Ausfüllen eines Zeitplans in Schichten

In diesem Artikel

Organisieren von Schichten nach Gruppe

Beginnen Sie in einem neuen Zeitplan mit einer unbenannten Gruppe, geben Sie ihr einen Namen, und fügen Sie ihr dann Personen und Schichten hinzu. Sie können nach Bedarf weitere Gruppen hinzufügen und ihnen alle Namen geben. Gruppennamen helfen, Ihre Teammitglieder nach Rolle oder Abteilung im Zeitplan zu organisieren. Ein Hotel kann z. B. die folgenden Gruppen haben: "Rezeption", "Zimmerservice" und "Hoteldiener".

Es empfiehlt sich, Gruppen zu erstellen, bevor Sie mit dem Hinzufügen von Personen zum Zeitplan beginnen. Personen und ihre Schichten können nicht von einer Gruppe in eine andere verschoben werden.
 

So fügen Sie eine Gruppe hinzu

  • Klicken Sie auf "Gruppe hinzufügen" , und geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

So benennen oder benennen Sie eine Gruppe um:

  • Klicken Sie auf "Gruppennamen eingeben" oder auf den Namen einer vorhandenen Gruppe, und geben Sie einen neuen Namen ein.

Nachdem Sie Ihre Gruppen erstellt haben, können Sie ihnen Personen hinzufügen.

Hinzufügen von Personen zum Zeitplan

Organisieren Sie Ihren Zeitplan nach Gruppen, sodass Sie der Standardgruppe Personen hinzufügen können.

  1. Suchen Sie die Gruppe, der Sie eine Person hinzufügen möchten, und klicken Sie auf "Personen zur Gruppe hinzufügen " .


    Hinzufügen einer Person zu einer Gruppe in Microsoft Teams Schichten

  2. Geben Sie ihren Namen oder ihre E-Mail ein, und wählen Sie sie in der Liste aus.

  3. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  4. Fahren Sie bei Bedarf mit dem Hinzufügen von Personen fort, und wählen Sie " Schließen " aus, wenn Sie fertig sind.

Hinweise: 

  • Ein Zeitplan gehört zu einem Team in Teams, sodass Sie dem Zeitplan nur Mitglieder dieses Teams hinzufügen können. Wenn Sie die Person, die Sie hinzufügen möchten, nicht finden, verwenden Sie den Link " Team verwalten ", um sie zu einem Teammitglied oder Besitzer zu machen. (Besitzer können Zeitpläne erstellen und aktualisieren.)

  • Änderungen, die Sie am Team vornehmen, sind möglicherweise nicht sofort in Schichten verfügbar. Wenn Sie das neue Teammitglied, das Sie dem Zeitplan hinzufügen möchten, nicht finden, warten Sie ein wenig, und versuchen Sie es erneut.

Eine Schicht hinzufügen

So fügen Sie eine Schicht von Grund auf neu hinzu:

  1. Klicken Sie in der Zeile der Person, der Sie die Schicht zuweisen, unter dem gewünschten Datum auf Schaltfläche "Weitere Optionen" > Schicht hinzufügen, oder doppelklicken Sie einfach auf die leere Schicht.

  2. Füllen Sie die Informationen für die Schicht aus. Erwägen Sie die Auswahl einer Designfarbe, um Dinge zu organisieren.

  3. Geben Sie der Schicht einen Namen, damit sie von anderen Schichten leicht zu unterscheiden ist. Standardmäßig ist der Name der Schicht die Start- und Endzeit.

  4. Fügen Sie Notizen für die Schicht hinzu, z. B. "Zu erledigende Aufgaben".

  5. Fügen Sie im Abschnitt "Aktivitäten" Pausen oder Mittagessen hinzu.

  6. Wählen Sie "Speichern" aus, um ohne Freigabe zu speichern, oder "Freigeben ", wenn Sie bereit sind, die Schicht zu speichern und für das Team freizugeben.

So erstellen Sie eine neue Schicht auf einer vorhandenen Schicht

Wechseln Sie zu der Zeile der Person, der Sie die Schicht zuweisen. Klicken Sie unter dem gewünschten Datum auf Schaltfläche "Weitere Optionen", und wählen Sie dann die Schicht aus der Liste aus. Wenn die Liste lang ist, können Sie nach der gewünschten Liste suchen.

So kopieren Sie eine Schicht an eine andere Stelle im Zeitplan

Klicken Sie in einer vorhandenen Schicht auf Schaltfläche "Weitere Optionen" > Kopieren, wechseln Sie dann zu der Stelle, an der Sie die Schicht einfügen möchten, und klicken Sie auf Schaltfläche "Weitere Optionen" > Einfügen.

Tipps: 

  • Beschleunigen Sie das Kopieren und Einfügen mithilfe der Tastenkombinationen: STRG+C zum Kopieren und STRG+V zum Einfügen.

  • Wählen Sie auf eine der folgenden Arten mehrere Schichten gleichzeitig aus:
    – Wählen Sie eine Schicht aus, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und verwenden Sie die Pfeiltasten.
    - Klicken und ziehen Sie den Cursor mithilfe einer Maus (oder eines anderen Zeigegeräts).

