Als Projektmanager kommunizieren Sie mit vielen Projekt Beteiligten – von den Teammitgliedern, die Projektaufgaben ausführen, bis hin zu organisationsleitern und Projektkunden. Da die Kommunikation für den Erfolg Ihres Projekts so wichtig ist und Sie unterschiedliche Arten von Informationen an unterschiedliche Arten von Stakeholdern kommunizieren, benötigen Sie einen soliden Projektkommunikationsplan. Sie können Project Web App über Ihr Project Online-Abonnement verwenden, um viele Aspekte Ihres Kommunikationsplans zu implementieren und die richtigen Arten von Informationen mit den richtigen Personen auszutauschen.
Inhalt dieses Artikels
Warum ist die Kommunikation in Project so wichtig?
Bei so vielen Personen, die an einem einzigen großen oder kleinen Projekt beteiligt sind, hat die Kommunikation eine enorme Rolle beim Erfolg oder Misserfolg von Projekten. Wenn es keine Kommunikation gibt, kann es in Ihrem Projekt zu fehl Schritten wie Annahmen, Doppelarbeit oder dem Gegenteil, Lücken in der Anstrengung kommen. Darüber hinaus können sich die Stakeholder wohl fühlen, dass Sie sich in isolierten Silos befinden, die ungehört und nicht unterstützt werden, was zu schlechter Moral und sinkender Produktivität führen kann.
Auf der anderen Seite kann Ihr Projekt bei guter Kommunikation Effizienz bei der Prozess-, Identifikations-und Vorbeugung von Problemen und Risiken, innovativer Problemlösung und Entscheidungsfindung auf der Grundlage fundierter Fakten erfahren. Durch die Förderung einer guten Kommunikation in einem Projekt wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihr Projekt planmäßig und innerhalb seines Budgets bleibt.
Was ist eine gute Kommunikation überhaupt? Mit den richtigen Personen tauschen Sie die richtigen Informationen aus. Sicherstellen, dass Stakeholder auf allen Ebenen Gehör finden. Es gibt Kanäle für formelle und informelle Konversationen, die das Projekt auf sein Ziel weiterleiten.
Bewährte Methoden für die Kommunikation in einem Projekt
Der richtige Zeitpunkt, um über die Projektkommunikation nachzudenken, ist, wenn Sie sich in der Planungsphase Ihres Projekts befinden. In der Tat kann das Hinzufügen einer Kommunikationsprozess Entwicklung zwischen den ersten Aufgaben Ihres Projekts dem Team signalisieren, dass die Kommunikation effektiv die Aufgabe jedes Teammitglieds ist und der Schlüssel zum Erfolg des Projekts ist.
In den folgenden Abschnitten werden vier Fragen ausführlich erläutert, wie die Kommunikation über die Lebensdauer Ihres Projekts abgewickelt wird und wie Sie Ihre Antworten in einen Kommunikationsplan kompilieren, der für alle funktioniert.
Mit wem müssen Sie kommunizieren?
Sie müssen mit allen Personen kommunizieren, die ein Interesse haben oder an dem Erfolg des Projekts beteiligt sind, also an den Projekt beteiligten. Überlegen Sie, wer diese Stakeholder sind. Sie befinden sich wahrscheinlich auf verschiedenen Ebenen in der Organisation, und einige sind möglicherweise extern für Ihre Organisation. Hier sind einige mögliche Projekt beteiligte:
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Mitglieder des Projektteams. Diese Personen erledigen die eigentliche Arbeit des Projekts.
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Projektportfolio-Manager. Wenn es sich um eine größere Organisation handelt, in der viele Projekte gleichzeitig ausgeführt werden, müssen Sie möglicherweise mit einem Portfolio Manager kommunizieren.
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Ressourcen-Manager. Wenn Ihre Organisation weitgehend Projekt basiert ist, müssen Sie wie bei einem Portfolio Manager eng mit einem Ressourcenmanager zusammenarbeiten, der sicherstellt, dass die Personen mit den richtigen Fähigkeiten für die verschiedenen Projekte verfügbar sind.
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Geschäftsleitung. Das obere Management muss in der Regel wissen, wie das Projekt läuft, insbesondere in Bezug auf Zeitplan und Kosten.
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Sponsor oder Kunde. Möglicherweise gibt es einen Sponsor oder Kunden, der sich von der Verwaltung unterscheidet und für das Projekt zahlt.
