Überlegungen zum Entwerfen von Daten

Eine gut gestaltete Datenbank trägt nicht nur zur Sicherstellung der Datenintegrität bei, sondern ist auch einfacher zu warten und zu aktualisieren. Eine Access-Datenbank ist keine Datei im gleichen Sinne wie ein Microsoft Word-Dokument oder eine Microsoft PowerPoint-Folienfolie. Stattdessen ist es eine Sammlung von Objekten – Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen und vieles mehr – die zusammenarbeiten müssen, um ordnungsgemäß funktionieren zu können.

Benutzer geben Daten in erster Linie über Steuerelemente ein. Was Sie mit einem bestimmten Steuerelement tun, hängt vom Datentyp ab, der für das zugrunde liegende Tabellenfeld festgelegt wurde, von allen Eigenschaften, die für dieses Feld festgelegt wurden, und vom Eigenschaftensatz für das Steuerelement. Erwägen Sie schließlich die Verwendung zusätzlicher Datenbanktechniken wie Gültigkeitsprüfung, Standardwerte, Listen und Nachschlage- und Kaskadierungsupdates. 

Weitere Informationen zum Aktualisieren von Daten aus einer Benutzeransicht finden Sie unter Möglichkeiten zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen.

Inhalt dieses Artikels

Auswirkungen des Datenbankentwurfs auf die Dateneingabe

Die Informationen, die Sie in einer Datenbank speichern, werden inTabellen gespeichert, die Daten zu einem bestimmten Thema enthalten, z. B. Ressourcen oder Kontakte. Jeder Datensatz in einer Tabelle enthält Informationen zu einem Element, z. B. einem bestimmten Kontakt. Ein Datensatz besteht aus Feldernwie Name, Adresse und Telefonnummer. Ein Datensatz wird häufig als Zeile bezeichnet, und ein Feld wird häufig als Spalte bezeichnet. Diese Objekte müssen eine Reihe von Entwurfsprinzipien einhalten, da die Datenbank entweder schlecht funktioniert oder ganz fehlschlagen kann. Diese Entwurfsprinzipien wirken sich wiederum auf die Eingabe von Daten aus. Folgendes gilt:

  • Tabellen    Access speichert alle Daten in einer oder mehreren Tabellen. Die Anzahl der verwendeten Tabellen hängt vom Entwurf und der Komplexität der Datenbank ab. Obwohl Sie Daten in einem Formular, einem Bericht oder in den von einer Abfrage zurückgegebenen Ergebnissen anzeigen können, speichert Access die Daten nur in Tabellen, und die anderen Objekte in der Datenbank sind auf diesen Tabellen aufgebaut. Jede Tabelle sollte auf einem Thema basieren. Eine Tabelle mit Geschäftskontaktinformationen sollte z. B. keine Verkaufsinformationen enthalten. Wenn ja, kann es schwierig, wenn nicht unmöglich werden, die richtigen Informationen zu finden und zu bearbeiten.

  • Datentypen    Normalerweise akzeptiert jedes Feld in einer Tabelle nur einen Datentyp. Sie können z. B. keine Notizen in einem Feld speichern, das so festgelegt ist, dass Zahlen akzeptiert werden. Wenn Sie versuchen, Text in ein solches Feld ein eingaben, zeigt Access eine Fehlermeldung an. Dies ist jedoch keine harte und schnelle Regel. Sie können z. B. Zahlen (z. B. Postleitzahlen) in einem Feld speichern, das auf den Datentyp Kurzer Text festgelegt ist, aber Sie können keine Berechnungen für diese Daten durchführen, da Access sie als Textteil betrachtet.

    Mit einigen Ausnahmen sollten die Felder in einem Datensatz nur einen Wert akzeptieren. Sie können z. B. nicht mehr als eine Adresse in ein Adressfeld eingeben. Dies steht im Gegensatz zu Microsoft Excel, mit dem Sie eine beliebige Anzahl von Namen, Adressen oder Bildern in eine einzelne Zelle eingeben können, es sei denn, Sie legen diese Zelle so fest, dass sie eingeschränkte Datentypen akzeptiert. 

  • Felder mit mehreren Werten    Access stellt ein Feature namens Mehrwertfeld zum Anfügen mehrerer Datenteile an einen einzelnen Datensatz und zum Erstellen von Listen zur Aufnahme mehrerer Werte zur Seite. Sie können immer eine mehrwertige Liste identifizieren, da access neben jedem Listenelement ein Kontrollkästchen anzeigt. Sie können z. B. eine Microsoft PowerPoint-Folienfolie und eine beliebige Anzahl von Bildern an einen Datensatz in Ihrer Datenbank anfügen. Sie können auch eine Liste mit Namen erstellen und möglichst viele dieser Namen auswählen. Die Verwendung von mehrwertigen Feldern scheint die Regeln des Datenbankentwurfs zu brechen, da Sie mehr als einen Datensatz pro Tabellenfeld speichern können. Access erzwingt jedoch die Regeln "hinter den Kulissen", indem die Daten in speziellen, ausgeblendeten Tabellen gespeichert werden.

  • Verwenden von Formularen    In der Regel erstellen Sie Formulare, wenn Sie die Verwendung einer Datenbank vereinfachen und sicherstellen möchten, dass Benutzer Daten präzise eingeben. Wie Sie ein Formular zum Bearbeiten von Daten verwenden, hängt vom Entwurf des Formulars ab. Formulare können eine beliebige Anzahl von Steuerelementen enthalten, z. B. Listen, Textfelder, Schaltflächen und sogar Datenblätter. Jedes der Steuerelemente auf dem Formular liest seinerseits entweder Daten aus dem zugrundeliegenden Tabellenfeld oder schreibt Daten in das zugrundeliegende Tabellenfeld.

Weitere Informationen finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs,Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern.

