Planer i planer: hovedprojekter og underprojekter

Projekter kan hurtigt komme ud af kontrol. Før du ved af det, bliver et simpelt byggeprojekt til en collage af mindre projekter, f.eks. design, udgravning, fundamenteringsarbejde og marketing. Du kan få mere kontrol over dit projekt ved at oprette mindre projekter i Project og derefter sammenkæde dem til en enkelt Project-fil for at vise, hvor de passer ind i dit hovedprojekt.

Denne artikel indeholder

• Oversigt over hovedprojekter
• Arbejde med underprojekter i et hovedprojekt
• Sådan påvirkes ressourcer, når du kombinerer filer
• Andre måder at kombinere filer på

Oversigt over hovedprojekter

Tænk på et hovedprojekt som en samling af konsoliderede projekter, der viser et hierarki mellem flere relaterede projekter. Projekter, der er indsat i et hovedprojekt, kaldes underprojekter.

Når du indsætter et underprojekt, adskiller et lille Project-ikon det fra hovedopgaver, der er en del af hovedprojektet.

I hovedprojektet vises underprojekter som hovedopgaver, som du nemt kan arrangere i en disposition.

Klik på plustegnet ud for et underprojekt for at udvide underprojektets opgaver til visning.

Hvert underprojekt repræsenterer en anden fase eller en anden funktionsgruppe i hovedprojektet.

Når du indsætter et underprojekt i hovedprojektet, sammenkædes de to projekter, og du kan få vist alle oplysninger i underprojektet fra hovedprojektet.

Når du opdaterer et underprojekt fra hovedprojektet, opdateres det også i kildefilen. Hvis du skal kombinere filer for at oprette en rapport eller udskrive en visning med kombinerede projektoplysninger, kan du også konsolidere dem midlertidigt i en visning.

Ved at oprette et hovedprojekt og underprojekter kan du opdele et stort projekt og uddelegere dets dele til de nødvendige personer. I projektstyringstermer giver tildeling af underprojekter på denne måde ansvar til dem, der udfører arbejdet og matcher autoritet med ansvar. I Project hjælper oprettelse af underprojekter i et hovedprojekt projektledere med at få adgang til og kontrol over deres dele af tidsplanen.

For at afgøre om du skal opdele et stort projekt i et hovedprojekt og underprojekter, skal du overveje følgende:

• Dit projekt er meget stort og detaljeret. Hvis dit projekt indeholder mere end et par hundrede opgaver, kan du blive nemmere at administrere det ved at opdele det i underprojekter. Hvis nogle dele af projektet indeholder arbejde, der er opdelt i flere detaljer end andre, kan det give mening at gøre disse dele til underprojekter, så de fleste brugere kun kan se en opløftet beskrivelse af underprojektet, men interesserede parter kan se det mere detaljeret. En enkelt fil er næsten altid det hurtigere alternativ, men det kan være kompromiset værd, hvis du kun kan fokusere på en del af projektet.
• Din organisation er ikke centraliseret. I en decentraliseret eller distribueret organisation giver et hovedprojekt og underprojekter arbejderne mere kontrol over deres eget arbejde, end én centraliseret projektfil gør.
• Du ønsker at øge effektiviteten af organisationens planlægningsmetoder. Hvis ledere på lavere niveau er ansvarlige for og ved, hvilke opgaver der er brug for på projektet, giver det måske mere mening at give dem mulighed for at planlægge deres teams arbejde og derefter samle deres projektfiler i et hovedprojekt. Hvis topstyret planlægning er normen, kan det være en god idé at omorganisere den oprindelige plan i underprojekter, når den er gennemført, så individuelle projektledere eller teams har adgang til og kontrol over deres egne tidsplaner.
• Du arbejder på flere projekter. Projektledere kan have et sæt projekter, de arbejder på hele tiden, uanset om projekterne er indbyrdes forbundne eller ej. I stedet for at åbne dem ét ad gangen, kan du åbne alle underprojekterne på samme tid, når du åbner hovedprojektet. Denne fremgangsmåde gør det også nemmere at oprette rapporter for flere projekter. Hvis projekterne er indbyrdes forbundne, kan projektlederen oprette opgaveafhængigheder mellem opgaver i forskellige projekter. Når der oprettes afhængigheder mellem projekter, bliver det nemmere for forskellige projektledere at se, hvordan andre projektlederes arbejde påvirker deres tidsplaner.
• Nogle projekter er underordnet andre. Du kan nøjagtigt afspejle hierarkiet for flere projekter ved at indsætte forskellige projekter i andre filer. Den resulterende struktur af delprojekter bør afspejle dine teammedlemmers prioriteter og ansvarsområder samt de indbyrdes relationer mellem opgaver på forskellige områder og den overordnede deadline.
• Flere personer kan ændre dit projekt. Ideelt set ejes, administreres og ændres en projektfil af en enkelt projektleder. Men ofte er et projekt en del af et større program, som ledere på højere niveau kan have brug for at administrere. Projektteammedlemmerne kan fastholde fokus på deres arbejde ved at få vist det som en separat fil, og projektlederen, der styrer hovedprojektet, kan koordinere hver underprojektgruppes tidsplan.
  Det kan give mening at lade hovedprojektets milepæle styre hvert underprojektteams milepæle for at holde tidsplanerne koordineret til en deadline. Du kan koordinere milepæle ved at oprette en afhængighed mellem milepælene eller ved at kopiere og indsætte milepælsopgaverne fra hovedprojektet i hvert underprojekt.
• Dit projekt har flere interessenter, der interesserer sig for forskellige dele af projektet. Når personer vil se på forskellige detaljer, kan projektledere lægge alle projektfilerne på en server og tilpasse forskellige visninger til forskellige interessenter. Den samme projektfil kan bruges som et underprojekt i forskellige hovedprojekter til at tilpasse de oplysninger, der vises.
• Du ønsker, at dine underprojekter skal være skrivebeskyttede. Du kan bevare yderligere kontrol over dele af et projekt ved at flytte opgaver til et underprojekt og begrænse adgangen til nøglepersoner.
• Du vil analysere den kritiske vej for hver fase ud over det overordnede projekt. Hvert enkelt projekt indeholder en kritisk vej. Konsolidering af flere projekter i ét hovedprojekt gør det nemt at se det overordnede billede som flere kritiske veje i hovedprojektet, mens du bevarer separate kritiske veje for hvert underprojekt.

