Introduktion til SharePoint-arbejdsproces

Introduktion til SharePoint-arbejdsproces

Arbejdsprocesser hjælper brugere med at samarbejde om dokumenter og administrere projektopgaver ved at implementere forretningsgange for dokumenter og elementer på et SharePoint-websted. Arbejdsprocesser hjælper organisationer med at udarbejde ensartede forretningsgange, og de forbedrer også den organisatoriske effektivitet og produktivitet ved at administrere opgaver og trin for forretningsprocesserne. Derved kan de personer, der udfører disse opgaver, koncentrere sig om at udføre arbejdet i stedet for at administrere arbejdsprocessen.

Bemærk!: SharePoint 2010-arbejdsprocesser er blevet udgået siden 1, 2020 for nye lejere og fjernet fra eksisterende lejere d. 1. november 2020.  Hvis du bruger SharePoint 2010-arbejdsprocesser, anbefaler vi, at du overfører til Power-Automatering eller andre understøttede løsninger. Hvis du vil have mere at vide, skal du se SharePoint 2010 arbejdsproces Pension.

Denne artikel indeholder

Hvad er arbejdsprocesser?

En arbejdsproces beskrives nogle gange som en række opgaver, der producerer et resultat. Inden for SharePoint-produkter og teknologier defineres en arbejdsproces mere snævert som den automatiske bevægelse af dokumenter eller elementer gennem en bestemt rækkefølge af handlinger eller opgaver, som er relateret til en forretningsproces. Arbejdsprocesser kan bruges til konsekvent at administrere almindelige forretningsprocesser i en organisation ved at gøre det muligt for organisationen at anvende forretningslogik i dokumenter eller elementer på en liste eller i et bibliotek i SharePoint. Forretningslogik er dybest set et sæt instruktioner, der angiver og styrer handlinger, der udføres af et dokument eller element.

Arbejdsprocesser kan strømline de omkostninger og den tid, der er nødvendige for at koordinere de almindelige forretningsprocesser, såsom projektgodkendelse eller dokument gennemgang, ved at administrere og registrere de menneskelige opgaver, der er involveret i disse processer. I et SharePoint-websted kan du for eksempel føje en arbejdsproces til et dokumentbibliotek, der dirigerer et dokument til en gruppe personer til godkendelse. Når dokumentets forfatter starter denne arbejdsproces på et dokument i det pågældende bibliotek, opretter arbejdsprocessen dokument godkendelsesopgaver, tildeler disse opgaver til arbejdsprocesdeltagerne og sender derefter mailbeskeder til deltagerne med opgave instruktioner og et link til det dokument, der skal godkendes. Mens arbejdsprocessen er i gang, ejer arbejdsprocessen (i dette tilfælde dokumentets forfatter) eller arbejdsprocesdeltagerne kan kontrollere status siden for arbejdsprocessen for at se, hvilke deltagere der har fuldført deres arbejdsprocesopgaver. Når deltagerne i arbejdsprocessen fuldfører deres arbejdsprocesopgaver, afsluttes arbejdsprocessen, og ejeren af arbejdsprocessen får automatisk besked om, at arbejdsprocessen er fuldført.

Handlingerne i arbejdsprocessen til godkendelse i det foregående eksempel følger processen, som er vist på nedenstående illustration.

Rutediagram over arbejdsproces til godkendelse

Arbejdsprocesser understøtter ikke kun eksisterende HR-arbejdsprocesser, men udvider også måden, hvorpå folk kan samarbejde og arbejde med dokumenter, lister og biblioteker. Webstedets brugere kan starte og deltage i arbejdsprocesser ved hjælp af formularer, der kan brugertilpasses, som er tilgængelige i dokumentet eller elementet på en liste eller i et bibliotek i SharePoint. Desuden er arbejdsprocessens funktionalitet i SharePoint-produkter tæt forbundet med Microsoft Office 2013, så følgende arbejdsprocesopgaver kan udføres i begge produkter:

  • Få vist en liste med arbejdsprocesser, der er tilgængelige for et dokument eller element.

