Sådan opretter du en FindTime-afstemning

FindTime er et Outlook-tilføjelsesprogram til planlægning af møder. Arrangøren kan sende flere tidsindstillinger via FindTime og minimere frem og tilbage mails i planlægningen.

Sådan planlægger du et møde i Outlookmed FindTime:

1. Opret en ny mail, eller vælg en mail, du vil besvare.

2. Angiv de personer, der kræves til mødet, i Til og valgfrie deltagere i Cc. 

3. På fanen Hjem skal du vælge Besvar med mødeafstemning.
   
   

4. Vælg mødeindstillingerne:
   
   

   • Varighed: Vælg en varighed på listen.

     • Vælg 8 timer til et heldagsmøde.

     • Vælg Brugerdefineret i rullemenuen Klokkeslæt for at angive dit eget klokkeslæt. Den maksimale varighed er 23 timer 59 minutter.

   • Arbejdstimer: Markér dette for kun at begrænse foreslåede mødetidspunkter til arbejdsdage og -timer.

     Bemærk!: Den arbejdstid, der bruges som standard, hentes fra indstillingerne for arrangøren og mislykkes i disse Exchange-indstillinger. De er som standard fra 8:00 til 17,00, hvis der ikke findes nogen indstillinger.

   • Tidszone: Vælg rullemenuen tidszone for at ændre tidszonen for mødet.

     Bemærkninger!: 

     • Den anvendte tidszone hentes fra indstillingerne for arrangøren, men du kan vælge en ny på listen.

     • Der tages højde for sommertid, og møder efter årsskiftet viser den korrekte tid

5. FindTime gennemser deltagernes tidsplaner (hvis de er tilgængelige) og foreslår passende mødetidspunkter.

   Bemærk!: FindTime bruger dinMicrosoft 365 virksomhedskonto til at få adgang til din kalender og kalendere for deltagere i organisationen for at bestemme tilgængeligheden. Kalendere, der ikke er knyttet til en Microsoft 365 -konto, understøttes ikke.

   Brug linkene til at sortere mødeindstillingerne.

   

   • Tilgængelighed: Viser de bedste indstillinger (tidspunkter, hvor alle nødvendige mødedeltagere er ledige) først. Faktorer, der bruges til at bestemme de bedste indstillinger, omfatter, hvor mange deltagere der er ledige, hvor mange nødvendige vs. valgfrie deltagere der er ledige, uanset om modstridende deltagere har foreløbig eller optaget forpligtelser i deres kalender.

   • Klokkeslæt: Viser indstillingerne kronologisk.
     
     Bemærk! Du kan rulle gennem dage og måneder ved hjælp af pilene. Tilgængelige dage er understreget med grøn. Mørkere grøn angiver dage med flest valgmuligheder, og lysere grøn og rød angiver de fleste konflikter. Weekenddage markeres som tilgængelige, hvis Arbejdstimer ikke er valgt.

   • Personikonerne viser, om mødedeltagere er påkrævede, og deres tilgængelighed.

     

     • Understreget: Påkrævet

     • Grøn: tilgængelig

     • Gul: Kan være optaget

     • Rød: Optaget

     • Grå: Ukendt

   • Du kan bruge ikonerne til at få adgang til flere oplysninger.

     • Vælg for at åbne deltagerens statusbakke.

     • Hold markøren over hvert personikon eller for at få vist oplysninger om deres tilgængelighed.

     • Vælg for at få vist din kalender.

6. Vælg et par passende mødetidspunkter.

   • Klokkeslætsfeltet ændres til blåt, når det er markeret.
     
     

     Bemærk!: Afstemninger, der har 20 forslag eller færre, er mere tilbøjelige til at nå til enighed. 

7. Vælg Næste.

8. Angiv mødestedet.

   • Onlinemøder er aktiveret som standard. Markér afkrydsningsfeltet Onlinemøde for at deaktivere det. 
     
     
     
     Når Onlinemøde er markeret, planlægger FindTime etSkype for Business ellerMicrosoft Teams møde. FindTime bruger det, der er angivet af din organisation som standardkanalen for onlinemøder. 

     Bemærk!: Hvis du har gemt enSkype for Businessindstilling i dashboardet, bruger FindTime denne indstilling i stedet for Microsoft Teams. Hvis du vil brugeMicrosoft Teams, skal du slette indstillingenSkype for Businessi dashboardet.

9. Vælg Afstemningsindstillinger , og slå indstillingerne til /fra .

   Bemærk!: Du kan stadig slette de valgte mødetidspunkter på dette tidspunkt ved at vælge X på listen Valgte tidspunkter .

   • Giv mig besked om afstemningsopdateringer: Du modtager en mail, hver gang en deltager stemmer. Meddelelsen indeholder den aktuelle afstemningsstatus og en mulighed for at planlægge.

   • Planlæg, hvornår deltagerne når til enighed: En kalenderbegivenhed planlægges automatisk, hvis alle nødvendige deltagere har stemt til fordel for en bestemt tidsindstilling. Hvis der er flere tilgængelige indstillinger, planlægges den tidligste indstilling.

   • Sæt udvalgte tidspunkter i min kalender i venteposition: Der placeres en foreløbig begivenhed i kalenderen for hver tidsindstilling, du foreslår. Alle ventepositioner fjernes, når mødet planlægges, eller afstemningen annulleres.

   • Lås afstemning for deltagere: Deltagerne vil ikke kunne foreslå nye tidspunkter eller redigere andre deltagere.

   • Kræv, at deltagerne bekræfter deres identitet: For at forhindre anonym afstemning skal deltagerne godkende før afstemningen.

   • Mailmeddelelser på FindTime-sprog: Det sprog, du bruger FindTime på, bruges til at sende relaterede mailmeddelelser. Ellers sendes disse meddelelser på engelsk.

10. Vælg Indsæt til mail.

11. FindTime indsætter de foreslåede mødetidspunkter i din mail. Vælg Rediger indstillinger for at ændre mødeindstillingerne, hvis det er nødvendigt.

    Bemærk!: Hvis du foretager ændringer og genindsætter mødetidspunkterne, skal du slette den oprindelige invitation manuelt.

12. Vælg Send for at sende mødeinvitationer og starte afstemningsprocessen.

13. Du modtager et direkte link til afstemningssiden for dit møde.