Sie können OneDrive und SharePoint zum Erstellen, Verwalten und Freigeben von Dateien verwenden, was sie ideal für die Zusammenarbeit macht. Mit OneDrive und SharePoint können Sie Ihre Dateien auf mehreren Geräten speichern und von überall darauf zugreifen. Sie können auch in Echtzeit mit anderen zusammenarbeiten und Dateien sicher mit externen Parteien teilen.
Ansehen: Wann sollte OneDrive statt SharePoint verwendet werden?
OneDrive ist eine Cloudspeicherplattform, auf der Sie Ihre individuellen oder persönlichen Dateien speichern können. OneDrive ist eng in Apps wie Word, Excel und PowerPoint integriert, was es zu einem bequemen Ort macht, an dem Sie Ihre vertraulichen Dokumente sicher speichern und darauf zugreifen können.
Verwenden Sie OneDrive, wenn Sie ein Dokument erstellen möchten, das nur Ihnen gehört, z. B. wenn Sie an hochsensiblen oder privaten Informationen arbeiten.
Um mit One Drive zu beginnen, melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an oder registrieren Sie sich für OneDrive, laden Sie die OneDrive-Desktop-App herunter, installieren Sie sie, und folgen Sie dann den Anweisungen zum Anmelden und wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit der Cloud synchronisieren möchten.
- Um eine neue Datei in OneDrive zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Neu", und wählen Sie den Dateityp aus, den Sie erstellen möchten, z. B. ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle.
- Um Dateien in OneDrive zu verwalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, und wählen Sie Umbenennen aus, um ihr einen aussagekräftigeren Namen zu geben, oder ziehen Sie Dateien per Drag & Drop in andere Ordner, um eine bessere organization zu ermöglichen.
- Um Dateien mit OneDrive zu teilen , klicken Sie auf die Schaltfläche "Freigeben ", und geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Dateien in OneDrive.
SharePoint ist ein Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Dateien und Informationen in einer Organisation verwaltet und freigegeben werden können. SharePoint ermöglicht mehreren Benutzern die Zusammenarbeit an einem zentralen Ort.
Verwenden Sie SharePoint, wenn Sie ein Dokument erstellen müssen, das von einem Team von Personen geschrieben und verwaltet wird, oder wenn es allgemein freigegeben werden muss. Verwenden Sie es beispielsweise als zentralen Ort für Teammitglieder, um Projektzeitpläne, Aufgaben und Meilensteine anzuzeigen. So können Teams den Fortschritt nachverfolgen, Zeitpläne einhalten und effizienter zusammenarbeiten.
- Um eine neue Datei in SharePoint zu erstellen, navigieren Sie zu der Dokumentbibliothek, in der Sie die Datei erstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu .
- Um Dateien zu verwalten, checken Sie eine Datei aus, um Änderungen an ihr vorzunehmen, und checken Sie die Datei wieder ein, wenn Sie fertig sind.
- Um Dateien freizugeben, klicken Sie auf die Datei, und wählen Sie Freigeben aus. Sie können auch in Echtzeit zusammenarbeiten, indem Sie die Datei in der entsprechenden Anwendung wie Word oder Excel öffnen und die gemeinsame Dokumenterstellung aktivieren. Um frühere Versionen einer Datei anzuzeigen, klicken Sie auf die Datei, und wählen Sie "Versionsverlauf" aus. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Dateien in SharePoint.
Regulieren Sie den Zugriff von internen, Lieferanten, Auftragnehmern und externen Parteien
So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Dateien und Daten in OneDrive und SharePoint haben:
- Definieren Sie Zugriffsrichtlinien für verschiedene Benutzertypen, z. B. interne, Lieferanten, Auftragnehmer und externe Parteien. Sie können beispielsweise eine Zugriffsrichtlinie erstellen, die nur bestimmten Mitarbeitern den Zugriff auf vertrauliche Informationen wie Finanzdaten oder Kundeninformationen gestattet. Sie können auch angeben, auf welche Art von Daten sie zugreifen können, wie und für wie lange. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Dateien und Daten haben.