  • Start en arbejdsproces på et dokument eller element.

  • Få vist, rediger, eller tildel en arbejdsprocesopgave.

  • Fuldfør en arbejdsprocesopgave.

Toppen af siden

De tre typer SharePoint-arbejdsproces platforme

SharePoint 2010 workflow-platformen er blevet overført til Office 365 og SharePoint Server 2013, og så alle arbejdsprocesser, der er bygget på denne platform, fortsat fungerer. Denne platform er baseret på Windows Workflow Foundation 3,5 (WF 3.5).

SharePoint 2013 workflow platform er baseret på Windows Workflow Foundation 4 (WF) og er i det væsentlige omdesignet. Det er måske den mest fremtrædende funktion i denne nye arbejdsproces platform, hvis du bruger Microsoft Azure som vært for arbejdsprocessens udførelse. Programmet til udførelse af arbejds processen bor nu uden for Office 365 og SharePoint Server 2013 i Microsoft Azure.

I SharePoint Online er Microsoft flow nu tilgængelig. Det er vores nyeste arbejdsprogram, der får adgang til: https://flow.microsoft.com. Du kan få mere at vide om, hvordan du bruger MS flow, ved at besøge: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Hvis du vil foretage fejlfinding af MS flow, skal du besøge https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Toppen af siden

Indbyggede arbejdsprocesser

Et SharePoint-websted indeholder flere indbyggede arbejdsprocesser, der omhandler almindelige virksomhedsscenarier:

  • Godkendelse     Denne arbejdsproces dirigerer et dokument eller et element til en gruppe af personer til godkendelse. Som standard er arbejdsprocessen til godkendelse knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

  • Indsaml feedback     Denne arbejdsproces dirigerer et dokument eller et element til en gruppe af personer til feedback. Korrekturlæsere kan give feedback, som herefter samles og sendes til den person, som startede arbejdsprocessen. Som standard er arbejdsprocessen Indsaml feedback knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

  • Indsaml signaturer    Denne arbejdsproces dirigerer et Microsoft Office-dokument til en gruppe af personer med henblik på at indsamle deres digitale signaturer. Denne arbejdsproces skal startes i et Office 2013-program. Deltagerne skal fuldføre deres signatur opgaver ved at føje deres digitale signatur til dokumentet i det relevante Office-program. Som standard er Indsaml signaturer knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker. Men arbejdsprocessen Indsaml signaturer vises kun for et dokument i dokumentbiblioteket, hvis dokumentet indeholder en eller flere Microsoft Office-signaturlinjer.

  • Godkendelse af udgivelse     Denne arbejdsproces ligner arbejdsprocessen til godkendelse i det, at den automatiserer dirigeringen af indhold til emneeksperter og interessenter til gennemgang og godkendelse. Det, der gør arbejdsprocessen til godkendelse af udgivelse enestående, er, at den er designet specielt til publicering af websteder, hvor publiceringen af nye og opdaterede websider er strengt kontrolleret.

  • Tre-tilstand     Denne arbejdsproces kan bruges til at administrere forretningsprocesser, der kræver, at virksomheder sporer en høj mængde problemer eller elementer, f. eks kundesupport problemer, salgskundeemner eller projektopgaver.

Hver af de ovennævnte arbejdsprocesser kan tilpasses til din organisation på flere måder. Når du for eksempel føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype for at gør den tilgængelig til brug på dokumenter eller elementer, kan du tilpasse listen opgaver og oversigtslister, hvor oplysninger om arbejdsprocessen er gemt.

Når en bruger starter en arbejdsproces på et dokument eller et element, har brugeren mulighed for at tilpasse arbejdsprocessen yderligere ved at angive listen over deltagere, en forfaldsdato og opgavevejledning.

