Grundlæggende opgaver i SharePoint Server 2010

Samarbejde og social databehandling

SharePoint Server 2010 udvider samarbejdsfunktionerne i SharePoint Foundation ved at fremme nem redigering fra browseren eller fra velkendte programmer som f.eks. Microsoft Word, hjælpe brugerne med at relatere ressourcer med mærkning og bedømmelser og hjælpe folk med at finde svar hurtigere via nyhedsfeeds og personsøgning.

Et af de primære steder, hvor du kan drage fordel af disse funktioner, er på mit websted. Mit websted er dit eget SharePoint-websted, hvor du kan dele dokumenter, links og oplysninger om dig selv i en onlineprofil. Du kan også blogge om interessante emner eller søge efter de oplysninger, du skal bruge til at udføre dit arbejde.

Du bestemmer, hvilke oplysninger du vil dele, og hvilke oplysninger du vil holde private på Mit websted. Du kan derefter mærke links til oplysninger og finde oplysninger, som andre mærker eller deler i deres newsfeeds. Hvis du vil have mere at vide om administration af oplysninger på Mit websted, skal du se Administrer de oplysninger, du deler via Mit websted og din profil.

SharePoint Server 2010 giver også mulighed for deltagelse hvor som helst ved at tilbyde en omfattende SharePoint Workspace-oplevelse, når du er online eller ikke har forbindelse til dit netværk, og ved at frigøre brugere til at samarbejde på farten.

Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) fra Microsoft hjælper organisationer med at overvinde de udfordringer, som store mængder ikke-administreret indhold udgør. SharePoint Server 2010 er en central del af Microsoft ECM-løsningen, som udvider indholdsstyring til alle medarbejdere i en organisation via integration med velkendte værktøjer som f.eks. Microsoft Office-systemet. Microsoft ECM-løsningen giver mulighed for at administrere hele livscyklussen for indhold – fra oprettelse, til redigering og samarbejde til udløb – på en enkelt samlet platform.

SharePoint Server 2010 hjælper organisationer med at administrere hele livscyklussen for indhold ved at levere særskilte sæt funktioner, der gør det muligt for organisationer at nå følgende mål:

• Administrer forskelligt indhold    Funktionerne til dokumentstyring i SharePoint Server 2010 hjælper organisationer med at konsolidere forskelligt indhold fra flere placeringer til et centralt administreret lager med ensartet kategorisering. Den nye funktion dokumentsæt gør det muligt for din organisation at oprette og administrere arbejdsprodukter, der strækker sig over flere dokumenter. Integrerede søgefunktioner hjælper folk med at finde, dele og bruge disse oplysninger. Funktioner til administration af metadata , f.eks. den nye ordbankfunktion, kan hjælpe organisationer med at administrere metadata centralt på tværs af websteder. Metadata er oplysninger om data, der bruges til at identificere, strukturere, finde og administrere oplysninger. Ny understøttelse af metadatabaseret navigation og muligheden for at integrere metadatafelter i dokumenter forbedrer søgning og registrering af oplysninger. Indhold kan også beskyttes mod uautoriseret adgang. Samarbejdsværktøjer, f.eks. arbejdsproces, hjælper folk med at arbejde bedre sammen om at oprette, gennemse og godkende dokumenter på en struktureret måde.

• Opfylder krav til overholdelse og juridiske krav    Funktionerne til datastyring i SharePoint Server 2010 gør det muligt for organisationer at gemme og beskytte forretningsposter, enten lokalt ud for igangværende poster eller i et låst centralt lager. Organisationer kan anvende udløbspolitikker på poster for at sikre, at de opbevares i den relevante tidsperiode for at overholde regler eller virksomhedspolitikker, hvilket mindsker den juridiske risiko for organisationen. Revisionsspor giver interne og eksterne revisorer bevis for, at regnskaberne blev opbevaret korrekt. Ventepositioner kan placeres på bestemte optegnelser under juridisk opdagelse for at forhindre deres ødelæggelse.

