Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung

Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung

Die workflows included with SharePoint products are features that you can use to automate your business processes, making them both consistent and more efficient. Sie können einen SharePoint Collect Signatures-Workflow verwenden, um Dokumente, die in Excel, Word oder InfoPath erstellt wurden, an eine oder mehrere Personen für ihre Signaturen weiter zu routen.

Hinweis: SharePoint 2010-Workflows wurden seit dem 1. August 2020 für neue Mandanten eingestellt und am 1. November 2020 aus vorhandenen Mandanten entfernt.  Wenn Sie SharePoint 2010-Workflows verwenden, empfiehlt es sich, zu Power Automate oder anderen unterstützten Lösungen zu migrieren. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint 2010 Workflow Retirement.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Workflows, die in SharePoint enthalten sind.

Wichtig: Standardmäßig ist der Workflow Zum Sammeln von Signaturen nicht aktiviert und nicht im Listenfeld Workflowvorlage auswählen des Zuordnungsformulars aufgeführt. Um sie zur Verwendung zur Verfügung zu stellen, muss ein Websiteadministrator sie auf Websitesammlungsebene aktivieren. Wenn Sie über Berechtigungen auf Websitesammlungsebene verfügen, lesen Sie Aktivieren von SharePoint-Workflowvorlagen.

Wenn Sie nur noch eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen abschließen müssen    Wechseln Sie einfach zum SEGMENT COMPLETE, und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie vorerst keines der anderen Segmente.

Vergleich eines manuellen Prozesses mit einem automatisierten Workflow

SharePoint-Workflows sind:

  • Effizient und konsistent    Ein Workflow zum Sammeln von Signaturen leitet das Dokument automatisch weiter, weist Signaturaufgaben zu und verfolgt deren Fortschritt. Die Aktivität im Workflow kann von einer zentralen Statusseite aus überwacht und angepasst werden, und der Verlauf der Ereignisse im Workflowlauf wird 60 Tage nach Abschluss beibehalten.

  • Weniger Arbeit für Sie    Mit einem Workflow zum Sammeln von Signaturen können Sie und Ihre Kollegen Zeit und Probleme sparen und gleichzeitig Ihren Signaturprozess rationalisieren und standardisieren.

Hier ist ein Diagramm einer sehr einfachen Version des Workflows "Signaturen sammeln".

Flussdiagramm eines Workflowprozesses

Tipps zur Verwendung dieses Artikels

Die Informationen in diesem Artikel werden in erweiterbaren Segmenten dargestellt.

Wenn Sie nur noch eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen abschließen müssen    Wechseln Sie einfach zum SEGMENT COMPLETE, und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie vorerst keines der anderen Segmente.

Wenn Sie Workflows hinzufügen, starten, überwachen und verwalten möchten    Wenn Sie mit diesen Aufgaben noch nicht vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, diesen Artikel segmentiert durcharbeiten, wenn Sie zum ersten Mal einen Workflow entwerfen und hinzufügen. Sobald Sie mit den Informationen und dem Artikellayout vertraut sind, können Sie direkt zu dem Segment wechseln, das Sie bei allen Gegenbesuchen benötigen.

Eine Notiz zu den Grafiken    Bildschirmbilder und konzeptionelle Diagramme in dieser Reihe von Workflowartikeln basieren im Allgemeinen auf dem Typ des Genehmigungsworkflows. Bei Bedarf wurden bilder und Diagramme in diesem Artikel jedoch für Workflows zum Sammeln von Signaturen angepasst.

Ein Wort zum Drucken dieses Artikels    Dies ist ein langer Artikel. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, stellen Sie sicher, dass beim Drucken nur diese Segmente erweitert werden. (Wenn Sie auch die vollständigen Grafiken in Ihre gedruckte Kopie einfügen möchten, drucken Sie im Querformat und nicht im Hochformat.)

Und ein Wort zum Suchen    Stellen Sie vor der Suche nach Text oder Ausdruck in diesem Artikel sicher, dass alle Segmente, in denen Sie suchen möchten, erweitert werden.

Weitere Informationen zu Workflows zum Sammeln von Signaturen

Ein Workflow zum Sammeln von Signaturen ist ein SharePoint-Produktfeature, das ein in Word, Excel oder InfoPath erstelltes Dokument oder Formular an eine oder mehrere Personen für ihre Signatur weiter leitet. Der Workflow automatisiert, optimiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Abbildung der Workflowweiterleitung

Der grundlegende Workflow zum Sammeln von Signaturen, der in SharePoint-Produkten enthalten ist, funktioniert als Vorlage. Mithilfe dieser Vorlage können Sie Ihren Websites einen oder mehrere Workflows zum Sammeln von Signaturen hinzufügen. Jeder von Ihnen hinzugefügte Workflow ist eine eindeutige Version des grundlegenden Workflows zum Sammeln von Signaturen, jeder mit einer eigenen speziellen Arbeitsweise, basierend auf den Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen angeben.

  • Wenn Sie Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung zum ersten Mal einen Workflow zum Sammeln von Signaturen hinzufügen, können Sie angeben, wie viele Teilnehmer aufgenommen werden sollen, und angeben, ob ihre Aufgaben einer nach der anderen (in seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar entscheiden, ob Sie die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr separate Phasen unterteilen möchten. Und jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell in einem Dokument starten, können Sie jede dieser Einstellungen ändern.

  • Der Workflow weist jedem angegebenen Teilnehmer eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt aus mehreren möglichen Antworten aus: zum Signieren (oder nicht Signieren) des Dokuments, zum Erneuten Zuweisen der Signaturaufgabe oder zum Löschen der Aufgabe.

  • Während der Ausführung des Workflows können Sie den Fortschritt überwachen und bei Bedarf Anpassungen auf einer einzelnen zentralen Seite des Workflowstatus vornehmen.

  • 60 Tage nach Abschluss des Workflows steht die Liste aller Workflowereignisse, die im Verlauf dieser Ausführung (oder Instanz)des Workflows aufgetreten sind, weiterhin auf der Seite Workflowstatus zur informellen Referenz zur Verfügung.

Der Workflow Zum Sammeln von Signaturen dient nicht dazu, Genehmigungen und Ablehnungen für ein Dokument zu sammeln oder die Webseitenveröffentlichung für eine Website zu steuern. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in dem die Teilnehmer das von ihnen überprüfte Dokument genehmigen oder ablehnen, lesen Sie den Artikel Alle Informationen zu Genehmigungsworkflows.

Außerdem sind Workflows zum Sammeln von Signaturen nicht dazu gedacht, Feedback zu sammeln. Wenn Sie einen Workflow verwenden möchten, um Feedback zu einem Dokument zu sammeln, lesen Sie den Artikel Alles über Workflows zum Sammeln von Feedback.

Sie können auch Microsoft SharePoint Designer 2013 verwenden, um alle Workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, weiter anzupassen.

Hinzufügen eines Workflows   Sie müssen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt im Gegensatz zu den Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten".)

Starten eines Workflows   Sie müssen ebenfalls standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen bereits hinzugefügten Workflow starten zu können. (Die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besitzer verfügen standardmäßig über die Berechtigung Elemente bearbeiten; die Gruppe Besucher nicht.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe "Besitzer" gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Listenberechtigungen verwalten, um diesen Workflow zu starten.)

Immer mehr Geschäftstransaktionen werden elektronisch abgewickelt. Daher werden digitale Signaturen zunehmend verwendet, um vertrauende Parteien an ihre Transaktionen zu binden. Eine digitale Signatur wird verwendet, um die Identität der Person zu überprüfen, die das Dokument signiert hat, und bestätigt, dass der Inhalt nicht geändert wurde, nachdem die digitale Signatur auf das Dokument angewendet wurde. Digitale Signaturen bieten Sicherheit, die auf Verschlüsselungstechnologien basiert, und helfen, risiken im Zusammenhang mit elektronischen Geschäftstransaktionen zu minimieren. Mit Verbesserungen bei der digitalen Signatur möchte Office die Anforderungen von Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Rechts weltweit an die Informationssicherheit erfüllen.

Zum Erstellen einer digitalen Signatur müssen Sie über ein digitales Zertifikat verfügen, das Ihre Identität den vertrauenden Parteien nachweist und das von einer seriösen Zertifizierungsstelle (CA) erworben werden sollte. Wenn Sie nicht über ein digitales Zertifikat verfügen, verfügt Microsoft auch über Partner, die digitale Zertifikate sowie andere erweiterte Signaturen bereitstellen.

Dies sind die grundlegenden Stufen:

  • BEVOR der Workflow ausgeführt wird (Planen, Hinzufügen, Starten)   
    Bevor Sie einen Workflow hinzufügen, planen Sie, wo Sie ihn hinzufügen möchten (für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details der Funktionsweise. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt und konfiguriert haben, kann jeder benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow für ein bestimmtes Dokument starten. Der Workflow kann auch so eingerichtet werden, dass er automatisch ausgeführt wird. Automatische Läufe können basierend auf einem oder beiden auslösenden Ereignissen aktiviert werden: wenn ein Dokument zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt oder in einer Bibliothek erstellt oder wenn ein Dokument in einer Liste oder Bibliothek geändert wird.

  • WÄHREND der Workflow ausgeführt wird (abgeschlossen, überwachen, anpassen)   
    Während der Workflow ausgeführt wird, führen einzelne Teilnehmer ihre zugewiesenen Aufgaben aus. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows von einer zentralen Workflowstatusseite für diese bestimmte Instanz des Workflows überwacht werden. Anpassungen am Workflow, während er ausgeführt wird, können von derselben Seite aus vorgenommen werden. und, falls erforderlich, kann der Workflow von dort aus abgebrochen oder beendet werden.

  • AFTER the workflow runs (review, report, change)   
    Nach Abschluss des Workflows kann der gesamte Verlauf dieser Ausführung (oder Instanz)auf der Seite Workflowstatus bis zu 60 Tage lang überprüft werden. Wenn Sie jemals etwas an der Art und Weise der Workflowfunktionen ändern möchten, können Sie das Zuordnungsformular öffnen und bearbeiten, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows abgeschlossen haben.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Perspektive der Person, die einen neuen Workflow hinzu fügt.

