Sådan går datarejsen gennem Excel

Her er de vigtigste ting, du kan gøre, når data findes på en station i Excel:

• Importér    Du kan importere data fra mange forskellige eksterne datakilder. Disse datakilder kan være på din computer, i skyen eller halvvejs i hele verden. Du kan finde flere oplysninger i Importere data fra eksterne datakilder.

• Power-forespørgsel    Du kan bruge Power-forespørgsel (tidligere kaldet Hent & Transformér) til at oprette forespørgsler til at forme, transformere og kombinere data på en række forskellige måder. Du kan eksportere dit arbejde som en Power-forespørgselsskabelon for at definere en dataflowhandling i Power-apps. Du kan endda oprette en datatype som supplement til sammenkædede datatyper. Du kan finde flere oplysninger i Hjælp til Power-forespørgsel til Excel.

• Sikkerhed    Beskyttelse af data, legitimationsoplysninger og godkendelse er altid et løbende problem. Du kan finde flere oplysninger i Administrere indstillinger for datakilder og tilladelser og angive fortrolighedsniveauer.

• Opdater    Importerede data kræver normalt en opdateringshandling for at hente ændringer, f.eks. tilføjelser, opdateringer og sletninger, til Excel. Du kan finde flere oplysninger i Opdatere en ekstern dataforbindelse i Excel.

• Forbindelser/egenskaber    Hver ekstern datakilde har tilknyttede forbindelses- og egenskabsoplysninger, der nogle gange kræver ændringer afhængigt af din situation. Du kan finde flere oplysninger i Administrere eksterne dataintervaller og deres egenskaber, Oprette, redigere og administrere forbindelser til eksterne data og forbindelsesegenskaber.

• Ældre    Traditionelle metoder, f.eks. ældre importguider og MSQuery, er stadig tilgængelige til brug. Du kan få mere at vide under Indstillinger for dataimport og -analyseog Brug Microsoft Query til at hente eksterne data.

De følgende afsnit indeholder flere oplysninger om, hvad der foregår i baggrunden på denne travle Excel-station.

Der er egenskaber for forbindelse, forespørgsel og eksternt dataområde. Forbindelses- og forespørgselsegenskaber indeholder begge traditionelle forbindelsesoplysninger. I en dialogbokstitel betyder Forbindelsesegenskaber, at der ikke er knyttet en forespørgsel til den, men forespørgselsegenskaber betyder, at der er. Egenskaberne for eksternt dataområde styrer layoutet og formatet af data. Alle datakilder har dialogboksen Egenskaber for eksterne data, men datakilder, der har tilknyttede legitimationsoplysninger og opdateringsoplysninger, bruger den større dialogboks Egenskaber for eksternt dataområde.

Følgende oplysninger opsummerer de vigtigste dialogbokse, ruder, kommandostier og tilsvarende emner i Hjælp.

Dialogboks eller rude Kommandostier	Faner og faner	Hovedemne i Hjælp
Seneste kilder Data > seneste kilder	(Ingen faner) Navigationselementer, der skal> navigationsnavigator	Administrere indstillinger for datakilder og tilladelser
Forbindelsesegenskaber GUIDEN ELLER dataforbindelse Data> forespørgsler & forbindelser > fanen Forbindelser > (højreklik på en forbindelse) > Egenskaber	Fanen Anvendelse under fanen Definition under fanen Anvendt i	Forbindelsesegenskaber
Egenskaber for forespørgsel Data> eksisterende forbindelser > (højreklik på en forbindelse) > Rediger forbindelsesegenskaber ELLER data> forespørgsler &forbindelses-| Fanen Forespørgsler > (højreklik på en forbindelse) > Egenskaber ELLER Egenskaber> forespørgsel ELLER Data> Opdatere alle> forbindelser (når de er placeret på et indlæst forespørgselsregneark)	Fanen Anvendelse under fanen Definition under fanen Anvendt i	Forbindelsesegenskaber
Forespørgsler & Connections Data > forespørgsler & Forbindelser	Fanen Forespørgsler under fanen Forbindelser	Forbindelsesegenskaber
Eksisterende forbindelser Data > eksisterende forbindelser	Fanen Forbindelser under fanen Tabeller	Oprette forbindelse til eksterne data
Egenskaber for eksterne data ELLER egenskaber for eksternt dataområde ELLER Dataegenskaber> (deaktiveret, hvis de ikke er placeret i et forespørgselsregneark)	Brugt i fane (fra dialogboksen Forbindelsesegenskaber)   Knappen Opdater i højre side af forespørgselsegenskaberne	Administrere eksterne dataintervaller og deres egenskaber
Fanen Forbindelsesegenskaber > Definition > Eksportér forbindelsesfil OR Query> Eksportér forbindelsesfil	(Ingen faner) Mappen Datakilder i dialogboksen Filer	Oprette, redigere og administrere forbindelser til eksterne data

