Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows

Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows

SharePoint Workflows können Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, wodurch sie sowohl konsistenter als auch effizienter werden. Mit dem Genehmigungsworkflow können Sie Dokumente und andere elemente, die in SharePoint gespeichert sind, an eine oder mehrere Personen zur Genehmigung weiter routen.

Hinweis: SharePoint 2010-Workflows wurden seit dem 1. August 2020 für neue Mandanten eingestellt und am 1. November 2020 aus vorhandenen Mandanten entfernt. Wenn Sie SharePoint 2010-Workflows verwenden, empfiehlt es sich, zu Power Automate oder anderen unterstützten Lösungen zu migrieren. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint 2010 Workflow Retirement.

Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu den Workflows, die in SharePoint enthalten sind.

Wichtig: Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow nicht aktiviert und nicht im Listenfeld Workflowvorlage auswählen des Zuordnungsformulars aufgeführt. Um sie zur Verwendung zur Verfügung zu stellen, muss ein Websiteadministrator sie auf Websitesammlungsebene aktivieren. Wechseln Sie zu Websiteeinstellungen > Websitesammlungsfeatures, > Sie das Feature Workflows aktivieren möchten. Außerdem stellt SharePoint 2013 diese Workflowvorlagen basierend auf dem Kompatibilitätsmodus SharePoint 2010 bereit. Zum Erstellen eines SharePoint 2013-basierten Workflows mit ähnlicher Logik verwenden Sie SharePoint Designer 2013.

Wenn Sie nur noch eine Genehmigungsworkflowaufgabe abschließen müssen    Scrollen Sie einfach nach unten zum Segment Abgeschlossen, und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie vorerst keines der anderen Segmente.

Vergleich eines manuellen Prozesses mit einem automatisierten Workflow

SharePoint Workflows sind:

  • Effizient und konsistent    Ein Genehmigungsworkflow leitet das Dokument oder Element automatisch weiter, weist Überprüfungsaufgaben zu, verfolgt deren Fortschritt und sendet bei Bedarf Erinnerungen und Benachrichtigungen. Die Aktivität in einem Workflow kann von einer zentralen Statusseite aus überwacht und angepasst werden, und der Verlauf der Ereignisse in einem Workflowlauf wird 60 Tage nach Abschluss beibehalten.

  • Weniger Arbeit für Sie    Mit einem Genehmigungsworkflow können Sie und Ihre Kollegen Zeit und Probleme sparen und gleichzeitig Ihren Genehmigungsprozess rationalisieren und standardisieren.

Hier ist ein Diagramm einer sehr einfachen Version des Genehmigungsworkflows.

Diagramm eines einfachen Genehmigungsworkflows

Die Informationen in diesem Artikel werden in zehn erweiterbaren Segmenten dargestellt.

Klicken Sie hier, um einige Tipps zum Besten zu geben.

Wenn Sie nur noch eine Genehmigungsworkflowaufgabe abschließen müssen    Scrollen Sie einfach nach unten zum Segment Abgeschlossen, und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie vorerst keines der anderen Segmente.

Wenn Sie Workflows hinzufügen, starten, überwachen und verwalten möchten    Wenn Sie mit diesen Aufgaben noch nicht vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, diesen Artikel segmentiert durcharbeiten, wenn Sie zum ersten Mal einen Workflow entwerfen und hinzufügen. Sobald Sie mit den Informationen und dem Artikellayout vertraut sind, können Sie direkt zu dem Segment wechseln, das Sie bei allen Gegenbesuchen benötigen.

Inhaltsgenehmigung und Veröffentlichungsgenehmigung    Möglicherweise gibt es Listen oder Bibliotheken, in denen Sie neue Elemente und/oder neue Versionen aktueller Elemente auf die Genauigkeit ihrer Inhalte oder auf die Angemessenheit ihres Formulars und Stils überprüfen möchten, bevor sie für alle Personen sichtbar gemacht werden, die Zugriff auf die Liste haben. Diese Art von Überprüfungsprozess wird als Inhaltsgenehmigung bezeichnet, und Sie können einen Genehmigungsworkflow verwenden, um die Inhaltsgenehmigung in einer Liste oder Bibliothek zu steuern. (Es gibt auch einen sehr ähnlichen Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung, der speziell für die Verwendung auf SharePoint-Websites erstellt wurde, die Webseiten im Internet veröffentlichen.)

Ein Wort zum Drucken dieses Artikels    Dies ist ein langer Artikel. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, stellen Sie sicher, dass beim Drucken nur diese Segmente erweitert werden. (Wenn Sie auch die vollständigen Grafiken in Ihre gedruckte Kopie einfügen möchten, drucken Sie im Querformat und nicht im Hochformat.)

Und ein Wort zum Suchen    Stellen Sie vor der Suche nach Text oder Ausdruck in diesem Artikel sicher, dass alle Segmente, in denen Sie suchen möchten, erweitert werden.

Ein Genehmigungsworkflow ist ein SharePoint-Feature, das ein Dokument oder ein anderes Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, zur Genehmigung oder Ablehnung an eine oder mehrere Personen weiter leitet. Der Workflow automatisiert, optimiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Diagramm eines einfachen Genehmigungsworkflows

Der grundlegende Genehmigungsworkflow, der in SharePoint-Produkten enthalten ist, fungiert als Vorlage. Mithilfe dieser Vorlage können Sie Ihren Websites mehrere Genehmigungsworkflows hinzufügen. Jeder von Ihnen hinzugefügte Workflow ist eine eindeutige Version des einfachen Genehmigungsworkflows, jeder mit einer eigenen speziellen Arbeitsweise, basierend auf den Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen angeben.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Was kann ein Genehmigungsworkflow für mich tun?

  2. Was kann ein Genehmigungsworkflow nicht tun?

  3. Wer kann diesen Workflowtyp verwenden?

  4. Wie planen, hinzufügen, ausführen und verwalten Sie diesen Workflowtyp?

1. Was kann ein Genehmigungsworkflow für mich tun?

  • Wenn Sie Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung zum ersten Mal einen Genehmigungsworkflow hinzufügen, können Sie angeben, wie viele Teilnehmer aufgenommen werden sollen, und angeben, ob ihre Aufgaben einer nach der anderen (in seriell) oder gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar entscheiden, ob die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr separate Phasen unterteilt werden sollen, sowie ein endgültiges Fälligkeitsdatum und/oder die für den Abschluss der einzelnen Vorgänge zulässige Zeit angeben. Und jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell für ein Element starten, können Sie jede dieser Einstellungen ändern.

  • Der Workflow weist jedem angegebenen Teilnehmer eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt aus mehreren möglichen Antworten aus: zum Genehmigen oder Ablehnen des Elements, zum Anfordern einer Änderung des Elements, zum erneuten Zuweisen der Aufgabe oder zum Abbrechen oder Löschen der Aufgabe.

  • Während der Ausführung des Workflows können Sie den Fortschritt überwachen und bei Bedarf Anpassungen auf einer einzelnen zentralen Seite des Workflowstatus vornehmen.

  • 60 Tage nach Abschluss des Workflows steht die Liste aller Workflowereignisse, die im Verlauf dieser Ausführung (oder Instanz)des Workflows aufgetreten sind, weiterhin auf der Seite Workflowstatus zur informellen Referenz zur Verfügung.

Sie können auch einen Genehmigungsworkflow verwenden, um einen Inhaltsgenehmigungsprozess für eine Liste oder Bibliothek zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie im Segment Steuerelement in diesem Artikel.

2. Was kann ein Genehmigungsworkflow nicht tun?

Teilnehmer an einem Genehmigungsworkflow dürfen in der Regel keine Änderungen am überprüften Element vornehmen. Stattdessen können Teilnehmer anfordern, dass Änderungen am Element im Verlauf der Workflowinstanz vorgenommen werden. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in den Teilnehmer Kommentare und nachverfolgte Änderungen im Element selbst einfügen, lesen Sie den Artikel Alles über Workflows zum Sammeln von Feedback imAbschnitt Siehe auch.

Außerdem sind Genehmigungsworkflows nicht zum Sammeln von Signaturen ausgelegt. Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen in einem Microsoft Word-Dokument, einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder einem Microsoft InfoPath-Formular verwenden möchten, lesen Sie den Artikel Alles über Workflows zum Sammeln von SignaturenimAbschnitt Siehe auch.

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3. Wer kann diesen Workflowtyp verwenden?

Hinzufügen eines Workflows   Sie müssen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt im Gegensatz zu den Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten".)

Starten eines Workflows   Sie müssen ebenfalls standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen bereits hinzugefügten Workflow starten zu können. (Die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besitzer verfügen standardmäßig über die Berechtigung Elemente bearbeiten; die Gruppe Besucher nicht.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe "Besitzer" gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Listenberechtigungen verwalten, um diesen Workflow zu starten.)

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4. Wie können Sie diesen Workflowtyp planen, hinzufügen, ausführen und verwalten?

Dies sind die grundlegenden Stufen:

  • BEVOR der Workflow ausgeführt wird (Planen, Hinzufügen, Starten)   
    Bevor Sie einen Workflow hinzufügen, planen Sie, wo Sie ihn hinzufügen möchten (für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details der Funktionsweise. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt und konfiguriert haben, kann jeder benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow für ein bestimmtes Element starten. Der Workflow kann auch so eingerichtet werden, dass er automatisch ausgeführt wird. Automatische Läufe können basierend auf einem oder beiden auslösenden Ereignissen aktiviert werden: wenn ein Element zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt oder in einer Bibliothek erstellt oder wenn ein Element in einer Liste oder Bibliothek geändert wird.

  • WÄHREND der Workflow ausgeführt wird (abgeschlossen, überwachen, anpassen)   
    Während der Workflow ausgeführt wird, führen einzelne Teilnehmer ihre zugewiesenen Aufgaben aus. Automatische Erinnerungen werden an Teilnehmer gesendet, die Aufgabentermine nicht einhalten. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows von einer zentralen Workflowstatusseite für diese bestimmte Instanz des Workflows überwacht werden. Anpassungen am Workflow, während er ausgeführt wird, können von derselben Seite aus vorgenommen werden. und, falls erforderlich, kann der Workflow von dort aus abgebrochen oder beendet werden.

  • AFTER the workflow runs (review, report, change)   
    Nach Abschluss des Workflows kann der gesamte Verlauf dieser Ausführung (oder Instanz)auf der Seite Workflowstatus bis zu 60 Tage lang überprüft werden. Auf derselben Seite können statistische Berichte zur Leistung dieser Workflowversion erstellt werden. Und schließlich können Sie das Zuordnungsformular, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows abgeschlossen haben, öffnen und bearbeiten, wenn sie jemals etwas ändern möchten, das Sie an der Art und Weise der Workflowfunktionen ändern möchten.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Perspektive der Person, die einen neuen Workflow hinzu fügt.

Workflowprozess

In diesem Segment identifizieren wir die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die Informationen, die Sie zusammenstellen müssen, bevor Sie eine Version des Genehmigungsworkflows hinzufügen.

Wenn Sie bereits mit dem Hinzufügen dieses Workflowtyps vertraut sind und nur eine Erinnerung zu den einzelnen Schritten benötigen, können Sie direkt zum entsprechenden Add-Segment(Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels wechseln.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorlagen und Versionen

  2. Einführung in das Zuordnungsformular

  3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

1. Vorlagen und Versionen

Die workflows included with SharePoint products function as master templates which the specific, individual workflows that you add to your lists, libraries, and website collection are based.

Jedes Mal, wenn Sie beispielsweise einen Genehmigungsworkflow hinzufügen, fügen Sie tatsächlich eine Version der allgemeinen Genehmigungsworkflowvorlage hinzu. Sie geben jeder Version einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen dieser bestimmten Version im Zuordnungsformular angeben. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, alle Versionen basierend auf der Vorlage "Genehmigungsworkflowmaster", aber jede der Versionen, die für die spezifische Verwendung benannt und angepasst sind. Die benannten Versionen können auch als Workflowinstanzen bezeichnet werden.

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2. Einführung in das Zuordnungsformular

Wenn Sie eine neue Workflowversion basierend auf einer der enthaltenen Workflowvorlagen hinzufügen, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um anzugeben, wie die neue Instanz funktionieren soll.

Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Liste der Fragen, die Sie auf das Ausfüllen des Zuordnungsformulars vorbereiten. Zunächst sollten Sie sich jedoch ein oder zwei Momente zeit nehmen, um das Formular und seine Felder zu betrachten.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Erstes Initiierungsformular

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Formular zum Eingeben ausführungsspezifischer Informationen

Die Felder im roten Feld auf dieser zweiten Seite werden auch im Initiierungsformular angezeigt,das jedes Mal angezeigt wird, wenn der Workflow manuell gestartet wird, und kann dort für diese einzelne Ausführung bearbeitet werden.

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3. Zwölf Zu beantwortende Fragen

Sobald Sie die Antwort auf alle Fragen in diesem Abschnitt haben, können Sie Ihren Workflow hinzufügen.

  1. Ist dies der richtige Workflowtyp?

  2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? und ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

  3. Was ist ein guter Name?

  4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?

  5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

  6. Erhalten Inhaltstypen, die von diesem Erbe erben, auch diesen Workflow?

  7. Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

  8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

  9. Wann sind Aufgaben fällig?

  10. Wann endet dieser Workflow?

  11. Wer muss benachrichtigt werden?

  12. Kontrolliert dieser Workflow die Inhaltsgenehmigung?

01. Ist dies der richtige Workflowtyp?

Es gibt mehrere Workflowvorlagen, deren Namen das Wort "Genehmigung" enthalten. Dieser Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü als Genehmigung – SharePoint 2010 angezeigt wird. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dieser Workflowtyp die beste Wahl für Sie ist, verweisen Sie auf das Segment LERNEN in diesem Artikel. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel Informationen zu den In SharePointenthaltenen Workflows im Abschnitt Siehe auch.

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02. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Sie können Ihre neue Version des Genehmigungsworkflows nur in einer einzigen Liste oder Bibliothek verfügbar machen, oder Sie können sie in der gesamten Websitesammlung verfügbar machen.

  • Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie ihn so einrichten, dass er entweder für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.

  • Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie ihn jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Websiteinhaltstyp ausgeführt wird.

Darstellung einer Websitesammlung mit Erklärung der 3 Möglichkeiten

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder jedes andere Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, gehört dem einen oder anderen Inhaltstyp an. Ein Inhaltstyp kann so einfach und generisch wie "Dokument" oder "Excel-Kalkulationstabelle"oder so hochspezialisiert sein wie "Vertrag für rechts" oder "Produktentwurfsspezifikation". Einige Inhaltstypen sind standardmäßig in SharePoint-Produkten verfügbar, aber Sie können diese inhalte anpassen und andere hinzufügen, die Sie selbst erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Anpassen eines Websiteinhaltstyps und Hinzufügen eines Inhaltstyps zu einer Liste oder Bibliothek.

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03. Was ist ein guter Name?

Geben Sie Ihrer Workflowversion einen Namen:

  • Gibt eindeutig an, wofür es verwendet wird.

  • Unterscheidet sie eindeutig von anderen Workflows.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitglied einer Gruppe von Bearbeitern. Ihre Gruppe möchte zwei verschiedene Genehmigungsworkflows verwenden, um Dokumentübermittlungen von außerhalb mitwirkenden Personen zu verwalten:

  • Sie führen den ersten Workflow für jedes übermittelte Dokument aus, um zu entscheiden, ob es für den Bearbeitungsprozess akzeptiert werden soll.

  • Nachdem Sie ein übermitteltes Dokument akzeptiert und bearbeitet haben, führen Sie den zweiten Workflow für den bearbeiteten Entwurf aus, um zu entscheiden, ob es als endgültig akzeptiert werden soll.

Möglicherweise benennen Sie den ersten Workflow "Übermittlungsgenehmigung annehmen" und den zweiten "Endgültige Entwurfsgenehmigung".

Tipp: Wie gewohnt ist es eine gute Idee, einheitliche Benennungskonventionen zu etablieren und sicherzustellen, dass alle mit Ihren Workflows beteiligten Personen mit diesen Konventionen vertraut sind.

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04. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?

Sie können für Ihren Workflow die Standardmäßige Aufgabenliste und Verlaufsliste der Website verwenden, andere vorhandene Aufgaben- und Verlaufslisten verwenden oder neue Listen nur für diesen Workflow anfordern.

  • Wenn Ihre Website über zahlreiche Workflows verfügen oder wenn einige Workflows zahlreiche Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, neue Listen für jeden Workflow anfordert. (Das Verwalten überlanger Listen kann die Leistung beeinträchtigen. Es ist für das System schneller und einfacher, mehrere kürzere Listen als eine sehr lange Liste zu verwalten.)

  • Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von der allgemeinen Aufgabenliste trennen möchten, sollten Sie auf jeden Fall angeben, dass Sie neue, separate Listen für diesen Workflow wünschen. (Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt sind.)

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05. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell oder automatisch gestartet wird.

  • Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow für ein bestimmtes Dokument oder Element manuell starten, wird ein anderes Formular, das Initiierungsformular,angezeigt. Das Initiierungsformular enthält die meisten Einstellungen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars. Auf diese Weise kann die Person, die den Workflow startet, eine dieser Einstellungen ändern (nur für die aktuelle Instanz), bevor sie auf Start klickt. Wechseln Sie zur Liste > Kontextmenü Element > Workflows > Wählen Sie den Workflow aus, um ihn manuell zu starten.

  • Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular zu präsentieren, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen manuellen und automatischen Starts.

Vergleich der Formulare beim manuellen und automatischen Start

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows angewendet. Zum Ändern der permanentenStandardeinstellungen des Workflows bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular, wie im Abschnitt ÄNDERN in diesem Artikel erläutert.

Manuelles Starten

Wenn Sie manuelles Starten zulassen, kann jeder, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, den Workflow für jedes berechtigte Element jederzeit starten.

Der Vorteil eines manuellen Beginns ist, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur dann ausführen können, wenn Sie sich dafür entscheiden, und dass Sie bei jeder Ausführung die Möglichkeit haben, einige Einstellungen mithilfe des Initiierungsformulars zu ändern.

Ein schnelles Beispiel    Wenn Sie Ihren Workflow nur für Elemente ausführen möchten, die von einem Autor von außerhalb Ihres Teams erstellt wurden, wird er nur manuell gestartet, damit er nicht automatisch für von Ihnen und Ihren Teamkollegen verfasste Elemente ausgeführt wird. (Alternative Lösung: Verwalten Sie eine Liste oder Bibliothek für Elemente von Autoren in Ihrem Team und eine separate Liste oder Bibliothek für Elemente aller anderen Autoren. Auf diese Weise können Sie den Workflow automatisch ausführen, jedoch nur in der Liste externe Autoren. Eine weitere Lösung: Fügen Sie eine WENN-Bedingung hinzu, und legen Sie Für die bestimmte Person Erstellt von festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Kurzübersicht über Workflowbedingungen.)

Der hauptbeteiligte Nachteil von manuellen Starts ist, dass sich jemand merken muss, dass er den Workflow immer dann ausführen muss, wenn dies sinnvoll ist.

Automatisches Starten

Sie können den Workflow so einrichten, dass er automatisch von einem der folgenden Ereignisse gestartet wird:

  • Jemand versucht, eine Hauptversion eines Elements zu veröffentlichen.

  • Ein neues Element wird in der Liste oder Bibliothek erstellt oder in die Bibliothek hochgeladen.

  • Ein element, das bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichert ist, wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Startes ist, dass sich niemand mehr daran erinnern muss, den Workflow zu starten. Sie wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein Triggerereignis eintritt.

Ein schnelles Beispiel    Wenn Sie für die Genauigkeit und Angemessenheit der Elemente in einer Liste verantwortlich sind, können Sie dieser Liste einen Genehmigungsworkflow hinzufügen und sich selbst als einzigen Teilnehmer angeben. Sie können den Workflow so einrichten, dass er bei jeder Änderung eines Elements in der Liste und jedes Mal, wenn ein neues Element hinzugefügt wird, automatisch gestartet wird. Auf diese Weise werden Sie immer auf dem neuesten Stand gehalten.

Zwei Nachteile von automatischen Starts:

  • Sie können nicht verhindern, dass der Workflow ausgeführt wird, wenn ein Auslösenereignis auftritt.

  • Sie können keine Einstellungen am Anfang der einzelnen Instanz ändern.

Weitere Informationen zum automatischen Ausführen Ihres Genehmigungsworkflows, wenn jemand versucht, eine Hauptversion eines Elements zu veröffentlichen, finden Sie im Segment Steuerelement in diesem Artikel.

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06. Erhalten Inhaltstypen, die von diesem Erbe erben, auch diesen Workflow?

Nur wenn Sie einem Inhaltstyp für die gesamte Websitesammlung einen Workflow hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, den Workflow auch allen anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzuzufügen, die von dem Inhaltstyp erben, dem Sie den Workflow hinzufügen.

Anmerkungen

  • Der Vorgang, mit dem alle zusätzlichen Hinzufügen abgeschlossen werden, kann lange dauern.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, auf denen dieser Workflow zum Erben von Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie mitglied der Gruppe Besitzer auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

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07. Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse für jede Person angeben, der Überprüfungsaufgaben zugewiesen werden.

Eine Stufe oder mehrere Stufen?    Sie können auswählen, dass nur eine Phase der Überprüfungsaufgaben oder mehrere Stufen zur Auswahl stehen. Wenn Sie mehr als eine Stufe haben, werden die Stufen nach der anderen ausgeführt.

Parallele Rezensionen oder serielle Rezensionen?    Für die Teilnehmer in einer beliebigen Phase können Sie entweder auswählen, dass deren Überprüfungsaufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden, oder sie müssen deren Überprüfungsaufgaben in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge (in fortlaufender Reihenfolge) zugeordnet haben. Die serielle Option kann nützlich sein, wenn Sie z. B. den Workflow so einrichten, dass er nach der ersten Ablehnung endet , oder wenn Sie möchten, dass Die Teilnehmer weiter im Rahmen ihrer Rezensionen Kommentare von früheren Teilnehmern sehen können.

Beispiel

Dieses einfache Szenario veranschaulicht einige vorteile von mehreren Stufen und seriellen Überprüfungen:

Stellen Sie sich vor, Frank fügt einen neuen Genehmigungsworkflow hinzu. Er möchte, dass seine Kollegen Anna und Sean jedes Element zuerst überprüfen, bevor er es selbst überprüft. Er möchte auch, dass der Workflow vor seiner eigenen Überprüfung endet, wenn entweder Anna oder Sean das Element ablehnt. Frank kann diese Einrichtung auf zwei Arten einrichten:

  • Verwenden einer seriellen Überprüfung   Frank richtet eine einstufige serielle Überprüfung ein, bei der Anna und Sean die ersten beiden Teilnehmer sind und er der dritte ist. und er wählt die Option Bei erster Ablehnung beenden aus.
    In dieser Anordnung muss Anna das Element genehmigen, bevor Der Vorgang von Sean zugewiesen wird, und dann muss Sean das Element genehmigen, bevor Franks Aufgabe zugewiesen wird. Wenn Anna das Element ablehnt, wird weder Sean noch Frank eine Aufgabe zugewiesen. und wenn Anna genehmigt, aber Sean ablehnt, endet der Workflow noch, bevor Franks Überprüfungsaufgabe jemals zugewiesen wurde.
    So richtet Frank seine einstufige serielle Überprüfung ein.
    Formular mit Hervorhebung der seriellen Einstellung
    Option 'Bei erster Ablehnung beenden' aktiviert

  • Verwenden von zwei Stufen   Wenn Frank möchte, dass Anna und Sean gleichzeitig ihre Rezensionen zugewiesen werden, damit Sean nicht warten muss, bis Anna fertig ist, bevor sie beginnen kann, kann er zwei Phasen des Workflows einrichten: die erste parallele Phase für Die Rezensionen von Anna und Sean und die zweite eine separate Phase für nur seine eigene Rezension. Auch hier wählt er die Option Bei erster Ablehnung beenden aus. Die zweite Phase beginnt erst, wenn die erste Phase abgeschlossen ist. Wenn also entweder Anna oder Sean das Element ablehnt, wird der Überprüfungsaufgabe von Frank niemals zugewiesen.
    So richtet Frank seine zweistufige parallele Überprüfung ein.
    Formular mit Hervorhebung der parallelen Einstellung
    Option 'Bei erster Ablehnung beenden' aktiviert

Hier sind Diagramme beider Lösungen.