Workflowprozess

Planen eines neuen Workflows zum Sammeln von Signaturen

In diesem Segment identifizieren wir die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die Informationen, die Sie zusammenstellen müssen, bevor Sie eine Version des Workflows "Signaturen sammeln" hinzufügen.

Wenn Sie bereits mit dem Hinzufügen dieses Workflowtyps vertraut sind und nur eine Erinnerung zu den einzelnen Schritten benötigen, können Sie direkt zum entsprechenden ADD-Segment(Liste/Bibliothek oder Websitesammlung)dieses Artikels wechseln.

Die workflows included with SharePoint products function as master templates which the specific, individual workflows that you add to your lists, libraries, and website collection are based.

Jedes Mal, wenn Sie beispielsweise einen Workflow zum Sammeln von Signaturen hinzufügen, fügen Sie tatsächlich eine Version der allgemeinen Workflowvorlage Signaturen sammeln hinzu. Sie geben jeder Version einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen dieser bestimmten Version im Zuordnungsformular angeben. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, jeweils eine Version, die auf der Mastervorlage "Signaturen sammeln" basiert, aber jede Version wurde benannt und auf die spezifische Art und Weise angepasst, auf die Sie sie verwenden.

In dieser Abbildung wurden drei Workflows hinzugefügt, die auf der Vorlage "Genehmigungsworkflow" basieren: einen für alle Inhaltstypen in einer einzigen Bibliothek, einen für einen einzelnen Inhaltstyp in einer einzelnen Bibliothek und einen für einen einzelnen Inhaltstyp in einer gesamten Websitesammlung.

Drei Workflows auf Basis der Vorlage für Genehmigungsworkflows

Wenn Sie eine neue Workflowversion hinzufügen, die auf einer der enthaltenen Workflowvorlagen basiert, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um anzugeben, wie Die neue Version funktionieren soll.

Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Liste der Fragen, die Sie auf das Ausfüllen des Zuordnungsformulars vorbereiten. Zunächst sollten Sie sich jedoch ein oder zwei Momente zeit nehmen, um das Formular und seine Felder zu betrachten.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Die Felder auf dieser zweiten Seite werden auch im Initiierungsformular angezeigt,das jedes Mal angezeigt wird, wenn der Workflow manuell gestartet wird, und kann zu diesem Zeitpunkt nur für diese einzelne Ausführung bearbeitet werden.

Neun Fragen, die beantwortet werden müssen

Sobald Sie die Antworten auf alle Fragen in diesem Abschnitt haben, können Sie Ihren Workflow hinzufügen.

Dieser Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü als Signaturen sammeln – SharePoint 2010 angezeigt wird. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dieser Workflowtyp die beste Wahl für Sie ist, verweisen Sie auf das Segment LERNEN in diesem Artikel. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel Informationen zu den Workflows, die in SharePoint enthalten sind.

Es ist wichtig zu wissen, dass Signaturzeilen des hier diskutierten Typs nur in Dokumente eingefügt werden können, die in Word, Excel oder InfoPath.

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder jedes andere Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, gehört dem einen oder anderen Inhaltstyp an. Ein Inhaltstyp kann so einfach und generisch wie "Dokument" oder "Excel-Kalkulationstabelle"oder so hochspezialisiert sein wie "Vertrag für rechts" oder "Produktentwurfsspezifikation". Einige Inhaltstypen sind standardmäßig in SharePoint-Produkten verfügbar, aber Sie können diese inhalte anpassen und andere hinzufügen, die Sie selbst erstellen.

Sie können Ihre neue Version des Workflows "Signaturen sammeln" nur in einer einzigen Liste oder Bibliothek oder in der gesamten Websitesammlung verfügbar machen.

  • Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie ihn so einrichten, dass er entweder für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.

  • Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie ihn jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Websiteinhaltstyp ausgeführt wird.

  • In allen Fällen muss jedes Dokument, für das ein Workflow zum Sammeln von Signaturen ausgeführt wird, eine Datei sein, die in Word, Excel oder InfoPath.

Darstellung einer Websitesammlung mit Erklärung der 3 Möglichkeiten

Geben Sie Ihrer Workflowversion einen Namen:

  • Gibt eindeutig an, wofür es verwendet wird.

  • Unterscheidet sie eindeutig von anderen Workflows.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitglied einer Gruppe von Bearbeitern. Ihre Gruppe möchte zwei verschiedene Workflows zum Sammeln von Feedback verwenden:

  • Sie führen den ersten Workflow für jedes Dokument aus, das von einem Mitglied Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wurde. Dieser Workflow sammelt nur Feedback vom Vorgesetzten Ihrer Gruppe.

  • Sie führen den zweiten Workflow für jedes Dokument aus, das von Personen außerhalb Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wurde. Dieser Workflow sammelt Feedback vonjedem Mitglied Ihrer Gruppe.

Sie können den ersten Workflow innerhalb von Übermittlungsfeedback und den zweiten Workflow "Externes Übermittlungsfeedback" benennen.

Tipp: Wie gewohnt ist es eine gute Idee, einheitliche Benennungskonventionen zu etablieren und sicherzustellen, dass alle mit Ihren Workflows beteiligten Personen mit diesen Konventionen vertraut sind.

Sie können für Ihren Workflow die Standardmäßige Aufgabenliste und Verlaufsliste der Website verwenden, andere vorhandene Listen verwenden oder neue Listen nur für diesen Workflow anfordern.

  • Wenn Ihre Website über zahlreiche Workflows verfügen oder wenn einige Workflows zahlreiche Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, neue Listen für jeden Workflow anfordert. (Das Verwalten überlanger Listen ist eine der Dinge, die die Leistung beeinträchtigen können. Es ist für das System schneller und einfacher, mehrere kürzere Listen als eine sehr lange Liste zu verwalten.)

  • Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von den allgemeinen Listen trennen möchten, sollten Sie auf jeden Fall angeben, dass Sie neue, separate Listen für diesen Workflow wünschen. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt sind.

Signaturzeilen können zwei Mal in das Dokument eingefügt werden:

  • Bevor der Workflow für das Dokument gestartet wird.

  • Nachdem der Workflow gestartet wurde, aber bevor der erste Teilnehmer seine Signatur zu einer Signaturzeile hinzufügt.

Das Hinzufügen einer digitalen Signatur zu einem Dokument ist ein Zwei-Schritt-Vorgang:

  1. Zuerst fügt jemand eine Signaturlinie in den Textkörper des Dokuments ein.
    Eingefügte, aber noch nicht signierte Signaturzeile

  2. Dann fügt jemand der eingefügten Zeile seine Signatur hinzu.
    Eingefügte Signaturzeile mit Signatur

Beachten Sie dies    Ab dem Moment, zu dem der erste Teilnehmer seine Signatur zum Dokument hinzufügt, ist das Dokument für die Bearbeitung gesperrt. Eineweitere Änderung des Dokuments nach diesem Punkt – mit Ausnahme anderer Signierer, die ihre Signaturen hinzufügen – ungültig oder löscht alle hinzugefügten Signaturen. Und da das Einfügen einer Signaturzeile als Änderung im Dokument zähle, müssen bereits alle Signaturzeilen im Dokument vorhanden sein, bevor der erste Teilnehmer seine eigentliche Signatur zu einer dieser Zeilen hinzufügt.

Es gibt also drei einfache Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten:

  • Für beide Arten von Start    Das Dokument basiert auf einer Vorlage oder einem Formular, in der bereits Signaturzeilen vorhanden sind, sodass niemand sie für jeden einzelnen Workflowlauf hinzufügen muss.

  • Für einen manuellen Start    Die Person, die den Workflow startet, fügt vor dem Starten des Workflows alle erforderlichen Signaturzeilen ein.

  • Für einen automatischen Start    Der erste Teilnehmer, der das Dokument öffnet, fügt alle erforderlichen Signaturzeilen ein, bevor er eine eigene Signatur hinzufüge.

Hier ist eine schnelle grafische Zusammenfassung des Hauptpunkts.

Dokument ohne erste Signatur, sodass weiterhin Änderungen möglich sind

Dokument mit erster Signatur, sodass keine Änderungen mehr möglich sind

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder auf eine der beiden Weise gestartet werden kann:

  • Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen für ein bestimmtes Dokument manuell starten, wird ein anderes Formular, das Initiierungsformular,angezeigt. Das Initiierungsformular enthält nur die Einstellungen von der zweiten Seite des Zuordnungsformulars. Auf diese Weise kann die Person, die den Workflow startet, eine dieser Einstellungen ändern (nur für die aktuelle Instanz), bevor sie auf Start klickt.

  • Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular zu präsentieren, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen manuellen und automatischen Starts.

Vergleich der Formulare beim manuellen und automatischen Start

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows angewendet. Zum Ändern der permanentenStandardeinstellungen des Workflows bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular, wie im Abschnitt ÄNDERN in diesem Artikel erläutert.

Manuelles Starten

Wenn Sie manuelles Starten zulassen, kann jeder, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, den Workflow für jedes berechtigte Dokument jederzeit starten.

Der Vorteil eines manuellen Beginns ist, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur dann ausführen können, wenn Sie sich dafür entscheiden, und dass Sie bei jeder Ausführung die Möglichkeit haben, einige Einstellungen mithilfe des Initiierungsformulars zu ändern.

Natürlich muss sich jemand bei einem manuellen Start merken, dass er den Workflow immer dann ausführen muss, wenn dies sinnvoll ist.

Automatisches Starten

Sie können den Workflow so einrichten, dass er automatisch durch eines der folgenden Ereignisse gestartet wird:

  • Ein neues Dokument wird in der Liste oder Bibliothek erstellt oder in die Bibliothek hochgeladen.

  • Ein dokument, das bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichert ist, wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Startes ist, dass sich niemand mehr daran erinnern muss, den Workflow zu starten. Sie wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein Triggerereignis eintritt.

