Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Tipps zur Verwendung dieses Artikels

Die Informationen in diesem Artikel sind in zehn erweiterbaren Segmenten dargestellt.

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Wenn Sie nur noch eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Feedback abschließen müssen    Scrollen Sie einfach nach unten zum Segment COMPLETE, und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie vorerst keines der anderen Segmente.

Wenn Sie Workflows hinzufügen, starten, überwachen und pflegen möchten    Wenn Sie mit diesen Aufgaben noch nicht vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, diesen Artikel beim ersten Entwerfen und Hinzufügen eines Workflows segmentiert nach Segment zu durcharbeiten. Sobald Sie mit den Informationen und dem Artikellayout vertraut sind, können Sie direkt zu dem Segment wechseln, das Sie für alle Rückgabebesuche benötigen.

Eine Notiz zu den Grafiken    Bildschirmbilder und konzeptionelle Diagramme in dieser Reihe von Workflowartikeln basieren im Allgemeinen auf dem Genehmigungsworkflowtyp. Bilder und Diagramme in diesem Artikel wurden jedoch bei Bedarf für Workflows zum Sammeln von Feedback angepasst.

Ein Wort zum Drucken dieses Artikels    Dies ist ein langer Artikel. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, stellen Sie sicher, dass beim Drucken nur diese Segmente erweitert werden. (Wenn Sie die vollständigen Grafiken in den gedruckten Ausdruck einfügen möchten, drucken Sie im Querformat und nicht im Hochformat.)

Und ein Wort zum Suchen    Stellen Sie vor dem Suchen nach Text oder Begriff in diesem Artikel sicher, dass alle Segmente erweitert sind, in denen Sie suchen möchten.

Inhalt dieses Artikels

Weitere Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Ein Workflow zum Sammeln von Feedback ist ein SharePoint-Feature, das ein Dokument oder ein anderes in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichertes Element an eine oder mehrere Personen weiter leitet, um deren Feedback zu erhalten. Der Workflow automatisiert, optimiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Der grundlegende Workflow zum Sammeln von Feedback, der in SharePoint Produktfunktionen als Vorlage enthalten ist. Mithilfe dieser Vorlage können Sie Ihren Websites mehrere Workflows zum Sammeln von Feedback hinzufügen. Jeder workflow, den Sie hinzufügen, ist eine eindeutige Version des grundlegenden Workflows zum Sammeln von Feedback, die jeweils über eine eigene spezielle Arbeitsweise basierend auf den Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen angeben.

Abschnitte in diesem Segment

1. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback für mich tun?

2. Was ist mit einem Workflow zum Sammeln von Feedback nicht zu tun?

3. Wer können Sie diese Art von Workflow verwenden?

4. Wie können Sie Workflows dieser Art planen, hinzufügen, ausführen und pflegen?

1. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback für mich tun?

• Wenn Sie Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung zum ersten Mal einen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügen, können Sie angeben, wie viele Teilnehmer enthalten sein sollen, und angeben, ob deren Aufgaben einer Reihe nach (in Serie) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar entscheiden, ob Sie die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr getrennte Phasen aufteilen und ein Endfälligkeitsdatum und/oder die für die einzelnen Aufgaben zulässige Zeit angeben möchten. Jedes Mal, wenn Sie den Workflow für ein Element manuell starten, können Sie jede dieser Einstellungen ändern.

• Der Workflow weist jedem angegebenen Teilnehmer eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt aus mehreren möglichen Antworten aus: zum Senden von Feedback zu dem Element, zum Anfordern einer Änderung am Element, zum erneuten Zuweisen der Aufgabe oder zum Löschen der Aufgabe.

• Während der Ausführung des Workflows können Sie den Fortschritt überwachen und bei Bedarf Anpassungen auf einer einzelnen, zentralen Workflowstatusseite vornehmen.

• 60 Tage nach Abschluss des Workflows steht die Liste aller Workflowereignisse, die während dieser Ausführung (oder Instanz)des Workflows aufgetreten sind, für informelle Verweise auf der Seite Workflowstatus weiterhin zur Verfügung.

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2. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback nicht?

Der Workflow zum Sammeln von Feedback dient nicht dazu, Genehmigungen und Ablehnungen für ein Element zu sammeln oder die Webseitenveröffentlichung für eine Website zu steuern. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in dem die Teilnehmer das von ihnen überprüfte Element genehmigen oder ablehnen, lesen Sie den Artikel Informationen zu Genehmigungsworkflows imAbschnitt Siehe auch.

Darüber hinaus sind Workflows zum Sammeln von Feedback nicht zum Sammeln von Signaturen konzipiert. Wenn Sie mithilfe eines Workflows Signaturen in einem Microsoft Word-Dokument, einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder einem Microsoft InfoPath-Formular sammeln möchten, lesen Sie den Artikel Informationen zu Workflows für die Signatursammlung imAbschnitt Siehe auch.

Informationen dazu, wie Sie mithilfe von Microsoft SharePoint Designer 2013 Workflows, die in den SharePoint-Produkten enthalten sind, weiter anpassen können, finden Sie im MSDN-Hilfesystem (Microsoft Software Developer Network).

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3. Wer können Sie diese Art von Workflow verwenden?

Zum Hinzufügen eines    Workflows Müssen Sie standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt im Gegensatz zu den Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten".)

Zum Starten eines    Workflows Müssen Sie außerdem standardmäßig über die Berechtigung Elemente bearbeiten verfügen, um einen bereits hinzugefügten Workflow starten zu können. (Die Gruppe Mitglieder und die Gruppe Besitzer verfügen standardmäßig über die Berechtigung Elemente bearbeiten, die Gruppe Besucher nicht.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von den Mitgliedern der Gruppe "Besitzer" gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Listenberechtigungen verwalten, um diesen Workflow zu starten.)

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4. Wie planen, hinzufügen, ausführen und verwalten Sie diese Art von Workflow?

Dies sind die grundlegenden Phasen:

• BEVOR der Workflow ausgeführt wird (Planen, Hinzufügen, Starten)   
  Bevor Sie einen Workflow hinzufügen, planen Sie, wo er hinzugefügt werden soll (für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details zur Funktionsweise. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt und konfiguriert haben, kann jeder Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow für ein bestimmtes Element starten. Der Workflow kann auch so eingerichtet werden, dass er automatisch ausgeführt wird. Die automatische Wird-Funktion kann aktiviert werden, basierend auf einem oder beiden auslösenden Ereignissen: wenn ein Element zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt oder in einer Bibliothek erstellt oder ein Element in einer Liste oder Bibliothek geändert wird.

• WÄHREND der Workflow ausgeführt wird (abgeschlossen, überwachen, anpassen)   
  Während der Workflow ausgeführt wird, führen einzelne Teilnehmer die ihnen zugewiesenen Aufgaben aus. Automatische Erinnerungen werden an Teilnehmer gesendet, die den Stichtag für Aufgaben nicht einhalten. Währenddessen kann der Fortschritt des Workflows von einer zentralen Workflowstatusseite aus für diese bestimmte Instanz des Workflows überwacht werden. Anpassungen am Workflow, während er ausgeführt wird, können auf derselben Seite vorgenommen werden. und bei Bedarf kann der Workflow von dort aus abgebrochen oder beendet werden.

• NACHDEM der Workflow ausgeführt wurde (Überprüfen, Melden, Ändern)   
  Nach Abschluss des Workflows kann der gesamte Verlauf dieser Ausführung (oder Instanz)auf der Seite Workflowstatus für bis zu 60 Tage überprüft werden. Auf derselben Seite können statistische Berichte zur Leistung dieser Workflowversion erstellt werden. Und schließlich: Wenn Sie irgendetwas an der Art und Weise des Workflows ändern möchten, können Sie das Zuordnungsformular öffnen und bearbeiten, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows ausgefüllt haben.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Perspektive der Person, die einen neuen Workflow hinzu hinzufügung.

Was kommt als nächstes?

Bevor Sie einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback planen, überprüfen Sie zuerst das Segment ALLOW dieses Artikels, und wechseln Sie dann zum Segment PLAN.

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Feedback nur in Aufgabenformular oder auch im Element zulassen

Die folgenden beiden Fragen können Ihnen dabei helfen, eine grundlegende Entscheidung über Ihren Workflow zu treffen:

• Dürfen die Teilnehmer Feedback nur im Feld Kommentare des Aufgabenformulars übermitteln, oder können sie auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen?

• Wenn Teilnehmer nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen können, tun sie dies in einer Umgebung für die Zusammenarbeit, in der mehrere Teilnehmer das Dokument gleichzeitig bearbeiten können oder wenn jeder Teilnehmer das Dokument auscheckt und über die alleinigen Bearbeitungsrechte für die Dauer seiner eigenen Überprüfung verfügt?

Hier ist ein Diagramm, das zur Klärung dieser Alternativen beitragen könnte.

Beachten Sie beim Lesen die folgenden Punkte:

• Bei einem Element, das aktuell ausgecheckt ist, kann kein Workflow gestartet werden.

