Video: Einrichten einer Onlinebesprechung mit Skype for Business

Mit Skype for Business können Sie Onlinebesprechungen im Voraus oder spontan einrichten.

1. Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie auf Neue Skype-Besprechung.

2. Fügen Sie eingeladene Personen hinzu, geben Sie ein Thema und eine Tagesordnung ein und wählen Sie das Datum und die Uhrzeit.

3. Klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent, um die Verfügbarkeit aller Teilnehmer zu überprüfen.

4. Anlagen an eine Skype for Business-Besprechung im Voraus hochladen

   • Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen.
   • Wählen Sie Datei anfügen aus.
   • Navigieren Sie zu der Datei, die Sie einschließen möchten.

5. Vor dem Senden der E-Mail:

   • Klicken Sie auf das Symbol Besprechungsoptionen im Outlook-Menüband, um die Besprechungsberechtigungen durchzugehen.
   • Klicken Sie auf Neuer Besprechungsort, um die gewünschten Besprechungsberechtigungen zu aktivieren.

6. Klicken Sie auf Senden, sobald die Besprechungseinladung fertig ist.

7. Wenn ein Teilnehmer nicht über Skype for Business verfügt, kann er auf den Link in der E-Mail-Einladung klicken, um teilzunehmen.

8. Für spontane Besprechungen:

   • Klicken Sie auf die Registerkarte Besprechungen in Skype for Business.
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt besprechen.
   • Laden Sie die Person ein, mit der Sie chatten möchten, und klicken Sie auf OK.

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Mit Skype for Business können Sie im Handumdrehen Personen in die Planung einer Onlinebesprechung aufnehmen.

Öffnen Sie in Outlook Ihren Kalender, und klicken Sie auf Neue Skype-Besprechung.

Fügen Sie die Personen hinzu, die Sie einladen möchten. Geben Sie einen Betreff ein, und wählen Sie Datum und Uhrzeit aus.

Geben Sie Ihre Tagesordnung über der Linie ein. Achten Sie darauf, die Informationen unter der Linie nicht zu ändern.

Klicken Sie nun auf Terminplanungs-Assistent, um die Verfügbarkeit aller Teilnehmer zu überprüfen.

Hier können Sie bei Bedarf das Datum und die Uhrzeit ändern.

Wenn sich Teilnehmer in anderen Zeitzonen befinden, passt Skype for Business die Besprechungszeit automatisch an jedes Gebietsschema an.

Sie können auch Anhänge im Voraus laden, wenn Sie die Einladung in Outlook einrichten.

Dann hat Ihr Team schon vor der Besprechung alle benötigten Dokumente.

Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, wählen Sie Datei anfügen aus, und navigieren Sie zu der Datei, die Sie einschließen möchten.

Werfen Sie vor dem Senden der Einladung einen Blick auf die Besprechungsoptionen auf dem Menüband.

Standardmäßig können alle direkt an der Besprechung teilnehmen und müssen nicht im Wartebereich warten,

und alle Teilnehmer sind berechtigt, Präsentationen zu halten.

Diese Optionen eignen sich für eine kleine Besprechung.

Wenn Sie eine Besprechung mit zahlreichen Teilnehmern planen oder über vertrauliche Informationen sprechen möchten, sollten Sie Einschränkungen dazu festlegen, wer teilnehmen kann und welche Optionen die Teilnehmer haben.

Klicken Sie auf Neuer Besprechungsort, um diese Optionen zu aktivieren, und legen Sie die gewünschten Einschränkungen fest.

Wenn ein Teilnehmer nicht über Skype for Business verfügt, kann er auf den E-Mail-Link klicken, um an der Besprechung teilzunehmen.

Wenn Sie mit der Einladung zufrieden sind, klicken Sie auf Senden.

Wenn Sie eine zündende Idee haben und eine sofortige Besprechung ansetzen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Besprechungen in der App und dann auf die Schaltfläche Jetzt besprechen.

Laden Sie dann die Person ein, mit der Sie chatten möchten.

Sei es in Outlook oder im Chat: mit Skype for Business können Sie Besprechungen im Voraus oder spontan einrichten.