Når du konfigurerer SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365, har du sandsynligvis dokumenter og filer, du vil føje til dit teamwebsted. Her er nogle måder, hvorpå du kan føje forskellige typer indhold til dit websted.
Bemærk
Du kan få en artikel om, hvordan du konfigurerer OneDrive til arbejde eller skole og teamwebsteder, så du kan bruge dem sammen, under Konfigurer Office 365 fillagring og -deling.
I denne artikel
- Før du begynder
- Opret mapper, biblioteker og underordnede websteder
- Upload dokumenter, billeder og filer
- Overvej at oprette SharePoint-lister til kontakter, kalendere og regneark
- Overvej SharePoint-løsninger til almindelige forretningsbehov
- Hjælp webstedsbrugere med at finde dit indhold
Inden du går i gang
Før du begynder at flytte filer, skal du kontrollere, hvor meget lagerplads du har til SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365. Du kan finde oplysninger om lagergrænser for SharePoint i Microsoft 365 under SharePoint-begrænsninger.
Tip
Det er vigtigt at huske, at i Microsoft 365 adskiller lagergrænserne for SharePoint i Microsoft 365 (dit teamwebsted) sig fra lagergrænser for Exchange Online (for mailkonti). Du kan få mere at vide om lagergrænser for postkasser under Modtagere i Tjenestebeskrivelser for Microsoft 365 for Exchange Online.
Næste trin er at analysere det indhold, du aktuelt har. Dette omfatter dokumenter, billeder, formularer osv.
Tip
I Stifinder kan du søge i dine eksisterende filer efter størrelse og dato. Dette kan hjælpe dig med hurtigt at identificere de filer, der er blevet brugt for nylig, eller som er meget store.
Tænk over, hvor meget af indholdet der bruges regelmæssigt, og om du vil gemme alt det i Microsoft 365. Ligesom du ville gøre, når du flytter til et mindre hus, er målet at beslutte, hvad der vil passe på det nye websted. Hvis din organisation f.eks. nu bruger mere lagerplads end Microsoft 365-grænsen for SharePoint i Microsoft 365, skal du træffe beslutninger som disse:
- Hvilke filer vil du flytte?
- Vil du købe mere lagerplads?
- Skal du planlægge at have plads til, at dit websted vokser? (Det vil bestemt)
Hvis din organisation er stor eller kompleks, kan du overveje at invitere en ekspert til at hjælpe dig. Du kan finde velrenommeret hjælp på Microsoft Pinpoint. Pinpoint er en hurtig og nem måde for virksomheder over hele verden at finde certificerede Microsoft-eksperter og professionelle tjenester
Opret mapper, biblioteker og underordnede websteder
Når du har identificeret det indhold, du vil flytte, skal du tænke over, hvordan du vil organisere det. Det kan være en god ide at starte med at uploade filer til biblioteket Dokumenter på dit teamwebsted. Det er en god ide at organisere indholdet, især hvis du forventer, at du til sidst vil have masser af filer. Efterhånden som mængden af indhold vokser, kan du oprette flere dokumentbiblioteker, formularbiblioteker og billedbiblioteker for at gemme indholdet. Du kan også oprette underordnede websteder til forskellige typer dokumenter eller projekter.
Du kan få mere at vide om, hvordan du planlægger en struktur til at organisere indholdet på dit websted, under Planlæg indholdet til dit teamwebsted.
Upload dokumenter, billeder og filer
Hvis du vil overføre filer, f.eks. Word dokumenter, PDF-filer eller JPG-fotos, skal du overføre dem til et bibliotek eller en mappe i et bibliotek.
Bemærk
Den maksimale filstørrelse for en enkelt fil, der kan overføres til et SharePoint i Microsoft 365-bibliotek, er i øjeblikket 2 GB. Desuden kan du kun overføre 100 eller færre filer ad gangen.
Den bedste måde at gøre dette på afhænger af antallet af filer. Gå først til destinationsbiblioteket, og brug derefter denne tabel til at vælge en metode:
| Antal filer | Uploadmetode |
|---|---|
| Enkelt dokument | Vælg Nyt dokument>UPLOAD EKSISTERENDE FIL, og søg derefter efter filen på computeren. |
| Mange dokumenter og mapper | Vælg knappen Åbn med Stifinder på fanen Bibliotek på båndet. Træk og slip derefter filerne ved hjælp af Stifinder. |
Få mere at vide under Upload, opret eller slet filer i et bibliotek.
Bemærk
Der er visse filtyper, der ikke kan overføres til et bibliotek. Du kan se en liste over disse i artiklen Typer af filer, der ikke kan føjes til en liste eller et bibliotek.