• Der Workflowtyp "Feedback sammeln" enthält eine Option, mit der der Workflow sofort abgebrochen werden kann, wenn an dem element, das überprüft wird, Änderungen vorgenommen werden.

• Sie können nachverfolgte Änderungen und Kommentare nur in ein Element einfügen, wenn es in der installierten Version des Programms geöffnet ist, in der es erstellt wurde, und nicht, wenn es in einer Webanwendungsversion dieses Programms geöffnet ist.

Abschnitte in diesem Segment

1. Feedback nur im Aufgabenformular zulassen

2. Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element zulassen (Version für die Zusammenarbeit)

3. Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element zulassen (Version mit Ausschließlichzugriff)

1. Feedback nur im Aufgabenformular zulassen

Diese Anordnung hat den Vorteil, dass sie im maschinellen Verfahren die einfachste ist. Die Teilnehmer haben nur zwei Möglichkeiten, Änderungen vorschlagen zu können, von denen beide das Aufgabenformular umfassen:

• Übermitteln von Kommentaren.

• Fordern Sie an, dass eine Änderung am Element vorgenommen wird, während der Workflow noch ausgeführt wird.

Der Hauptnachteil ist natürlich, dass Teilnehmer bestimmte Änderungen nicht direkt im Element angeben können. Je größer die Anzahl der vorgeschlagenen Änderungen, desto mehr Teilnehmer möchten wahrscheinlich direkt im Element arbeiten.

Hinweis zum Schützen von Elementen vor Änderungen    Die einfachste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Teilnehmer keine Änderungen am Element selbst vornehmen, besteht im Auschecken des Elements für die Dauer der Ausführung. Wie bereits weiter hinten bereits gesagt, können Workflows nicht bei einem Element beginnen, das aktuell ausgecheckt ist.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dieses Thema zu umarbeiten:

• Sie können warten, bis der Workflow gestartet wurde, und das Element dann für die Dauer der Ausführung auschecken. (Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, vergewissern Sie sich, dass Sie im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführt sind. Wenn Sie dann eine Benachrichtigung erhalten, dass der Workflow für ein Element gestartet wurde, checken Sie dieses Element aus.) Eine Einschränkung dieser Methode ist, dass kein anderer Workflow mit demselben Element gestartet werden kann, während Sie ihn ausgecheckt haben.

• Alternativ können Sie das Element eingecheckt lassen, aber sicherstellen, dass die Teilnehmer wissen, dass es wichtig ist, dass sie das Element weder auschecken noch Änderungen daran vornehmen. Es ist natürlich eine gute Idee, diese Anweisung in die Hinweise zu übernehmen, die Sie in den Aufgabenbenachrichtigungen hinzufügen. Wenn Ihre Teilnehmer die Workflows zum Sammeln von Feedback neu sind, ist es möglicherweise eine gute Idee, den Standpunkt noch deutlicher zu machen – indem Sie eine separate E-Mail senden, bevor der Workflow gestartet wird, oder indem Sie persönlich mit den Teilnehmern sprechen.

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2. Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element zulassen (Version für die Zusammenarbeit)

Durch diese Anordnung bleibt das Element für alle Teilnehmer jederzeit verfügbar. Niemand muss warten, bis eine andere Person ihre Rezension abgeschlossen hat, bevor er mit der eigenen Bewertung beginnt. Diese Flexibilität wird durch die Zusammenarbeitsfeatures in SharePoint ermöglicht.

Stellen Sie nur sicher, dass Ihre Teilnehmer wissen, dass sie Folgendes tun müssen:

• Lassen Sie das Element eingecheckt, während es seine Änderungen vor sich hat.

• Öffnen Sie das Element in der installierten Version des Programms, in der es erstellt wurde, und nicht in einer Webanwendungsversion des Programms.

• Aktivieren Sie die Änderungsnachverfolgung, bevor Sie Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen.

• Speichern Sie ihre Änderungen auf dem Server.

Denken Sie daran, dass der Workflowtyp Feedback sammeln eine Option enthält, mit der der Workflow sofort abgebrochen werden kann, wenn am zu überprüfende Element Änderungen vorgenommen werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Workflow sofort abgebrochen, wenn ein Teilnehmer Änderungen am Element speichert – sogar nachverfolgte Änderungen und/oder Kommentare.

Wenn Sie Änderungen am Element selbst zulassen möchten, stellen Sie außerdem sicher, dass in den Versionseinstellungen für die Liste oder Bibliothek Das Auschecken von Dokumenten vor der Bearbeitung erforderlich auf Nein festgelegt ist.

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3. Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element zulassen (Version mit Ausschließlichzugriff)

Bei dieser Anordnung kann nur ein Teilnehmer das Element auschecken und jederzeit Änderungen vornehmen:

• Wenn den Aufgaben im Workflow (in Serie) immer nur eine zugewiesen wird, ist dies wahrscheinlich kein Problem.

• Wenn die Aufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen sind, müssen teilnehmer manchmal warten, bis der Zugriff auf das Element abgeschlossen ist, während ein anderer Teilnehmer die Arbeit daran beendet.

Da der Workflow nicht für ein Element beginnen kann, wenn das Element ausgecheckt ist, müssen Sie sicherstellen, dass Elemente eingecheckt sind, bevor Sie diesen Workflow für sie ausführen.

Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass sie folgendes tun sollten:

• Checken Sie das Element aus, bevor es geöffnet wird.

• Öffnen Sie das Element in der installierten Version des Programms, in der es erstellt wurde, und nicht in einer Webanwendungsversion des Programms.

• Aktivieren Sie die Änderungsnachverfolgung, bevor Sie Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen.

• Speichern Sie die Änderungen auf dem Server, und checken Sie das Element wieder ein, sobald die Arbeit damit beendet wurde.

Denken Sie auch hier daran, dass der Workflowtyp "Feedback sammeln" eine Option enthält, mit der der Workflow sofort abgebrochen werden kann, wenn am zu überprüfende Element Änderungen vorgenommen werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Workflow sofort abgebrochen, wenn ein Teilnehmer Änderungen am Element speichert – sogar nachverfolgte Änderungen und/oder Kommentare.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie zum Planen eines neuen Workflows zum Sammeln von Feedback bereit sind, wechseln Sie zum Segment PLAN dieses Artikels.

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Planen eines neuen Workflows zum Sammeln von Feedback

In diesem Segment identifizieren wir die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, sowie die Informationen, die Sie zusammenstellen müssen, bevor Sie eine Version des Workflows zum Sammeln von Feedback hinzufügen.

Wenn Sie bereits mit dem Hinzufügen dieser Art von Workflow vertraut sind und nur eine Erinnerung zu den jeweiligen Schritten benötigen, können Sie direkt zum entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels wechseln.

Abschnitte in diesem Segment

1. Vorlagen und Versionen

2. Einführung in das Zuordnungsformular

3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

1. Vorlagen und Versionen

Die in den SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows funktionieren als Mastervorlagen, auf denen die spezifischen, einzelnen Workflows basieren, die Sie Ihren Listen, Bibliotheken und Websitesammlungen hinzufügen.

Jedes Mal, wenn Sie beispielsweise einen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügen, fügen Sie tatsächlich eine Version der allgemeinen Workflowvorlage "Feedback sammeln" hinzu. Sie geben jeder Version einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen dieser bestimmten Version im Zuordnungsformular angeben. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, alle Versionen, die auf der Workflowmastervorlage "Feedback sammeln" basieren, aber jede Version namens und speziell für die spezifische Verwendung.

In dieser Abbildung wurden drei Workflows hinzugefügt, die auf der Vorlage für Genehmigungsworkflows basieren: einer für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Bibliothek, einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer einzelnen Bibliothek und einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer gesamten Websitesammlung.

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2. Einführung in das Zuordnungsformular

Immer wenn Sie eine neue Workflowversion basierend auf einer der enthaltenen Workflowvorlagen hinzufügen, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um anzugeben, wie die neue Version funktionieren soll.

Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Liste mit Fragen, die Sie auf das Ausfüllen des Zuordnungsformulars vorbereiten. Nehmen Sie sich zunächst ein oder zwei Momente Zeit, um sich das Formular und seine Felder zu betrachten.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

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3. Zwölf Zu beantwortende Fragen

Sobald Sie die Antworten auf alle Fragen in diesem Abschnitt haben, können Sie Ihren Workflow hinzufügen.

1. Ist dies der richtige Workflowtyp?

2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Einen Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

3. Was ist ein guter Name?

4. Aufgaben- und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?

5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

6. Erhalten Inhaltstypen, die von diesem Erben erben, auch diesen Workflow?

7. Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

9. Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element?

10. Wann sind Aufgaben fällig?

11. Wann endet dieser Workflow?

12. Wer müssen Sie benachrichtigt werden?

01. Ist dies der richtige Workflowtyp?

Dieser Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü unter Feedback sammeln – SharePoint 2010 angezeigt wird. Wenn Sie nicht genau wissen, ob dieser Workflowtyp für Sie die beste Wahl ist, verweisen Sie auf das Segment LEARN in diesem Artikel. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows imAbschnitt Siehe auch.