Få mere at vide

• Sammenkæde projekter for at oprette et hovedprojekt
• Se, hvad der har indflydelse på projektets slutdato (kritisk vej)

Arbejde med underprojekter i et hovedprojekt

Når du indsætter et underprojekt i et hovedprojekt, repræsenteres underprojektet som en hovedopgave på opgavelisten, og der vises en projektikonindikator i feltet Symboler . Underprojektet indrykkes på dispositionsniveau i den række, hvor du indsætter det, men du kan rykke det ind eller ud på samme måde som med andre opgaver. Da underprojektet repræsenteres som en hovedopgave, kan du ikke redigere hovedopgavens hovedoplysninger, men du kan udvide dispositionen for at få vist underprojektets opgaver og redigere projektoplysningerne i hovedprojektfilen.

Når du gemmer hovedprojektet, gemmes ændringer i underprojektet også i underprojektets kildefil. Hvis du vil arbejde direkte i kildefilen uden at åbne hovedprojektfilen, opdateres ændringer i underprojektets kildefil automatisk i hovedprojektfilen.

Få mere at vide

• Sammenkæde projekter for at oprette et hovedprojekt

Sådan påvirkes ressourcer, når du kombinerer filer

Når du konsoliderer filer i en hovedprojektfil, forbliver ressourcerne for begge filer adskilt, ligesom opgaverne i et underprojekt forbliver i underprojektet. Du kan ændre ressourceoplysninger i hovedprojektet, og ændringerne replikeres i underprojektets kildefil. Du kan få vist alle ressourcer i hovedprojektet og underprojekterne sammen i visningen Ressourceark , men du kan ikke tildele en ressource til et andet projekt end det underprojekt, den stammer fra.

Andre måder at kombinere filer på

• Konsolider filer, der ikke er relaterede
• Opret et arbejdsområde til projektfiler

Med hovedprojekter og underprojekter kan du oprette et hierarki af projekter, der afspejler relationen mellem dem og, i nogle tilfælde, strukturen i din organisation. Men du kan have andre grunde til at konsolidere projektfiler. Det kan f.eks. være, at du vil kombinere dem midlertidigt med henblik på en hurtig gennemgang eller til udskrivning.

Konsolider filer, der ikke er relaterede

Brug konsoliderede filer, hvis du har flere filer, du gerne vil kombinere i ét vindue, uanset om filerne er relaterede eller ej. Ved at kombinere ikke-relaterede filer i et konsolideret projekt bliver det nemmere at se oplysninger fra flere projekter i forskellige visninger og at udskrive dem. Du kan konsolidere projektfiler, hvis du skal holde styr på mange igangværende projekter, f.eks. når du udvikler forskellige produkter på samme tid. Du kan sortere og gruppere efter produktnavne, projektdeadlines og administratorer for at finde og vurdere netop de oplysninger, du har brug for. Du kan f.eks. udskrive en Gantt-diagramvisning, der omfatter alle dine projekter.

Oprette et arbejdsområde

Et alternativ til at konsolidere projekter er at oprette et arbejdsområde, der indeholder individuelle projektfiler, der hver især er åbne i sit eget vindue. Brug et arbejdsområde, hvis du ofte arbejder med de samme projektfiler, og du ikke vil samle dem i ét stort projekt.

Når du åbner filerne og derefter gemmer dem som et arbejdsområde, gemmer Project filerne og de aktuelle indstillinger i en enkelt fil til arbejdsområde. Når du derefter åbner arbejdsområdefilen, åbner du alle de inkluderede filer på én gang. Hvert projekt har sin egen knap på proceslinjen, hvilket gør det nemt at skifte fra et projekt til et andet.

For at oprette et arbejdsområde skal du vælge eller åbne projektfilerne og derefter vælgeGem arbejdsområdesom fil>.

Toppen af siden