Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook

Im neuen Outlook haben Sie folgende Optionen:

Eine Regel | erstellenBearbeiten einer Regel | Löschen einer Regel | Regelreihenfolge | festlegenAusführungsregeln | Regeln deaktivieren

Erstellen einer Posteingangsregel für das neue Outlook für Windows

Regeln werden auf eingehende Nachrichten angewendet und können in jedem beliebigen Ordner erstellt werden.

1. Um schnell eine Regel zu erstellen, mit der alle E-Mails von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern in einen Ordner verschoben werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in Ihrer Nachrichtenliste, für die Sie eine Regel erstellen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über Regeln , und wählen Sie dann Regel erstellen aus.
2. Wählen Sie den Ordner aus, in den alle Nachrichten dieses Absenders bzw. dieser Gruppe von Absendern verschoben werden sollen, und dann OK aus.
3. Nachdem Sie "OK" ausgewählt haben, wird die Regel auf alle eingehenden Nachrichten angewendet.

Wenn Sie mehr tun möchten, als die Nachricht von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern einfach in einen Ordner zu verschieben, wählen Sie Weitere Optionen. Dadurch wird das Menü "Regeleinstellungen" geöffnet.

• Zu jeder Regel müssen mindestens drei Punkte festgelegt werden: Ein Name, eine Bedingung und eine Aktion. Außerdem können Regeln Ausnahmen zu Bedingungen enthalten. Sie können bei jedem Schritt mehrere Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen, indem Sie Bedingung hinzufügen, Aktion hinzufügen und Ausnahme hinzufügen wählen.

  Tipp

  Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto können Sie auch Benachrichtigungen aktivieren, wenn eine E-Mail mithilfe von Regeln in einen anderen Ordner verschoben wird.

• Wenn Sie nicht möchten, dass nach der festgelegten Regel weitere Regeln ausgeführt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine weiteren Regeln anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Beenden der Verarbeitung weiterer Regeln in Outlook.

• Klicken Sie auf "Speichern ", um Ihre Regel zu erstellen, oder auf "Verwerfen ", um die Erstellung der Regel abzubrechen.

Bearbeiten einer Posteingangsregel im neuen Outlook für Windows

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"
2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.
3. Wählen Sie in der Regel, die Sie bearbeiten möchten, aus.
4. Klicken Sie auf "Speichern ", um die bearbeitete Regel zu speichern.

Löschen einer Posteingangsregel im neuen Outlook für Windows

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"

2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.

3. Wählen Sie in der Regel, die Sie löschen möchten, .

   Tipp

   Wenn Sie die Regel nur für eine Weile deaktivieren möchten, wählen Sie den Umschalter neben der Regel aus.

Reihenfolge festlegen, in der Posteingangsregeln auf eingehende Nachrichten im neuen Outlook für Windows angewendet werden

Posteingangsregeln werden auf eingehende Nachrichten auf der Grundlage der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Liste der Posteingangsregeln aufgeführt sind. Sie können die Reihenfolge ändern, in der die von Ihnen erstellten Regeln auf Nachrichten angewendet werden, die in Ihrem Posteingang eintreffen.

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"
2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.
3. Wählen Sie eine Regel aus, und ändern Sie mithilfe des Aufwärts- oder Abwärtspfeils die Reihenfolge, in der die Regel auf eingehende Nachrichten angewendet werden soll.

Ausführen von Posteingangsregeln für vorhandene Nachrichten im neuen Outlook für Windows

Standardmäßig wird eine Posteingangsregel für eingehende Nachrichten ausgeführt, nachdem Sie die Regel erstellt haben. So führen Sie eine Regel für vorhandene Nachrichten aus:

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"
2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.
3. Wählen Sie neben der Regel, die Sie ausführen möchten, aus.

Deaktivieren und Aktivieren von Regeln im neuen Outlook für Windows

Wenn Sie die Ausführung einer Regel vorübergehend anhalten oder aussetzen möchten und sie nicht löschen möchten, sollten Sie erwägen, die Regel zu deaktivieren. So deaktivieren oder aktivieren Sie eine Regel:

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"

2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.

