Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows

SharePoint-Workflows können Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und sie sowohl konsistenter als auch effizienter zu machen. Mit dem Genehmigungsworkflow können Sie in SharePoint gespeicherte Dokumente und andere Elemente zur Genehmigung an eine oder mehrere Personen weiterleiten. 

Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows. 

Wenn Sie lediglich eine Genehmigungsworkflowaufgabe abschließen müssen Scrollen Sie einfach nach unten zum Segment "Vollständig", und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie im Moment keines der anderen Segmente.

SharePoint-Workflows sind:

• Effizient und konsistent Ein Genehmigungsworkflow leitet das Dokument oder Element automatisch weiter, weist Überprüfungsaufgaben zu und verfolgt deren Fortschritt und sendet bei Bedarf Erinnerungen und Benachrichtigungen. Die Aktivität in einem Workflow kann von einer zentralen status Seite aus überwacht und angepasst werden, und der Verlauf der Ereignisse in einer Workflow-Ausführung wird 60 Tage lang nach Abschluss beibehalten.
• Weniger Arbeit für Sie Ein Genehmigungsworkflow spart Ihnen und Ihren Kollegen Zeit und Ärger und rationalisiert und standardisiert gleichzeitig Ihren Genehmigungsprozess.

Hier sehen Sie ein Diagramm einer sehr einfachen Version des Genehmigungsworkflows.

Tipps zur Verwendung dieses Artikels

Die Informationen in diesem Artikel werden in zehn erweiterbaren Segmenten präsentiert.

Klicken Sie hier für einige Tipps zur optimalen Nutzung dieses Artikels

Wenn Sie lediglich eine Genehmigungsworkflowaufgabe abschließen müssen Scrollen Sie einfach nach unten zum Segment "Vollständig", und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie im Moment keines der anderen Segmente.

Wenn Sie Workflows hinzufügen, starten, überwachen und verwalten möchten Wenn Sie mit diesen Aufgaben noch nicht vertraut sind, kann es hilfreich sein, sich beim ersten Entwerfen und Hinzufügen eines Workflows Segment für Segment durch diesen Artikel zu arbeiten. Sobald Sie mit den Informationen und dem Artikellayout vertraut sind, können Sie bei erneuten Besuchen direkt zu dem Segment übergehen, das Sie benötigen.

Genehmigung von Inhalten und Veröffentlichungen Möglicherweise haben Sie Listen oder Bibliotheken, in denen Sie möchten, dass neue Elemente und/oder neue Versionen aktueller Elemente auf die Richtigkeit ihres Inhalts oder die Angemessenheit ihrer Form und ihres Stils überprüft werden, bevor sie für alle Benutzer sichtbar gemacht werden, die Zugriff auf die Liste haben. Diese Art von Überprüfungsprozess wird als Inhaltsgenehmigung bezeichnet, und Sie können einen Genehmigungsworkflow verwenden, um die Genehmigung von Inhalten in einer Liste oder Bibliothek zu steuern. (Es gibt auch einen sehr ähnlichen Workflow für die Genehmigung der Veröffentlichung, der speziell für die Verwendung in SharePoint-Websites entwickelt wurde, die Webseiten im Internet veröffentlichen.)

Ein Wort zum Drucken dieses Artikels Dies ist ein langer Artikel. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, stellen Sie sicher, dass nur diese Segmente beim Drucken erweitert werden. (Wenn Sie die vollständigen Grafiken in Ihr gedrucktes Exemplar aufnehmen möchten, drucken Sie im Querformat und nicht im Hochformat.)

Und ein Wort über das Suchen Bevor Sie in diesem Artikel nach Text oder Begriffen suchen, stellen Sie sicher, dass alle Segmente, in denen Sie suchen möchten, erweitert sind.

Weitere Informationen zu Genehmigungsworkflows

Ein Genehmigungsworkflow ist ein SharePoint-Feature, das ein Dokument oder ein anderes Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, zur Genehmigung oder Ablehnung an eine oder mehrere Personen weiterleitet. Der Workflow automatisiert, rationalisiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Der grundlegende Genehmigungsworkflow, der bei SharePoint-Produkten enthalten ist, fungiert als Vorlage. Mit dieser Vorlage können Sie Ihren Websites mehrere Genehmigungsworkflows hinzufügen. Jeder Workflow, den Sie hinzufügen, ist eine eindeutige Version des grundlegenden Genehmigungsworkflows, jeder mit seiner eigenen speziellen Arbeitsweise, basierend auf den Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen angeben.

Abschnitte in diesem Segment

1. Was kann ein Genehmigungsworkflow für mich tun?
2. Was kann ein Genehmigungsworkflow nicht tun?
3. Wer kann diese Art von Workflow verwenden?
4. Wie planen, hinzufügen, führen und pflegen Sie diese Art von Workflow?

1. Was kann ein Genehmigungsworkflow für mich tun?

• Wenn Sie Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung zum ersten Mal einen Genehmigungsworkflow hinzufügen, können Sie angeben, wie viele Teilnehmer einbezogen werden sollen und ob ihre Aufgaben nacheinander (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar entscheiden, ob Sie die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr separate Phasen aufteilen möchten, und ein endgültiges Fälligkeitsdatum und/oder die Zeit für die Erledigung jeder Aufgabe angeben. Und jedes Mal, wenn Sie den Workflow für ein Element manuell starten, können Sie jede dieser Einstellungen ändern.
• Der Workflow weist jedem angegebenen Teilnehmer eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt zwischen mehreren möglichen Antworten aus: das Element genehmigen oder ablehnen, eine Änderung des Elements anfordern, die Aufgabe neu zuweisen oder die Aufgabe stornieren oder löschen.
• Während der Workflow ausgeführt wird, können Sie den Fortschritt überwachen und bei Bedarf Anpassungen (bei Workflow) über eine einzelne, zentrale Workflowstatusseite vornehmen.
• Für 60 Tage nach Abschluss des Workflows ist die Liste aller Workflowereignisse, die im Verlauf dieser Ausführung (oder Instance) des Workflows aufgetreten sind, weiterhin auf der Seite "Workflowstatus" verfügbar, um informell Referenz zu erhalten.

Sie können auch einen Genehmigungsworkflow verwenden, um einen Inhaltsgenehmigungsprozess für eine Liste oder Bibliothek zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Steuerung " dieses Artikels.

2. Urheberrecht Was kann ein Genehmigungsworkflow nicht tun?

Teilnehmer an einem Genehmigungsworkflow dürfen in der Regel keine Änderungen an dem zu überprüfenden Element vornehmen. Stattdessen können die Teilnehmer im Laufe der Workflow-Instance beantragen, dass Änderungen an dem Element vorgenommen werden. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in dem Teilnehmer Kommentare und nachverfolgte Änderungen in das Element selbst einfügen, lesen Sie den Artikel Alles über Workflows zum Sammeln von Feedback im Abschnitt Siehe auch .

Darüber hinaus sind Genehmigungsworkflows nicht darauf ausgelegt, Unterschriften zu sammeln. Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen in einem Microsoft Word-Dokument, einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder einem Microsoft InfoPath-Formular verwenden möchten, lesen Sie den Artikel Alles über Workflows zum Sammeln von Signaturen im Abschnitt Siehe auch.

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3. Urheberrecht Wer kann diese Art von Workflow verwenden?

So fügen Sie einen Workflow hinzuStandardmäßig müssen Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow hinzuzufügen . (Die Gruppe "Besitzer" verfügt im Gegensatz zu den Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten".)

So starten Sie einen WorkflowAußerdem müssen Sie standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen Workflow zu starten , der bereits hinzugefügt wurde. (Die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besitzer" verfügen standardmäßig beide über die Berechtigung "Elemente bearbeiten"; die Gruppe "Besucher" nicht.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe "Besitzer" gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen "Berechtigungen zum Verwalten von Listen zum Starten dieses Workflows anfordern ".)

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4. Urheberrecht Wie planen, hinzufügen, führen und pflegen Sie diese Art von Workflow?

Dies sind die grundlegenden Schritte:

• VOR der Ausführung des Workflows (planen, hinzufügen, starten)
  Bevor Sie einen Workflow hinzufügen, planen Sie, wo er hinzugefügt werden soll (für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für die gesamte Websitesammlung) und wie er im Detail funktionieren soll. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt und konfiguriert haben, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow für ein bestimmtes Element starten. Der Workflow kann auch so eingerichtet werden, dass er automatisch ausgeführt wird. Automatische Ausführungen können basierend auf einem oder beiden von zwei auslösenden Ereignissen aktiviert werden: wenn ein Element einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt oder darin erstellt wird oder wenn ein Element in einer Liste oder Bibliothek geändert wird.
• WÄHREND der Ausführung des Workflows (abgeschlossen, überwachen, anpassen)
  Während der Workflow ausgeführt wird, erledigen einzelne Teilnehmer die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Automatische Erinnerungen werden an Teilnehmer gesendet, die Aufgabenfristen nicht einhalten. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows auf einer zentralen Workflow-Statusseite für diese bestimmte Instance des Workflows überwacht werden. Anpassungen des Workflows während der Ausführung können von derselben Seite aus vorgenommen werden. Bei Bedarf kann der Workflow von dort aus abgebrochen oder beendet werden.
• NACH der Ausführung des Workflows (Überprüfen, Melden, Ändern)
  Wenn der Workflow abgeschlossen ist, kann der gesamte Verlauf dieser Ausführung (oder Instance) bis zu 60 Tage lang auf der Seite "Workflow-Status" eingesehen werden. Von derselben Seite aus können statistische Berichte über die Leistung dieser Workflow-Version erstellt werden. Wenn Sie etwas an der Funktionsweise des Workflows ändern möchten, können Sie das Zuordnungsformular öffnen und bearbeiten, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows ausgefüllt haben.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Perspektive der Person, die einen neuen Workflow hinzufügt.

PLANEN eines neuen Genehmigungsworkflows

In diesem Segment identifizieren wir die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die Informationen, die Sie zusammenstellen müssen, bevor Sie eine Version des Genehmigungsworkflows hinzufügen.

Wenn Sie bereits mit dem Hinzufügen dieser Art von Workflow vertraut sind und nur eine Erinnerung an die spezifischen Schritte benötigen, können Sie direkt zum entsprechenden Hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels wechseln.

Abschnitte in diesem Segment

1. Vorlagen und Versionen
2. Einführung in das Verbandsformular
3. Zwölf Fragen, die es zu beantworten gilt

1. Vorlagen und Versionen

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows fungieren als Master-Vorlagen, auf denen die spezifischen, individuellen Workflows basieren, die Sie Ihren Listen, Bibliotheken und Websitesammlungen hinzufügen.

Jedes Mal, wenn Sie z. B. einen Genehmigungsworkflow hinzufügen, fügen Sie tatsächlich eine Version der allgemeinen Vorlage für den Genehmigungsworkflow hinzu. Sie geben jeder Version einen eigenen Namen und ihre eigenen Einstellungen, die Sie im Zuordnungsformular angeben, wenn Sie diese bestimmte Version hinzufügen. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, wobei alle Versionen auf der Master-Vorlage "Genehmigungsworkflow" basieren, aber jede der Versionen benannt und auf die spezifische Art und Weise zugeschnitten ist, auf die Sie sie verwenden werden. Die genannten Versionen können auch als Workflowinstanzen bezeichnet werden.

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2. Urheberrecht Einführung in das Verbandsformular

Wenn Sie eine neue Workflow-Version basierend auf einer der enthaltenen Workflow-Vorlagen hinzufügen, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um anzugeben, wie Ihre neue instance funktionieren soll.

Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Liste von Fragen, die Sie auf das Ausfüllen des Zuordnungsformulars vorbereiten. Nehmen Sie sich jedoch zunächst einen Moment Zeit, um sich das Formular und seine Felder anzusehen.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Vereinsformulars

Die Felder im roten Feld auf dieser zweiten Seite erscheinen auch auf dem Initiierungsformular, das bei jedem manuellen Start des Workflows angezeigt wird, und können dort für diesen einzelnen Lauf bearbeitet werden.

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3. Urheberrecht Zwölf Fragen, die es zu beantworten gilt

Sobald Sie die Antwort auf alle Fragen in diesem Abschnitt haben, können Sie Ihren Workflow hinzufügen.

1. Ist das der richtige Workflowtyp?
2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? und ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?
3. Was ist ein guter Name?
4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?
5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?
6. Erhalten Inhaltstypen, die von diesem erben, auch diesen Workflow?
7. Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?
8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?
9. Wann sind Aufgaben fällig?
10. Wann endet dieser Workflow?
11. Wer muss benachrichtigt werden?
12. Steuert dieser Workflow die Genehmigung von Inhalten?

01. Ist das der richtige Workflow-Typ?

Es gibt mehrere Workflow-Vorlagen, die das Wort "Genehmigung" in ihrem Namen haben. Dieser Artikel betrifft die Workflowvorlage, die im Menü als Genehmigung – SharePoint 2010 angezeigt wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob dieser Workflowtyp die beste Wahl für Sie ist, lesen Sie das LEARN-Segment dieses Artikels. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows im Abschnitt Siehe auch .

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02. Urheberrecht Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Sie können Ihre neue Version des Genehmigungsworkflows nur in einer einzelnen Liste oder Bibliothek zur Verfügung stellen, oder Sie können sie in der gesamten Websitesammlung verfügbar machen.

• Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie ihn so einrichten, dass er entweder für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.
• Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie ihn jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Websiteinhaltstyp ausgeführt wird.

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeicherte Dokument oder sonstiges Element gehört zu dem einen oder anderen Inhaltstyp. Ein Inhaltstyp kann so einfach und generisch sein wie "Dokument " oder "Excel-Tabelle" oder so hochspezialisiert wie "Rechtsvertrag " oder "Produktdesignspezifikation". Einige Inhaltstypen sind standardmäßig in SharePoint-Produkten verfügbar, aber Sie können diese sowohl anpassen als auch andere hinzufügen, die Sie selbst erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Anpassen eines Websiteinhaltstyps und Hinzufügen eines Inhaltstyps zu einer Liste oder Bibliothek.

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03. Urheberrecht Was ist ein guter Name?

Geben Sie Ihrer Workflowversion einen Namen, der:

• Gibt deutlich an, wofür es verwendet wird.
• Hebt ihn deutlich von anderen Workflows ab.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitglied einer Gruppe von Editoren. Ihre Gruppe möchte zwei verschiedene Genehmigungsworkflows verwenden, um Dokumentübermittlungen von externen Mitwirkenden zu verwalten:

• Sie führen den ersten Workflow für jedes übermittelte Dokument aus, um zu entscheiden, ob Sie es für den Bearbeitungsprozess akzeptieren möchten.
• Nachdem Sie ein übermitteltes Dokument angenommen und bearbeitet haben, führen Sie den zweiten Workflow für den bearbeiteten Entwurf aus, um zu entscheiden, ob er als endgültig akzeptiert werden soll.

Sie können den ersten Workflow "Genehmigung der Übermittlung annehmen " und den zweiten " Endgültige Genehmigung des Entwurfs" nennen.

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04. Urheberrecht Aufgabenlisten und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?

Sie können für Ihren Workflow die standardmäßige Aufgabenliste und die Verlaufsliste der Website verwenden, andere vorhandene Aufgaben- und Verlaufslisten verwenden oder neue Listen nur für diesen Workflow anfordern.

• Wenn Ihre Website über zahlreiche Workflows verfügt oder wenn einige Workflows zahlreiche Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, für jeden Workflow neue Listen anzufordern. (Die Verwaltung überlanger Listen kann die Leistung beeinträchtigen. Es ist schneller und einfacher für das System, mehrere kürzere Listen zu pflegen als eine sehr lange.)
• Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von der allgemeinen Aufgabenliste getrennt halten möchten, sollten Sie unbedingt angeben, dass Sie neue, separate Listen für diesen Workflow wünschen. (Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass die richtigen Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt sind.)

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05. Urheberrecht Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder so gestartet wird:

• Wenn Sie manuell einen Genehmigungsworkflow für ein bestimmtes Dokument oder Element starten, wird ein anderes Formular, das Initiierungsformular, angezeigt. Das Einleitungsformular enthält die meisten Einstellungen aus der zweiten Seite des Zuordnungsformulars . Auf diese Weise kann die Person, die den Workflow startet, eine dieser Einstellungen ändern (nur für die aktuelle Instance), dies tun, bevor sie auf "Starten" klickt. Gehen Sie zum > Kontextmenü > des Listenelements Workflows> Wählen Sie den Workflow aus, um ihn manuell zu starten.
• Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Einweihungsformular zu präsentieren, daher werden die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen unverändert verwendet.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen manuellen und automatischen Starts

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, werden nur während der aktuellen Instance des Workflows angewendet. Um die dauerhaften Standardeinstellungen des Workflows zu ändern, bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular , wie im Abschnitt ÄNDERN dieses Artikels erläutert.

Manuelle Starts

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jeder, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, den Workflow für jedes berechtigte Element jederzeit starten.

Der Vorteil eines manuellen Starts besteht darin, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur dann und nach Belieben ausführen können und dass Sie bei jeder Ausführung die Möglichkeit haben, einige Einstellungen über das Initiierungsformular zu ändern.

Ein kurzes Beispiel Wenn Sie Ihren Workflow nur für Elemente ausführen möchten, die von einem Autor außerhalb Ihres Teams erstellt wurden, wird er durch einen nur manuellen Start verhindert, dass er automatisch für Elemente ausgeführt wird, die von Ihnen und Ihren Teamkollegen erstellt wurden. (Eine alternative Lösung: Verwalten Sie eine Liste oder Bibliothek für Elemente von Autoren in Ihrem Team und eine separate Liste oder Bibliothek für Elemente von allen anderen Autoren. Auf diese Weise können Sie den Workflow automatisch ausführen, jedoch nur in der Liste der externen Autoren. Eine andere Lösung: Fügen Sie eine IF-Bedingung hinzu und setzen Sie Erstellt von auf die jeweilige Person.

Der Hauptnachteil manueller Starts besteht darin, dass jemand daran denken muss, den Workflow auszuführen, wann immer dies angebracht ist.

Automatische Starts

Sie können den Workflow so einrichten, dass er bei einem der folgenden Ereignisse automatisch gestartet wird:

• Jemand versucht, eine Hauptversion eines Elements zu veröffentlichen.
• Ein neues Element wird in der Liste oder Bibliothek erstellt oder in die Liste oder Bibliothek hochgeladen.
• Ein bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichertes Element wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Starts besteht darin, dass niemand daran denken muss, den Workflow zu starten. Sie wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

Ein kurzes Beispiel Wenn Sie für die Genauigkeit und Angemessenheit der Elemente in einer Liste verantwortlich sind, können Sie dieser Liste einen Genehmigungsworkflow hinzufügen und sich selbst als einzigen Teilnehmer angeben. Sie können den Workflow so einrichten, dass er bei jeder Änderung eines Elements in der Liste und bei jedem Hinzufügen eines neuen Elements automatisch gestartet wird. Auf diese Weise bleiben Sie immer auf dem Laufenden.

Zwei Nachteile des automatischen Starts:

• Sie können die Ausführung des Workflows nicht immer dann beenden, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.
• Sie können keine Einstellungen zu Beginn der einzelnen Instance ändern.

Weitere Informationen zum automatischen Ausführen des Genehmigungsworkflows bei jedem Versuch, eine Hauptversion eines Elements zu veröffentlichen, finden Sie im Abschnitt "Kontrolle " dieses Artikels.

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06. Urheberrecht Erhalten Inhaltstypen, die von diesem erben, auch diesen Workflow?

Nur wenn Sie einen Workflow zu einem Inhaltstyp für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, den Workflow auch allen anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzuzufügen, die von dem Inhaltstyp erben , dem Sie den Workflow hinzufügen.

Notizen

• Der Vorgang, bei dem alle zusätzlichen Addierungen durchgeführt werden, kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
• Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, auf denen dieser Workflow zum Erben von Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites Mitglied der Gruppe "Besitzer" sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

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07. Urheberrecht Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person angeben, der Überprüfungsaufgaben zugewiesen werden.

Eine Stufe oder mehrere Stufen? Sie können wählen, ob Sie nur eine Phase der Überprüfungsaufgaben haben möchten oder ob Sie mehrere Phasen haben möchten. Wenn Sie mehr als eine Bühne haben, werden die Phasen nacheinander ausgeführt.

Parallele Rezensionen oder Serienbesprechungen? Für die Teilnehmer in einer Phase können Sie wählen, ob ihre Überprüfungsaufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen oder ob ihre Überprüfungsaufgaben nacheinander (seriell) in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge zugewiesen werden sollen. Die serielle Option kann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise den Workflow so einrichten, dass er nach der ersten Ablehnung endet, oder wenn Sie möchten, dass Teilnehmer im weiteren Verlauf Kommentare früherer Teilnehmer als Teil ihrer Bewertungen einsehen können.

Beispiel

Dieses einfache Szenario veranschaulicht einige der Vorteile von mehreren Phasen und Serienüberprüfungen:

Stellen Sie sich vor, dass Frank einen neuen Genehmigungsworkflow hinzufügt. Er möchte, dass seine Kollegen Anna und Sean jedes Element zuerst überprüfen, bevor er es selbst überprüft. Er möchte auch, dass der Workflow vor seiner eigenen Überprüfung endet, wenn entweder Anna oder Sean das Element ablehnen. Frank kann dies auf zwei Arten einrichten:

• Mithilfe einer fortlaufenden ÜberprüfungFrank richtet eine einstufige Serienüberprüfung ein, in der Anna und Sean die ersten beiden Teilnehmer sind und er der dritte; und er wählt die Option "Bei erster Ablehnung beenden ".
  In dieser Anordnung muss Anna das Element genehmigen, bevor Seans Aufgabe zugewiesen wird, und dann muss Sean das Element genehmigen, bevor Franks Aufgabe zugewiesen wird. Wenn Anna das Element ablehnt, werden weder Sean noch Frank eine Aufgabe zugewiesen; und wenn Anna zustimmt, aber Sean ablehnt, dann endet der Workflow immer noch, bevor Franks Überprüfungsaufgabe überhaupt zugewiesen ist.
  So baut Frank seine einstufige Serienüberprüfung auf.
  
  
• Mithilfe von zwei StufenWenn Frank möchte, dass Anna und Sean gleichzeitig ihre Bewertungen erhalten, damit Sean nicht warten muss, bis Anna fertig ist, bevor sie beginnen kann, kann er zwei Phasen im Workflow einrichten: die erste eine parallele Phase für Annas und Seans Bewertungen und die zweite eine separate Phase nur für seine eigene Überprüfung. Auch hier wählt er die Option "Bei erster Ablehnung beenden ". Die zweite Phase beginnt erst, wenn die erste Phase abgeschlossen ist. Wenn also entweder Anna oder Sean den Gegenstand ablehnen, wird Franks Überprüfungsaufgabe niemals zugewiesen.
  So baut Frank seine zweistufige parallele Überprüfung auf.
  