Besondere Überlegungen für automatisches Starten mit Workflows zum Sammeln von Signaturen

Im Gegensatz zu einigen anderen enthaltenen Workflows ist es nicht möglich, weitere Aufgaben hinzuzufügen, nachdem ein Workflow zum Sammeln von Signaturen gestartet wurde. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, weist er nur die Signaturaufgaben zu, die bereits in den Standardeinstellungen angegeben sind. Jede dieser Aufgaben kann zwar während des Workflowlaufs neu zugewiesen werden, aber es können keine zusätzlichen Aufgaben erstellt und zugewiesen werden. Anders ausgedrückt: Ein Workflow zum Sammeln von Signaturen sollte nur automatisch ausgeführt werden, wenn die Identität oder zumindest die Anzahl der Teilnehmer vorher bekannt ist.

Nach einem automatischen Start ist es möglich, bereits zugewiesene Aufgaben zu löschen oder zu stornieren. Beachten Sie jedoch, dass durch das Abbrechen eines Vorgangs die zugeordnete Signaturzeile nicht aus dem Dokument entfernt wird.

Es folgen drei Szenarien, in denen ein automatischer Start verwendet wird. Beachten Sie, dass in jedem Szenario:

  • Der Workflow wird in einer Bibliothek ausgeführt, in die Personen Dokumente hochladen, die signiert werden müssen.

  • Die Gruppe der Personen, denen Signaturaufgaben zugewiesen wurden, ist im Laufe der Zeit stabil und muss nicht jedes Mal überprüft oder bearbeitet werden, wenn der Workflow gestartet wird.

Wenn es sich bei dem hochgeladenen Element in jedem dieser Szenarien um ein Dokument oder Formular handelt, das bereits die entsprechenden Signaturzeilen enthält, müssen die Workflowteilnehmer während des Workflowlaufs keine Signaturzeilen einfügen.

Szenario 1: Einzelaufgabe, Einzelunterschrift

Neue Spesenansprüche müssen von Anna signiert werden, damit Anna eine Bibliothek mit dem Namen Neue Spesenansprüche erstellt. Jede Person in der Organisation kann einen Anspruch erstellen oder hochladen.

Anna erstellt einen Workflow und gibt ihm denselben Namen: Neue Spesenansprüche. Der Workflow wird automatisch für jedes neue Dokument ausgeführt und weist nur eine Signaturaufgabe zu – natürlich Anna.

Flussdiagramm für Workflow

Szenario 2: Mehrere Aufgaben, mehrere Signierer

Dieses Mal müssen Verträge von Anna und Sean und Frank unterzeichnet werden – von allen dreien.

Sean erstellt eine Bibliothek mit dem Namen Verträge für Signaturen. Sie erstellt einen Workflow zum Sammeln von Signaturen mit dem Namen Signaturen (annaANDseanANDfrank). Der Workflow wird automatisch für jedes neue Dokument ausgeführt und weist jeder der drei Personen eine Signaturaufgabe zu.

Der erste Signierer, der das Dokument öffnet, fügt die Signaturzeilen für alle drei Signierer ein, bevor er eine eigene Signatur hinzufüge.

Flussdiagramm für Workflow

Szenario 3: Mehrere Aufgaben, einzel signer

In dieser Version müssen Verträge von Anna oder Sean oder Frank unterzeichnet werden – von nur einem der drei.

Sean erstellt eine Bibliothek mit dem Namen Verträge für Signatur und einen Workflow mit dem Namen Signatur (annaORseanORfrank). Außerdem erstellt sie eine Adressenliste oder Verteilergruppe, die auch als annaORseanORfrankbezeichnet wird, die alle drei Enthält.

Auch hier wird der Workflow automatisch für jedes neue Dokument in der Bibliothek ausgeführt, aber dieses Mal weist er der Gruppe annaORseanORfrank nur eine Signaturaufgabe zu.

Diese Art von Aufgabe wird als Gruppenaufgabe bezeichnet und funktioniert wie hier: Der Workflow sendet eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung an jedes Mitglied der Gruppe, erstellt aber nur eine einzelne Aufgabe, die jedes einzelne Mitglied der Gruppe im Auftrag der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen kann.

Flussdiagramm für Workflow

Anweisungen zum Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE in diesem Artikel.

Wenn Sie einem Inhaltstyp für die gesamte Websitesammlung einen Workflow hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, den Workflow auch allen anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzuzufügen, die von dem Inhaltstyp erben, dem Sie den Workflow hinzufügen. (Beachten Sie, dass diese Option nicht angezeigt wird, wenn Sie nur einen Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen.)

Hinweise: 

  • Der Vorgang, mit dem alle zusätzlichen Hinzufügen abgeschlossen werden, kann lange dauern.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, auf denen dieser Workflow zum Erben von Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie mitglied der Gruppe Besitzer auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse für jede Person angeben, der eine Signaturaufgabe zugewiesen wird.

Gruppenaufgaben oder Einzelaufgaben?    Wenn Sie einer Gruppe oder Verteilerliste eine Aufgabe zuweisen, wird eine Gruppenaufgabe zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe in Anspruch nehmen und abschließen. Anweisungen zum Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE in diesem Artikel.

Eine Stufe oder mehrere Stufen?   Sie können nur eine Stufe von Signaturaufgaben oder mehrere Stufen auswählen. Wenn Sie mehr als eine Stufe haben, werden die Stufen nach der anderen ausgeführt.

Parallele Rezensionen oder serielle Rezensionen?   Für die Teilnehmer in einer beliebigen Phase können Sie entweder auswählen, dass ihre Signaturaufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen, oder sie müssen deren Aufgaben in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge (in fortlaufender Reihenfolge) zugeordnet haben. Die serielle Option kann nützlich sein, wenn beispielsweise einer der Signierer der eigentliche Entscheidungsträger für das Dokument ist und es für einen der anderen Signierer nicht sinnvoll ist, ihre Signaturaufgaben auszuführen, wenn sich der Entscheidungsträger entscheidet, nicht zu signieren.

Beispiel

Dieses einfache Szenario veranschaulicht einige vorteile von mehreren Stufen und seriellen Aufgabenzuweisungen:

Stellen Sie sich vor, Frank fügt einen neuen Workflow zum Sammeln von Signaturen für eine Vertragsbibliothek hinzu. Da Frank der eigentliche Entscheidungsträger ist, möchte er der erste Sein, der jeden Vertrag unterschreiben kann. Wenn er sich entscheidet, nicht zu signieren, wird weder Anna noch Sean eine Signaturaufgabe zugewiesen. Frank kann diese Einrichtung auf zwei Arten einrichten:

  • Verwenden einer seriellen Überprüfung   Frank richtet eine einzelne serielle Phase ein, in der er der erste Teilnehmer ist, und Anna und Sean sind der zweite und der dritte Teilnehmer.
    So richtet Frank seine einstufige serielle Überprüfung ein.
    Formular mit Hervorhebung der Eingabe

  • Verwenden von zwei Stufen   Wenn Frank möchte, dass Anna und Sean ihre Aufgaben gleichzeitig zugewiesen werden, damit Sean nicht warten muss, bis Anna ihre Signatur hinzugefügt hat, bevor sie ihre eigene hinzufügen kann, kann er zwei Stufen im Workflow einrichten. Die erste Phase umfasst nur seine eigene Signaturaufgabe, und die zweite Phase ist eine parallele Phase, in der die Aufgaben von Anna und Sean enthalten sind. Wenn die erste Phase nicht abgeschlossen ist, wird die zweite Phase nicht gestartet.
    So richtet Frank seine zweistufige parallele Überprüfung ein.
    Formular mit Hervorbehnung der Einstellung

Hier sind Diagramme beider Lösungen. Wenn Frank seine Signaturaufgabe in beiden Versionen nicht abgeschlossen hat, werden Aufgaben weder Anna noch Sean zugewiesen.

Flussdiagramme beider Versionen

Im Feld CC können Sie auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars Namen oder Adressen für alle Personen eingeben, die bei jedem Start oder Ende dieses Workflows benachrichtigt werden sollten.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird dieser Person keine Workflowaufgabe zuweisen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Signaturen (nur für eine Liste oder Bibliothek)

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, die vorherigen Segmente LERNEN und PLANEN in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Bevor Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Dinge in Ordnung sein:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen senden kann, muss E-Mail für Ihre SharePoint-Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen    Für die Standardeinstellungen für SharePoint-Produkte müssen Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe Besitzer verfügt standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten; die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besucher nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Abschnitt LERNEN in diesem Artikel.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Listeoder Bibliothek.

    Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte z. B. Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Geben Sie auf der Seite Workfloweinstellungen entweder einen einzelnen Inhaltstyp für den Workflow an, für den der Workflow ausgeführt werden soll, oder Alle (für alle Inhaltstypen) an, und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.

    Hinweis: Workflows zum Sammeln von Signaturen können nur für Dokumente ausgeführt werden, die in Word, Excel oder InfoPath.

    Befehl 'Workflow hinzufügen' mit Auswahl des Inhaltstyps 'Dokument'

    1. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Die Anweisungen folgen der Abbildung.)

Erste Seite des Zuordnungsformulars für eine einzelne Liste oder Bibliothek

Popup 1

Inhaltstyp

Behalten Sie die Standardauswahl als Alle bei,oder wählen Sie einen bestimmten Inhaltstyp aus.

Popup 2

Workflow

Wählen Sie die Vorlage Signaturen sammeln – SharePoint 2010 aus.

Hinweis: Wenn die Vorlage Signaturen sammeln – SharePoint 2010 nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, ob sie für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktiviert ist. Wenn Sie über Websitesammlungsberechtigungen verfügen, lesen Sie Aktivieren von SharePoint-Workflowvorlagen.

Popup 3

Name

Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek.

Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 4

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Aufgabenliste) finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 5

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 6

Startoptionen

Geben Sie an, wie oder wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

  1. Wenn alle Einstellungen in diesem Formular ihren Wünschen nach sind, klicken Sie auf Weiter.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die Anweisungen folgen der Abbildung.)