3. Verwenden Sie den Umschalter neben dem Regelnamen, um die Regel zu deaktivieren oder zu aktivieren.

   

Im klassischen Outlook haben Sie folgende Optionen:

Eine Regel | erstellenErstellen einer Regel aus einer Vorlage | Bearbeiten einer Regel | Löschen einer Regel | Ausführungsregeln | Benutzerdefinierte Regeln

Erstellen einer Regel für eine Nachricht im klassischen Outlook für Windows

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Nachricht und wählen Sie Regel>erstellen aus.
2. Wählen Sie eine Bedingung und dann das aus, was mit der Nachricht aufgrund der Bedingung geschehen soll.
   Um beispielsweise Nachrichten mit einem bestimmten Titel in einen bestimmten Ordner zu verschieben, wählen Sie die Bedingung Betreff enthält, dann Element in Ordner verschieben und den gewünschten Ordner aus, oder erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie OK aus.
3. Wenn Sie die Regel fertig erstellt haben, wählen Sie OK aus.
4. Wenn die Regel sofort angewendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden, und wählen Sie OK aus.
   Jetzt wird die Nachricht in diesem Ordner angezeigt.

Erstellen einer Regel aus einer Vorlage im klassischen Outlook für Windows

1. Wählen Sie "Dateiverwaltungsregeln>" &"Neue Regelfür Warnungen>" aus.

2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
   So kennzeichnen Sie beispielsweise eine Nachricht:

   • Wählen Sie Nachrichten von einer bestimmten Person für die Nachverfolgung kennzeichnen aus.

3. Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung.

   • Wählen Sie einen unterstrichenen Wert aus, wählen Sie die gewünschten Optionen aus und wählen Sie dann OK aus.

4. Wählen Sie Weiter aus.

5. Wählen Sie die Bedingungen aus, fügen Sie die relevanten Informationen hinzu, und wählen Sie OK aus.

6. Wählen Sie Weiter aus.

7. Schließen Sie die Regeleinrichtung ab.

   • Benennen Sie die Regel, legen Sie Regeloptionen fest, und überprüfen Sie die Regelbeschreibung. Klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, um ihn zu bearbeiten.

8. Wählen Sie Fertig stellen aus.
   Bestimmte Regeln werden nur bei aktiviertem Outlook ausgeführt. Wenn diese Warnung angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

9. Wählen Sie OK aus.

Bearbeiten einer Regel im klassischen Outlook für Windows

Wenn Sie Regeln zum Organisieren Ihrer eingehenden E-Mails festgelegt haben, diese aber nicht alle wie erwartet funktionieren, können Sie das Problem mithilfe dieser Schritte finden und beheben.

So beheben Sie einen Regelverstoß:

1. Klicken Sie auf "Regeln > verwalten & Warnungen".
2. Wenn eine Meldung angezeigt wird, die besagt, dass eine fehlerhafte Regel vorliegt, die geändert werden muss, klicken Sie auf OK.
3. Aktivieren Sie das rote Kontrollkästchen neben der Regel.
4. Klicken Sie auf die Links unter Regelbeschreibung, bearbeiten Sie die Regel nach Bedarf, und klicken Sie dann auf OK.
   

So ändern Sie die Einstellungen, den Namen, den Speicherort oder das Verhalten einer Regel:

1. Klicken Sie auf "Regeln > verwalten & Warnungen".

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Regel, die Sie ändern möchten.

3. Klicken Sie auf Regel ändern, klicken Sie auf die Art der Änderung, die Sie vornehmen möchten, und führen Sie dann die Schritte aus.
   

   Hinweis

   Um eine Regel zu löschen, aktivieren Sie im Dialogfeld "Regeln und Warnungen " das Kontrollkästchen neben der Regel, und klicken Sie dann auf "Löschen".

Löschen einer Regel im klassischen Outlook für Windows

Sie können eine Regel löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Regel aus, die Sie löschen möchten.
3. Wählen Sie Löschen>OK aus.

Manuelles Ausführen von Regeln im klassischen Outlook für Windows

Sie können eine oder mehrere Regeln manuell ausführen.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten und auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Regeln jetzt anwenden aus.
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie ausführen möchten.
3. Wählen Sie im Feld Anwenden im Ordner die Option Durchsuchen aus, um einen anderen Ordner auszuwählen, und wählen Sie abschließend OK aus.
   Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen , um alle Unterordner des in Schritt 3 ausgewählten Ordners einzubeziehen.
4. Übernehmen Sie in der Liste Regeln anwenden auf die Standardeinstellung "Alle Nachrichten", oder ändern Sie die Einstellung in "Gelesene Nachrichten" oder "Ungelesene Nachrichten".
5. Wählen Sie Jetzt ausführen aus.