Serieller Workflow und Workflow mit zwei Phasen nebeneinander

Externe Teilnehmer    Es gibt einen speziellen Prozess für die Einbeziehung von Teilnehmern, die keine Mitglieder Ihrer SharePoint-Organisation sind. Dabei fungiert ein Websitemitglied als Proxy für den äußeren Teilnehmer.

Hier ist ein Diagramm dieses Prozesses:

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Weisen Sie jeder ganzen Gruppe eine Aufgabe oder jedem Gruppenmitglied eine Aufgabe zu?    Wenn Sie eine Gruppenadresse oder Verteilerliste zu Ihren Workflowteilnehmern hinzufügen, können Sie dem Workflow jedem Mitglied der Gruppe eine Aufgabe zuweisen oderder gesamten Gruppe nur eine Aufgabe zuweisen (aber trotzdem eine Benachrichtigung über diese einzelne Aufgabe an jedes Mitglied senden). Wenn der gesamten Gruppe nur ein Vorgang zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe beanspruchen und abschließen. (Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Segment Abgeschlossen dieses Artikels.)

Oberes Segment

08. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

Das Zuordnungsformular enthält ein Textfeld, in dem Sie Anweisungen, Details zu Anforderungen, Ressourcen usw. bereitstellen können.

Es gibt zwei Dinge, die Sie möglicherweise enthalten:

  • Kontaktinformationen für den Fall, dass Teilnehmer Schwierigkeiten oder Fragen haben.

  • Wenn Sie jeder Gruppe oder Verteilerliste nur einen einzelnen Vorgang zuweisen, erwähnen Sie hier, dass ein einzelnes Mitglied jeder solchen Gruppe die Aufgabe beanspruchen sollte, bevor sie abgeschlossen wird. Auf diese Weise verschwenden andere Mitglieder der Gruppe keine Zeit, indem sie mit demselben Vorgang beginnen. Die Details zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Abschnitt Abgeschlossen dieses Artikels.

Oberes Segment

09. Wann sind Aufgaben fällig?

Sie können angeben, wann Workflowaufgaben auf eine oder beide Arten fällig sind:

Nach Kalenderdatum    Sie können ein einzelnes Kalenderdatum angeben, an dem alle Vorgänge fällig sind.

  • Wenn Sie den Workflow so einrichten, dass er automatisch gestartet wird, sollten Sie diese Option normalerweise nicht verwenden. Dies liegt daran, dass sich der von Ihnen festgelegte Datumswert nicht bei jedem automatischen Start des Workflows automatisch an das aktuelle Datum an anpassen wird.

Nach Vorgangsdauer    Sie können eine Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten angeben, die für den Abschluss jedes Vorgangs zulässig sind, beginnend mit der Aufgabe.

  • Ein Kalenderfälligkeitsdatum überschreibt eine angegebene Vorgangsdauer. Das heißt: Wenn heute der 10. Juni ist und mir heute ein Vorgang zugewiesen wird, der eine Dauer von drei Tagen hat, aber auch ein Kalenderfälligkeitsdatum vom 11. Juni hat, wird der Vorgang am 11. Juni (dem Fälligkeitsdatum des Kalenders) und nicht am 13. Juni fällig (dem Ende der Drei-Tage-Dauer).

Oberes Segment

10. Wann endet dieser Workflow?

Um unnötige Überprüfungen zu vermeiden, können Sie auswählen, dass der Workflow sofort beendet wird (vor dem angegebenen oder berechneten Fälligkeitsdatum), wenn eines der beiden Ereignisse eintritt:

  • Jeder Teilnehmer lehnt das Element ab.

  • Das Element wird in irgendeiner Weise geändert.

Hinweis: Ein Workflow kann nicht mit einem Element beginnen, das derzeit ausgecheckt ist. Nachdem der Workflow gestartet wurde, kann das zu überprüfende Element jedoch ausgecheckt werden, um es vor Änderungen zu schützen. (Bis dieses Element jedoch erneut eingecheckt ist, kann kein anderer Workflow damit beginnen.)

Oberes Segment

11. Wer muss benachrichtigt werden?

Im Feld CC können Sie auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars Namen oder Adressen für alle Personen eingeben, die bei jedem Start oder Ende dieses Workflows benachrichtigt werden sollten.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird dieser Person keine Workflowaufgabe zuweisen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Endbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Endbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

Oberes Segment

12. Kontrolliert dieser Workflow die Inhaltsgenehmigung?

Möglicherweise gibt es Listen oder Bibliotheken, in denen Sie neue Elemente und/oder neue Versionen aktueller Elemente auf die Genauigkeit ihrer Inhalte oder auf die Angemessenheit ihres Formulars und Stils überprüfen möchten, bevor sie für alle Personen sichtbar gemacht werden, die Zugriff auf die Liste haben. Diese Art von Überprüfungsprozess wird als Inhaltsgenehmigung bezeichnet.

In SharePoint-Produkten können Sie einen Genehmigungsworkflow verwenden, um den Prozess der Inhaltsgenehmigung noch einfacher und effizienter zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie im Segment Inhaltsgenehmigung steuern in diesem Artikel.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Genehmigungsworkflow zu Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen, wechseln Sie zum entsprechenden Add-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung )dieses Artikels.

Möglicherweise gibt es Listen und Bibliotheken, in denen Sie neue Elemente und/oder neue Versionen aktueller Elemente auf die Genauigkeit ihrer Inhalte oder die Angemessenheit ihres Formulars und Stils überprüfen möchten, bevor sie für alle Personen sichtbar gemacht werden, die Zugriff auf die Liste haben. Diese Art von Überprüfungsprozess wird als Inhaltsgenehmigung bezeichnet.

In #A0 können Sie die Inhaltsgenehmigung manuell und ohne Workflow steuern. aber ein SharePoint-Genehmigungsworkflow kann den Prozess noch einfacher und effizienter machen.

Wenn Sie noch nicht mit den Versions- und Inhaltsgenehmigungsfeatures in SharePoint-Produkten vertraut sind, empfiehlt es sich, mit einer Überprüfung der folgenden Artikel zu beginnen:

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit denen ein Genehmigungsworkflow den Prozess der Inhaltsgenehmigung steuern kann. Jede Methode, die einem einzelnen Steuerelement in den Zuordnungsformularen zugeordnet ist, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows ausfüllen. Sie können Ihren Workflow für eine oder beide verwenden.

Steuern der Veröffentlichung von Hauptversionen

Im Bereich Startoptionen der ersten Seite des Zuordnungsformulars gibt es eine Option zum Starten dieses Workflows, um das Veröffentlichen einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen. Einige Punkte, die Sie beachten sollten:

  • Diese Option ist nur für einen Genehmigungsworkflow verfügbar, der für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Liste oder Bibliothek ausgeführt wird, und nicht für Workflows, die nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps ausgeführt werden.

  • Damit diese Option verfügbar ist, muss die Inhaltsgenehmigung für die Liste oder Bibliothek auf der Seite Versionseinstellungen aktiviert sein, und die Option Haupt- und Nebenversionen erstellen (Entwurf) muss auf derselben Seite ausgewählt sein.

  • Wenn Sie diese Option auswählen, stehen die beiden folgenden Optionen nicht mehr zur Verfügung: Starten Sie diesen Workflow, wenn ein neues Element erstellt wird, und starten Sie diesen Workflow, wenn ein Element geändert wird.

  • Wenn Sie diese Option auswählen, wird Ihr Workflow nur dann automatisch für ein Element ausgeführt, wenn jemand versucht, eine Hauptversion dieses Elements zu veröffentlichen.

  • In einer Liste oder Bibliothek kann es nur einen Genehmigungsworkflow geben, der zum Genehmigen der Veröffentlichung von Hauptversionen verwendet wird. Wenn Sie versuchen, einen zweiten Workflow in derselben Liste oder Bibliothek für diese Funktion zu bestimmen, werden Sie aufgefordert, den einen oder anderen Workflow zu wählen.

Steuerelement, das nicht auf der Versionsversion basiert

Im Bereich Inhaltsgenehmigung aktivieren auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars gibt es eine Option zum Aktualisieren des Genehmigungsstatus nach Abschluss des Workflows (verwendenSie diesen Workflow zum Steuern der Inhaltsgenehmigung).

Diese Option steht im Formular zur Verfügung, unabhängig davon, ob die Inhaltsgenehmigung in der Liste oder Bibliothek erforderlich ist. In beiden Beispielen wird der Wert im Feld Genehmigung für das Element basierend auf dem Ergebnis des Workflows aktualisiert.

Mit dieser Option können Sie entweder:

  • Führen Sie den Workflow immer manuell aus, oder

  • Wählen Sie mindestens eine der Optionen für den automatischen Start auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars aus, oder

  • Zulassen sowohl manueller als auch automatischer Starts

Inhaltssteuerelement für Webveröffentlichungswebsites

Inhaltssteuerelement ist ein spezieller Prozess auf Websites, die Seiten im Web veröffentlichen. Dementsprechend gibt es einen speziellen Veröffentlichungsgenehmigungsworkflow für die Verwendung auf Veröffentlichungswebsites sowie eine Websitevorlage (mit dem Namen Veröffentlichungswebsite mit Workflow), die eine Version dieses Workflows enthält, die bereits für die Verwendung in der Webveröffentlichung angepasst wurde.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Genehmigungsworkflow zu Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen, wechseln Sie zum entsprechenden Add-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung )dieses Artikels.

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, sowohl das Segment LEARN als auch das Segment PLAN in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbereitende Schritte

  2. Hinzufügen des Workflows

1. Bevor Sie beginnen

Bevor Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Dinge in Ordnung sein:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss E-Mail für Ihre SharePoint-Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint 2013 Schritt für Schritt: Einrichten für Einstellung für ausgehende E-Mails.

Berechtigungen    Für die SharePoint-Standardeinstellungen müssen Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe Besitzer verfügt standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besucher nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Abschnitt LERNEN in diesem Artikel.)

Oberes Segment

2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Listeoder Bibliothek.

    Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste heißt die Registerkarte z. B. Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Geben Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowzuordnungen dieses Typs anzeigen an, ob der Workflow für das Dokument, die Liste oder einen Ordner ausgeführt werden soll, und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.

  5. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Grundlegende Informationen beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung der Abschnitte

    Popup 1

    Inhaltstyp

    Behalten Sie die Standardauswahl als Alle bei,oder wählen Sie einen bestimmten Inhaltstyp aus.

    Popup 2

    Vorlage

    Wählen Sie die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2010 aus.

    Hinweis: Wenn die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2010 nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, ob sie für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktiviert ist. Wenn Sie ein Administrator sind, wechseln Sie zu Websiteeinstellungen > Websitesammlungsfeatures > Funktion Workflows aktivieren.

    Popup 3

    Name

    Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek.

    Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 4

    Aufgabenliste

    Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Neue Aufgabenliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

    Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Aufgabenliste) finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 5

    Verlaufsliste

    Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Workflowverlauf (neu) klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

    Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 6

    Startoptionen

    Geben Sie an, wie oder wie dieser Workflow gestartet werden kann.

    Informationen zum Auswählen von Startoptionen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Informationen zur Verwendung des Workflows zum Steuern der Inhaltsgenehmigung, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment Steuerelement in diesem Artikel.

    • Beachten Sie, dass die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen, nicht angezeigt wird, wenn Sie den Workflow nur für einen einzelnen Inhaltstyp hinzufügen. 

    • Beachten Sie außerdem, dass die beiden folgenden Kontrollkästchen nicht mehr verfügbar sind,wenn Sie diesen Workflow starten auswählen, um das Veröffentlichen einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen.

  6. Wenn alle Einstellungen in diesem Formular ihren Wünschen nach sind, klicken Sie auf Weiter.

  7. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Hinweis: SharePoint-Produkte stellen Ihnen die ersten optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars zur Verfügung – zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung von Genehmigende personen bis CC – jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie änderungen an diesen Optionen nur für diese eine Instanz vornehmen können.

    Standardwerte beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung von Feldern

    Popup 1

    Zuweisen zu

    Geben Sie Namen oder Adressierte für die Personen ein, deren Aufgaben der Workflow zuweisen soll.