  

Im Folgenden finden Sie Diagramme beider Lösungen.

Externe Teilnehmer Es gibt ein spezielles Verfahren zum Einschließen von Teilnehmern, die nicht Mitglied Ihrer SharePoint-Organization sind. In diesem Prozess fungiert ein Websitemitglied als Stellvertreter für den externen Teilnehmer.

Hier ist ein Diagramm dieses Prozesses:

Jeder ganzen Gruppe eine Aufgabe zuweisen oder jedem Gruppenmitglied eine? Wenn Sie eine Gruppenadresse oder Verteilerliste zu Ihren Workflow-Teilnehmern zählen, können Sie den Workflow jedem Mitglied der Gruppe eine Aufgabe zuweisen lassen oder der gesamten Gruppe nur eine Aufgabe zuweisen (aber dennoch eine Benachrichtigung über diese eine Aufgabe an jedes Mitglied senden). Wenn der gesamten Gruppe nur eine Aufgabe zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe beanspruchen und abschließen. (Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)

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08. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

Das Zuordnungsformular enthält ein Textfeld, in dem Sie Anweisungen, Details zu Anforderungen, Ressourcen usw. bereitstellen können.

Zwei Dinge, die Sie einbeziehen könnten:

• Kontaktinformationen, falls die Teilnehmer Schwierigkeiten oder Fragen haben.
• Wenn Sie in Ihrem Workflow jeder Gruppe oder Verteilerliste nur eine einzige Aufgabe zuweisen, Erwähnung Sie hier, dass ein einzelnes Mitglied jeder dieser Gruppen die Aufgabe beanspruchen sollte, bevor sie abgeschlossen wird. Auf diese Weise verschwenden andere Mitglieder der Gruppe keine Zeit damit, dieselbe Aufgabe zu beginnen. Einzelheiten zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels

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09. Urheberrecht Wann sind Aufgaben fällig?

Sie können auf zwei Arten angeben, wann Workflowaufgaben fällig sind:

Nach Kalenderdatum Sie können ein einzelnes Kalenderdatum angeben, bis zu dem alle Aufgaben fällig sind.

• Wenn Sie Ihren Workflow so eingerichtet haben, dass er automatisch gestartet wird, sollten Sie diese Option in der Regel nicht verwenden. Dies liegt daran, dass sich der angegebene Datumswert nicht bei jedem automatischen Start des Workflows automatisch in Bezug auf das aktuelle Datum anpasst.

Nach Vorgangsdauer Sie können eine Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten angeben, die für die Erledigung jeder Aufgabe zulässig sind, beginnend mit der Zuweisung dieser Aufgabe.

• Ein kalendarisches Fälligkeitsdatum setzt eine angegebene Vorgangsdauer außer Kraft. Das heißt: Wenn heute der 10. Juni ist und mir heute eine Aufgabe zugewiesen wird, die eine Dauer von drei Tagen hat, die aber auch ein Kalenderfälligkeitsdatum am 11. Juni hat, dann ist die Aufgabe am 11. Juni (dem Kalenderfälligkeitsdatum) und nicht am 13. Juni (dem Ende der Dreitagesdauer) fällig.

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10. Urheberrecht Wann endet dieser Workflow?

Um Zeitverschwendung für unnötige Überprüfungen zu vermeiden, können Sie festlegen, dass der Workflow sofort (vor dem angegebenen oder berechneten Fälligkeitsdatum) endet, wenn eines von zwei Ereignissen eintritt:

• Ein Teilnehmer lehnt das Element ab.
• Der Gegenstand wird in irgendeiner Weise verändert.

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11. Urheberrecht Wer muss benachrichtigt werden?

Im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars können Sie Namen oder Adressen für alle Personen eingeben, die jedes Mal benachrichtigt werden sollen, wenn dieser Workflow beginnt oder endet.

• Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflowaufgabe an diese Person.
• Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet , die Start- und Endbenachrichtigungen, ohne dass er in diesem Feld angegeben werden muss.
• Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Endbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

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12. Urheberrecht Steuert dieser Workflow die Genehmigung von Inhalten?

Möglicherweise haben Sie Listen oder Bibliotheken, in denen Sie möchten, dass neue Elemente und/oder neue Versionen aktueller Elemente auf die Richtigkeit ihres Inhalts oder die Angemessenheit ihrer Form und ihres Stils überprüft werden, bevor sie für alle Benutzer sichtbar gemacht werden, die Zugriff auf die Liste haben. Diese Art von Überprüfungsprozess wird als Inhaltsgenehmigung bezeichnet.

In SharePoint-Produkten können Sie einen Genehmigungsworkflow verwenden, um den Genehmigungsprozess für Inhalte noch einfacher und effizienter zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel im Abschnitt "Genehmigung von Inhalten steuern ".

Wie geht es weiter?

Wenn Sie Ihren neuen Genehmigungsworkflow Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzufügen möchten, wechseln Sie zum entsprechenden Hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Steuern Sie die Inhaltsgenehmigung mithilfe eines Genehmigungsworkflows

Möglicherweise haben Sie Listen und Bibliotheken, in denen Sie möchten, dass neue Elemente und/oder neue Versionen aktueller Elemente auf die Richtigkeit ihres Inhalts oder die Angemessenheit ihrer Form und ihres Stils überprüft werden, bevor sie für alle Benutzer sichtbar gemacht werden, die Zugriff auf die Liste haben. Diese Art von Überprüfungsprozess wird als Inhaltsgenehmigung bezeichnet.

In SharePoint-Produkten können Sie die Inhaltsgenehmigung manuell ohne Workflow steuern. aber ein SharePoint-Genehmigungsworkflow kann den Prozess noch einfacher und effizienter machen.

Wenn Sie mit den Versionsverwaltungs- und Inhaltsgenehmigungsfeatures in SharePoint-Produkten noch nicht vertraut sind, empfehlen wir Ihnen, zunächst die folgenden Artikel zu lesen:

• Festlegen einer Genehmigungsanforderung für Elemente in einer Websiteliste oder -bibliothek
• Genehmigen oder Ablehnen von Elementen oder Dateien in einer Liste oder Bibliothek auf einer Website
• Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Genehmigungsworkflow den Genehmigungsprozess für Inhalte steuern kann, wobei jede Richtung einem einzelnen Steuerelement in den Zuordnungsformularen zugeordnet ist, die Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows ausfüllen. Sie können Ihren Workflow für eines oder für beide verwenden.

Kontrolle der Veröffentlichung von Hauptversionen

Im Bereich "Startoptionen " auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars befindet sich die Option "Diesen Workflow starten", um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen. Einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Diese Option ist nur für einen Genehmigungsworkflow verfügbar, der für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Liste oder Bibliothek ausgeführt wird, und nicht für Workflows, die nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps ausgeführt werden.
• Damit diese Option verfügbar ist, muss die Inhaltsgenehmigung für die Liste oder Bibliothek auf der Seite Versionsverwaltungseinstellungen aktiviert sein, und die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwurfversionen) erstellen muss auf derselben Seite aktiviert sein.
• Wenn Sie diese Option auswählen, sind die beiden folgenden Optionen nicht mehr verfügbar: Diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird , und diesen Workflow starten, wenn ein Element geändert wird.
• Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Workflow nur dann automatisch für ein Element ausgeführt, wenn jemand versucht, eine Hauptversion dieses Elements zu veröffentlichen.
• In einer Liste oder Bibliothek kann es nur einen Genehmigungsworkflow geben, der für die Genehmigung der Veröffentlichung von Hauptversionen verwendet wird. Wenn Sie versuchen, einen zweiten Workflow in derselben Liste oder Bibliothek für diese Funktion festzulegen, werden Sie aufgefordert, sich für den einen oder den anderen zu entscheiden.

Kontrolle nicht auf Versionsverwaltung basiert

Im Bereich "Inhaltsgenehmigung aktivieren" auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars gibt es eine Option zum Aktualisieren der Genehmigungs status nach Abschluss des Workflows (verwenden Sie diesen Workflow, um die Inhaltsgenehmigung zu steuern).

Diese Option ist in der Form verfügbar, unabhängig davon, ob eine Inhaltsgenehmigung in der Liste oder Bibliothek erforderlich ist oder nicht. In beiden Fällen wird der Wert im Feld "Genehmigung" für das Element basierend auf dem Ergebnis des Workflows aktualisiert.

Mit dieser Option haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Führen Sie den Workflow immer manuell aus, oder
• Wählen Sie auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars eine oder mehrere der Optionen für den automatischen Start aus, oder
• Manuelle und automatische Starts zulassen

Inhaltssteuerung für Webpublishingwebsites

Die Inhaltssteuerung ist ein spezialisierter Prozess auf Websites, die Seiten im Web veröffentlichen. Dementsprechend gibt es einen speziellen Workflow für die Genehmigung von Veröffentlichungen für die Verwendung auf Veröffentlichungswebsites sowie eine Websitevorlage (mit dem Namen Veröffentlichungswebsite mit Workflow), die eine Version dieses Workflows enthält, die bereits für die Verwendung im Webpublishing angepasst wurde.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie Ihren neuen Genehmigungsworkflow Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzufügen möchten, wechseln Sie zum entsprechenden Hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Hinzufügen eines Genehmigungsworkflows (nur für eine Liste oder Bibliothek)

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Workflows noch nicht vertraut sind, empfiehlt es sich, sowohl das LEARN-Segment als auch das PLAN-Segment in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

1. Bevor Sie beginnen
2. Hinzufügen des Workflows

1. Bevor Sie beginnen

Zwei Dinge müssen in Ordnung sein, bevor Sie einen Workflow hinzufügen können:

Email Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss E-Mail für Ihre SharePoint-Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator. Siehe auch SharePoint 2013 Schritt für Schritt: Einrichten der Einstellung für ausgehende E-Mail.

Berechtigungen Die SharePoint-Standardeinstellungen erfordern, dass Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten"; die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im LEARN-Segment dieses Artikels.)

Anfang des Segments

2. Urheberrecht Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

   Hinweis

   Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. Beispielsweise hat die Registerkarte in einer Kalenderliste den Namen Calendar.

3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

4. Geben Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowzuordnungen dieses Typs anzeigen an, ob der Workflow für das Dokument, die Liste oder einen Ordner ausgeführt werden soll, und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.

5. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)
   

   	Inhaltstyp Behalten Sie die Standardauswahl " Alle" bei oder wählen Sie einen bestimmten Inhaltstyp aus.
   	Vorlage Wählen Sie die Vorlage "Genehmigung – SharePoint 2010 " aus. Hinweis: Wenn die Vorlage "Genehmigung – SharePoint 2010 " nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, wie Sie sie für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktivieren können. Wenn Sie Administrator sind, wechseln Sie zu Websiteeinstellungen>Websitesammlungsfunktionen> Funktion"Workflows aktivieren".
   	Name Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek. Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Aufgabenliste Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Neue Aufgabenliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen. Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen) finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Verlaufsliste Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Workflowverlauf (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen. Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen) finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Startoptionen Geben Sie die Art(en) an, wie dieser Workflow gestartet werden kann. Informationen zum Auswählen von Startoptionen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels. Informationen zur Verwendung des Workflows zur Steuerung der Inhaltsgenehmigung, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Abschnitt "Kontrolle " in diesem Artikel. Beachten Sie, dass die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigennicht angezeigt wird , wenn Sie den Workflow nur für einen einzelnen Inhaltstyp hinzufügen. Beachten Sie außerdem, dass die beiden folgenden Kontrollkästchen nicht mehr verfügbar sind, wenn Sie Diesen Workflow starten auswählen, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen.