Erstellen von benutzerdefinierten Aktionsregeln im klassischen Outlook

Es gibt Drittanbieterentwickler, die benutzerdefinierte Aktionsregel-Add-Ins in Form von .dll-Dateien (Dynamic Link Library) schreiben, die Sie auf dem Computer installieren müssen, auf dem das klassische Outlook ausgeführt wird, bevor Sie sie verwenden können. Microsoft stellt keine Add-Ins für benutzerdefinierte Aktionen bereit.

Erfahren Sie, wie Sie Add-Ins in Outlook verwenden.

In Outlook im Web haben Sie folgende Optionen:

Eine Regel | erstellenBearbeiten einer Regel | Löschen einer Regel | Regelreihenfolge | ändernRegeln deaktivieren

Erstellen einer Posteingangsregel in Outlook im Web

1. Wählen Sie das
2. Wählen Sie E-Mail aus. Wählen Sie dann unter "E-Mail"die Option "Regeln" aus.
3. Wählen Sie "Neue Regel hinzufügen" .
4. Geben Sie einen Namen für die Posteingangsregel in das Feld "Benennen Sie Ihre Regel " ein, und wählen Sie dann eine Bedingung und Aktion aus den entsprechenden Dropdownlisten aus. Sie können zusätzliche Bedingungen oder Aktionen hinzufügen, indem Sie Bedingung hinzufügen oder Aktion hinzufügen auswählen.
5. Fügen Sie Ausnahmen für die Posteingangsregel hinzu, indem Sie Ausnahme hinzufügen auswählen und dann im Menü Ausnahme hinzufügen die gewünschte Ausnahme auswählen.
6. Standardmäßig ist die Option Keine weiteren Regeln anwenden aktiviert. In diesem Fall wird auf eine im Posteingang eingehende Nachricht, die die Kriterien mehrerer Regeln erfüllt, nur die erste Regel angewendet. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, werden alle Posteingangsregeln angewendet, deren Kriterien die Nachricht erfüllt.
   

Bearbeiten einer Posteingangsregel in Outlook im Web

Sie können jede Posteingangsregel bearbeiten, indem Sie sie auswählen und Regel bearbeiten , um die Regel zu öffnen, sodass Sie die Bedingungen oder Aktionen der Regel ändern können.

Löschen einer Posteingangsregel in Outlook im Web

Wenn Sie eine Posteingangsregel haben, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie sie auswählen und dann , um sie zu entfernen. Wenn Sie die Regel nur für einige Zeit nicht verwenden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Regel.Mülleimer

Legen Sie die Reihenfolge fest, in der Posteingangsregeln auf eingehende Nachrichten in Outlook im Web angewendet werden

Posteingangsregeln werden auf eingehende Nachrichten auf der Grundlage der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Liste Posteingangsregeln aufgeführt sind. Sie können die Reihenfolge ändern, in der die von Ihnen erstellten Regeln auf Nachrichten angewendet werden, die in Ihrem Posteingang eintreffen:

1. Wählen Sie das
2. Wählen Sie E-Mail aus. Wählen Sie dann unter "E-Mail"die Option "Regeln" aus.
3. Wählen Sie die Regel aus, die Sie verschieben möchten, und wählen Sie dann den Pfeil nach oben oder unten aus, um die , um die Regel in der Liste an der gewünschten Stelle zu platzieren.

Deaktivieren und Aktivieren von Regeln in Outlook im Web

Wenn Sie die Ausführung einer Regel vorübergehend anhalten oder aussetzen möchten und sie nicht löschen möchten, sollten Sie erwägen, die Regel zu deaktivieren. So deaktivieren oder aktivieren Sie eine Regel:

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"

2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.

3. Verwenden Sie den Umschalter neben dem Regelnamen, um die Regel zu deaktivieren oder zu aktivieren.

   

In Outlook.com haben Sie folgende Optionen:

Eine Regel | erstellenBearbeiten einer Regel | Löschen einer Regel | Regelreihenfolge | ändernAusführungsregeln | Regeln deaktivieren

Erstellen einer Posteingangsregel in Outlook.com

Regeln werden auf eingehende Nachrichten angewendet und können in jedem beliebigen Ordner erstellt werden.

1. Um schnell eine Regel zu erstellen, mit der alle E-Mails von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern in einen Ordner verschoben werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in Ihrer Nachrichtenliste, für die Sie eine Regel erstellen möchten, wählen Sie Regel und dann Regel erstellen aus.
2. Wählen Sie den Ordner aus, in den alle Nachrichten dieses Absenders bzw. dieser Gruppe von Absendern verschoben werden sollen, und dann OK aus.

