Aktualisieren einer externen Datenverbindung in Excel

In der folgenden Tabelle sind die Aktualisierungsaktionen, Tastenkombinationen und Befehle zusammengefasst.

Zweck	Tastenkombination	Oder
Ausgewählte Daten im Arbeitsblatt aktualisieren	ALT+F5	Wählen Sie Daten > Der Dropdownpfeil neben Alle aktualisieren > Aktualisieren
Aktualisieren aller Daten in der Arbeitsmappe	STRG+ALT+F5	Wählen Sie Daten > Alle aktualisieren aus.
Überprüfen der status		Doppelklicken Sie auf der status-Leiste auf die Meldung Daten abrufen.
Beenden einer Aktualisierung	ESC
Stoppen einer Aktualisierung im Hintergrund		Doppelklicken Sie auf der status leiste auf die Nachricht. Wählen Sie dann im Dialogfeld Status der externen Datenaktualisierung die Option Aktualisierung beenden aus.

Daten in einer Arbeitsmappe können direkt in der Arbeitsmappe oder in einer externen Datenquelle gespeichert werden, z. B. in einer Textdatei, einer Datenbank oder in der Cloud. Wenn Sie externe Daten zum ersten Mal importieren, erstellt Excel Verbindungsinformationen, die manchmal in einer ODC-Datei (Office Data Connection) gespeichert werden, in der beschrieben wird, wie Sie die externe Datenquelle suchen, anmelden, abfragen und darauf zugreifen können.

Wenn Sie mit einer externen Datenquelle verbunden sind, können Sie einen Aktualisierungsvorgang ausführen, um die aktualisierten Daten abzurufen. Jedes Mal, wenn Sie Daten aktualisieren, sehen Sie die neueste Version der Daten, einschließlich aller Änderungen, die seit der letzten Aktualisierung an den Daten vorgenommen wurden.

Weitere Informationen zum Aktualisieren von Daten

Informationen zu Sicherheitsbedenken

Wenn Sie eine Verbindung mit einer externen Datenquelle herstellen und versuchen, die Daten zu aktualisieren, ist es wichtig, sich über potenzielle Sicherheitsprobleme zu informieren und zu wissen, was Sie bei Sicherheitsproblemen tun können.

Vertrauen Connections   : Externe Daten sind möglicherweise derzeit auf Ihrem Computer deaktiviert. Um die Daten beim Öffnen einer Arbeitsmappe zu aktualisieren, müssen Sie die Datenverbindungen über die Trust Center-Leiste aktivieren, oder Sie müssen die Arbeitsmappe an einem vertrauenswürdigen Speicherort platzieren. Weitere Informationen finden Sie in diesen Artikeln:

• Hinzufügen, Entfernen oder Ändern eines vertrauenswürdigen Speicherorts für Ihre Dateien

• Vertrauenswürdige Dokumente

• Hinzufügen, Entfernen oder Anzeigen eines vertrauenswürdigen Herausgebers

• Anzeigen der Optionen und Einstellungen im Sicherheitscenter

ODC-Datei    : Eine Datenverbindungsdatei (ODC) enthält häufig eine oder mehrere Abfragen, die zum Aktualisieren externer Daten verwendet werden. Durch das Ersetzen dieser Datei kann ein Benutzer, der eine böswillige Absicht hat, eine Abfrage entwerfen, um auf vertrauliche Informationen zuzugreifen und sie an andere Benutzer zu verteilen oder andere schädliche Aktionen auszuführen. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die Verbindungsdatei von einer zuverlässigen Person erstellt wurde und die Verbindungsdatei sicher ist und aus einer vertrauenswürdigen Datenverbindungsbibliothek (DCL) stammt.

Anmeldeinformationen    : Der Zugriff auf eine externe Datenquelle erfordert in der Regel Anmeldeinformationen (z. B. einen Benutzernamen und ein Kennwort), die zur Authentifizierung des Benutzers verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihnen diese Anmeldeinformationen auf sichere Weise zur Verfügung gestellt werden und dass Sie diese Anmeldeinformationen nicht versehentlich anderen personen offenlegen. Wenn Ihre externe Datenquelle ein Kennwort erfordert, um Zugriff auf die Daten zu erhalten, können Sie verlangen, dass das Kennwort bei jeder Aktualisierung des externen Datenbereichs eingegeben wird.

