Et diagram er en grafik, der viser numeriske data i et kompakt, visuelt layout, og som afslører vigtige datarelationer. Du kan føje et diagram til en formular/rapport i Access til at visualisere dine data og træffe velovervejede beslutninger. Du kan binde diagrammet til en tabel eller forespørgsel og tilpasse diagrammet med en række egenskaber. Du kan endda gøre diagrammet interaktivt. Hvis du f.eks. vælger et andet kategorifelt i et formular- eller rapportfilter, får du vist forskellige diagramværdier. I Access kan du oprette søjle-, kurve-, liggende søjle-, cirkel- og kombinationsdiagrammer.
Kombinationsdiagram: et grupperet søjlediagram med årligt hussalg og kurvediagram med månedlig gennemsnitspris
|
Hvad vil du gøre?
|
|
Opret et diagram
De vigtigste trin til oprettelse af et diagram i Access er:
-
Binding af diagrammet til en datakilde (f.eks. en tabel eller forespørgsel).
-
Tilknytning af felterne til diagramdimensionerne, der er de vigtigste elementer i et diagram. Dimensionerne Akse (Kategori), Forklaring (Serier) og Værdier (Y-akse) har forskellig udformning alt efter diagramtype.
-
Tilføjelse af yderligere diagramelementer (f.eks. datanavne og tendenslinjer) for at forbedre og tydeliggøre diagrammet.
-
Formatering af diagrammet og dets forskellige elementer. Du kan også formatere individuelle dataserier, som er et sæt af værdier i en kolonne, liggende søjle, kurve eller cirkeludsnit, der svarer til diagramforklaringen.
Første trin
-
Opret eller åbn en formular eller rapport i Design-visning. Hvis du vil oprette, skal du vælge Opret > Formulardesign eller Rapportdesign. Højreklik på navnet på formularen eller rapporten i navigationslinjen for at åbne, og vælg derefter Formulardesign eller Rapportdesign.
-
Vælg Design > Indsæt diagram
Diagramindstillinger åbnes, og et eksempeldiagram vises i gitteret Formulardesign.
Brug justeringshåndtagene
Brug ruden Diagramindstillinger for at konfigurere diagrammets datakilde, vælg felterne Akse (Kategori), Forklaring (Serie) og Værdier (Y-akse), og formatér diagrammet.
Dataindstillinger
-
Vælg fanen Data i ruden Diagramindstillinger.
-
Vælg Tabeller, Forespørgsler eller Begge, og vælg derefter en datakilde på rullelisten. passeringsforespørgsler understøttes.
Eksempeldiagrammet udskiftes som standard med et dynamisk diagram, der bruger de to første felter i datakilden som dimensionerne Akse (Kategori) og Værdier (Y-akse). Den første kolonne i en tabel er ofte en primær nøgle, og du bør ikke bruge den som en dimension i et diagram. Diagramegenskaben Vis dynamiske data kontrollerer, om du ser dynamiske data.
Tip hvis din datakilde har mange felter, kan det være lettere at oprette en forespørgsel, der begrænser felterne til kun de ønskede, så du kan forenkle feltvalgene.
-
I sektionerne Akse (Kategori), Forklaring (Serie) og Værdier (Y-akse) skal du vælge mindst to felter for at oprette et diagram. Gør følgende:
-
Akse (Kategori) Under denne sektion skal du vælge et eller flere felter.
Denne diagramdimension viser vandrette værdier i et XY-diagramlayout i et grupperet søjle- og kurvediagram og lodrette værdier i et grupperet liggende søjlediagram.
Grupperet søjlediagram – akse
Kurvediagram – akse
Grupperet liggende søjlediagram – akse
Standardsammenlægningen af et datofelt er Måneder. For at ændre det skal du klikke på pil ned og vælge blandt mulighederne på listen, herunder Ingen for at fjerne sammenlægningen.
Når du vælger mere end ét Akse (Kategori)-felt, så oprettes et hierarki af flueben langs dimensionslinjen (som f.eks. Stater inden for en Division).
-
Forklaring (Serie) Under denne sektion skal du vælge et felt.
