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Hinweis: Dieses Feature erfordert ein Microsoft 365-Abonnement und ist für Benutzer und Organisationen verfügbar, deren Administratoren Vertraulichkeitsbezeichnungen eingerichtet haben. Wenn Sie ein Administrator sind, der mit Vertraulichkeitsbezeichnungen beginnen möchte, finden Sie weitere Informationen unter Erste Schritte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen.

Sie können Vertraulichkeitsbeschriftungen auf Ihre Dateien und E-Mails anwenden, um Sie mit den Informationsschutzrichtlinien Ihrer Organisation in Einklang zu halten.

Die Namen dieser Bezeichnungen, die Beschreibungen, die Sie sehen, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, und wann die einzelnen Bezeichnungen verwendet werden, werden von Ihrer Organisation für Sie angepasst. Wenn Sie zusätzliche Informationen dazu benötigen, welche Bezeichnung wann angewendet werden soll, wenden Sie sich an die IT-Abteilung Ihrer Organisation.

Wie werden Vertraulichkeitsbezeichnungen angewendet?

Vertraulichkeitsbezeichnungen werden entweder manuell oder automatisch angewendet.

Hinweis: Auch wenn Ihr Administrator keine automatische Bezeichnung konfiguriert hat, hat er Ihr System möglicherweise so konfiguriert, dass eine Bezeichnung für alle Office-Dateien und -E-Mails erforderlich ist, und er hat möglicherweise auch eine Standardbezeichnung als Ausgangspunkt ausgewählt. Wenn Bezeichnungen erforderlich sind, können Sie keine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei speichern oder eine E-Mail in Outlook senden, ohne eine Vertraulichkeitsbezeichnung auszuwählen. 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Bezeichnung manuell anzuwenden, zu ändern oder zu entfernen:

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Startdie Option Vertraulichkeit aus.

    Schaltfläche "Vertraulichkeit"

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht verfügbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto mit zugewiesener Office 365 Enterprise E3 oder Office 365 Enterprise E5 Lizenz ist, wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbezeichnungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat oder wenn der Azure Information Protection-Client nicht in Office ausgeführt wird.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre Datei oder E-Mail gilt.

    Dropdownmenü "Vertraulichkeitsbezeichnung"

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen... angezeigt.

Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, heben Sie die Auswahl im Menü Vertraulichkeit auf. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie diese natürlich nicht entfernen.

Die ausgewählte Vertraulichkeitsbezeichnung kann mit vordefinierten Einschränkungen verbunden sein, oder Sie werden aufgefordert, auszuwählen, wer die Datei lesen oder ändern kann.

Erfüllen der Vertraulichkeitsleiste (Vorschau)

Einige Kunden haben eine Vorschau der neuen Vertraulichkeitsleiste in Word, Excel und PowerPoint. Die Vertraulichkeitsleiste befindet sich auf der Titelleiste der App neben dem Dateinamen. 

Die Vertraulichkeitsleiste wird oben im Fenster neben dem Dateinamen angezeigt.

Tipps: 

  • Sie sind nicht sicher, was eine Bezeichnung ist? Zeigen Sie auf die Bezeichnung, um eine Beschreibung anzuzeigen, die Ihre Organisation hinzugefügt hat, um sie zu erläutern.

  • Wenn Sie ein IT-Experte sind und informationen zum Konfigurieren oder Verwalten der Vertraulichkeitsleiste benötigen, finden Sie weitere Informationen unter Verwalten von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office-Apps.

Wenn die Datei über eine vorhandene Bezeichnung verfügt, wird sie dort angezeigt. Wählen Sie die Vertraulichkeitsleiste oder den Dateinamen aus, wenn Sie die Bezeichnung ändern müssen.

Mithilfe der Vertraulichkeitsleiste können Sie leicht erkennen, welche Bezeichnung auf Ihre Datei angewendet wird, und sie können jederzeit angewendet oder geändert werden, auch beim Speichern der Datei. Wählen Sie einfach die Vertraulichkeitsleiste im Dialogfeld speichern aus, um die Bezeichnungsoptionen für diese Datei anzuzeigen.

Dialogfeld "Speichern" mit geöffneter Vertraulichkeitsleiste mit den Bezeichnungsoptionen

Wenn noch keine Bezeichnung für die Datei vorhanden ist, informiert Sie die Vertraulichkeitsleiste, ob eine bezeichnung erforderlich ist oder nicht. Wenn eine Bezeichnung erforderlich ist, wird die Aufforderung zum Auswählen einer Bezeichnung angezeigt. Wenn keine Bezeichnung erforderlich ist, lautet die Eingabeaufforderung einfach Keine Bezeichnung.

Weitere Informationen zur Vorschau der neuen Vertraulichkeitsleiste finden Sie unter Neue Vertraulichkeitsleiste in Office für Windows.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Startdie Option Vertraulichkeit aus.

    Vertraulichkeitssymbol

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht verfügbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto ist, dem eine Office 365 Enterprise E3 oder Office 365 Enterprise E5 Lizenz zugewiesen ist, oder wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbezeichnungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre Datei oder E-Mail gilt.