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02. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Einen Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Sie können Ihre neue Version des Workflows zum Sammeln von Feedback nur in einer einzelnen Liste oder Bibliothek oder aber in der gesamten Websitesammlung verfügbar machen.

• Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie ihn so einrichten, dass er entweder für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.

• Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie ihn jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Websiteinhaltstyp ausgeführt werden kann.

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder jedes andere Element, das in einer SharePoint oder Bibliothek gespeichert ist, gehört zu einem oder einem anderen Inhaltstyp. Ein Inhaltstyp kann so einfach und generisch sein wie Dokument oder ExcelKalkulationstabelle oder ebenso hochspezialisiert wie Vertragvertrag oder Produktentwurfsspezifikation. Einige Inhaltstypen sind in SharePoint-Produkten standardmäßig verfügbar, Sie können diese jedoch sowohl anpassen als auch andere hinzufügen, die Sie selbst erstellen.

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03. Was ist ein guter Name?

Geben Sie Ihrer Workflowversion einen Namen:

• Gibt eindeutig an, wofür es verwendet wird.

• Unterscheidet sie eindeutig von anderen Workflows.

Beispiel

Imagine, dass Sie Mitglied einer Gruppe von Bearbeitern sind. Ihre Gruppe möchte zwei verschiedene Workflows zum Sammeln von Feedback verwenden:

• Sie führen den ersten Workflow für jedes Dokument aus, das von einem Mitglied Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wurde. Dieser Workflow sammelt nur Feedback vomVorgesetzten Ihrer Gruppe.

• Sie führen den zweiten Workflow für jedes Dokument aus, das von Personen außerhalb Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wurde. Dieser Workflow sammelt Feedback von jedemMitglied Ihrer Gruppe.

Sie können den ersten Workflow innerhalb von Übermittlungsfeedback und den zweiten als Externes Übermittlungsfeedback benennen.

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04. Aufgaben- und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?

Sie können festlegen, dass der Workflow die standardmäßige Aufgabenliste und Verlaufsliste der Website, andere vorhandene Listen verwendet oder neue Listen nur für diesen Workflow anfordern kann.

• Wenn es auf Ihrer Website zahlreiche Workflows gibt oder wenn einige Workflows zahlreiche Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, für jeden Workflow neue Listen anfordert. (Das Verwalten überlanger Listen kann die Leistung beeinträchtigen.) Es geht schneller und einfacher für das System, mehrere kürzere Listen als eine sehr lange Liste zu verwalten.)

• Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow sensible oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von den allgemeinen Listen getrennt halten möchten, sollten Sie auf jeden Fall angeben, dass Sie neue, separate Listen für diesen Workflow verwenden möchten. (Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt sind.)

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05. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder auf beide Weise gestartet wird:

• Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Feedback manuell für ein bestimmtes Dokument oder Element starten, wird ein anderes Formular, das Initiierungsformular, angezeigt. Das Initiierungsformular enthält die meisten Einstellungen aus der zweiten Seite des Zuordnungsformulars. Auf diese Weise kann die Person, die den Workflow startet, diese Einstellungen ändern (nur für die aktuelle Instanz), bevor sie auf Starten klickt.

• Bei einem automatischen Start besteht natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular zu präsentieren, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen manuellen und automatischen Starts.

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows angewendet. Wenn Sie die dauerhaftenStandardeinstellungen des Workflows ändern möchten, bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular, wie im Abschnitt ÄNDERUNG dieses Artikels beschrieben.

Manuelles Starten

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jede Person, die über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, den Workflow für jedes berechtigte Element jederzeit starten.

Die Vorteile eines manuellen Startes sind, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur dann ausführen können, wenn und wenn Sie dies möchten, und dass Sie bei jeder Ausführung die Möglichkeit haben, einige Einstellungen mithilfe des Initiierungsformulars zu ändern.

Schnelles Beispiel    Wenn Sie den Workflow nur für Elemente ausführen möchten, die von einem Verfasser außerhalb Ihres Teams erstellt wurden, wird er nur manuell gestartet, damit er nicht automatisch für Elemente ausgeführt wird, die von Ihnen und Ihren Teamkollegen erstellt wurden. (Eine alternative Lösung: Verwalten Sie eine Liste oder Bibliothek für Elemente von Autoren in Ihrem Team und eine separate Liste oder Bibliothek für Elemente von allen anderen Autoren. Auf diese Weise können Sie den Workflow automatisch ausführen, jedoch nur für die Liste der Außenautoren.)

Der Hauptnachteil des manuellen Startens ist, dass sich jemand merken muss, dass er den Workflow immer dann ausführen muss, wenn dies angebracht ist.

Automatisches Starten

Sie können den Workflow so einrichten, dass er automatisch durch eines der folgenden Ereignisse oder durch jedes der folgenden Ereignisse gestartet wird:

• Ein neues Element wird in der Liste oder Bibliothek erstellt oder in die Bibliothek hochgeladen.

• Ein Element, das bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichert ist, wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Startes besteht, dass sich niemand merken muss, dass der Workflow gestartet werden muss. Sie wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein auslösende Ereignis eintritt.

Schnelles Beispiel    Imagine, dass der Buchhalter Ihrer Organisation jedes Budget überprüfen muss, das in Ihre Budgetbibliothek hochgeladen oder hierin erstellt wurde. Sie können einen Workflow zum Sammeln von Feedback zu dieser Bibliothek hinzufügen und Ihren Buchhalter als einzigen Teilnehmer angeben. Sie können den Workflow so einrichten, dass er bei jedem Hinzufügen eines neuen Elements zur Liste ("erstellt in") automatisch gestartet wird. Auf diese Weise wird Ihr Buchhalter immer auf dem neuesten Stand gehalten.

Zwei Nachteile bei automatischen Starts:

• Sie können die Ausführung des Workflows nicht beenden, wenn ein auslösende Ereignis eintritt.

• Sie können am Anfang einer einzelnen Instanz keine Einstellungen ändern.

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06. Erhalten Inhaltstypen, die Von diesem Erben erben, auch diesen Workflow?

Wenn Sie einen Workflow einem Inhaltstyp für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, den Workflow auch allen anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzuzufügen, die von dem Inhaltstyp erben, dem Sie den Workflow hinzufügen möchten. (Wenn Sie einen Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, wird diese Option nicht im Zuordnungsformular angezeigt.)

Anmerkungen

• Der Vorgang, mit dem alle zusätzlichen Hinzufügungen abgeschlossen werden, kann sehr lange dauern.

• Wenn die Vererbung für Alle Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, denen dieser Workflow hinzugefügt werden soll, um Inhaltstypen zu erben, stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Besitzer" auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

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07. Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person angeben, der Überprüfungsaufgaben zugewiesen werden.

Eine Stufe oder mehrere    Stufen? Sie können nur eine Stufe der Überprüfungsaufgaben oder mehrere Stufen auswählen. Wenn Sie über mehrere Phasen verfügen, werden die Phasen nach der anderen ausgeführt.

Parallele Überprüfungen oder serielle    Rezensionen? Für die Teilnehmer in einer Stufe können Sie auswählen, ob ihre Überprüfungsaufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen, oder sie können ihre Überprüfungsaufgaben nach der anderen (in fortlaufender Reihenfolge) in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge geordnet geordnet bzw. zugewiesen lassen. Die serielle Option kann hilfreich sein, wenn Sie z. B. den Workflow so einrichten, dass er nach der ersten Ablehnung endet, oder wenn Sie möchten, dass Teilnehmer, die sich weiter an der Besprechung beteiligten, im Kontext ihrer Rezensionen Kommentare von früheren Teilnehmern sehen können.

Beispiel

Dieses einfache Szenario veranschaulicht einige der Vorteile von mehreren Phasen und seriellen Überprüfungen:

Imagine, dass Frank einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzu fügt. Er möchte, dass seine Kollegen Anna und Sean jedes Element zuerst überprüfen, bevor er selbst es überprüft. Auf diese Weise kann er die Kommentare sehen, bevor er mit seiner eigenen Überprüfung beginnt. Frank kann dies auf eine von zwei Arten einrichten:

• Durch die Verwendung einer seriellen    Rezension richtet Frank eine einstufige serielle Rezension ein, bei der Anna und Sean die ersten beiden Teilnehmer sind und er der dritte ist.
  In dieser Anordnung muss Anna ihr Feedback übermitteln, bevor Seans Aufgabe zugewiesen wird. und dann muss Sean ihr Feedback übermitteln, bevor Franks Aufgabe zugewiesen wird.
  Und so richtet Frank seine einstufige serielle Überprüfung ein.
  

• Durch Verwendung von zwei Stufen Wenn Frank möchte, dass Anna und Sean ihre Rezensionen gleichzeitig zugewiesen werden, damit Sean nicht warten muss, bis sie fertig ist, bevor sie beginnen kann, kann er zwei Stufen im Workflow einrichten: die erste Stufe eine parallele Stufe für Anna und Seans Rezensionen und die zweite stufe nur für seine eigene Rezension. Wenn die erste Phase nicht abgeschlossen ist, wird die zweite Phase niemals gestartet.
  So richtet Frank seine zweistufige parallele Überprüfung ein.
  