Data i en Excel-projektmappe kan komme fra to forskellige placeringer. Dataene kan gemmes direkte i projektmappen, eller de kan være gemt i en ekstern datakilde, f.eks. en tekstfil, en database eller en OLAP-kube (Online Analytical Processing). Denne eksterne datakilde er forbundet til projektmappen via en dataforbindelse, som er et sæt oplysninger, der beskriver, hvordan du finder, logger på og får adgang til den eksterne datakilde.

Den største fordel ved at oprette forbindelse til eksterne data er, at du med jævne mellemrum kan analysere disse data uden at kopiere dataene til projektmappen gentagne gange, hvilket er en handling, der kan være tidskrævende og kan være tilbøjelig til fejl. Når du har forbindelse til eksterne data, kan du også automatisk opdatere (eller opdatere) dine Excel-projektmapper fra den oprindelige datakilde, når datakilden opdateres med nye oplysninger.

Forbindelsesoplysninger gemmes i projektmappen og kan også gemmes i en forbindelsesfil, f.eks. en Office-dataforbindelsesfil (.odc) eller en datakildefil (.dsn).

Hvis du vil hente eksterne data til Excel, skal du have adgang til dataene. Hvis den eksterne datakilde, du vil have adgang til, ikke findes på din lokale computer, skal du muligvis kontakte administratoren af databasen for at få en adgangskode, brugertilladelser eller andre forbindelsesoplysninger. Hvis datakilden er en database, skal du kontrollere, at databasen ikke åbnes med udelt adgang. Hvis datakilden er en tekstfil eller et regneark, skal du sikre dig, at en anden bruger ikke har den åben med udelt adgang.

Mange datakilder kræver også en ODBC-driver eller OLE DB-udbyder for at koordinere strømmen af data mellem Excel, forbindelsesfilen og datakilden.

Følgende diagram opsummerer nøglepunkterne for dataforbindelser.

1. Der findes en række forskellige datakilder, du kan oprette forbindelse til: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, andre OLAP- og relationsdatabaser, regneark og tekstfiler.

2. Mange datakilder har en tilknyttet ODBC-driver eller OLE DB-udbyder.

3. En forbindelsesfil definerer alle de oplysninger, der er nødvendige for at få adgang til og hente data fra en datakilde.

4. Forbindelsesoplysninger kopieres fra en forbindelsesfil til en projektmappe, og forbindelsesoplysningerne kan nemt redigeres.

5. Dataene kopieres til en projektmappe, så du kan bruge dem på samme måde, som du bruger data, der er gemt direkte i projektmappen.

Brug dialogboksen Eksisterende forbindelser til at finde forbindelsesfiler. (Vælg >eksisterende forbindelser). I denne dialogboks kan du se følgende typer forbindelser:

• Forbindelser i projektmappen    

  Denne liste viser alle de aktuelle forbindelser i projektmappen. Listen oprettes ud fra forbindelser, du allerede har defineret, og som du har oprettet ved hjælp af dialogboksen Vælg datakilde i guiden Dataforbindelse eller fra forbindelser, du tidligere har valgt som en forbindelse fra denne dialogboks.

• Forbindelsesfiler på computeren    

  Denne liste oprettes ud fra mappen Datakilder, der normalt er gemt i mappen Dokumenter.