• Effektiv administration af flere websteder    Funktionerne til administration af webindhold i SharePoint Server 2010 giver brugerne mulighed for at publicere webindhold med et brugervenligt værktøj til oprettelse af indhold og en indbygget godkendelsesproces. Medarbejdere kan uploade indhold – herunder billeder, lyd og video – til websteder rettidigt uden omfattende support fra it-medarbejdere. Ny understøttelse af avancerede medier omfatter et nyt aktivbibliotek med omfattende visninger og vælgere. understøttelse af videoer som en SharePoint-indholdstype en streamingvideoinfrastruktur og en silverlight-medieafspiller, der kan tilpasses. Skabeloner i form af mastersider og sidelayout gør det muligt for organisationer at anvende ensartet branding på sider. Indbyggede webanalysefunktioner understøtter trafik-, søge- og lageranalyserapporter. SharePoint Server 2010 tilbyder også en enkelt installations- og administrationsinfrastruktur til intranet, ekstranet og websteder samt til flersprogede websteder.

Virksomhedssøgning

SharePoint Server 2010 leverer en effektiv søgeinfrastruktur, der supplerer andre forretningsproduktivitetsfunktioner som f.eks. Enterprise Content Management og samarbejde for at hjælpe folk med at få bedre svar hurtigere og forstærke effekten af viden og ekspertise.

Søgning tager højde for din personlige kontekst og hjælper dig med at afgrænse din søgning ved hjælp af interaktiv navigation for at guide dig til de oplysninger, du har brug for. SharePoint Server udvider søgningens rækkevidde på tværs af flere indholdskilder og indholdstyper for at oprette forbindelse til alle oplysningerne i din virksomhed – herunder virksomhedsprogrammer som SAP, Siebel eller brugerdefinerede databaser – og gøre oplysningerne tilgængelige for de personer, der har brug for dem.

Business Intelligence

Business Intelligence er et sæt af metoder, teknologi og processer, der tager oplysninger, der er gemt i organisationssystemer, og som gør det anvendeligt ved at sætte det i hænderne på de personer, der har mest brug for det, så de kan træffe velovervejede beslutninger. Som en vigtig del af Microsoft Business Intelligence-platformen kan SharePoint Server 2010 hjælpe med at udvide business intelligence-funktioner til alle i en organisation, så alle kan få adgang til de rigtige data for at træffe de rigtige beslutninger.

Din organisation gemmer sandsynligvis data i forskellige formater, f.eks. databaser, mails og regnearksfiler. SharePoint Server 2010 hjælper dig med at udtrække data fra en række forskellige kilder og præsentere disse data på en måde, der letter analyse og beslutningstagning.

Excel-tjenester giver beslutningstagere mulighed for at publicere, dele og administrere Excel-projektmapper på et SharePoint-websted. Andre personer i organisationen kan derefter ændre celleværdier, formler og formatering fra browseren, når de analyserer dataene.

PerformancePoint Services i SharePoint Server 2010 kan øge synligheden af vigtige organisatoriske mål og målepunkter og muliggøre mere dybdegående analyse og indsigt. Du eller andre i organisationen kan oprette og bruge interaktive dashboards med scorecards, rapporter og filtre til at finde tendenser. Du kan også føje omfattende diagrammer til dine SharePoint-websteder og forbinde diagrammerne med data fra en række forskellige kilder, f.eks SharePoint-lister, eksterne datalister, Business Data Connectivity Services, Excel-tjenester eller andre webdele.

Portals

Med SharePoint Server 2010 kan organisationer opbygge og vedligeholde portalwebsteder til alle aspekter af deres virksomhed (virksomhedsintranetportaler, websteder til virksomhedsinternet og divisionsportalwebsteder). Virksomhedsintranet og divisionsportaler kan forbinde individuelle websteder på tværs af en organisation og konsolidere adgangen til eksisterende forretningsprogrammer. Teams og enkeltpersoner i en organisation kan bruge et portalwebsted til at få adgang til den ekspertise, de oplysninger og de forretningsprogrammer, de skal bruge til at udføre deres arbejde.