    In SharePoint-Produkten werden alle Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars jedes Mal angezeigt, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie änderungen an diesen Optionen nur für diese eine Instanz vornehmen können.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Zuweisen zu

Geben Sie Namen oder Adressen für die Personen ein, deren Aufgaben der Workflow zuweisen soll.

  • Wenn den Vorgängen eins zu eins zugewiesen wird (in seriell)   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Wenn alle Vorgänge gleichzeitig zugewiesen werden (parallel)   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste enthalten   
    Eine Gruppenaufgabe wird zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe in Anspruch nehmen und abschließen. Anweisungen zum Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Vorgänge gleichzeitig (in seriell) oder gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie alle stufen hinzu, die Sie über die erste phase hinaus möchten, die Sie gerade konfiguriert haben.

  • Wenn Sie eine gesamte Phase löschen möchten, klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Stufen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 4

CC

Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Personen ein, die bei jedem Start oder Ende des Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Die Eingabe eines Namens hier führtnicht zur Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  1. Wenn sie alle Einstellungen auf dieser Seite auf die von Ihnen festgelegte Weise haben, klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkte erstellen Ihre neue Workflowversion.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, ihren neuen Workflow zu starten und zu testen, wechseln Sie zum Startsegment dieses Artikels.

Anweisungen zum Einfügen von Signaturzeilen in ein Dokument finden Sie im Segment EINFÜGEN dieses Artikels.

Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Signaturen (für eine gesamte Websitesammlung)

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, die Segmente LERNEN und PLANEN in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Bevor Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Dinge in Ordnung sein:

E-Mail   Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen senden kann, muss E-Mail für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen    Für die Standardeinstellungen für SharePoint-Produkte müssen Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe Besitzer verfügt standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten; die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besucher nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Abschnitt LERNEN in diesem Artikel.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wechseln Sie zur Startseite der Websitesammlung(nicht zur Homepage für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf Symbol "Einstellungen" und dann auf Websiteeinstellungen.

    Klicken SharePoint in Microsoft 365 auf Einstellungen SharePoint 2016 – Schaltfläche "Einstellungen" auf der Titelleiste , und klicken Sie dann auf Websiteinhalt. Klicken Sie im Websiteinhalt auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Webdesigngalerienauf Websiteinhaltstypen.
    Link 'Websiteinhaltstypen' unter 'Galerien'

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen möchten.

    Hinweis: Workflows zum Sammeln von Signaturen können nur für Dokumente ausgeführt werden, die in Word, Excel oder InfoPath.

    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

    1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungenauf Workfloweinstellungen.
      Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

    2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen.
      Link 'Workflow hinzufügen'

    3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Die Anweisungen folgen der Abbildung.)

Erste Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Workflow

Wählen Sie die Vorlage Signaturen sammeln – SharePoint 2010 aus.

Hinweis: Wenn die Vorlage Signaturen sammeln – SharePoint 2010 nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, ob sie für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktiviert ist. Wenn Sie über Websitesammlungsberechtigungen verfügen, lesen Sie Aktivieren von SharePoint-Workflowvorlagen.

Popup 2

Name

Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung.

Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 3

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Aufgabenliste) finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 4

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 5

Startoptionen

Geben Sie an, wie oder wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 6

Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren?

Geben Sie an, ob dieser Workflow allen anderen Website- und Listeninhaltstypen hinzugefügt (zugeordnet) werden soll, die von diesem Inhaltstyp erben.

  • Der Vorgang, mit dem alle zusätzlichen Hinzufügen abgeschlossen werden, kann lange dauern.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, auf denen dieser Workflow zum Erben von Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie mitglied der Gruppe Besitzer auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

  1. Wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ihren Wünschen nach sind, klicken Sie auf Weiter.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die Anweisungen folgen der Abbildung.)

    SharePoint-Produkte stellen Ihnen bei jedem manuellen Starten des Workflows alle Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars zur Verfügung, sodass Sie änderungen an diesen Optionen nur für diese eine Instanz vornehmen können.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Zuweisen zu

Geben Sie Namen oder Adressen für die Personen ein, deren Aufgaben der Workflow zuweisen soll.

  • Wenn den Vorgängen eins zu eins zugewiesen wird (in seriell)   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Wenn alle Vorgänge gleichzeitig zugewiesen werden (parallel)   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste enthalten   
    Eine Gruppenaufgabe wird zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe in Anspruch nehmen und abschließen. Anweisungen zum Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben in dieser Phase gleichzeitig (in seriell) oder gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie alle stufen hinzu, die Sie über die erste phase hinaus möchten, die Sie gerade konfiguriert haben.

  • Wenn Sie eine gesamte Phase löschen möchten, klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Stufen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 4

CC

Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Personen ein, die bei jedem Start oder Ende des Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Die Eingabe eines Namens hier führtnicht zur Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  1. Wenn sie alle Einstellungen auf dieser Seite auf die von Ihnen festgelegte Weise haben, klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkte erstellen Ihre neue Workflowversion.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, ihren neuen Workflow zu starten und zu testen, wechseln Sie zum Startsegment dieses Artikels.

Anweisungen zum Einfügen von Signaturzeilen in ein Dokument finden Sie im Segment EINFÜGEN dieses Artikels.

Einfügen von Signaturzeilen

Bevor ein Workflowteilnehmer seine Signatur hinzufügen kann, muss eine Signaturzeile in das Dokument eingefügt werden. Das Einfügen der Zeile und das Hinzufügen der Signatur selbst sind zwei separate Aktionen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern:

  • Sobald eine Signatur zu einer Signaturzeile hinzugefügt wurde, ist das Dokument für alle weiteren Änderungen gesperrt, mit Ausnahme des Hinzufügens weiterer Signaturen zu bereits vorhandenen Signaturzeilen.

  • Wenn nach dem Hinzufügen der ersten Signatur eine Änderung vorgenommen wird, werden alle bereits hinzugefügten Signaturen ungültig oder aus dem Dokument entfernt.

  • Einfügungen und Löschungen von Signaturzeilen werden als Änderungen im Dokument behandelt.

  • Daher müssen alle Ergänzungen und Löschungen von Signaturzeilen bereits abgeschlossen sein, bevor der erste Teilnehmer seine Signatur hinzufügt.

Hier ist eine schnelle grafische Zusammenfassung all dieser Elemente.

Dokument ohne erste Signatur, sodass weiterhin Änderungen möglich sind

Dokument mit erster Signatur, sodass keine Änderungen mehr möglich sind

So fügen Sie eine Signaturzeile in Word oder Excel:

  1. Klicken Sie im Dokument oder Arbeitsblatt auf den Cursor, an dem Sie eine Signaturzeile einfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Signaturzeile.

  3. Füllen Sie im Dialogfeld Signatureinrichtung alle, alle oder keines dieser vier Felder aus:

    • Vorgeschlagener Signer   
      Der vollständige Name des Signers.
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur angezeigt.)

    • Titel des vorgeschlagenen Signers   
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur angezeigt.)

    • E-Mail-Adresse    des vorgeschlagenen Signers
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur nicht angezeigt.)

    • Anweisungen für den Signier   
      Alle nützlichen oder notwendigen Informationen für den Signier.
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur nicht angezeigt.)
      Dialogfeld 'Signatureinrichtung'

  4. Aktivieren oder löschen Sie im selben Dialogfeld die folgenden Kontrollkästchen:

    • Hinzufügen von Kommentaren durch den Signer im Dialogfeld "Signieren" zulassen   
      Zulassen, dass der Signier seinen Zweck zum Signieren ein eingeben kann.
      (Welche Signaturtypen werden in der abgeschlossenen Signatur nicht angezeigt.)

    • Anzeigen des Anmeldedatums in der Signaturzeile   
      Das Datum, an dem die Signatur hinzugefügt wird.
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur angezeigt.)

  5. Klicken Sie auf OK.

Wiederholen Sie dasselbe Verfahren, um weitere Signaturzeilen hinzuzufügen.

So löschen Sie eine Signaturzeile in Word oder Excel:

  1. Klicken Sie auf die Signaturzeile, um sie auszuwählen.

  2. Drücken Sie LÖSCHEN.

Wichtig: Signaturzeilen können nur in InfoPath-Füllformulare eingefügt werden.

So fügen Sie eine Signaturzeile in InfoPath:

  1. Klicken Sie im Formular, um den Cursor an der Stelle zu suchen, an der Sie eine Signaturzeile einfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start des Menübands in der Gruppe Steuerelemente auf Signaturzeile.

  3. Klicken Sie auf die Signaturzeile, um sie auszuwählen, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie im Kontextmenü auf Eigenschaften der Signaturzeile.

  4. Füllen Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Signaturzeile auf der Registerkarte Allgemein alle, alle oder keines dieser vier Felder aus:

    • Nachricht, die den Signierern vor dem Signieren angezeigt wird   
      Alle nützlichen oder notwendigen Informationen für den Signier.
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur nicht angezeigt.)

    • Signername   
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur angezeigt.)

    • Signertitel   
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur angezeigt.)

    • E-Mail-Adresse des Signers   
      (Wird in der abgeschlossenen Signatur nicht angezeigt.)
      Dialogfeld 'Eigenschaften von Signaturzeile'

  5. Nehmen Sie alle anpassungen vor, die Sie auf der Registerkarte Größe und auf der Registerkarte Erweitert wünschen.

  6. Klicken Sie auf OK.

So löschen Sie eine Signaturzeile in InfoPath:

  • Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen, und drücken Sie dann DIE DELETE-TASTE.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Workflow zu testen, wechseln Sie zum Startsegment dieses Artikels.

Wenn Sie eine Workflowaufgabe abschließen, wechseln (oder kehren Sie zum Segment COMPLETE in diesem Artikel zurück).

Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen

Eine Erinnerung an den Signaturprozess: Alle Änderungen müssen am Dokument vorgenommen werden , einschließlich aller Einfügungen und Löschungen von Signaturzeilen, bevor der erste Teilnehmer seine Signatur zu einer Signaturzeile hinzufügt. (Weitere Details finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.)