6. Wenn alle Einstellungen in diesem Formular Ihren Vorstellungen entsprechen, klicken Sie auf Weiter.

7. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)

   Hinweis

   Bei SharePoint-Produkten werden Ihnen die ersten Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars angezeigt – die Nummern eins bis sieben in der folgenden Abbildung von Genehmigenden bis CC – jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie Änderungen an diesen Optionen nur für diese eine Instance vornehmen können.

   

   	Zugewiesen an Geben Sie Namen oder Adressen für die Personen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll. Wenn die Aufgaben einzeln (seriell) zugewiesen werden Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn alle Aufgaben gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle. Wenn Sie jemandem außerhalb Ihrer SharePoint-Organization eine Aufgabe zuweisen Weitere Informationen zum Einbeziehen externer Teilnehmer finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.
   	Reihenfolge Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen. Weitere Informationen zur Verwendung von Reihenfolge und Parallelreihenfolge finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Hinzufügen einer neuen Phase Fügen Sie beliebige Phasen hinzu, die über die erste hinausgehen, die Sie gerade konfiguriert haben. Um eine ganze Phase zu löschen , klicken Sie in das Feld Zuweisen zu für diese Phase und drücken Sie dann STRG+ENTF. Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Erweitern von Gruppen Wenn jedem Mitglied jeder Gruppe, die Sie im Feld "Zuweisen zu" eingeben, eine Aufgabe zugewiesen werden soll, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied hat seine eigene Aufgabe zu erledigen.) Wenn jeder ganzen Gruppe, die Sie in das Feld "Zuweisen zu" eingeben, nur eine Aufgabe zugewiesen werden soll, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)
   	Anforderung Jeder Text, den Sie hier einfügen, wird in jede Aufgabenbenachrichtigung aufgenommen, die der Workflow sendet. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen hinzuzufügen, die die Teilnehmer möglicherweise benötigen, einschließlich: Kontaktinformationen. Gegebenenfalls ein Hinweis zu einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind. (Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)
   	Fälligkeitstermine und Aufgabendauern Geben Sie ein endgültiges Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow und/oder die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für die Ausführung jeder Aufgabe ab dem Zeitpunkt der Zuweisung zulässig sind. Wenn dieser Workflow jemals automatisch gestartet wird, ist es in der Regel eine gute Idee, das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben leer zu lassen und die beiden Dauerfelder zu verwenden, um das Fälligkeitsdatum zu steuern. Sie können immer ein genaues Fälligkeitsdatum im Initiierungsformular angeben, wenn Sie den Workflow manuell starten. Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitstermine und wann Aufgabendauern verwendet werden sollten, finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	CC Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen von Personen ein, die jedes Mal benachrichtigt werden sollen, wenn der Workflow beginnt oder endet. Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflow-Aufgabe. Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet , die Start- und Beendigungsbenachrichtigungen, ohne dass er in diesem Feld angegeben werden muss. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Beendigungsbenachrichtigungen, ohne dass dies in diesem Feld angegeben werden muss.
   	Beenden des Workflows Wählen Sie keine dieser Optionen, keine der beiden Optionen aus. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Inhaltsgenehmigung aktivieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie diesen Workflow zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung verwenden möchten. Weitere Informationen zur Verwendung des Workflows zum Steuern der Inhaltsgenehmigung, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Abschnitt "Kontrolle " dieses Artikels.

8. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite wie gewünscht haben, klicken Sie auf Speichern , um den Workflow zu erstellen.

Hinzufügen eines Genehmigungsworkflows (für eine ganze Websitesammlung)

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Workflows noch nicht vertraut sind, empfiehlt es sich, sowohl das LEARN-Segment als auch das PLAN-Segment in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

1. Bevor Sie beginnen
2. Hinzufügen des Workflows

1. Bevor Sie beginnen

Zwei Dinge müssen in Ordnung sein, bevor Sie einen Workflow hinzufügen können:

Email Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss E-Mail für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator. Siehe auch SharePoint 2013 Schritt für Schritt: Einrichten der Einstellung für ausgehende E-Mail.

Berechtigungen Die SharePoint-Standardeinstellungen erfordern, dass Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten"; die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im LEARN-Segment dieses Artikels.)

Anfang des Segments

2. Urheberrecht Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wechseln zur Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen der klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter "Web Designer-Kataloge" auf "Websiteinhaltstypen".

4. Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhaltstypen" auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen möchten.

   Hinweis

   Ein Workflow, der der gesamten Websitesammlung hinzugefügt wurde, muss nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

   

   1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
      
   2. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" auf den Link "Workflow hinzufügen ".
      
   3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Anweisungen folgen der Abbildung.)

   

   	Vorlage Wählen Sie die Vorlage "Genehmigung – SharePoint 2010 " aus. Hinweis: Wenn die Vorlage "Genehmigung – SharePoint 2010 " nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, wie Sie sie für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktivieren können. Wenn Sie Administrator sind, wechseln Sie zu Websiteeinstellungen> Websitesammlungsfunktionen > Funktion "Workflows aktivieren".
   	Name Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung. Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Aufgabenliste Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Neue Aufgabenliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen. Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen) finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Verlaufsliste Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Workflowverlauf (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen. Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen) finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Startoptionen Geben Sie die Art(en) an, wie dieser Workflow gestartet werden kann. Informationen zum Auswählen von Startoptionen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Diesen Workflow zu untergeordneten Inhaltstypen hinzufügen? Geben Sie an, ob dieser Workflow allen anderen Website- und Listeninhaltstypen hinzugefügt (zugeordnet) werden soll, die von diesem Inhaltstyp erben. Der Vorgang, bei dem alle zusätzlichen Addierungen durchgeführt werden, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, auf denen dieser Workflow zum Erben von Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites Mitglied der Gruppe "Besitzer" sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

5. Wenn alle Einstellungen auf dieser Seite Ihren Wünschen entsprechen, klicken Sie auf Weiter.

6. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)

   Hinweis

   Bei SharePoint-Produkten werden Ihnen die ersten Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars angezeigt – die Nummern eins bis sieben in der folgenden Abbildung von Genehmigenden bis CC – jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie Änderungen an diesen Optionen nur für diese eine Instance vornehmen können.

   

   	Zugewiesen an Geben Sie Namen oder Adressen für die Personen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll. Wenn die Aufgaben einzeln (seriell) zugewiesen werden Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn alle Aufgaben gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle. Wenn Sie jemandem außerhalb Ihrer SharePoint-Organization eine Aufgabe zuweisen Weitere Informationen zum Einbeziehen externer Teilnehmer finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.
   	Reihenfolge Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen. Weitere Informationen zur Verwendung von Reihenfolge und Parallelreihenfolge finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Hinzufügen einer neuen Phase Fügen Sie beliebige Stufen hinzu, die über die erste, die Sie gerade konfiguriert haben, hinausgehen. Um eine ganze Phase zu löschen , klicken Sie in das Feld Zuweisen zu für diese Phase und drücken Sie dann STRG+ENTF. Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Erweitern von Gruppen Wenn jedem Mitglied jeder Gruppe, die Sie im Feld "Zuweisen zu" eingeben, eine Aufgabe zugewiesen werden soll, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied hat seine eigene Aufgabe zu erledigen.) Wenn Sie nur eine Aufgabe einer ganzen Gruppe zuweisen möchten, die Sie in das Feld "Zuweisen zu " eingeben, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Die Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)
   	Anforderung Jeder Text, den Sie hier einfügen, wird in jede Aufgabenbenachrichtigung aufgenommen, die der Workflow sendet. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen hinzuzufügen, die die Teilnehmer möglicherweise benötigen, einschließlich: Kontaktinformationen. Gegebenenfalls ein Hinweis zu einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind. (Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)
   	Fälligkeitstermine und Aufgabendauern Geben Sie ein endgültiges Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow und/oder die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für die Ausführung jeder Aufgabe ab dem Zeitpunkt der Zuweisung zulässig sind. Wenn dieser Workflow jemals automatisch gestartet wird, ist es in der Regel eine gute Idee, das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben leer zu lassen und die beiden Dauerfelder zu verwenden, um das Fälligkeitsdatum zu steuern. Sie können immer ein genaues Fälligkeitsdatum im Initiierungsformular angeben, wenn Sie den Workflow manuell starten. Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitstermine und wann Aufgabendauern verwendet werden sollten, finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	CC Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen von Personen ein, die jedes Mal benachrichtigt werden sollen, wenn der Workflow beginnt oder endet. Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflow-Aufgabe. Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet , die Start- und Beendigungsbenachrichtigungen, ohne dass er in diesem Feld angegeben werden muss. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Beendigungsbenachrichtigungen, ohne dass dies in diesem Feld angegeben werden muss.
   	Beenden des Workflows Wählen Sie keine dieser Optionen, keine der beiden Optionen aus. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Inhaltsgenehmigung aktivieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie diesen Workflow zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung verwenden möchten. Weitere Informationen zur Verwendung des Workflows zum Steuern der Inhaltsgenehmigung, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Abschnitt "Kontrolle " dieses Artikels.

7. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite wie gewünscht haben, klicken Sie auf Speichern , um den Workflow zu erstellen.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie bereit sind, wechseln Sie zum START-Segment dieses Artikels, und starten Sie die erste Instance, um Ihren neuen Workflow zu testen.

Starten eines Genehmigungsworkflows

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder so gestartet wird:

• Manuell und jederzeit von jedem, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
• Automatisch , wenn ein bestimmtes auslösendes Ereignis eintritt. Das heißt, wenn ein Element zur Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird und/oder wenn ein Element in der Liste in irgendeiner Weise geändert wird und/oder wenn jemand versucht, eine Hauptversion eines Elements zu veröffentlichen.)
  (Das auslösende Ereignis bzw. die auslösenden Ereignisse werden auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars während der ursprünglichen Zuordnung und Konfiguration des Workflows angegeben. Weitere Informationen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.)

Abschnitte in diesem Segment

1. Workflow automatisch starten
2. Manuelles Starten des Workflows
3. Manuelles Starten aus der Liste oder Bibliothek
4. Manuelles Starten aus einem Microsoft Office-Programm

1. Workflow automatisch starten

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch gestartet wird, wird der Workflow jedes Mal, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt, für das Element ausgeführt, das es ausgelöst hat.

Wenn der Workflow beginnt, weist er die erste(n) Aufgabe(n) zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an jeden Zugewiesenen. In der Zwischenzeit werden auch Startbenachrichtigungen (im Unterschied zu Aufgabenbenachrichtigungen) an die Person gesendet, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, und an alle Personen, die im Feld "CC" auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführt sind.

Anfang des Segments

2. Urheberrecht Manuelles Starten des Workflows

Hinweis zu Berechtigungen Normalerweise müssen Sie über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen Workflow zu starten. (Standardmäßig verfügen sowohl die Gruppe Mitglieder als auch die Gruppe Besitzer über diese Berechtigung, die Gruppe Besucher jedoch nicht. Ein Besitzer kann jedoch auch Workflow-weise festlegen, dass die Berechtigung "Listen verwalten" für Personen erforderlich ist, die den Workflow starten. Durch Auswahl dieser Option können Besitzer im Wesentlichen angeben, dass nur sie und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Details finden Sie im Abschnitt "Learn " dieses Artikels.)