Teilend-    Geben Sie diese Arbeitsmappe für andere Personen frei, die Daten möglicherweise aktualisieren möchten? Helfen Sie Ihren Kollegen, Datenaktualisierungsfehler zu vermeiden, indem Sie sie daran erinnern, Berechtigungen für die Datenquellen anzufordern, die die Daten bereitstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Datenquelleneinstellungen und -berechtigungen.

Sie können einen externen Datenbereich beim Öffnen der Arbeitsmappe automatisch aktualisieren lassen. Sie können die Arbeitsmappe auch speichern, ohne die externen Daten zu speichern, um die Größe der Datei zu verkleinern.

1. Wählen Sie eine Zelle im externen Datenbereich aus.

2. Wählen Sie daten > Abfragen & Connections > registerkarte Connections aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Abfrage in der Liste, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.

3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Verbindungseigenschaften auf der Registerkarte Verwendung unter Aktualisierungssteuerelement das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren .

4. Falls die Arbeitsmappe mit der Abfragedefinition, jedoch ohne die externen Daten gespeichert werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten vor dem Speichern des Arbeitsblatts aus dem externen Datenbereich entfernen.

1. Wählen Sie eine Zelle im externen Datenbereich aus.

2. Wählen Sie daten > Abfragen & Connections > registerkarte Connections aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Abfrage in der Liste, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwendung.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisierung alle, und geben Sie dann die Anzahl der Minuten ein, die zwischen den Aktualisierungen liegen soll.

Wenn die Arbeitsmappe mit einer umfangreichen Datenquelle verbunden ist, kann die Aktualisierung länger dauern als erwartet. Erwägen Sie die Ausführung einer Hintergrundaktualisierung. Damit liegt die Steuerung von Excel weiterhin in Ihren Händen, und Sie müssen nicht einige Minuten oder länger warten, bis die Aktualisierung abgeschlossen ist.

1. Wählen Sie eine Zelle im externen Datenbereich aus.

2. Wählen Sie daten > Abfragen & Connections > registerkarte Connections aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Abfrage in der Liste, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.

3. Wählen Sie die Registerkarte Verwendung aus.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisierung im Hintergrund zulassen, wenn die Abfrage im Hintergrund ausgeführt werden soll. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Abfrage durchgeführt werden soll, während Sie warten.

   Tipp: Wenn Sie ein Makro aufzeichnen, das eine Abfrage enthält, führt Excel die Abfrage nicht im Hintergrund aus. Um das aufgezeichnete Makro dahingehend zu ändern, dass die Abfrage im Hintergrund ausgeführt wird, bearbeiten Sie es im Visual Basic-Editor. Ändern Sie die Aktualisierungsmethode für das QueryTable-Objekt von BackgroundQuery := False in BackgroundQuery := True.

Wenn Sie Ihre Daten in Power Query strukturieren, laden Sie die Änderungen in der Regel in ein Arbeitsblatt oder Datenmodell. Es ist wichtig, den Unterschied beim Aktualisieren von Daten und deren Aktualisierung zu verstehen.

Die meisten Abfragen basieren auf externen Datenressourcen der einen oder anderen Art. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied zwischen Excel und Power Query. Power Query speichert die externen Daten lokal zwischen, um die Leistung zu verbessern. Darüber hinaus aktualisiert Power Query den lokalen Cache nicht automatisch, um Kosten für Datenquellen in Azure zu vermeiden.

Aktualisieren einer Abfrage im Power Query-Editor

Wenn Sie eine Abfrage aus dem Power Query-Editor aktualisieren, fügen Sie nicht nur aktualisierte Daten aus der externen Datenquelle ein, Sie aktualisieren auch den lokalen Cache. Dieser Aktualisierungsvorgang aktualisiert jedoch nicht die Abfrage im Arbeitsblatt oder Datenmodell.

1. Wählen Sie Power Query-Editor Start aus.

2. Wählen Sie Vorschau aktualisieren > Vorschau aktualisieren (die aktuelle Abfrage in Vorschaudaten) oder Alle aktualisieren (alle geöffneten Abfragen im Bereich Abfragen) aus.

3. Am unteren Rand des Power Query-Editor auf der rechten Seite wird die Meldung "Vorschau heruntergeladen um <hh:mm> AM/PM" angezeigt. Diese Meldung wird beim ersten Import und nach jedem nachfolgenden Aktualisierungsvorgang im Power Query-Editor angezeigt.

Aktualisieren einer Abfrage in einem Arbeitsblatt

1. Wählen Sie in Excel eine Zelle in einer Abfrage in einem Arbeitsblatt aus.

2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Abfrage und dann Aktualisieren > Aktualisieren aus.

