Når du bruger Office af produkter, skal du så bruge Excel eller skal du bruge Access til at administrere dine tabeldata? En medhjælperartikel, Brug af Access Excel til at administrere dine data,beskriver fordelene ved hvert produkt, og hvad de får med i tabellen. Men hvorfor vælge mellem den ene eller den anden? Hvis du gemmer dine data i Access og opretter forbindelse til dem fra Excel, får du fordelene ved begge dele. Her er ti grunde til, at Excel og Access sammen giver masser af mening.
Selvom Excel ikke er en database, bruges den meget til at lagre data, og den bruges ofte til at løse simple databaseproblemer. Men Excel er en flad fildatabase og ikke en relationsdatabase. Når simple tabeller skal udvikle sig til flere tabeller med relaterede data, er Access det første valg, hvor informationsmedarbejdere hurtigt kan oprette et databaseprogram. Access har altid været en god "datalandingsplads" til at indsamle og konsolidere separate data i hele virksomheden, hvoraf mange bor i Excel projektmapper. Når dine data er i Access, kan du tilføje flere tabeller og sammenlægge dem, oprette forespørgsler (eller visninger af dine data), strukturere dataene og definere datatyper for at sikre dataintegritet, dele og opdatere data blandt mange brugere og oprette effektive rapporter og formularer.
I Excel det enkle regnearkslayout er Access organiseret forskelligt med flere indbyrdes forbundne objekter, der kan virke overvældende i starten. Men du behøver ikke at være ekspert for at bruge Access. Access er udviklet til alle typer brugere, og du kan kun tage det så langt, som du har brug for.
Skræl Access et lag ad gangen.
1. Brug Access på tre måder: som en lejlighedsvis bruger, en superbruger eller en udvikler.
2. Tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter bygger på hinanden og udgør kernen i et databaseprogram.
3. Nogle gange har brugere guider, egenskabsgeneratorer, Office Fluent brugergrænsefladen og Excel-lignende funktioner, så du hurtigt kan få arbejdet fra hånden.
4. Superbrugere har makroer, egenskabsruden, udtryk og databasedesignværktøjer til at dykke dybere ned og gøre mere.
5. Udviklere kan arbejde med moduler og udvikle VBA-kode til at oprette brugerdefinerede databaseløsninger og udrulle runtime-programmer.
En god måde at komme i gang på er at kopiere data fra Excel til Access. Du kan oprette en Access-tabel og få den vist i dataarkvisning, der ligner et Excel regneark. Du kan udføre almindelige tabeloprettelsesopgaver, f.eks. definere en datatype, et feltnavn eller et nyt felt direkte i dataarkvisningen. Hvis du f.eks. angiver en dato i et tomt felt, angiver Access datatypen Dato/klokkeslæt for det pågældende felt. Hvis du skriver tekst som f.eks. et navn, anvender Access datatypen Tekst i feltet. Hvis du vil flytte et felt, skal du blot klikke på det og trække det.
Når du kopierer data Excel og indsætter dem i Access, behøver du ikke engang at oprette en tabel først eller at åbne en tabel i dataarkvisning. Access spørger dig automatisk, om dine data indeholder overskrifter, gætter på, om de bruger den korrekte datatype, og opretter en Access-tabel. Det kunne ikke være enklere.
Du kan finde flere oplysninger i Åbne et tomt dataark.
En af de nemmeste måder at drage fordel af både Excel og Access er at sammenkæde et Excel til en Access-tabel. Brug et Access-link, når du planlægger at holde dataene i Excel, men også jævnligt udnytter nogle af de mange Access-funktioner, f.eks. rapportering og forespørgsler. Du sammenkæder data fra Access og ikke fra Excel.
Access understøtter to grundlæggende forskellige måder at oprette databasetabeller på. Brugere kan oprette nye oprindelige tabeller for at gemme dataene i en Access-database, eller de kan oprette kæder til eksisterende data uden for Access-databasen. Data i sammenkædede tabeller vises og fungerer på mange måder ligesom oprindelige tabeller. Guiden Tilkæd tabelstyring hjælper dig med at spore, finde og opdatere Excel eller en anden datakilde, hvis den flyttes, og sammenkædningen brydes.
Når du opretter en kæde Excel et regneark eller et navngivet område, opretter Access en ny tabel, der er kædet sammen Excel dataene. Hvis du vil tilføje, redigere eller slette data, skal du foretage ændringerne i Excel og opdatere (eller forespørge igen) dataene i Access-tabellen. Du kan dog ikke redigere indholdet af tabellen i Access. Når dine data er Excel, kan du oprette rapporter, forespørgsler og skrivebeskyttede formularer i Access.
Få mere at vide under Importér eller sammenkæd til data i en Excel projektmappe.
Hvis du beslutter dig for at klippe dataledning, kan du flytte dataene Excel ved at importere dataene til Access. Bemærk, at ordet import har to forskellige betydninger mellem Excel og Access. Når Excel (eller opretter forbindelse), opretter du i et nyt Excel en permanent forbindelse til data, der kan opdateres. Når du importerer i Access, skal du hente data til Access én gang, men uden en permanent dataforbindelse. Når du importerer data, gemmer Access dataene i en ny eller eksisterende tabel uden at ændre dataene Excel. I Access kan du importere et eller flere af regnearkene i en Excel projektmappe i én handling.