Zwei Ausgangspunkte

Sie können einen Workflow manuell von einer der beiden folgenden Stellen aus starten:

• Aus der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist
• Aus dem Inneren des Elements selbst, das in dem Microsoft Office-Programm geöffnet wird, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies das installierte Programm und keine Webanwendungsversion sein muss.)

Die verbleibenden beiden Abschnitte in diesem Abschnitt enthalten Anweisungen für beide Methoden.

Anfang des Segments

3. Urheberrecht Manuelles Starten aus der Liste oder Bibliothek

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, für das Sie den Workflow ausführen möchten.

2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte neben dem Namen des Elements, und klicken Sie dann im Dialogfeld auf die Auslassungspunkte, um das Elementmenü zu öffnen, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows .

3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Neuen Workflow starten auf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
   

4. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instance des Workflows anwenden möchten.

   Hinweis

   Hier im Initiierungsformular vorgenommene Änderungen werden nur während der aktuellen Instance des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Ausführung des Workflows angewendet werden, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das CHANGE-Segment dieses Artikels.

   

   	Zugewiesen an Nehmen Sie etwaige Änderungen an der Liste der Personen vor, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll. Wenn die Aufgaben einzeln zugewiesen werden Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn alle Aufgaben gleichzeitig zugewiesen werden Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle. Wenn Sie jemandem außerhalb Ihrer SharePoint-Organization eine Aufgabe zuweisen Weitere Informationen zum Einbeziehen externer Teilnehmer finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels
   	Reihenfolge Stellen Sie sicher, dass die Vorgaben, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen, Ihren Wünschen entsprechen. Weitere Informationen zur Verwendung von Reihenfolge und Parallelreihenfolge finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Hinzufügen einer neuen Phase Fügen Sie beliebige Phasen hinzu, die über die derzeit konfigurierten hinausgehen. Um eine ganze Phase zu löschen , klicken Sie in das Feld Zuweisen zu für diese Phase und drücken Sie dann STRG+ENTF. Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	Gruppen erweitern Wenn jedem Mitglied jeder Gruppe, die Sie im Feld "Zuweisen zu" eingeben, eine Aufgabe zugewiesen werden soll, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält die Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied hat seine eigene Aufgabe zu erledigen.) Wenn jeder ganzen Gruppe, die Sie in das Feld "Zuweisen zu" eingeben, nur eine Aufgabe zugewiesen werden soll, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Die Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)
   	Anforderung Jeder Text, den Sie hier einfügen, wird in jede Aufgabenbenachrichtigung aufgenommen, die der Workflow sendet. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen hinzuzufügen, die die Teilnehmer möglicherweise benötigen, einschließlich: Kontaktinformationen für Fragen und Probleme Gegebenenfalls ein Hinweis zu einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind (Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)
   	Fälligkeitstermine und Aufgabendauern Geben Sie ein endgültiges Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow und/oder die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für die Ausführung jeder Aufgabe ab dem Zeitpunkt der Zuweisung zulässig sind. Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitstermine und wann Aufgabendauern verwendet werden sollten, finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
   	CC Nehmen Sie alle gewünschten Ergänzungen oder Entfernungen vor. Denken Sie daran, dass: Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflow-Aufgabe. Da Sie den Workflow manuell starten, erhalten Sie die Start- und Beendigungsbenachrichtigungen, unabhängig davon, ob Sie in diesem Feld aufgeführt sind oder nicht.

5. Wenn Sie alle Einstellungen im Initiierungsformular wie gewünscht haben, klicken Sie auf Starten , um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die erste(n) Aufgabe(n) zu und sendet währenddessen Startbenachrichtigungen an Sie und an alle Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Anfang des Segments

1. Öffnen Sie das Element im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

2. Klicken Sie im geöffneten Element auf die Registerkarte "Datei ", klicken Sie auf "Speichern & senden", und klicken Sie dann auf den Workflow, den Sie für das Element ausführen möchten.

3. Wenn die folgende Meldung angezeigt wird, die besagt, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss, klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken.

4. Klicken Sie auf die große Schaltfläche "Workflow starten ".

5. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instance des Workflows anwenden möchten.

   Hinweis

   Hier im Initiierungsformular vorgenommene Änderungen werden nur während der aktuellen Instance des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Ausführung des Workflows angewendet werden, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das CHANGE-Segment dieses Artikels.

   

	Zugewiesen an Nehmen Sie etwaige Änderungen an der Liste der Personen vor, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll. Wenn die Aufgaben einzeln (seriell) zugewiesen werden Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn alle Aufgaben gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle. Wenn Sie jemandem außerhalb Ihrer SharePoint-Organization eine Aufgabe zuweisen Weitere Informationen zum Einbeziehen externer Teilnehmer finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.
	Reihenfolge Stellen Sie sicher, dass die Vorgaben, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen, Ihren Wünschen entsprechen. Weitere Informationen zur Verwendung von Reihenfolge und Parallelreihenfolge finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Hinzufügen einer neuen Phase Fügen Sie beliebige Phasen hinzu, die über die derzeit konfigurierten hinausgehen. Um eine ganze Phase zu löschen , klicken Sie in das Feld Zuweisen zu für diese Phase und drücken Sie dann STRG+ENTF. Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	Erweitern von Gruppen Wenn jedem Mitglied jeder Gruppe, die Sie im Feld "Zuweisen zu" eingeben, eine Aufgabe zugewiesen werden soll, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält die Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied hat seine eigene Aufgabe zu erledigen.) Wenn jeder ganzen Gruppe, die Sie in das Feld "Zuweisen zu" eingeben, nur eine Aufgabe zugewiesen werden soll, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Die Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)
	Anforderung Jeder Text, den Sie hier einfügen, wird in jede Aufgabenbenachrichtigung aufgenommen, die der Workflow sendet. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen hinzuzufügen, die die Teilnehmer möglicherweise benötigen, einschließlich: Kontaktinformationen für Fragen und Probleme. Gegebenenfalls ein Hinweis zu einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind. (Die Anweisungen zum Beanspruchen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt "Abgeschlossen " dieses Artikels.)
	Fälligkeitstermine und Aufgabendauern Geben Sie ein endgültiges Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow und/oder die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für die Ausführung jeder Aufgabe ab dem Zeitpunkt der Zuweisung zulässig sind. Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitstermine und wann Aufgabendauern verwendet werden sollten, finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.
	CC Nehmen Sie alle gewünschten Ergänzungen oder Entfernungen vor. Denken Sie daran, dass: Die Eingabe eines Namens führt hier nicht zur Zuweisung einer Workflow-Aufgabe. Da Sie den Workflow manuell starten, erhalten Sie die Start- und Beendigungsbenachrichtigungen, unabhängig davon, ob Sie in diesem Feld aufgeführt sind oder nicht.

1. Wenn Sie die Einstellungen im Initiierungsformular wie gewünscht haben, klicken Sie auf Starten , um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die erste(n) Aufgabe(n) zu und sendet währenddessen Startbenachrichtigungen an Sie und an alle Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Wie geht es weiter?

• Wenn dieser Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird, benötigen die anderen Teilnehmer möglicherweise Informationen und Unterstützung, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen. (Möglicherweise finden sie den vollständigen Abschnitt dieses Artikels nützlich.)
• Außerdem ist es ratsam zu überprüfen, ob die Teilnehmer ihre E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, und insbesondere, ob die Benachrichtigungen nicht von Junk-E-Mail-Filtern falsch behandelt werden.
• Und natürlich müssen Sie möglicherweise eine oder mehrere Workflowaufgaben selbst erledigen. Wechseln Sie zum vollständigen Segment dieses Artikels, um Einzelheiten zum Abschließen zu erfahren.
• Informationen darüber, wie Sie den Fortschritt der aktuellen Instance des Workflows verfolgen können, finden Sie im MONITOR-Segment dieses Artikels.

Abschließen einer Genehmigungsworkflowaufgabe

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Genehmigungsworkflow zugewiesen wird, ist es möglicherweise sinnvoll, diesen Abschnitt des Artikels vollständig zu lesen, bevor Sie Ihre Aufgabe abschließen. Auf diese Weise kennen Sie alle Optionen, die Ihnen möglicherweise offen stehen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie den richtigen Artikel haben

Verschiedene Arten von Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie also sicher, dass es sich bei der Ihnen zugewiesenen Aufgabe tatsächlich um eine Genehmigungsworkflowaufgabe handelt und nicht um eine Aufgabe für eine andere Art von Workflow.

Suchen Sie an einer der folgenden Stellen nach dem Text "Bitte genehmigen Sie ihn ":

• In der Zeile "Betreff " der Aufgabenbenachrichtigung
  
• Auf der Meldungsleiste des zu überprüfenden Elements
  
• Im Aufgabentitel auf der Seite "Workflowstatus"
  

Wenn der Text "Bitte genehmigen " an diesen Stellen nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um herauszufinden, auf welcher Workflowvorlage er basiert oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt. Links zu Artikeln zur Verwendung der anderen Arten von Workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, finden Sie im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

Wenn Ihre Aufgabe jedoch eine Genehmigungsaufgabe ist , lesen Sie gleich weiter!

Abschnitte in diesem Segment

1. Der Prozess im Überblick
2. Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars über die Aufgabenbenachrichtigungsmeldung
3. Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars aus der Liste oder Bibliothek
4. Element überprüfen
5. Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars
6. Überfällige Benachrichtigungen
7. Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe (optional)
8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)
9. Weisen Sie Ihre Genehmigungsaufgabe einer anderen Person neu zu (optional)
10. Abschließen einer Aufgabe im Namen eines externen Teilnehmers (optional)

1. Der Prozess im Überblick

Wenn Ihnen eine Aufgabe in einem Workflow zugewiesen wird, erfahren Sie in der Regel auf drei Arten mehr über die Aufgabe:

• Sie erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung per E-Mail.
• Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Meldungsleiste, die Sie darüber informiert, dass Ihnen eine zugehörige Aufgabe zugewiesen wurde.
• Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit eine oder mehrere Aufgaben zugewiesen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Genehmigungsworkflowaufgabe zugewiesen wurde, tun Sie in der Regel zwei Dinge:

• Element überprüfen Finden Sie heraus, ob Sie das Element in seinem aktuellen Status genehmigen können.
• Erledigen Ihrer Aufgabe Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Ergebnisse Ihrer Überprüfung einzureichen.

Oft sind daher die folgenden drei Punkte bei der Erledigung Ihrer Aufgabe involviert:

• Die Benachrichtigung (die Sie als E-Mail erhalten)
• Das zur Genehmigung übermittelte Element (das Sie öffnen und überprüfen)
• Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, abschließen und absenden)

So sehen diese drei Elemente aus.

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2. Urheberrecht Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars über die Aufgabenbenachrichtigungsmeldung

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Aufgabenbenachrichtigungsmeldung im Abschnitt Um diese Aufgabenanweisungen abzuschließen , klicken Sie auf den Link zu dem Element.
2. Klicken Sie im geöffneten Element auf der Meldungsleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen .

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3. Urheberrecht Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars aus der Liste oder Bibliothek

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu überprüfende Element gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung , der dem Element und Workflow zugeordnet ist.
2. Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" auf den Titel Ihrer Aufgabe.
3. Klicken Sie im Aufgabenformular in der Meldungsleiste Diese Workflowaufgabe bezieht sich auf den Link zum Element.

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4. Urheberrecht Element überprüfen

In diesem Beispiel ist das Element ein Microsoft Word-Dokument.

