Ein Dashboard ist eine visuelle Darstellung wichtiger Kennzahlen, mit der Sie Ihre Daten schnell an einem Ort anzeigen und analysieren können. Dashboards bieten nicht nur konsolidierte Datenansichten, sondern auch eine Self-Service-Business-Intelligence-Möglichkeit, bei der Benutzer die Daten filtern können, um nur das anzuzeigen, was für sie wichtig ist. In der Vergangenheit war es bei der Berichterstellung in Excel oft erforderlich, mehrere Berichte für verschiedene Personen oder Abteilungen – je nach deren Anforderungen – zu erstellen.
In diesem Thema wird erläutert, wie Sie mehrere PivotTables, PivotCharts und PivotTable-Tools verwenden, um ein dynamisches Dashboard zu erstellen. Darüber hinaus bieten wir Benutzern die Möglichkeit, die Daten schnell nach ihren Wünschen zu filtern, und zwar mit Datenschnitten und einer Zeitachse, wodurch Ihre PivotTables und Diagramme automatisch erweitert und verkleinert werden können, um nur die Informationen anzuzeigen, die Benutzer sehen möchten. Darüber hinaus können Sie Ihr Dashboard schnell aktualisieren, wenn Sie Daten hinzufügen oder aktualisieren. Dies ist sehr praktisch, da Sie den Dashboard-Bericht nur einmal erstellen müssen.
Für das vorliegende Beispiel werden wir vier PivotTables und PivotCharts aus einer einzigen Datenquelle erstellen.
Sobald Ihr Dashboard erstellt wurde, zeigen wir Ihnen, wie Sie es mit anderen Personen teilen können, indem Sie eine Microsoft-Gruppe erstellen. Außerdem haben wir eine interaktive Excel-Arbeitsmappe vorbereitet, die Sie herunterladen und dann die hier beschriebenen Schritte selber ausführen können.
Laden Sie die Lernprogramm-Arbeitsmappe für das Excel-Dashboard herunter.
Abrufen Ihrer Daten
Sie können Daten kopieren und in Excel direkt einfügen, oder Sie können eine Abfrage aus einer Datenquelle einrichten. Für dieses Thema haben wir die Abfrage Verkaufsanalyse aus der Northwind Traders-Vorlage für Microsoft Access verwendet. Wenn Sie es verwenden möchten, können Sie Access öffnen und zu"Neue>Dateisuche>" wechseln und in "Suche" "Northwind" eingeben und die Vorlagendatenbank erstellen. Sobald Sie dies getan haben, können Sie auf alle Abfragen zugreifen, die in der Vorlage enthalten sind. Wir haben diese Daten bereits für Sie in die Excel-Arbeitsmappe eingefügt, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wenn Sie keinen Zugriff haben.
Überprüfen Sie, ob Ihre Daten ordnungsgemäß strukturiert sind und keine fehlenden Zeilen oder Spalten enthalten. Jede Zeile sollte für einen einzelnen Datensatz oder ein einzelnes Element stehen. Hilfe beim Einrichten einer Abfrage oder wenn Ihre Daten bearbeitet werden müssen, finden Sie unter Abrufen & Transformieren in Excel.
Wenn es noch nicht geschehen ist, formatieren Sie Ihre Daten als Excel-Tabelle. Daten aus Access werden automatisch in eine Tabelle importiert.
Erstellen von PivotTables
Wählen Sie eine beliebige Zelle im Datenbereich aus, und wechseln Sie zu"Neues PivotTable-Arbeitsblatt>einfügen>". Weitere Details finden Sie unter Erstellen einer PivotTable zum Analysieren von Arbeitsblattdaten.
Fügen Sie die gewünschten PivotTable-Felder hinzu, und formatieren Sie sie dann nach Bedarf. Diese PivotTable wird die Grundlage für andere sein. Deshalb sollten Sie jetzt einige Zeit damit verbringen, alle notwendigen Anpassungen an Formatvorlage, Berichtslayout und allgemeiner Formatierung vorzunehmen, damit Sie dies nicht mehrmals tun müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Entwerfen des Layouts und Formats einer PivotTable.
In diesem Fall haben wir eine Zusammenfassung der höchsten Ebene von Verkäufen nach Produktkategorie erstellt und nach dem Feld "Verkauf" in absteigender Reihenfolge sortiert.
Weitere Details finden Sie unter Sortieren von Daten in einer PivotTable oder einem PivotChart.
Nachdem Sie die Master-PivotTable erstellt haben, wählen Sie sie aus, kopieren Sie sie, und fügen Sie sie so oft wie erforderlich in leere Bereiche im Arbeitsblatt ein. In unserem Beispiel können diese PivotTables Zeilen ändern, aber keine Spalten. Deshalb haben wir sie in derselben Zeile mit einer leeren Spalte dazwischen platziert. Möglicherweise stellen Sie jedoch fest, dass Sie Ihre PivotTables untereinander platzieren müssen, wenn sie Spalten erweitern können.
Wichtig
PivotTables können sich nicht überlappen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Entwurf genügend Platz zwischen ihnen lässt, damit sie sich ausdehnen und verkleinern können, wenn Werte gefiltert, hinzugefügt oder entfernt werden.
