Pläne innerhalb von Plänen: Haupt- und Teilprojekte

Projekte können schnell aus dem Ruder laufen. Ehe man sich versieht, wird aus einem einfachen Bauprojekt eine Collage aus kleineren Projekten wie Design, Aushub, Fundamentarbeiten und Marketing. Sie können mehr Kontrolle über Ihr Projekt erhalten, indem Sie kleinere Projekte in Project erstellen und sie dann in einer einzigen Project-Datei verknüpfen, um zu zeigen, wo sie in Ihr Master-Projekt passen.

Inhalt dieses Artikels

• Übersicht der Master-Projekte
• Arbeiten mit Teilprojekten in einem Master-Projekt
• Auswirkungen des Kombinierens von Dateien auf Ressourcen
• Weitere Möglichkeiten zum Kombinieren von Dateien

Übersicht der Master-Projekte

Stellen Sie sich ein Master-Projekt als eine Sammlung konsolidierter Projekte vor, die eine Hierarchie zwischen mehreren verwandten Projekten zeigen. Projekte, die in ein Master-Projekt eingefügt werden, werden als Teilprojekte bezeichnet.

Wenn Sie ein Teilprojekt einfügen, wird es durch ein kleines Project-Symbol von Sammelvorgängen unterschieden, die Teil des Master-Projekts sind.

Im Master-Projekt werden Teilprojekte als Sammelvorgänge angezeigt, die Sie einfach in einer Gliederung anordnen können.

Klicken Sie auf das Pluszeichen neben einem Teilprojekt, um die Aufgaben dieses Teilprojekts zur Anzeige zu erweitern.

Jedes Teilprojekt stellt eine andere Phase oder eine andere Funktionsgruppe im Hauptprojekt dar.

Wenn Sie ein Teilprojekt in das master-Projekt einfügen, werden die beiden Projekte verknüpft und Sie können alle Informationen im Teilprojekt aus dem master-Projekt anzeigen.

Wenn Sie ein Unterprojekt aus dem master-Projekt aktualisieren, wird es auch in seiner Quelldatei aktualisiert. Wenn Sie Dateien nur kombinieren müssen, um einen Bericht zu erstellen oder eine Ansicht der kombinierten Projektinformationen zu drucken, können Sie sie auch vorübergehend in einer Ansicht konsolidieren.

Das Erstellen eines Master-Projekts und von Unterprojekten ermöglicht es Ihnen, ein großes Projekt aufzuteilen und seine Teile an die erforderlichen Personen zu delegieren. In Bezug auf das Projektmanagement überträgt die Zuweisung von Teilprojekten auf diese Weise denjenigen, die die Arbeit erledigen, Verantwortung und verbindet Autorität mit Rechenschaftspflicht. In Bezug auf Project hilft das Erstellen von Teilprojekten in einem Master-Projekt Projektmanagern, Zugriff auf und Kontrolle über ihre Teile des Zeitplans zu erhalten.

Um zu bestimmen, ob Sie ein großes Projekt in ein Master-Projekt und Unterprojekte aufteilen sollten, beachten Sie Folgendes:

• Ihr Projekt ist sehr umfangreich und detailliert. Wenn Ihr Projekt mehr als ein paar hundert Vorgänge enthält, kann die Aufteilung in Teilprojekte die Verwaltung vereinfachen. Wenn einige Teile des Projekts Arbeiten enthalten, die detaillierter als andere sind, kann es sinnvoll sein, diese Teile zu Unterprojekten zu machen, damit die meisten Benutzer nur eine zusammengefasste Beschreibung des Teilprojekts sehen, interessierte Parteien es jedoch detaillierter anzeigen können. Eine einzelne Datei ist fast immer die schnellere Alternative, aber die Möglichkeit, sich nur auf einen Teil des Projekts zu konzentrieren, kann den Kompromiss wert sein.
• Ihre organization ist nicht zentralisiert. In einer dezentralen oder verteilten Organisation geben ein master-Projekt und Unterprojekte den Arbeitern mehr Kontrolle über ihre eigene Arbeit als eine zentralisierte Projektdatei.
• Sie möchten die Effektivität der Planungsmethoden Ihrer Organization erhöhen. Wenn Manager auf niedrigerer Ebene für das Projekt verantwortlich sind und wissen, welche Aufgaben im Projekt erforderlich sind, kann es sinnvoller sein, ihnen die Möglichkeit zu geben, die Arbeit ihrer Teams zu planen und dann ihre Projektdateien in einem Master-Projekt zusammenzuführen. Wenn eine Top-Down-Planung die Norm ist, sollten Sie den ursprünglichen Plan nach seiner Implementierung in Teilprojekte umstrukturieren, damit einzelne Projektmanager oder Teams Zugriff auf ihre eigenen Zeitpläne haben und diese kontrollieren können.
• Sie arbeiten an mehreren Projekten. Projektmanager haben möglicherweise eine Reihe von Projekten, an denen sie ständig arbeiten, unabhängig davon, ob die Projekte miteinander verbunden sind oder nicht. Anstatt sie einzeln zu öffnen, können Sie alle Teilprojekte gleichzeitig öffnen, wenn Sie das Master-Projekt öffnen. Dieser Ansatz erleichtert auch das Erstellen von Berichten zu mehreren Projekten. Wenn die Projekte miteinander verknüpft sind, kann der Projektmanager Aufgabenabhängigkeiten zwischen Aufgaben in verschiedenen Projekten erstellen. Durch das Erstellen von Abhängigkeiten zwischen Projekten können verschiedene Projektmanager leichter erkennen, wie sich die Arbeit anderer Projektmanager auf ihre Zeitpläne auswirkt.
• Einige Projekte sind anderen untergeordnet. Sie können die Hierarchie mehrerer Projekte genau abbilden, indem Sie verschiedene Projekte in andere Dateien einfügen. Die resultierende Struktur von Teilprojekten sollte die Prioritäten und Verantwortlichkeiten Ihrer Teammitglieder sowie die Wechselbeziehungen zwischen Aufgaben in verschiedenen Bereichen und die Gesamtfrist widerspiegeln.
• Mehrere Personen können Ihr Projekt ändern. Im Idealfall wird eine Projektdatei von einem einzelnen Projektmanager verwaltet, verwaltet und geändert. Oft ist ein Projekt jedoch Teil eines größeren Programms, das möglicherweise von höheren Managern verwaltet werden muss. Die Mitglieder des Projektteams können sich auf ihre Arbeit konzentrieren, indem sie sie als separate Datei anzeigen, und der Projektmanager, der das Master-Projekt steuert, kann den Zeitplan jedes Teilprojektteams koordinieren.
  Es kann sinnvoll sein, die Meilensteine des Master-Projekts die Meilensteine jedes Teilprojektteams steuern zu lassen, um die Zeitpläne für einen Termin koordiniert zu halten. Sie können Meilensteine koordinieren, indem Sie eine Abhängigkeit zwischen den Meilensteinen schaffen oder die Meilensteinaufgaben aus dem Master-Projekt kopieren und in jedes Teilprojekt einfügen.
• Ihr Projekt hat mehrere Projektbeteiligte, die sich um verschiedene Teile des Projekts kümmern. Wenn Mitarbeiter verschiedene Details anzeigen möchten, können Projektmanager alle Projektdateien auf einem Server ablegen und verschiedene Ansichten für verschiedene Beteiligte anpassen. Dieselbe Projektdatei kann als Unterprojekt in verschiedenen Master-Projekten verwendet werden, um die angezeigten Informationen anzupassen.
• Sie möchten, dass Ihre Unterprojekte schreibgeschützt sind. Sie können zusätzliche Kontrolle über Teile eines Projekts behalten, indem Sie Vorgänge in ein Teilprojekt verschieben und den Zugriff auf Schlüsselpersonen beschränken.
• Sie möchten neben dem Gesamtprojekt auch den kritischen Pfad für jede Phase analysieren. Jedes einzelne Projekt enthält einen kritischen Pfad. Die Konsolidierung mehrerer Projekte in einem Master-Projekt macht es einfach, das Gesamtbild als mehrere kritische Pfade im Master-Projekt zu sehen, während separate kritische Pfade für jedes Teilprojekt beibehalten werden.