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Festlegen eines Standardwerts für ein Feld oder Steuerelement

Wenn eine große Anzahl von Datensätzen für ein bestimmtes Feld denselben Wert hat, z. B. einen Ort oder ein Land/eine Region, können Sie Zeit sparen, indem Sie einen Standardwert für das Steuerelement festlegen, das an dieses Feld oder das Feld selbst gebunden ist. Wenn Sie das Formular oder die Tabelle öffnen, um einen neuen Datensatz zu erstellen, wird der Standardwert in diesem Steuerelement oder Feld angezeigt.

In einer Tabelle

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie oben in der Ansicht das Feld aus.

  3. Wählen Sie unten in der Ansicht die Registerkarte Allgemein aus.

  4. Legen Sie die Eigenschaft Standardwert auf den wert, den Sie verwenden möchten.

In einem Formular

  1. Öffnen Sie das Formular in der Layout- oder Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, mit dem Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.

  3. Legen Sie auf der Registerkarte Daten die Eigenschaft Standardwert auf den wert, den Sie möchten.

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Verwenden von Gültigkeitsprüfungsregeln zum Einschränken von Daten

Sie können Daten in Access-Desktopdatenbanken während der Eingabe mithilfe von Gültigkeitsprüfungsregeln überprüfen. Gültigkeitsprüfungsregeln können entweder in der Tabellenentwurfsansicht oder der Tabellendatenblattansicht festgelegt werden. In Access gibt es drei Arten von Gültigkeitsprüfungsregeln:

  • Feldüberprüfungsregel    Sie können eine Feldüberprüfungsregel verwenden, um ein Kriterium anzugeben, das alle gültigen Feldwerte erfüllen müssen. Sie müssen das aktuelle Feld nur dann als Teil der Regel angeben, wenn Sie das Feld in einer Funktion verwenden. Einschränkungen der Zeichentypen, die in ein Feld eingegeben werden müssen, können möglicherweise leichter mithilfe eines Eingabeformats vorgenommen werden. Ein Datumsfeld kann beispielsweise eine Gültigkeitsprüfungsregel aufweisen, die keine Werte in der Vergangenheit zulässt.

  • Datensatzüberprüfungsregel     Sie können eine Datensatzüberprüfungsregel verwenden, um eine Bedingung anzugeben, die alle gültigen Datensätze erfüllen müssen. Sie können Werte in verschiedenen Feldern mit einer Datensatz-Gültigkeitsprüfungsregel vergleichen. Für einen Datensatz mit zwei Datumsfeldern kann es beispielsweise erforderlich sein, dass Werte eines Felds immer den Werten des anderen Felds vorangehen (z. B. "StartDatum" ist vor Enddatum).

  • Überprüfung in einem Formular    Sie können die Eigenschaft Gültigkeitsprüfungsregel eines Steuerelements in einem Formular verwenden, um ein Kriterium anzugeben, das alle für dieses Steuerelement eingegebenen Werte erfüllen müssen. Die Steuerelementeigenschaft Gültigkeitsprüfungsregel funktioniert wie eine Feld-Gültigkeitsprüfungsregel. Normalerweise verwenden Sie eine Formular-Gültigkeitsprüfungsregel anstelle einer Feld-Gültigkeitsprüfungsregel, wenn die Regel nur für dieses Formular und nicht für die Tabelle spezifisch ist, unabhängig davon, wo sie verwendet wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Einschränken der Dateneingabe mithilfe von Gültigkeitsprüfungsregeln.

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Arbeiten mit Wertlisten und Nachschlagefeldern

Es gibt zwei Arten von Listendaten in Access:

  • Wertlisten    Diese enthalten einen hart codierten Satz von Werten, die Sie manuell eingeben. Die Werte befinden sich in der Eigenschaft Zeilenquelle des Felds.

  • Nachschlagefelder    Diese verwenden eine Abfrage, um Werte aus einer anderen Tabelle abzurufen. Die Eigenschaft Zeilenquelle des Felds enthält eine Abfrage anstelle einer hart codierten Liste von Werten. Die Abfrage ruft Werte aus einer oder mehreren Tabellen in einer Datenbank ab. Standardmäßig werden diese Werte im Nachschlagefeld in Form einer Liste angezeigt. Je nachdem, wie Sie das Nachschlagefeld festlegen, können Sie ein oder mehrere Elemente aus dieser Liste auswählen.

    Hinweis    Nachschlagefelder können neue Access-Benutzer verwirren, da eine Liste von Elementen an einem Speicherort angezeigt wird (die Liste, die Access aus den Daten im Nachschlagefeld erstellt), die Daten können sich aber an einem anderen Speicherort befinden (der Tabelle, die die Daten enthält).

Standardmäßig zeigt Access Listendaten in einem Kombinationsfeldsteuerelement an, obwohl Sie ein Listenfeldsteuerelement angeben können. Ein Kombinationsfeld wird geöffnet, um die Liste zu präsentieren, und wird dann geschlossen, sobald Sie eine Auswahl getroffen haben. Ein Listenfeld bleibt dagegen immer geöffnet.

Zum Bearbeiten von Listen können Sie auch den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführen, oder Sie können die Daten direkt in der Eigenschaft Zeilenquelle der Quelltabelle bearbeiten. Wenn Sie die Daten in einem Nachschlagefeld aktualisieren, aktualisieren Sie die Quelltabelle.

Wenn die Eigenschaft Herkunftstyp des Listenfelds oder Kombinationsfelds auf Wertliste festgelegt ist, können Sie die Werteliste bearbeiten, während das Formular in der Formularansicht geöffnet ist. Es ist dann nicht erforderlich, dass Sie zur Entwurfsansicht oder Layoutansicht wechseln, das Eigenschaftenblatt öffnen und die Eigenschaft Datensatzherkunft für das Steuerelement bearbeiten, wenn Sie eine Änderung an der Liste vornehmen. Wenn Sie die Wertliste bearbeiten möchten, muss die Wertlistenbearbeitung zulassen-Eigenschaft für den Listenfeld-Assistenten oder den Kombinationsfeld-Assistenten auf Ja festgelegt sein.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Auswahlliste mithilfe eines Listenfelds oder Kombinationsfelds.