3. Das Arbeitsblatt und die Abfrage werden aus der externen Datenquelle und dem Power Query Cache aktualisiert.

Sie können jederzeit Aktualisieren auswählen, um die Daten für die PivotTables in Ihrer Arbeitsmappe zu aktualisieren. Sie können die Daten für PivotTables aktualisieren, die mit externen Daten verbunden sind, z. B. einer Datenbank (SQL Server, Oracle, Access oder anderen), Analysis Services-Cubes, Datenfeeds sowie Daten aus einer Quelltabelle in derselben oder einer anderen Arbeitsmappe. PivotTables können manuell oder automatisch aktualisiert werden, wenn Sie die Arbeitsmappe öffnen.

Manuelles Aktualisieren

1. Wählen Sie die beliebige Stelle in der PivotTable aus, um die Registerkarte PivotTable-Analyse im Menüband anzuzeigen.

   Hinweis: Um eine PivotTable in Excel für das Web zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der PivotTable, und wählen Sie dann Aktualisieren aus.

2. Wählen Sie Aktualisieren oder Alle aktualisieren aus.
   

3. Um die Aktualisierung zu überprüfen, status wenn die Aktualisierung länger dauert als erwartet, wählen Sie den Pfeil unter Aktualisieren > Aktualisierungsstatus aus.

4. Um die Aktualisierung zu beenden, wählen Sie Aktualisierung abbrechen aus, oder drücken Sie ESC.

Verhindern, dass Spaltenbreiten und Zellenformatierung angepasst werden

Wenn die Spaltenbreiten und die Zellformatierung Ihrer Daten beim Aktualisieren der PivotTable-Daten angepasst werden und Sie dies nicht möchten, stellen Sie sicher, dass die folgenden Optionen aktiviert sind:

1. Wählen Sie die beliebige Stelle in der PivotTable aus, um die Registerkarte PivotTable-Analyse im Menüband anzuzeigen.

2. Wählen Sie die Registerkarte PivotTable analysieren > in der Gruppe PivotTable aus, und wählen Sie Optionen aus.

   

3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Layout & Format > die Kontrollkästchen für Spaltenbreiten bei Aktualisierung automatisch anpassen und Zellenformatierung bei Aktualisierung beibehalten.

Automatisches Aktualisieren von Daten, wenn die Arbeitsmappe geöffnet wird

1. Wählen Sie die beliebige Stelle in der PivotTable aus, um die Registerkarte PivotTable-Analyse im Menüband anzuzeigen.

2. Wählen Sie die Registerkarte PivotTable analysieren > in der Gruppe PivotTable aus, und wählen Sie Optionen aus.

   

3. Wählen Sie auf der Registerkarte Daten die Option Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren aus.

Das Aktualisieren einer Offlinecubedatei kann sehr lange dauern und außerdem eine große Menge an temporärem Speicherplatz erfordern, da die Datei mit den aktuellsten Daten vom Servercube neu erstellt wird. Starten Sie daher den Vorgang zu einem Zeitpunkt, an dem Sie nicht auf andere Dateien in Excel zugreifen müssen, und stellen Sie zuvor sicher, dass ausreichend Speicherplatz zum erneuten Speichern der Datei zur Verfügung steht.

1. Wählen Sie die PivotTable aus, die mit der Offline-Cubedatei verbunden ist.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Abfragen & Connections auf den Pfeil unter Alle aktualisieren, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Offline-Cubedateien.

Wenn Sie ein Datenmodell in Power Pivot aktualisieren, können Sie auch sehen, ob die Aktualisierung erfolgreich ist, fehlschlägt oder abgebrochen wird. Weitere Informationen finden Sie unter Power Pivot: Leistungsstarke Datenanalyse und Datenmodellierung in Excel.

Aktualisieren und Anzeigen der status der Aktualisierung   

1. Wählen Sie in Power Pivot Start > Externe Daten abrufen > Aktualisieren oder Alle aktualisieren aus, um die aktuelle Tabelle oder alle Tabellen im Datenmodell zu aktualisieren.

2. Der Status der Aktualisierung wird für jede verbindung angezeigt, die im Datenmodell verwendet wird. Es gibt drei mögliche Ergebnisse:

• Erfolg : Meldet die Anzahl der Zeilen, die in jede Tabelle importiert wurden.

• Fehler : Tritt auf, wenn die Datenbank offline ist, Sie nicht mehr über Berechtigungen verfügen oder eine Tabelle oder Spalte in der Quelle gelöscht oder umbenannt wird. Überprüfen Sie, ob die Datenbank verfügbar ist, z. B. durch Erstellen einer neuen Verbindung in einer anderen Arbeitsmappe.