Weitere Informationen

• Verknüpfen von Projekten zum Erstellen eines Hauptprojekts
• Anzeigen, wodurch der Endtermin des Projekts gesteuert wird (kritischer Weg)

Arbeiten mit Teilprojekten in einem Master-Projekt

Wenn Sie ein Teilprojekt in ein Master-Projekt einfügen, wird das Teilprojekt als Sammelvorgang in der Aufgabenliste dargestellt und im Feld Indikatoren wird ein Projektsymbol angezeigt. Das Unterprojekt wird auf der Gliederungsebene der Zeile, in die Sie es einfügen, eingerückt, Sie können es jedoch wie jede andere Aufgabe ein- oder ausrücken. Da das Teilprojekt als Sammelvorgang dargestellt wird, können Sie die Zusammenfassungsinformationen nicht bearbeiten, aber Sie können die Gliederung erweitern, um die Vorgänge des Unterprojekts anzuzeigen, und die Projektinformationen in der master-Projektdatei bearbeiten.

Wenn Sie das Master-Projekt speichern, werden Änderungen am Unterprojekt auch in der Quelldatei des Unterprojekts gespeichert. Wenn Sie direkt in der Quelldatei arbeiten möchten, ohne die master-Projektdatei zu öffnen, werden Änderungen an der Quelldatei des Unterprojekts automatisch in der master-Projektdatei aktualisiert.

Weitere Informationen

• Verknüpfen von Projekten zum Erstellen eines Hauptprojekts

Auswirkungen des Kombinierens von Dateien auf Ressourcen

Nachdem Sie Dateien in einer Master-Projektdatei konsolidiert haben, bleiben die Ressourcen für beide Dateien getrennt, so wie die Vorgänge in einem Teilprojekt im Teilprojekt verbleiben. Sie können Ressourceninformationen im master-Projekt ändern, und die Änderungen werden in der Quelldatei des Unterprojekts repliziert. Sie können alle Ressourcen im Master-Projekt und Unterprojekte zusammen in der Ansicht "Ressourcenblatt" anzeigen, aber Sie können eine Ressource keinem anderen Projekt als dem Unterprojekt zuordnen, aus dem sie stammt.

Weitere Möglichkeiten zum Kombinieren von Dateien

• Konsolidieren nicht zugehöriger Dateien
• Erstellen eines Arbeitsbereichs für Projektdateien

Mit Hauptprojekten und Unterprojekten können Sie eine Hierarchie von Projekten erstellen, die die Beziehung zwischen ihnen und in einigen Fällen die Struktur Ihrer Organization widerspiegelt. Sie können aber auch andere Gründe haben, Projektdateien zu konsolidieren. Sie können sie z. B. vorübergehend für eine schnelle Überprüfung oder zum Drucken kombinieren.

Konsolidieren nicht zugehöriger Dateien

Verwenden Sie konsolidierte Dateien, wenn Sie mehrere Dateien in einem Fenster kombinieren möchten, unabhängig davon, ob es sich um verwandte Dateien handelt oder nicht. Das Kombinieren von nicht verknüpften Dateien in einem konsolidierten Projekt erleichtert das Anzeigen von Informationen aus mehreren Projekten in verschiedenen Ansichten und das Drucken dieser Dateien. Sie können Projektdateien konsolidieren, wenn Sie viele laufende Projekte im Auge behalten müssen, z. B. wenn Sie verschiedene Produkte gleichzeitig entwickeln. Sie können nach Produktnamen, Projektfristen und Managern sortieren und gruppieren, um die spezifischen Informationen zu finden und auszuwerten, die Sie benötigen. Sie können beispielsweise eine Gantt-Diagrammansicht drucken, die alle Ihre Projekte enthält.

Arbeitsbereich erstellen

Eine Alternative zum Konsolidieren von Projekten besteht darin, einen Arbeitsbereich zu erstellen, der einzelne Projektdateien enthält, die jeweils in einem eigenen Fenster geöffnet sind. Verwenden Sie einen Arbeitsbereich, wenn Sie häufig mit denselben Projektdateien arbeiten und diese nicht in einem großen Projekt konsolidieren möchten.

Wenn Sie die Dateien öffnen und dann als Arbeitsbereich speichern, speichert Project die Dateien und ihre aktuellen Einstellungen in einer einzigen Arbeitsbereichsdatei. Wenn Sie dann die Arbeitsbereichsdatei öffnen, öffnen Sie alle enthaltenen Dateien gleichzeitig. Jedes Projekt verfügt über eine eigene Schaltfläche auf der Taskleiste, die den Wechsel von einem Projekt zum anderen erleichtert.

Um einen Arbeitsbereich zu erstellen, markieren oder öffnen Sie die Projektdateien, und wählen Sie dann Arbeitsbereich>speichern aus.

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