 Hinzufügen einer offenen Schicht

Fügen Sie jetzt eine offene Schicht hinzu, und weisen Sie sie später im Rahmen Ihrer Terminplanung einer anderen Person zu, oder teilen Sie sie mit dem Team, damit sie von den Benutzern angefordert werden kann.

  1. Klicken Sie in der Zeile "Schichten öffnen" unter dem Datum, für das Sie die Schicht erstellen, auf Schaltfläche "Weitere Optionen", und wählen Sie dann +Schicht hinzufügen aus, um von Grund auf neu zu beginnen, oder wählen Sie eine vorhandene Schicht aus der Liste aus, auf der die neue Schicht aufbauen soll.

  2. Füllen Sie die Informationen für die Schicht aus, einschließlich der Anzahl der Slots, die Sie zur Verfügung stellen möchten. Um die Anzahl der Steckplätze zu ermitteln, schieben Sie die Umschaltfläche "Öffnen" auf " Ein".

  3. Geben Sie der Schicht einen Namen, damit sie von anderen Schichten leicht zu unterscheiden ist. Standardmäßig ist der Schichtname die Start- und Endzeit.

  4. Fügen Sie Aktivitäten wie Pausen oder Mittagessen hinzu.

  5. Wählen Sie "Speichern" aus, um ohne Freigabe zu speichern, oder "Freigeben ", wenn Sie bereit sind, die offene Schicht zu speichern und mit dem Team zu teilen.

    Hinweise: Wenn Sie die Schicht bearbeiten möchten, nachdem Sie sie für das Team freigegeben haben, sollten Sie sich folgende Punkte merken:

    • Wenn Sie die Anzahl der verfügbaren Slots ändern, müssen Sie " Freigeben" auswählen. Sie können Ihre Änderungen nicht speichern und später freigeben.

    • Wenn Sie die Start- oder Endzeit der Schicht ändern, werden alle ausstehenden Anforderungen für diese Schicht automatisch abgelehnt, wenn Sie sie erneut für das Team freigeben.

Freigeben eines Zeitplans für Ihr Team

Wenn Sie Änderungen am Zeitplan vornehmen, können Sie auswählen, wann diese Änderungen für das Team freigegeben werden sollen. Sie können die Dinge im Zeitplan verschieben, bis Sie alles richtig haben. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden mit einem Sternchen (*) vermerkt – auch auf der Schaltfläche " Mit Team teilen" ist ein Sternchen vorhanden, um Sie daran zu erinnern, die Updates mit Kollegen zu teilen.

So geben Sie den Zeitplan frei:

  1. Klicken Sie auf "Für Team freigeben".

    Freigeben eines Teamzeitplans in Microsoft Teams Schichten

  2. Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Zeitrahmen das ist, was Sie freigeben möchten.

  3. Entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Team oder nur die von den Änderungen betroffenen Personen benachrichtigen möchten.

  4. Klicken Sie auf Teilen.

Öffnen eines anderen Schichtplans

Hier erfahren Sie, wie Sie einen anderen Zeitplan öffnen, wenn Sie sich in mehreren Teams befinden:

  1. Wählen Sie oben links in "Schichten" Schaltfläche "Weitere"Menü aus.

  2. Wählen Sie das Team aus, mit dem Sie mit der Arbeit am anderen Zeitplan beginnen möchten.

Kopieren eines Zeitplans

  1. Wählen Sie oben rechts in der App " Zeitplan kopieren " aus.

  2. Wählen Sie die Anfangs- und Endtermine für den Zu kopierenden Zeitraum aus.

  3. Wählen Sie "Schichtnotizen", "Abwesenheitszeit", "Aktivitäten" oder "Schichten öffnen " aus, wenn Sie sie einschließen möchten.

  4. Wählen Sie "Kopieren" aus, und unter dem kopierten Zeitplan wird ein doppelter Zeitplan angezeigt. 

Einrichten von Tagging nach Schicht

Tagging nach Schicht ermöglicht es Ihnen, Personen im Schichtbetrieb in Echtzeit zu erreichen. Teams weist Benutzern automatisch Tags zu, die ihrem Zeitplan- und Schichtgruppennamen aus der Schichten-App entsprechen, wodurch dynamisches rollenbasiertes Messaging ermöglicht wird. Benachrichtigungen werden nur an Personen gesendet, die zu dem Zeitpunkt, zu dem ein Tag zum Starten eines Chats oder in einem Kanalbeitrag verwendet wird, schichtbewegt sind.

So erstellen Sie ein Tag nach Schicht: 

  1. Wechseln Sie in Teams zur Schichten-App.

  2. Erstellen Sie Schichtgruppen, und benennen Sie sie nach einem Attribut wie einer Rolle. Beispiel: EngineerOnCall. Der Name der Schichtgruppe ist der Name des Tags.

  3. Füllen Sie einen Zeitplan aus, indem Sie Mitgliedern Ihrer Teams Schichten zuweisen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Schichten-App "Mit Team teilen" aus.

  4. Warten Sie 15 Minuten, bis die geplanten Schichten den Taggingdienst auffüllen.

  5. Verwenden Sie das Tag an einer beliebigen Stelle, an der Sie Tags in Teams verwenden.

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