Guiden Importér fører dig gennem importtrinnene og hjælper dig med at træffe vigtige beslutninger om, hvorvidt du skal ændre datatyper og tilføje overskrifter. Hvis du støder på fejl under import af data, giver Access dig besked om og gemmer fejlene i en tabel, så du hurtigt kan finde og rette dem. Der kan f.eks. være et alfanumerisk postnummer gemt ned i en kolonne, som du troede var numerisk, eller et duplikeret id blev registreret for et primær nøglefelt. Du kan enten foretage ændringerne i Excel projektmappen og derefter importere dataene igen eller foretage ændringerne i den nye Access-tabel. Når du har fuldført handlingen, kan du gemme de trin, du har brugt, og endda oprette en Outlook-opgave for at minde dig om, hvornår du skal udføre importen med jævne mellemrum.
Når dataene er importeret, er de oprindelige, og du kan bruge dataark og formularer til at tilføje, redigere og slette dataene. Når du har importeret dataene, kan du beslutte, om dataene skal slettes Excel. Det er normalt en god ide kun at have ét sted til opdatering af dataene.
Bemærk!: Import af data Excel til Access importerer ikke formler, kun resultaterne af disse formler.
Du kan finde flere oplysninger under:
Du kan også genoprette forbindelse mellem Access-data og Excel. Det gør du ved at oprette en forbindelse i Excel, ofte gemt i en Office-dataforbindelsesfil (.odc), til Access-databasen og hente alle dataene fra en tabel eller forespørgsel. Når du har oprettet forbindelse til dataene, kan du også automatisk opdatere dine Excel projektmapper fra den oprindelige Access-database, når databasen opdateres med nye oplysninger.
Du kan finde flere oplysninger under:
Når dine data er i Access, kan du drage fordel af det fantastiske udvalg af værktøjer til oprettelse og tilpasning af rapporter. Vil du oprette en rapport med blot nogle få klik? Brug guiden Rapport. Vil du designe og redigere rapportens layout i realtid med livedata, flytte og ændre størrelsen på datablokke, tilføje og fjerne felter og straks se ændringerne, efterhånden som du opbygger den? Brug af Layoutvisning. Vil du interagere med rapporten for at søge, filtrere og sortere dynamiske data? Brug rapportvisningen. Vil du tilføje kommandoknapper, sidetal, billeder, links og typografier med et professionelt udseende på egen hånd? Brug de mange kontrolelementguider og gallerier i grupperneKontrolelementer og Layout under fanen Design på båndet. Med Access kan du nemt oprette simple rapporter, grupperings- og oversigtsrapporter, adresseetiketter, grafiske rapporter og underrapporter.
Når rapporten er oprettet, kan du bruge Access til at distribuere rapporten elektronisk. Du kan f.eks. sende rapporten ved hjælp af en mail eller gemme rapporten i forskellige formater, f.eks. et Access-øjebliksbillede eller en PDF-fil, for at føje den til en webside eller SharePoint websted.
Du kan finde flere oplysninger under:
Når dine data er i Access, kan du drage fordel af de mange værktøjer til oprettelse og tilpasning af formularen. Vil du oprette en formular med blot nogle få klik? Brug guiden Formular. Vil du designe og redigere formularlayoutet i realtid med livedata, flytte og ændre størrelsen på datablokke, tilføje og fjerne felter og straks se ændringerne, efterhånden som du opbygger dem? Brug af Layoutvisning. Vil du tilføje kommandoknapper, listefelter, kombinationsfelter, gruppebokse, billeder, inputmasker, diagrammer, links og typografier med et professionelt udseende på egen hånd? Brug de mange kontrolelementguider og gallerier i grupperneKontrolelementer og Layout under fanen Design på båndet. Ved hjælp af Access kan du nemt oprette enkle formularer, faneopdefindede formularer, fortløbende formularer, pop op-formularer, modale dialogbokse og underformularer.
I Access kan du nemt oprette en delt formular, der viser en synkroniseret dataark- og formularvisning, så du kan få mest muligt ud af begge dele. Når du opretter en poleret formular, er det nemt at rulle, filtrere og endda søge efter dataene bag formularen ved hjælp af standardnavigationsknapperne og søgefeltet nederst i formularen.
Du kan finde flere oplysninger under:
Uanset hvilket produkt du bruger, kan du filtrere data for at arbejde med en delmængde af data, og du sorterer data, så de sorteres i den ønskede rækkefølge. I Access kan Excel filtrere og sortere data i en dataarkvisning uden at skulle lære en helt ny brugergrænseflade at vide igen. Ikonerne, kommandomenuerne, kommandoerne, kriterierne og dialogboksene minder meget om hinanden, uanset om du arbejder med tekst, tal, datoer eller tomme felter. Du kan endda gemme filtre og sortere sammen med dataarkvisningen.