• Forbindelsesfiler på netværket    

  Denne liste kan oprettes ud fra et sæt af mapper på dit lokale netværk, hvis placering kan installeres på tværs af netværket som en del af udrulningen af Microsoft Office-gruppepolitikker eller et SharePoint-bibliotek. 

Du kan også bruge Excel som en forbindelsesfileditor til at oprette og redigere forbindelser til eksterne datakilder, der er gemt i en projektmappe eller i en forbindelsesfil. Hvis du ikke finder den ønskede forbindelse, kan du oprette en forbindelse ved at klikke på Søg efter flere for at få vist dialogboksen Vælg datakilde og derefter klikke på Ny kilde for at starte guiden Dataforbindelse.

Når du har oprettet forbindelsen, kan du bruge dialogboksen Forbindelsesegenskaber (Vælg data > Forespørgsler & Forbindelser > Forbindelser under fanen > (højreklik på en forbindelse) > Egenskaber)til at styre forskellige indstillinger for forbindelser til eksterne datakilder og til at bruge, genbruge eller skifte forbindelsesfiler.

Bemærk!    Nogle gange navngives dialogboksen Forbindelsesegenskaber i dialogboksen Forespørgselsegenskaber, når der er oprettet en forespørgsel i Power-forespørgsel (tidligere kaldet Hent & Transformér) knyttet til den.

Hvis du bruger en forbindelsesfil til at oprette forbindelse til en datakilde, kopieres forbindelsesoplysningerne fra forbindelsesfilen til Excel-projektmappen. Når du foretager ændringer ved hjælp af dialogboksen Forbindelsesegenskaber, redigerer du de dataforbindelsesoplysninger, der er gemt i den aktuelle Excel-projektmappe, og ikke den oprindelige dataforbindelsesfil, der kan være blevet brugt til at oprette forbindelsen (angivet med det filnavn, der vises i egenskaben Forbindelsesfil under fanen Definition). Når du har redigeret forbindelsesoplysningerne (med undtagelse af egenskaberne Forbindelsesnavn og Forbindelsesbeskrivelse), fjernes kæden til forbindelsesfilen, og egenskaben Forbindelsesfil ryddes.

Hvis du vil sikre, at forbindelsesfilen altid bruges, når en datakilde opdateres, skal du klikke på Forsøg altid at bruge denne fil til at opdatere disse data under fanen Definition. Hvis du markerer dette afkrydsningsfelt, sikrer du, at opdateringer til forbindelsesfilen altid bruges af alle projektmapper, der bruger den pågældende forbindelsesfil, og at denne egenskab også skal være angivet.

Ved hjælp af dialogboksen Forbindelser kan du nemt administrere disse forbindelser, herunder oprette, redigere og slette dem (vælg data>-forespørgsler & Forbindelser > forbindelser under fanen > (højreklik på en forbindelse) > Egenskaber. Du kan bruge denne dialogboks til at gøre følgende: 

• Opret, rediger, opdater og slet forbindelser, der bruges i projektmappen.

• Kontrollér kilden til eksterne data. Det kan du gøre i tilfælde af, at forbindelsen er defineret af en anden bruger.

• Vis, hvor hver forbindelse bruges i den aktuelle projektmappe.

• Diagnosticere en fejlmeddelelse om forbindelser til eksterne data.

• Omdiriger en forbindelse til en anden server eller datakilde, eller erstat forbindelsesfilen for en eksisterende forbindelse.

• Gør det nemt at oprette og dele forbindelsesfiler med brugere.

Forbindelsesfiler er især nyttige til at dele forbindelser på et ensartet grundlag, hvilket gør forbindelser mere synlig, hvilket hjælper med at forbedre sikkerheden for forbindelser og fremme administration af datakilder. Den bedste måde at dele forbindelsesfiler på er at placere dem på en sikker og pålidelig placering, f.eks. en netværksmappe eller et SharePoint-bibliotek, hvor brugerne kan læse filen, men kun angivne brugere kan redigere filen. Du kan finde flere oplysninger i Del data med ODC.

Brug af ODC-filer

Du kan oprette Office-dataforbindelsesfiler (.odc) ved at oprette forbindelse til eksterne data via dialogboksen Vælg datakilde eller ved at bruge guiden Dataforbindelse til at oprette forbindelse til nye datakilder. En ODC-fil anvender brugerdefinerede HTML- og XML-koder til at gemme forbindelsesoplysningerne. Du kan nemt få vist eller redigere indholdet af filen i Excel.

