In diesem Thema finden Sie schrittweise Anweisungen, wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten barrierefrei machen und Ihre Inhalte für alle, einschließlich Personen mit Behinderungen, entsperren.
Sie erfahren beispielsweise, wie Sie mit der Barrierefreiheitsprüfung arbeiten, um Probleme mit der Barrierefreiheit zu beheben, während Sie Ihre E-Mail-Nachricht schreiben. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Alternativtexte zu Bildern hinzufügen, damit Benutzer, die Sprachausgaben verwenden, hören können, worum es mit dem Bild geht. Sie können auch nachlesen, wie Sie Schriftarten, Farben und Stile verwenden können, um die Inklusivität Ihrer E-Mail-Nachrichten vor dem Senden zu maximieren.
Inhalt
- Bewährte Methoden, um Outlook-E-Mail barrierefrei zu machen
- Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook
- Vermeiden Sie die Verwendung von Tabellen
- Hinzufügen von Alternativtext zu visuellen Objekten
- Hinzufügen von barrierefreiem Linktext und QuickInfos
- Verwenden eines barrierefreien Schriftformats
- Verwenden einer barrierefreien Schriftfarbe
- Erstellen barrierefreier Listen
- Anpassen des Leerraums zwischen Sätzen und Absätzen
Bewährte Methoden, um Outlook-E-Mail barrierefrei zu machen
Die folgende Tabelle enthält die wichtigsten bewährten Methoden zum Erstellen von Outlook-E-Mails, die für Personen mit Behinderungen zugänglich sind.
| Aspekte der Barrierefreiheit | Gründe für die Behebung | Behebung |
|---|---|---|
| Vermeiden Sie häufige Probleme mit der Barrierefreiheit, z. B. fehlenden Alternativtext (Alternativtext) und kontrastarme Farben. | Erleichtern Sie jedem das Lesen Ihrer Outlook-E-Mails. | Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook |
| Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, erstellen Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten, und geben Sie Informationen zu den Spaltenüberschriften an. | Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. Bildschirmsprachausgaben verwenden Kopfzeileninformationen außerdem zum Erkennen von Zeilen und Spalten. |
Verwenden von Tabellenüberschriften Vermeiden Sie die Verwendung von Tabellen |
| Fügen Sie Alternativtext für alle visuellen Objekte hinzu. | Durch Alternativtext können Benutzer, die den Bildschirm nicht sehen können, die wichtigen Aussagen von Bildern und anderen visuellen Elementen verstehen. | Hinzufügen von Alternativtext zu visuellen Objekten |
| Hinzufügen aussagekräftiger Linktexte und QuickInfos | Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. | Hinzufügen von barrierefreiem Linktext und QuickInfos |
| Verwenden Sie ausreichenden Kontrast für Text und Hintergrundfarben. | Der starke Kontrast zwischen Text und Hintergrund erleichtert es Personen mit Sehbehinderung oder Farbenblindheit, den Inhalt zu sehen und zu verwenden. | Verwenden eines barrierefreien Schriftformats |
| Sicherstellen, dass Farben nicht die einzige Möglichkeit zur Vermittlung von Informationen darstellen | Blinden, sehbehinderten oder farbenblinden Personen bleibt die Aussage, die mithilfe bestimmter Farben vermittelt wird, möglicherweise verborgen. | Verwenden einer barrierefreien Schriftfarbe |
| Verwenden Sie Schriftartformatierung und integrierte Listen. | Organisieren und strukturieren Sie die Informationen in Ihrer E-Mail in kleine Einheiten, die leicht zu lesen, zu navigieren und zu überfliegen sind. |
Verwenden von Aufzählungen Verwenden von nummerierten Listen Verwenden eines barrierefreien Schriftformats |
| Verwenden eines größeren Schriftgrads (11 pt oder größer), serifenloser Schriftarten und ausreichender Leerräume | Um die Leselast zu reduzieren, verwenden Sie vertraute serifenlose Schriftarten wie Arial oder Calibri. Personen mit Legasthenie nehmen Text in einer Weise wahr, die das Unterscheiden von Buchstaben und Wörtern schwierig machen kann. |
Verwenden eines barrierefreien Schriftformats Anpassen des Leerraums zwischen Sätzen und Absätzen |
Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook
Die Barrierefreiheitsprüfung ist ein Tool, das Ihre Inhalte überprüft und Probleme mit der Barrierefreiheit kennzeichnet, auf die es stößt. Es wird erklärt, warum jedes Problem für Personen mit einer Behinderung ein potenzielles Problem darstellen kann. Die Barrierefreiheitsprüfung bietet außerdem Vorschläge, wie Sie die auftretenden Probleme beheben können.