- Verwenden Sie Berechtigungen und Rollen, um den Zugriff auf bestimmte Dateien oder Ordner zu steuern. Gewähren Sie beispielsweise einem Teammitglied, das Dateien anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen muss, z. B. jemandem, der nicht direkt am Projekt beteiligt ist, aber auf dem Laufenden bleiben muss, schreibgeschützten Zugriff. Durch die Definition dieser Berechtigungen und Rollen können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Informationen haben und dass sie nur Dateien anzeigen und bearbeiten können, auf die ihnen Zugriff gewährt wurde.
- Verwenden Sie die mehrstufige Authentifizierung , um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf vertrauliche Daten zugreifen können. Dazu kann gehören, dass Benutzer ein Kennwort und einen Code eingeben müssen, die an ihr mobiles Gerät oder ihre E-Mail-Adresse gesendet werden.
- Überwachen Sie den Zugriff und die Verwendung Ihrer OneDrive- und SharePoint-Umgebung, um unbefugten Zugriff oder unbefugte Nutzung zu erkennen und zu verhindern. Mithilfe der Überprüfung der Benutzeraktivitätsprotokolle können Sie beispielsweise ungewöhnliche Aktivitäten identifizieren, z. B. nicht autorisierte Zugriffsversuche, und Maßnahmen ergreifen, um Datenschutzverletzungen zu verhindern.
- Implementieren Sie eine Verschlüsselung für vertrauliche Daten, um sicherzustellen, dass selbst wenn jemand unbefugten Zugriff auf die Daten erhält, diese ohne den Entschlüsselungsschlüssel nicht lesen können. Dies kann dazu beitragen, Datenschutzverletzungen zu verhindern, Kundendaten zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.
- Legen Sie Ablaufdaten für freigegebene Links fest, um sicherzustellen, dass der Zugriff nach einem bestimmten Zeitraum automatisch widerrufen wird. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag mit einem Kreditor oder Auftragnehmer teilen und sicherstellen möchten, dass der Kreditor oder Auftragnehmer nur für einen begrenzten Zeitraum Zugriff auf das Dokument hat, können Sie ein Ablaufdatum festlegen , und der Zugriff auf das Dokument wird nach dem festgelegten Zeitraum automatisch widerrufen. Dies verringert das Risiko, dass Unbefugte auf das Dokument zugreifen.
Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können Sie den Zugriff von internen, Lieferanten, Auftragnehmern und externen Parteien auf OneDrive und SharePoint regulieren und Ihre Daten sicher halten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Daten schützen können.
Verringern der Sicherheitsrisiken in OneDrive und SharePoint
OneDrive und SharePoint bieten zwar viele Sicherheitsfeatures zum Schutz vor Datenschutzverletzungen, es gibt jedoch immer noch einige wichtige Sicherheitsrisiken, die die Sicherheit dieser Entitäten beeinträchtigen können:
- Phishing-Angriffe können Benutzer dazu verleiten, ihre Anmeldeinformationen preiszugeben, die dann für den Zugriff auf OneDrive oder SharePoint verwendet werden können.
- Schwache Passwörter können auch leicht erraten oder geknackt werden, was zu unbefugtem Zugriff führt.
- Schadsoftware kann verwendet werden, um Anmeldeinformationen zu stehlen, vertrauliche Daten abzufangen oder die Kontrolle über das Gerät eines Benutzers zu übernehmen, wodurch OneDrive oder SharePoint kompromittiert werden kann.
- Insider-Bedrohungen, z. B. dass Mitarbeiter absichtlich oder versehentlich vertrauliche Daten an Unbefugte weitergeben, können ebenfalls ein Risiko für OneDrive oder SharePoint darstellen. Erfahren Sie mehr über das Management von Insider-Risiken.
Um diese Sicherheitsanfälligkeiten zu minimieren, ist es wichtig, bewährte Sicherheitsmethoden zu implementieren, Benutzer zu schulen und Benutzerberechtigungen regelmäßig zu überprüfen und zu überwachen. Es ist auch wichtig, über einen umfassenden Plan für die Reaktion auf Vorfälle zu verfügen, um schnell auf Sicherheitsvorfälle reagieren zu können.