Im Folgenden finden Sie Diagramme beider Lösungen.

Externe Teilnehmer    Es gibt einen speziellen Prozess für die Einbeziehung von Teilnehmern, die keine Mitglieder Ihrer Organisation SharePoint sind. In diesem Prozess fungiert ein Websitemitglied als Proxy für den Außenteilnehmer.

Dies ist ein Diagramm dieses Prozesses:

Sie können jeder Gruppe eine Aufgabe oder jedem Gruppenmitglied eine Aufgabe zuweisen?    Wenn Sie eine Gruppenadresse oder Verteilerliste unter den Workflowteilnehmern angeben, können Sie den Workflow jedem Mitglied der Gruppe eine Aufgabe zuweisen lassen oderder gesamten Gruppe nur eine Aufgabe zuweisen (aber trotzdem eine Benachrichtigung über diese einzelne Aufgabe an jedes Mitglied senden). Wenn nur eine Aufgabe der gesamten Gruppe zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe in Anspruch nehmen und abschließen. (Anweisungen zum Anspruch auf eine Gruppenaufgabe finden Sie im Segment COMPLETE dieses Artikels.)

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08. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

Im Zuordnungsformular gibt es ein Textfeld, in dem Sie Anweisungen, Details zu Anforderungen, Ressourcen usw. bereitstellen können.

Fragen, die Sie in diesem Textfeld beantworten können:

• Wenn Teilnehmer Schwierigkeiten oder Fragen haben, an wen sollten sie sich dann wenden?

• Können Prüfer Feedback nur imAufgabenformular übermitteln, oder können sie auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element itself einfügen?

• Wenn Beprüfer nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen können, sollten sie das Element auschecken, bevor sie Änderungen daran vornehmen, oder sollten sie es eingecheckt lassen, damit mehrere Beprüfer gleichzeitig daran arbeiten können?

• Wenn Ihr Workflow jeder Gruppe oder Verteilerliste nur eine einzelne Aufgabe zuteilt, erwähnen Sie hier, dass ein einzelnes Mitglied jeder solchen Gruppe die Aufgabe vor dem Abschließen übernehmen sollte. Auf diese Weise verschwenden andere Mitglieder der Gruppe keine Zeit, indem sie denselben Vorgang beginnen. (Anweisungen zum Anspruch auf eine Gruppenaufgabe finden Sie im Segment COMPLETE dieses Artikels.)

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09. Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element?

Im Zusammenhang mit dieser wichtigen Frage gibt es mehrere Überlegungen. Falls noch nicht geschehen, öffnen Sie das Segment ALLOW dieses Artikels, und lesen Sie es, um weitere Informationen zu erhalten.

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10. Wann sind Aufgaben fällig?

Sie können auf eine oder beide Arten angeben, wann Workflowaufgaben fällig sind:

Nach Kalenderdatum    Sie können ein einzelnes Kalenderdatum angeben, bis zu dem alle Aufgaben fällig sind.

• Wenn Sie ihren Workflow so einrichten, dass er automatisch gestartet wird, sollten Sie dieseOption in der Regel nicht verwenden. Der Grund: Der von Ihnen festgelegte Datumswert passt sich nicht bei jedem automatischen Start des Workflows automatisch an das aktuelle Datum an.

Nach Vorgangsdauer    Sie können eine Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten angeben, die für den Abschluss jedes Vorgangs zulässig sind, beginnend mit der Aufgabe.

• Ein Fälligkeitsdatum im Kalender setzt eine angegebene Aufgabendauer außer Kraft. Das heißt: Wenn heute der 10. Juni ist und heute eine Aufgabe mit einer Dauer von drei Tagen, aber mit einem Kalenderfälligkeitsdatum, dem 11. Juni, zugewiesen wird, ist die Aufgabe am 11. Juni (dem Fälligkeitsdatum des Kalenders) und nicht am 13. Juni (dem letzten Tag der Dauer von drei Tagen) fällig.

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11. Wann endet dieser Workflow?

Um den Zeitaufwand für unnötige Rezensionen zu vermeiden, können Sie auswählen, dass der Workflow sofort abgebrochen wird, wenn Änderungen am Element vorgenommen werden.

Wenn Sie diese Option auswählen, können die Teilnehmer nur in ihren Aufgabenformularen Feedback geben. Das heißt, sie können nachverfolgte Änderungen und Kommentare nicht in das Element selbst einfügen, da sich dadurch das Element ändern würde, wodurch der Workflow wiederum abgebrochen würde. Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie unbedingt eine Notiz in das Feld Anfordern aufnehmen und die Teilnehmer anweisen, keine Änderungen direkt im Element zur Überprüfung vorzunehmen.

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12. Wer müssen Sie benachrichtigt werden?

Auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars können Sie im Feld CC die Namen oder Adressen aller Personen eingeben, die bei jedem Start oder Ende dieses Workflows benachrichtigt werden sollen.

• Das Eingeben eines Namens hier führt nicht zur Zuweisung einer Workflowaufgabe an diese Person.

• Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die den Workflow startet, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

• Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, die Start- und Stoppbenachrichtigungen, ohne in diesem Feld angegeben werden zu müssen.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Workflow zum Sammeln von Feedback zu Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen, wechseln Sie zum entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung )dieses Artikels.

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Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Feedback
(für nur eine Liste oder Bibliothek)

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, die vorangehenden Segmente LEARN,ALLOWund PLAN in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

1. Vorbereitende Schritte

2. Hinzufügen des Workflows

1. Bevor Sie beginnen

Zwei Punkte müssen in der Reihenfolge sein, bevor Sie einen Workflow hinzufügen können:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, müssen E-Mails für Ihre SharePoint aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint Administrator.

Berechtigungen    Die Standardeinstellungen erfordern, dass Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" dagegen nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment LEARN dieses Artikels.)

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2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek.

   Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste hat diese Registerkarte z. B. den Namen Kalender.

3. Klicken Sie Einstellungen Gruppe Workflow auf Workflow Einstellungen.

4. Geben Sie auf Einstellungen Seite Workflowansicht entweder einen einzelnen Inhaltstyp an, für den der Workflow ausgeführt werden soll, oder Alle (für alle Inhaltstypen), und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.
   

5. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)

1. Wenn alle Einstellungen in diesem Formular Ihren Wünschen anpassen, klicken Sie auf Weiter.

2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)

   Hinweis: SharePoint-Produkte stellt Ihnen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars die ersten mehrere Optionen (die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung von Zuweisen bis CC) immer dann zur Verfügung, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie an diesen Optionen nur für diese eine Instanz Änderungen vornehmen können.

1. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite auf die von Ihnen festgelegte Weise festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkten erstellt Ihre neue Workflowversion.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, wechseln Sie zum Startsegment in diesem Artikel, und beginnen Sie mit der ersten Instanz, um den neuen Workflow zu testen.

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Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Feedback
(für eine gesamte Websitesammlung)

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, die vorangehenden Segmente LEARN,ALLOWund PLAN in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

1. Vorbereitende Schritte

2. Hinzufügen des Workflows

1. Bevor Sie beginnen

Zwei Punkte müssen in der Reihenfolge sein, bevor Sie einen Workflow hinzufügen können:

E-Mail Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss E-Mail für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint Administrator.

Berechtigungen    Die SharePoint Standardeinstellungen erfordern, dass Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" dagegen nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment LEARN dieses Artikels.)

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2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wechseln Sie zur Homepage der Websitesammlung(nicht zur Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol klicken Sie dann auf Website Einstellungen.

3. Klicken Sie auf Einstellungen Seite Websiteinhaltstypen unter Web-Designer-Katalogeauf Websiteinhaltstypen.

4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen möchten.

   Hinweis: Ein Workflow, der der gesamten Websitesammlung hinzugefügt wird, darf nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

   

   1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungenauf Workflow Einstellungen.
      

   2. Klicken Sie auf Einstellungen Seite Workflow auf den Link Workflow hinzufügen.
      

   3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Anweisungen folgen der Abbildung.)

1. Wenn alle Einstellungen auf dieser Seite Ihren Wünschen anpassen, klicken Sie auf Weiter.

2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)

   Hinweis: SharePoint-Produkte stellt Ihnen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars die ersten mehrere Optionen (die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung von Prüfern bis Cc) immer dann zur Verfügung, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie an diesen Optionen nur für diese eine Instanz Änderungen vornehmen können.

1. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite auf die von Ihnen festgelegte Weise festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkten erstellt Ihre neue Workflowversion.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, wechseln Sie zum Startsegment in diesem Artikel, und beginnen Sie mit der ersten Instanz, um den neuen Workflow zu testen.

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Starten eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder auf beide Weise gestartet wird:

• Sie können jederzeit manuell von allen Benutzern mit den erforderlichen Berechtigungen festlegen.

