen af siden

Rette datafejl i en rapport

Når du kigger på en rapport, kan du muligvis se fejl, du vil rette. For eksempel kan du se, at en forretningskontakt er blevet knyttet til den forkerte konto. Denne type fejl kan ikke rettes i rapporten, men skal rettes i de enkelte poster.

Hvis du vil rette fejlen i dette eksempel, skal du åbne forretningskontakt posten og på den generelle side for posten, angive den korrekte konto i feltet sammenkædet konto . Hvis du derefter går tilbage til rapporten, og klik på Opdateri gruppen handlinger , er rapporten korrekt.

Toppen af siden

Gem, Opdater eller Udskriv en åben rapport

Når du har gennemgået en rapport, kan det være en god ide at gemme de ændringer, du har foretaget, opdatere dataene eller udskrive rapporten. Start med en åben rapport for at fuldføre en af disse handlinger.

Gemme en ændret rapport

Det er ikke nødvendigt at gemme en rapport, du ikke har ændret, da den er tilgængelig på fanen rapporter på båndet. Gemte rapporter gemmes i Business Contact Manager til Outlook -databasen.

  1. Klik på fanen rapporter på båndet, klik derefter på den type rapport, du vil åbne, og klik derefter på rapportens navn for at åbne den.

  2. Tilpas rapporten som beskrevet i Åbn og rediger en rapport.

  3. Klik på Gem somi gruppen handlinger på båndet.

  4. Skriv et navn til rapporten i dialogboksen Gem som , der åbnes, og klik derefter på OK.

Hvis du vil åbne en brugerdefineret rapport, skal du klikke på gemte rapporter.

Tip!: Rapporten er gemt i den samme kategori som den rapport, du har ændret, for at oprette den gemte rapport.

Opdatere data i en rapport

Rapportdata opdateres, hver gang du åbner en gemt rapport. Du kan også opdatere det efter behov.

  1. Klik på fanen rapporter på båndet, klik derefter på den type rapport, du vil åbne, og klik derefter på rapportens navn for at åbne den.

  2. Klik på Opdateri gruppen handlinger på båndet.

Udskrive en rapport

  1. Klik på fanen rapporter på båndet, klik derefter på den type rapport, du vil åbne, og klik derefter på rapportens navn for at åbne den.

  2. Klik på Udskrivi gruppen handlinger på båndet.

Toppen af siden

Oprette et diagram ud fra en rapport

Du kan oprette et diagram ud fra de fleste af rapporterne i Business Contact Manager til Outlook og fra de brugerdefinerede rapporter, du har oprettet fra en rapport. Rapporter, der kan vises i diagram formularen, viser en aktiv diagram knap ( Knappen Diagram ) på båndet. Rapporter, der ikke indeholder nogen data, kan ikke vises som diagrammer.

  1. Åbn den rapport, du vil have vist som et diagram.

  2. On the Ribbon, in the Show group, click Chart. Hvis et diagram er for bredt til at kunne vises på din skærm, vises der et vandret rullepanel under diagrammet.

    Tip!: Hvis du vil oprette mere avancerede diagrammer, skal du eksportere rapportdataene til Excel og bruge det pågældende program til at oprette dit diagram. Hvis du vil have mere at vide om at eksportere rapportdata til Excel, skal du se eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse.

eksempel på diagram

  1. Brug kontrolelementerne i gruppen diagram på båndet til at tilpasse dine diagrammer.

  2. Etiketter     Klik på etiketter for at tilføje eller fjerne aksetitler og en forklaring.

  3. Værdier     Klik på værdier for at vælge de data, der vises i rapporten. I diagrammet over salgsmuligheder efter kildekan du for eksempel vise antal salgsmuligheder    eller omsætnings data.

  4. Forventet     og Total    Markér disse afkrydsningsfelter, hvis du vil have diagrammet til at vise faktisk omsætning, forventet omsætning eller begge dele.

    Bemærk!: Disse afkrydsningsfelter er ikke tilgængelige i alle diagrammer.

Toppen af siden

Eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse

Du kan nemt eksportere en Business Contact Manager til Outlook rapport til Microsoft Excel eller et andet program for at få en bedre analyse. Hvis du vil eksportere rapportdataene til et andet program end Excel, skal du starte med at eksportere dataene til Excel. I Excel kan du gemme dataene i et filformat, som det andet program kan åbne. En Excel-fil, der er gemt i formatet semikolonsepareret værdi (. csv), kan åbnes i en lang række programmer.

Benyt en af følgende fremgangsmåder:

Gem rapporten som en Excel-fil på computeren    

  1. Åbn den rapport, du vil eksportere til Excel.

  2. Klik på Eksportér til Exceli gruppen handlinger på båndet. Rapporten åbnes i Excel.

  3. I Excel skal du klikke på knappen Gem for at åbne dialogboksen Gem som . Vælg mellem mere end 20 filformater for at gemme rapporten.

Sende rapporten som en vedhæftet Excel-fil    

  1. Åbn den rapport, du vil sende som en vedhæftet fil i en mail.

  2. Klik på Send som maili gruppen handlinger på båndet. Outlook-e-mail-formularen åbnes med rapporten vedhæftet som en Excel-fil (. xlsx-format).