Toppen af siden

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

Selvom de indbyggede arbejdsprocesser kan tilpasses nogenlunde, så de opfylder forskellige behov, kan organisationen vælge at designe og udvikle arbejdsprocesser, der er entydige for forretningsprocesserne i organisationen. Arbejdsprocesser kan være enkle eller komplekse, efterhånden som virksomhedens processer kræver det. Udviklere kan oprette arbejdsprocesser, der startes af personer, der bruger et websted, eller de kan oprette arbejdsprocesser, der starter automatisk baseret på en hændelse, f. eks når et listeelement er oprettet eller ændret. Hvis din organisation har udviklet og implementeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan disse arbejdsprocesser være tilgængelige sammen med eller i stedet for de indbyggede arbejdsprocesser, der allerede er beskrevet.

Der er to måder at oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser på:

  • Superbrugere kan designe ikke-kode arbejdsprocesser til brug på en bestemt liste eller i et bestemt bibliotek ved hjælp af Microsoft SharePoint Designer 2013 og Office Visio 2013      SharePoint Designer 2013-arbejdsprocesser oprettes fra en liste over tilgængelige arbejdsprocesaktiviteter, og den person, der har oprettet arbejdsprocessen, kan installere arbejdsprocesser direkte på den liste eller det bibliotek, hvor de skal bruges. SharePoint Designer 2013 fungerer også sammen med Visio 2013 og muliggør en visuel oplevelse af arbejdsprocessens udvikling ved at oprette diagrammer ved hjælp af figurer og forbindelser. Du kan også importere arbejdsprocesser fra Visio 2013 i SharePoint Designer 2013 og omvendt.

  • Professionelle softwareudviklere kan oprette arbejdsprocesser ved hjælp af Visual Studio 2012 eller nyere     Disse arbejdsprocesser indeholder brugerdefineret kode og arbejdsprocesaktiviteter. Når en professionel udvikler opretter brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan en serveradministrator implementere dem på tværs af flere websteder.

Toppen af siden

Trin til brug af arbejdsprocesser

Der er flere trin, der er involveret i at bruge en arbejdsproces på et dokument eller et listeelement. Hvert trin kan udføres af enkeltpersoner i forskellige roller. For eksempel kan en webstedsadministrator gøre en arbejdsproces tilgængelig til brug i et dokumentbibliotek, en indholds forfatter kan starte en arbejdsproces eller ændre en igangværende arbejdsproces, og en tredje person (f. eks. en korrektur af et dokument eller en godkender) kan fuldføre arbejdsprocesopgaven.

Tilføje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Før en arbejdsproces kan bruges, skal den føjes til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, så den bliver tilgængelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du skal have tilladelsen Administrer lister for at kunne føje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype. I de fleste tilfælde udføres denne opgave af webstedsadministratorer eller enkeltpersoner, der administrerer bestemte lister eller biblioteker.

Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted varierer, afhængigt af hvor den er tilføjet:

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces direkte til en liste eller et bibliotek, er den kun tilgængelig for elementer på den pågældende liste eller det pågældende bibliotek.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, der blev føjet til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den kun tilgængelig for elementer med den pågældende indholdstype i den specifikke liste eller det specifikke bibliotek, som den pågældende indholdstype er knyttet til.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en indholdstype, bliver den pågældende arbejdsproces tilgængelig for andre elementer af den pågældende indholdstype i alle lister og biblioteker, som en forekomst af webstedsindholdstypen blev føjet til.

  • Hvis du vil have en arbejdsproces til at være alment tilgængelig på tværs af lister eller biblioteker på et websted, kan du oprette en arbejdsproces for et websted.

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, kan du tilpasse arbejdsprocessen til dens bestemte placering ved at angive forskellige indstillinger:

  • Navnet for denne forekomst af arbejdsprocessen

  • Listen over opgaver, hvor arbejdsprocesrelaterede opgaver gemmes

  • Oversigtslisten, der registrerer alle de hændelser, der er relateret til den pågældende arbejdsproces

  • Måden, hvorpå du ønsker, at arbejdsprocessen skal startes

  • Flere indstillinger, der er specifikke for den enkelte arbejdsproces, f.eks. hvordan opgaver distribueres til deltagere, hvilke omstændigheder der fuldfører arbejdsprocessen og hvilke handlinger der foretages, når arbejdsprocessen er fuldført.