Verhindern der Bearbeitung der Wertliste in der Formularansicht

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich, und klicken Sie auf Entwurfsansicht oder Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen. Drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  3. Legen Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Wertlistenbearbeitung zulassen auf Nein fest.

  4. Klicken Sie auf Datei, und klicken Sie dann auf Speichern,oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

Angeben eines anderen Formulars zur Bearbeitung der Wertliste

Standardmäßig stellt Access ein integriertes Formular zum Bearbeiten der Wertliste zur Verfügung. Wenn Sie über ein anderes Formular verfügen, das Sie zu diesem Zweck lieber verwenden möchten, können Sie den Namen des Formulars in der Eigenschaft Formular bearbeiten von Listenelementen wie folgt eingeben:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht oder Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen. Drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts auf den Dropdownpfeil im Eigenschaftenfeld Bearbeitungsformular für Listenelemente.

  4. Klicken Sie auf das Formular, das Sie für die Bearbeitung der Wertliste verwenden möchten.

  5. Klicken Sie auf die Datei, und klicken Sie dann auf Speichern,oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

Überprüfen eines Nachschlagefelds in einem Formular

  1. Öffnen Sie das Formular in der Layout- oder Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Listenfeld- oder Kombinationsfeldsteuerelement, und klicken Sie auf Eigenschaften.

  3. Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Alle, und suchen Sie die Eigenschaften Zeilenquellentyp undZeilenquelle. Die Eigenschaft Zeilenquellentyp sollte entweder Werteliste oder Tabelle/Abfrageenthalten, und die Eigenschaft Zeilenquelle sollte entweder eine Liste von Elementen, die durch Semikolons getrennt sind, oder eine Abfrage enthalten. Klicken Sie für mehr Platz mit der rechten Maustaste auf die -Eigenschaft, und wählen Sie Zoom aus, oder drücken Sie UMSCHALT+F2.

    Normalerweise verwenden Wertlisten die folgende grundlegende Syntax: "Element";" Element";" Element"

    In diesem Fall ist die Liste eine Gruppe von Elementen, die von doppelten Anführungszeichen umgeben und durch Semikolons getrennt sind.

    Auswahlabfragen verwenden diese grundlegende Syntax: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage und ein Feld in dieser Tabelle oder Abfrage. Die zweite Klausel bezieht sich nur auf die Tabelle oder Abfrage. Dies ist ein wichtiger Punkt, an den Sie denken sollten: SELECT-Klauseln müssen nicht den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten, obwohl dies empfohlen wird, und sie müssen den Namen von mindestens einem Feld enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen sich jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage beziehen. Sie können also immer die Quelltabelle oder Quellabfrage für ein Nachschlagefeld finden, indem Sie die FROM-Klausel lesen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine Wertliste verwenden, bearbeiten Sie die Elemente in der Liste. Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Element mit doppelten Anführungszeichen umgeben und jedes Element durch ein Semikolon trennen.

    • Wenn die Abfrage in der Nachschlageliste auf eine andere Abfrage verweist, öffnen Sie diese zweite Abfrage in der Entwurfsansicht (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage im Navigationsbereich, und klicken Sie auf Entwurfsansicht). Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt wird, und fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.

      Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich andernfalls den Namen der Tabelle, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  5. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht,und bearbeiten Sie die Listenelemente nach Bedarf.

Überprüfen eines Nachschlagefelds in einer Tabelle

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken oder setzen Sie im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsrasters in der Spalte Datentyp den Fokus auf ein beliebiges Text-, Zahlen- oder Ja/Nein-Feld.

  3. Klicken Sie im unteren Abschnitt des Tabellenentwurfsrasters auf die Registerkarte Nachschlagebereich, und sehen Sie sich dann die Eigenschaften Zeilenquellentyp undZeilenquelle an.

    Die Eigenschaft "Zeilenquellentyp" muss "Wertliste" oder"Tabelle/Abfrage" lesen. Die Eigenschaft "Zeilenquelle" muss entweder eine Werteliste oder eine Abfrage enthalten.

    Wertlisten verwenden diese grundlegende Syntax: "Element";" Element";" Element"

    In diesem Fall ist die Liste eine Gruppe von Elementen, die von doppelten Anführungszeichen umgeben und durch Semikolons getrennt sind.

    In der Regel verwenden Auswahlabfragen diese grundlegende Syntax: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage und ein Feld in dieser Tabelle oder Abfrage. Die zweite Klausel bezieht sich nur auf die Tabelle oder Abfrage. Dies ist ein wichtiger Punkt, an den Sie denken sollten: SELECT-Klauseln müssen nicht den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten, obwohl dies empfohlen wird, und sie müssen den Namen von mindestens einem Feld enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen sich jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage beziehen. Sie können also immer die Quelltabelle oder Quellabfrage für ein Nachschlagefeld finden, indem Sie die FROM-Klausel lesen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine Wertliste verwenden, bearbeiten Sie die Elemente in der Liste. Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Element mit doppelten Anführungszeichen umgeben und jedes Element durch ein Semikolon trennen.

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine andere Abfrage verweist, öffnen Sie im Navigationsbereich die zweite Abfrage in der Entwurfsansicht (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht). Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt wird, und fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.

      Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich andernfalls den Namen der Tabelle, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  5. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht,und bearbeiten Sie die Listenelemente nach Bedarf.

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Löschen der Daten aus einer Werteliste oder einem Nachschlagefeld

Die Elemente in einer Werteliste befinden sich in derselben Tabelle wie die anderen Werte des Datensatzes. Im Gegensatz dazu befinden sich die Daten in einem Nachschlagefeld in einer oder mehreren anderen Tabellen. Um Daten aus einer Werteliste zu entfernen, öffnen Sie die Tabelle, und bearbeiten Sie die Elemente.