Beachten Sie die beiden gelben Meldungsleisten am oberen Rand des Dokuments:

• Schreibgeschützter ServerDieses Dokument ist im schreibgeschützten Modus geöffnet, d. h. Sie können das Dokument lesen, aber keine Änderungen daran vornehmen.
  (Beachten Sie, dass Sie beim Abschließen einer Genehmigungsworkflowaufgabe normalerweise keine Änderungen direkt im Element selbst vornehmen. Stattdessen verwenden Sie das Aufgabenformular, um alle Ihre Antworten zu registrieren.)
• WorkflowaufgabeWenn Sie bereit sind, Ihre Antwort im Aufgabenformular zu registrieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen .

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5. Personenbezogene Daten Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars

Das Aufgabenformular für eine Genehmigungsworkflowaufgabe sieht in etwa so aus.

Beachten Sie, dass die ersten beiden Elemente (Element löschen und Diese Workflowaufgabe gilt für den Elementtitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt werden, wenn es innerhalb des Elements zur Überprüfung geöffnet wird.

	Element löschen Um diese Aufgabe aus der aktuellen instance des Workflows zu löschen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Durch das Löschen der Aufgabe wird das zu überprüfende Element nicht gelöscht. Wenn Sie die Aufgabe löschen, fungiert diese Aktion als Ablehnung des Dokuments (und wird im Verlauf als solche aufgezeichnet). Wenn der Workflow also so konfiguriert ist, dass er bei der ersten Ablehnung endet, wird der Workflow durch Löschen der Aufgabe beendet. Eine gelöschte Aufgabe wird nicht mehr im Aufgabenbereich der Seite "Workflow-Status" angezeigt. (Die Löschung und die daraus resultierende automatische Ablehnung werden jedoch weiterhin im Bereich Versionsgeschichte der Seite aufgezeichnet.)Wenn Sie diese instance des Workflows nicht gestartet haben, sollten Sie sich an die Person wenden, die sie gestartet hat, bevor Sie die Aufgabe löschen.
	Diese Workflowaufgabe bezieht sich auf Elementtitel Klicken Sie auf den Link hier, um das Element zur Überprüfung zu öffnen.
	Status, Requested By, Consolidated Comments, Due Date Sie können keine Einträge in diesen vier Feldern bearbeiten oder ändern, aber die darin enthaltenen Informationen könnten hilfreich sein. Beachten Sie, dass das Feld "Konsolidierte Kommentare" nicht nur zusätzliche Anweisungen zum Erledigen Ihrer Aufgabe enthält, sondern auch alle Kommentare, die von Teilnehmern eingereicht wurden, die ihre Aufgaben bereits in derselben Instance des Workflows abgeschlossen haben. Auf die gleiche Weise werden nach dem Absenden Ihres eigenen Formulars alle Kommentare, die Sie in das Feld Kommentare (4) einfügen, auch im Feld "Konsolidierte Kommentare " für nachfolgende Teilnehmer angezeigt.
	Kommentare Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird in der Workflow-Historie aufgezeichnet und erscheint auch im Feld Konsolidierte Kommentare (3) für nachfolgende Teilnehmer.
	Genehmigen Um das Element zu genehmigen, geben Sie zunächst die Kommentare, die Sie beitragen möchten, in das Feld Kommentare (4) ein, und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche.
	Ablehnen Um das Element abzulehnen, geben Sie zunächst alle Kommentare, die Sie beitragen möchten, in das Feld Kommentare ein (4), und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche.
	Abbrechen Um das Aufgabenformular zu schließen, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Die Aufgabe bleibt unvollständig und Ihnen zugewiesen.
	Anforderungsänderung Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Änderung des zu überprüfenden Elements anzufordern. Eine Abbildung des Formulars, in das Sie die Details Ihrer Anforderung eingeben, und weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 8 dieses Segments, Anfordern einer Änderung des Artikels. Hinweis: Diese Option ist möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.
	Aufgabe neu zuweisen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Genehmigungsaufgabe einer anderen Person neu zuzuweisen. Eine Abbildung der Seite, auf der Sie die Details der Neuzuweisung eingeben, und weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 7 dieses Segments, Zuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person. Hinweis: Diese Option ist möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

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6. Urheberrecht Überfällige Benachrichtigungen

Wenn entweder eine Aufgabe oder eine gesamte Workflow-Instance zur Fertigstellung überfällig ist, werden Benachrichtigungen automatisch an folgende Adresse gesendet:

• Die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist
• Die Person, die den Workflow gestartet hat (oder, wenn der Start automatisch erfolgte, die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat)

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7. Urheberrecht Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe (optional)

Wenn einer ganzen Gruppe, der Sie angehören, nur eine einzige Aufgabe zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen.

Fordern Sie die Aufgabe an, bevor Sie das Element überprüfen. Sobald Sie die Aufgabe in Anspruch genommen haben, wird sie Ihnen zugewiesen, und kein anderes Mitglied der Gruppe kann sie abschließen. (Auf diese Weise erledigt nur eine Person die notwendige Arbeit.)

1. Zeigen Sie auf der Seite "Workflowstatus" auf den Namen der Aufgabe, die Ihrer Gruppe zugewiesen wurde, bis ein Pfeil angezeigt wird
2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten und dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe beanspruchen .
   

Wenn die Seite "Workflowstatus" aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der Gruppe, sondern speziell Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später erneut für die Gruppe freigeben möchten, ohne sie abzuschließen, verwenden Sie dieselben Schritte, um zum Aufgabenformular zurückzukehren, klicken Sie jetzt jedoch auf die Schaltfläche Aufgabe freigeben .

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8. Urheberrecht Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

Beachten Sie, bevor Sie diesen Prozess beginnen, dass der Workflow möglicherweise sofort beendet wird, wenn eine Änderung am Element vorgenommen wird. Es kann eine gute Idee sein, sich an die Person zu wenden, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um sicherzustellen, dass eine Änderung vorgenommen und der Workflow an diesem Punkt beendet werden kann.

Wir veranschaulichen die Option der Änderungsanforderung, indem wir sie in ein Szenario einfügen:

Stellen Sie sich zunächst vor, Ihr Name ist Frank.

Stellen Sie sich dann vor, dass eine Kollegin namens Anna einen Genehmigungsworkflow für ein von ihr erstelltes Dokument gestartet hat.

Wenn Sie Annas neues Dokument durchsehen, haben Sie das Gefühl, dass die Einleitung zu lang ist.

Klicken Sie unten im Workflowaufgabenformular auf die Schaltfläche "Änderung anfordern " und füllen Sie dann dieses Formular aus.

	Änderung anfordern von Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie die Änderung anfordern möchten. (Wenn Sie Ihre Anfrage an die Person senden möchten, die diese Ausführung des Workflows gestartet hat, oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, an die Person, die diesen Genehmigungsworkflow ursprünglich hinzugefügt hat, können Sie dieses Feld auch leer lassen.)
	Neue Anforderung Beschreiben Sie die Änderung, die Sie vornehmen möchten, und geben Sie alle Informationen an, die die Person, die die Änderung vornimmt, benötigt. (Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird im Bereich "Konsolidierte Kommentare " hinzugefügt.)
	Neue Dauer Führen Sie eine der folgenden drei Aktionen aus: So behalten Sie das vorhandene Fälligkeitsdatum bei Dieses Feld leer lassen. So entfernen Sie das Fälligkeitsdatum vollständig Geben Sie die Zahl 0 ein. So geben Sie ein neues Fälligkeitsdatum an Geben Sie hier eine Zahl ein und geben Sie dann die Dauereinheiten im folgenden Feld an. Zusammengenommen kennzeichnen die beiden Einträge den Zeitraum, bevor die Änderungsaufgabe fällig wird.
	Neue Einheiten für Dauer Wenn Sie eine neue Vorgangsdauer angeben, verwenden Sie dieses Feld zusammen mit dem Feld Neue Dauer , um den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Aufgabe anzugeben. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Wenn Sie alle Formulareinträge wie gewünscht haben, klicken Sie auf Senden, und Ihre aktuelle Aufgabe wird alsabgeschlossen markiert. (Aber Sie sind noch nicht fertig. Nachdem Anna die Änderungsaufgabe abgeschlossen hat, wird Ihnen erneut eine Genehmigungsaufgabe zugewiesen.)

In der Zwischenzeit erhält Anna die folgende E-Mail-Benachrichtigung:

Anna kann schon nach einem Blick auf die Betreffzeile (Nummer 1 in der Abbildung) erkennen, dass es sich nicht um eine gewöhnliche Genehmigungsbenachrichtigung handelt, sondern um eine Anforderung, etwas am Element zu ändern. Sie findet die Informationen über die konkrete Änderung, die angefordert wurde, im Text "Angeforderte Änderung" (Nummer 2).

Anna checkt das Element aus, nimmt die gewünschten Änderungen vor, speichert dann ihre Änderungen und checkt das Element wieder ein.

Dann wechselt sie zur Seite "Workflowstatus" und öffnet dort im Bereich "Aufgaben" ihre Änderungsanforderungsaufgabe.

        

Anna fügt alle gewünschten Informationen im Feld "Kommentare " hinzu und klickt dann auf "Antwort senden". Der Workflow führt zwei Aktionen aus:

• Sie kennzeichnen Annas Änderungsanforderungsaufgabe als abgeschlossen.
• Es weist Ihnen eine neue Genehmigungsaufgabe zu (mit Annas Kommentaren im Feld "Konsolidierte Kommentare ") und sendet Ihnen eine Benachrichtigung über diese Aufgabe.

Jetzt können Sie die Überprüfung des geänderten Elements abschließen.

In der Zwischenzeit werden alle diese Aktionen nachverfolgt und im Abschnitt " Workflowverlauf " der Seite "Workflowstatus" angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Hier ist ein Diagramm des gesamten Prozesses.

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9. Urheberrecht Weisen Sie Ihre Genehmigungsaufgabe einer anderen Person neu zu (optional)

Wenn Sie möchten, dass eine andere Person eine Ihnen zugewiesene Workflowaufgabe erledigt, klicken Sie im Formular für Workflowaufgaben auf die Schaltfläche Aufgabe neu zuweisen .

Dieses Formular wird angezeigt.

	Aufgabe neu zuweisen zu Geben Sie den Namen oder die Adresse der Person ein, der Sie diese Aufgabe zuweisen möchten. Um diese Aufgabe der Person zuzuweisen, die den Workflow gestartet hat, oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, der Person, die diesen Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, lassen Sie dieses Feld leer.
	Neue Anforderung Geben Sie alle Informationen an, die die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, benötigt, um die Aufgabe abzuschließen. (Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird im Bereich "Konsolidierte Kommentare " hinzugefügt.)
	Neue Dauer Führen Sie eine der folgenden drei Aktionen aus: So behalten Sie das vorhandene Fälligkeitsdatum bei Dieses Feld leer lassen. So entfernen Sie das Fälligkeitsdatum vollständig Geben Sie die Zahl 0 ein. So geben Sie ein neues Fälligkeitsdatum an Geben Sie hier eine Zahl ein und geben Sie dann die Dauereinheiten im folgenden Feld an. Zusammengenommen kennzeichnen die beiden Einträge den Zeitraum, bevor die Änderungsaufgabe fällig wird.
	Neue Einheiten für Dauer Wenn Sie eine neue Vorgangsdauer angeben, verwenden Sie dieses Feld zusammen mit dem Feld Neue Dauer , um den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Aufgabe anzugeben. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Wenn das Formular ausgefüllt ist, klicken Sie auf Senden. Ihre Aufgabe wird als abgeschlossen gekennzeichnet, eine neue Aufgabe wird der Person zugewiesen, die jetzt für die Aufgabe verantwortlich ist, und eine Aufgabenbenachrichtigung wird gesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie bereitgestellt haben, werden in den Text Delegiert von in der Benachrichtigung über neue Aufgaben aufgenommen (Nummer 1 in der folgenden Abbildung).