Denne diagramdimension pivoterer feltværdier til kolonneoverskrifter. Eksempelvis transponeres værdier i et felt med Stat som kolonneoverskrifter og hver bliver en særskilt dataserie.
-
Værdier (Y-akse) Under denne sektion skal du vælge et eller flere felter.
Denne diagramdimension viser lodrette værdier i et XY-diagramlayout i et grupperet søjle- og kurvediagram og vandrette værdier i et grupperet liggende søjlediagram.
Grupperet søjlediagram – værdier
Kurvediagram – værdier
Grupperet liggende søjlediagram – værdier
Hvert felt, du vælger, svarer til en dataserie. Når du vælger to eller flere Værdier (Y-akse) -felter, kan du ikke vælge et Forklaring (Serie) -felt. Værdier (Y-akse) -felterne bliver forklaringen som standard.
Som standard sammenlægges hvert valgte felt. I numeriske og valutafelter er standardsammenlægningen Sum. For alle andre felter er standardsammenlægning Antal. For at ændre sammenlægningen skal du klikke på pil ned og vælge blandt mulighederne på listen, herunder Ingen for at fjerne sammenlægningen.
Bemærk! Tekstfelter skal bruge sammenlægningen Antal . Alle markerede Værdier (Y-akse) -felter skal enten være sammenlagt eller ikke-sammenlagt.
-
Bemærkninger Forskellige feltkombinationer kan bruges, men vær opmærksom på følgende:
-
Vælg som minimum mindst ét Akse (Kategori)- og ét Værdier (Y-akse) -felt.
-
Du kan kun vælge én Forklaring (Serie) , men du kan vælge mere end ét felt fra sektionerne Værdier (Y-akse) eller Akse (Kategori).
-
Hvis du vælger ét Akse (Kategori)-felt og ét Forklaring (Serie)-felt, så kan du kun vælge ét Værdier (Y-akse) -felt. For at tilføje et ekstra Værdier (Y-akse) -felt skal du enten rydde Akse (Kategori)- eller Forklaring (Serie)-feltet.
-
Hvis du vælger et Forklaring (Serie) -felt, skal du kun vælge ét Værdier (Y-akse) -felt, og det skal sammenlægges.
Formatindstillinger
-
Vælg fanen Format i ruden Diagramindstillinger.
-
Vælg en dataserie på rullelisten.
Hver dataserie har et entydigt sæt af egenskaber
-
For hver dataserie skal du angive en eller flere af følgende egenskaber:
-
Vist navn Navnet på dataserien i diagramforklaringen.
-
Diagramtype Denne egenskab vises kun for et kombinationsdiagram. Brug denne egenskab til at føje forskellige diagramtyper til kombinationsdiagrammet, én for hver dataserie. Standardkombinationen for kombinationsdiagrammet er grupperet søjle for den første dataserie og kurve for den anden dataserie. Du kan angive en anden diagramtype for hver dataserie. Hvis diagrammet kun har en enkelt dataserie, er det grupperet søjle.
Bemærk! Pas på med at forveksle denne egenskab med Diagramtype-egenskaben i diagrammets egenskabsark.
-
Stregtykkelse Vælge en stregtykkelse i intervaller af .25 punkter. Denne egenskab vises kun for et kurvediagram.
-
Stregtype Vælg linjetypen Massiv, Stiplet, Prik, Streg-prik eller Streg-prik-prik. Denne egenskab vises kun for et kurvediagram.
-
Afbild serie til Vælg en primær eller sekundær akse for at afbilde en dataserie. Brug denne indstilling, når diagramdataserier varierer meget eller er forskellige mål (f.eks. pris og mængde). Et kombinationsdiagram med grupperet søjle og kurve, der også har aksetitler, fungerer ofte bedst.
-
Manglende datapolitik Vælg en af følgende: Afbild som nul for at repræsentere manglende data som 0, Afbild ikke for at ignorere manglende data, og Afbild som interpolerede for at beregne nye data, der udfylder manglende data. Denne egenskab vises kun for et kurvediagram.
-
Seriens fyldfarve Vælg en farve for at udfylde dataserien, f.eks. en kolonne eller en søjle.
