Erstellen und Freigeben eines Dashboards mit Excel und Microsoft-Gruppen

Abrufen Ihrer Daten

1. Sie können Daten kopieren und in Excel direkt einfügen, oder Sie können eine Abfrage aus einer Datenquelle einrichten. Für dieses Thema haben wir die Abfrage Verkaufsanalyse aus der Northwind Traders-Vorlage für Microsoft Access verwendet. Wenn Sie sie verwenden möchten, können Sie Access öffnen, zu Datei > Neu > "Suchen nach 'Northwind'" wechseln und die Vorlagendatenbank erstellen. Nachdem Sie das erledigt haben, können Sie auf jede der Abfragen in der Vorlage zugreifen. Da wir diese Daten bereits in die Excel-Arbeitsmappe eingefügt haben, brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen, wenn Sie nicht über Access verfügen.

2. Überprüfen Sie, ob Ihre Daten ordnungsgemäß strukturiert sind und darin keine Zeilen oder Spalten fehlen. Jede Zeile sollte für einen einzelnen Datensatz oder ein einzelnes Element stehen. Falls Sie Hilfe beim Einrichten einer Abfrage benötigen oder wenn Ihre Daten bearbeitet werden müssen, lesen Sie Abrufen und Transformieren in Excel.

   

3. Wenn es noch nicht geschehen ist, formatieren Sie Ihre Daten als Excel-Tabelle. Daten aus Access werden automatisch in eine Tabelle importiert.

Erstellen von PivotTables

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle innerhalb Ihres Datenbereichs aus, und wechseln Sie zu Einfügen > PivotTable > Neues Arbeitsblatt. Weitere Details finden Sie unter Erstellen einer PivotTable zum Analysieren von Arbeitsblattdaten.

2. Fügen Sie die gewünschten PivotTable-Felder hinzu, und formatieren Sie dann wie gewünscht. Diese PivotTable ist die Grundlage für andere. Daher sollten Sie jetzt einige Zeit damit verbringen, alle erforderlichen Anpassungen am Stil, dem Berichtslayout und der allgemeinen Formatierung vorzunehmen, damit Sie dies nicht mehrmals tun müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Entwerfen des Layouts und Formats einer PivotTable.

   In diesem Fall haben wir eine Zusammenfassung der höchsten Ebene von Verkäufen nach Produktkategorie erstellt und nach dem Feld "Verkauf" in absteigender Reihenfolge sortiert.

   

   Weitere Details finden Sie unter Sortieren von Daten in einer PivotTable oder einem PivotChart.

3. Nachdem Sie ihre master PivotTable erstellt haben, wählen Sie sie aus, kopieren Sie sie dann so oft wie nötig, und fügen Sie sie in leere Bereiche im Arbeitsblatt ein. In unserem Beispiel können diese PivotTables Zeilen, aber keine Spalten ändern, sodass wir sie in derselben Zeile mit einer leeren Spalte dazwischen platziert haben. Möglicherweise stellen Sie jedoch fest, dass Sie Ihre PivotTables untereinander platzieren müssen, wenn sie Spalten erweitern können.

   Wichtig: PivotTables können sich nicht überlappen. Sorgen Sie deshalb in Ihrem Entwurf dafür, dass zwischen den PivotTables genügend Platz bleibt, damit sie beim Filtern, Hinzufügen oder Entfernen von Werten erweitert und reduziert werden können.

   An diesem Punkt könnten Sie Ihren PivotTables aussagekräftige Namen geben, um deren Funktion mitzuteilen. Andernfalls nennt sie Excel automatisch "PivotTable1", "PivotTable2" usw. Sie können die einzelnen PivotTables auswählen, dann zu PivotTable-Tools > Analysieren wechseln und im Feld PivotTable-Name einen neuen Namen eingeben. Dies wird wichtig, wenn Sie Ihre PivotTables mit Datenschnitten und Zeitachsensteuerelementen verbinden möchten.

   

Erstellen von PivotCharts

1. Klicken Sie in der ersten PivotTable auf eine beliebige Stelle, und wechseln Sie zu PivotTable-Tools > Analysieren > PivotChart > "Wählen Sie einen Diagrammtyp aus:". Wir haben ein Verbunddiagramm mit "Verkäufe" als "Säulendiagramm (gruppiert)" und "% Summe" als Liniendiagramm ausgewählt, das auf der Sekundärachse gezeichnet wird.