Das Entfernen von Daten aus einer Nachschlageliste erfordert zusätzliche Schritte, die davon abhängen, ob die Abfrage für die Nachschlageliste die Daten aus einer Tabelle oder aus einer anderen Abfrage bezieht. Basiert die Abfrage für die Nachschlageliste auf einer Tabelle, geben Sie diese Tabelle und das Feld an, in dem sich die in der Liste angezeigten Daten befinden. Anschließend öffnen Sie die Quelltabelle und bearbeiten die Daten in diesem Feld. Basiert die Abfrage für die Nachschlageliste auf einer anderen Abfrage, müssen Sie diese zweite Abfrage öffnen, die Quelltabelle und das Feld suchen, woraus die Daten entnommen werden, und die Werte in dieser Tabelle ändern.

Entfernen von Daten aus einer Werteliste

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie im oberen Teil des Entwurfsbereichs das Tabellenfeld aus, das die Werteliste enthält.

  3. Klicken Sie im unteren Teil des Bereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und suchen Sie dann die Eigenschaft Datensatzherkunft.

    Standardmäßig sind die Elemente in einer Werteliste von Anführungszeichen umgeben, und die einzelnen Elemente sind durch Semikolons voneinander getrennt: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Entfernen Sie die Elemente nach Bedarf aus der Liste. Denken Sie auch daran, die Anführungszeichen zu löschen, die die einzelnen Elemente umgeben. Entfernen Sie auch das vorangestellte Semikolon, damit keine zwei Semikolons hintereinander stehen bleiben (;;), und löschen Sie das abschließende Semikolon, wenn Sie das letzte Element in der Liste entfernen.

    Wichtig    Wenn Sie ein Element aus einer Werteliste löschen und dieses bereits von Datensätzen in der Tabelle verwendet wird, bleibt es so lange Teil des Datensatzes, bis Sie es ändern. Angenommen, Ihr Unternehmen besitzt in der Stadt A ein Lagerhaus und verkauft das Gebäude. Wenn Sie "Stadt A" aus der Liste mit Lagerhäusern entfernen, bleibt "Stadt A" in der Tabelle stehen, bis Sie diese Werte ändern.

Entfernen von Daten aus einem Nachschlagefeld

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie im oberen Teil des Entwurfsbereichs das Nachschlagefeld aus.

  3. Klicken Sie im unteren Teil des Entwurfsbereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und suchen Sie nach den Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft.

    Für die Eigenschaft Herkunftstyp sollte der Wert Tabelle/Abfrage angezeigt werden, und die Eigenschaft Datensatzherkunft muss eine Abfrage enthalten, die auf eine Tabelle oder eine andere Abfrage verweist. Abfragen für Nachschlagefelder beginnen immer mit dem Wort SELECT.

    In der Regel (aber nicht immer) wird bei einer Auswahlabfrage die folgende grundlegende Syntax verwendet: SELECT [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].[Feldname] FROM [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel bezieht sich auf eine Tabelle und ein Feld in dieser Tabelle. Umgekehrt bezieht sich die zweite Klausel nur auf die Tabelle. Ein Punkt, an den Sie denken sollten: Die FROM-Klausel gibt Ihnen immer den Namen der Quelltabelle oder Abfrage an. SELECT-Klauseln enthalten möglicherweise nicht immer den Namen einer Tabelle oder Abfrage, obwohl sie immer den Namen von mindestens einem Feld enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen sich jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage beziehen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine andere Abfrage verweist, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts auf Schaltfläche "Generator" weiter), um die Abfrage in der Entwurfsansicht zu öffnen. Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt wird, und setzen Sie den Vorgang dann mit Schritt 5 fort.

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und setzen Sie den Vorgang dann mit Schritt 5 fort.

  5. Öffnen Sie die Quelltabelle in der Datenblattansicht.

  6. Suchen Sie das Feld, das die in der Nachschlageliste verwendeten Daten enthält, und bearbeiten Sie diese Daten dann nach Bedarf.

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Auswirkungen von Datentypen auf die Eingabe von Daten

Wenn Sie eine Datenbanktabelle entwerfen, wählen Sie einen Datentyp für jedes Feld in dieser Tabelle aus, ein Prozess, der eine genauere Dateneingabe ermöglicht.

Anzeigen von Datentypen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Verwenden der Datenblattansicht

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht.

  2. Sehen Sie sich auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung den Wert in der Liste Datentyp an. Der Wert ändert sich, während Sie den Cursor in den verschiedenen Feldern in der Tabelle platzieren:

    Die Liste Datentyp

Verwenden der Entwurfsansicht

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Sehen Sie sich das Entwurfsraster an. Im oberen Bereich des Rasters werden der Name und der Datentyp der einzelnen Tabellenfelde angezeigt.

    Felder in der Entwurfsansicht

Auswirkungen von Datentypen auf die Dateneingabe

Der Datentyp, den Sie für jedes Tabellenfeld festlegen, bietet die erste Ebene der Kontrolle darüber, welcher Datentyp in einem Feld zulässig ist. In einigen Fällen, z. B. einem Feld "Langer Text", können Sie beliebige Daten eingeben. In anderen Fällen, z. B. einem Feld "AutoWert", verhindert die Datentypeinstellung für das Feld, dass Sie überhaupt keine Informationen eingeben können. In der folgenden Tabelle sind die datentypen aufgeführt, die Access bieten, und beschreibt, wie sie sich auf die Dateneingabe auswirken.

Weitere Informationen finden Sie unter Datentypen für Access-Desktopdatenbanken und Ändern oder Ändern der Datentypeinstellung für ein Feld.

Datentyp

Auswirkung auf die Dateneingabe

Kurzer Text

Ab Access 2013 wurde der Datentyp „Text“ in Kurzer Text umbenannt.