-
Seriens kantfarve Vælg en farve for at føje en kontur til dataserien, f.eks. en kolonne eller en søjle.
-
Vis dataetiket Vælg denne indstilling for at få vist en dataetiket, der giver et overblik over dataserien.
-
Få vist tendenslinjer Vælg denne indstilling for at få vist en tendenslinje, hvilket er en måde at vise tendenser i data.
-
Indstillinger for tendenslinje Vælg en af de følgende tendenslinjer:
-
Lineær Dette er en tilpasset, lige linje til datasæt, der øges eller mindskes ved en konstant hastighed.
-
Eksponentiel Dette er en kurvet streg med positive tal, der stiger og falder ved konstant forøgede hastigheder.
-
Logaritmisk Dette er en tilpasset, kurvet streg med ændringssatsdata, der hurtigt øges eller mindskes, og derefter udjævnes.
-
Polynomisk Dette bruges bedst ved fluktuerende data, såsom gevinster og tab over et stort datasæt.
-
Magt Dette er en kurvet linje med positive tal, der øges med en bestemt hastighed, f.eks. acceleration med 1 sekunds intervaller.
-
Glidende gennemsnit Dette er en måde til udjævning af fluktueringer i data og tydeligere visning af et mønster eller en tendens.
-
-
Tendenslinjenavn Angiv et navn, der er mere betydningsrelevant, og som vises på diagramforklaringen.
-
Mærkeform Vælg en figur som stregmærke. Denne egenskab vises kun for et kurvediagram.
-
Vigtige overvejelser
Akkumulering Selvom datakilden ofte begynder som et sæt ikke-sammenlagte data, opretter Access som standard aggregeringsberegninger, f.eks . Sum, Antal og Gennemsnit, på felter for at forenkle antallet af dataserier. Du kan dog fjerne standardaggregatberegningerne ved at vælge Ingen på rullelisten. Denne proces med at vælge felter og vælge sammenlægninger opretter en SELECT-, SQL GROUP BY- eller TRANSFORM-sætning, der er gemt i egenskaben Transformeret rækkekilde . Hvis du vil se sætningen, skal du højreklikke på egenskaben og vælge Zoom. Følgende er en oversigt over de tre vigtigste muligheder:
-
Hvis du vælger Akse (Kategori) - og Værdier (Y-akse)-felter, men fjerner sammenlægningerne, så konverterer Access rækkekilden til en mere simpel SELECT-sætning. Eksempel:
SELECT [Segment], [Sales] FROM [Orders]
-
Hvis du vælger Akse (Kategori) - og Værdier (Y-akse)-felter, så konverterer Access rækkekilden til en GROUP BY-sætning. Eksempel:
SELECT [Segment], Sum([Sales]) AS [SumOfSales FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment]
-
Hvis du også vælger et Forklaring (Serie)-felt, så konverterer Access rækkekilden til en krydstabuleringsforespørgsel (via forespørgselssætningen TRANSFORM SQL). Feltværdierne, der returneres af delsætningen PIVOT i forespørgselssætningen TRANSFORM SQL, bruges som kolonneoverskrifter, såsom et Stat-felt, som kan skabe mange overskrifter – hver udgør en særskilt dataserie. Eksempel:
TRANSFORM Sum([Sales]) AS [SumOfSales] SELECT [Segment] FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment] PIVOT [State]
Du kan få yderligere oplysninger om datasammenlægning under Gør det lettere at læse opsummeringsdata ved at bruge en krydstabuleringsforespørgsel.
Egenskaber Hvis du vil tilpasse diagrammet yderligere, skal du vælge Design > Egenskabsark > <Diagramnavn>, som viser alle de diagramrelaterede egenskaber. Tryk på F1 på hver egenskab for at få hjælp til denne egenskab. Når du ændrer en egenskab på Egenskabsarket, så ændres den tilsvarende værdi i ruden Diagramindstillinger og vice versa.
Der er mange Format-egenskaber, der er unikke for diagrammer. Du kan bruge disse til at formatere akseværdier, titler og diagrammet. Der er også adskillelige Data-egenskaber, der er unikke for diagrammer, herunder Vis dynamiske data, Transformeret rækkekilde, Diagramakse, Diagramforklaring og Diagramværdi.