• Automatisch immer, wenn ein angegebenes auslöseendes Ereignis eintritt , d. h., immer, wenn ein Element der Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, und/oder wann immer ein Element, das sich bereits in der Liste befindet, in irgendeiner Weise geändert wird.
  (Das auslösende Ereignis oder die auslösenden Ereignisse werden während des ursprünglichen Hinzufügens und Konfigurierens des Workflows auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Segment PLAN in diesem Artikel.)

Abschnitte in diesem Segment

1. Automatisches Starten des Workflows

2. Manuelles Starten des Workflows

3. Manuelles Starten in der Liste oder Bibliothek

4. Manuelles Starten in einem Microsoft Office Programm

1. Automatisches Starten des Workflows

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch gestartet wird, wird der Workflow bei jedem Auftreten eines auslösenden Ereignisses für das Element ausgeführt, von dem es ausgelöst wurde.

Wenn er gestartet wird, weist der Workflow die erste Aufgabe(n) zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an jeden Zuordnenden. In der Zwischenzeit sendet sie auch Startbenachrichtigungen (von Aufgabenbenachrichtigungen getrennt) an die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, sowie an alle Personen, die im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgelistet sind.

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2. Manuelles Starten des Workflows

Hinweis zu Berechtigungen    Normalerweise müssen Sie über die Berechtigung Elemente bearbeiten verfügen, um einen Workflow starten zu können. (Standardmäßig verfügen sowohl die Gruppe Mitglieder als auch die Gruppe Besitzer über diese Berechtigung, die Gruppe Besucher jedoch nicht. Ein Besitzer kann jedoch auch auf Workflow-für-Workflow-Basis auswählen, dass die Berechtigung "Listen verwalten" für Personen erforderlich ist, die den Workflow starten. Wenn Sie diese Option auswählen, können Besitzer im Wesentlichen angeben, dass nur sie und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Informationen finden Sie im Segment Lernen in diesem Artikel.)

Zwei Orte, an denen sie beginnen können

Sie können einen Workflow an einer von zwei Stellen manuell starten:

• Aus der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist

• Wird innerhalb des Elements selbstin dem Microsoft Office geöffnet, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies das vollständige installierte Programm und keine Webanwendungsversion sein muss.)

Die beiden restlichen Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

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3. Manuelles Starten in der Liste oder Bibliothek

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, für das Sie den Workflow ausführen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Dateien in der Gruppe Workflows auf Workflows.

3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Neuen Workflow startenauf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
   

4. Nehmen Sie im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instanz des Workflows anwenden möchten.

   Hinweis: Die hier im Initiierungsformular vorgenommenen Änderungen werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Ausgeführten des Workflows angewendet werden, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Segment ÄNDERUNG in diesem Artikel.

1. Wenn sie alle Einstellungen im Initiierungsformular auf die von Ihnen festgelegte Weise haben, klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die erste Aufgabe(n) zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle Personen, die im Feld "Cc" des Initiierungsformulars aufgelistet sind.

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4. Manuelles Starten innerhalb eines Microsoft Office-Programms

1. Öffnen Sie das Element im installierten Office auf Ihrem Computer.

2. Klicken Sie im geöffneten Element auf die Registerkarte Datei, klicken Sie auf Speichern &Senden , und klicken Sie dann auf den Workflow, den Sie für das Element ausführen möchten.

3. Wenn die folgende Meldung mit der Meldung angezeigt wird, dass für den Workflow das Einchecken der Datei erforderlich ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken.

4. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten.

5. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die sie auf diese bestimmte Instanz des Workflows anwenden möchten.

   Hinweis: Die hier im Initiierungsformular vorgenommenen Änderungen werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Ausgeführten des Workflows angewendet werden, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Segment ÄNDERUNG in diesem Artikel.

   

1. Wenn sich die Einstellungen im Initiierungsformular auf die von Ihnen festgelegte Weise geändert haben, klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die erste Aufgabe(n) zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle Personen, die im Feld "Cc" des Initiierungsformulars aufgelistet sind.

Was kommt als nächstes?

• Wenn dieser Workflow zum ersten Mal ausgeführt wurde, benötigen dann die anderen Teilnehmer Informationen und Unterstützung, um ihre zugewiesenen Aufgaben ausführen zu können? (Möglicherweise finden sie das Segment COMPLETE dieses Artikels hilfreich.)

• Darüber hinaus ist es eine gute Idee zu überprüfen, ob Teilnehmer ihre E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, und insbesondere, dass die Benachrichtigungen nicht von ihren Junk-E-Mail-Filtern falsch behandelt werden.

• Und natürlich müssen Sie möglicherweise eine oder mehrere Workflowaufgaben selbst erledigen. Einzelheiten dazu finden Sie im Abschnitt COMPLETE in diesem Artikel.

• Wenn Sie in der Zwischenzeit erfahren möchten, wie Sie den Fortschritt der aktuellen Instanz des Workflows nachverfolgen können, wechseln Sie zum Segment MONITOR in diesem Artikel.

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Abschließen einer Workflowaufgabe zum Sammeln von Feedback

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Workflow zum Sammeln von Feedback zugewiesen wurde, finden Sie es möglicherweise hilfreich, dieses Segment des Artikels vollständig zu überprüfen, bevor Sie die Aufgabe abgeschlossen haben. Auf diese Weise sind Ihnen alle Optionen bekannt, die möglicherweise für Sie offen sind.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie den richtigen Artikel haben.

Verschiedene Arten von Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Bevor Sie also beginnen, stellen Sie sicher, dass die Ihnen zugewiesene Aufgabe tatsächlich eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Feedback und keine Aufgabe für eine andere Art von Workflow ist.

Suchen Sie den Text Bitte überprüfen Sie den Text an einem der folgenden Speicherorte:

• In der Zeile Betreff der
  Aufgabenbenachrichtigung

• Auf der Meldungsleiste des Elements, das überprüft werden
  soll,

• Klicken Sie im Aufgabentitel auf der Seite Workflowstatus
  

Wenn der Text Bitte überprüfen an diesen Speicherorten nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um herauszufinden, auf welcher Workflowvorlage sie basiert oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt. Links zu Artikeln zur Verwendung der anderen Arten von Workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, finden Sie im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

Wenn es sich bei Ihrer Aufgabe jedoch um die Aufgabe "Feedback sammeln" handelt, lesen Sie weiter!

Abschnitte in diesem Segment

1. Eine Übersicht über den Prozess

2. Aus der Aufgabenbenachrichtigung auf das Element und das Aufgabenformular

3. Aus der Liste oder Bibliothek auf das Element und das Aufgabenformular zu

4. Überprüfen des Elements

5. Ausfüllen und Absenden des Aufgabenformulars

6. Überfällige Benachrichtigungen

7. Fordern Sie eine Gruppenaufgabe an, bevor Sie sie abschließen (optional)

8. Anfordern einer Änderung am Element (optional)

9. Erneutes Zuweisen der Aufgabe an eine andere Person (optional)

10. Abschließen einer Aufgabe im Auftrag eines anderen Teilnehmers (optional)

1. Eine Übersicht über den Prozess

Wenn Ihnen in einem Workflow eine Aufgabe zugewiesen wurde, haben Sie in der Regel drei Möglichkeiten, die Aufgabe herauszufinden:

• Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

• Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Meldungsleiste, in der Sie darüber informiert werden, dass Ihnen eine verwandte Aufgabe zugewiesen wurde.

• Sie überprüfen die SharePoint und stellen fest, dass Ihnen derzeit eine oder mehrere Aufgaben zugewiesen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Feedback zugewiesen wurde, gehen Sie in der Regel auf zwei Arten vor:

• Überprüfen des Elements    Sie öffnen das Element und überprüfen es.

• Abschließen der Aufgabe    Sie verwenden das Aufgabenformular, um die Ergebnisse Ihrer Überprüfung zu übermitteln.

Daher sind häufig die folgenden drei Elemente an der Durchführung der Aufgabe beteiligt:

• Die Benachrichtigung (die Sie als E-Mail erhalten)

• Das zur Überprüfung übermittelte Element (das Sie öffnen und überprüfen)

• Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und übermitteln)

So sehen diese drei Elemente aus.

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2. Über die Aufgabenbenachrichtigung auf das Element und das Aufgabenformular

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Aufgabenbenachrichtigung in der Aufgabenanleitung auf den Link zum Element.

2. Klicken Sie im geöffneten Element auf der Meldungsleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

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3. Aus der Liste oder Bibliothek auf das Element und das Aufgabenformular zu

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu überprüfende Element gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung, der dem Element und Workflow zugeordnet ist.

2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Titel der Aufgabe.

3. Klicken Sie im Aufgabenformular in der Meldungsleiste Diese Workflowaufgabe gilt für auf den Link zum Element.

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4. Überprüfen sie den Artikel.

In diesem Beispiel ist das Element ein Microsoft Word Dokument.

Beachten Sie die beiden gelben Meldungsleisten oben im Dokument:

Server Read-   Nur dieses Dokument ist im schreibgeschützten Modus geöffnet, d. h., Sie können das Dokument lesen, aber keine Änderungen daran vornehmen.