   

2. Wählen Sie das Diagramm aus, und formatieren Sie dann auf der Registerkarte PivotChart-Tools die gewünschte Größe und Format. Weitere Informationen finden Sie in unserer Reihe zum Formatieren von Diagrammen.

3. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei jeder der übrigen PivotTables.

4. Jetzt sollten Sie auch Ihre PivotCharts umbenennen. Wechseln Sie zu PivotChart-Tools > Analysieren, und geben Sie im Feld Diagrammname einen neuen Namen ein.

Hinzufügen von Datenschnitten und einer Zeitachse

Datenschnitte und Zeitachsen ermöglichen es Ihnen, Ihre PivotTables und PivotCharts schnell zu filtern. Auf diese Weise können Sie nur die für Sie wichtigen Informationen anzeigen.

1. Wählen Sie eine beliebige PivotTable aus, und wechseln Sie zu PivotTable-Tools > Analysieren > Filter > Slicer einfügen, und überprüfen Sie dann jedes Element, das Sie für einen Datenschnitt verwenden möchten. Für diese Dashboard haben wir Kategorie, Produktname, Mitarbeiter und Kundenname ausgewählt. Wenn Sie auf OK klicken, werden die Slicer in der Mitte des Bildschirms übereinander gestapelt hinzugefügt, sodass Sie sie nach Bedarf anordnen und ändern müssen.

   

2. Datenschnittoptionen – Wenn Sie auf einen beliebigen Datenschnitt klicken, können Sie zu Datenschnitttools > Optionen wechseln und verschiedene Optionen auswählen, z. B. Formatvorlage und die Anzahl der Spalten, die angezeigt werden sollen. Sie können mehrere Datenschnitte ausrichten, indem Sie bei gedrückter STRG-TASTE darauf klicken, um sie auszuwählen, und anschließend auf der Registerkarte "Datenschnitttools" die Tools für Ausrichten verwenden.

3. Slicer-Connections: Slicer werden nur mit der PivotTable verbunden, die Sie zum Erstellen der Datenschnitte verwendet haben. Daher müssen Sie jeden Slicer auswählen und dann zu Datenschnitttools > Optionen > Berichts-Connections wechseln und überprüfen, mit welchen PivotTables Sie eine Verbindung herstellen möchten. Slicer und Zeitachsen können PivotTables auf jedem Arbeitsblatt steuern, auch wenn das Arbeitsblatt ausgeblendet ist.

   

4. Hinzufügen einer Zeitachse – Wählen Sie eine beliebige PivotTable aus, wechseln Sie zu PivotTable-Tools > Analysieren > Filter > Zeitachse einfügen, und überprüfen Sie jedes Element, das Sie verwenden möchten. Bei diesem Dashboard haben wir "Bestelldatum" ausgewählt.

5. Zeitachsenoptionen – Klicken Sie auf die Zeitachse, wechseln Sie zu Zeitachsentools > Optionen, und wählen Sie Optionen wie Formatvorlage, Kopfzeile und Beschriftung aus. Wählen Sie die Option Berichtsverbindungen aus, um die Zeitachse mit den PivotTables Ihrer Wahl zu verknüpfen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Datenschnitten und Zeitachsensteuerelementen.

Weitere Schritte

Ihr Dashboard ist jetzt funktionell fertig, doch müssen Sie es wahrscheinlich noch auf die gewünschte Weise anordnen und letzte Anpassungen vornehmen. So könnten Sie beispielsweise einen Berichtstitel oder einen Hintergrund hinzufügen. Bei unserem Dashboard haben wir Shapes um die PivotTables herum hinzugefügt und auf der Registerkarte "Ansicht" die Kontrollkästchen "Überschriften" und "Gitternetzlinien" deaktiviert.

Testen Sie unbedingt die einzelnen Datenschnitte und Zeitachsen, um sicherzustellen, dass sich Ihre PivotTables und PivotCharts ordnungsgemäß verhalten. Möglicherweise gibt es Situationen, in denen bestimmte Optionen Probleme verursachen, wenn sich eine PivotTable anpassen und eine andere überlappen möchte, dies aber nicht möglich ist und deshalb eine Fehlermeldung angezeigt wird. Diese Probleme sollten behoben werden, bevor Sie Ihr Dashboard verteilen.

Sobald Sie Ihr Dashboard fertig eingerichtet haben, können Sie am Anfang dieses Themas auf die Registerkarte für "Dashboard freigeben" klicken, um zu erfahren, wie Sie es verteilen können.