    • Wenn den Vorgängen eins zu eins zugewiesen wird (in seriell)   
      Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

    • Wenn alle Vorgänge gleichzeitig zugewiesen werden (parallel)   
      Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

    • Wenn Sie einer Person außerhalb    Ihrer SharePoint-Organisation eine Aufgabe zuweisen
      Weitere Informationen zum Einschließen von außerhalb von Teilnehmern finden Sie im Abschnitt Abgeschlossen in diesem Artikel.

    Popup 2

    Reihenfolge

    Geben Sie an, ob die Vorgänge gleichzeitig (in seriell) oder gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

    Weitere Informationen zur Verwendung von serieller Reihenfolge und paralleler Reihenfolge finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 3

    Hinzufügen einer neuen Phase

    Fügen Sie alle stufen hinzu, die Sie über die erste phase hinaus möchten, die Sie gerade konfiguriert haben.

    • Wenn Sie eine gesamte Phase löschen möchten, klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

    Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Stufen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 4

    Erweitern von Gruppen

    • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen zueingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, und jedes Mitglied muss seine eigene Aufgabe abschließen.)

    • Um jeder gesamten Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen zu eingeben, nur einen Vorgang zugewiesen zu haben, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Auftrag der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Segment Abgeschlossen dieses Artikels.)

    Popup 5

    Anforderung

    Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird in jede Vom Workflow gesendete Aufgabenbenachrichtigung einbezogen. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen, die teilnehmer möglicherweise benötigen, einschliesslich:

    • Kontaktinformationen.

    • Gegebenenfalls eine Notiz zu einzelnen Vorgängen, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind. (Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Segment Abgeschlossen dieses Artikels.)

    Popup 6

    Fälligkeitstermine und Vorgangsdauern

    Geben Sie ein endgültiges Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow an, und/oder geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für den Abschluss der einzelnen Vorgänge ab dem Zeitpunkt der Aufgabe zulässig sind.

    • Wenn dieser Workflow jemals automatisch gestartet wird, ist es normalerweise eine gute Idee, das Feld Fälligkeitsdatum für alle Vorgänge leer zu lassen und die beiden Dauerfelder zum Steuern des Fälligkeitsdatums zu verwenden. Sie können immer ein genaues Fälligkeitsdatum im Initiierungsformular eingeben, wenn und wann Sie den Workflow manuell starten.

    Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitsdaten und Wann Vorgangsdauern verwendet werden sollen, finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 7

    CC

    Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Personen ein, die bei jedem Start oder Ende des Workflows benachrichtigt werden sollen.

    • Die Eingabe eines Namens hier führt nicht zur Zuordnung einer Workflowaufgabe.

    • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

    • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

    Popup 8

    Beenden des Workflows

    Wählen Sie weder eine noch beide dieser Optionen aus.

    Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 9

    Aktivieren der Inhaltsgenehmigung

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie diesen Workflow zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung verwenden.

    Weitere Informationen zur Verwendung des Workflows zum Steuern der Inhaltsgenehmigung, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment Steuerelement in diesem Artikel.

  8. Wenn sie alle Einstellungen auf dieser Seite auf die von Ihnen festgelegte Weise haben, klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen.

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, sowohl das Segment LEARN als auch das Segment PLAN in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbereitende Schritte

  2. Hinzufügen des Workflows

1. Bevor Sie beginnen

Bevor Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Dinge in Ordnung sein:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss E-Mail für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint 2013 Schritt für Schritt: Einrichten für Einstellung für ausgehende E-Mails.

Berechtigungen    Für die SharePoint-Standardeinstellungen müssen Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe Besitzer verfügt standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besucher nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Abschnitt LERNEN in diesem Artikel.)

Oberes Segment

2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wechseln Sie zur Startseite der Websitesammlung(nicht zur Homepage für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Web-Designer-Katalogeauf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen möchten.

    Hinweis: Ein Workflow, der der gesamten Websitesammlung hinzugefügt wurde, muss nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

    1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungenauf Workfloweinstellungen.
      Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

    2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen.
      Link 'Workflow hinzufügen'

    3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Die Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Seite für die Workfloweinrichtung

    Popup 1

    Vorlage

    Wählen Sie die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2010 aus.

    Hinweis: Wenn die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2010 nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, ob sie für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktiviert ist. Wenn Sie ein Administrator sind, wechseln Sie zu Websiteeinstellungen > Websitesammlungsfeatures > Funktion Workflows aktivieren.

    Popup 2

    Name

    Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung.

    Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 3

    Aufgabenliste

    Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Neue Aufgabenliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

    Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Aufgabenliste) finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 4

    Verlaufsliste

    Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Workflowverlauf (neu) klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

    Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 5

    Startoptionen

    Geben Sie an, wie oder wie dieser Workflow gestartet werden kann.

    Informationen zum Auswählen von Startoptionen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 6

    Fügen Sie diesen Workflow zu untergeordneten Inhaltstypen hinzu?

    Geben Sie an, ob dieser Workflow allen anderen Website- und Listeninhaltstypen hinzugefügt (zugeordnet) werden soll, die von diesem Inhaltstyp erben.

    • Der Vorgang, mit dem alle zusätzlichen Hinzufügen abgeschlossen werden, kann lange dauern.

    • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, auf denen dieser Workflow zum Erben von Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe Besitzer auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

  5. Wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ihren Wünschen nach sind, klicken Sie auf Weiter.

  6. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Hinweis: SharePoint-Produkte stellt Ihnen die ersten optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars zur Verfügung – die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung, von Genehmigende Personen bis CC – jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie Änderungen an diesen Optionen nur für diese eine Instanz vornehmen können.

    Standardwerte beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung von Feldern

    Popup 1

    Zuweisen zu

    Geben Sie Namen oder Adressen für die Personen ein, deren Aufgaben der Workflow zuweisen soll.

    • Wenn den Vorgängen eins zu eins zugewiesen wird (in seriell)   
      Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

    • Wenn alle Vorgänge gleichzeitig zugewiesen werden (parallel)   
      Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

    • Wenn Sie einer Person außerhalb    Ihrer SharePoint-Organisation eine Aufgabe zuweisen
      Weitere Informationen zum Einschließen von außerhalb von Teilnehmern finden Sie im Abschnitt Abgeschlossen in diesem Artikel.

    Popup 2

    Reihenfolge

    Geben Sie an, ob die Vorgänge gleichzeitig (in seriell) oder gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

    Weitere Informationen zur Verwendung von serieller Reihenfolge und paralleler Reihenfolge finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 3

    Hinzufügen einer neuen Phase

    Fügen Sie alle stufen hinzu, die Sie über die erste phase hinaus möchten, die Sie gerade konfiguriert haben.

    • Wenn Sie eine gesamte Phase löschen möchten, klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

    Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Stufen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 4

    Erweitern von Gruppen

    • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen zueingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, und jedes Mitglied muss seine eigene Aufgabe abschließen.)

    • Wenn nur ein Vorgang einer ganzen Gruppe zugewiesen werden soll, die Sie in das Feld Zuweisen aneingeben, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Auftrag der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Die Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Segment Abgeschlossen dieses Artikels.)

    Popup 5

    Anforderung

    Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird in jede Vom Workflow gesendete Aufgabenbenachrichtigung einbezogen. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen, die teilnehmer möglicherweise benötigen, einschliesslich:

    • Kontaktinformationen.

    • Gegebenenfalls eine Notiz zu einzelnen Vorgängen, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind. (Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Segment Abgeschlossen dieses Artikels.)

    Popup 6

    Fälligkeitstermine und Vorgangsdauern

    Geben Sie ein endgültiges Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow an, und/oder geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für den Abschluss der einzelnen Vorgänge ab dem Zeitpunkt der Aufgabe zulässig sind.

    • Wenn dieser Workflow jemals automatisch gestartet wird, ist es normalerweise eine gute Idee, das Feld Fälligkeitsdatum für alle Vorgänge leer zu lassen und die beiden Dauerfelder zum Steuern des Fälligkeitsdatums zu verwenden. Sie können immer ein genaues Fälligkeitsdatum im Initiierungsformular eingeben, wenn und wann Sie den Workflow manuell starten.

    Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitsdaten und Wann Vorgangsdauern verwendet werden sollen, finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 7

    CC

    Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Personen ein, die bei jedem Start oder Ende des Workflows benachrichtigt werden sollen.

    • Die Eingabe eines Namens hier führt nicht zur Zuordnung einer Workflowaufgabe.

    • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

    • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

    Popup 8

    Beenden des Workflows

    Wählen Sie weder eine noch beide dieser Optionen aus.

    Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 9

    Aktivieren der Inhaltsgenehmigung

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie diesen Workflow zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung verwenden.

    Weitere Informationen zur Verwendung des Workflows zum Steuern der Inhaltsgenehmigung, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment Steuerelement in diesem Artikel.

  7. Wenn sie alle Einstellungen auf dieser Seite auf die von Ihnen festgelegte Weise haben, klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie fertig sind, wechseln Sie zum START-Segment dieses Artikels, und starten Sie die erste Instanz, um Den neuen Workflow zu testen.

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder auf eine der beiden Weise gestartet werden kann:

  • Jederzeit manuell von jedem Benutzer, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

  • Automatisch, wenn ein angegebenes Triggerereignis eintritt. Das heißt, wenn ein Element zur Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird und/oder wenn ein Element in der Liste in irgendeiner Weise geändert wird und/oder wenn jemand versucht, eine Hauptversion eines Elements zu veröffentlichen).
    (Das auslösende Ereignis oder die Ereignisse werden auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars während der ursprünglichen Zuordnung und Konfiguration des Workflows angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.)

Hinweis: Ein Workflow kann nicht mit einem Element beginnen, das derzeit ausgecheckt ist. Nachdem der Workflow gestartet wurde, kann das zu überprüfende Element jedoch ausgecheckt werden, um es vor Änderungen zu schützen. (Bis dieses Element jedoch erneut eingecheckt ist, kann kein anderer Workflow damit beginnen.)

Abschnitte in diesem Segment

  1. Automatisches Starten des Workflows

  2. Manuelles Starten des Workflows

  3. Manuelles Starten aus der Liste oder Bibliothek

  4. Manuelles Starten in einem Microsoft Office Programm

1. Automatisches Starten des Workflows

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch gestartet wird, wird der Workflow bei jedem Auslösen eines Ereignisses für das Element ausgeführt, von dem es ausgelöst wurde.

Wenn der Workflow gestartet wird, weist er die erste Aufgabe oder aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an jeden Zuordnenden. In der Zwischenzeit sendet es auch Startbenachrichtigungen (anders als Vorgangsbenachrichtigungen) an die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, und an alle Personen, die im Feld CC der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführt sind.

Hinweis: Wenn ein neuer Workflow, der automatisch gestartet wird, hinzugefügt wird, sollte das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars normalerweise leer bleiben, da sich jeder dort angegebene explizite Datumswert nicht automatisch an das Datum annimmt, an dem der Workflow jedes Mal gestartet wird. Weitere Informationen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Oberes Segment

2. Manuelles Starten des Workflows

Eine Notiz zu Berechtigungen    Normalerweise müssen Sie über die Berechtigung Elemente bearbeiten verfügen, um einen Workflow starten zu können. (Standardmäßig verfügen die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besitzer beide über diese Berechtigung, die Gruppe Besucher jedoch nicht. Ein Besitzer kann jedoch auch auf Workflow-für-Workflow-Basis auswählen, dass die Berechtigung Listen verwalten für Personen erforderlich ist, die den Workflow starten. Durch Auswählen dieser Option können Besitzer im Wesentlichen angeben, dass nur sie und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Lernen in diesem Artikel.)

Zwei Startorte

Sie können einen Workflow manuell von einer der beiden Orte aus starten:

  • Aus der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist

  • Öffnen Sie im Element selbstim Microsoft Office, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies das installierte Programm und keine Webanwendungsversion sein muss.)

Die verbleibenden beiden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

Oberes Segment

3. Manuelles Starten aus der Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, für das Sie den Workflow ausführen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte neben dem Namen des Elements, und klicken Sie dann im Dialogfeld auf die Auslassungspunkte, um das Elementmenü zu öffnen, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Neuen Workflow startenauf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
    Link zum Starten eines Workflows

  4. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instanz des Workflows anwenden möchten.