Tilføjelse af en sekundær lodret akse Når du opretter et diagram, er der normalt en primær lodret akse, men du kan tilføje en sekundær lodret akse, når data varierer meget eller for at afbilde forskellige mål, f.eks. pris og mængde. Skalaen på den sekundære lodrette akse viser værdierne for dens tilknyttede dataserie. Hvis du vil tilføje en sekundær lodret akse, skal du bruge egenskaben Afbild serie på under fanen Format i ruden Diagramindstillinger .
Tilføjelse af en tendenslinje For numeriske data bør du overveje at tilføje en tendenslinje for at få vist tendenser. Du kan bruge indstillingerne Tendenslinje og Tendenslinjenavn på fanen Format i ruden Diagramindstillinger.
Rediger diagrammet For at redigere et diagram skal du åbne formularen eller rapporten i visningen Design eller Layout og derefter vælge diagrammet, som åbner ruden Diagramindstillinger. For at skifte til en anden diagramtype skal du vælge et andet diagram fra rullelisten Diagramtype knyttet til egenskaber. Du kan også ændre ethvert særskilt diagram til et kombinationsdiagram ved at ændre egenskaben Diagramtype på Egenskabsarket (og ikke fanen Format i ruden Diagramindstillinger).
Opdater kildedata For at opdatere diagramdataene skal du skifte til formular- eller rapportvisning, vælge diagram og derefter vælge Opdater alle (eller tryk på F5).
Diagramindstillinger Hvis ruden Diagramindstillinger er lukket, skal du kontrollere, at diagrammet er markeret og derefter vælge Design > Diagramindstillinger.
Klassisk diagram Undgå at forveksle det nye diagram 
Sammenkædning af et diagram til dataene på en formular eller rapport
For at få et diagram til at interagere med dataene i en formular eller rapport skal du binde diagrammet til den samme datakilde som formularen eller rapporten. Derefter skal du definere et tilsvarende felt for dataegenskaberne UnderordnedeFelter og OverordnedeFelter i diagrammet.
-
Opret en formular eller rapport, der er bundet til en datakilde. Få mere at vide under Opret en formular i Access eller Opret en simpel rapport.
-
Føj et diagram til den samme formular eller rapport. Få mere at vide under Opret et diagram.
-
Gør egenskaben Postkilde for diagrammet den samme som egenskaben Postkilde for formularen eller rapporten.
-
Klik på diagrammet, åbn egenskabsarket ved at trykke på F4, og klik derefter på fanen Data.
-
Klik på Build-knappen
Dialogboksen Feltsammenkædning af underformular vises.
-
Vælg det felt, du vil sammenkæde, i overordnede felter og underordnede felter , og klik derefter på OK. Det er ofte bedst at bruge et kategorifelt, f.eks. stat, segment eller område.
Hvis du ikke er sikker på, hvilket felt du skal bruge, skal du klikke på Foreslå for at få anbefalinger.
-
Gem formularen eller rapporten, skift til formular- eller rapportvisning, og kontrollér derefter, at diagrammet fungerer som forventet. Filtrer f.eks. formularen eller rapporten efter et kategorifelt, f.eks. Stat, Segment eller Område, for at få vist forskellige resultater i diagrammet. Se Anvend et filter for at få vist udvalgte poster i en Access-database for at få flere oplysninger.
Vælg diagramtypen, der bedst opfylder dine behov
De følgende afsnit indeholder baggrundsoplysninger om diagrammer, og hjælper dig med at beslutte, hvilket diagram du skal bruge.
Hvad er et diagram?
Et diagram er en grafik, der viser numeriske data i et kompakt, visuelt layout, og som afslører vigtige datarelationer. Et diagram indeholder mange elementer. Nogle af disse elementer vises som standard, andre kan tilføjes efter behov. Du kan ændre visningen af diagramelementerne ved at ændre størrelsen på dem eller ved at ændre formatet. Du kan også fjerne diagramelementer, som ikke skal vises. I følgende diagram vises de grundlæggende diagramelementer.
Hvilke diagrammer kan man oprette?