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Personen, denen der Workflow Aufgaben zuzuordnen hat, verstehen, wie sie ihre Signaturen hinzufügen und ihre Aufgabenformulare ausfüllen. Möglicherweise finden sie das Segment COMPLETE in diesem Artikel hilfreich.

Zwei Möglichkeiten zum Starten eines Workflows    Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder auf eine der beiden Weise gestartet werden kann:

  • Jederzeit manuell von jedem Benutzer, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

  • Automatisches Auftreten eines angegebenen Triggerereigniss– d. h. immer dann, wenn ein Dokument der Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird und/oder wenn ein dokument, das sich bereits in der Liste befindet, in irgendeiner Weise geändert wird.
    (Das auslösende Ereignis oder die Ereignisse werden während des ursprünglichen Hinzufügens und Konfigurierens des Workflows auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.)

Ein Workflow kann nichtmit einem Dokument beginnen, das derzeit ausgecheckt ist. (Ein Dokument kann ausgecheckt werden, nachdem ein Workflow darauf gestartet wurde. Nachdem es ausgecheckt wurde, können jedoch keine weiteren Workflows für dieses Dokument gestartet werden, bis es wieder eingecheckt ist.)

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch gestartet wird, wird der Workflow bei jedem Auslösen eines Ereignisses für das Dokument ausgeführt, von dem es ausgelöst wurde.

Wenn er gestartet wird, weist der Workflow den ersten Vorgang oder die ersten Aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an jeden Zuordnenden. In der Zwischenzeit sendet es auch Startbenachrichtigungen (anders als Vorgangsbenachrichtigungen) an die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, und an alle Personen, die im Feld CC der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführt sind.

Wenn die erforderlichen Signaturzeilen nicht bereits im Dokument vorhanden sind, bevor die auslösende Aktion den Workflow startet, müssen sie eingefügt werden, bevor die erste Signatur dem Dokument hinzugefügt wird.

Eine Notiz zu Berechtigungen    Normalerweise müssen Sie über die Berechtigung Elemente bearbeiten verfügen, um einen Workflow starten zu können. (Standardmäßig verfügen die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besitzer beide über diese Berechtigung, die Gruppe Besucher jedoch nicht. Ein Besitzer kann jedoch auch auf Workflow-für-Workflow-Basis auswählen, dass die Berechtigung Listen verwalten für Personen erforderlich ist, die den Workflow starten. Durch Auswählen dieser Option können Besitzer im Wesentlichen angeben, dass nur sie und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Lernen in diesem Artikel.)

Zwei Startorte

Sie können einen Workflow manuell von einer der beiden Orte aus starten:

  • Aus der Liste oder Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist.

  • Öffnen Sie im Dokument selbstim Microsoft Office, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies das vollständige, installierte Programm und keine Webanwendungsversion sein muss.)

Die verbleibenden beiden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

  1. Fügen Sie entweder alle erforderlichen Signaturzeilen zum Dokument hinzu, oder ordnen Sie sie mit den Workflowteilnehmern an, um sicherzustellen, dass alle Signaturzeilen im Dokument vorhanden sind, bevor ein Teilnehmer seine Signatur zu einer der Zeilen hinzufügt.

  2. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, für das Sie den Workflow ausführen möchten.

  3. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Dateien im Menüband in der Gruppe Workflows auf Workflows.
     

  4. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Dokumentname unter Neuen Workflow startenauf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
    Link zum Starten eines Workflows

  5. Nehmen Sie im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instanz des Workflows anwenden möchten.

    Hinweis: Die hier im Initiierungsformular vorgenommenen Änderungen werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Workflowlaufzeit angewendet werden, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Segment ÄNDERN in diesem Artikel.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Zuweisen zu

Nehmen Sie änderungen an der Liste der Personen vor, deren Aufgaben der Workflow zuweisen soll.

  • Wenn den Vorgängen eine nach der anderen zugewiesen wird   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Wenn alle Vorgänge gleichzeitig zugewiesen werden   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste enthalten   
    Eine Gruppenaufgabe wird zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe in Anspruch nehmen und abschließen. Anweisungen zum Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen für die Zuordnung der Aufgaben in jedem Segment jeweils eins zu eins (in seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) den jeweiligen Anforderungen entsprechen.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie beliebige Stufen hinzu, die über die derzeit konfigurierten Stufen hinausgehen.

  • Wenn Sie eine gesamte Phase löschen möchten, klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Stufen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 4

CC

Nehmen Sie alle beliebigen Ergänzungen oder Entfernungen vor. Denken Sie daran:

  • Die Eingabe eines Namens hier führtnicht zur Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  1. Wenn sie alle Einstellungen im Initiierungsformular auf die von Ihnen festgelegte Weise haben, klicken Sie auf Start, um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist den ersten Vorgang oder die ersten Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

  1. Fügen Sie entweder alle erforderlichen Signaturzeilen zum Dokument hinzu, oder ordnen Sie sie mit den Workflowteilnehmern an, um sicherzustellen, dass alle Signaturzeilen im Dokument vorhanden sind, bevor ein Teilnehmer seine Signatur zu einer der Zeilen hinzufügt.

  2. Öffnen Sie das Dokument im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

    Hinweis: Diese Methode kann nicht verwendet werden, wenn das Dokument in einer Webanwendungsversion des Microsoft Office geöffnet ist. Sie muss in der vollständigen, installierten Version des Programms auf Ihrem Computer geöffnet sein.

  3. Klicken Sie im geöffneten Dokument auf die Registerkarte Datei, klicken Sie auf Speichern & Senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, den Sie für das Dokument ausführen möchten.

  4. Wenn die folgende Meldung angezeigt wird, die Ihnen mitteilt, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss, klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken.
    (Wenn diese Meldung nicht angezeigt wird, fahren Sie mit Schritt 5 fort.)

  5. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten.

  6. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instanz des Workflows anwenden möchten.

    Hinweis: Die hier im Initiierungsformular vorgenommenen Änderungen werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Workflowlaufzeit angewendet werden, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Segment ÄNDERN in diesem Artikel.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Zuweisen zu

Nehmen Sie änderungen an der Liste der Personen vor, deren Aufgaben der Workflow zuweisen soll.

  • Wenn den Vorgängen eine nach der anderen zugewiesen wird   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Wenn alle Vorgänge gleichzeitig zugewiesen werden   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste enthalten   
    Eine Gruppenaufgabe wird zugewiesen: Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Vorgangsbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe in Anspruch nehmen und abschließen. Anweisungen zum Beanspruchen und Abschließen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen für die Zuordnung der Aufgaben in jedem Segment jeweils eins zu eins (in seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) den jeweiligen Anforderungen entsprechen.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie beliebige Stufen hinzu, die über die derzeit konfigurierten Stufen hinausgehen.

  • Wenn Sie eine gesamte Phase löschen möchten, klicken Sie in das Feld Zuweisen an für diese Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Stufen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.

Popup 4

CC

Nehmen Sie alle beliebigen Ergänzungen oder Entfernungen vor. Denken Sie daran:

  • Die Eingabe eines Namens hier führtnicht zur Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

  1. Wenn sich die Einstellungen im Initiierungsformular wie sie wünschen, klicken Sie auf Start, um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist den ersten Vorgang oder die ersten Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Was kommt als nächstes?

  • Wenn dieser Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird, benötigen die anderen Teilnehmer Informationen und Unterstützung, um ihre zugewiesenen Aufgaben zu erledigen? (Möglicherweise finden sie das Segment COMPLETE in diesem Artikel hilfreich.)

  • Außerdem sollten Sie überprüfen, ob Teilnehmer ihre E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, und insbesondere, dass die Benachrichtigungen nicht von ihren Junk-E-Mail-Filtern falsch behandelt werden.

  • Und natürlich können Sie eine oder mehrere Workflowaufgaben selbst erledigen. Details finden Sie im Abschnitt COMPLETE in diesem Artikel.

  • Um in der Zwischenzeit herauszufinden, wie Sie den Fortschritt der aktuellen Instanz des Workflows nachverfolgen können, wechseln Sie zum Segment MONITOR in diesem Artikel.

Abschließen einer Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Workflow zum Sammeln von Signaturen zugewiesen wurde, finden Sie es möglicherweise hilfreich, dieses Segment des Artikels vollständig zu überprüfen, bevor Sie die Aufgabe abgeschlossen haben. Auf diese Weise sind Ihnen alle Optionen bekannt, die Ihnen möglicherweise offen stehen.

Hinweis: Wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zugewiesen wurde, die Benachrichtigung aber nicht in Ihrem E-Mail-Posteingang angezeigt wurde, stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung nicht von Ihrem Junk-E-Mail-Filter falsch umgeleitet wurde. Passen Sie die Einstellungen des Filters entsprechend an.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie den richtigen Artikel haben.

Unterschiedliche Arten von Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Bevor Sie also beginnen, stellen Sie sicher, dass die Ihnen zugewiesene Aufgabe tatsächlich eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen und keine Aufgabe für einen anderen Workflowtyp ist.

Suchen nach Dem Text Dieses Dokument erfordert Ihre Signatur an einem der folgenden Speicherorte:

  • In der Zeile Betreff der Vorgangsbenachrichtigung
    Hinweistext in Aufgabenbenachrichtigung

  • Auf der Meldungsleiste des Dokuments, das überprüft
    werden soll, Hinweistext im zu prüfenden Dokument

  • Im Aufgabentitel auf der Seite Workflowstatus
    Hinweistext im Aufgabentitel auf der Workflowstatusseite

Wenn das Dokument an diesen Speicherorten nicht angezeigt wird, müssen Sie sich mit der Person, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, informieren, auf welcher Workflowvorlage er basiert oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt.

Wenn Es sich bei Ihrer Aufgabe jedoch um eine Aufgabe zum Sammeln von Signaturen handelt, lesen Sie weiter!