• Abgebrochen : Excel hat die Aktualisierungsanforderung nicht ausgelöst, wahrscheinlich weil die Aktualisierung für die Verbindung deaktiviert ist.

Verwenden von Tabelleneigenschaften zum Anzeigen der bei der Datenaktualisierung verwendeten Abfragen

Bei der Datenaktualisierung wird einfach dieselbe Abfrage erneut ausgeführt, die zum Abrufen der Daten verwendet wurde. Sie können die Abfrage anzeigen und manchmal ändern, indem Sie tabelleneigenschaften im Power Pivot-Fenster anzeigen.

1. Um die während der Datenaktualisierung verwendete Abfrage anzuzeigen, wählen Sie Power Pivot > Verwalten aus, um das Power Pivot-Fenster zu öffnen.

2. Wählen Sie Entwurf > Tabelleneigenschaften aus.

3. Wechseln Sie zu Abfrage-Editor, um die zugrunde liegende Abfrage anzuzeigen.

Abfragen sind nicht für jeden Datenquellentyp sichtbar. Beispielsweise werden Abfragen für Datenfeedimporte nicht angezeigt.

Festlegen von Verbindungseigenschaften zum Abbrechen der Datenaktualisierung

In Excel können Sie Verbindungseigenschaften festlegen, die die Häufigkeit der Datenaktualisierung bestimmen. Wenn die Aktualisierung für eine bestimmte Verbindung nicht zulässig ist, erhalten Sie eine Abbruchbenachrichtigung, wenn Sie Alle aktualisieren ausführen oder versuchen, eine bestimmte Tabelle zu aktualisieren, die die Verbindung verwendet.

1. Um Verbindungseigenschaften anzuzeigen, wählen Sie in Excel Daten > Abfragen & Connections aus, um eine Liste aller in der Arbeitsmappe verwendeten Verbindungen anzuzeigen.

2. Wählen Sie die Registerkarte Connections aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Verbindung, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.

3. Wenn auf der Registerkarte Verwendung unter Aktualisierungssteuerelement das Kontrollkästchen Für Diese Verbindung aktualisieren unter Alle aktualisieren deaktiviert ist, wird beim Versuch Alle aktualisieren im Power Pivot-Fenster ein Abbruch angezeigt.

Wenn sich die Daten, die Sie für Ihre Karte verwenden, ändern, können Sie sie manuell in 3D-Karten aktualisieren. Die Änderungen werden dann auf Ihrer Karte angezeigt. So wird‘s gemacht:

• Wählen Sie in 3D-Karten die Option Start > Daten aktualisieren aus.
  
  

Hinzufügen von Daten zu Power Map

So fügen Sie Ihrer 3D-Karten-Power Map neue Daten hinzu:

1. Wechseln Sie in 3D-Karten zu der Karte, der Sie Daten hinzufügen möchten.

2. Lassen Sie das Fenster 3D-Karten geöffnet.

3. Wählen Sie in Excel die Arbeitsblattdaten aus, die Sie hinzufügen möchten.

4. Klicken Sie im Excel-Menüband auf Einfügen > Karte Pfeil > Ausgewählte Daten zu Power Map hinzufügen. Ihre 3D-Karten werden automatisch aktualisiert, um die zusätzlichen Daten anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Abrufen und Vorbereiten Ihrer Daten für Power Map.
   
   

Das Aktualisieren externer Daten in Excel Services hat eindeutige Anforderungen.

Steuern, wie Daten aktualisiert werden

Sie können steuern, wie Daten aus einer externen Datenquelle aktualisiert werden, indem Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen.

Aktualisierung beim Öffnen mit     Excel Services

In Excel können Sie eine Arbeitsmappe erstellen, die externe Daten automatisch aktualisiert, wenn die Datei geöffnet wird. In diesem Fall aktualisiert Excel Services die Daten immer, bevor eine Arbeitsmappe angezeigt wird, und erstellt eine neue Sitzung. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie sicherstellen möchten, dass immer aktuelle Daten angezeigt werden, wenn Sie die Arbeitsmappe in Excel Services öffnen.