Kurze Textfelder akzeptieren text- oder numerische Zeichen, einschließlich durch Trennzeichen getrennte Listen von Elementen. Ein Textfeld akzeptiert eine kleinere Anzahl von Zeichen als ein Feld "Langer Text", d. h. zwischen 0 und 255 Zeichen. In einigen Fällen können Sie Konvertierungsfunktionen verwenden, um Berechnungen für die Daten in einem Feld "Kurzer Text" durchzuführen.

Langer Text

Hinweis: Ab Access 2013 wurden Memo-Datentypen in "Langer Text" umbenannt.

Sie können große Textmengen und numerische Daten in diesen Feldtyp mit bis zu 64.000 Zeichen eingeben. Außerdem legen Sie das Feld so fest, dass die Rich-Text-Formatierung unterstützt wird. Sie können die Formatierungstypen anwenden, die normalerweise in Textverarbeitungsprogrammen wie Word zu finden sind. Sie können z. B. unterschiedliche Schriftarten und Schriftgrößen auf bestimmte Zeichen in Ihrem Text anwenden und sie fett oder italisch gestalten und so weiter. Sie können den Daten auch Hypertext Markup Language (HTML)-Tags hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen oder Hinzufügen eines Rich-Text-Felds.

Darüber hinaus verfügen Felder für "Langer Text" über die -Eigenschaft "Nur anfügen". Wenn Sie diese Eigenschaft aktivieren, können Sie neue Daten an ein Feld "Langer Text" anfügen, vorhandene Daten jedoch nicht ändern. Das Feature ist für Anwendungen wie Datenbanken zur Problemnachverfolgung vorgesehen, in denen Sie möglicherweise einen dauerhaften Datensatz behalten müssen, der unverändert bleibt. Wenn Sie den Cursor in ein Feld "Langer Text" setzen, bei dem die Eigenschaft Nur anfügen aktiviert ist, wird der Text im Feld standardmäßig ausgeblendet. Sie können keine Formatierungen oder andere Änderungen auf den Text anwenden.

Wie bei Feldern für "Kurzer Text" können Sie auch Konvertierungsfunktionen für die Daten in einem Feld "Langer Text" ausführen.

Zahl

Sie können nur Zahlen in diesen Feldtyp eingeben und Berechnungen für die Werte in einem Zahlenfeld durchführen.

Große Zahl

Hinweis: Datentypen für große Zahlen sind nur in der Microsoft 365 Von Access verfügbar.

Sie können nur Zahlen in diesen Feldtyp eingeben und Berechnungen für die Werte in einem Feld "Große Zahl" ausführen.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Datentyps "Große Zahl".

Datum und Uhrzeit

Sie können in diesem Feldtyp nur Datums- und Zeitangaben eingeben. 

Sie können ein Eingabeformat für das Feld festlegen (eine Reihe von Literal- und Platzhalterzeichen, die angezeigt werden, wenn Sie das Feld auswählen), müssen Sie Daten in die Leerzeichen und das Format eingeben, das das Format bietet. Wenn z. B. ein Mask wie MMM_DD_YYYY wird, müssen Sie den 11. Oktober 2017 in die angegebenen Leerzeichen eingeben. Sie können keinen vollständigen Monatsnamen oder einen zweistelligen Jahreswert eingeben. Weitere Informationen finden Sie unter Steuern von Dateneingabeformaten mit Eingabeformaten.

Wenn Sie kein Eingabeformat erstellen, können Sie den Wert in einem beliebigen gültigen Datums- oder Uhrzeitformat eingeben. Sie können beispielsweise den 11. Oktober 2017, den 11.10.2017, den 11. Oktober 2017 und so weiter eingeben.

Sie können auch ein Anzeigeformat auf das Feld anwenden. Wenn in diesem Fall kein Eingabeformat vorhanden ist, können Sie einen Wert in fast jedem Format eingeben, aber Access zeigt die Datumsangaben entsprechend dem Anzeigeformat an. Sie können beispielsweise den 11.10.2017 eingeben, aber das Anzeigeformat kann so festgelegt sein, dass der Wert als 11.10.2017 angezeigt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen des heutigen Datums.

Währung

Sie können nur Währungswerte in diesen Feldtyp eingeben. Außerdem müssen Sie kein Währungssymbol manuell eingeben. Standardmäßig wendet Access das Währungssymbol (¥, ¥, $, und so weiter) an, das in Den regionalen Windows-Einstellungen angegeben ist. Sie können dieses Währungssymbol bei Bedarf so ändern, dass es eine andere Währung wiederspiegelt.

AutoWert

Sie können die Daten in diesem Feldtyp nicht jederzeit eingeben oder ändern. Access erhöht die Werte in einem AutoWert-Feld, wenn Sie einer Tabelle einen neuen Datensatz hinzufügen.

Berechnet

Sie können die Daten in diesem Feldtyp nicht jederzeit eingeben oder ändern. Die Ergebnisse dieses Felds werden durch einen von Ihnen definierten Ausdruck bestimmt. Access aktualisiert die Werte in einem berechneten Feld, wenn Sie einer Tabelle einen neuen Datensatz hinzufügen oder bearbeiten.

Ja/Nein

Wenn Sie auf ein Feld klicken, das auf diesen Datentyp festgelegt ist, zeigt Access je nach Format des Felds entweder ein Kontrollkästchen oder eine Dropdownliste an. Wenn Sie das Feld so formatieren, dass eine Liste angezeigt wird, können Sie je nach dem auf das Feld angewendeten Format entweder Ja oder Nein,Wahr oder Falsch oder Ein oder Aus in der Liste auswählen. Sie können keine Werte in die Liste eingeben oder die Werte in der Liste direkt aus einem Formular oder einer Tabelle ändern.

OLE-Objekt

Sie verwenden diesen Feldtyp, wenn Sie Daten aus einer Datei anzeigen möchten, die mit einem anderen Programm erstellt wurde. Sie können z. B. eine Textdatei, ein Excel-Diagramm oder eine PowerPoint-Folienfolie in einem OLE-Objektfeld anzeigen.