Die Person, die den Workflow ausgeführt hat, hat die Möglichkeit, Feedback nur im Aufgabenformular oder auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare im Element selbst zu lassen. Wenn Sie nicht genau wissen, ob Sie eigentlich am Element selbst arbeiten möchten, fragen Sie die Person, die den Workflow gestartet hat, oder die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat. Wenn Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten.

Hier einige Dinge, die Sie sicherstellen sollten:

• Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, ob Sie das Dokument auschecken müssen, bevor Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare einfügen, oder ob Sie es eingecheckt lassen möchten, damit mehrere Beprüfer gleichzeitig daran arbeiten können.

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungsnachverfolgung aktivieren, bevor Sie Änderungen oder Kommentare einfügen. Weitere Informationen finden Sie im Segment ALLOW in diesem Artikel.

• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen auf dem Server speichern, wenn Sie mit der Arbeit am Element fertig sind. Wenn Sie das Element ausgecheckt haben, checken Sie es erneut ein.

Workflow    Aufgabe Wenn Sie bereit sind, das Aufgabenformular auszufüllen und zu übermitteln, klicken Sie auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

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5. Ausfüllen und Übermitteln des Aufgabenformulars

Das Aufgabenformular für eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Feedback sieht in etwa so aus:

Beachten Sie, dass die ersten beiden Steuerelemente(Element löschen und Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt werden, wenn es aus dem Element heraus zur Überprüfung geöffnet wird.

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6. Überfällige Benachrichtigungen

Wenn eine Aufgabe oder eine gesamte Workflowinstanz überfällig ist, werden automatisch Benachrichtigungen an:

• Die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde.

• Die Person, die den Workflow gestartet hat (oder, wenn der Start automatisch erfolgt ist, der Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat).

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7. Fordern Sie eine Gruppenaufgabe an, bevor Sie sie abschließen (optional)

Wenn nur eine einzelne Aufgabe einer ganzen Gruppe, der Sie angehören, zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe für die gesamte Gruppe in Anspruch nehmen und abschließen.

Übernehmen Sie die Aufgabe, bevor Sie das Element überprüfen. Sobald Sie die Aufgabe in Anspruch nehmen, wird sie Ihnen zugewiesen, und kein anderes Mitglied der Gruppe kann sie abschließen. (Auf diese Weise führt nur eine Person die notwendigen Arbeiten aus.)

1. Zeigen Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Namen der Aufgabe, die Ihrer Gruppe zugewiesen wurde, bis ein Pfeil angezeigt wird.

2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten, und klicken Sie dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Vorgang übernehmen.
   

Wenn die Seite Workflowstatus aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der Gruppe, sondern jetzt speziell Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später wieder für die Gruppe loslassen möchten, ohne sie fertig zu machen, verwenden Sie dieselben Schritte, um zum Aufgabenformular zurückzukehren, doch klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Aufgabe loslassen.

Zurück zum Überprüfen des Elements

8. Anfordern einer Änderung am Element (optional)

Bevor Sie mit diesem Vorgang beginnen, beachten Sie, dass der Workflow möglicherweise sofort beendet wird, wenn Änderungen am Element vorgenommen werden. Es kann eine gute Idee sein, mit der Person zu überprüfen, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, damit eine Änderung vorgenommen wird und der Workflow an diesem Punkt endet.

Die Option zum Anfordern von Änderungen wird in einem Szenario demonstriert:

Stellen Sie sich zunächst vor, Ihr Name ist Frank.

Stellen Sie sich dann vor, dass eine Kollegin namens Anna einen Workflow zum Sammeln von Feedback für ein von ihr erstelltes Dokument gestartet hat.

Wenn Sie Annas neues Dokument überprüfen, haben Sie das Gefühl, dass die Einführung zu lang ist.

Sie klicken unten im Workflow-Aufgabenformular auf die Schaltfläche Änderung anfordern und füllen dann dieses Formular aus.

Wenn sie alle Formulareinträge auf die von Ihnen angezeigte Art und Weise haben, klicken Sie auf Senden,und die aktuelle Aufgabe ist als Abgeschlossen gekennzeichnet. (Sie haben es aber noch nicht geschafft. Nachdem Anna die Änderungsaufgabe abgeschlossen hat, wird Ihnen erneut eine Überprüfungsaufgabe zugewiesen.)

Anna erhält in der Zwischenzeit die folgende E-Mail-Benachrichtigung:

Anna kann schon mit nur einem Blick auf die Betreffzeile (Nummer 1 in der Abbildung) erkennen, dass dies keine normale Benachrichtigung zum Sammeln von Feedback ist, sondern eine Anforderung, etwas zu dem Element zu ändern. Sie findet die Informationen zu der bestimmten Änderung, die angefordert wurde, in der Textänderung angefordert (Zahl 2).

Anna checkt das Element aus, nimmt die angeforderten Änderungen vor (oder nicht), speichert dann ihre Änderungen (falls ja) und checkt das Element wieder ein. (Denken Sie daran: Wenn der Workflow so eingerichtet ist, dass er endet, sobald eine Änderung am Element vorgenommen wurde, wird der Workflow durch diese Aktion beendet.)

Dann öffnet Anna die Seite Workflowstatus und öffnet ihre Änderungsanforderungsaufgabe aus dem Bereich Aufgaben.

Anna fügt alle Informationen, die sie möchte, in das Feld Kommentare ein und klickt dann auf Antwort senden. Der Workflow führt zwei Aktionen aus:

• Damit wird Annas Änderungsanforderungsaufgabe als Abgeschlossen markiert.

• Sie weist Ihnen (mit Annas Kommentaren im Bereich Konsolidierte Kommentare) eine neue Überprüfungsaufgabe zu und sendet Ihnen eine Benachrichtigung zu diesem Vorgang.

Jetzt können Sie die Überprüfung des geänderten Elements abschließen.

In der Zwischenzeit werden alle diese Aktionen nachverfolgt und im Abschnitt Workflowverlauf der Seite Workflowstatus angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Hier ist ein Diagramm des gesamten Prozesses.

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9. Erneutes Zuweisen der Aufgabe an eine andere Person (optional)

Wenn eine andere Person eine Ihnen zugewiesene Workflowaufgabe abschließen soll, klicken Sie im Aufgabenformular des Workflows auf die Schaltfläche Aufgabe neu zuweisen.

Dieses Formular wird angezeigt.

Klicken Sie nach Abschluss des Formulars auf Senden. Ihre Aufgabe ist mit Abgeschlossengekennzeichnet, eine neue Aufgabe wird der Person zugewiesen, die jetzt für die Aufgabe zuständig ist, und es wird eine Aufgabenbenachrichtigung gesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie angegeben haben, sind in der neuen Aufgabenbenachrichtigung (Nummer 1 in der folgenden Abbildung) im Text Delegierter nach enthalten.

In der Zwischenzeit werden alle diese Änderungen wie hier gezeigt in den Abschnitten "Aufgaben" und "Verlauf" der Seite "Workflowstatus" nachverfolgt und angezeigt.

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10. Abschließen einer Aufgabe im Auftrag eines Außenteilnehmers (optional)

Es gibt einen speziellen Prozess für die Einbeziehung von Teilnehmern, die keine Mitglieder Ihrer Organisation SharePoint sind. In diesem Prozess fungiert ein Websitemitglied als Proxy für den Außenteilnehmer:

1. Geben Sie auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars die E-Mail-Adresse des Außenteilnehmers in die entsprechende Stufe Zuweisen an ein.

2. Der Workflow weist dem Websitemitglied, das den Workflow startet, die Aufgabe eines außen bzw. des Teilnehmers zu– oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wird, dem Mitglied, das den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat. Diese Person, der die Aufgabe tatsächlich zugewiesen wurde, fungiert als Proxy für den Außenteilnehmer.

3. Dieses Websitemitglied erhält eine Aufgabenbenachrichtigung mit Anweisungen zum Senden einer Kopie des Elements zur Überprüfung an den Außenteilnehmer. (In der Zwischenzeit erhält der externe Teilnehmer eine Kopie der Aufgabenbenachrichtigung, die als hilfreiche Benachrichtigung oder Heads-Up-Funktion verwendet werden kann.)

4. Das Websitemitglied, dem die Aufgabe tatsächlich zugewiesen wurde, sendet eine Kopie des Elements an den Außenteilnehmer.

5. Der externe Teilnehmer überprüft das Element und sendet seine Antwort an das Websitemitglied zurück.

6. Wenn die Antwort des Außenteilnehmers eintrifft, schließt das Websitemitglied die Aufgabe in SharePoint Produkten im Auftrag des Außenteilnehmers ab.

Dies ist ein Diagramm des Prozesses.

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Überwachen, Anpassen oder Beenden eines laufenden Workflows zum Sammeln von Feedback

Der zentrale Speicherort, an dem Sie einen laufenden Workflow überwachen, anpassen oder beenden können, ist die Seite Workflowstatus für diese Instanz des Workflows.