In der Zwischenzeit werden alle diese Änderungen nachverfolgt und in den Abschnitten "Aufgaben " und " Verlauf " der Seite "Workflow-Status" angezeigt, wie hier gezeigt.

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10. Urheberrecht Abschließen einer Aufgabe im Namen eines externen Teilnehmers (optional)

Es gibt ein spezielles Verfahren zum Einschließen von Teilnehmern, die nicht Mitglied Ihrer SharePoint-Organization sind. In diesem Prozess fungiert ein Websitemitglied als Stellvertreter für den externen Teilnehmer:

1. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers in die entsprechende Zuweisungsphase auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars ein.
2. Der Workflow weist die Aufgabe des externen Teilnehmers tatsächlich dem Websitemitglied zu, das den Workflow startet, oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wird, dem Mitglied, das den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat. Diese Person, der die Aufgabe tatsächlich zugewiesen ist, fungiert als Stellvertreter für den externen Teilnehmer.
3. Dieses Websitemitglied erhält eine Aufgabenbenachrichtigung mit Anweisungen, eine Kopie des Elements zur Überprüfung an den externen Teilnehmer zu senden. (In der Zwischenzeit erhält der externe Teilnehmer eine Kopie der Aufgabenbenachrichtigung, die als nützliche Warnung oder Vorwarnung dienen kann.)
4. Das Websitemitglied, dem die Aufgabe tatsächlich zugewiesen ist, sendet eine Kopie des Elements an den externen Teilnehmer.
5. Der externe Teilnehmer überprüft das Element und sendet seine Antwort an das Websitemitglied zurück.
6. Wenn die Antwort des externen Teilnehmers eintrifft, erledigt das Websitemitglied die Aufgabe im Namen des externen Teilnehmers.

Hier ist ein Diagramm des Prozesses.

Überwachen, Anpassen oder Anhalten eines laufenden Genehmigungsworkflows

Die zentrale Stelle, von der aus Sie einen laufenden Workflow überwachen, anpassen oder stoppen können, ist die Seite "Workflowstatus" für diese Instance des Workflows.

Zuerst zeigen wir Ihnen, wie Sie zu dieser Seite gelangen, und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie die dort gefundenen Optionen und Informationen verwenden. Schließlich zeigen wir Ihnen zwei weitere Seiten, auf denen Sie zusätzliche Überwachungsinformationen abrufen können.

Abschnitte in diesem Segment

1. Zur Seite "Workflowstatus" wechseln
2. Verwenden der Seite "Workflowstatus" zum Überwachen des Workflowfortschritts
3. Aktive Vorgänge ändern (bereits zugewiesene Aufgaben)
4. Zukünftige Aufgaben ändern (Aufgaben noch nicht zugewiesen)
5. Diese Workflowausführung abbrechen oder beenden
6. Herausfinden, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden
7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

1. Zur Seite "Workflowstatus" wechseln

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Namen "Keynote-Entwurf" und der Workflow "Genehmigung 3".

Die Seite "Workflowstatus" wird geöffnet.

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2. Urheberrecht Verwenden der Seite "Workflowstatus" zum Überwachen des Workflowfortschritts

Hier finden Sie unter der Abbildung der einzelnen Abschnitte der Seite "Workflowstatus" die Überwachungsfragen, die im Abschnitt beantwortet werden.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Beantwortete Fragen:

• Wer hat diese Instance des Workflows gestartet?
• When was this instance started?
• When did the last action in this instance?
• Auf welchem Element wird diese Instance ausgeführt?
• Wie lautet der aktuelle Status dieser Instance?

Aufgabenbereich

Beantwortete Fragen:

• Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen und wie ist ihr aktueller Status?
• Welche Aufgaben wurden bereits abgeschlossen, und was war das Ergebnis für jede dieser Aufgaben?
• Was ist das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe, die bereits erstellt und zugewiesen wurde?

Gelöschte Vorgänge und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, werden in diesem Abschnitt nicht angezeigt.

Abschnitt "Workflowverlauf"

Beantwortete Fragen:

• Welche Ereignisse sind in dieser instance des Workflows bereits aufgetreten?
• Beachten Sie, dass in diesem Bereich keine Benachrichtigungen über überfällige Aufgaben und Benachrichtigungen zu überfälligen Aufgaben angezeigt werden.

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3. Urheberrecht Aktive Vorgänge ändern (bereits zugewiesene Aufgaben)

Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben zu ändern, die bereits zugewiesen, aber noch nicht abgeschlossen sind:

• Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe
• Alle aktiven Aufgaben ändern

Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

BerechtigungenUm Änderungen an einer einzelnen Aufgabe vorzunehmen, die einer anderen Person als Ihnen selbst zugewiesen ist, müssen Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten"; die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht. So ist es beispielsweise möglich, Berechtigungen zu haben, die es Ihnen erlauben, einen Workflow zu starten, aber keine Änderungen an der Aufgabe eines anderen Teilnehmers vorzunehmen.)

Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

1. Klicken Sie in der Aufgabenliste auf den Titel der Aufgabe.
   
2. Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Aufgabe abzuschließen, zu löschen oder neu zuzuweisen.

Ausführlichere Anweisungen zur Verwendung des Aufgabenformulars finden Sie im Abschnitt "Vollständig " dieses Artikels.

Alle aktiven Aufgaben ändern

Berechtigungen Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite "Workflowstatus" von allen Personen angezeigt, die über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflow-Instance gestartet hat, aber der Link Diesen Workflow beendenwird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten"; die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht.)

1. Klicken Sie im Bereich direkt unter der Workflow-Visualisierung auf den Link Aktive Aufgaben der Genehmigung aktualisieren .

2. Nehmen Sie Ihre Änderungen in dem daraufhin geöffneten Formular vor, und klicken Sie dann auf OK.

   • Nachrichten, die Ihre Änderungen widerspiegeln, werden an die Personen gesendet, denen derzeit Aufgaben in dieser Ausführung zugewiesen sind.
   • Aufgaben, die bereits abgeschlossen oder gelöscht wurden, und noch nicht zugewiesene Aufgaben sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.
   • Wenn Sie Änderungen an Aufgaben vornehmen möchten, die noch nicht zugewiesen sind, lesen Sie den folgenden Abschnitt, Ändern zukünftiger Aufgaben.

Dauer pro Aufgabe, Zeiteinheiten So behalten Sie das vorhandene Fälligkeitsdatum bei Lassen Sie die Dauer pro Vorgang leer und nehmen Sie keine Änderungen an den Dauereinheiten vor. So entfernen Sie das Fälligkeitsdatum, sodass keines mehr vorhanden ist Geben Sie die Zahl 0 in Dauer pro Aufgabe ein. So verschieben Sie das Fälligkeitsdatum nach hinten durch Verlängern der Aufgabendauer Verwenden Sie beide Dauerfelder, um die Anzahl und den Typ der Einheiten anzugeben, um die Sie die Dauer verlängern möchten.

Anfrage So ändern Sie den Anforderungstext Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen im Textfeld vor.

1. Wenn das Formular alle Felder wie gewünscht enthält, klicken Sie auf "OK".

Alle aktiven Tasks in der aktuellen Instance werden aktualisiert.

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4. Urheberrecht Zukünftige Aufgaben ändern (Aufgaben noch nicht zugewiesen)

Berechtigungen Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite "Workflowstatus" von allen Personen angezeigt, die über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflow-Instance gestartet hat, aber der Link Diesen Workflow jetzt beendenwird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten"; die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht.)

1. Klicken Sie auf der Seite Workflow-Status im Bereich direkt unter der Workflow-Visualisierung auf den Link Genehmigende für Genehmigung hinzufügen oder aktualisieren .

2. Nehmen Sie Ihre Änderungen in dem daraufhin geöffneten Formular vor, und klicken Sie dann auf AKTUALISIEREN.

   Hinweis

   Bereits erstellte und zugewiesene Aufgaben sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

	Teilnehmer, Reihenfolge, Gruppen erweitern Hinzufügen oder Entfernen von Teilnehmern oder Ändern der Reihenfolge von Aufgaben Hinzufügen, Entfernen und/oder Neuanordnen der Reihenfolge der Teilnehmernamen oder -adressen im Feld Teilnehmer . So entfernen Sie eine ganze Phase Klicken Sie in das Feld Zuweisen zu für diese Phase und drücken Sie dann STRG+ENTF. Hinweis: Mit dem Kontrollkästchen "Gruppen erweitern " können Sie angeben, ob aufgelisteten Verteilergruppen nur eine Aufgabe für die gesamte Gruppe oder eine Aufgabe pro Mitglied zugewiesen werden soll. Weitere Informationen zur Verwendung dieser Felder finden Sie im PLAN-Segment und im entsprechenden Add-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.
	Anfrage So ändern Sie den Anforderungstext Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen am Text im Feld vor.
	Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben, Dauer pro Aufgabe, Dauereinheiten So ändern oder entfernen Sie das Fälligkeitsdatum des Kalenders Löschen Sie das vorhandene Datum, und geben Sie dann entweder ein neues Datum ein, oder lassen Sie das Feld leer, um das bestimmte Fälligkeitsdatum vollständig zu entfernen. (Geben Sie in dieses Feld keine Null ein. Dieses Feld muss entweder einen Kalenderdatumswert enthalten oder leer sein.) So behalten Sie die vorhandene Dauer Lassen Sie die Dauer pro Vorgang leer und nehmen Sie keine Änderungen an den Dauereinheiten vor. So entfernen Sie die Dauer, sodass keine Geben Sie die Zahl 0 in Dauer pro Aufgabe ein. So verlängern Sie die Aufgabendauer Verwenden Sie beide Dauerfelder, um die Anzahl und den Typ der Einheiten anzugeben, um die Sie die Dauer verlängern möchten. (Weitere Informationen zum Festlegen von Fälligkeitsdaten und Dauern finden Sie im PLAN-Segment dieses Artikels.)

1. Wenn das Formular alle Felder wie gewünscht enthält, klicken Sie auf "OK".

Alle zukünftigen Aufgaben in der aktuellen Instance spiegeln Ihre Änderungen wider.

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5. Personenbezogene Daten Diese Workflowausführung abbrechen oder beenden

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine laufende Workflow-Instance zu beenden, bevor sie abgeschlossen ist:

• Abbrechen des Workflows Alle Aufgaben werden storniert, aber im Bereich "Aufgaben " der Seite "Workflow-Status" beibehalten.
• Beenden des Workflows Alle Aufgaben werden storniert und aus dem Aufgabenbereich der Seite Workflow-Status gelöscht. (Sie werden jedoch weiterhin im Bereich "Workflowverlauf" angezeigt.)

Anweisungen für beide Methoden folgen.

Abbrechen (alle Aufgaben werden storniert, aber sowohl in der Aufgabenliste als auch im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite "Workflowstatus" von allen Personen angezeigt, die über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflow-Instance gestartet hat, aber der Link "Workflow beenden" wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten"; die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht.)

Wenn die aktuelle Instance eines Workflows nicht mehr benötigt wird, kann sie gestoppt werden.

• Klicken Sie auf der Seite Workflow-Status im Bereich direkt unter der Workflow-Visualisierung auf den Link Alle Genehmigungsaufgaben abbrechen .
• Klicken Sie zum Bestätigen auf Ja.