  3. Udfyld linjerne til og emne , Skriv en meddelelse (valgfrit), og klik derefter på Send.

Toppen af siden

Start en marketingaktivitet fra en rapport

Du kan bruge en rapport, der indeholder adresser, telefonnumre eller mailadresser på konti, forretningskontakter eller kundeemner, til at starte en marketingaktivitet i Business Contact Manager til Outlook.

  1. Åbn den rapport, du vil bruge som basis for en marketingaktivitet.

  2. Klik på CTRL + A for at markere alle posterne på listen.

  3. På båndet i gruppen Kommuniker skal du klikke på ny opkaldsliste, masse maileller Direct mail-udskriftog derefter klikke på alle modtagere eller udvalgte modtagere.

  4. Opret modtagerlisten for aktiviteten og indholdet i den Marketing aktivitetsformular, der åbnes.

    Hvis du vil have mere at vide om at oprette en opkaldsliste, skal du se oprette og bruge opkaldslister i Business Contact Manager. Du kan finde oplysninger om, hvordan du opretter andre marketingaktiviteter, under markedsføring af produkter og tjenester i Business Contact Manager.

Toppen af siden

Åbne en rapport fra en gadget

Hvis du vil åbne en rapport fra en gadget, skal du klikke på rapportikonet i gadget'en. Rapporter, der er åbnet fra gadgets, fungerer på samme måde, som rapporter åbnes fra båndet.

Du kan finde flere oplysninger om gadgets i afsnittet Bruge gadgets i Business Contact Manager.

Øverst på siden

Se listen over standardrapporter

Følgende liste over standardrapporter, der er tilgængelige i Business Contact Manager til Outlook , er organiseret efter posttype.

Tip!: De fleste rapporter kan konverteres til et diagram, sådan som det er beskrevet i oprette et diagram ud fra en rapport.

Konto rapporter    

  • Konti efter tildelt til

  • Konti efter by

  • Konti efter delstat/provins

  • Konti efter postnummer

  • Konti efter distrikt

  • Konti efter kategori

  • Konti efter klassificering

  • Konti efter betalings status

  • Konti efter kilde

  • Oversigt over kontoaktivitet

  • Aktivitet efter konto

  • Forsømte konti

  • Hurtig kontoliste

Forretningskontakt rapporter    

  • Forretningskontakter efter konto

  • Forretningskontakter efter tildelt til

  • Forretningskontakter efter by

  • Forretningskontakter efter delstat/provins

  • Forretningskontakter efter postnummer

  • Forretningskontakter efter kategori

  • Forretningskontakter efter klassificering

  • Forretningskontakter efter betalings status

  • Forretningskontakter efter kilde

  • Forretningskontakter efter mærkedag

  • Forretningskontaktpersoner efter fødselsdag

  • Oversigt over forretningskontakt aktiviteter

  • Aktivitet efter forretningskontakt

  • Forsømte forretningskontakter

  • Liste over hurtige forretningskontakter

Kundeemnerapporter

  • Kundeemner efter tildelt til

  • Kundeemner efter tildelt til og vurdering

  • Kundeemner efter score

Salgsmulighedsrapporter

  • Salgsmuligheder efter produkt eller service artikel

  • Salgsmuligheder efter tildelt til

  • Salgsmuligheder efter kilde

  • Salgsmuligheder efter firma

  • Salgsmuligheder efter forretningskontakt

  • Tidligere forfaldne muligheder

  • Salgs tragt

  • Salgspipeline

  • Aktivitet efter salgsmulighed

Andre salgsrapporter

  • Førende kunder efter omsætning: konti

  • Førende kunder efter indtjening: forretningskontakter

  • Populære produkter: mest solgte produkter

  • Populære produkter: mest rentable produkter

  • Produkter i top: højeste avance produkter

  • Mest populære henvisninger: efter kundens lydstyrke

  • Mest populære henvisninger: efter samlet salg

  • Passive kunder: inden for de seneste 30 dage

  • Passive kunder: i de seneste 90 dage

  • Passive kunder: i de seneste 180 dage

  • Passive kunder: i de seneste 365 dage

Marketing rapporter

  • Salgsmuligheder efter marketingaktivitet

  • Forretningskontakter efter marketingaktivitet

  • Konti efter marketingaktivitet

  • Marketingaktiviteter efter kampagne

  • Marketingaktiviteter efter type

  • Logfiler over telefonopkald efter opkaldsliste

Rapporter over forretningsprojekter

  • Forretningsprojekter – alle

  • Forretningsprojekter-forfalder næste gang

  • Forretningsprojekter – overskredet

  • Forretningsprojekter efter status

  • Forretningsprojekter efter forfaldsdato

  • Forretningsprojekter efter tildelt til

  • Forretningsprojekter efter type

  • Forretningsprojekter efter prioritet

  • Forretningsprojekter efter konto

  • Forretningsprojekter efter forretningskontakt

  • Projektopgaver – alle

  • Projektopgaver – forfalder næste gang

  • Projektopgaver – forfaldne

  • Projektopgaver efter projekt

  • Projektopgaver efter tildelt til

Toppen af siden

Bemærk!:  Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Var disse oplysninger nyttige? Her er artiklen på engelsk, så du kan sammenligne.

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×