Personer i en organisation, der bruger et portalwebsted, kan drage fordel af deres Mit websted-websteder. Et Mit websted er et personligt websted, der giver dig en central placering til at administrere og gemme dine dokumenter, indhold, links og kontakter. Mit websted fungerer som et kontaktpunkt for andre brugere i organisationen for at finde oplysninger om dig, dine færdigheder og dine interesser. Mine websteder omfatter de funktioner til social databehandling, der er nævnt tidligere i denne artikel.

SharePoint Server 2010 indeholder også funktioner, som organisationer kan bruge til at tilpasse oplevelsen af et portalwebsted for individuelle brugere, f.eks. målrette indhold til bestemte typer brugere. Din organisation kan yderligere tilpasse portalwebstedet ved hjælp af et SharePoint-kompatibelt webdesignprogram som f.eks. SharePoint Server 2010.

Forretningsproces og formularer

SharePoint Server 2010 indeholder mange funktioner, der kan hjælpe dig med at integrere og strømline dine forretningsprocesser. Arbejdsprocesser kan strømline omkostningerne til koordinering af fælles forretningsprocesser, f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemsyn, ved at administrere og spore de opgaver, der er involveret i disse processer. SharePoint Server 2010 har flere foruddefinerede arbejdsprocesser, som du kan bruge, som de er, eller tilpasse, så de passer til dine behov. Du kan også bruge SharePoint Designer til at oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser, der understøtter dine unikke forretningsprocesser.

Du kan også oprette browserbaserede formularer og indsamle data fra organisationer, der ikke bruger Microsoft InfoPath 2010.

Lister

Selvom der findes forskellige typer lister, er proceduren for at føje elementer til dem ens, så du behøver ikke at lære flere nye teknikker at arbejde med forskellige typer lister. Et listeelement indeholder tekst i en række kolonner, men nogle lister tillader muligvis, at vedhæftede filer føjes til elementet.

Biblioteker

Et bibliotek er en placering på et websted, hvor du kan oprette, indsamle, opdatere og administrere filer med teammedlemmer. Hvert bibliotek viser en liste over filer og vigtige oplysninger om filerne, som hjælper brugerne med at bruge filerne til at arbejde sammen.

Du kan føje en fil til et bibliotek ved at uploade den fra din webbrowser. Når du har føjet filen til biblioteket, kan andre personer med den rette tilladelse se filen. Hvis du allerede får vist biblioteket, når der tilføjes en fil, skal du muligvis opdatere din browser for at få vist den nye fil.

Hvis du bruger et program, der er kompatibelt med SharePoint Server, kan du oprette en ny fil baseret på en skabelon, mens du arbejder i biblioteket. Du kan også gemme en fil i biblioteket fra et andet program, f.eks. SharePoint Workspace eller Microsoft Word.

Websteder og sider

Et websted kan tjene et generelt formål, f.eks. lagring af tidsplaner, retningslinjer, filer og andre oplysninger, som dit team ofte refererer til. Eller et websted kan tjene et mere specifikt formål, f.eks. at holde styr på et møde eller være vært for en blog, hvor et medlem af din organisation ofte sender nyheder og ideer.

Din organisation kan bruge sider, underordnede websteder og websteder på øverste niveau til at opdele webstedsindhold i særskilte websteder, der administreres separat. Hver afdeling i organisationen kan f.eks. have sit eget teamwebsted, der er en del af et større portalwebsted.

Du kan føje indhold til websteder ved at tilføje lister og biblioteker. Hvis du har tilladelse, kan du også føje sider til dit websted. Du kan overveje at tilføje webdelssider, som gør det muligt at bruge webdele til hurtigt at tilføje dynamisk indhold.

Hvis du har brug for at oprette nye websteder, kan du vælge mellem flere typer webstedsskabeloner for at give dig et forspring med at oprette et nyt websted. Om du kan oprette websteder og underordnede websteder, afhænger af, hvordan organisationen har konfigureret sine websteder og tilladelser til at oprette dem. Du kan få mere at vide om, hvordan din organisation administrerer tilladelser til websteder, ved at kontakte ejeren eller administratoren af webstedet.