    Hinweis: Die hier im Initiierungsformular vorgenommenen Änderungen werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Workflowlaufzeit angewendet werden, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Segment ÄNDERN in diesem Artikel.

    Initiierungsformular

    Popup 1

    Zuweisen zu

    Nehmen Sie änderungen an der Liste der Personen vor, deren Aufgaben der Workflow zuweisen soll.

    • Wenn den Vorgängen eine nach der anderen zugewiesen wird   
      Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

    • Wenn alle Vorgänge gleichzeitig zugewiesen werden   
      Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

    • Wenn Sie einer Person außerhalb    Ihrer SharePoint-Organisation eine Aufgabe zuweisen
      Weitere Informationen zum Einschließen von außerhalb von Teilnehmern finden Sie im Abschnitt Abgeschlossen in diesem Artikel.

    Popup 2

    Reihenfolge

    Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen dafür, ob die Aufgaben gleichzeitig (in seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen, ihren Anforderungen entsprechen.

    Weitere Informationen zur Verwendung von serieller Reihenfolge und paralleler Reihenfolge finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 3

    Hinzufügen einer neuen Phase

    Fügen Sie oder beliebige Stufen hinzu, die über die derzeit konfigurierten Stufen hinausgehen.

    • Wenn Sie eine gesamte Phase löschen möchten, klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

    Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Stufen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 4

    Erweitern von Gruppen

    • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen zueingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält die Vorgangsbenachrichtigung, und jedes Mitglied muss seine eigene Aufgabe abschließen.)

    • Um jeder gesamten Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen zu eingeben, nur einen Vorgang zugewiesen zu haben, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Auftrag der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Die Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Segment Abgeschlossen dieses Artikels.)

    Popup 5

    Anforderung

    Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird in jede Vom Workflow gesendete Aufgabenbenachrichtigung einbezogen. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen, die teilnehmer möglicherweise benötigen, einschliesslich:

    • Kontaktinformationen für Fragen und Probleme

    • Falls zutreffend, eine Notiz zu einzelnen Vorgängen, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind (Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgaben finden Sie im Segment Abgeschlossen dieses Artikels.)

    Popup 6

    Fälligkeitstermine und Vorgangsdauern

    Geben Sie ein endgültiges Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow an, und/oder geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für den Abschluss der einzelnen Vorgänge ab dem Zeitpunkt der Aufgabe zulässig sind.

    Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitsdaten und Wann Vorgangsdauern verwendet werden sollen, finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

    Popup 7

    CC

    Nehmen Sie alle beliebigen Ergänzungen oder Entfernungen vor. Denken Sie daran:

    • Die Eingabe eines Namens hier führt nicht zur Zuordnung einer Workflowaufgabe.

    • Da Sie den Workflow manuell starten, erhalten Sie die Start- und Stoppbenachrichtigungen, unabhängig davon, ob Sie in diesem Feld aufgeführt sind oder nicht.

  5. Wenn sie alle Einstellungen im Initiierungsformular auf die von Ihnen festgelegte Weise haben, klicken Sie auf Start, um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist den ersten Vorgang oder die ersten Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Oberes Segment

  1. Öffnen Sie das Element im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element auf die Registerkarte Datei, klicken Sie auf Speichern & Senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, den Sie für das Element ausführen möchten.

  3. Wenn die folgende Meldung angezeigt wird, die Ihnen mitteilt, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss, klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken.

  4. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten.

  5. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instanz des Workflows anwenden möchten.

    Hinweis: Die hier im Initiierungsformular vorgenommenen Änderungen werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Workflowlaufzeit angewendet werden, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Segment ÄNDERN in diesem Artikel.

    Initiierungsformular

Popup 1

Zuweisen zu

Nehmen Sie änderungen an der Liste der Personen vor, deren Aufgaben der Workflow zuweisen soll.

  • Wenn den Vorgängen eins zu eins zugewiesen wird (in seriell)   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Wenn alle Vorgänge gleichzeitig zugewiesen werden (parallel)   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie einer Person außerhalb    Ihrer SharePoint-Organisation eine Aufgabe zuweisen
    Weitere Informationen zum Einschließen von außerhalb von Teilnehmern finden Sie im Abschnitt Abgeschlossen in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen dafür, ob die Aufgaben gleichzeitig (in seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen, ihren Anforderungen entsprechen.

Weitere Informationen zur Verwendung von serieller Reihenfolge und paralleler Reihenfolge finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie oder beliebige Stufen hinzu, die über die derzeit konfigurierten Stufen hinausgehen.

  • Wenn Sie eine gesamte Phase löschen möchten, klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Stufen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 4

Erweitern von Gruppen

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen,damit jedemMitglied jeder Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen zueingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält die Vorgangsbenachrichtigung, und jedes Mitglied muss seine eigene Aufgabe abschließen.)

  • Um jeder gesamten Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen zu eingeben, nur einen Vorgang zugewiesen zu haben, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Auftrag der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Die Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Segment Abgeschlossen dieses Artikels.)

Popup 5

Anforderung

Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird in jede Vom Workflow gesendete Aufgabenbenachrichtigung einbezogen. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen, die teilnehmer möglicherweise benötigen, einschliesslich:

  • Kontaktinformationen für Fragen und Probleme.

  • Falls zutreffend, eine Notiz zu einzelnen Vorgängen, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind. (Die Anweisungen zum Beanspruchen eines Gruppenaufgabes finden Sie im Segment Abgeschlossen in diesem Artikel.)

Popup 6

Fälligkeitstermine und Vorgangsdauern

Geben Sie ein endgültiges Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow an, und/oder geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für den Abschluss der einzelnen Vorgänge ab dem Zeitpunkt der Aufgabe zulässig sind.

Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitsdaten und Wann Vorgangsdauern verwendet werden sollen, finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 7

CC

Nehmen Sie alle beliebigen Ergänzungen oder Entfernungen vor. Denken Sie daran:

  • Die Eingabe eines Namens hier führt nicht zur Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Da Sie den Workflow manuell starten, erhalten Sie die Start- und Stoppbenachrichtigungen, unabhängig davon, ob Sie in diesem Feld aufgeführt sind oder nicht.

  1. Wenn sich die Einstellungen im Initiierungsformular wie sie wünschen, klicken Sie auf Start, um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist den ersten Vorgang oder die ersten Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Was kommt als nächstes?

  • Wenn dieser Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird, benötigen die anderen Teilnehmer möglicherweise Informationen und Unterstützung, um ihre zugewiesenen Aufgaben auszuführen. (Möglicherweise finden sie das Segment "Abgeschlossen" dieses Artikels hilfreich.)

  • Außerdem sollten Sie überprüfen, ob Teilnehmer ihre E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, und insbesondere, dass die Benachrichtigungen nicht von Junk-E-Mail-Filtern falsch behandelt werden.

  • Und natürlich können Sie eine oder mehrere Workflowaufgaben selbst erledigen. Details dazu, wie sie abgeschlossen werden können, finden Sie im Abschnitt Abgeschlossen in diesem Artikel.

  • Informationen dazu, wie Sie den Fortschritt der aktuellen Instanz des Workflows nachverfolgen können, finden Sie unter MONITOR in diesem Artikel.

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Genehmigungsworkflow zugewiesen wurde, finden Sie es möglicherweise nützlich, dieses Segment des Artikels vollständig zu überprüfen, bevor Sie die Aufgabe abschließen. Auf diese Weise sind Ihnen alle Optionen bekannt, die Ihnen möglicherweise offen stehen.

Hinweis: Wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zugewiesen wurde, die Benachrichtigung aber nicht in Ihrem E-Mail-Posteingang angezeigt wurde, stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung nicht von Ihrem Junk-E-Mail-Filter falsch umgeleitet wurde. Passen Sie die Einstellungen des Filters entsprechend an.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie den richtigen Artikel haben.

Unterschiedliche Arten von Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Bevor Sie also beginnen, stellen Sie sicher, dass die Ihnen zugewiesene Aufgabe tatsächlich eine Genehmigungsworkflowaufgabe und keine Aufgabe für einen anderen Workflowtyp ist.

Suchen Sie nach dem Text Bitte genehmigen Sie an einem der folgenden Speicherorte:

  • In der Zeile Betreff der Vorgangsbenachrichtigung
    Aufgabenbenachrichtigung mit Hervorhebung der Genehmigungsaufforderung

  • Auf der Meldungsleiste des Elements, das überprüft
    werden soll, Zu prüfendes Element mit Hervorhebung der Genehmigungsaufforderung

  • Im Aufgabentitel auf der Seite Workflowstatus
    Aufgabe auf der Seite 'Workflowstatus' mit Hervorhebung der Genehmigungsaufforderung

Wenn der Text "Bitte genehmigen" an diesen Speicherorten nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um herauszufinden, auf welcher Workflowvorlage er basiert oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt. Links zu Artikeln zur Verwendung der anderen Arten von Workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, finden Sie im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

Wenn Es sich bei Ihrer Aufgabe jedoch um eine Genehmigungsaufgabe handelt, lesen Sie weiter!

Abschnitte in diesem Segment

  1. Eine Übersicht über den Prozess

  2. In der Vorgangsbenachrichtigung zum Element und zum Aufgabenformular

  3. Auf das Element und das Aufgabenformular aus der Liste oder Bibliothek

  4. Überprüfen des Elements

  5. Ausfüllen und Übermitteln des Aufgabenformulars

  6. Überfällige Benachrichtigungen

  7. Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe (optional)

  8. Anfordern einer Änderung am Element (optional)

  9. Erneutes Zuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person (optional)

  10. Abschließen einer Aufgabe im Auftrag eines nicht teilnehmenden Teilnehmers (optional)

1. Eine Übersicht über den Prozess

Wenn Ihnen in einem Workflow eine Aufgabe zugewiesen wurde, erfahren Sie die Aufgabe in der Regel auf eine von drei Arten:

  • Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

  • Sie öffnen ein Microsoft Office dokument und sehen eine Meldungsleiste, die Sie darüber informiert, dass Ihnen eine verwandte Aufgabe zugewiesen wurde.

  • Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit eine oder mehrere Aufgaben zugewiesen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Genehmigungsworkflowaufgabe zugewiesen wurde, haben Sie in der Regel zwei Aufgaben:

  • Überprüfen des Elements    Erfahren Sie, ob Sie das Element im aktuellen Zustand genehmigen können.

  • Abschließen der Aufgabe    Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Ergebnisse Ihrer Überprüfung zu übermitteln.

Daher sind häufig die folgenden drei Elemente am Abschluss der Aufgabe beteiligt:

  • Die Benachrichtigung (die Sie als E-Mail erhalten)

  • Das zur Genehmigung übermittelte Element (das Sie öffnen und überprüfen)

  • Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und übermitteln)

So sehen diese drei Elemente aus.

Aufgabenbenachrichtigung, zu prüfendes Element und Aufgabenformular

Hinweis: Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband in der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook und nicht in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Oberes Segment

2. In der Vorgangsbenachrichtigung zum Element und zum Aufgabenformular

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Vorgangsbenachrichtigung in der Anleitung Zum Abschließen dieser Aufgabe auf den Link zum Element.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element auf der Nachrichtenleiste auf die Schaltfläche Aufgabe öffnen.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular über die E-Mail-Benachrichtigung

Hinweis: Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband in der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook und nicht in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Oberes Segment

3. Zum Element und zum Aufgabenformular aus der Liste oder Bibliothek

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu überprüfende Element gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung, der dem Element und Workflow zugeordnet ist.

  2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Titel Ihrer Aufgabe.

  3. Klicken Sie im Aufgabenformular in der Meldungsleiste dieser Workflowaufgabe auf den Link zum Element.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular in einer Liste oder Bibliothek

Oberes Segment

4. Überprüfen des Elements

In diesem Beispiel handelt es sich bei dem Element um ein Microsoft Word-Dokument.

Tipp: Wenn es sich um einen Gruppenaufgabe handelt, d. h. um einen einzelnen Vorgang, der einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste zugewiesen ist, damit ein einzelnes Gruppenmitglied die Aufgabe für die gesamte Gruppe abschließen kann, ist es eine gute Idee, die Aufgabe in Anspruch zu nehmen, bevor Sie das Element überprüfen. Auf diese Weise verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass auch ein anderes Mitglied Ihrer Gruppe den Artikel überprüft. Anweisungen finden Sie unter Abschnitt 7 in diesem Segment, Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe.