Du kan dele forbindelsesfiler med andre for at give dem den samme adgang, som du har til en ekstern datakilde. Andre brugere behøver ikke at konfigurere en datakilde for at åbne forbindelsesfilen, men de skal muligvis installere den ODBC-driver eller OLE DB-udbyder, der kræves for at få adgang til de eksterne data på computeren.

ODC-filer er den anbefalede metode til at oprette forbindelse til data og dele data. Du kan nemt konvertere andre traditionelle forbindelsesfiler (DSN-, UDL- og forespørgselsfiler) til en ODC-fil ved at åbne forbindelsesfilen og derefter klikke på knappen Eksportér forbindelsesfil på fanen Definition i dialogboksen Forbindelsesegenskaber.

Brug af forespørgselsfiler

Forespørgselsfiler er tekstfiler, der indeholder datakildeoplysninger, herunder navnet på den server, hvor dataene er placeret, og de forbindelsesoplysninger, du angiver, når du opretter en datakilde. Forespørgselsfiler er en traditionel måde at dele forespørgsler med andre Excel-brugere på.

Brug af .dqy-forespørgselsfiler    Du kan bruge Microsoft Query til at gemme .dqy-filer, der indeholder forespørgsler til data fra relationsdatabaser eller tekstfiler. Når du åbner disse filer i Microsoft Query, kan du få vist de data, der returneres af forespørgslen, og redigere forespørgslen for at hente forskellige resultater. Du kan gemme en .dqy-fil til en hvilken som helst forespørgsel, du opretter, enten ved hjælp af guiden Forespørgsel eller direkte i Microsoft Query.

Brug af .oqy-forespørgselsfiler    Du kan gemme .oqy-filer for at oprette forbindelse til data i en OLAP-database, enten på en server eller i en offline-kubefil (.cub). Når du bruger guiden Flerdimensionel forbindelse i Microsoft Query til at oprette en datakilde til en OLAP-database eller -kube, oprettes der automatisk en .oqy-fil. Da OLAP-databaser ikke er organiseret i poster eller tabeller, kan du ikke oprette forespørgsler eller .dqy-filer for at få adgang til disse databaser.

Brug af .rqy-forespørgselsfiler    Excel kan åbne forespørgselsfiler i .rqy-format for at understøtte OLE DB-datakildedrivere, der bruger dette format. Du kan finde flere oplysninger i dokumentationen til din driver.

Brug af .qry-forespørgselsfiler    Microsoft Query kan åbne og gemme forespørgselsfiler i .qry-format til brug i tidligere versioner af Microsoft Query, der ikke kan åbne .dqy-filer. Hvis du har en forespørgselsfil i .qry-format, du vil bruge i Excel, skal du åbne filen i Microsoft Query og derefter gemme den som en .dqy-fil. Du kan finde oplysninger om at gemme .dqy-filer i Hjælp til Microsoft Query.

Brug af .iqy-webforespørgselsfiler    Excel kan åbne .iqy-webforespørgselsfiler for at hente data fra internettet. Du kan finde flere oplysninger i Eksportér til Excel fra SharePoint.

Et eksternt dataområde (også kaldet en forespørgselstabel) er et defineret navn eller tabelnavn, der definerer placeringen af de data, der er hentet ind i et regneark. Når du opretter forbindelse til eksterne data, opretter Excel automatisk et eksternt dataområde. Den eneste undtagelse til dette er en pivottabelrapport, der er knyttet til en datakilde, som ikke opretter et eksternt dataområde. I Excel kan du formatere og opstille et eksternt dataområde eller bruge det i beregninger som med alle andre data.

Et eksternt dataområde navnmærkes automatisk i Excel på følgende måde:

• Eksterne dataintervaller fra Office-dataforbindelsesfiler (ODC) får samme navn som filnavnet.

• Eksterne dataintervaller fra databaser navngives med navnet på forespørgslen. Som standard Query_from_navnet på den datakilde, du brugte til at oprette forespørgslen.