Wenn Ihnen in einem Workflow eine Aufgabe zugewiesen wurde, erfahren Sie die Aufgabe in der Regel auf eine von drei Arten:

  • Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

  • Sie öffnen ein Microsoft Office dokument und sehen eine Meldungsleiste, die Sie darüber informiert, dass Ihnen eine verwandte Aufgabe zugewiesen wurde.

  • Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit eine oder mehrere Aufgaben zugewiesen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen zugewiesen wurde, gehen Sie in der Regel mit zwei Aufgaben vor:

  • Überprüfen des Dokuments    Sie öffnen und überprüfen das Dokument, und signieren es dann (oder nicht).

  • Abschließen der Aufgabe    Sie füllen das Vorgangsformular aus und übermitteln es.

Daher sind häufig die folgenden drei Elemente am Abschluss der Aufgabe beteiligt:

  • Die Benachrichtigung (die Sie als E-Mail erhalten)

  • Das für Ihre Signatur übermittelte Dokument (das Sie öffnen und dann signieren oder nicht)

  • Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und übermitteln)

So sehen diese drei Elemente aus.

Hinweis: Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband in der Vorgangsbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook und nicht in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Aufgabenbenachrichtigung, zu prüfendes Element und Aufgabenformular

Hinweis: Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband in der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook und nicht in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

(Beachten Sie: Wenn die Aufgabe nicht Ihnen persönlich, sondern einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste zugewiesen ist, deren Mitglied Sie sind, sollten Sie die Aufgabe vor abschluss geltend machen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beanspruchen eines Gruppenaufgabes, bevor Sie ihn in diesem Segment abschließen.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Vorgangsbenachrichtigung in der Anleitung Zum Abschließen dieser Aufgabe auf den Link zum Dokument.

  2. Klicken Sie im geöffneten Dokument auf der Nachrichtenleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular über die E-Mail-Benachrichtigung

Hinweis: Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband in der Aufgabenbenachrichtigungsnachricht (in der Abbildung oben auf dem schwarzen Pfeil dargestellt) wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird und nicht, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

(Beachten Sie: Wenn die Aufgabe nicht Ihnen persönlich, sondern einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste zugewiesen ist, deren Mitglied Sie sind, sollten Sie die Aufgabe vor abschluss geltend machen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beanspruchen eines Gruppenaufgabes, bevor Sie ihn in diesem Segment abschließen.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu überprüfende Dokument gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung, der dem Dokument und Workflow zugeordnet ist.

  2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Titel Ihrer Aufgabe.

  3. Klicken Sie im Aufgabenformular in der Meldungsleiste dieser Workflowaufgabe auf den Link zum Dokument.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular in einer Liste oder Bibliothek

Beachten Sie: Wenn die Aufgabe nicht Ihnen persönlich, sondern einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste zugewiesen ist, deren Mitglied Sie sind, sollten Sie die Aufgabe vor abschluss in Anspruch nehmen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beanspruchen eines Gruppenaufgabes, bevor Sie ihn in diesem Segment abschließen.

Beachten Sie außerdem, dass die Abweichung in der Signaturzeile sichtbar sein kann, wenn die Signaturzeile für einen bestimmten Benutzer eingerichtet ist und Sie sie anmelden, während Sie als anderer Benutzer angemeldet sind. In diesem Beispiel wurde die Signaturzeile für Frank Martinez eingerichtet, die Signatur wurde jedoch von einer Person hinzugefügt, die sich als Anna Lidman angemeldet hat.

Signaturzeile mit einem anderen Signierer

Im folgenden Beispiel wurde das Dokument in Word.

Prüfelement mit drei Statusleisten

Beachten Sie die drei gelben Meldungsbalken oben im Dokument:

Als "Endgültig" gekennzeichnet   Diese Meldungsleiste teilt Ihnen mit, dass mindestens eine Person ihre Signatur bereits in einer Signaturzeile hinzugefügt hat.

Wichtig: Ab diesem Zeitpunkt führt jede Änderung im Dokument, die nicht das Hinzufügen von Signaturen zu bereits vorhandenen Signaturzeilen ist, zum Entfernen oder Ungültigen aller bereits hinzugefügten Signaturen. (Das heißt, das Einfügen oder Löschen von Signaturzeilen ist an diesem Punkt nicht zulässig, sondern nur das Hinzufügen der Signaturen selbst.)

Signaturen    Sie können auf die Schaltfläche Signaturen anzeigen klicken, um den Bereich Signaturen zu öffnen. Klicken Sie unterAngeforderte Signaturen auf den Pfeil neben Ihrem Namen, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Sign.

Hinweise: 

  • Wenn Ihr Name in der Liste Angeforderte Signaturen mehr als einmal angezeigt wird, können Sie Ihrer Signatur mehr als eine Signaturzeile hinzufügen. Verwenden Sie dasselbe Verfahren, um jede Signatur hinzuzufügen.

  • Wenn Ihr Name in der Liste Angeforderte Signaturen nicht angezeigt wird, überprüfen Sie die Person, die den Workflow gestartet hat, oder, wenn er automatisch gestartet wurde, bei der Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat.

  • InfoPath-Formulare verfügen nicht über einen Bereich Signaturen oder eine Liste angeforderter Signaturen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Signaturzeilen signiert haben, bevor Sie das Dokument speichern und die Aufgabe abschließen.

Element mit geöffnetem Signaturbereich

Wenn eine Meldung zu Dienstanbietern digitaler Signatur von Drittanbietern angezeigt wird, klicken Sie auf OK, um fortzufahren. (Um zu vermeiden, dass die Nachricht in Zukunft angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.)

Das Dialogfeld "Sign" wird geöffnet.

Dialogfeld 'Signieren'

Um das Dokument zu signieren, geben Sie einfach Ihren Namen in das Feld neben dem großen Xein, klicken Sie auf Signieren, und klicken Sie dann im Dialogfeld Signaturbestätigung auf OK.

Denken Sie daran: Wenn Ihr Name in der Liste Angeforderte Signaturen mehr als einmal angezeigt wird, gibt es mehr als eine Signaturzeile, der Sie Ihre Signatur hinzufügen können. Verwenden Sie dasselbe Verfahren, um jede Signatur hinzuzufügen.

Workflowaufgabe   Wenn Sie bereit sind, das Aufgabenformular auszufüllen und zu übermitteln, klicken Sie in der Meldungsleiste Workflowaufgabe auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

Das Aufgabenformular für eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen sieht etwa so aus.

Aufgabenformulars mit Hervorhebung der Optionen

Beachten Sie, dass die ersten beiden Steuerelemente(Element löschen und DieseWorkflowaufgabe gilt für Dokumenttitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt werden, wenn sie aus dem Dokument heraus geöffnet werden, um signiert zu werden. Sie werden nur angezeigt, wenn das Aufgabenformular direkt aus der Vorgangsbenachrichtigung oder der Aufgabenliste auf der Seite Workflowstatus geöffnet wird.

Popup 1

Element löschen

Wenn Sie diese Aufgabe aus der aktuellen Instanz des Workflows löschen möchten, klicken Sie hier auf den Link.

  • Durch das Löschen der Aufgabe wird das zu signierte Dokument nicht gelöscht.

  • Eine gelöschte Aufgabe wird nicht mehr im Aufgabenbereich der Seite Workflowstatus angezeigt. (Der Löschvorgang wird jedoch weiterhin im Bereich Verlauf der Seite aufgezeichnet.)

Hinweis: Wenn Sie diese Instanz des Workflows nicht gestartet haben, sollten Sie sich vor dem Löschen der Aufgabe bei der Person, die den Workflow gestartet hat , oder , wenn er automatisch gestartet wurde, der Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, ernennen.

Popup 2

Diese Workflowaufgabe gilt für dokumenttitel

Um das dokument zu öffnen, das signiert werden soll, klicken Sie hier auf den Link.

Popup 3

Status, Angefordert von, Konsolidierte Kommentare, Fälligkeitsdatum

Sie können in diesen vier Feldern keine Einträge bearbeiten oder ändern, aber die Informationen in diesen Feldern sind möglicherweise hilfreich.

Beachten Sie, dass das Feld Konsolidierte Kommentare alle Kommentare enthält, die von Teilnehmern im Formular übermittelt wurden, die ihre Aufgaben bereits in dieser Instanz des Workflows abgeschlossen haben.

Auf die gleiche Weise wird nach dem Übermitteln Ihres eigenen Formulars auch jeder Text, den Sie in das Feld Kommentare (4) eingeben, im Feld Konsolidierte Kommentare für nachfolgende Teilnehmer angezeigt.

Popup 4

Kommentare

Alle hier angezeigten Texte werden im Workflowverlauf aufgezeichnet und für nachfolgende Teilnehmer auch im Feld Konsolidierte Kommentare (3) angezeigt.

Popup 5

Signieren

Wenn Sie das Dokument signiert und feedbacks, das Sie in das Feld Kommentare eingeben möchten, eingeben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Formular zu übermitteln und die Aufgabe auszuführen.

Popup 6

Abbrechen

Um das Aufgabenformular zu schließen, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Die Aufgabe bleibt unvollständig und Ihnen zugewiesen.

Popup 7

Aufgabe erneut zuweisen

Um diese Aufgabe einer anderen Person erneut zuzuweisen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Eine Abbildung der Seite, auf der Sie die Details der Neuzuweisung eingeben, und weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 7 in diesem Segment, Neuzuweisen Ihrer Aufgabe an eine andere Person.

Hinweis: Diese Option ist für einige Workflowaufgaben möglicherweise deaktiviert.

Wenn nur ein einzelner Vorgang einer ganzen Gruppe zugewiesen ist, der Sie angehören, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe im Auftrag der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen.

Fordern Sie die Aufgabe an, bevor Sie das Dokument öffnen und signieren. Sobald Sie den Vorgang in Anspruch nehmen, wird er Ihnen zugewiesen, und kein anderes Mitglied der Gruppe kann ihn abschließen. (Auf diese Weise führt nur eine Person die erforderlichen Arbeiten aus.)