Geöffnetes Prüfelement mit gelben Leisten

Beachten Sie die beiden gelben Meldungsbalken am oberen Rand des Dokuments:

  • Schreibgeschützter Server   Dieses Dokument ist im schreibgeschützten Modus geöffnet, d. h., Sie können das Dokument lesen, aber keine Änderungen daran vornehmen.
    (Beachten Sie, dass Sie beim Abschließen einer Genehmigungsworkflowaufgabe normalerweise keine Änderungen direkt am Element selbst vornehmen. Stattdessen verwenden Sie das Aufgabenformular, um alle Antworten zu registrieren.)

  • Workflowaufgabe   Wenn Sie bereit sind, Ihre Antwort im Aufgabenformular zu registrieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

Oberes Segment

5. Ausfüllen und Übermitteln des Vorgangsformulars

Das Aufgabenformular für eine Genehmigungsworkflowaufgabe sieht etwa so aus.

Workflowaufgabenformular

Beachten Sie, dass die ersten beiden Elemente(Element löschen und DieseWorkflowaufgabe gilt für Elementtitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt werden, wenn sie aus dem Element zur Überprüfung geöffnet werden.

Popup 1

Element löschen

Wenn Sie diese Aufgabe aus der aktuellen Instanz des Workflows löschen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

  • Durch das Löschen der Aufgabe wird das zu überprüfende Element nicht gelöscht.

  • Wenn Sie die Aufgabe löschen, fungiert diese Aktion als (und wird im Verlauf als aufgezeichnet) als Ablehnung des Dokuments. Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er bei der ersten Ablehnung endet, beendet das Löschen der Aufgabe den Workflow.

  • Eine gelöschte Aufgabe wird nicht mehr im Aufgabenbereich der Seite Workflowstatus angezeigt. (Der Löschvorgang und die anschließende automatische Ablehnung werden jedoch weiterhin im Bereich Verlauf der Seite aufgezeichnet.)

    Hinweis: Wenn Sie diese Instanz des Workflows nicht gestartet haben, sollten Sie die Person, die den Workflow gestartet hat, vor dem Löschen der Aufgabe überprüfen.

Popup 2

Diese Workflowaufgabe gilt für "Elementtitel"

Um das Element zur Überprüfung zu öffnen, klicken Sie hier auf den Link.

Popup 3

Status, Angefordert von, Konsolidierte Kommentare, Fälligkeitsdatum

Sie können einträge in diesen vier Feldern nicht bearbeiten oder ändern, aber die Informationen in diesen Feldern finden Sie möglicherweise hilfreich.

Beachten Sie, dass das Feld Konsolidierte Kommentare nicht nur zusätzliche Anweisungen zum Abschließen der Aufgabe enthält, sondern auch alle Kommentare, die von Teilnehmern übermittelt werden, die ihre Aufgaben bereits in derselben Instanz des Workflows abgeschlossen haben.

Auf die gleiche Weise werden alle Kommentare, die Sie in das Feld Kommentare (4) eingeben, nach dem Einreichen Ihres eigenen Formulars auch im Feld Konsolidierte Kommentare für nachfolgende Teilnehmer angezeigt.

Popup 4

Kommentare

Alle hier angezeigten Texte werden im Workflowverlauf aufgezeichnet und für nachfolgende Teilnehmer auch im Feld Konsolidierte Kommentare (3) angezeigt.

Popup 5

Genehmigen

Um das Element zu genehmigen, geben Sie zuerst alle Kommentare ein, die Sie im Feld Kommentare (4) beitragen möchten, und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche.

Popup 6

Ablehnen

Wenn Sie das Element ablehnen möchten, geben Sie zuerst alle Kommentare ein, die Sie in das Feld Kommentare (4) einbringen möchten, und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche.

Popup 7

Abbrechen

Um das Aufgabenformular zu schließen, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Die Aufgabe bleibt unvollständig und Ihnen zugewiesen.

Popup 8

Änderung anfordern

Wenn Sie eine Änderung des elements anfordern möchten, das Sie überprüfen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Eine Abbildung des Formulars, in dem Sie die Details Ihrer Anforderung eingeben, und weitere Anweisungen finden Sie unter Abschnitt 8 in diesem Segment, Anfordern einer Änderung am Element.

Hinweis: Diese Option ist für einige Workflowaufgaben möglicherweise deaktiviert.

Popup 9

Aufgabe erneut zuweisen

Um die Genehmigungsaufgabe einer anderen Person erneut zuzuweisen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Eine Abbildung der Seite, auf der Sie die Details der Neuzuweisung eingeben, und weitere Anweisungen finden Sie unter Abschnitt 7 in diesem Segment, Erneutes Zuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person.

Hinweis: Diese Option ist für einige Workflowaufgaben möglicherweise deaktiviert.

Oberes Segment

6. Überfällige Benachrichtigungen

Wenn eine Aufgabe oder eine gesamte Workflowinstanz für den Abschluss überfällig ist, werden automatisch Benachrichtigungen an gesendet:

  • Die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist

  • Die Person, die den Workflow gestartet hat (oder, wenn der Start automatisch erfolgt ist, der Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat)

Oberes Segment

7. Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe (optional)

Wenn nur ein einzelner Vorgang einer ganzen Gruppe zugewiesen ist, der Sie angehören, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe im Auftrag der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen.

Fordern Sie die Aufgabe an, bevor Sie das Element überprüfen. Sobald Sie den Vorgang in Anspruch nehmen, wird er Ihnen zugewiesen, und kein anderes Mitglied der Gruppe kann ihn abschließen. (Auf diese Weise führt nur eine Person die erforderlichen Arbeiten aus.)

  1. Zeigen Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Namen der Aufgabe, die Ihrer Gruppe zugewiesen wurde, bis ein Pfeil angezeigt wird

  2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten, und klicken Sie dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe beanspruchen.
    Anfordern einer Gruppenaufgabe

Wenn die Seite Workflowstatus aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der Gruppe, sondern speziell Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später wieder für die Gruppe loslassen möchten, ohne sie fertig zu machen, verwenden Sie dieselben Schritte, um zum Aufgabenformular zurückzukehren, klicken Sie aber jetzt auf die Schaltfläche Aufgabe loslassen.

Schaltfläche 'Aufgabe freigeben' im Aufgabenformular

Oberes Segment

8. Anfordern einer Änderung am Element (optional)

Bevor Sie mit diesem Vorgang beginnen, beachten Sie, dass der Workflow möglicherweise so eingerichtet ist, dass er sofort endet, wenn eine Änderung am Element vorgenommen wird. Es kann eine gute Idee sein, den Workflow mit der Person zu überprüfen, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um sicherzustellen, dass es richtig ist, dass eine Änderung vorgenommen wird und der Workflow zu diesem Zeitpunkt endet.

Wir veranschaulichen die Option zur Änderungsanforderung, indem wir sie in ein Szenario setzen:

Stellen Sie sich zunächst vor, Ihr Name ist Frank.

Stellen Sie sich dann vor, eine Kollegin namens Anna hat einen Genehmigungsworkflow für ein dokument gestartet, das sie erstellt hat.

Wenn Sie Das neue Dokument von Anna überprüfen, sind Sie der Meinung, dass die Einführung zu lang ist.

Klicken Sie unten im Workflowaufgabesformular auf die Schaltfläche Änderung anfordern, und füllen Sie dann dieses Formular aus.

Formular zum Anfordern der Änderung eines Elements

Popup 1

Ändern von anfordern

Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie die Änderung anfordern.

(Wenn Sie Ihre Anfrage an die Person senden möchten, die diese Ausführung des Workflows gestartet hat oder wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, an die Person, die diesen Genehmigungsworkflow ursprünglich hinzugefügt hat, können Sie dieses Feld ebenfalls leer lassen.)

Popup 2

Neue Anforderung

Beschreiben Sie die vorgenommene Änderung, und geben Sie alle Informationen an, die die Person, die die Änderung vorgenommen hat, benötigt. (Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Gehen Sie wie im Folgenden zu den folgenden drei Dingen vor:

  • So behalten Sie das vorhandene Fälligkeitsdatum bei    Lassen Sie dieses Feld leer.

  • So entfernen Sie das Fälligkeitsdatum vollständig    Geben Sie die Zahl 0 ein.

  • So geben Sie ein neues Fälligkeitsdatum an    Geben Sie hier eine Zahl ein, und geben Sie dann die Dauereinheiten im folgenden Feld an. Zusammen geben die beiden Einträge den Zeitraum an, bevor der Änderungsaufgabe fällig ist.

Popup 4

Neue Einheiten für Dauer

Wenn Sie eine neue Vorgangsdauer angeben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum zu ermitteln, bevor der Vorgang fällig ist. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monatoder 2 Wochen.)

Wenn sie alle Formulareinträge auf die von Ihnen angezeigte Weise haben, klicken Sie auf Senden ,und ihre aktuelle Aufgabe ist alsAbgeschlossen gekennzeichnet. (Sie sind aber noch nicht fertig. Nachdem Anna die Änderungsaufgabe abgeschlossen hat, wird Ihnen erneut eine Genehmigungsaufgabe zugewiesen.

In der Zwischenzeit erhält Anna die folgende E-Mail-Benachrichtigung:

Benachrichtigung, die bei der Anforderung einer Änderung eines Elements gesendet wird

Anna kann nach nur einem Blick in die Zeile Betreff (Zahl 1 in der Abbildung) erkennen, dass es sich nicht um eine normale Genehmigungsbenachrichtigung handelt, sondern um eine Anforderung, etwas am Element zu ändern. Sie findet die Informationen zu der bestimmten Änderung, die angefordert wurde, in der Textänderung angefordert (Zahl 2).

Anna überprüft das Element, nimmt die angeforderten Änderungen vor, speichert ihre Änderungen und überprüft das Element wieder.

Anschließend geht sie zur Seite Workflowstatus und öffnet ihre Änderungsanforderungsaufgabe im Bereich Aufgaben dort.


Übermitteltes Formular nach Durchführung einer angeforderten Änderung

Anna fügt alle Informationen hinzu, die sie im Feld Kommentare eingeben möchte, und klickt dann auf Antwort senden. Der Workflow führt zwei Aktionen aus:

  • Die Änderungsanforderungsaufgabe von Anna wird als abgeschlossen markiert.

  • Sie weist Ihnen eine neue Genehmigungsaufgabe zu (mit den Kommentaren von Anna im Feld Konsolidierte Kommentare) und sendet Ihnen eine Benachrichtigung zu diesem Vorgang.

Jetzt können Sie ihre Überprüfung des geänderten Elements abschließen.

In der Zwischenzeit werden alle diese Aktionen im Abschnitt Workflowverlauf der Seite Workflowstatus nachverfolgt und angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Workflowverlauf mit den Aktionen der Änderungsanforderung

Hier ist ein Diagramm des gesamten Prozesses.

Flussdiagramm für die Änderungsanforderung

Oberes Segment

9. Erneutes Zuweisen Ihrer Genehmigungsaufgabe an eine andere Person (optional)

Wenn Eine andere Person eine Ihnen zugewiesene Workflowaufgabe abschließen soll, klicken Sie im Formular Workflowaufgabe auf die Schaltfläche Aufgabe neu zuweisen.

Dieses Formular wird angezeigt.

Formular für die Neuzuweisung einer Aufgabe

Popup 1

Vorgang erneut zuweisen an

Geben Sie den Namen oder die Adresse der Person ein, der Sie diese Aufgabe zuweisen möchten.

Wenn Sie diese Aufgabe der Person zuweisen möchten, die den Workflow gestartet hat , oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, der Person, die diesen Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, lassen Sie dieses Feld leer.

Popup 2

Neue Anforderung

Geben Sie alle Informationen an, die die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, benötigt, um die Aufgabe auszuführen. (Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Gehen Sie wie im Folgenden zu den folgenden drei Dingen vor:

  • So behalten Sie das vorhandene Fälligkeitsdatum bei    Lassen Sie dieses Feld leer.

  • So entfernen Sie das Fälligkeitsdatum vollständig    Geben Sie die Zahl 0 ein.

  • So geben Sie ein neues Fälligkeitsdatum an    Geben Sie hier eine Zahl ein, und geben Sie dann die Dauereinheiten im folgenden Feld an. Zusammen geben die beiden Einträge den Zeitraum an, bevor der Änderungsaufgabe fällig ist.