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, gør du den tilgængelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du starter ikke selve arbejdsprocessen.

Starte en arbejdsproces på et dokument eller element

Når der er føjet en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, og derfor gøres tilgængelig til brug, kan du starte denne arbejdsproces på et dokument eller et element (hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at tillade, at den startes manuelt). Hvis du vil starte en arbejdsproces, skal du vælge den ønskede arbejdsproces på listen over arbejdsprocesser, der er tilgængelige for dokumentet eller elementet. Hvis det er nødvendigt, kan det også være nødvendigt at udfylde en formular med de oplysninger, som arbejdsprocessen kræver. Afhængigt af hvordan arbejdsprocessen er designet og konfigureret, kan du have mulighed for at tilpasse arbejdsprocessen yderligere, når du starter den på et dokument eller et element, ved at tilpasse disse indstillinger som deltagere, forfaldsdato og opgave vejledning.

Ændre en igangværende arbejdsproces

Når en arbejdsproces er aktiv for et element, kan det være nødvendigt at ændre den måde, arbejdsprocessen fungerer på. Efter en arbejdsproces er startet, skal den person, der startede arbejdsprocessen, måske tilføje flere deltagere. Eller en arbejdsprocesdeltager skal måske tildele sin opgave til en anden person eller anmode om en ændring af et dokument eller et element, som er arbejdsprocessens fokus. Du kan ændre nogle af de indbyggede arbejdsprocesser, mens arbejdsprocessen er i gang. Hvis din organisation har udviklet og implementeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, er det muligt, at ændringer i igangværende arbejdsprocesser er tilladt.

Fuldføre arbejdsprocesopgaver

Enhver hændelse i en arbejdsproces, der kræver menneskelig interaktion, er repræsenteret af en arbejdsprocesopgave. Når en arbejdsprocesopgave tildeles en arbejdsprocesdeltager, kan opgavemodtageren enten fuldføre opgaven eller anmode om ændringer af selve arbejdsprocessen ved at redigere arbejdsprocesopgaveformularen. Deltagerne kan fuldføre arbejdsprocesopgaver på SharePoint-webstedet eller direkte i et Office 2013-program. Når en arbejdsprocesdeltager fuldfører en arbejdsprocesopgave eller anmoder om en ændring af arbejdsprocessen, flyttes arbejdsprocessen til det næste relevante trin.

Registrere status for arbejdsprocesser

Arbejdsprocesejere og -deltagere kan følge fremdriften i en arbejdsproces ved at kontrollere den status, som er knyttet til arbejdsprocessen. Statussiden indeholder statusoplysninger om ikke-afsluttede arbejdsprocesopgaver. Den indeholder også oversigtsoplysninger, der er relevante for arbejdsprocessen.

Rapporteringsværktøjerne kan levere en samlet analyse af arbejdsproceshistorikken. Organisationer kan bruge denne analyse til at finde flaskehalse i processer eller til at bestemme, om en gruppe lever op til målene for en given forretningsproces. Flere andre foruddefinerede Microsoft Office Excel-rapporter kan bruges sammen med alle arbejdsprocesser. Desuden er oplysninger om arbejdsproceshistorikken tilgængelige som en SharePoint-listedatakilde, der kan bruges og analyseres i andre programmer eller brugerdefinerede løsninger til overvågning af forretningsprocesser.

Toppen af siden

Se også

Oversigt over arbejdsprocesserne i SharePoint

Arbejdsprocesser i SharePoint 2013

Arbejdsproces udvikling i SharePoint Designer 2013 og Visio 2013

Introduktion til SharePoint Server 2013 workflow

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

×