Anlagen bieten eine schnellere, einfachere und flexiblere Möglichkeit zum Anzeigen von Daten aus anderen Programmen.

Hyperlink

Sie können alle Daten in diesen Feldtyp eingeben, und Access umschließt sie in eine Webadresse. Wenn Sie z. B. einen Wert in das Feld eingeben, umgibt Access Ihren Text mit http://www.your_text.com. Wenn Sie eine gültige Webadresse eingeben, funktioniert Ihr Link. Andernfalls führt Ihr Link zu einer Fehlermeldung.

Außerdem kann das Bearbeiten vorhandener Links schwierig sein, da das Klicken auf ein Linkfeld mit der Maus den Browser startet und Sie zu der im Link angegebenen Website führt. Zum Bearbeiten eines Linkfelds wählen Sie ein angrenzendes Feld aus, verwenden die TAB- oder Pfeiltasten, um den Fokus auf das Linkfeld zu verschieben, und drücken Sie dann F2, um die Bearbeitung zu aktivieren.

Anlage

Sie können Daten aus anderen Programmen an diesen Feldtyp anfügen, aber Sie können weder Text noch numerische Daten eingeben oder anderweitig eingeben.

Weitere Informationen finden Sie unter Anfügen von Dateien und Grafiken an die Datensätze in ihrer Datenbank.

Nachschlage-Assistent

Der Nachschlage-Assistent ist kein Datentyp. Stattdessen verwenden Sie den Assistenten, um zwei Arten von Dropdownlisten zu erstellen: Wertlisten und Nachschlagefelder. Eine Wertliste verwendet eine durch Trennzeichen getrennte Liste von Elementen, die Sie manuell eingeben, wenn Sie den Nachschlage-Assistenten verwenden. Diese Werte können unabhängig von allen anderen Daten oder Objekten in Ihrer Datenbank sein.

Im Gegensatz dazu verwendet ein Nachschlagefeld eine Abfrage, um Daten aus einer oder mehreren anderen Tabellen in einer Datenbank abzurufen. Das Nachschlagefeld zeigt dann die Daten in einer Dropdownliste an. Standardmäßig legt der Nachschlage-Assistent das Tabellenfeld auf den Datentyp Zahl fest.

Sie können mit Nachschlagefeldern direkt in Tabellen sowie in Formularen und Berichten arbeiten. Standardmäßig werden die Werte in einem Nachschlagefeld in einem Typ von Listensteuerelement angezeigt, das als Kombinationsfeld bezeichnet wird – einer Liste mit einem Dropdownpfeil:

Eine leere Nachschlageliste

Sie können auch ein Listenfeld verwenden, in dem mehrere Elemente mit einer Bildlaufleiste angezeigt werden, um weitere Elemente zu sehen:

Ein einfaches Listenfeldsteuerelement in einem Formular

Je nachdem, wie Sie das Nachschlagefeld und das Kombinationsfeld festlegen, können Sie die Elemente in der Liste bearbeiten und der Liste Elemente hinzufügen, indem Sie die Eigenschaft Auf Liste einschränken des Nachschlagefelds deaktivieren.

Wenn Sie die Werte in einer Liste nicht direkt bearbeiten können, müssen Sie die Daten in der vordefinierten Werteliste oder in der Tabelle, die als Quelle für das Nachschlagefeld dient, hinzufügen oder ändern.

Wenn Sie ein Nachschlagefeld erstellen, können Sie es optional so festlegen, dass es mehrere Werte unterstützt. Wenn Sie dies tun, wird in der resultierenden Liste ein Kontrollkästchen neben jedem Listenelement angezeigt, und Sie können so viele Elemente wie erforderlich auswählen oder löschen. Diese Abbildung veranschaulicht eine typische mehrwertige Liste:

Kontrollkästchenliste

Informationen zum Erstellen mehrwertiger Nachschlagefelder und zum Verwenden der resultierenden Listen finden Sie unter Erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds.

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Auswirkungen von Tabellenfeldeigenschaften auf die Eingabe von Daten

Neben den Entwurfsprinzipien, die die Struktur einer Datenbank steuern, und den Datentypen, die steuern, was Sie in ein bestimmtes Feld eingeben können, können sich auch mehrere Feldeigenschaften darauf auswirken, wie Sie Daten in eine Access-Datenbank eingeben.

Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld

Access bietet zwei Möglichkeiten zum Anzeigen der Eigenschaften für ein Tabellenfeld.

In der Datenblattansicht

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Felder, und verwenden Sie die Steuerelemente in der Gruppe Formatierung, um die Eigenschaften für jedes Tabellenfeld anzeigen zu können.

In der Entwurfsansicht

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im unteren Teil des Rasters auf die Registerkarte Allgemein, wenn sie noch nicht ausgewählt ist.

  3. Um die Eigenschaften für ein Nachschlagefeld zu sehen, klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagefeld.

Auswirkungen von Eigenschaften auf die Dateneingabe

In der folgenden Tabelle sind die Eigenschaften aufgeführt, die den größten Einfluss auf die Dateneingabe haben, und erläutert, wie sie sich auf die Dateneingabe auswirken.

Eigenschaft

Position im Tabellenentwurfsraster

Mögliche Werte

Verhalten beim Eingeben von Daten

Feldgröße

Registerkarte Allgemein

0-255

Das Zeichenlimit gilt nur für Felder, die auf den Datentyp Text festgelegt sind. Wenn Sie versuchen, mehr als die angegebene Anzahl von Zeichen ein eingeben, werden sie vom Feld abgesenkt.

Erforderlich

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, zwingt Sie die Eingabe eines Werts in ein Feld, und Access lässt Sie keine neuen Daten speichern, bis Sie ein erforderliches Feld abgeschlossen haben. Wenn das Feld deaktiviert ist, akzeptiert es Nullwerte, was bedeutet, dass das Feld leer bleiben kann.