An dieser Stelle sollten Sie Ihren PivotTables aussagekräftige Namen geben, damit Sie wissen, was sie tun. Andernfalls werden sie von Excel PivotTable1, PivotTable2 usw. genannt. Sie können jede einzelne Option auswählen, dann zu "PivotTable" "PivotTable analysieren" > wechseln und dann einen neuen Namen in das Feld "PivotTable-Name" eingeben. Dies wird wichtig, wenn Sie Ihre PivotTables mit Datenschnitten und Zeitachsensteuerelementen verbinden möchten.
PivotChart erstellen
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der ersten PivotTable, wechseln Sie zu PivotTable-Analysetools>>, PivotChart, und wählen Sie dann einen Diagrammtyp aus. Es wurde ein Verbunddiagramm ausgewählt, in dem der Umsatz als gruppierte Säulendiagramm und "% gesamt " als Liniendiagramm auf der Sekundärachse dargestellt wird.
Wählen Sie das Diagramm aus, und formatieren Sie dann die Größe und formatieren Sie auf den PivotChart-Registerkarten "Analysieren", "Entwurf" und "Format ". Weitere Details finden Sie in unserer Reihe zum Formatieren von Diagrammen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang bei jeder der übrigen PivotTables.
Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, auch Ihre PivotCharts umzubenennen. Wechseln Sie zu PivotChart PivotChart analysieren,> und geben Sie dann einen neuen Namen in das Feld "Diagrammname" ein.
Hinzufügen von Datenschnitten und einer Zeitachse
Datenschnitte und Zeitachsen ermöglichen es Ihnen, Ihre PivotTables und PivotCharts schnell zu filtern, sodass nur die Informationen angezeigt werden, die für Sie von Bedeutung sind.
Wählen Sie eine PivotTable aus, wechseln Sie zu PivotTable-Analyse>Filter>Datenschnitt einfügen, und überprüfen Sie dann jedes Element, das Sie als Datenschnitt verwenden möchten. Für dieses Dashboard haben wir Kategorie, Produktname, Mitarbeiter und Kundenname ausgewählt. Wenn Sie auf "OK" klicken, werden die Datenschnitte in der Mitte des Bildschirms übereinander gestapelt hinzugefügt, sodass Sie sie nach Bedarf anordnen und in der Größe ändern müssen.
Datenschnittoptionen: Wenn Sie auf einen Datenschnitt klicken, können Sie zur Registerkarte Datenschnitt wechseln und verschiedene Optionen auswählen, z. B. Stil und wie viele Spalten angezeigt werden. Sie können mehrere Datenschnitte ausrichten, indem Sie sie mit STRG+Linksklick auswählen und dann die Ausrichtungswerkzeuge auf der Registerkarte Datenschnitttools verwenden.
Slicerverbindungen: Datenschnitte werden nur mit der PivotTable verbunden, die Sie zum Erstellen verwendet haben. Daher müssen Sie jeden Datenschnitt auswählen und dann zu DatenschnittDatenschnittberichtsverbindungen>> wechseln und überprüfen, mit welchen PivotTables Sie jeweils eine Verbindung herstellen möchten. Datenschnitte und Zeitachsen können PivotTables auf jedem Arbeitsblatt steuern, selbst wenn das Arbeitsblatt ausgeblendet ist.
Fügen Sie eine Zeitachse hinzu: Wählen Sie eine PivotTable aus, wechseln Sie zu PivotTable, Analysieren>,Filter>, Zeitachse einfügen, und markieren Sie dann jedes Element, das Sie verwenden möchten. Für dieses Dashboard haben wir Order Date ausgewählt.
Optionen für die Zeitachse: Klicken Sie auf die Zeitleiste, gehen Sie zur Registerkarte Zeitleiste und wählen Sie Optionen wie Stil, Kopfzeile und Beschriftung aus. Wählen Sie die Option Berichtsverbindungen aus, um die Zeitachse mit den PivotTables Ihrer Wahl zu verknüpfen.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Datenschnitten und Zeitachsensteuerelementen.
Nächste Schritte
Ihr Dashboard ist jetzt funktional vollständig, aber Sie müssen es wahrscheinlich noch wie gewünscht anordnen und letzte Anpassungen vornehmen. Sie können instance einen Berichtstitel oder einen Hintergrund hinzufügen. Für unser Dashboard haben wir Formen um die PivotTables herum hinzugefügt und Überschriften und Gitternetzlinien auf der Registerkarte "Ansicht" deaktiviert.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Datenschnitte und Zeitachsen testen, um sicherzustellen, dass sich Ihre PivotTables und PivotCharts wie gewünscht verhalten. Möglicherweise gibt es Situationen, in denen bestimmte Auswahlen Probleme verursachen, wenn eine PivotTable eine andere anpassen und überlappen möchte, was nicht möglich ist und eine Fehlermeldung anzeigt. Diese Probleme sollten behoben werden, bevor Sie Ihr Dashboard verteilen.
Nachdem Sie Ihr Dashboard eingerichtet haben, können Sie oben in diesem Thema auf die Registerkarte "Ihr Dashboard freigeben" klicken, um zu erfahren, wie es verteilt wird.
Siehe auch
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