  1. Zeigen Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Namen der Aufgabe, die Ihrer Gruppe zugewiesen wurde, bis ein Pfeil angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten, und klicken Sie dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe beanspruchen.
    Anfordern einer Gruppenaufgabe

Wenn die Seite Workflowstatus aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der Gruppe, sondern jetzt speziell Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später wieder für die Gruppe loslassen möchten, ohne sie fertig zu machen, verwenden Sie dieselben Schritte, um zum Aufgabenformular zurückzukehren, klicken Sie aber jetzt auf die Schaltfläche Aufgabe loslassen.

Schaltfläche 'Aufgabe freigeben' im Aufgabenformular

Wenn Eine andere Person eine Ihnen zugewiesene Workflowaufgabe abschließen soll, klicken Sie im Formular Workflowaufgabe auf die Schaltfläche Aufgabe neu zuweisen.

Dieses Formular wird angezeigt.

Formular für die Neuzuweisung einer Aufgabe

Popup 1

Vorgang erneut zuweisen an

Geben Sie den Namen oder die Adresse der Person ein, der Sie diese Aufgabe zuweisen möchten.

Wenn Sie diese Aufgabe der Person zuweisen möchten, die den Workflow gestartet hat , oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, der Person, die diesen Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, lassen Sie dieses Feld leer.

Popup 2

Neue Anforderung

Geben Sie alle Informationen an, die die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, benötigt, um die Aufgabe auszuführen. (Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Gehen Sie wie im Folgenden zu den folgenden drei Dingen vor:

  • So behalten Sie das vorhandene Fälligkeitsdatum bei   Lassen Sie dieses Feld leer.

  • So entfernen Sie das Fälligkeitsdatum vollständig   Geben Sie die Zahl 0 ein.

  • So geben Sie ein neues Fälligkeitsdatum an   Geben Sie hier eine Zahl ein, und geben Sie dann die Dauereinheiten im folgenden Feld an. Zusammen geben die beiden Einträge den Zeitraum an, bevor der Änderungsaufgabe fällig ist.

Beachten Sie, dass Sammelsignaturaufgaben standardmäßig keine Fälligkeitstermine oder Vorgangsdauern zugewiesen werden.

Popup 4

Neue Einheiten für Dauer

Wenn Sie eine neue Vorgangsdauer angeben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum zu ermitteln, bevor der Vorgang fällig ist. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monatoder 2 Wochen.)

Wenn das Formular abgeschlossen ist, klicken Sie auf Senden. Ihre Aufgabe ist als Abgeschlossengekennzeichnet, der person, die jetzt für den Vorgang zuständig ist, wird eine neue Aufgabe zugewiesen, und eine Vorgangsbenachrichtigung wird gesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie bereitgestellt haben, werden in der neuen Vorgangsbenachrichtigung in den Text Delegated by aufgenommen (Zahl 1 in der folgenden Abbildung).

Aufgabenbenachrichtigung für eine neu zugewiesene Aufgabe

In der Zwischenzeit werden alle diese Änderungen nachverfolgt und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Seite Workflowstatus angezeigt, wie hier gezeigt.

Bereiche 'Aufgaben' und 'Verlauf' der Workflowstatusseite für eine neu zugewiesene Aufgabe

Überwachen, Anpassen oder Beenden eines laufenden Workflows zum Sammeln von Signaturen

Der zentrale Speicherort, an dem Sie einen ausgeführten Workflow überwachen, anpassen oder beenden können, ist die Seite Workflowstatus für diese Instanz des Workflows.

Zuerst zeigen wir Ihnen, wie Sie zu dieser Seite gelangen, und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie die dort angezeigten Optionen und Informationen verwenden. Zum Schluss zeigen wir Ihnen zwei weitere Seiten an, auf denen Sie zusätzliche Überwachungsinformationen erhalten können.

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das element und den Workflow, das Sie verwenden möchten.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Namen "Hauptentwurf", und der Workflow ist Genehmigung 3.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Die Seite Workflowstatus wird geöffnet.

  • Wenn Ihre Liste oder Bibliothek eine große Anzahl von Elementen enthält, können Sie das gesuchte Element mithilfe von Sortieren und/oder Filtern schneller finden. Wenn Sie feststellen, dass Sie wiederholt auf die gleiche Weise sortieren und/oder filtern, finden Sie es möglicherweise nützlich, eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, die diese bestimmte Anordnung automatisiert.

  • Um zur Seite Workflowstatus zu gelangen, können Sie auch entweder auf den Link Status dieses Workflowlinks in einer E-Mail-Benachrichtigung "hat begonnen" anzeigen oder auf den Link Workflowverlauf anzeigen in einer E-Mail-Benachrichtigung "hat abgeschlossen" für die bestimmte Instanz geklickt, an der Sie interessiert sind.

Hier finden Sie unter der Abbildung der einzelnen Abschnitten der Seite Workflowstatus die Überwachungsfragen, die im Abschnitt beantwortet werden.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Abschnitt 'Workflowinformationen' der Workflowstatusseite

Beantwortete Fragen:

  • Wer hat diese Instanz des Workflows gestartet?

  • Wann wurde diese Instanz gestartet?

  • Wann ist die letzte Aktion in diesem Fall erfolgt?

  • Auf welchem Element wird diese Instanz ausgeführt?

  • Wie ist der aktuelle Status dieser Instanz?

Aufgabenabschnitt

Abschnitt 'Aufgaben' der Workflowstatusseite

Beantwortete Fragen:

  • Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen, und wie ist der aktuelle Status?

  • Welche Vorgänge wurden bereits abgeschlossen, und wie war das Ergebnis für jeden dieser Vorgänge?

  • Was ist das Fälligkeitsdatum für jeden Vorgang, der bereits erstellt und zugewiesen wurde? (Beachten Sie, dass Sammelsignaturaufgaben standardmäßig keine Fälligkeitstermine oder Vorgangsdauern zugewiesen sind.)

Gelöschte Aufgaben und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, werden in diesem Abschnitt nicht angezeigt.

Abschnitt "Workflowverlauf"

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Beantwortete Fragen:

  • Welche Ereignisse sind in dieser Instanz des Workflows bereits aufgetreten?

  • Beachten Sie, dass überfällige Aufgaben und überfällige Aufgabenbenachrichtigungen in diesem Bereich nicht angezeigt werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine ausgeführte Workflowinstanz vor dem normalen Abschluss zu beenden:

  • Abbrechen des Workflows    Alle Vorgänge werden abgebrochen, werden aber im Aufgabenbereich der Seite Workflowstatus beibehalten.

  • Beenden dieses Workflows    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Aufgabenbereich der Seite Workflowstatus gelöscht. (Sie werden jedoch weiterhin im Bereich Workflowverlauf widergspiegelt.)

Anweisungen für beide Methoden folgen.

Abbrechen (alle Aufgaben abgebrochen, aber sowohl in der Aufgabenliste als auch im Verlauf beibehalten)

Wenn die aktuelle Instanz eines Workflows nicht mehr benötigt wird, kann er abgebrochen werden.

Standardmäßig kann dieses Verfahren von der Person ausgeführt werden, die diese Instanz des Workflows gestartet hat, oder von jeder Person, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten; die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besucher nicht.)

  • Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Alle Gesammelte Signaturen abbrechen.

Alle aktuellen Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen. Die abgebrochenen Aufgaben werden weiterhin sowohl im Bereich Aufgaben als auch im Bereich Workflowverlauf aufgeführt.

Ende (alle Aufgaben, die aus der Aufgabenliste gelöscht, aber im Verlauf beibehalten wurden)

Wenn ein Fehler auftritt oder der Workflow beendet und nicht reagiert, kann er beendet werden.

Standardmäßig kann dieses Verfahren nur von einer Person ausgeführt werden, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten; die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besucher nicht.)

  • Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Diesen Workflow beenden.

Alle vom Workflow erstellten Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Aufgabenbereich auf der Seite Workflowstatus gelöscht, obwohl sie weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt werden. Der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen.

Auf der Seite Workflows für jedes Element finden Sie eine Liste der Workflows, die derzeit für dieses Element ausgeführt werden.

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Auf der Seite Workflows: Elementname finden Sie unter Ausführen von Workflowseine Liste der Workflowinstanzen, die derzeit für das Element ausgeführt werden.

Hinweis: Beachten Sie, dass mehrere Instanzen einer einzelnen Workflowversion nicht gleichzeitig für dasselbe Element ausgeführt werden können. Beispiel: Es wurden zwei Workflows hinzugefügt, die beide auf der Vorlage Signaturen sammeln basieren. Eins trägt den Namen Planfeedback, das andere den Namen "Budgetfeedback". Bei einem beliebigen Element kann jeweils eine Instanz von Planfeedback und Budgetfeedback ausgeführt werden, aber nicht zwei Instanzen eines der workflows.

Websitesammlungsadministratoren können auf einen Blick anzeigen:

  • Wie viele Workflows basierend auf jeder Workflowvorlage sind derzeit in der Websitesammlung vorhanden.

  • Gibt an, ob jede Workflowvorlage selbst aktuell aktiv oder inaktiv in der Websitesammlung ist.

  • Wie viele Instanzen von Workflowversionen, die auf jeder Workflowvorlage basieren, werden derzeit in der Websitesammlung ausgeführt.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) und dann auf Websiteeinstellungen.
    Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltungauf Workflows.
    Link 'Workflows' unter der Überschrift 'Websiteverwaltung'

Die Seite Workflows wird geöffnet und zeigt die Informationen an.

Was kommt als nächstes?

Wenn diese Workflowversion zum ersten Mal ausgeführt wird, sollten Sie die Anweisungen im Abschnitt ÜBERPRÜFEN in diesem Artikel verwenden, um die Ereignisse in der Instanz zu sehen und festzustellen, ob der Workflow wie sie funktioniert.

Überprüfen der Workflowergebnisse zum Sammeln von Signaturen und Erstellen von Berichten

Nachdem Die Workflowinstanz abgeschlossen ist, können Sie die ereignisse überprüfen, die im Verlauf des Workflows aufgezeichnet wurden. (Sie können bis zu 60 Tage nach Abschluss der -Instanz für jede Instanz auf den Eintrag zugreifen.)