Ein Nullwert ist nicht dasselbe wie ein Nullwert. Null ist eine Ziffer, und "Null" ist ein fehlender, nicht definierter oder unbekannter Wert.

Zeichenfolgen ohne Länge zulassen

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie aktiviert sind, können Sie zeichenfolgen ohne Länge eingeben – Zeichenfolgen, die keine Zeichen enthalten. Um eine Zeichenfolge mit einer Länge von null Länge zu erstellen, geben Sie ein Paar doppelter Anführungszeichen in das Feld ein ("").

Indiziert

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie ein Tabellenfeld indizieren, verhindert Access, dass Sie doppelte Werte hinzufügen. Sie können auch einen Index aus mehr als einem Feld erstellen. Wenn Sie dies tun, können Sie die Werte in einem Feld duplizieren, jedoch nicht in beiden Feldern.

Eingabeformat

Registerkarte Allgemein

Vordefinierte oder benutzerdefinierte Sätze von Literal- und Platzhalterzeichen

Ein Eingabeformat zwingt Sie zur Eingabe von Daten in einem vordefinierten Format. Die Masken werden angezeigt, wenn Sie ein Feld in einer Tabelle oder ein Steuerelement in einem Formular auswählen. Angenommen, Sie klicken auf ein Datumsfeld und sehen diese Gruppe von Zeichen: MMM-DD-YYYYY. Dies ist ein Eingabeformat. Sie werden zwingt, Monatswerte als Abkürzungen aus drei Buchstaben wie OKT und den Jahreswert als vier Ziffern ein eingeben , z. B. OKT-15-2017.

Eingabeformaten steuern nur, wie Sie Daten eingeben, nicht wie Access diese Daten speichert oder anzeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Steuern von Dateneingabeformaten mit Eingabeformaten und Formatieren eines Datums- und Uhrzeitfelds.

Auf Liste beschränken

Nachschlageregisterkarte

Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert Änderungen an den Elementen in einem Nachschlagefeld. Benutzer versuchen manchmal, die Elemente in einem Nachschlagefeld manuell zu ändern. Wenn Access verhindert, dass Sie die Elemente in einem Feld ändern, ist diese Eigenschaft auf Ja festgelegt. Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist und Sie die Elemente in einer Liste ändern müssen, müssen Sie die Liste (wenn Sie eine Wertliste bearbeiten möchten) oder die Tabelle öffnen, die die Quelldaten für die Liste enthält (wenn Sie ein Nachschlagefeld bearbeiten möchten) und die Werte dort ändern.

Wertlistenbearbeitung zulassen

Nachschlageregisterkarte

Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert den Befehl Listenelemente bearbeiten für Wertlisten, jedoch nicht für Nachschlagefelder. Um diesen Befehl für Nachschlagefelder zu aktivieren, geben Sie in der Eigenschaft Formular bearbeiten von Listenelementen einen gültigen Formularnamen ein. Der Befehl Werteliste bearbeiten zulassen wird in einem Kontextmenü angezeigt, das Sie öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Listenfeld- oder Kombinationsfeldsteuerelement klicken. Wenn Sie den Befehl ausführen, wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt. Wenn Sie den Namen eines Formulars in der Eigenschaft Listenelemente bearbeiten formular angeben, startet Access dieses Formular, anstatt das Dialogfeld anzuzeigen.

Sie können den Befehl Listenelemente bearbeiten über Listenfeld- und Kombinationsfeldsteuerelemente in Formularen und über Kombinationsfeldsteuerelemente in Tabellen und Abfrageergebnissen ausführen. Formulare müssen entweder in der Entwurfsansicht oder in der Ansicht Durchsuchen geöffnet sein. Tabellen und Abfrageergebnissätze müssen in der Datenblattansicht geöffnet sein.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

Nachschlageregisterkarte

Name eines Dateneingabeformulars

Wenn Sie den Namen eines Dateneingabeformulars als Wert in dieser Tabelleneigenschaft eingeben, wird dieses Formular geöffnet, wenn ein Benutzer den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführen. Andernfalls wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt, wenn Benutzer den Befehl ausführen.

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Verwenden von kaskadierenden Updates zum Ändern von Primär- und Fremdschlüsselwerten

Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Primärschlüsselwert aktualisieren. Wenn Sie diesen Primärschlüssel als Fremdschlüssel verwenden, können Sie Ihre Änderungen automatisch über alle untergeordneten Instanzen des Fremdschlüssels aktualisieren.

Als Erinnerung ist ein Primärschlüssel ein Wert, der jede Zeile (Datensatz) in einer Datenbanktabelle eindeutig identifiziert. Ein Fremdschlüssel ist eine Spalte, die dem Primärschlüssel entspricht. In der Regel befinden sich Fremdschlüssel in anderen Tabellen, und sie ermöglichen ihnen das Erstellen einer Beziehung (einer Verknüpfung) zwischen den Daten in den Tabellen.

Angenommen, Sie verwenden eine Produkt-ID-Nummer als Primärschlüssel. Eine ID-Nummer identifiziert ein Produkt eindeutig. Sie verwenden diese ID-Nummer auch als Fremdschlüssel in einer Tabelle mit Bestelldaten. Auf diese Weise können Sie alle Bestellungen finden, die jedes Produkt betreffen, da die ID bei jeder Bestellung für dieses Produkt Teil der Bestellung wird.

Manchmal ändern sich diese ID-Nummern (oder andere Typen von Primärschlüsseln). Wenn dies der Fall ist, können Sie den Primärschlüsselwert ändern und diese Änderung automatisch durch alle zugehörigen untergeordneten Datensätze überlappen lassen. Sie aktivieren dieses Verhalten, indem Sie referenzielle Integrität aktivieren und Aktualisierungen zwischen den beiden Tabellen cascading aktivieren.