Zuerst zeigen wir Ihnen, wie Sie zu dieser Seite gelangen, und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie die dort angezeigten Optionen und Informationen verwenden. Schließlich zeigen wir Ihnen zwei weitere Seiten, auf denen Sie zusätzliche Überwachungsinformationen erhalten können.

Abschnitte in diesem Segment

1. Zur Seite "Workflowstatus" gelangen

2. Verwenden der Seite "Workflowstatus" zum Überwachen des Workflowfortschritts

3. Ändern aktiver Aufgaben (bereits zugewiesene Aufgaben)

4. Ändern zukünftiger Vorgänge (noch nicht zugeordnete Vorgänge)

5. Abbrechen oder Beenden der Ausführung dieses Workflows

6. Herausfinden, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

1. Anzeigen der Workflowstatusseite

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, für das Element und den Workflow auf den Link In Bearbeitung.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Namen "Draft Draft", und der Workflow ist Genehmigung 3.

Die Seite Workflowstatus wird geöffnet.

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2. Verwenden der Seite "Workflowstatus" zum Überwachen des Workflowfortschritts

Hier finden Sie unter den Abbildungen der einzelnen Abschnitten der Seite Workflowstatus die Überwachungsfragen, die im Abschnitt beantwortet werden.

Abschnitt 'Workflowinformationen'

Beantwortete Fragen:

• Wer sie diese Instanz des Workflows gestartet?

• Wann wurde diese Instanz gestartet?

• Wann ist die letzte Aktion in dieser Instanz erfolgt?

• Auf welchem Element wird diese Instanz ausgeführt?

• Wie ist der aktuelle Status dieser Instanz?

Abschnitt "Aufgaben"

Beantwortete Fragen:

• Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen, und wie ist deren aktueller Status?

• Welche Aufgaben wurden bereits abgeschlossen, und wie war das Ergebnis für jeden dieser Vorgänge?

• Welches Fälligkeitsdatum ist für jede Aufgabe, die bereits erstellt und zugewiesen wurde?

Aufgaben, die gelöscht wurden, und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, werden in diesem Abschnitt nicht angezeigt.

Abschnitt "Workflowverlauf"

Beantwortete Fragen:

• Welche Ereignisse sind in dieser Instanz des Workflows bereits aufgetreten?

• Beachten Sie, dass in diesem Bereich keine überfälligen Aufgaben und überfälligen Aufgabenbenachrichtigungen angezeigt werden.

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3. Ändern aktiver Aufgaben (bereits zugewiesene Aufgaben)

Es gibt zwei Möglichkeiten, um bereits zugewiesene, aber noch nicht abgeschlossene Aufgaben zu ändern:

• Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

• Ändern aller aktiven Aufgaben

Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

Berechtigungen Damit Sie an einer einzelnen Aufgabe, die einer anderen Person als Ihnen zugewiesen ist, Änderungen daran ändern können, müssen Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" dagegen nicht. So ist es beispielsweise möglich, Berechtigungen zu haben, mit denen Sie einen Workflow starten, aber keine Änderungen an der Aufgabe eines anderen Teilnehmers vornehmen können.)

Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

1. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus in der Liste Aufgaben auf den Titel der Aufgabe.
   

2. Mithilfe des Aufgabenformulars können Sie die Aufgabe abschließen, löschen oder erneut zuweisen oder eine Änderung an dem Element anfordern.

Ausführlichere Anweisungen zur Verwendung des Aufgabenformulars finden Sie im Segment COMPLETE dieses Artikels.

Ändern aller aktiven Aufgaben

Berechtigungen Alle vier Befehlsverknüpfungen in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, der Link Diesen Workflow beenden wird jedoch nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" dagegen nicht.)

1. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Aktive Aufgaben des Sammelns von Feedback aktualisieren.

2. Nehmen Sie die Änderungen in dem Formular vor, das nun geöffnet wird, und klicken Sie dann auf OK.

   • Nachrichten, die Ihre Änderungen widerspiegeln, werden an die Personen gesendet, denen bei dieser Ausführung derzeit Aufgaben zugewiesen sind.

   • Bereits abgeschlossene oder gelöschte und noch nicht zugewiesene Aufgaben sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

   • Wenn Sie Änderungen an Vorgängen vornehmen möchten, die noch nicht zugewiesen wurden, lesen Sie den folgenden Abschnitt in diesem Segment Ändern zukünftiger Vorgänge.

     

1. Wenn alle Felder im Formular wie von Ihnen verwendet werden, klicken Sie auf OK.

Alle aktiven Aufgaben in der aktuellen Instanz werden aktualisiert.

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4. Ändern zukünftiger Vorgänge (noch nicht zugeordnete Vorgänge)

Berechtigungen Alle vier Befehlsverknüpfungen in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, der Link Diesen Workflow beenden wird jedoch nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" dagegen nicht.)

1. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Prüfer zum Sammeln von Feedback hinzufügen oder aktualisieren.

2. Nehmen Sie die Änderungen in dem Formular vor, das nun geöffnet wird, und klicken Sie dann auf AKTUALISIEREN.

   Hinweis: Bereits erstellte und zugewiesene Aufgaben sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

1. Wenn alle Felder im Formular wie von Ihnen verwendet werden sollen, klicken Sie auf OK.

Alle zukünftigen Aufgaben in der aktuellen Instanz werden Ihre Änderungen widerspiegeln.

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5. Abbrechen oder Beenden der Ausführung dieses Workflows

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine ausgeführte Workflowinstanz vor ihrem normalen Abschluss zu beenden:

• Abbrechen des Workflows    Alle Aufgaben werden abgebrochen, bleiben aber im Bereich "Aufgaben" der Seite "Workflowstatus" erhalten.

• Diesen Workflow beenden    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Aufgabenbereich der Seite Workflowstatus gelöscht. (Sie werden jedoch weiterhin im Bereich Workflowverlauf widersspiegelt.)

Anweisungen für beide Methoden folgen.

Abbrechen (alle Aufgaben wurden abgebrochen, werden aber sowohl in der Aufgabenliste als auch in "Verlauf" beibehalten)

Berechtigungen Alle vier Befehlsverknüpfungen in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, der Link Diesen Workflow beenden wird jedoch nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" dagegen nicht.)

Wenn die aktuelle Instanz eines Workflows nicht mehr benötigt wird oder nicht mehr benötigt wird, kann sie beendet werden.

• Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Alle Aufgaben zum Sammeln von Feedback abbrechen.

Alle aktuellen Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen. Die abgebrochenen Aufgaben werden weiterhin sowohl im Bereich Aufgaben als auch im Bereich Workflowverlauf aufgelistet.

Beenden (alle Aus der Aufgabenliste gelöschten Aufgaben, jedoch im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen Alle vier Befehlsverknüpfungen in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, der Link Diesen Workflow beenden wird jedoch nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe Besitzer standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" dagegen nicht.)

Wenn ein Fehler auftritt oder der Workflow beendet wird und nicht reagiert, kann er beendet werden.

• Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Diesen Workflow beenden.

Alle vom Workflow erstellten Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich "Aufgaben" auf der Seite "Workflowstatus" gelöscht, werden aber weiterhin im Bereich "Workflowverlauf" angezeigt. Der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen.

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6. Herausfinden, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

Auf der Seite Workflows für ein beliebiges Element finden Sie eine Liste der Workflows, die derzeit für dieses Element ausgeführt werden.

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Dateien in der Gruppe Workflows auf Workflows.

3. Auf der Seite Workflows: Elementname finden Sie unter Laufende Workflowseine Liste der Workflowinstanzen, die derzeit für das Element ausgeführt werden.

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7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

Websitesammlungsadministratoren können auf einen Blick anzeigen:

• Die auf jeder Workflowvorlage basierende Workflowvorlage gibt es zurzeit in der Websitesammlung.

• Gibt an, ob jede Workflowvorlage selbst in der Websitesammlung derzeit aktiv oder inaktiv ist.

• Die Anzahl der Instanzen von Workflowversionen, die auf jeder Workflowvorlage basieren, derzeit in der Websitesammlung ausgeführt werden.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Homepage der Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol klicken Sie dann auf Website Einstellungen.

3. Klicken Sie auf Einstellungen Seite Websiteverwaltungunter Websiteverwaltung auf Workflows.

Die Seite Workflows wird geöffnet und zeigt die Informationen an.

Was kommt als nächstes?

Wenn diese Workflowversion zum ersten Mal ausgeführt wird, können Sie die Anweisungen im Abschnitt ÜBERPRÜFEN dieses Artikels verwenden, um die Ereignisse in der -Instanz zu sehen und zu ermitteln, ob der Workflow wie wünschen funktioniert.

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Überprüfen von Workflowergebnissen zum Sammeln von Feedback und Erstellen von Berichten

Nachdem Ihre Workflowinstanz abgeschlossen wurde, können Sie die im Verlauf aufgezeichneten Ereignisse überprüfen. (Sie können bis zu 60 Tage nach Abschluss der -Instanz für jede beliebige Instanz auf den Eintrag zugreifen.)