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Endbenutzer Vertreter. Diese Person steht für diejenigen, die das Projekt wahrscheinlich nutzen oder auf andere Weise beeinflussen, wenn es abgeschlossen ist.
Welche Arten von Informationen benötigen Sie?
Da die erste Regel der Kommunikation darin besteht, Ihre Zielgruppe zu kennen, erhalten Sie die meiste Rendite für Ihre Kommunikationsinvestitionen, wenn Sie Ihre Kommunikation an die Anforderungen der einzelnen Gruppen von Stakeholdern anpassen.
Beispielsweise müssen die Mitglieder des Projektteams die Aufgaben kennen, denen Sie zugeordnet sind, und die von ihren Aufgaben abhängig sind, um ihrerseits ihre Arbeit zu erledigen. Wahrscheinlich müssen Sie auch gelegentlich den vollständigen Projektplan anzeigen, um einen guten Sinn für den Umfang und die fokussierte Richtung beizubehalten.
Im Gegensatz zu Teammitgliedern, die wichtige Details benötigen, benötigen Führungskräfte oder Projektsponsoren eine sehr allgemeine Zusammenfassung des Projekts. Sie sind am meisten mit der Leistung gegenüber dem Projektplan und dem Budget beschäftigt und möchten wissen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, um seine Ziele zu erfüllen.
Schauen Sie sich die Liste der Stakeholder an, und denken Sie an das Projekt aus deren Sicht. Auf diese Weise können Sie ermitteln, welche Informationen mit Ihnen ausgetauscht werden sollen und in welcher Form diese Kommunikation erfolgen soll. Unterhalten Sie sich auch mit ihren Stakeholdern und finden Sie heraus, was und wie Sie kommunizieren möchten.
Wie oft müssen die unterschiedlichen Kommunikationsarten erfolgen?
Versuchen Sie, das richtige Gleichgewicht zu finden: zu wenig Kommunikation und das Projekt riskiert mehr Pannen als Sie sollten; zu viel Kommunikation und verstörte Stakeholder sind der Meinung, dass es sich um eine geschäftige Arbeit handelt, die die Zeit für die Implementierung oder Beaufsichtigung des Projekts stört.
Wöchentliche Statusberichte und Arbeitszeittabellen sind so etwas wie ein Standard für Projektteam Updates für den Terminplan, wobei oft 20-minütige tägliche "Stand-up"-Besprechungen bevorzugt werden. Ebenso möchten Sponsoren und Kunden möglicherweise auch eine wöchentliche Zusammenfassung des Projektzeitplans und der Kosten Leistung wünschen. Wenn Sie mit einem Portfolio Manager oder einem Endnutzer Vertreter einchecken, kann die Kommunikation möglicherweise monatlich oder sogar quartalsweise erfolgen.
Jedes Projekt und sein Kommunikationsbedarf sind unterschiedlich. Berücksichtigen Sie sorgfältig die Häufigkeit der Kommunikation mit den verschiedenen Projekt beteiligten. Unterhalten Sie sich noch einmal mit ihren Stakeholdern, was Sie brauchen, und sind Sie bereit, Anpassungen an das Projekt und seine Personen vorzunehmen.
Welche Technologie wird für den Informationsaustausch verwendet?
Informieren Sie sich über die Technologieressourcen der Organisation, die Ihnen und ihren Stakeholdern zur Verfügung stehen. Regelmäßige persönliche Besprechungen und der Austausch von Informationen per e-Mail sind häufig die Regel. Besprechungen mit einem Tool wie Skype for Business können jedoch für geografisch verteilte Stakeholder von entscheidender Bedeutung sein und Audio, Video, Bildschirmübertragung und ein virtuelles Whiteboard umfassen. Sofortnachrichten (im) können unmittelbarer und schneller als e-Mail sein, und Sie können den Teilnehmern helfen, die benötigten Informationen schneller zu erhalten. Mit einem Tool wie "jammern" kann Ihr Team in einem privaten sozialen Netzwerk miteinander in Verbindung treten. Sie können Informationen freigeben, über Prozesse chatten, Probleme lösen und Entscheidungen treffen.
Was auch immer Sie sich entscheiden, versuchen Sie, die Technologie Tools zu verwenden, mit denen jeder vertraut ist. Zögern Sie aber nicht, eine neue Technologie zu testen, wenn Sie den Anforderungen des Projekts und des Teams entspricht, oder um zu einer "altmodischen" Kommunikationsmethode zurückzukehren, wenn das am besten ist. Es geht darum, eine bessere Zusammenarbeit in Ihrem Projektteam zu ermöglichen.