Beachten Sie die folgenden wichtigen Regeln:

  • Sie können kaskadierende Updates nur für Primärschlüsselfelder aktivieren, die auf die Datentypen Text oder Zahl festgelegt sind. Sie können keine kaskadierenden Updates für Felder verwenden, die auf den Datentyp AutoWert festgelegt sind.

  • Sie können kaskadierende Updates nur zwischen Tabellen mit einer 1:n-Beziehung aktivieren.

Weitere Informationen zum Erstellen von Beziehungen. Weitere Informationen finden Sie unter Leitfaden zu Tabellenbeziehungen und Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

Die folgenden Verfahren gehen Hand in Hand und erläutern, wie Sie zuerst eine Beziehung erstellen und dann kaskadierende Updates für diese Beziehung aktivieren.

Erstellen der Beziehung

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungenauf Tabellen hinzufügen (Tabelle in Access 2013 ).

  3. Wählen Sie die Registerkarte Tabellen aus, wählen Sie die Tabellen aus, die Sie ändern möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Sie können die UMSCHALTTASTE drücken, um mehrere Tabellen auszuwählen, oder Sie können jede Tabelle einzeln hinzufügen. Wählen Sie nur die Tabellen auf den Seiten "eins" und "viele" der Beziehung aus.

  4. Ziehen Sie im Fenster Beziehungen den Primärschlüssel aus der Tabelle auf der 1-Seite der Beziehung, und legen Sie ihn im Feld Fremdschlüssel der Tabelle auf der Seite "n" der Beziehung ab.

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld) mit einer vorhandenen Beziehung

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Referenzielle Integrität erzwingen, und klicken Sie auf Erstellen.

Aktivieren von kaskadierenden Updates in Primärschlüsseln

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  2. Das Fenster Beziehungen wird angezeigt und zeigt die Verknüpfungen (als Verbindungslinien dargestellt) zwischen den Tabellen in der Datenbank an. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Beziehung:

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfungslinie zwischen den übergeordneten und untergeordneten Tabellen, und klicken Sie auf Beziehung bearbeiten.

    Eine Beziehung zwischen zwei Tabellen

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld)

  4. Wählen Sie Aktualisierungsverknr.Felder überlappen aus, vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Referenzielle Integrität erzwingen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

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Warum id numbers sometimes seem to skip a number

Wenn Sie ein Feld erstellen, das auf den Datentyp AutoWert festgelegt ist, generiert Access automatisch einen Wert für dieses Feld in jedem neuen Datensatz. Der Wert wird standardmäßig inkrementiert, sodass jeder neue Datensatz die nächste verfügbare fortlaufende Zahl erhält. Der Zweck des Datentyps "AutoWert" besteht in der Bereitstellung eines Werts, der für die Verwendung als Primärschlüssel geeignet ist. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen, Festlegen, Ändern oder Entfernen des Primärschlüssels.

Wenn Sie eine Zeile aus einer Tabelle löschen, die ein Feld enthält, das auf den Datentyp AutoWert festgelegt ist, wird der Wert im Feld AutoWert für diese Zeile nicht immer automatisch wiederverwendet. Aus diesem Grund ist die zahl, die Access generiert, möglicherweise nicht die Zahl, die Sie erwarten, und Lücken werden möglicherweise in der Reihenfolge der ID-Nummern angezeigt – dies ist der Entwurf. Sie sollten sich nur auf die Eindeutigkeit der Werte in einem AutoWert-Feld und nicht auf deren Reihenfolge verlassen.

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Massenaktualisierung von Daten mithilfe von Abfragen

Anfüge-, Update- und Löschabfragen sind leistungsfähige Möglichkeiten zum Hinzufügen, Ändern oder Entfernen von Datensätzen in Massen. Darüber hinaus sind Massenupdates einfacher und effizienter durchzuführen, wenn Sie gute Prinzipien des Datenbankentwurfs verwenden. Die Verwendung einer Anfüge-, Aktualisierungs- oder Löschabfrage kann zeitsparend sein, da Sie die Abfrage auch wiederverwenden können.

Wichtig    Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie diese Abfragen verwenden. Wenn Sie eine Sicherung zur Hand haben, können Sie Fehler, die Sie versehentlich machen, schnell beheben.

Anfügen von Abfragen    Mithilfe von können Sie einer oder mehreren Tabellen viele Datensätze hinzufügen. Eine anfügeabfrage wird am häufigsten verwendet, wenn Sie einer oder mehreren Tabellen in einer Quelldatenbank eine Gruppe von Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen in einer Zieldatenbank hinzufügen. Angenommen, Sie erwerben einige neue Kunden und eine Datenbank, die eine Tabelle mit Informationen zu diesen Kunden enthält. Um die manuelle Eingabe dieser neuen Daten zu vermeiden, können Sie sie an die entsprechende Tabelle oder Tabellen in ihrer Datenbank anfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle mithilfe einer Anfügeabfrage.

Aktualisierungsabfragen    Verwenden Sie zum Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines Teils (aber nicht aller) vieler vorhandener Datensätze. Stellen Sie sich Aktualisierungsabfragen als leistungsfähige Form des Dialogfelds Suchen und Ersetzen vor. Sie geben ein Auswahlkriterium (das grobe Äquivalent einer Suchzeichenfolge) und ein Aktualisierungskriterium (das grobe Äquivalent einer Ersetzungszeichenfolge) ein. Im Gegensatz zum Dialogfeld können Aktualisierungsabfragen mehrere Kriterien akzeptieren, es Ihnen ermöglichen, eine große Anzahl von Datensätzen in einem Durchgang zu aktualisieren und Datensätze in mehreren Tabellen zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage.

Löschen von Abfragen    Wenn Sie viele Daten schnell löschen oder eine Reihe von Daten regelmäßig löschen möchten, ist ein Löschen nützlich, da die Abfragen es ermöglichen, Kriterien anzugeben, um die Daten schnell zu finden und zu löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Möglichkeiten zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen.

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