    Schaltfläche "Vertraulichkeit" mit angezeigten Vertraulichkeitsoptionen

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen... angezeigt.

Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, heben Sie die Auswahl im Menü Vertraulichkeit auf. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie diese natürlich nicht entfernen.

Die ausgewählte Vertraulichkeitsbezeichnung kann mit vordefinierten Einschränkungen verbunden sein, oder Sie werden aufgefordert, auszuwählen, wer die Datei lesen oder ändern kann. Wenn Sie für die Bezeichnung ihre eigenen Berechtigungen festlegen müssen, wird ein Dialogfeld wie das folgende angezeigt:

Das Dialogfeld, das angezeigt wird, wenn Sie eine Senstivity-Bezeichnung auswählen, mit der Sie Ihre eigenen Berechtigungen festlegen können.

Word, Excel und PowerPoint

  1. Wählen Sie auf Ihrem Android-Tablet die Registerkarte Start aus (sofern noch nicht ausgewählt), und wählen Sie dann Vertraulichkeit aus.

    Wählen Sie auf Ihrem Android-Smartphone oben auf dem Bildschirm das Symbol Symbol „Bearbeiten"bearbeiten aus, um das Menüband zu erweitern. Scrollen Sie auf der Registerkarte Start nach unten, und wählen Sie dann Vertraulichkeit aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Vertraulichkeit" in Office für Android

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht verfügbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto ist, dem eine Office 365 Enterprise E3 oder Office 365 Enterprise E5 Lizenz zugewiesen ist, oder wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbezeichnungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre Datei gilt.

    Screenshot: Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office für Android

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen... angezeigt.

Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, heben Sie die Auswahl im Menü Vertraulichkeit auf. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie diese natürlich nicht entfernen.

Outlook

  1. Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail Symbol "Mehr anzeigen" in Outlook Mobileaus.

  2. Wählen Sie Vertraulichkeit hinzufügen oder Vertraulichkeit bearbeiten aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Vertraulichkeit hinzufügen" in Outlook für Android

  3. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre E-Mail gilt.

    Screenshot von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Outlook für Android

Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine E-Mail angewendet wurde, wählen Sie Vertraulichkeit bearbeiten und dann Entfernen aus. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie diese natürlich nicht entfernen.

Word, Excel und PowerPoint

  1. Wählen Sie auf Ihrem iPad die Registerkarte Start aus (sofern noch nicht ausgewählt), und wählen Sie dann Vertraulichkeit aus.

    Wählen Sie auf Ihrem iPhone oben auf dem Bildschirm das Symbol Symbol „Bearbeiten"bearbeiten aus, um das Menüband zu erweitern. Scrollen Sie auf der Registerkarte Start nach unten, und wählen Sie dann Vertraulichkeit aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Vertraulichkeit" in Office für iOS

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht verfügbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto ist, dem eine Office 365 Enterprise E3 oder Office 365 Enterprise E5 Lizenz zugewiesen ist, oder wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbezeichnungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre Datei gilt.

    Screenshot von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office für iOS

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen zu erfahren, wird auch eine Weitere Informationen... Option.

Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, heben Sie die Auswahl im Menü Vertraulichkeit auf. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie diese natürlich nicht entfernen.

Outlook

  1. Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail Outlook Mobile-Überlaufmenüaus.

  2. Wählen Sie Vertraulichkeit hinzufügen oder Vertraulichkeit bearbeiten aus.

    Bearbeiten der Vertraulichkeit in Outlook Mobile

  3. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre E-Mail gilt.

    Screenshot von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Outlook für iOS

Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine E-Mail angewendet wurde, wählen Sie Vertraulichkeit bearbeiten und dann Entfernen aus. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie diese natürlich nicht entfernen.

Outlook

  1. Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail Vertraulichkeit aus.

    Schaltfläche "Vertraulichkeit" in Outlook für das Web

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht verfügbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto ist und Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbezeichnungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat. 

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre E-Mail gilt.

    Schaltfläche "Vertraulichkeit" mit Vertraulichkeitsoptionen in Outlook für das Web

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen angezeigt.

Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine E-Mail angewendet wurde, heben Sie die Auswahl im Menü Vertraulichkeit auf. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie diese natürlich nicht entfernen.

Word, Excel, PowerPoint

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Startdie Option Vertraulichkeit aus.

    Schaltfläche "Vertraulichkeit" in Office im Web

    Wichtig:  Vertraulichkeit ist nicht verfügbar, wenn Ihr Office-Konto kein Geschäftskonto ist, dem eine Office 365 Enterprise E3 oder Office 365 Enterprise E5 Lizenz zugewiesen ist, oder wenn Ihr Administrator keine Vertraulichkeitsbezeichnungen konfiguriert und das Feature für Sie aktiviert hat.

  2. Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die für Ihre Datei gilt.

    Schaltfläche "Vertraulichkeit" und Dropdownmenü in Office im Web

    Hinweis: Wenn Ihre Organisation eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen zu erfahren, wird auch die Option Weitere Informationen angezeigt.

Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, heben Sie die Auswahl im Menü Vertraulichkeit auf. Wenn Ihre Organisation Bezeichnungen für alle Dateien benötigt, können Sie diese natürlich nicht entfernen.

Automatisch angewendete (oder empfohlene) Bezeichnungen

Wenn Ihr Administrator die automatische Bezeichnung eingerichtet hat, können Dateien oder E-Mails, die bestimmte Arten von Informationen enthalten – z. B. Sozialversicherungsnummern, Kreditkartennummern oder andere vertrauliche Informationen – eine angegebene Bezeichnung aufweisen, die entweder empfohlen oder automatisch angewendet wird. 

Wenn eine Bezeichnung automatisch angewendet wurde, wird unter dem Office-Menüband eine Benachrichtigung angezeigt, die wie folgt aussieht.

Screenshot eines Richtlinientipps für eine automatisch angewendete Vertraulichkeitsbezeichnung

Der Hinweis, wenn eine Bezeichnung empfohlen, aber nicht automatisch angewendet wurde, sieht ähnlich aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Anwenden oder Empfehlen von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre Dateien und E-Mails in Office

Gewusst wie wissen, welche Bezeichnung derzeit angewendet wird?

Die Art und Weise, wie die aktuell angewendete Bezeichnung angezeigt wird, falls vorhanden, variiert geringfügig, je nachdem, ob Sie sich auf dem Desktop oder auf mobilgeräten.

In Desktop-Apps (einschließlich Office für das Web ) sehen Sie sich die Statusleiste am unteren Rand des Fensters an.

Die Excel-Statusleiste mit der Vertraulichkeitsbezeichnung "Allgemein" wurde angewendet.

Wählen Sie in den mobilen Office-Apps das Menü Symbol "Drei Punkte" aus.

Outlook ist etwas anders

In Outlook wird nichts angezeigt, wenn keine Bezeichnung ausgewählt wurde oder Wenn Sie eine E-Mail verfassen und nur die Standardbezeichnung angewendet wird. 

Wenn jedoch eine Bezeichnung ausgewählt wurde, wird sie auf der InfoLeiste direkt über dem Feld An angezeigt.

Eine Vertraulichkeitsbezeichnung, die in der Infoleiste oberhalb des Felds An in einer Outlook-E-Mail-Nachricht angezeigt wird.

Was geschieht, wenn ich eine Vertraulichkeitsbeschriftung anwende?

Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden, bleiben die Bezeichnungsinformationen in Ihrer Datei oder E-Mail erhalten, auch wenn sie von Geräten, Anwendungen und Clouddiensten gemeinsam genutzt werden. Das Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung kann auch zu Änderungen an Ihrer Datei oder E-Mail gemäß der Konfiguration Ihrer Organisation führen, z. B.:

  • Verschlüsselung mit Information Rights Management kann auf Ihre Datei oder E-Mail angewendet werden

  • Eine Kopf- oder Fußzeile kann in Ihrer Datei oder E-Mail angezeigt werden.

  • Möglicherweise wird in Ihrer Datei ein Wasserzeichen angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Ändern oder Entfernen einer Vertraulichkeitsbezeichnung verfügen, wird dies in den meisten Apps durch eine Fehlermeldung verhindert. In einigen Apps wie Outlook Mobile werden die Vertraulichkeitsbezeichnungen einfach deaktiviert.

Nicht alle Apps auf allen Plattformen unterstützen das gleiche Verhalten, sodass die genauen Ergebnisse der Anwendung einer Vertraulichkeitsbezeichnung leicht variieren können. Weitere Informationen dazu, welche Funktionen auf den einzelnen Plattformen unterstützt werden, finden Sie unter Unterstützung für Vertraulichkeitsbezeichnungsfunktionen in Apps.

Änderungen an der Vertraulichkeitsbeschriftung rechtfertigen

Ihr Administrator kann über eine Richtlinie verfügen, die erfordert, dass Sie eine Rechtfertigung zur Verfügung stellen, bevor Sie eine Vertraulichkeitsbeschriftung von einer höheren Vertraulichkeitsstufe auf eine geringere ändern. In dieser Konfiguration werden Sie möglicherweise aufgefordert, einen Rechtfertigungsgrund auszuwählen oder einen eigenen zu erstellen, wenn Sie eine weniger sensible Beschriftung auswählen.

Hinweis: Sie werden nur einmal aufgefordert, Änderungen nach dem Öffnen eines Dokuments oder der Antwort auf die Weiterleitung einer E-Mail-Nachricht zu rechtfertigen. Nach dieser einmaligen Rechtfertigung müssen nachfolgende Änderungen so lange nicht mehr gerechtfertigt werden, bis dieses Dokument oder diese E-Mail-Nachricht geschlossen und erneut geöffnet wird.

Das Dialogfeld, das angezeigt wird, wenn Ihre Organisation verlangt, dass Sie eine Begründung für das Ändern einer Vertraulichkeitsbezeichnung angeben müssen.

Siehe auch

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