• Eksterne dataintervaller fra tekstfiler navngives med tekstfilnavnet.

• Eksterne dataintervaller fra webforespørgsler navngives med navnet på den webside, hvorfra dataene blev hentet.

Hvis dit regneark indeholder mere end ét eksternt dataområde fra den samme kilde, nummeres intervallerne. For eksempel MitTekst, MyText_1, MyText_2 osv.

Et eksternt dataområde har yderligere egenskaber (ikke at forveksle med forbindelsesegenskaber), som du kan bruge til at styre dataene, f.eks. bevaring af celleformatering og kolonnebredde. Du kan ændre disse egenskaber for eksterne dataområde ved at klikke på Egenskaber i gruppen Forbindelser under fanen Data og derefter foretage ændringerne i dialogboksene Egenskaber for eksternt dataområde eller Eksterne dataegenskaber.

Der er flere dataobjekter (f.eks. et eksternt dataområde og en pivottabelrapport), som du kan bruge til at oprette forbindelse til forskellige datakilder. Men den type datakilde, du kan oprette forbindelse til, er forskellig fra dataobjekt til dataobjekt.

Du kan bruge og opdatere forbundne data i Excel Services. Som med alle andre eksterne datakilder skal du muligvis godkende din adgang. Du kan finde flere oplysninger i Opdatere en ekstern dataforbindelse i Excel. Fdu kan finde flere oplysninger om legitimationsoplysninger i Excel Services-godkendelsesindstillinger.

Følgende tabel opsummerer, hvilke datakilder der understøttes for hvert dataobjekt i Excel.

Excel data objekt	Opretter Ekstern data område?		OLE DB	ODBC	Tekst fil	HTML fil	XML fil	SharePoint liste
Guiden Tekstimport	Ja		Nej	Nej	Ja	Nej	Nej	Nej
Pivottabelrapport (ikke-OLAP)	Nej		Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja
Pivottabelrapport (OLAP)	Nej		Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Excel-tabel	Ja		Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Ja
XML-tilknytning	Ja		Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Nej
Webforespørgsel	Ja		Nej	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej
Guiden Dataforbindelse	Ja		Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Microsoft-forespørgsel	Ja		Nej	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej

Løsning til Excel Services for Excel-tabeller og navngivne områder

Hvis du vil have vist en Excel-projektmappe i Excel Services, kan du oprette forbindelse til og opdatere data, men du skal bruge en pivottabelrapport. Excel Services understøtter ikke eksterne dataintervaller, hvilket betyder, at Excel Services ikke understøtter en Excel-tabel, der er forbundet til en datakilde, en webforespørgsel, en XML-tilknytning eller Microsoft Query.

Du kan imidlertid løse denne begrænsning ved at bruge en pivottabel til at oprette forbindelse til datakilden og derefter designe og layoute pivottabellen som en todimensionel tabel uden niveauer, grupper eller subtotaler, så alle ønskede række- og kolonneværdier vises. 

Lad os tage en tur ned ad database hukommelsesstien.

Om MDAC, OLE DB og OBC

Det første er vi, der beklager alle akronymer. Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 er inkluderet i Microsoft Windows. Med MDAC kan du oprette forbindelse til og bruge data fra en lang række relationelle og ikke-relationsdatakilder. Du kan oprette forbindelse til mange forskellige datakilder ved hjælp af Open Database Connectivity-drivere (ODBC) eller OLE DB -udbydere, som enten er opbygget og leveret af Microsoft eller udviklet af forskellige tredjeparter. Når du installerer Microsoft Office, føjes yderligere ODBC-drivere og OLE DB-udbydere til computeren.

Hvis du vil have vist en komplet liste over OLE DB-udbydere, der er installeret på computeren, skal du få vist dialogboksen Egenskaber for datalink fra en datalink-fil og derefter klikke på fanen Udbyder.

Hvis du vil se en komplet liste over ODBC-udbydere, der er installeret på computeren, skal du få vist dialogboksen ODBC-databaseadministrator og derefter klikke på fanen Drivere.