Popup 4

Neue Einheiten für Dauer

Wenn Sie eine neue Vorgangsdauer angeben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum zu ermitteln, bevor der Vorgang fällig ist. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monatoder 2 Wochen.)

Wenn das Formular abgeschlossen ist, klicken Sie auf Senden. Ihre Aufgabe ist als Abgeschlossengekennzeichnet, der person, die jetzt für den Vorgang zuständig ist, wird eine neue Aufgabe zugewiesen, und eine Vorgangsbenachrichtigung wird gesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie bereitgestellt haben, werden in der neuen Vorgangsbenachrichtigung in den Text Delegated by aufgenommen (Zahl 1 in der folgenden Abbildung).

Aufgabenbenachrichtigung für eine neu zugewiesene Aufgabe

In der Zwischenzeit werden alle diese Änderungen nachverfolgt und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Seite Workflowstatus angezeigt, wie hier gezeigt.

Bereiche 'Aufgaben' und 'Verlauf' der Workflowstatusseite für eine neu zugewiesene Aufgabe

Oberes Segment

10. Abschließen einer Aufgabe im Auftrag eines nicht teilnehmenden Teilnehmers (optional)

Es gibt einen speziellen Prozess für die Einbeziehung von Teilnehmern, die keine Mitglieder Ihrer SharePoint-Organisation sind. Dabei fungiert ein Websitemitglied als Proxy für den außen beteiligten Teilnehmer:

  1. Fügen Sie auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars die E-Mail-Adresse des äußeren Teilnehmers in die entsprechende Stufe Zuweisen an ein.

  2. Der Workflow weist dem Websitemitglied, das den Workflow startet, die Aufgabe des äußeren Teilnehmers zu– oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wird, dem Mitglied, das den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat. Diese Person, der die Aufgabe tatsächlich zugewiesen ist, fungiert als Proxy für den äußeren Teilnehmer.

  3. Dieses Websitemitglied erhält eine Aufgabenbenachrichtigung mit Anweisungen zum Senden einer Kopie des Elements zur Überprüfung an den äußeren Teilnehmer. (Währenddessen erhält der externe Teilnehmer eine Kopie der Aufgabenbenachrichtigung, die als hilfreiche Benachrichtigung oder Heads-up funktionieren kann.)

  4. Das Websitemitglied, dem die Aufgabe tatsächlich zugewiesen ist, sendet eine Kopie des Elements an den äußeren Teilnehmer.

  5. Der externe Teilnehmer überprüft das Element und sendet seine Antwort an das Websitemitglied zurück.

  6. Wenn die Antwort des außen zukommenden Teilnehmers eintrifft, schließt das Websitemitglied die Aufgabe im Auftrag des äußeren Teilnehmers ab.

Hier ist ein Diagramm des Prozesses.

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Der zentrale Speicherort, an dem Sie einen ausgeführten Workflow überwachen, anpassen oder beenden können, ist die Seite Workflowstatus für diese Instanz des Workflows.

Zuerst zeigen wir Ihnen, wie Sie zu dieser Seite gelangen, und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie die dort angezeigten Optionen und Informationen verwenden. Zum Schluss zeigen wir Ihnen zwei weitere Seiten an, auf denen Sie zusätzliche Überwachungsinformationen erhalten können.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Zur Seite "Workflowstatus" gelangen

  2. Verwenden der Seite Workflowstatus zum Überwachen des Workflowfortschritts

  3. Ändern aktiver Aufgaben (bereits zugewiesene Aufgaben)

  4. Ändern zukünftiger Vorgänge (Aufgaben noch nicht zugewiesen)

  5. Abbrechen oder Beenden dieses Workflowlaufs

  6. Herausfinden, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

  7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

1. Zur Seite Workflowstatus

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das element und den Workflow, das Sie verwenden möchten.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Namen "Hauptentwurf", und der Workflow ist Genehmigung 3.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Die Seite Workflowstatus wird geöffnet.

Hinweise: 

  • Wenn Ihre Liste oder Bibliothek eine große Anzahl von Elementen enthält, können Sie das gesuchte Element mithilfe von Sortieren und/oder Filtern schneller finden. Wenn Sie feststellen, dass Sie wiederholt auf die gleiche Weise sortieren und/oder filtern, finden Sie es möglicherweise nützlich, eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, die diese bestimmte Anordnung automatisiert.

  • Um zur Seite Workflowstatus zu gelangen, können Sie auch entweder auf den Link Status dieses Workflowlinks in einer E-Mail-Benachrichtigung "hat begonnen" anzeigen oder auf den Link Workflowverlauf anzeigen in einer E-Mail-Benachrichtigung "hat abgeschlossen" für die bestimmte Instanz geklickt, an der Sie interessiert sind.

Oberes Segment

2. Verwenden der Seite Workflowstatus zum Überwachen des Workflowfortschritts

Hier finden Sie unter der Abbildung der einzelnen Abschnitten der Seite Workflowstatus die Überwachungsfragen, die im Abschnitt beantwortet werden.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Abschnitt 'Workflowinformationen' der Workflowstatusseite

Beantwortete Fragen:

  • Wer hat diese Instanz des Workflows gestartet?

  • Wann wurde diese Instanz gestartet?

  • Wann ist die letzte Aktion in diesem Fall erfolgt?

  • Auf welchem Element wird diese Instanz ausgeführt?

  • Wie ist der aktuelle Status dieser Instanz?

Aufgabenabschnitt

Abschnitt 'Aufgaben' der Workflowstatusseite

Beantwortete Fragen:

  • Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen, und wie ist der aktuelle Status?

  • Welche Vorgänge wurden bereits abgeschlossen, und wie war das Ergebnis für jeden dieser Vorgänge?

  • Was ist das Fälligkeitsdatum für jeden Vorgang, der bereits erstellt und zugewiesen wurde?

Gelöschte Aufgaben und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, werden in diesem Abschnitt nicht angezeigt.

Abschnitt "Workflowverlauf"

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Beantwortete Fragen:

  • Welche Ereignisse sind in dieser Instanz des Workflows bereits aufgetreten?

  • Beachten Sie, dass überfällige Aufgaben und überfällige Aufgabenbenachrichtigungen in diesem Bereich nicht angezeigt werden.

Oberes Segment

3. Ändern aktiver Vorgänge (bereits zugewiesene Aufgaben)

Es gibt zwei Möglichkeiten zum Ändern von Vorgängen, die bereits zugewiesen, aber noch nicht abgeschlossen sind:

  • Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

  • Ändern aller aktiven Aufgaben

Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

Berechtigungen   Um änderungen an einer einzelnen Aufgabe zu ändern, die einer anderen Person als Ihnen zugewiesen ist, müssen Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. (Die Gruppe Besitzer verfügt standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besucher nicht. So ist es z. B. möglich, Berechtigungen zu besitzen, mit denen Sie einen Workflow starten, aber keine Änderungen an der Aufgabe eines anderen Teilnehmers vornehmen können.)

Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

  1. Klicken Sie in der Liste Aufgaben auf den Titel der Aufgabe.
    Klicken auf den Titel einer Aufgabe in der Liste

  2. Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Aufgabe auszufüllen, zu löschen oder neu zuzuweisen.

Ausführlichere Anweisungen zur Verwendung des Aufgabenformulars finden Sie im Abschnitt Abgeschlossen in diesem Artikel.

Ändern aller aktiven Aufgaben

Berechtigungen    Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, aber der Link Diesen Workflow beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe Mitglieder und die Gruppen Besucher nicht.)

  1. Klicken Sie im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Aktive Aufgaben der Genehmigung aktualisieren.

  2. Nehmen Sie ihre Änderungen im geöffneten Formular vor, und klicken Sie dann auf OK.

    • Nachrichten, die Ihre Änderungen widerspiegeln, werden an die Personen gesendet, denen derzeit Aufgaben in dieser Ausführung zugewiesen sind.

    • Bereits abgeschlossene oder gelöschte Aufgaben und aufgaben, die noch nicht zugewiesen sind, sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

    • Wenn Sie Änderungen an Vorgängen vornehmen möchten, die noch nicht zugewiesen wurden, lesen Sie den folgenden Abschnitt Ändern zukünftiger Vorgänge.

Änderungsformular für aktive Aufgaben

Popup 1

Dauer pro Vorgang, Einheiten "Dauer"

  • So behalten Sie das vorhandene Fälligkeitsdatum bei    Lassen Sie Dauer pro Vorgang leer, und nehmen Sie keine Änderung an Duration Units vor.

  • So entfernen Sie das Fälligkeitsdatum, sodass keine    Geben Sie die Zahl 0 in Dauer pro Vorgang ein.

  • So verschieben Sie das Fälligkeitsdatum, indem Sie die Vorgangsdauer verlängern    Verwenden Sie beide Dauerfelder, um die Anzahl und den Typ der Einheiten anzugeben, um die Sie die Dauer verlängern möchten.

Popup 2

Anforderung

  • So ändern Sie den Anforderungstext    Nehmen Sie alle änderungen vor, die Sie im Textfeld wünschen.

  1. Wenn alle Felder im Formular wie sie angezeigt werden sollen, klicken Sie auf OK.

Alle aktiven Aufgaben in der aktuellen Instanz werden aktualisiert.

Oberes Segment

4. Ändern zukünftiger Vorgänge (Aufgaben noch nicht zugewiesen)

Berechtigungen    Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, aber der Link Diesen Workflow jetzt beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe Mitglieder und die Gruppen Besucher nicht.)

  1. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Genehmigende genehmigende Benutzer hinzufügen oder aktualisieren.

  2. Nehmen Sie Ihre Änderungen im geöffneten Formular vor, und klicken Sie dann auf AKTUALISIEREN.

    Hinweis: Bereits erstellte und zugewiesene Aufgaben sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

Änderungsformular für zukünftige Aufgaben

Popup 1

Teilnehmer, Bestellung, Gruppen erweitern

  • So fügen Sie Teilnehmer hinzu oder entfernen oder ändern Sie die Reihenfolge der Aufgaben    Fügen Sie die Reihenfolge der Namen oder Adressen der Teilnehmer im Feld Teilnehmer hinzu, entfernen und/oder neuanordnen.

  • Um eine ganze Stufe zu entfernen    Klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Hinweis: Mithilfe des Kontrollkästchens Gruppen erweitern können Sie angeben, ob aufgelisteten Verteilergruppen nur ein Vorgang für die gesamte Gruppe oder ein Vorgang pro Mitglied zugewiesen werden soll.

Weitere Informationen zur Verwendung dieser Felder finden Sie im Segment PLAN und im entsprechenden Add-Segment(Liste/Bibliothek oder Websitesammlung)dieses Artikels.

Popup 2

Anforderung

  • So ändern Sie den Anforderungstext    Nehmen Sie alle Änderungen vor, die Sie am Text im Feld vornehmen möchten.

Popup 3

Fälligkeitsdatum für alle Vorgänge, Dauer pro Vorgang, Dauereinheiten

  • So ändern oder entfernen Sie das Fälligkeitsdatum des Kalenders    Löschen Sie das vorhandene Datum, und geben Sie dann entweder ein neues Datum ein, oder lassen Sie das Feld leer, um das spezifische Fälligkeitsdatum vollständig zu entfernen. (Geben Sie in diesem Feld keine Null ein. Dieses Feld muss entweder einen Kalenderdatumswert enthalten oder leer sein.)

  • So behalten Sie die vorhandene Dauer bei    Lassen Sie Dauer pro Vorgang leer, und nehmen Sie keine Änderung an Duration Units vor.

  • So entfernen Sie die Dauer, sodass keine    Geben Sie die Zahl 0 in Dauer pro Vorgang ein.

  • So verlängern Sie die Vorgangsdauer    Verwenden Sie beide Dauerfelder, um die Anzahl und den Typ der Einheiten anzugeben, um die Sie die Dauer verlängern möchten. (Weitere Informationen zum Festlegen von Fälligkeitsterminen und -dauer finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.)

  1. Wenn alle Felder im Formular wie sie angezeigt werden sollen, klicken Sie auf OK.

Alle zukünftigen Aufgaben in der aktuellen Instanz spiegeln Ihre Änderungen wider.

