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Microsoft 365 können so konfiguriert werden, dass eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen oder automatisch auf eine Datei oder E-Mail angewendet wird, wenn sie vertrauliche Unternehmens- oder persönliche Informationen wie Sozialversicherungsnummern, Kreditkartennummern oder Bankkontonummern enthält. Auf diese Weise können Sie Ihre Dateien und Nachrichten mit den Informationsschutzrichtlinien Ihrer Organisation kompatibel halten, auch wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung nicht manuell angewendet haben.

Hinweis: Wenn Sie ein IT-Administrator sind, der Nach Informationen zum Konfigurieren dieses Features sucht, lesen Sie "Automatisches Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung auf Inhalte".

Wie Microsoft 365 Vertraulichkeitsbezeichnungen automatisch anwendet oder empfiehlt

Wichtig: Automatische Vertraulichkeitsbezeichnungen werden von Ihrer Organisation konfiguriert. Sie haben möglicherweise die Möglichkeit, sie dateiweise zu ändern, aber Sie können sie nicht vollständig deaktivieren.

Informationen zur Verfügbarkeit dieses Features in verschiedenen Microsoft 365 Apps und Plattformen finden Sie unter Verwalten von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office-Apps.

Word, Excel undPowerPoint

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der angewendeten Bezeichnung sowie einer optionalen Nachricht von Ihrem Administrator angezeigt. 

Screenshot eines Richtlinientipps für eine automatisch angewendete Vertraulichkeitsbezeichnung

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der empfohlenen Bezeichnung sowie einer optionalen Nachricht von Ihrem Administrator angezeigt. Wählen Sie "Vertraulichkeit anwenden " aus, um die empfohlene Bezeichnung anzuwenden, oder wählen Sie "X " aus, um den Richtlinientipp zu schließen, ohne ihn anzuwenden.

Screenshot eines Richtlinientipps für eine empfohlene Vertraulichkeitsbezeichnung

So entfernen Sie vertrauliche Inhalte, anstatt die Vertraulichkeitsbezeichnung anzuwenden

In Word wird der vertrauliche Inhalt, der die Empfehlung der Vertraulichkeitsbezeichnung ausgelöst hat, mit einer roten Unterstreichung und rosa Hervorhebung gekennzeichnet. 

Screenshot hervorgehobener vertraulicher Inhalte in Word

Wenn die Schaltfläche " Vertraulichen Inhalt anzeigen" im Richtlinientipp angezeigt wird, können Sie alle vertraulichen Inhalte gleichzeitig anzeigen, indem Sie sie auswählen.

Hinweis: Dies ist derzeit nicht für Kunden im Semi-Annual-Kanal von Word für Microsoft 365 verfügbar.

Dadurch wird der Editor-Bereich geöffnet, in dem eine Übersicht über vertrauliche Inhalte im Dokument sowie die üblichen Korrektur- und Einschränkungsempfehlungen angezeigt werden. Wenn Sie eine Kategorie vertraulicher Inhalte wie "Kreditkartennummer" auswählen, können Sie alle Instanzen des vertraulichen Inhalts im Editorbereich oder im Kontextmenü überprüfen und entfernen.

Screenshot vertraulicher Inhalte im Editorbereich

Outlook

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der angewendeten Bezeichnung sowie einer optionalen Nachricht von Ihrem Administrator angezeigt. 

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der empfohlenen Bezeichnung sowie einer optionalen Nachricht von Ihrem Administrator angezeigt. Wählen Sie "Vertraulichkeit anwenden " aus, um die Bezeichnung anzuwenden, oder wählen Sie "X " aus, um den Richtlinientipp zu schließen, ohne die Bezeichnung anzuwenden.

Word, Excel und PowerPoint

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der angewendeten Bezeichnung angezeigt.

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen wird, wird ein Richtlinientippmit dem Namen der empfohlenen Bezeichnung angezeigt. Wählen Sie "Jetzt ändern" aus, um die empfohlene Bezeichnung anzuwenden, oder wählen Sie "X" aus, um den Richtlinientipp zu schließen, ohne die Bezeichnung anzuwenden.

Hinweis: Automatische Bezeichnungen und Empfehlungen in Excel für Mac funktionieren nur, wenn die Arbeitsmappe in OneDrive oder SharePoint gespeichert ist.

Outlook

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet wird, wird ein Tipp mit dem Namen der angewendeten Bezeichnung angezeigt.

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen wird, wird ein Tipp mit dem Namen der empfohlenen Bezeichnung angezeigt. Wählen Sie "Vertraulichkeit ändern " aus, um die empfohlene Bezeichnung anzuwenden, oder " Schließen ", um den Tipp zu schließen, ohne die Bezeichnung anzuwenden.

Word, Excel und PowerPoint

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der angewendeten Bezeichnung angezeigt. 

Screenshot eines Richtlinientipps für eine automatisch angewendete Vertraulichkeitsbezeichnung

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen wird, wird ein Richtlinientippmit dem Namen der empfohlenen Bezeichnung angezeigt. Wählen Sie "Jetzt ändern" aus, um die empfohlene Bezeichnung anzuwenden, oder wählen Sie "X" aus, um den Richtlinientipp zu schließen, ohne die Bezeichnung anzuwenden.