Navigere til indhold

Navigationselementer hjælper brugerne med at gennemse det indhold, de skal bruge. To navigationselementer, som kan tilpasses, er det øverste linkpanel og Hurtig start.

Ved at bruge indstillingssiden for hver liste eller bibliotek, kan du vælge, hvilke lister og biblioteker, der vises på værktøjslinjen Hurtigstart. Du kan også ændre rækkefølgen af links, tilføje eller slette links, og tilføje eller slette de afsnit, som linkene er organiseret i. Hvis du f.eks. har for mange lister i sektionen Liste, kan du tilføje en ny sektion til Opgaver Lister, hvor du kan medtage links til dine opgavelister. Du kan foretage alle disse ændringer i Hurtig start fra en browser, der er kompatibel med SharePoint Server 2010. Du kan endda tilføje links til sider uden for webstedet.

Brugerne af dit websted kan anvende det øverste linkpanel til at navigere til andre websteder i gruppen af websteder, idet der vises en række faner øverst på hver side på webstedet. Når du opretter et nyt websted, kan du vælge, om webstedet skal medtages på det øverste linkpanel på det overordnede websted, og om det øverste linkpanel fra det overordnede websted skal bruges.

Hvis dit websted bruger et entydigt øverste linkpanel, kan du tilpasse de links, der vises på det øverste linkpanel for webstedet. Alle websteder, der oprettes på det overordnede websted, kan også vises på det øverste linkpanel, forudsat at webstederne er konfigureret til at nedarve det øverste linkpanel på det overordnede websted. Du kan også medtage links til andre websteder uden for gruppen af websteder.

Administrere adgang til indhold

En webstedsejer eller administrator kan tildele tilladelsesniveauer til brugere og SharePoint-grupper, der indeholder brugere. Tilladelserne kan anvendes på et websted, listerne og bibliotekerne på et websted samt elementerne på listerne og i bibliotekerne.

Du kan tildele forskellige tilladelsesniveauer til forskellige objekter, f.eks. et bestemt websted, en liste, et bibliotek, en mappe i en liste eller et bibliotek, et listeelement eller et dokument.

Organisering af lister og biblioteker

Hvordan du organiserer dine lister og biblioteker, afhænger af gruppens behov og af, hvordan du foretrækker at gemme og søge efter dine oplysninger. En vis planlægning kan hjælpe dig med at konfigurere den struktur, der fungerer bedst for din organisation.

Oplysninger på lister og biblioteker gemmes i kolonner, f.eks. Titel, Efternavn eller Firma. Du kan bruge kolonner til at sortere og filtrere elementer, som du ville gøre i et regneark, ved at klikke på kolonneoverskrifterne på en liste eller i et bibliotek. Du kan også bruge visninger til at se de elementer på en liste eller i et bibliotek, der er vigtigst for dig.

Brug af tilgængelighedsfunktioner

Websteder er designet, så lister, biblioteker og andre funktioner kan åbnes fuldt ud udelukkende ved hjælp af tastetryk. En mere handicapvenlig tilstand gør det nemmere for brugere af handicapvenlige teknologier at interagere med menuer og forskellige kontrolelementer. Gå til links til hovedindhold gør det muligt for tastaturbrugere at springe gentagne navigationslinks over til det mere meningsfulde indhold på en side.

Markering af overskrifter er designet til bedre at definere strukturen og forbedre navigationen for personer, der bruger skærmlæsere. Billeder, der overføres til webstedet, gør det muligt at definere brugerdefineret alternativ tekst. Du kan f.eks. tildele brugerdefineret alternativ tekst til det billede, der vises på startsiden i webdelen Webstedsbillede eller til et billede, som du føjer til et billedbibliotek. Ved visning af websteder fungerer indstillingerne for stor kontrast i Windows godt for brugere med nedsat syn.