I Access kan du oprette søjle-, kurve-, liggende søjle-, cirkel- og kombinationsdiagrammer. Dette afsnit beskriver hvert diagram og scenarier, hvor de bruges mest praktisk.
Søjlediagram
I et søjlediagram vises kategorier langs den vandrette akse (Akse (Kategori) egenskab), og værdier vises langs den lodrette akse (Værdier (Y-akse) -egenskab). Man vælger typisk ét felt for Akse (Kategori)-dimensionen samt et eller flere felter for en Værdier (Y-akse)-dimension, hvoraf hver bliver en dataserie. Hvis du vælger mere end ét felt for en Værdier (Y-akse)-dimension, bør du overveje at afbilde langs en separat akse.
Access understøtter tre typer søjlediagrammer.
|
Diagram |
Beskrivelse |
|
|
|
Grupperet søjlediagram |
Bruger lodrette kolonner til at sammenligne værdier på tværs af vandrette kategorier. Bruges ofte til et værdiområde (elementantal), skaleringer (bedømmelser af undersøgelser) og navne (steder og personer). |
|
|
Stablet søjlediagram |
Svarer til et grupperet søjlediagram, men viser to eller flere dataserier i hver kolonne. Bruges ofte til at vise dataseriens relation til helheden. |
|
|
100 % stablet søjlediagram |
Svarer til et stablet søjlediagram, men kolonneværdierne svarer samlet til 100 %. Hyppigt brugt til at sammenligne procentdele, som hver dataserie bidrager med til helheden. |
Kurvediagram
I et kurvediagram er kategorier fordelt jævnt langs den vandrette akse (Akse (Kategori)-egenskab), og værdier er fordelt jævnt langs den lodrette akse (Værdier (Y-akse) -egenskab). Man vælger typisk ét felt for Akse (Kategori)-dimensionen samt et eller flere felter for en Værdier (Y-akse)-dimension, hvoraf hver bliver en dataserie. Hvis du vælger mere end ét felt for en Værdier (Y-akse)-dimension, bør du overveje at afbilde langs en separat akse.
Access understøtter tre typer kurvediagrammer.
|
Diagram |
Beskrivelse |
|
|
|
Kurvediagram |
Viser kontinuerlige, jævnt fordelte data langs begge akser for at sammenligne værdier over tid. Bruges ofte til at vise tendenser ved identiske intervaller, såsom måneder, kvartaler eller regnskabsår, og til at sammenligne to eller flere dataserier. |
|
|
Stablet kurvediagram |
Svarer til et kurvediagram, men viser to eller flere dataserier i hver linje. Bruges ofte til at sammenligne relaterede tendenser. |
|
|
100 % stablet kurvediagram |
Svarer til et stablet kurvediagram, men viser tendenser som en procentværdi over tid. Bruges ofte til at sammenligne relaterede tendenser med helheden på 100%. |
Bemærk! På fanen Format i ruden Diagramindstillinger er følgende egenskaber unikke for kurvediagrammer: Stregtykkelse, Stregtype, Manglende datapolitik og Mærkeform.
Tip! Hvis der er mange kategorier, eller værdierne er tilnærmede, kan du bruge et kurvediagram uden mærker.
Liggende søjlediagram
I et liggende søjlediagram er kategorier organiseret langs den lodrette akse (Værdier (Y-akse) -egenskab), og værdier er organiseret langs den vandrette akse (Akse (Kategori) -egenskab). Liggende søjlediagrammer vender den normale placering af dimensionerne akse og værdier om. Man vælger typisk ét felt for Akse (Kategori)-dimensionen samt et eller flere felter for en Værdier (Y-akse)-dimension, hvoraf hver bliver en dataserie. Hvis du vælger mere end ét felt for en Værdier (Y-akse)-dimension, bør du overveje at afbilde langs en separat akse.