Erstellen eines Projekt Kommunikationsplans
Nachdem Sie Ihre Stakeholder identifiziert und festgestellt haben, welche Arten von Informationsaustausch für Sie erforderlich sind, und wie oft, sind Sie bereit, den Projektkommunikationsplan zu erstellen. Es muss nicht aufwendig sein. Dabei kann es sich um eine einseitige Zusammenfassung oder eine einfache Tabelle handeln, in der die von Ihnen gelernten Elemente destilliert werden und die für eine gute Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus bestimmt sind.
Posten Sie den Kommunikationsplan mit Ihrem Projekt, damit alle Beteiligten jederzeit darauf zugreifen können. Besuchen Sie es regelmäßig. Die Änderung der Bedingungen im Projekt kann eine Änderung ihrer normalen Kommunikationsstrategien rechtfertigen. Der Wechsel zwischen Projektphasen, beispielsweise von der Planung über die Ausführung oder von der Ausführung bis zum Schließen, kann auch für unterschiedliche Kommunikationsanforderungen erforderlich sein.
Posten des Kommunikationsplans in Project Online
Bei der Arbeit mit Project Web App in Project Online haben Sie viele Möglichkeiten, eine gute Kommunikation zu ermöglichen. Um zu beginnen, können Sie der Dokumentbibliothek für das Projekt den Kommunikationsplan sowie alle anderen Dokumente hinzufügen, die dem Projekt zugeordnet sind.
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Wählen Sie in der Schnellstartleiste Projekteaus.
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Wählen Sie im Projekt Centerden Namen des Projekts aus, dem Sie den Kommunikationsplan hinzufügen möchten.
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Wählen Sie in der Schnellstartleiste Dokumenteaus. Die Seite " Dokumente " für das Projekt wird geöffnet.
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Wählen Sie in der Menüleiste hochladenaus.
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Navigieren Sie durch das Dateisystem, um den Kommunikationsplan zu suchen und auszuwählen, und wählen Sie dann Öffnenaus. Ihre Datei wird der Dokumentbibliothek für das Projekt hinzugefügt.
Teammitgliedern zeigen, wie Sie auf den Projektplan zugreifen können
Ihre Teammitglieder verwenden hauptsächlich Project Online, um ihre Arbeitszeittabellen zu übermitteln oder den Fortschritt in Richtung Aufgaben einzugeben. Sie können aber auch auf den vollständigen Zeitplan zugreifen – wichtig, um das Gesamtbild des Projekts zu sehen und zu verstehen, wer auf die Fertigstellung ihrer Aufgaben wartet.
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Wählen Sie in der Schnellstartleiste Projekteaus.
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Wählen Sie im Projekt Centerden Namen des Projekts aus. Das Projekt wird geöffnet und zeigt alle Aufgaben an, die den Vorgängen zugeordnet sind, wenn Sie für den Anfang und das Ende geplant sind, welche Vorgänge voneinander abhängig sind und vieles mehr.
Identifizieren und Einrichten der richtigen Berichte
Ein wichtiger Aspekt der Projektkommunikation ist die Berichterstellung. Sie können Berichte, die von Teammitgliedern, dem Portfolio-Manager, dem Ressourcen-Manager, der oberen Verwaltung, Kunden und anderen Stakeholdern benötigt werden, identifizieren, einrichten und in regelmäßigen Abständen ausführen.
Project Web App enthält eine Reihe von Beispielberichten, die Ihnen beim Einstieg in die Grundlagen der Berichterstellung helfen. Diese Beispielberichte sind:
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Dashboard "Projektübersicht"
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Projektübersicht
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Ressourcenübersicht
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Wenn Sie die Beispielberichte anzeigen möchten, wählen Sie auf der Schnellstartleiste Berichteaus.
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Wählen Sie auf der Seite PWA-Berichte , die angezeigt wird, Ihre Sprache aus. Die drei Beispielberichte werden aufgelistet.
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Klicken Sie auf einen Berichtsnamen, um den Bericht in Excel für das Web zu öffnen.
Siehe auch
Einrichten von Arbeitszeittabellen
Was können Teammitglieder in Project Online erledigen?
Musterberichte in Project Online
Welche Berichtstools können für Project-Daten verwendet werden?
