Haben Sie schon einmal eine Phase mit einem Prozess verwechselt? Oder ein Portfolio mit einem Ergebnis? Vielleicht nicht, aber die Terminologie des Projektmanagements kann verwirrend sein, und dieser Artikel kann Ihnen helfen, dies zu klären.
Inhalt dieses Artikels
- Orientierung: Phasen, Prozesse, Portfolios und Produkte
- Das Ergebnis: die Ergebnisse Ihres Projekts
- Wie fügt sich Microsoft Project in Ihr Projektmanagementsystem ein?
- Sie haben noch nicht genug? Möchten Sie weitere Informationen erhalten?
Orientierung: Phasen, Prozesse, Portfolios und Produkte
Ein Projekt ist einfach eine Reihe von Aktivitäten, die nach einem Zeitplan ablaufen und eine Art von Ergebnis erzeugen. Einige Projekte stehen für sich allein und stehen in keinem Zusammenhang mit anderen Arbeiten in einer Organization. Andererseits sind einige Projekte Teil größerer Anstrengungen, wie Phasen, Prozesse, Programme und Portfolios.
Phasen
Projekte können in Phasen geplant werden, so dass mehrere Projekte, die sich auf dasselbe Ziel beziehen, gemeinsam verwaltet werden können. Beispielsweise führt eine gemeinnützige Organization jedes Jahr eine Spendenaktion durch. Um alle mit der Funktion verbundenen Projekte zu verwalten, gruppieren sie die Projekte in drei Phasen: Planung, Ereignistag und Nachbereitung. Jede Phase umfasst mehrere Projekte.
| Phase | Projekte | Phasenausgang |
|---|---|---|
| Planung |
|
Abgeschlossenes Ereignisplandokument |
| Veranstaltungstag |
|
Ereignis läuft wie geplant ab |
| Follow-Up |
|
Abgeschlossenes Post-Mortem-Dokument |
Prozesse
Die Aktivitäten in zwei verschiedenen Projekten können miteinander in Beziehung gesetzt werden, um einen Prozess zu bilden. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben zwei Projekte: Eines umfasst die Aktivitäten, die für die Erstellung eines Callcenter-Ticketsystems erforderlich sind, und das andere Projekt umfasst die Aktivitäten, die für die Einstellung und Schulung von Supportmitarbeitern für ein Callcenter erforderlich sind.
| Projekt 1 | Projekt 2 |
|---|---|
Aktivitäten:
|
Aktivitäten:
|
|
Ausgabe: Callcenter-Ticketsystem |
Ausgabe: Supportmitarbeiter im Callcenter |
Die kombinierten Aktivitäten aus den beiden Projekten bilden einen Prozess zur Einrichtung eines Callcenters. Der Prozess hat eine Ausgabe eines voll funktionsfähigen Callcenters.
| Prozess |
|---|
Aktivitäten von Projekt 1:
|
Aktivitäten von Projekt 2:
|
|
Prozessausgabe: Voll funktionsfähiges Callcenter |
Programs
Ein Programm ist eine Gruppe von Projekten, die gemeinsam verwaltet werden, um ihren miteinander verbundenen Status optimal zu nutzen. Beispielsweise verwaltet ein Bauunternehmen, das an einer neuen Unterteilung arbeitet, jedes Haus in der Unterteilung als separates Projekt. Durch die Gruppierung der Projekte in einem Programm für die gesamte Unterteilung kann das Unternehmen den Fortschritt der Unterteilung als Ganzes leicht erkennen und die Einbeziehung von Ressourcen Dritter wie Betonlastwagen oder Landschaftsgärtner planen.
| Programm | Projekte |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Portfolios
Einige Projektmanager verwenden Portfolios , um Projekte und Programme mit ihren entsprechenden strategischen Geschäftszielen zu koppeln. Beispielsweise hat ein Softwareentwicklungsunternehmen drei strategische Geschäftsziele identifiziert: "Innovation in der Branche", "Entwicklung sicherer Software" und "Bieten Sie erstklassigen Kundensupport". Die organization richtet Portfolios für jedes dieser Ziele (Innovation, Sicherheit und Support) ein und richtet die aktuellen Projekte und Programme innerhalb dieser Portfolios aus.
| Portfolio (Englisch) | Projekte und Programme |
|---|---|
| Innovations |
|
| Sicherheit |
|
| Support |
|
Das Ergebnis: die Ergebnisse Ihres Projekts
Projekte, Phasen und Prozesse erzeugen alle eine Art von Ergebnis, das als Ergebnis bezeichnet wird. In der Regel ist eine Lieferung eine Art materielles Element, z. B. ein Dokument oder ein fertiges Produkt. Ergebnisse können Produkte oder Waren sein, aber auch Ergebnisse oder Dienstleistungen. Die folgende Tabelle enthält einige Beispiele für diese Arten von Lieferungen.
| Liefertyp | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| Produkt | Ein materielles Element, das das Ergebnis eines Projekts, einer Phase oder eines Prozesses ist. Produkte können eigenständige Ergebnisse oder Komponenten eines größeren Lieferbestandteils sein. | Dokument, Softwareprogramm, Haus |
| Result | Die Ausgabe eines abgeschlossenen Projekts, einer abgeschlossenen Phase oder eines abgeschlossenen Prozesses. | Überarbeiteter Bug-Triage-Prozess, neue Organisationsstruktur, Richtlinien für grünes Bauen |
| Dienst | Eine Ausgabe eines Projekts, einer Phase oder eines Prozesses, die es einer organization ermöglicht, eine Geschäftsfunktion auszuführen. | Voll funktionsfähiges Callcenter, besetzter Tisch auf einer Konferenz, Funkverteilungsdienst |
Wie fügt sich Microsoft Project in Ihr Projektmanagementsystem ein?
Noch weiter zurückgehend, bezieht sich ein Projektmanagement-"System" auf die integrierte Reihe von Prozessen, Techniken, Methoden und Werkzeugen, die für die Planung und Verfolgung von Projekten verwendet werden. Microsoft Project ist ein Tool innerhalb des größeren Projektmanagementsystems. Projekte, auch Projektpläne genannt, werden in Project 2010 als separate Dateien gespeichert und können zu größeren Aufwänden wie Phasen, Prozessen, Programmen und Portfolios gruppiert werden.