1. Wählen Sie in einer Arbeitsmappe mit externen Datenverbindungen die Registerkarte Daten aus.

2. Wählen Sie in der Gruppe Connectionsdie Option Connections > wählen Sie die Verbindung > Eigenschaften aus.

3. Wählen Sie die Registerkarte Verwendung und dann Beim Öffnen der Datei Daten aktualisieren aus.

   Warnung: Wenn Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren deaktivieren, werden die Daten angezeigt, die mit der Arbeitsmappe zwischengespeichert werden. Dies bedeutet, dass der Benutzer bei der manuellen Aktualisierung der Daten während der aktuellen Sitzung aktuelle Daten sieht, die Daten jedoch nicht in der Arbeitsmappe gespeichert werden.

Aktualisieren mit einer ODC-Datei

Wenn Sie eine Office Data Connection-Datei (ODC) verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie auch das Kontrollkästchen Verbindungsdatei immer verwenden aktivieren:

1. Wählen Sie in einer Arbeitsmappe mit externen Datenverbindungen die Registerkarte Daten aus.

2. Wählen Sie in der Gruppe Connectionsdie Option Connections > wählen Sie die Verbindung > Eigenschaften aus.

3. Wählen Sie die Registerkarte Definition und dann Verbindungsdatei immer verwenden aus.

Die Standorteinstellungen für den vertrauenswürdigen Dateispeicherort, kurzes Sitzungstimeout und Lebensdauer des externen Datencaches können sich ebenfalls auf Aktualisierungsvorgänge auswirken. Weitere Informationen finden Sie unter Ihrem Administrator oder im Hilfesystem.

Manuelle Aktualisierung   

1. Wählen Sie eine Zelle im PivotTable-Bericht aus.

2. Wählen Sie auf der Excel Web Access-Symbolleiste im Menü Aktualisieren die Option Ausgewählte Verbindung aktualisieren aus.

   Hinweise: 

   • Wenn dieser Aktualisierungsbefehl nicht angezeigt wird, hat der Webpartautor die Eigenschaft Ausgewählte Verbindung aktualisieren, Alle aktualisieren Connections gelöscht. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Eigenschaften des Excel Web Access-Webparts.

   • Jeder interaktive Vorgang, der eine erneute Abfrage einer OLAP-Datenquelle bewirkt, initiiert einen manuellen Aktualisierungsvorgang.

• Alle Verbindungen aktualisieren: Klicken Sie auf der Excel Web Access-Symbolleiste im Menü Aktualisieren auf Alle Connections aktualisieren.

• Regelmäßige Aktualisierung : Sie können angeben, dass Daten automatisch in einem angegebenen Intervall aktualisiert werden, nachdem die Arbeitsmappe für jede Verbindung in der Arbeitsmappe geöffnet wurde. Beispielsweise kann eine Bestandsdatenbank stündlich aktualisiert werden, sodass der Autor der Arbeitsmappe die Arbeitsmappe so definiert hat, dass sie alle 60 Minuten automatisch aktualisiert wird.

  Ein Webpartautor kann die Eigenschaft Regelmäßige Datenaktualisierung in Excel Web Access zulassen auswählen oder deaktivieren, um regelmäßige Aktualisierungen zuzulassen oder zu verhindern. Wenn das Zeitintervall verstrichen ist, wird standardmäßig eine Aktualisierungswarnung am unteren Rand des Excel Web Access-Webparts angezeigt.

  Ein Autor des Excel Web Access-Webparts kann auch die Eigenschaft Eingabeaufforderung für regelmäßige Daten anzeigen festlegen, um das Verhalten der Meldung zu steuern, die angezeigt wird, wenn Excel Services während einer Sitzung eine regelmäßige Datenaktualisierung ausführt:

  Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Eigenschaften des Excel Web Access-Webparts.

• Always – bedeutet, dass die Meldung in jedem Intervall mit einer Eingabeaufforderung angezeigt wird.

• Optional : Bedeutet, dass ein Benutzer die regelmäßige Aktualisierung fortsetzen kann, ohne eine Meldung anzuzeigen.

• Nie : Bedeutet, dass Excel Web Access eine regelmäßige Aktualisierung durchführt, ohne eine Meldung oder Eingabeaufforderung anzuzeigen.

• Aktualisierung abbrechen : Während die Arbeitsmappe aktualisiert wird, zeigt Excel Services eine Meldung mit einer Eingabeaufforderung an, da dies länger dauern kann als erwartet. Sie können Abbrechen auswählen, um die Aktualisierung zu beenden, damit Sie die Aktualisierung später zu einem späteren Zeitpunkt beenden können. Daten, die von Abfragen zurückgegeben wurden, bevor Sie die Aktualisierung abgebrochen haben, werden angezeigt.