Die Formel für erfolgreiche Websites und glückliche Benutzer ist ein gut geplanter und nachhaltiger Ansatz für die Website- und Benutzerverwaltung. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Aufgaben und Konzepte, mit denen Sie Websites planen und Benutzer für Ihre organization verwalten können.
Informationen zu Websitesammlungen
Unabhängig davon, ob Sie noch nicht mit SharePoint arbeiten oder viele Versionen verwendet haben, bietet die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche mehr Flexibilität, einfachere Navigation und alle Websites sind mobil freundlich. Es wird empfohlen, Websitesammlungen für jede Workload in Ihrem organization zu erstellen. Die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche erleichtert die Navigation und Verwaltung, da jede Website jetzt eine Websitesammlung ist. Erfahren Sie mehr über die moderne Benutzeroberfläche in SharePoint und die Vorteile der Verwendung von Hubwebsites. Es wird empfohlen, Websitesammlungen für jede Workload zu erstellen und sie dann einer Hubwebsite zuzuordnen. Dies bietet mehr Flexibilität und passt sich leicht an die sich ändernden Anforderungen Ihrer organization an. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist eine SharePoint-Hubwebsite?.
Der SharePoint-Administrator delegiert die Verwaltung von Websitesammlungen an verschiedene Personen in Ihrem organization. Das SharePoint-Berechtigungsmodell ist hilfreich, da Sie berechtigungen verschiedenen Rollen wie Websitesammlungsadministrator, Websitebesitzer und anderen Rollen zuweisen können. Informationen zum Hinzufügen und Entfernen von Websitesammlungsadministratoren finden Sie unter Verwalten von Websitesammlungsadministratoren .
Der Websitesammlungsadministrator verfügt über die Berechtigungsstufe Vollzugriff für die Websitesammlung. Dies bedeutet, dass Sie Websites hinzufügen oder löschen oder die Einstellungen für jede Website innerhalb einer Websitesammlung ändern können. Darüber hinaus können Sie alle Inhalte auf diesen Websites anzeigen, hinzufügen, löschen oder ändern. Der sekundäre Websitesammlungsadministrator kann vom Websitesammlungsadministrator bestimmt werden. Als Websitesammlungsadministrator können Sie über die Seite Einstellungen einen anderen Websitesammlungsadministrator hinzufügen oder den Websitesammlungsadministrator ändern. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Verwalten von Websitesammlungsadministratoren.
Eine herkömmliche Websitesammlung ist eine Gruppe von SharePoint-Websites, die über die gleichen Besitzer- und Freigabeverwaltungseinstellungen verfügen, z. B. Berechtigungen. Die Unterwebsites erben Navigation, Berechtigungen und Websitedesign von der Websitesammlung. Wenn sich Ihre Websitemitglieder und Projekte ändern, müssen sich auch Ihre Websites ändern.
Auswählen von Standorten für jede Workload
Es ist wichtig, dass Sie den Typ der SharePoint-Websitesammlung planen, die Sie für Ihre Workloads benötigen. Dann möchten Sie es Ihren Benutzern erleichtern, zu navigieren und das zu finden, was sie benötigen. Dieser Abschnitt enthält Details zu einigen der modernen SharePoint-Websites, die verfügbar sind, und behandelt auch die Navigation dieser Websites. Ein guter Artikel zum Planen der Navigation ist Planning Navigation für die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche.
Stellen Sie sich eine SharePoint-Hubwebsite als Rahmen oder Grundlage vor, der Ihnen hilft, verschiedene Team- und Kommunikationswebsites zu organisieren. Wenn Sie Websitesammlungen für jede Workload in Ihrem organization erstellen, verbindet eine Hubwebsite diese Websitesammlungen auf logische Weise, die das Auffinden und Verwalten erleichtert. Sie können dann Websitesammlungen zwischen Hubwebsites verschieben und verwalten, wenn sich Ihre Workloads ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Planen Ihrer SharePoint-Hubwebsites.
Eine SharePoint-Teamwebsite und alle Seiten, die Sie darunter erstellen, stehen nur benutzern zur Verfügung, die Sie einladen, indem Sie ihnen die Berechtigung für die Website erteilen. Sie können die Teamwebsite auch mit einer Microsoft 365-Gruppe verbinden. Mit einer Teamwebsite können Sich Ihre organization, Ihr Team oder Ihre Gruppe miteinander verbinden und an Dokumenten und anderen Dateien zusammenarbeiten, Ankündigungen posten, Besprechungen planen, Aufgaben verwalten, Probleme oder Aktionselemente nachverfolgen und Informationen in Listen speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist eine SharePoint-Teamwebsite?
Mit einer SharePoint-Kommunikationswebsite können Sie Informationen wie Nachrichten, Berichte und status für andere Personen freigeben. Eine Kommunikationswebsite hat in der Regel einige Mitwirkende, aber viele Mitglieder.
Aufsicht, Steuerung und Kontrolle ("Governance")
Governance ist ein Satz von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen, die steuern, steuern und steuern, wie die Geschäftsbereiche und technischen Teams eines organization zusammenarbeiten, um Geschäftsziele zu erreichen. In Bezug auf Ihre SharePoint-Websitesammlung kann ein Governanceplan eine Anleitung sein, um die Rollen, Zuständigkeiten und Richtlinien zu planen, die zur Unterstützung Ihrer Websitesammlung erforderlich sind. Dies kann die folgenden Überlegungen umfassen, ist aber nicht beschränkt auf:
- Informationsarchitektur einschließlich Webseiten, Dokumente, Listen und Daten
- Wartungsaktivitäten einschließlich der Verwaltung von Benutzerkonten
- Richtlinien zur Markenverwendung und zur Anpassung
- Schulung
Es ist wichtig, einen Governanceplan für das Unternehmen zu entwerfen. Durch die Teilnahme an der Entwicklung eines Governanceplans können Sie dazu beitragen, die Besitzverhältnisse für die geschäftlichen und technischen Teams zu definieren und damit festzulegen, wer für welche Bereiche des Systems zuständig ist. Weitere Informationen zum Entwickeln eines Governanceplans finden Sie unter Übersicht: Bewährte Methoden zum Verwalten der Verwendung Ihrer Teamwebsite durch Personen.