Sporingsversioner

Din liste eller dit bibliotek kan være konfigureret til at spore versioner, så du kan gendanne en tidligere version, hvis du laver en fejl og får vist en versionshistorik over ændringerne. Når versioner registreres, gemmes ændringer af elementer eller filer og deres egenskaber. Dette giver dig mulighed for bedre at administrere indhold, efterhånden som det revideres, og endda gendanne en tidligere version, hvis du laver en fejl i den aktuelle version. Versionsstyring er især nyttigt, når flere personer arbejder sammen om projekter, eller når oplysningerne gennemgår flere faser af udvikling og gennemgang.

1. Den aktuelle publicerede overordnede version fremhæves, og versionsnummeret er et helt tal.

2. Der oprettes en version, når egenskaber eller metadata ændres.

3. Den første version af en fil er altid underordnet versionsnummer 0.1.

Versionsstyring er tilgængelig for listeelementer i alle standardlistetyper – herunder kalendere, lister til problemsporing og brugerdefinerede lister – og for alle filtyper, der kan gemmes i biblioteker, herunder webdelssider.

Samtidig redigering af dokumenter

To eller flere brugere kan redigere et Word dokument eller en PowerPoint-præsentation på samme tid. Med denne nye funktion kan du læse og skrive dele af en fil, der er gemt i SharePoint. Du kan f.eks. arbejde på ét afsnit i et Word dokument, mens en kollega arbejder på et andet afsnit i samme dokument og på samme tid.

Hold dig opdateret om ændringer

RSS gør det nemt for dig at distribuere og modtage oplysninger i et standardiseret format, herunder opdateringer til lister og biblioteker. Et standardiseret XML-filformat gør det muligt at se oplysningerne i mange forskellige programmer. Du kan også abonnere på lister og biblioteker ved at angive beskeder, så du ved, hvornår indholdet er ændret.

Et team kan bruge deres feeds som en måde at tilpasse deres indhold til teammedlemmer, der abonnerer på deres feeds, og til at tilbyde links tilbage til deres websteder. RSS-feeds er en nem måde at holde styr på teamstatus og projektopdateringer på. I stedet for at gennemse flere teamwebsteder modtager du automatisk de seneste nyheder eller opdateringer fra disse websteder.

Administration af arbejdsproces

Arbejdsprocesser hjælper folk med at samarbejde om dokumenter og administrere projektopgaver ved at implementere bestemte forretningsprocesser på dokumenter og elementer på et websted. Arbejdsprocesser hjælper organisationer med at overholde ensartede forretningsprocesser. Arbejdsprocesser kan også forbedre organisationens effektivitet og produktivitet ved at administrere de opgaver og trin, der er involveret i bestemte forretningsprocesser. Derved kan de personer, der udfører disse opgaver, koncentrere sig om at udføre arbejdet i stedet for at administrere arbejdsprocessen.

Arbejdsprocesser kan strømline de omkostninger og den tid, der kræves for at koordinere almindelige forretningsprocesser, f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemsyn, ved at administrere og spore de menneskelige opgaver, der er involveret i disse processer. En organisation kan f.eks. bruge en foruddefineret godkendelsesarbejdsproces eller oprette og installere en brugerdefineret arbejdsproces til at administrere en anden forretningsproces.

Arbejde med indholdstyper

Din liste eller dit bibliotek understøtter muligvis flere indholdstyper. Indholdstyper gør det muligt for organisationer at organisere, administrere og håndtere store mængder indhold mere effektivt. Hvis listen eller biblioteket er konfigureret til at tillade flere indholdstyper, kan du tilføje indholdstyper fra en liste over tilgængelige indstillinger, som din organisation ofte bruger, f.eks . Marketingpræsentationer eller Kontrakter.

Når du har føjet en indholdstype til en liste eller et bibliotek, gør du det muligt for listen eller biblioteket at indeholde elementer af den pågældende type. Brugerne kan derefter bruge knappen Nyt element på listen eller i det pågældende bibliotek til at oprette nye elementer af den pågældende type.

En af de vigtigste fordele ved indholdstyper for lister og biblioteker er, at de gør det muligt for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek at indeholde flere elementtyper eller dokumenttyper, som hver især kan have entydige metadata, politikker eller funktionsmåder. Du kan få mere at vide om at arbejde med indholdstyper under Introduktion til indholdstyper og indholdstypepublicering.