Du kan oprette en forespørgsel i Access og ikke engang vide, hvad SQL står for. Fire forespørgselsguider hjælper dig med at oprette simple forespørgsler, finde dubletter, finde ikke-relaterede poster og oprette krydstabuleringsforespørgsler. Du behøver ikke engang at oprette en forespørgsel; du skal blot filtrere og sortere dataene, sådan som du vil have dem til at se ud, og de gemmes med et dataark.
Du kan finde flere oplysninger under:
Nu, hvor familien er vokset, er din kortliste pludselig blevet større, og du skal holde styr på mange flere fødselsdage og mærkedage. Det gør ikke så meget. Du kan bruge en Access-tabel eller -forespørgsel som datakilde til brevfletning og oprette en brevfletningshandling ved hjælp af guiden Brevfletning i Word til breve, kort, mails og konvolutter. Hvis du kun har brug for at oprette adresseetiketter, kan du bruge guiden Etiket i Access til at oprette og udskrive dine etiketter ud fra en rapport, du opretter. Du kan endda tilføje en stregkode svarende til hver kundeadresse automatisk.
Du kan finde flere oplysninger under:
Både Access og Excel indeholder kommandoer til at oprette forbindelse til data i SharePoint lister. Excel en skrivebeskyttet (envejs) forbindelse til sammenkædede SharePoint lister. Hvorimod Access gør det muligt at læse og skrive (tovejs) data i sammenkædede SharePoint lister. Access- SharePoint lister fungerer rigtig godt sammen. Access og SharePoint-datatyper – f.eks. RTF-tekst, vedhæft kun (for at understøtte registrering af revisionshistorik i et notatfelt), vedhæftede filer, Autonummerering, opslag og felter med flere værdier – giver nem integration og få, hvis der er nogen, datauoverensstemmelser.
Når du sammenkæder dine SharePoint-listedata til en Access-database, kan du endda tage SharePoint-listedataene offline i en lokal Access-database, arbejde med dataene lokalt og derefter oprette forbindelse til SharePoint-webstedet igen for at overføre eventuelle ændringer. Eventuelle dataændringer, der er i konflikt med hinanden, som foretages af andre brugere, håndteres af en guide til konfliktløsning. De formularer og rapporter, du har oprettet i Access, er baseret på de samme data, men er knyttet til SharePoint lister.
Excel indeholder følgende integrationspunkter med SharePoint Server.
1. Importér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste, eller eksportér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste for at oprette en permanent, envejsdataforbindelse.
2. Brug denne permanente envejsdataforbindelse til at opdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.
3. Publicer Excel projektmapper i Excel Services, og vis og interager med data ved hjælp af webdelen Excel Web Access på en webdelsside.
4. Importér (forbind) data til en Excel projektmappe fra OLAP-servere, SQL Server Access-databaser og flade filer.
Access indeholder følgende integrationspunkter med SharePoint Server.
1. Udfør en engangsimport eller -eksport af data mellem Access-visninger og en SharePoint-liste.
2. Sammenkæd data mellem tabeller i Access SharePoint en liste ved at oprette en permanent tovejsforbindelse. (Opdaterede listedata kan ses i en Access-tabel; opdaterede Access-tabeldata kan ses på en liste).
3. Se listedata offline, opdatér dem i Access, overfør online igen, synkronisér opdateringer, og løs konflikter.
4. Vis og rediger listedata i Access-dataark, formularer, og rapportvisninger.
Du kan finde flere oplysninger under:
Du kan oprette ret avancerede computerdatabaseprogrammer uden at skrive én linje VBA-kode. Hvert Access-objekt har et omfattende sæt egenskaber og hændelser, der er let tilgængelige fra et egenskabsark, så du kan tilpasse din løsning. Hvert objekt har detaljerede designere, der viser alle de funktioner, der er tilgængelige for dig. Der findes flere databaseskabeloner på Office Online. Felt- og tabelskabeloner hjælper dig med hurtigt at oprette og tilpasse nye tabeller. Du kan designe en ny database fra bunden med indbyggede databasedesignværktøjer.
Access-makroer bruger et deklarativt miljø, der ikke kræver, at du skriver en VBA-kode, så du behøver ikke at være udvikler. Hver makrohandling udfører en opgave, f.eks. åbning af en formular, kørsel af en forespørgsel, søgning efter poster eller visning af en meddelelse. Du kan integrere makroer i alle tilfælde af en rapport, formular eller et kontrolelement. De fleste makroer har argumenter, og du kan føje betinget logik til dem for at få dem til at gøre det, du ønsker. Du kan endda definere variabler og udføre fejlkontrol igen uden at skrive VBA-kode.
Design en model og kør den af it-afdelingen. Opret en løsning til dit team, når de skal bruge den HURTIGST MULIGT, og gør det på en skotring med et personale, der bare skal arbejde. Hold styr på solgte billetter til en firmafest, spor virksomhedens levetid for produktionsmateriale, eller udskriv godkendelsesmærker for dele. Hold styr på opgaver, problemer og leverancer i teamprojekter. Opret en database over salgspipeline til at overvåge det potentielle salg inden for en lille gruppe af sælgere.