In Outlook wird die Barrierefreiheitsprüfung automatisch im Hintergrund ausgeführt, wenn Sie eine E-Mail verfassen.
Wählen Sie in Outlook beim Schreiben oder Beantworten einer E-Mail-Nachricht die Option "Barrierefreiheit überprüfen" aus. Wenn die Schaltfläche auf der Symbolleiste nicht angezeigt wird, müssen Sie sie dort manuell hinzufügen. Wählen Sie
(Weitere Elemente anzeigen) >Symbolleiste anpassen. Ziehen Sie dann die Schaltfläche Barrierefreiheit überprüfen per Drag-and-Drop in die Symbolleiste.Tipp
In Outlook können Sie auch über eine E-Mail-Info am oberen Rand des Nachrichtenfensters auf die Barrierefreiheitsprüfung zugreifen. Die E-Mail-Info zur Barrierefreiheit wird angezeigt, wenn einer Ihrer Nachrichtenempfänger eine Einstellung für den Empfang barrierefreier E-Mails eingerichtet hat.
Der Bereich "Barrierefreiheit " wird geöffnet. Er listet Barrierefreiheitsprobleme auf, die in Warnungen, Fehler und Tipps organisiert sind. Weitere Informationen zur Kategorisierung finden Sie unter Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung.
Um die Ergebnisse zu überprüfen und zu beheben, wählen Sie eine Kategorie und ein Problem aus. Unter dem ausgewählten Problem finden Sie alle Elemente und Objekte, die von dem Problem betroffen sind. Wählen Sie ein Element oder Objekt aus, um zu sehen, warum Sie das Problem beheben sollten, und schritte zum Ändern des Inhalts.
Vermeiden Sie die Verwendung von Tabellen
Vermeiden Sie im Allgemeinen Tabellen, wenn möglich, und präsentieren Sie die Daten auf eine andere Weise, z. B. in Absätzen mit Überschriften und Bannern. Tabellen mit fester Breite können sich für Benutzer der Bildschirmlupe als schwierig zu lesen erweisen, da solche Tabellen den Inhalt auf eine bestimmte Größe zwingen. Dadurch wird die Schrift sehr klein, was Benutzer der Bildschirmlupe dazu zwingt, insbesondere auf mobilen Geräten horizontal zu scrollen.
Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, verwenden Sie die folgenden Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Tabelle so barrierefrei wie möglich ist:
- Vermeiden Sie Tabellen mit fester Breite.
- Stellen Sie sicher, dass die Tabellen auf allen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, ordnungsgemäß gerendert werden.
- Wenn Sie Links in Ihrer Tabelle enthalten, bearbeiten Sie die Linktexte, damit sie sinnvoll sind und nicht mitten im Satz unterbrochen werden.
- Stellen Sie sicher, dass die E-Mail mit der Bildschirmlupe gut lesbar ist. Senden Sie den E-Mail-Entwurf an sich selbst, und zeigen Sie ihn auf einem mobilen Gerät an, um sicherzustellen, dass die Benutzer die E-Mail nicht horizontal auf einem Mobiltelefon scrollen müssen.
- Verwenden Sie Tabellenüberschriften.
Verwenden von Tabellenüberschriften
Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. Wenn eine Tabelle in einer anderen Tabelle verschachtelt oder eine Zelle zusammengeführt oder geteilt ist, ermittelt die Sprachausgabe eine falsche Anzahl und kann nach diesem Punkt keine hilfreichen Informationen mehr zur Tabelle bereitstellen. Leere Zellen in einer Tabelle können auch dazu führen, dass ein Benutzer, der eine Bildschirmsprachausgabe verwendet, annimmt, dass keine weiteren Inhalte in der Tabelle vorhanden sind. Verwenden Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten, und geben Sie Informationen in den Spaltenüberschriften an. Bildschirmsprachausgaben verwenden Kopfzeileninformationen außerdem zum Erkennen von Zeilen und Spalten.
Verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung, um sicherzustellen, dass Tabellen keine geteilten Zellen, verbundenen Zellen oder geschachtelten Tabellen enthalten.
So geben Sie eine Kopfzeile in einer Tabelle an:
- Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in einer Tabelle.
- Aktivieren Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf das Kontrollkästchen Kopfzeile .
- Geben Sie Spaltenüberschriften ein.
Hinzufügen von Alternativtext zu visuellen Objekten
Durch Alternativtext können Benutzer, die den Bildschirm nicht sehen können, die wichtigen Aussagen von Bildern und anderen visuellen Elementen verstehen. Bildschirmsprachausgaben lesen den Text, um das Bild für Benutzer zu beschreiben, die das Bild nicht sehen können. Wenn Sie Alternativtext schreiben, beschreiben Sie das Bild kurz, und Erwähnung Sie seine Absicht.
Eine schrittweise Anleitung zum Hinzufügen von Alternativtext zu visuellen Elementen finden Sie unter Hinzufügen von Alternativtext zu Formen, Bildern, Diagrammen, SmartArt-Grafiken oder anderen Objekten.
Weitere Informationen zum Schreiben von Alternativtext finden Sie unter Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben. Visuelle Inhalte umfassen Bilder, SmartArt-Grafiken, Shapes, Gruppen, Charts, eingebettete Objekte, Freihand und Videos.
Verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung, um fehlenden Alternativtext zu finden.
Hinweis
- Fügen Sie für Audio- und Videoinhalte zusätzlich zu Alternativtext Untertitel für gehörlose oder schwerhörige Personen hinzu.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen. Wenn Sie ein Bild mit Text verwenden müssen, wiederholen Sie diesen Text in der E-Mail-Nachricht.
Hinzufügen von barrierefreiem Linktext und QuickInfos
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Vermeiden Sie beispielsweise die Verwendung von Linktexten wie "Hier klicken", "Diese Seite anzeigen", "Hier klicken" oder "Weitere Informationen". Fügen Sie stattdessen den vollständigen Titel der Zielseite ein. Sie können auch QuickInfos hinzufügen, die angezeigt werden, wenn der Cursor über Text oder Bilder bewegt wird, die einen Link enthalten.
- Markieren Sie den Text, dem Sie den Link hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, und wählen Sie dann "Link" aus. Der von Ihnen markierte Text wird im Feld Anzuzeigender Text angezeigt. Dies ist der Linktext.
- Ändern Sie den Linktext bei Bedarf.
- Geben Sie die Ziel-URL in das Feld Adresse ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche QuickInfo, und geben Sie im Feld QuickInfo-Text eine QuickInfo ein.
Tipp
Falls der Titel auf der Zielseite des Links eine genaue Zusammenfassung des Inhalts dieser Seite gibt, verwenden Sie diesen als Linktext. Dieser Linktext stimmt beispielsweise mit dem Titel auf der Zielseite überein: Mehr erstellen mit Microsoft-Vorlagen.
Verwenden eines barrierefreien Schriftformats
Eine barrierefreie Schriftart schließt Personen beim Lesen von E-Mail-Nachrichten nicht aus oder verlangsamt sie nicht, auch nicht von Personen mit Sehbehinderung oder Lesebehinderung oder blinden Personen. Die richtige Schriftart verbessert die Lesbarkeit und Lesbarkeit der E-Mail-Nachrichten.
Wählen Sie aus vertrauten serifenlosen Schriften wie Arial oder Calibri. Vermeiden Sie die ausschließliche Verwendung von Großbuchstaben und übermäßig viele Kursivformatierungen oder Unterstreichungen.
Blinden, sehbehinderten oder farbenblinden Personen bleibt die Aussage, die mithilfe bestimmter Farben vermittelt wird, möglicherweise verborgen. Fügen Sie beispielsweise eine Unterstreichung zu farbcodiertem Linktext hinzu, damit farbenblinde Personen erkennen können, dass es sich um einen Linktext handelt, auch wenn sie die Farbe nicht sehen können. Im Fall von Überschriften können Sie eine Fettformatierung oder eine größere Schriftart verwenden.