Sie können auch Instanzenübergreifend Berichte zur Gesamtleistung des Workflows ausführen.

Abschnitte in diesem Segment

1. Überprüfen von Ereignissen in der neuesten Instanz

2. Access-Instanzverlauf für bis zu 60 Tage

3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

1. Überprüfen von Ereignissen in der neuesten Instanz

Solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek verbleibt und derselbe Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt wird, kann über die Liste oder Bibliothek auf den Verlauf der letzten Instanz zugegriffen werden.

So zeigen Sie die Seite Workflowstatus für die letzte Instanz eines Workflows an, die für ein beliebiges Element ausgeführt wurde:

• Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Statuslink für das Element und den Workflow, das bzw. den Sie verwenden möchten.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Titel "Vorlage für Dokumententwurf", und der Workflow ist "Neue Dokumentgenehmigung".

Auf der Seite Workflowstatus befindet sich der Abschnitt Workflowverlauf im unteren Bereich.

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2. Access-Instanzverlauf für bis zu 60 Tage

Wie gehen Sie vor, wenn Sie den Verlauf einer Instanz überprüfen möchten, nachdem Sie denselben Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt haben?

Dies kann sogar bis zu 60 Tage lang über einen von zwei Einstiegspunkten ausgeführt werden: der Liste oder Bibliothek oder der Benachrichtigung über den Abschluss des Workflows. (60 Tage gibt an, wie SharePoint-Produkte den Vorgangsverlauf für Workflows beibehalten.)

Aus der Liste oder Bibliothek

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Dateien in der Gruppe Workflows auf Workflows.

3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Abgeschlossene Workflowsauf den Namen oder Status der Workflowinstanz, die Sie überprüfen möchten.
   
   Die Seite Workflowstatus für diese Instanz wird geöffnet.

Über die Workflowabschlussbenachrichtigung

• Öffnen Sie die Workflowabschlussbenachrichtigung für die Instanz, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.

Die Seite Workflowstatus für diese Instanz wird geöffnet.

Um alle Abschlussbenachrichtigungen zu erhalten, sollten Sie eine Regel Outlook erstellen. Richten Sie die Regel ein, um alle eingehenden Nachrichten, bei deren Text in der Zeile Betreff fertig gestellt ist, in einen eigenen, separaten Ordner zu kopieren. (Stellen Sie sicher, dass die Outlook-Regel die eingehenden Nachrichten kopiert und nicht einfach verschiebt, oder dass sie nicht auch im Posteingang angezeigt werden.) Weitere Informationen zum Erstellen von Regeln Outlook Sie im Artikel Verwalten von E-Mail-Nachrichten mit Regeln.

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3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

Wenn Sie wissen möchten, wie eine Ihrer Workflowversionen im Allgemeinen funktioniert – im Laufe der Zeit und über mehrere Instanzen –, können Sie einen oder beide der beiden vordefinierten Berichte erstellen:

• Aktivitätsdauerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um Mittelwerte der Dauer für die einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Dauer der einzelnen vollständigen Ausführung oder Instanz des Workflows zu sehen.

• Abbruch- und Fehlerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um festzustellen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder vor dem Abschluss Fehler auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen Link mit Statusinformationen.
   

2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflowverlaufauf Workflowberichte anzeigen.
   

3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
   

4. Behalten Sie auf der Seite Anpassen entweder den Speicherort bei, an dem die Berichtsdatei erstellt wird, oder ändern Sie ihn, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Der Bericht wird erstellt und am angegebenen Speicherort gespeichert.

5. Nach Abschluss des Berichts können Sie auf den in der folgenden Abbildung dargestellten Link klicken, um ihn zu sehen. Klicken Sie andernfalls auf OK, um das Dialogfeld fertig zu stellen und zu schließen. (Wenn Sie den Bericht später anzeigen möchten, finden Sie ihn an der Stelle, die Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
   

Was kommt als nächstes?

Wenn Ihr Workflow genau wie sie funktioniert, können Sie ihn alle verwenden.

Wenn Sie änderungen an der Funktionsweise wünschen, lesen Sie das Segment ÄNDERUNG in diesem Artikel.

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Ändern, Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Nachdem Sie die erste Instanz Ihres neuen Workflows zum Sammeln von Feedback ausgeführt und die Ergebnisse überprüft haben, können Sie eine oder mehrere Änderungen an der Art und Weise vornehmen, wie der Workflow konfiguriert ist.

Außerdem kann es in der Zukunft zu verschiedenen Zeiten erforderlich sein, weitere Änderungen an der Konfiguration vorzunehmen.

Schließlich möchten Sie den Workflow vielleicht für einen kürzeren oder längeren Zeitraum deaktivieren, ihn aber nicht entfernen – oder Vielleicht möchten Sie ihn auch vollständig entfernen.

Abschnitte in diesem Segment

1. Ändern dauerhafter Einstellungen für einen Workflow

2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

1. Ändern dauerhafter Einstellungen für einen Workflow

Wenn Sie dauerhaft Änderungen an den Einstellungen für einen vorhandenen Workflow vornehmen möchten, öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde.

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek.

   Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste hat diese Registerkarte z. B. den Namen Kalender.

3. Klicken Sie Einstellungen Gruppe Workflow auf Workflow Einstellungen.

4. Klicken Sie auf Einstellungen Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (zumÄndern von Einstellungen klicken) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

   Hinweis: Wenn der von Ihnen angezeigte Workflow zum Sammeln von Feedback in der Liste nicht angezeigt wird, ist er möglicherweise nur einem Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, wird durch das Steuerelement Workflowzuordnungen dieses Typs anzeigen gesteuert, das sich direkt über der Liste befindet. (Siehe die Abbildung.) Klicken Sie im Dropdownmenü auf die Inhaltstypoptionen, um zu ermitteln, welche Option den von Ihnen verwendeten Workflow anzeigt. Wenn der von Ihnen angezeigte Workflow in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf den Namen des Workflows.

5. Nehmen Sie in demselben zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen vor, und speichern Sie sie.

   Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie in diesem Artikel unter dem Segment PLAN und dem entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung).

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Homepage der Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol klicken Sie dann auf Website Einstellungen.

3. Klicken Sie auf Einstellungen Seite Websiteinhalt unter Katalogeauf Websiteinhaltstypen.

4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.

5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workflow Einstellungen.

6. Klicken Sie auf Einstellungen Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (zumÄndern von Einstellungen klicken) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

7. Nehmen Sie in demselben zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen vor, und speichern Sie sie.

   Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie in diesem Artikel unter dem Segment PLAN und dem entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung).

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2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek.

   Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Listen- oder Bibliothekstyp variieren. In einer Kalenderliste hat diese Registerkarte z. B. den Namen Kalender.

3. Klicken Sie Einstellungen Gruppe Workflow auf Workflow Einstellungen.

4. Klicken Sie auf Einstellungen Workflowseite auf den Link Workflow entfernen.
   

5. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
   

Das Formular enthält fünf Spalten:

• Workflow    Der Name des Workflows.

• Instanzen    Die Anzahl von Instanzen des aktuell für Elemente ausgeführten Workflows.

• Zulassen    Option, die es ermöglicht, dass der Workflow weiterhin normal ausgeführt wird.

• Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle derzeit ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem die Ausführung neuer Instanzen nicht mehr möglich ist. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Wenn Sie den Workflow später wieder aktivieren möchten, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)

• Entfernen    Option, mit der der Workflow vollständig aus der Liste oder Bibliothek entfernt wird. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängiggemacht werden.)

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Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Homepage der Websitesammlung(nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol klicken Sie dann auf Website Einstellungen.

3. Klicken Sie auf Einstellungen Seite Websiteinhalt unter Katalogeauf Websiteinhaltstypen.

4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.

5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workflow Einstellungen.

6. Klicken Sie auf Einstellungen Workflowseite auf den Link Workflow entfernen.

7. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
   

Das Formular enthält fünf Spalten:

• Workflow    Der Name des Workflows.

• Instanzen    Die Anzahl von Instanzen des aktuell für Elemente ausgeführten Workflows.

• Zulassen    Option, die es ermöglicht, dass der Workflow weiterhin normal ausgeführt wird.

• Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle derzeit ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem die Ausführung neuer Instanzen nicht mehr möglich ist. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Wenn Sie den Workflow später wieder aktivieren möchten, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)

• Entfernen    Option, mit der der Workflow vollständig aus der Websitesammlung entfernt wird. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion kannnichtrückgängiggemacht werden.)

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, führen Sie eine Testinstanz des Workflows aus, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

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Weitere Anpassung

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die in den Produkten enthaltenen Workflows weiter SharePoint anzupassen.

Sie können sogar benutzerdefinierte Workflows von Grund auf neu erstellen.

Sie können ein oder alle der folgenden Programme verwenden:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen, -aktionen und -verhalten.

• Microsoft Visual Studio    Erstellen Sie eigene benutzerdefinierte Workflowaktionen.

Weitere Informationen finden Sie im MSDN-Hilfesystem (Microsoft Software Developer Network).

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