Du kan også bruge ODBC-drivere og OLE DB-udbydere fra andre producenter til at hente oplysninger fra andre kilder end Microsoft-datakilder, herunder andre typer ODBC- og OLE DB-databaser. Du kan finde oplysninger om, hvordan du installerer disse ODBC-drivere eller OLE DB-udbydere, i dokumentationen til databasen eller ved at kontakte din databaseleverandør.

Brug af ODBC til at oprette forbindelse til datakilder

I ODBC-arkitekturen opretter et program (f.eks. Excel) forbindelse til ODBC-driverstyringen, som igen bruger en bestemt ODBC-driver (f.eks. Microsoft SQL ODBC-driveren) til at oprette forbindelse til en datakilde (f.eks. en Microsoft SQL Server-database).

Hvis du vil oprette forbindelse til ODBC-datakilder, skal du gøre følgende:

1. Sørg for, at den relevante ODBC-driver er installeret på den computer, der indeholder datakilden.

2. Definer et datakildenavn (DSN) ved enten at bruge ODBC-datakildeadministratoren til at gemme forbindelsesoplysningerne i registreringsdatabasen, en DSN-fil eller en forbindelsesstreng i Microsoft Visual Basic-kode for at overføre forbindelsesoplysningerne direkte til ODBC-driverstyringen.

   Hvis du vil definere en datakilde, skal du klikke på knappen Start i Windows og derefter klikke på Kontrolpanel. Klik på System og vedligeholdelse,og klik derefter på Administration. Klik på Ydeevne og vedligeholdelse,og klik på Administration. og derefter klikke på Datakilder (ODBC). Du kan finde flere oplysninger om de forskellige indstillinger ved at klikke på knappen Hjælp i hver dialogboks.

Maskindatakilder

Maskindatakilder lagrer forbindelsesoplysninger i registreringsdatabasen på en bestemt computer med et brugerdefineret navn. Du kan kun bruge maskindatakilder på den computer, de er defineret på. Der findes to typer maskindatakilder – bruger og system. Brugerdatakilder kan kun bruges af den aktuelle bruger og er kun synlige for den pågældende bruger. Systemdatakilder kan bruges af alle brugere på en computer og er synlige for alle brugere på computeren.

En maskindatakilde er især nyttig, når du vil give ekstra sikkerhed, fordi det er med til at sikre, at kun brugere, der er logget på, kan få vist en maskindatakilde, og at en maskindatakilde ikke kan kopieres af en ekstern bruger til en anden computer.

Fildatakilder

Fildatakilder (også kaldet DSN-filer) lagrer forbindelsesoplysninger i en tekstfil, ikke registreringsdatabasen, og er generelt mere fleksible at bruge end maskindatakilder. Du kan f.eks. kopiere en fildatakilde til en hvilken som helst computer med den korrekte ODBC-driver, så dit program kan stole på ensartede og nøjagtige forbindelsesoplysninger til alle de computere, det bruger. Eller du kan placere filens datakilde på en enkelt server, dele den mellem mange computere på netværket og nemt vedligeholde forbindelsesoplysningerne på ét sted.

En fildatakilde kan også være ikke-delelig. En ikke-delelig fildatakilde findes på en enkelt computer og peger på en maskindatakilde. Du kan bruge ikke-delelige fildatakilder til at få adgang til eksisterende maskindatakilder fra fildatakilder.

Brug af OLE DB til at oprette forbindelse til datakilder

I OLE DB-arkitekturen kaldes det program, der har adgang til dataene, for en dataforbruger (f.eks. Excel), og det program, der giver indbygget adgang til dataene, kaldes en databaseudbyder (f.eks. Microsoft OLE DB-provider til SQL Server).

En universel datalink-fil (.udl) indeholder de forbindelsesoplysninger, som en dataforbruger bruger til at få adgang til en datakilde via OLE DB-udbyderen for den pågældende datakilde. Du kan oprette forbindelsesoplysningerne ved at gøre et af følgende:

• I guiden Dataforbindelse skal du bruge dialogboksen Egenskaber for datalink til at definere en datalink for en OLE DB-provider. 

• Opret en tom tekstfil med filtypenavnet .udl, og rediger derefter filen, som viser dialogboksen Egenskaber for datalink.