Erstellen und Freigeben eines Dashboards mit Excel und Microsoft-Gruppen

Abrufen Ihrer Daten

1. Sie können Daten kopieren und in Excel direkt einfügen, oder Sie können eine Abfrage aus einer Datenquelle einrichten. Für dieses Thema haben wir die Abfrage Verkaufsanalyse aus der Northwind Traders-Vorlage für Microsoft Access verwendet. Wenn Sie es verwenden möchten, können Sie Access öffnen und zu Datei > Neue > Suche wechseln. Geben Sie in Der Suche "Northwind" ein, und erstellen Sie die Vorlagendatenbank. Nachdem Sie dies erledigt haben, können Sie auf alle abfragen zugreifen, die in der Vorlage enthalten sind. Wir haben diese Daten bereits für Sie in die Excel-Arbeitsmappe eingefügt, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wenn Sie nicht über Access verfügen.

2. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten ordnungsgemäß strukturiert sind, ohne dass Zeilen oder Spalten fehlen. Jede Zeile sollte für einen einzelnen Datensatz oder ein einzelnes Element stehen. Hilfe zum Einrichten einer Abfrage oder zum Bearbeiten Ihrer Daten finden Sie unter Abrufen & Transformieren in Excel.

   

3. Wenn es noch nicht geschehen ist, formatieren Sie Ihre Daten als Excel-Tabelle. Daten aus Access werden automatisch in eine Tabelle importiert.

Erstellen von PivotTables

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle innerhalb Ihres Datenbereichs aus, und wechseln Sie zu Einfügen > PivotTable > Neues Arbeitsblatt. Weitere Details finden Sie unter Erstellen einer PivotTable zum Analysieren von Arbeitsblattdaten.

2. Fügen Sie die gewünschten PivotTable-Felder hinzu, und formatieren Sie dann wie gewünscht. Diese PivotTable ist die Grundlage für andere. Daher sollten Sie jetzt einige Zeit damit verbringen, alle erforderlichen Anpassungen an Format, Berichtslayout und allgemeiner Formatierung vorzunehmen, damit Sie dies nicht mehrmals tun müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Entwerfen des Layouts und Formats einer PivotTable.

   In diesem Fall haben wir eine Zusammenfassung der höchsten Ebene von Verkäufen nach Produktkategorie erstellt und nach dem Feld "Verkauf" in absteigender Reihenfolge sortiert.

   

   Weitere Details finden Sie unter Sortieren von Daten in einer PivotTable oder einem PivotChart.

3. Nachdem Sie ihre master PivotTable erstellt haben, wählen Sie sie aus, kopieren Sie sie dann so oft wie nötig, und fügen Sie sie in leere Bereiche im Arbeitsblatt ein. In unserem Beispiel können diese PivotTables Zeilen, aber keine Spalten ändern, sodass wir sie in derselben Zeile mit einer leeren Spalte dazwischen platziert haben. Möglicherweise stellen Sie jedoch fest, dass Sie Ihre PivotTables untereinander platzieren müssen, wenn sie Spalten erweitern können.

   Wichtig: PivotTables können sich nicht überlappen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Entwurf genügend Platz zwischen ihnen zulässt, damit sie erweitert und kontrahiert werden können, wenn Werte gefiltert, hinzugefügt oder entfernt werden.

   An diesem Punkt sollten Sie Ihren PivotTables aussagekräftige Namen geben, damit Sie wissen, was sie tun. Andernfalls benennt Excel sie PivotTable1, PivotTable2 usw. Sie können jede auswählen, dann zu PivotTable analysieren > PivotTable wechseln und dann einen neuen Namen in das Feld PivotTable-Name eingeben. Dies wird wichtig, wenn Sie Ihre PivotTables mit Datenschnitten und Zeitachsensteuerelementen verbinden möchten.

   

Erstellen von PivotCharts

1. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der ersten PivotTable, wechseln Sie zu PivotTable Analysieren > Tools > PivotChart, und wählen Sie dann einen Diagrammtyp aus. Wir haben ein Kombinationsdiagramm mit Sales als Gruppiertes Säulendiagramm und % Total als Liniendiagramm ausgewählt, das auf der sekundären Achse gezeichnet wurde.

   

2. Wählen Sie auf den Registerkarten Analysieren, Entwerfen und Formatieren des PivotCharts das Diagramm aus, und wählen Sie dann größe und formatieren wie gewünscht aus. Weitere Informationen finden Sie in unserer Reihe zum Formatieren von Diagrammen.

3. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei jeder der übrigen PivotTables.

4. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, auch Ihre PivotCharts umzubenennen. Wechseln Sie zu PivotChart Analysieren > PivotChart, und geben Sie dann einen neuen Namen in das Feld Diagrammname ein.

Hinzufügen von Datenschnitten und einer Zeitachse

Slicer und Zeitachsen ermöglichen es Ihnen, Ihre PivotTables und PivotCharts schnell zu filtern, damit Sie nur die Informationen sehen können, die für Sie aussagekräftig sind.