Verwalten von Benutzern
Hinweis
Möglicherweise müssen Sie mit Ihrem SharePoint-Administrator zusammenarbeiten, um Benutzer zu verwalten. Der SharePoint-Administrator verwaltet beispielsweise Benutzerprofile.
Benutzerkonten in Microsoft 365
Der globale Administrator fügt Neue Benutzer zu Microsoft 365 hinzu, indem er die Microsoft 365 Admin Center verwendet, bei der es sich um das Portal zum Verwalten von Benutzern und Konfigurieren von Diensten handelt. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer und Rollen. Beim Hinzufügen eines neuen Benutzers geht der globale Administrator folgendermaßen vor:
- Gibt an, ob dieser Benutzer auch auf das Verwaltungscenter zugreifen kann.
- Er legt die geografische Position des Benutzers fest.
- Er wählt den Typ der Benutzerlizenz aus.
- Er erstellt einen Benutzernamen und ein Kennwort für den Benutzer.
Teamwebsitebenutzer
Sie können Ihrer Teamwebsite Benutzer hinzufügen und die Berechtigungen für Benutzer anpassen. Berechtigungsstufen und SharePoint-Gruppenmitgliedschaft finden Sie unter Einstellungen. Microsoft 365 erstellt jetzt jedoch eine Sicherheitsgruppe mit dem Namen Jeder außer externen Benutzern, die alle Personen im Microsoft 365-Verzeichnis enthält (mit Ausnahme von Personen, die außerhalb Ihres organization sind und über das Feature für die externe Freigabe eingeladen werden). Dieser Sicherheitsgruppe wird automatisch Zugriff als Mitglied in SharePoint gewährt. Dies bedeutet, dass die Benutzer, die Sie dem Microsoft 365-Verzeichnis hinzufügen, Websites, Listen und Bibliotheken standardmäßig bearbeiten können.
Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaft
Berechtigungsstufen sind Sammlungen von SharePoint-Rechten, mit denen Benutzer eine Reihe verwandter Aufgaben ausführen können. Beispielsweise umfasst die Berechtigungsstufe Lesen unter anderem die Berechtigungen Elemente anzeigen, Elemente öffnen, Seiten anzeigen und Versionen anzeigen, die zum Anzeigen von Seiten, Dokumenten und Elementen auf einer SharePoint-Website erforderlich sind. Berechtigungen können in mehr als einer Berechtigungsstufe enthalten sein. Weitere Informationen finden Sie unter Planen Ihrer Berechtigungsstrategie.
Es wird nicht empfohlen, einzelnen Benutzern Berechtigungsstufen direkt zuzuweisen, da dies das Nachverfolgen und Verwalten von Personen, die Zugriff auf Websites haben, sehr schwierig machen kann. Es ist manchmal notwendig, sollte aber auf ein Minimum beschränkt werden, um Komplexität zu vermeiden. Weisen Sie stattdessen Gruppen Berechtigungen zu, und weisen Sie dann den entsprechenden Gruppen einzelne Benutzer zu. Eine Gruppe ist eine Gruppe von Benutzern, die auf Websitesammlungsebene für eine einfache Verwaltung von Berechtigungen definiert sind. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint-Standardgruppen und Anpassen von Websiteberechtigungen. Jeder Gruppe wird eine standardmäßige Berechtigungsstufe zugewiesen. Einige der wichtigsten SharePoint-Standardgruppen enthalten beispielsweise die folgenden Berechtigungsstufen:
| Gruppe | Berechtigungsstufe |
|---|---|
| Besitzer | Vollzugriff |
| Besucher | Lesen |
| Mitglieder | Mitwirken |
Jeder Benutzer mit der Berechtigung "Vollzugriff" kann benutzerdefinierte Gruppen erstellen.
Wenn Sie SharePoint-Gruppen Berechtigungsstufen auf Websitesammlungsebene zuweisen, erben standardmäßig alle Websites und Websiteinhalte diese Berechtigungsstufen. Dieses Standardverhalten wird als Berechtigungsvererbung bezeichnet. Sie können angeben, ob beim Erstellen einer Unterwebsite eindeutige Berechtigungen festgelegt werden sollen oder ob die Berechtigungsvererbung für eine Website, eine Liste, eine Bibliothek oder ein Element unterbrochen werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist die Berechtigungsvererbung?
Da die Berechtigungsstufe eines Benutzers bestimmt, was er innerhalb einer Website sehen und darauf zugreifen kann, müssen Sie seine Gruppenmitgliedschaft sorgfältig berücksichtigen. Ein Benutzer, der beispielsweise für das Erstellen und Anpassen von Websites zuständig ist, muss mindestens Mitglied der Gruppe der Designer sein. Andererseits kann ein Benutzer, der nur Inhalte lesen und herunterladen muss und nur Mitglied der Gruppe "Besucher" sein muss. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint.
Planen der Verwendung von Website- und Websitesammlungsfeatures
Als Websitesammlungsadministrator müssen Sie möglicherweise SharePoint, Funktionen auf Websitesammlungs- und Websiteebene verwalten. Diese Aufgaben können das Aktivieren oder Deaktivieren von Features entsprechend Ihrem Governanceplan umfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Websitesammlungsfeatures. Siehe auch Verwalten des Papierkorbs einer SharePoint-Websitesammlung.