Access understøtter tre typer liggende søjlediagrammer.
|
Diagram |
Beskrivelse |
|
|
|
Grupperet liggende søjlediagram |
Bruger lodrette liggende søjler til at sammenligne værdier på tværs af lodrette kategorier. Bruges ofte, når navnene på akserne er lange, eller værdierne er varigheder. |
|
|
Stablet liggende søjlediagram |
Svarer til et grupperet liggende søjlediagram, men viser to eller flere dataserier i hver liggende søjle. Bruges ofte til at vise dataseriens relation til helheden. |
|
|
100 % stablet liggende søjlediagram |
Svarer til et stablet liggende søjlediagram, men søjleværdierne svarer samlet til 100 %. Hyppigt brugt til at sammenligne procentdele, som hver dataserie bidrager med til helheden. |
Cirkeldiagram
I et cirkeldiagram vises kategorier som cirkeludsnit (Akse (Kategori)-egenskab). Dataværdier (Værdier (Y-akse) -egenskab) er lagt sammen som en procentdel af en helhed vist som cirkeldiagrammet. Vælg kun ét felt for Akse (Kategori)-dimensionen og kun ét felt for Værdier (Y-akse) -dimensionen. Brug ikke feltet Forklaring (Serie), idet feltet Akse (Kategori) bliver forklaringen som standard. På Format-fanen i ruden Diagramindstillinger findes der kun én Dataserier og kun én egenskab, Vis dataetiket. De brugte farver i diagramforklaringen er defineret som standard og kan ikke ændres.
Access understøtter én type af cirkeldiagram.
|
Diagram |
Beskrivelse |
|
|
|
Cirkel |
Viser procentdelen af kategorier som en procentdel af en helhed. Anbefales til en dataserie med kun positive værdier og mindre end ti kategorier. |
Kombinationsdiagram
Et kombinationsdiagram kombinerer to eller flere diagramtyper, f.eks. et grupperet søjlediagram og et kurvediagram, for at forklare forskellige, men relaterede data.
Access understøtter et kombinationsdiagram, hvor du kan kombinere enhver af de andre enkelte diagramtyper og knytte hvert diagram til en anden dataserie. Du kan eksempelvis knytte et grupperet søjlediagram til en dataserie med årligt hussalg og et kurvediagram til en dataserie med månedlige gennemsnitspriser ved at bruge egenskaberne Dataserier og Diagramtype på fanen Format i ruden Diagramindstillinger. Du kan også ændre ethvert særskilt diagram til et kombinationsdiagram ved at ændre egenskaben Diagramtype på fanen Data i egenskabsarket.
|
Diagram |
Beskrivelse |
|
|
|
Brugerdefineret kombinationsdiagram |
Kombinerer to forskellige diagrammer efter eget valg. |
Bedste fremgangsmåder for oprettelse af diagrammer i Access
Brug følgende retningslinjer som en hjælp til at oprette det ønskede og letforståelige diagram.
-
Du anbefales at have en strategiplan klar, når du starter. Kig på forskellige diagrammer i bøger, rapporter og på internettet. Beslut i forvejen, hvilket diagram er bedst egnet til formålet og det ønskede slutdesign.
-
Beslut dig for, hvilke felter der skal vises relationer for i diagrammet. Overvej at oprette en forespørgsel, der begrænser resultaterne til kun de felter, du skal bruge til diagrammet.
-
Når du opretter diagrammet, skal du vælge dimensioner én ad gangen. Du kan se ændringerne straks og bedre forstå, hvordan hvert felt, dimension og sammenlægning påvirker diagrammet.
-
Gør diagrammet så simpelt som muligt, når du opretter det. Begræns antallet af dataserier, så brugeren ikke bliver overvældet af store mængder tal, søjler, liggende søjler eller cirkler, der er svære at læse.
-
Sørg først for, at datarelationerne og de grundlæggende diagramelementer har det ønskede design. Derefter skal du formatere diagrammet og hver dataserie. Vær velovervejet, når du vælger farver, redigerer tekst og tilføjer andre diagramelementer. Prøv at opnå en balance mellem blanktegn og mening.
-
Du bør eksperimentere med, men begrænse brugen af gitterlinjer, farver, specialeffekter, navne, udfyldning og andre formateringsegenskaber. Undgå fed tekst, mørke farver og for mange linjer.
-
Når du mener, at du er færdig, skal du granske diagrammet igen for at se, om du har gjort diagrammet så simpelt og rent som muligt. Husk at benytte begrænsningens kunst.