1. Wählen Sie eine beliebige PivotTable aus, und wechseln Sie zu PivotTable Analysieren > Filter > Slicer einfügen, und überprüfen Sie dann jedes Element, das Sie für einen Datenschnitt verwenden möchten. Für diese Dashboard haben wir Kategorie, Produktname, Mitarbeiter und Kundenname ausgewählt. Wenn Sie auf OK klicken, werden die Slicer in der Mitte des Bildschirms übereinander gestapelt hinzugefügt, sodass Sie sie nach Bedarf anordnen und ändern müssen.

   

2. Sliceroptionen: Wenn Sie auf einen Datenschnitt klicken, können Sie zur Registerkarte Datenschnitt wechseln und verschiedene Optionen auswählen, z. B. Formatvorlage und wie viele Spalten angezeigt werden. Sie können mehrere Slicer ausrichten, indem Sie sie mit STRG+Linksklick auswählen und dann die Tools Ausrichten auf der Registerkarte Datenschnitttools verwenden.

3. Slicer Connections: Slicer werden nur mit der PivotTable verbunden, die Sie zum Erstellen verwendet haben. Daher müssen Sie jeden Slicer auswählen und dann zu Slicer > Slicer wechseln > Berichts-Connections und überprüfen, mit welchen PivotTables Sie eine Verbindung herstellen möchten. Slicer und Zeitachsen können PivotTables auf jedem Arbeitsblatt steuern, auch wenn das Arbeitsblatt ausgeblendet ist.

   

4. Hinzufügen einer Zeitachse: Wählen Sie eine beliebige PivotTable aus, wechseln Sie zu PivotTable Analysieren > Filter > Zeitachse einfügen, und überprüfen Sie dann jedes Element, das Sie verwenden möchten. Für diese Dashboard haben wir Bestelldatum ausgewählt.

5. Zeitachsenoptionen: Klicken Sie auf die Zeitachse, und wechseln Sie zur Registerkarte Zeitachse, und wählen Sie Optionen wie Formatvorlage, Kopfzeile und Beschriftung aus. Wählen Sie die Option Berichtsverbindungen aus, um die Zeitachse mit den PivotTables Ihrer Wahl zu verknüpfen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Datenschnitten und Zeitachsensteuerelementen.

Weitere Schritte

Ihre Dashboard ist jetzt funktional abgeschlossen, aber Sie müssen es wahrscheinlich trotzdem so anordnen, wie Sie es möchten, und endgültige Anpassungen vornehmen. Für instance können Sie einen Berichtstitel oder einen Hintergrund hinzufügen. Für unsere Dashboard haben wir Shapes um die PivotTables herum hinzugefügt und Überschriften und Gitternetzlinien auf der Registerkarte Ansicht deaktiviert.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Datenschnitte und Zeitachsen testen, um sicherzustellen, dass sich Ihre PivotTables und PivotCharts wie gewünscht verhalten. Möglicherweise finden Sie Situationen, in denen bestimmte Auswahlen Probleme verursachen, wenn eine PivotTable eine andere anpassen und überlappen möchte, was nicht möglich ist und eine Fehlermeldung anzeigt. Diese Probleme sollten behoben werden, bevor Sie Ihr Dashboard verteilen.

Nachdem Sie ihre Dashboard eingerichtet haben, können Sie oben in diesem Thema auf die Registerkarte Dashboard freigeben klicken, um zu erfahren, wie Sie sie verteilen.

Herzlichen Glückwunsch zur erfolgreichen Erstellung Ihres Dashboards! In diesem Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Microsoft-Gruppe einrichten, um Ihre Dashboard freizugeben. Wir werden Ihr Dashboard an den Anfang der Dokumentbibliothek für Ihre Gruppe in SharePoint heften, damit Ihre Benutzer jederzeit darauf problemlos zugreifen können.

Speichern Ihres Dashboards in der Gruppe

Wenn Sie Ihre Dashboard Arbeitsmappe noch nicht in der Gruppe gespeichert haben, sollten Sie sie dorthin verschieben. Wenn es sich bereits in der Dateibibliothek der Gruppe befindet, können Sie diesen Schritt überspringen.

1. Wechseln Sie in Outlook 2016 oder Outlook im Web zu Ihrer Gruppe.

2. Wählen Sie auf der Karte der Gruppe Dateien aus, um auf die Dokumentbibliothek der Gruppe zuzugreifen.

3. Wählen Sie Dateien > > Dateienhochladen aus, navigieren Sie dann zu Ihrer Dashboard Arbeitsmappe, wählen Sie sie aus, und wählen Sie dann Öffnen aus, um sie in die Dokumentbibliothek hochzuladen.

Hinzufügen der Arbeitsmappe zur SharePoint Online-Teamwebsite Ihrer Gruppe

1. Wechseln Sie zur SharePoint Online-Teamwebsite Ihrer Gruppe. Wählen Sie in Outlook in der Gruppe Kommunikationdie Option Dateien aus.

2. Wählen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite Dokumente aus.

3. Suchen Sie Ihre Dashboard Arbeitsmappe, und wählen Sie den Auswahlkreis links neben dem Namen aus.

4. Wenn Sie die Dashboard Arbeitsmappe ausgewählt haben, wählen Sie Oben anheften aus.

Wenn Ihre Benutzer nun auf die Seite Dokumente Ihrer SharePoint Online-Teamwebsite gelangen, befindet sich Ihr Dashboard Arbeitsblatt ganz oben. Sie können es auswählen und ganz einfach auf die aktuelle Version des Dashboard zugreifen.