- Markieren Sie den Text.
- Wählen Sie im Formatmenüband, das Optionen für Schriftart, Schriftgrad, Stil und Farbe enthält, die gewünschten Formatierungsoptionen aus.
Verwenden einer barrierefreien Schriftfarbe
Der Text in Ihrer E-Mail sollte im Modus "Hoher Kontrast" lesbar sein, damit er für alle, einschließlich Personen mit Sehbehinderungen, gut lesbar ist.
Verwenden Sie beispielsweise helle Farben oder Farbschemas mit hohem Kontrast von den gegenüberliegenden Enden des Farbspektrums. Weiße und schwarze Farbschemas können farbenblinden Personen dabei helfen, zwischen Farben zu unterscheiden.
Um einen unzureichenden Farbkontrast zu finden, verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung.
Um sicherzustellen, dass Text im Modus für hohen Kontrast gut angezeigt wird, verwenden Sie die Einstellung "Automatisch " für Schriftfarben.
- Markieren Sie den Text.
- Schriftfarbe der Nachricht> auswählen.
- Wählen Sie Automatisch aus.
Erstellen barrierefreier Listen
Um Bildschirmsprachausgaben das Lesen Ihrer E-Mail zu erleichtern, organisieren Sie die Informationen in Ihrer E-Mail in kleine Abschnitte, z. B. in Listen mit Aufzählungen oder sortierten Listen.
Verwenden von Aufzählungen
Erstellen Sie Aufzählungen mithilfe der Schaltfläche "Aufzählungszeichen".
- Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in der E-Mail.
- Wählen Sie die Registerkarte Nachricht aus.
- Wählen Sie in der Gruppe Absatz die Schaltfläche Aufzählungszeichen aus.
- Geben Sie die einzelnen Elemente der Aufzählung ein.
Verwenden von nummerierten Listen
Erstellen Sie eine nummerierte Liste mithilfe der Schaltfläche "Nummerierung".
- Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in der E-Mail.
- Wählen Sie die Registerkarte Nachricht aus.
- Wählen Sie in der Gruppe Absatz die Schaltfläche Nummerierung aus.
- Geben Sie jeden Schritt in die nummerierte Liste ein.
Anpassen des Leerraums zwischen Sätzen und Absätzen
Personen mit Dyslexie beschreiben ihre Wahrnehmung von Text dahingehend, dass der Text auf einer Seite "verschwimmt" und eine Textzeile mit der darunter liegenden Zeile zusammengestaucht erscheint. Sie sehen häufig ineinander übergehenden oder verzerrten Text.
Um die Leselast zu reduzieren, können Sie den Leerraum zwischen Sätzen und Absätzen vergrößern.
- Markieren Sie den Text, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie dann Absatz aus.
Das Dialogfeld Absatz wird geöffnet und zeigt die Registerkarte Einzüge und Abstände an. - Wählen Sie unter "Abstand" die gewünschten Abstandsoptionen aus, und drücken Sie dann OK.
Siehe auch
Machen Sie Ihre Outlook-E-Mails für Windows oder Mobile für Menschen mit Behinderungen zugänglich
Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung
Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung
Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier Excel-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für Personen mit Behinderungen
Technischer Support für Kunden mit Behinderungen
Microsoft möchte allen Kunden die bestmögliche Benutzererfahrung bieten. Wenn Sie eine Behinderung oder Fragen zur Barrierefreiheit haben, wenden Sie sich an den Microsoft Disability Answer Desk , um technische Unterstützung zu erhalten. Das Supportteam des Disability Answer Desk ist gut geschult und mit vielen bekannten Hilfstechnologien vertraut und kann Unterstützung in den Sprachen Englisch, Spanisch und Französisch sowie in amerikanischer Gebärdensprache bieten. Wechseln Sie zur Website des Microsoft Disability Answer Desk, um die Kontaktdetails für Ihre Region zu erhalten.
Wenn Sie ein Benutzer in einer Behörde oder einem Unternehmen oder ein kommerzieller Benutzer sind, wenden Sie sich an den Enterprise Disability Answer Desk.