Wichtig: Beachten Sie, dass der Workflowverlauf nur als informelle Referenz bereitgestellt wird. Sie kann weder für offizielle Prüfungen noch für andere rechtliche, Beweis- und Beweiszwecken verwendet werden.

Sie können auch Berichte über die Gesamtleistung des Workflows instanzenübergreifend ausführen.

Solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek verbleibt und der gleiche Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt wird, kann über die Liste oder Bibliothek auf den Verlauf der letzten Instanz zugegriffen werden.

So zeigen Sie die Seite Workflowstatus für die neueste Instanz eines Workflows an, der für ein beliebiges Element ausgeführt wird:

  • Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Statuslink für das element und den Workflow, das Sie verwenden möchten.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Titel "Hauptentwurf", und der Workflow lautet Neue Dokumentgenehmigung.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Auf der Seite Workflowstatus befindet sich der Abschnitt Workflowverlauf in der Nähe des unteren Rands.

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Was passiert, wenn Sie den Verlauf einer Instanz überprüfen möchten, nachdem Sie denselben Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt haben?

Tatsächlich können Sie dies für bis zu 60 Tage von einem der beiden Einstiegspunkte aus tun: der Liste oder Bibliothek oder der Benachrichtigung zum Abschluss des Workflows. (60 Tage gibt an, wie lange SharePoint-Produkte den Aufgabenverlauf für Workflows beibehalten.)

Aus der Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Dateien im Menüband in der Gruppe Workflows auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Abgeschlossene Workflowsauf den Namen oder Status der Workflowinstanz, die Sie überprüfen möchten.

    Liste der abgeschlossenen Workflows auf der Workflowseite für ein Element Die Seite Workflowstatus für diese Instanz wird geöffnet.

Aus der Benachrichtigung zum Abschluss des Workflows

  • Öffnen Sie die Workflowabschlussbenachrichtigung für die Instanz, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.


Workflowendbenachrichtigung mit Hervorhebung des Verlauflinks Die Seite Workflowstatus für diese Instanz wird geöffnet.

Um alle Ihre Abschlussbenachrichtigungen zu behalten, möchten Sie möglicherweise eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie die Regel ein, um alle eingehenden Nachrichten, für die der Text abgeschlossen wurde, in der Zeile Betreff in einen eigenen, separaten Ordner zu kopieren. (Stellen Sie sicher, dass ihre Outlook-Regel die eingehenden Nachrichten kopiert und nicht einfach verschiebt, oder sie werden nicht auch in Ihrem Posteingang angezeigt.)

Um zu erfahren, wie eine Ihrer Workflowversionen im Allgemeinen – im Laufe der Zeit und über mehrere Instanzen hinweg – ausgeführt wird, können Sie einen oder beide vordefinierte Berichte erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um die Durchschnittswerte der Dauer der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Dauer der einzelnen ausführungs- oder instanz des Workflows zu sehen.

  • Abbruch- und Fehlerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um festzustellen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder fehler vor Abschluss auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen Link mit Statusinformationen.
    Anklicken des Workflowstatus

  2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflowverlaufauf Workflowberichte anzeigen.
    Link 'Workflowberichte anzeigen' im Abschnitt 'Workflowverlauf'

  3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
    Anklicken des Links 'Aktivitätsdauerbericht'

  4. Behalten Oder ändern Sie auf der Seite Anpassen den Speicherort, an dem die Berichtsdatei erstellt wird, und klicken Sie dann auf OK.

    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort Der Bericht wird erstellt und an dem angegebenen Speicherort gespeichert.

  5. Wenn der Bericht abgeschlossen ist, können Sie auf den Link klicken, der in der folgenden Abbildung angezeigt wird, um ihn zu sehen. Klicken Sie andernfalls auf OK, um das Dialogfeld fertig zu stellen und zu schließen. (Wenn Sie den Bericht später anzeigen möchten, finden Sie ihn an der Stelle, die Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
    Anzeigen des Berichts

Was kommt als nächstes?

Wenn Ihr Workflow genau so funktioniert, wie Sie ihn wünschen, sind Sie alle so eingestellt, dass Sie mit der Verwendung beginnen.

Wenn Sie etwas an der Funktionsweise ändern möchten, lesen Sie das Segment ÄNDERN in diesem Artikel.

Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

Um zu erfahren, wie eine Ihrer Workflowversionen im Allgemeinen – im Laufe der Zeit und über mehrere Instanzen hinweg – ausgeführt wird, können Sie einen oder beide vordefinierte Berichte erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um die Durchschnittswerte der Dauer der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Dauer der einzelnen ausführungs- oder instanz des Workflows zu sehen.

  • Abbruch- und Fehlerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um festzustellen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder fehler vor Abschluss auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen Link mit Statusinformationen.
    Anklicken des Workflowstatus

  2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflowverlaufauf Workflowberichte anzeigen.
    Link 'Workflowberichte anzeigen' im Abschnitt 'Workflowverlauf'

  3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
    Anklicken des Links 'Aktivitätsdauerbericht'

  4. Behalten Oder ändern Sie auf der Seite Anpassen den Speicherort, an dem die Berichtsdatei erstellt wird, und klicken Sie dann auf OK.

    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort Der Bericht wird erstellt und an dem angegebenen Speicherort gespeichert.

  5. Wenn der Bericht abgeschlossen ist, können Sie auf den Link klicken, der in der folgenden Abbildung angezeigt wird, um ihn zu sehen. Klicken Sie andernfalls auf OK, um das Dialogfeld fertig zu stellen und zu schließen. (Wenn Sie den Bericht später anzeigen möchten, finden Sie ihn an der Stelle, die Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
    Anzeigen des Berichts

Was kommt als nächstes?

Wenn Ihr Workflow genau so funktioniert, wie Sie ihn wünschen, sind Sie alle so eingestellt, dass Sie mit der Verwendung beginnen.

Wenn Sie etwas an der Funktionsweise ändern möchten, lesen Sie das Segment ÄNDERN in diesem Artikel.

Ändern, Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows zum Sammeln von Signaturen

Nachdem Sie die erste Instanz des neuen Workflows Signaturen sammeln ausgeführt und die Ergebnisse überprüft haben, möchten Sie möglicherweise eine oder mehrere Änderungen an der Konfiguration des Workflows vornehmen.

Möglicherweise möchten Sie auch in Zukunft zu verschiedenen Zeiten weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen.

Schließlich möchten Sie den Workflow möglicherweise für einen kürzeren oder längeren Zeitraum deaktivieren, ihn aber nicht entfernen – oder Sie können ihn sogar vollständig entfernen.

Um dauerhafte Änderungen an den Einstellungen für einen vorhandenen Workflow vorzunehmen, öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen verwendet wurde.

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Listeoder Bibliothek.

    Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte z. B. Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (zumÄndern der Einstellungen klicken) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

    Hinweis: Wenn der workflow zum Sammeln von Signaturen, den Sie wünschen, nicht in der Liste angezeigt wird, ist er möglicherweise nur einem Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, wird durch das Steuerelement Workflowzuordnungen dieses Typs anzeigen gesteuert, das sich direkt über der Liste befindet. (Siehe Abbildung.) Klicken Sie im Dropdownmenü auf die Inhaltstypoptionen, um zu ermitteln, welcher workflow angezeigt werden soll. Wenn der workflow, den Sie wünschen, in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf den Namen des Workflows.

  5. Nehmen Sie in demselben zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen vor und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLAN und im entsprechenden ADD-Segment(Liste/Bibliothek oder Websitesammlung)dieses Artikels.

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) und dann auf Websiteeinstellungen.

Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Katalogeauf Websiteinhaltstypen.
Link 'Websiteinhaltstypen' unter 'Galerien'

  1. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, auf dem der Workflow ausgeführt wird.
    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

  2. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungenauf Workfloweinstellungen.
    Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

  3. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (zumÄndern der Einstellungen klicken) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

  4. Nehmen Sie in demselben zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen vor und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLAN und im entsprechenden ADD-Segment(Liste/Bibliothek oder Websitesammlung)dieses Artikels.

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Listeoder Bibliothek.

    Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte z. B. Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen.

  5. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular enthält fünf Spalten:

  • Workflow    Name des Workflows.

  • Instanzen    Anzahl der Instanzen des Workflows, der derzeit für Elemente ausgeführt wird.

  • Zulassen    Option, die es dem Workflow ermöglicht, weiterhin normal zu arbeiten.

  • Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle aktuell ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem die Ausführung neuer Instanzen nicht mehr möglich ist. (Diese Aktion ist umkehrbar. Um den Workflow später erneut zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, mit der der Workflow vollständig aus der Liste oder Bibliothek entfernt wird. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion ist nichtumkehrbar.)

  1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) und dann auf Websiteeinstellungen.

    Klicken SharePoint in Microsoft 365 auf Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , klicken Sie auf Websiteinhalt, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Web-Designer-Katalogeauf Websiteinhaltstypen.
    Link 'Websiteinhaltstypen' unter 'Galerien'

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, auf dem der Workflow ausgeführt wird.
    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungenauf Workfloweinstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen.

  7. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, führen Sie eine Testinstanz des Workflows aus, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

  • Workflow    Name des Workflows.

  • Instanzen    Anzahl der Instanzen des Workflows, der derzeit für Elemente ausgeführt wird.

  • Zulassen    Option, die es dem Workflow ermöglicht, weiterhin normal zu arbeiten.

  • Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle aktuell ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem die Ausführung neuer Instanzen nicht mehr möglich ist. (Diese Aktion ist umkehrbar. Um den Workflow später erneut zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, mit der der Workflow vollständig aus der Websitesammlung entfernt wird. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion istn't reversibel.)

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, weiter anzupassen.

Sie können sogar benutzerdefinierte Workflows von Grund auf neu erstellen.

Sie können alle oder alle der folgenden Programme verwenden:

  • SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen, -aktionen und -verhalten

  • Microsoft Visual Studio    Erstellen Sie eigene benutzerdefinierte Workflowaktionen.

Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Software Developer Network (MSDN)-Hilfesystem.

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