Alle aktuellen Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen. Die stornierten Aufgaben werden weiterhin sowohl im Aufgabenbereich als auch im Bereich Workflowverlauf aufgelistet.

Beenden (alle Aufgaben aus der Aufgabenliste gelöscht, aber im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite "Workflowstatus" von allen Personen angezeigt, die über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflow-Instance gestartet hat, aber der Link Diesen Workflow beendenwird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten"; die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht.)

Wenn ein Fehler auftritt oder der Workflow beendet wird und nicht reagiert, kann er beendet werden.

Klicken Sie auf der Seite Workflow-Status im Bereich direkt unter der Workflow-Visualisierung auf Diesen Workflow beenden und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Ja.

Alle vom Workflow erstellten Aufgaben werden storniert und aus dem Aufgabenbereich auf der Seite Workflowstatus gelöscht, obwohl sie weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt werden. Der Workflow endet mit dem Status Workflow abgebrochen.

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6. Urheberrecht Herausfinden, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

Auf der Seite Workflows finden Sie für jedes Element eine Liste der Workflows, die derzeit für dieses Element ausgeführt werden.

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.
2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows .
3. Auf der Seite Workflows: Elementname finden Sie unter Ausgeführte Workflows eine Liste der Instanzen, die derzeit für das Element ausgeführt werden.

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7. Urheberrecht Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

Websitesammlungsadministratoren können auf einen Blick Folgendes anzeigen:

• Wie viele Workflows, die auf jeder Workflowvorlage basieren, derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.
• Gibt an, ob jede Workflowvorlage selbst derzeit in der Websitesammlung aktiv oder inaktiv ist.
• Wie viele Instanzen von Workflowversionen basierend auf jeder Workflowvorlage derzeit in der Websitesammlung ausgeführt werden.

So wird‘s gemacht:

1. Öffnen der Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen der klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltung auf Workflows.

Die Seite Workflows wird geöffnet und zeigt die Informationen an.

Wie geht es weiter?

Wenn diese Workflowversion zum ersten Mal ausgeführt wird, sollten Sie die Anweisungen im REVIEW-Segment dieses Artikels verwenden, um die Ereignisse in der Instance anzuzeigen und festzustellen, ob der Workflow wie gewünscht funktioniert.

ÜBERPRÜFEN der Ergebnisse des Genehmigungsworkflows und Erstellen von Berichten

Nachdem Ihre Workflow-Instance abgeschlossen ist, können Sie die in ihrem Verlauf aufgezeichneten Ereignisse überprüfen. (Sie können bis zu 60 Tage nach Abschluss der Instance für jede Instance auf den Datensatz zugreifen.)

Sie können auch Berichte über die gesamtleistung des Workflows instanzübergreifend ausführen.

Abschnitte in diesem Segment

1. Überprüfen von Ereignissen in der neuesten Instance
2. Zugriff auf den instance-Verlauf für bis zu 60 Tage
3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

1. Überprüfen Sie Ereignisse in der neuesten Instance

Solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek verbleibt und bis derselbe Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt wird, kann über die Liste oder Bibliothek auf den Verlauf der neuesten Instance zugegriffen werden.

So zeigen Sie die Seite "Workflowstatus" für die letzte Instance eines Workflows an, der für ein beliebiges Element ausgeführt wurde:

• Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link Status für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Titel Keynote-Entwurf und der Workflow ist Neue Dokumentgenehmigung.

Auf der Seite "Workflowstatus" befindet sich der Abschnitt " Workflowverlauf " am unteren Rand.

Anfang des Segments

2. Urheberrecht Zugriff auf den instance-Verlauf für bis zu 60 Tage

Was ist, wenn Sie den Verlauf einer Instance überprüfen möchten, nachdem Sie denselben Workflow erneut für dasselbe Element ausgeführt haben?

Sie können dies bis zu 60 Tage lang über einen von zwei Einstiegspunkten tun: die Liste oder Bibliothek oder die Benachrichtigung über den Abschluss des Workflows.

Aus der Liste oder Bibliothek

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.
2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows .
3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Abgeschlossene Workflows auf den Namen oder Status der Workflow-Instance, die Sie überprüfen möchten.
   
   Die Workflowstatusseite für diese Instance wird geöffnet.

Aus der Workflow-Abschlussbenachrichtigung

• Öffnen Sie die Benachrichtigung über den Abschluss des Workflows für die Instance, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.

Die Workflowstatusseite für diese Instance wird geöffnet.

Damit Sie alle Ihre Abschlussbenachrichtigungen beibehalten können, können Sie eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie die Regel ein, um alle eingehenden Nachrichten mit abgeschlossenem Text in der Betreffzeile in einen eigenen, separaten Ordner zu kopieren. (Stellen Sie sicher, dass Ihre Outlook-Regel die eingehenden Nachrichten kopiert und nicht einfach verschiebt , da sie sonst nicht auch in Ihrem Posteingang angezeigt werden.)

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3. Urheberrecht Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

Um zu erfahren, wie eine Ihrer Workflowversionen im Allgemeinen funktioniert – über einen Zeitraum und über mehrere Instanzen hinweg – können Sie einen oder beide von zwei vordefinierten Berichten erstellen:

• Bericht zur Aktivitätsdauer Verwenden Sie diesen Bericht, um durchschnittlich anzuzeigen, wie lange es dauert, bis jede Aktivität in einem Workflow abgeschlossen ist, sowie wie lange jede vollständige Ausführung oder Instance dieses Workflows dauert, bis sie abgeschlossen ist.
• Stornierungs- und Fehlerbericht Verwenden Sie diesen Bericht, um festzustellen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder ob Fehler vor der Fertigstellung auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen Link mit Statusinformationen.
   
2. Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" unter "Workflowverlauf" auf "Workflowberichte anzeigen".
   
3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
   
4. Behalten oder ändern Sie auf der Seite "Anpassen" den Speicherort, an dem die Berichtsdatei erstellt wird, und klicken Sie dann auf "OK".
   
   Der Bericht wird erstellt und am angegebenen Speicherort gespeichert.
5. Wenn der Bericht fertig ist, können Sie auf den in der folgenden Abbildung gezeigten Link klicken, um ihn anzuzeigen. Klicken Sie andernfalls auf OK , um den Vorgang abzuschließen und das Dialogfeld zu schließen. (Später, wenn Sie bereit sind, den Bericht anzuzeigen, finden Sie ihn an dem Speicherort, den Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
   

Wie geht es weiter?

Wenn Ihr Workflow genau so funktioniert, wie Sie es möchten, können Sie ihn verwenden.

Wenn Sie etwas an der Funktionsweise ändern möchten, lesen Sie das Segment ÄNDERN in diesem Artikel.

Ändern, Deaktivieren oder Löschen eines Genehmigungsworkflows

Nachdem Sie die erste Instance Ihres neuen Genehmigungsworkflows ausgeführt und die Ergebnisse überprüft haben, möchten Sie möglicherweise eine oder mehrere Änderungen an der Art und Weise vornehmen, wie der Workflow konfiguriert ist.

Außerdem möchten Sie möglicherweise zu verschiedenen Zeitpunkten in der Zukunft weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen.

Schließlich möchten Sie den Workflow vielleicht irgendwann für einen kürzeren oder längeren Zeitraum deaktivieren, aber nicht entfernen – oder Sie möchten ihn vielleicht sogar ganz entfernen.

Abschnitte in diesem Segment

1. Ändern permanenter Einstellungen für einen Workflow
2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

1. Ändern permanenter Einstellungen für einen Workflow

Wenn Sie dauerhafte Änderungen an den Einstellungen für einen vorhandenen Workflow vornehmen möchten, öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, das Sie ursprünglich zum Hinzufügen verwendet haben.

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

   Hinweis

   Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. Beispielsweise hat die Registerkarte in einer Kalenderliste den Namen Calendar.

3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (zum Ändern von Einstellungen klicken) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

   Hinweis

   Wenn der gewünschte Genehmigungsworkflow nicht in der Liste angezeigt wird, ist er möglicherweise nur einem Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, wird durch das Diese Workflows sind für die Ausführung auf Elementen dieses Typs konfiguriert , die sich direkt unterhalb der Liste befinden. (Siehe Abbildung.) Klicken Sie sich durch die Inhaltstypoptionen im Dropdownmenü, um herauszufinden, welche den gewünschten Workflow anzeigt. Wenn der gewünschte Workflow in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf seinen Namen.

5. Nehmen Sie auf denselben beiden Seiten des Zuordnungsformulars, die ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurden, die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie.
   Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLAN und im entsprechenden Hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

1. Öffnen der Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen der klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter "Web Designer-Kataloge" auf "Websiteinhaltstypen".
4. Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhaltstypen" auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.
   
5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
   
6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (zum Ändern von Einstellungen klicken) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.
   
7. Nehmen Sie auf denselben beiden Seiten des Zuordnungsformulars, die ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurden, die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie.
   Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLAN und im entsprechenden Hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Anfang des Segments

2. Urheberrecht Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

   Hinweis

   Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. Beispielsweise hat die Registerkarte in einer Kalenderliste den Namen Calendar.

3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

4. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" auf den Link " Workflow entfernen, blockieren oder wiederherstellen ".

5. Verwenden Sie das Formular auf der Seite "Workflows entfernen", um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
   

Das Formular umfasst fünf Spalten:

• Arbeitsablauf Name des Workflows.
• Instanzen Anzahl der Instanzen des Workflows, der derzeit für Elemente ausgeführt wird.
• Zulassen von Option, die einen normalen Betrieb des Workflows ermöglicht.
• Keine neuen Instanzen Option, die den Abschluss aller aktuell ausgeführten Instanzen des Workflows zulässt, den Workflow jedoch deaktiviert, indem er für die Ausführung neuer Instanzen nicht verfügbar gemacht wird. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Um den Workflow später wieder zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück und wählen Sie Zulassen aus.)
• Entfernen Option, die den Workflow vollständig aus der Liste oder Bibliothek entfernt. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

1. Öffnen der Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).
2. Klicken Sie auf das Symbol "Einstellungen ", , und klicken Sie dann auf "Websiteeinstellungen".
3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter "Kataloge" auf "Websiteinhaltstypen".
4. Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhaltstypen" auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.
   
5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
   
6. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" auf den Link " Workflow entfernen, blockieren oder wiederherstellen ".
7. Verwenden Sie das Formular auf der Seite "Workflows entfernen", um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
   

Das Formular umfasst fünf Spalten:

• Arbeitsablauf Name des Workflows.
• Instanzen Anzahl der Instanzen des Workflows, der derzeit für Elemente ausgeführt wird.
• Zulassen von Option, die einen normalen Betrieb des Workflows ermöglicht.
• Keine neuen Instanzen Option, die den Abschluss aller aktuell ausgeführten Instanzen des Workflows zulässt, den Workflow jedoch deaktiviert, indem er für die Ausführung neuer Instanzen nicht verfügbar gemacht wird. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Um den Workflow später wieder zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück und wählen Sie Zulassen aus.)
• Entfernen Option, die den Workflow vollständig aus der Websitesammlung entfernt. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Wie geht es weiter?

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, führen Sie eine Test instance des Workflows aus, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

Weiteres Anpassen

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Sie können sogar benutzerdefinierte Workflows von Grund auf neu erstellen.

Sie können eines oder alle der folgenden Programme verwenden:

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Passen Sie Workflowformulare, Aktionen und Verhaltensweisen an.
• Microsoft Visual Studio Erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Workflowaktionen.

Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Software Developer Network (MSDN)-Hilfesystem.