Oberes Segment

5. Abbrechen oder Beenden dieses Workflowlaufs

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine ausgeführte Workflowinstanz zu beenden, bevor sie abgeschlossen wurde:

  • Abbrechen des Workflows    Alle Vorgänge werden abgebrochen, werden aber im Aufgabenbereich der Seite Workflowstatus beibehalten.

  • Beenden des Workflows    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Aufgabenbereich der Seite Workflowstatus gelöscht. (Sie werden jedoch weiterhin im Bereich Workflowverlauf widergspiegelt.)

Anweisungen für beide Methoden folgen.

Abbrechen (alle Aufgaben abgebrochen, aber sowohl in der Aufgabenliste als auch im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen    Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, aber der Link Workflow beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe Mitglieder und die Gruppen Besucher nicht.)

Wenn die aktuelle Instanz eines Workflows nicht mehr benötigt wird, kann sie beendet werden.

  • Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Alle Genehmigungsaufgaben abbrechen.

  • Klicken Sie zum Bestätigen auf Ja.

Link 'Alle Aufgaben abbrechen'

Alle aktuellen Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen. Die abgebrochenen Aufgaben werden weiterhin sowohl im Bereich Aufgaben als auch im Bereich Workflowverlauf aufgeführt.

Beenden (alle Aus der Aufgabenliste gelöschten, aber im Verlauf beibehaltenen Aufgaben)

Berechtigungen    Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, aber der Link Diesen Workflow beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten, die Gruppe Mitglieder und die Gruppen Besucher nicht.)

Wenn ein Fehler auftritt oder der Workflow beendet und nicht reagiert, kann er beendet werden.

Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf Diesen Workflow beenden, und klicken Sie dann auf Ja, um dies zu bestätigen.

Alle vom Workflow erstellten Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Aufgabenbereich auf der Seite Workflowstatus gelöscht, obwohl sie weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt werden. Der Workflow endet mit dem Status "Workflow abgebrochen".

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6. Herausfinden, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

Auf der Seite Workflows für jedes Element finden Sie eine Liste der Workflows, die derzeit für dieses Element ausgeführt werden.

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Auf der Seite Workflows: Elementname finden Sie unter Ausführen von Workflowseine Liste der Instanzen, die derzeit für das Element ausgeführt werden.

Hinweis: Beachten Sie, dass mehrere Instanzen einer einzelnen Workflowversionnicht gleichzeitig für dasselbe Element ausgeführt werden können. Beispiel: Zwei Workflows, die beide auf der Vorlage Genehmigung basieren, wurden hinzugefügt. Einer trägt den Namen Plangenehmigung, der andere den Namen "Budgetgenehmigung". Bei einem beliebigen Element kann jeweils eine Instanz der Plangenehmigung und der Budgetgenehmigung ausgeführt werden, jedoch nicht zwei Instanzen eines workflows.

Oberes Segment

7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

Websitesammlungsadministratoren können auf einen Blick anzeigen:

  • Wie viele Workflows basierend auf jeder Workflowvorlage sind derzeit in der Websitesammlung vorhanden.

  • Gibt an, ob jede Workflowvorlage selbst aktuell aktiv oder inaktiv in der Websitesammlung ist.

  • Wie viele Instanzen von Workflowversionen, die auf jeder Workflowvorlage basieren, werden derzeit in der Websitesammlung ausgeführt.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltungauf Workflows.

Die Seite Workflows wird geöffnet und zeigt die Informationen an.

Was kommt als nächstes?

Wenn diese Workflowversion zum ersten Mal ausgeführt wird, sollten Sie die Anweisungen im Abschnitt ÜBERPRÜFEN in diesem Artikel verwenden, um die Ereignisse in der Instanz zu sehen und festzustellen, ob der Workflow wie sie funktioniert.

Nachdem Die Workflowinstanz abgeschlossen ist, können Sie die ereignisse überprüfen, die im Verlauf des Workflows aufgezeichnet wurden. (Sie können bis zu 60 Tage nach Abschluss der -Instanz für jede Instanz auf den Eintrag zugreifen.)

Wichtig: Beachten Sie, dass der Workflowverlauf nur als informelle Referenz bereitgestellt wird. Sie kann nicht für offizielle Prüfungen oder für andere rechtliche, Beweis- und Beweiszwecken verwendet werden.

Sie können auch Berichte über die Gesamtleistung des Workflows instanzenübergreifend ausführen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Überprüfen von Ereignissen in der neuesten Instanz

  2. Access-Instanzverlauf für bis zu 60 Tage

  3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

1. Überprüfen von Ereignissen in der letzten Instanz

Solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek verbleibt und der gleiche Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt wird, kann über die Liste oder Bibliothek auf den Verlauf der letzten Instanz zugegriffen werden.

So zeigen Sie die Seite Workflowstatus für die neueste Instanz eines Workflows an, der für ein beliebiges Element ausgeführt wird:

  • Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Statuslink für das element und den Workflow, das Sie verwenden möchten.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Titel "Hauptentwurf", und der Workflow lautet Neue Dokumentgenehmigung.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Auf der Seite Workflowstatus befindet sich der Abschnitt Workflowverlauf in der Nähe des unteren Rands.

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Oberes Segment

2. Zugriff auf den Instanzverlauf für bis zu 60 Tage

Was passiert, wenn Sie den Verlauf einer Instanz überprüfen möchten, nachdem Sie denselben Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt haben?

Tatsächlich können Sie dies für bis zu 60 Tage von einem der beiden Einstiegspunkte aus tun: der Liste oder Bibliothek oder der Benachrichtigung zum Abschluss des Workflows.

Aus der Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Abgeschlossene Workflowsauf den Namen oder Status der Workflowinstanz, die Sie überprüfen möchten.

    Liste der abgeschlossenen Workflows auf der Workflowseite für ein Element Die Seite Workflowstatus für diese Instanz wird geöffnet.

Aus der Benachrichtigung zum Abschluss des Workflows

  • Öffnen Sie die Workflowabschlussbenachrichtigung für die Instanz, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.


Workflowendbenachrichtigung mit Hervorhebung des Verlauflinks Die Seite Workflowstatus für diese Instanz wird geöffnet.

Um alle Ihre Abschlussbenachrichtigungen zu behalten, möchten Sie möglicherweise eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie die Regel ein, um alle eingehenden Nachrichten, für die der Text abgeschlossen wurde, in der Zeile Betreff in einen eigenen, separaten Ordner zu kopieren. (Stellen Sie sicher, dass ihre Outlook-Regel die eingehenden Nachrichten kopiert und nicht einfach verschiebt, oder sie werden nicht auch in Ihrem Posteingang angezeigt.)

Oberes Segment

3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

Um zu erfahren, wie eine Ihrer Workflowversionen im Allgemeinen – im Laufe der Zeit und über mehrere Instanzen hinweg – ausgeführt wird, können Sie einen oder beide vordefinierte Berichte erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um die Durchschnittswerte der Dauer der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Dauer der einzelnen ausführungs- oder instanz des Workflows zu sehen.

  • Abbruch- und Fehlerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um festzustellen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder fehler vor Abschluss auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen Link mit Statusinformationen.
    Anklicken des Workflowstatus

  2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflowverlaufauf Workflowberichte anzeigen.
    Link 'Workflowberichte anzeigen' im Abschnitt 'Workflowverlauf'

  3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
    Anklicken des Links 'Aktivitätsdauerbericht'

  4. Behalten Oder ändern Sie auf der Seite Anpassen den Speicherort, an dem die Berichtsdatei erstellt wird, und klicken Sie dann auf OK.

    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort Der Bericht wird erstellt und an dem angegebenen Speicherort gespeichert.

  5. Wenn der Bericht abgeschlossen ist, können Sie auf den Link klicken, der in der folgenden Abbildung angezeigt wird, um ihn zu sehen. Klicken Sie andernfalls auf OK, um das Dialogfeld fertig zu stellen und zu schließen. (Wenn Sie den Bericht später anzeigen möchten, finden Sie ihn an der Stelle, die Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
    Anzeigen des Berichts

Was kommt als nächstes?

Wenn Ihr Workflow genau so funktioniert, wie Sie ihn wünschen, sind Sie alle so eingestellt, dass Sie mit der Verwendung beginnen.

Wenn Sie etwas an der Funktionsweise ändern möchten, lesen Sie das Segment ÄNDERN in diesem Artikel.

Nachdem Sie die erste Instanz des neuen Genehmigungsworkflows ausgeführt und die Ergebnisse überprüft haben, möchten Sie möglicherweise eine oder mehrere Änderungen an der Konfiguration des Workflows vornehmen.

Möglicherweise möchten Sie auch in Zukunft zu verschiedenen Zeiten weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen.

Schließlich möchten Sie den Workflow möglicherweise für einen kürzeren oder längeren Zeitraum deaktivieren, ihn aber nicht entfernen – oder Sie möchten ihn sogar vollständig entfernen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Ändern dauerhafter Einstellungen für einen Workflow

  2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

1. Ändern dauerhafter Einstellungen für einen Workflow

Um dauerhafte Änderungen an den Einstellungen für einen vorhandenen Workflow vorzunehmen, öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, das Sie ursprünglich zum Hinzufügen verwendet haben.

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Listeoder Bibliothek.

    Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste heißt die Registerkarte z. B. Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (zumÄndern der Einstellungen klicken) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

    Hinweis: Wenn der von Ihnen angezeigte Genehmigungsworkflow nicht in der Liste angezeigt wird, ist er möglicherweise nur einem Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, wird durch die Workflows gesteuert, die für die Ausführung von Elementen dieses Typs konfiguriert sind, die sich direkt unterhalb der Liste befinden. (Siehe Abbildung.) Klicken Sie im Dropdownmenü auf die Inhaltstypoptionen, um zu ermitteln, welcher workflow angezeigt werden soll. Wenn der workflow, den Sie wünschen, in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf seinen Namen.

  5. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, die ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurden, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen vor und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLAN und im entsprechenden Add-Segment(Liste/Bibliothek oder Websitesammlung)dieses Artikels.

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Web-Designer-Katalogeauf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, auf dem der Workflow ausgeführt wird.
    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungenauf Workfloweinstellungen.
    Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

  6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (zumÄndern der Einstellungen klicken) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.
    Link zum Ändern von Workfloweinstellungen

  7. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, die ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurden, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen vor und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLAN und im entsprechenden Add-Segment(Liste/Bibliothek oder Websitesammlung)dieses Artikels.

Oberes Segment

2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Listeoder Bibliothek.

    Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste heißt die Registerkarte z. B. Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Entfernen, Blockieren oder Wiederherstellen eines Workflows.

  5. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular enthält fünf Spalten:

  • Workflow    Name des Workflows.

  • Instanzen    Anzahl der Instanzen des Workflows, der derzeit für Elemente ausgeführt wird.

  • Zulassen    Option, die es dem Workflow ermöglicht, weiterhin normal zu arbeiten.

  • Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle aktuell ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem die Ausführung neuer Instanzen nicht mehr möglich ist. (Diese Aktion ist umkehrbar. Um den Workflow später erneut zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, mit der der Workflow vollständig aus der Liste oder Bibliothek entfernt wird. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion ist nicht umkehrbar.)

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Katalogeauf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, auf dem der Workflow ausgeführt wird.
    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungenauf Workfloweinstellungen.
    Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

  6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Entfernen, Blockieren oder Wiederherstellen eines Workflows.

  7. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular enthält fünf Spalten:

  • Workflow    Name des Workflows.

  • Instanzen    Anzahl der Instanzen des Workflows, der derzeit für Elemente ausgeführt wird.

  • Zulassen    Option, die es dem Workflow ermöglicht, weiterhin normal zu arbeiten.

  • Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle aktuell ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem die Ausführung neuer Instanzen nicht mehr möglich ist. (Diese Aktion ist umkehrbar. Um den Workflow später erneut zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, mit der der Workflow vollständig aus der Websitesammlung entfernt wird. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion ist nicht umkehrbar.)

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, führen Sie eine Testinstanz des Workflows aus, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

Weitere Anpassung

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, weiter anzupassen.

Sie können sogar benutzerdefinierte Workflows von Grund auf neu erstellen.

Sie können alle oder alle der folgenden Programme verwenden:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen, -aktionen und -verhalten

  • Microsoft Visual Studio    Erstellen Sie eigene benutzerdefinierte Workflowaktionen.

Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Software Developer Network (MSDN)-Hilfesystem.

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