Wenn Sie mehr tun möchten, als die Nachricht von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern einfach in einen Ordner zu verschieben, wählen Sie Weitere Optionen aus.

1. Um eine völlig neue Regel zu erstellen, wählen Sie oben auf der Seite Einstellungen>E-Mail>Regeln.

2. Wählen Sie "Neue Regel hinzufügen" aus.

   Tipp

   Zu jeder Regel müssen mindestens drei Punkte festgelegt werden: Ein Name, eine Bedingung und eine Aktion. Außerdem können Regeln Ausnahmen zu Bedingungen enthalten. Sie können bei jedem Schritt mehrere Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen, indem Sie Bedingung hinzufügen, Aktion hinzufügen und Ausnahme hinzufügen wählen.

3. Klicken Sie auf "Speichern ", um Ihre Regel zu erstellen, oder auf "Verwerfen ", um die Erstellung der Regel abzubrechen.

Wenn Sie nicht möchten, dass nach der festgelegten Regel weitere Regeln ausgeführt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine weiteren Regeln anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Beenden der Verarbeitung weiterer Regeln in Outlook.com.

Bearbeiten einer Posteingangsregel in Outlook.com

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"
2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.
3. Wählen Sie in der Regel, die Sie bearbeiten möchten, Bearbeiten aus.
4. Wählen Sie "Speichern" aus, um die bearbeitete Regel zu speichern.

Löschen einer Posteingangsregel in Outlook.com

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"

2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.

3. Wählen Sie in der Regel, die Sie löschen möchten, Löschen Löschen

   Tipp

   Wenn Sie die Regel nur für eine Weile deaktivieren möchten, wählen Sie den Umschalter neben der Regel aus.

Legen Sie die Reihenfolge fest, in der Posteingangsregeln auf eingehende Nachrichten in Outlook.com angewendet werden

Posteingangsregeln werden auf eingehende Nachrichten auf der Grundlage der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Liste der Posteingangsregeln aufgeführt sind. Sie können die Reihenfolge ändern, in der die von Ihnen erstellten Regeln auf Nachrichten angewendet werden, die in Ihrem Posteingang eintreffen.

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"
2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.
3. Wählen Sie eine Regel aus, und ändern Sie mithilfe des Aufwärts- oder Abwärtspfeils die Reihenfolge, in der die Regel auf eingehende Nachrichten angewendet werden soll.

Ausführen von Posteingangsregeln für vorhandene Nachrichten in Outlook.com

Derzeit können Sie Posteingangsregeln nicht auf vorhandene Nachrichten in der Betaversion von Outlook.com anwenden. Eine neue Regel wird nur auf Nachrichten angewendet, die Sie nach Erstellung der Regel empfangen.

Sie können aber "Archivieren", "Verschieben in" und "Aufräumen" verwenden, um Nachrichten in Ihrem Posteingang automatisch zu verschieben oder zu löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Organisieren Sie Ihren Posteingang mit "Archivieren", "Aufräumen" und anderen Tools in Outlook.com.

Deaktivieren und Aktivieren von Regeln in Outlook.com

Wenn Sie die Ausführung einer Regel vorübergehend anhalten oder aussetzen möchten und sie nicht löschen möchten, sollten Sie erwägen, die Regel zu deaktivieren. So deaktivieren oder aktivieren Sie eine Regel:

1. Wählen Sie oben auf der Seite "Einstellungen"

2. Wählen Sie E-Mail-Regeln> aus.

3. Verwenden Sie den Umschalter neben dem Regelnamen, um die Regel zu deaktivieren oder zu aktivieren.

   

Was muss ich sonst noch über Outlook.com

Möglicherweise haben Sie eine Regel zum Weiterleiten oder Umleiten von Nachrichten erstellt, die Sie an eine andere E-Mail-Adresse senden. Wenn dies der Fall ist, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Weiterleitung und Umleitung zu kennen.

• Eine weitergeleitete Nachricht wird als erhaltene Nachricht angezeigt und wird dann einen anderen Empfänger weitergeleitet. Wenn der Empfänger antwortet, wird die Antwort an die Adresse gesendet, von der die Nachricht weitergeleitet wurde.
• Eine umgeleitete Nachricht behält den ursprünglichen Absender in der Zeile "von" bei. Wenn ein Empfänger, an den eine Nachricht umgeleitet wurde antwortet, geht die Antwort an den ursprünglichen Sender.