Overvej at oprette SharePoint-lister til kontakter, kalendere og regneark
Hver virksomhed har data i mange former, f.eks. kalendere, opgaver og regneark. For denne type data kan du flytte eller konvertere indholdet til en liste på dit websted. Du kan f.eks. konvertere din liste over forretningskontakter til en liste over kontakter. Desuden kan du ofte konvertere kalendere til en SharePoint-Calendar, som er en særlig type liste.
- Hvis du vil lære, hvordan du opretter en gruppekalender i SharePoint i Microsoft 365, skal du se denne video: Video: Opret din egen kalender.
Hvis du nu bruger Microsoft Excel-regneark til at spore oplysninger, kan du uploade disse regneark direkte til et dokumentbibliotek i SharePoint i Microsoft 365. Eller du kan importere et regneark som SharePoint-lister. Da mange personer kan opdatere en liste på samme tid, hjælper SharePoint-lister med at fremme samarbejde. Du kan oprette forskellige visninger af lister for at få præcis de oplysninger, du ønsker.
- Du kan få mere at vide om at arbejde med lister under Kursus: Opret og konfigurer en liste.
Overvej SharePoint-løsninger til almindelige forretningsbehov
En anden måde at flytte indhold på er at bruge en SharePoint-løsning til bedre at administrere en eksisterende opgave. De fleste organisationer vil f.eks. registrere og dele den daglige viden om de personer, der arbejder der. En wiki på dit websted kan være god til netop denne form for deling.
I denne tabel beskrives SharePoint-funktioner, der kan hjælpe dig med at administrere forretningsprocesser.
| Forretningsproces | Beskrivelse |
|---|---|
| Brug en wiki til at dele teamviden og samarbejde | Wikier er særlige websteder, hvor et community af brugere opretter og vedligeholder oplysninger. Wikier kan være et godt værktøj til at registrere og dele procesoplysninger eller generelle referenceoplysninger, der er vigtige for dit arbejde. |
| Flyt ressourceplanlægning til SharePoint-gruppekalendere | En gruppekalender kan være en god metode til at planlægge fælles ressourcer, f.eks. mødelokaler, av-udstyr osv. Da en gruppekalender findes på et SharePoint-websted i Microsoft 365, kan alle i dit team nemt se den på SharePoint eller i Outlook. |
| Konvertér databaseprogrammer til en Access-app | Du kan bruge Microsoft Access 2013 til at designe og publicere en database og derefter oprette en Access-app for at bruge databasen på dit teamwebsted. |
| Automatiser forretningsprocesser med arbejdsprocesser | Arbejdsprocesser automatiserer og sporer de vigtigste opgaver i en forretningsproces. De er gode til opgaver som godkendelsesprocesser eller indsamling af feedback. |
Hjælp webstedsbrugere med at finde dit indhold
Når du har flyttet dine dokumenter og filer op til dit teamwebsted, kan du fortælle andre brugere om det. Du kan tilbyde flere forskellige måder, de kan bruge til at finde indhold på webstedet.
I denne tabel beskrives forskellige metoder, du kan bruge.
| Metode | Beskrivelse |
|---|---|
| Brug søgning til at finde indhold | Den nemmeste måde at finde indhold på et SharePoint på et Microsoft 365-websted på er at bruge søgefunktionen.
|
| Konfigurere visninger på lister og biblioteker for at gøre indhold synligt | Du kan vælge de elementer, der vises i en visning. I én visning kan du f.eks. vise titlen og forfatteren. I en anden visning kan det være en god ide kun at få vist de elementer, der blev tilføjet efter en bestemt dato. |
| Tilpas webstedsnavigation | Du kan tilpasse navigationen for dit teamwebsted for at gøre det nemmere for webstedsbrugere at finde indhold. |
| Søge efter onlineindhold, når du er offline | Du kan bruge OneDrive til arbejde eller skole eller Outlook til at søge efter indhold, der er på SharePoint-webstedet i Microsoft 365, når du er offline |
| Hold styr på indholdsopdateringer |
Du kan få mere at vide om, hvordan du kan hjælpe webstedsbrugere med nemt at finde indhold, i artiklen Planlægningsvejledning Planlægge indholdet til dine teamwebsteder .
Skriv en kommentar
Var denne artikel nyttig? Hvis det er tilfældet, kan du fortælle os om det nederst på denne side. Hvis den ikke var nyttig, må du gerne fortælle os, hvad der var forvirrende eller manglede. Vi bruger din feedback til at dobbelttjekke fakta, tilføje oplysninger og opdatere denne artikel.