Screenshot eines Richtlinientipps für eine empfohlene Vertraulichkeitsbezeichnung

Outlook im Web

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet wird, wird ein Tipp mit dem Namen der angewendeten Bezeichnung angezeigt.

Screenshot eines Tipps zu einer automatisch angewendeten Vertraulichkeitsbezeichnung

Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen wird, wird ein Tipp mit dem Namen der empfohlenen Bezeichnung angezeigt. Wählen Sie "Vertraulichkeit ändern " aus, um die empfohlene Bezeichnung anzuwenden, oder wählen Sie " Schließen " aus, um den Tipp zu schließen, ohne die Bezeichnung anzuwenden.

Screenshot eines Tipps zu einer empfohlenen Vertraulichkeitsbezeichnung

Wählen Sie unten eine Überschrift aus, um weitere Informationen zu finden.

Microsoft 365 wendet eine Vertraulichkeitsbezeichnung nicht automatisch an, wenn:

  • Eine Vertraulichkeitsbezeichnung wurde manuell auf die Datei oder E-Mail angewendet.

  • Die Datei oder E-Mail verfügt bereits über eine Bezeichnung, die eine höhere Vertraulichkeit aufweist als die Bezeichnung, die automatisch angewendet worden wäre.

in folgendenMicrosoft 365 wird keine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen:

  • Die Datei oder E-Mail weist bereits eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf, die gleich oder höher ist als die Bezeichnung, die empfohlen worden wäre.

  • In Word, Excel und PowerPoint wird die Erkennung automatisch gestartet, wenn Sie ein Dokument öffnen, und wird während der Bearbeitung im Hintergrund fortgesetzt.

  • In Outlook für Windows wird die Erkennung automatisch gestartet, wenn Sie eine neue Nachricht verfassen oder eine vorhandene Nachricht beantworten oder weiterleiten.

  • In Outlook im Web erfolgt die Erkennung, wenn ein Nachrichtenentwurf gespeichert wird.

Hinweis: Da dieses Feature Ihre Daten mit einem Microsoft 365-Dienst analysiert, sind Sie möglicherweise besorgt über Ihre Datensicherheit. Weitere Informationen finden Sie unter "Verbundene Erfahrungen" in Office.

Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, damitMicrosoft 365 automatisch eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden oder empfehlen können:

  • Microsoft 365 hindert Benutzer nicht daran, Dateien zu speichern oder zu schließen oder E-Mail-Nachrichten zu senden, bevor vertrauliche Ausdrücke erkannt wurden. Dies bedeutet, dass die automatische Vertraulichkeitsbezeichnung möglicherweise nicht immer abgeschlossen werden kann.

    Um eine zusätzliche Abdeckung zu gewährleisten, sollten Administratoren die automatische Vertraulichkeitsbezeichnung für ruhende Inhalte mit Azure Information Protection Scanner und Microsoft Cloud Application Security konfigurieren.

  • In Excel wird eine Teilmenge des Inhalts in Arbeitsmappenzellen zur Auswertung abgesampelt, und vertrauliche Informationen außerhalb dieses Beispiels werden möglicherweise übersehen. In Excel für das Web beträgt der Beispielgrenzwert beispielsweise etwa 2 MB und 2000 Zellen. Wir arbeiten daran, diese Beispielgröße zu erweitern, um einen größeren Teil einer Arbeitsmappe abzudecken.

  • Vertrauliche Informationen, die in bestimmten Objekten enthalten sind, werden nicht erkannt. B.:

    • Freihand

    • Eingebettete Dateien

    • Andere Objekte als Zellen, z. B. PivotTables oder SmartArt (Excel )

    • Zellen mit Formel- oder Berechnungsausgabe (Excel )

    • Kommentare, Kopfzeilen, Fußzeilen, Fußnoten, Endnoten und Textfelder (Word für das Web)

    • Kommentare, Kopfzeilen, Fußzeilen, Fußnoten, Endnoten und Textfelder (Excel )

    • Shapes und SmartArt (Word )

    • Hinweise (PowerPoint )

  • Wenn Sie vertrauliche Inhalte öffnen oder bearbeiten, kann es zu einer Verzögerung kommen, bevor eine Bezeichnung automatisch angewendet oder empfohlen wird. Die Länge der Verzögerung hängt von der Menge der zu bewertenden Inhalte und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung ab und kann zwischen einigen Sekunden und mehreren Minuten dauern. Wir arbeiten daran, diese Verzögerung im Laufe der Zeit zu reduzieren.

  • In derWord Desktop-App werden vertrauliche Begriffe in nicht abgebuchten Kommentaren nicht gescannt (dies gilt nur für die neue Kommentaroberfläche).

  • In derWord Desktop-App wird durch das Entfernen vertraulicher Inhalte der Begriff nicht aus nachverfolgten Änderungen oder anderen Versionen des Dokuments entfernt. 

  • InOutlook wird nur die verfasste Nachricht, nicht der Nachrichtenverlauf, in der Überprüfung berücksichtigt, und die Betreffzeile wird nicht in den Scan einbezogen.

Siehe auch

Bekannte Probleme beim automatischen Anwenden oder Empfehlen von Vertraulichkeitsbezeichnungen

Anwenden von Vertraulichkeits-Beschriftungen auf Ihre Dokumente und E-Mails in Office

Automatisches Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung auf Inhalte

Funktionsweise von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office-Apps

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