In diesem Thema wird erläutert, wie Sie die Feature "Dokumentenmappe" für eine Websitesammlung aktivieren und dann den Inhaltstyp der Dokumentenmappe konfigurieren können.
Inhalt dieses Artikels
- Aktivieren von Dokumentenmappen für eine Websitesammlung
- Neuen Dokumentenmappen-Inhaltstyp erstellen
- Konfigurieren oder Anpassen eines Inhaltstyps der Dokumentenmappe
- Verwandte Aufgaben
Aktivieren von Dokumentenmappen für eine Websitesammlung
Wenn das Feature "Dokumentensätze" nicht für Ihre Websitesammlung aktiviert wurde, müssen Sie es aktivieren, bevor Sie neue Inhaltstypen für Dokumentensätze erstellen oder konfigurieren können. Zum Aktivieren des Features müssen Sie Websiteadministrator sein.
- Wechseln Sie in der Websitesammlung, für die Sie Dokumentenmappen aktivieren möchten, zur Website auf oberster Ebene.
- Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
- Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features.
- Suchen Sie in der Liste nach "Dokumentenmappen", und klicken Sie dann auf Aktivieren.
Neuen Dokumentenmappen-Inhaltstyp erstellen
Damit Websitebenutzer Dokumentsätze zum Erstellen neuer Instanzen von Arbeitsprodukten mit mehreren Dokumenten verwenden können, müssen Sie zuerst für jedes Arbeitsprodukt, das Sie verwalten möchten, einen Dokumentensatz-Inhaltstyp erstellen und konfigurieren und ihn dann der Dokumentbibliothek hinzufügen, in der er verwendet wird. Nachdem Sie einen Inhaltstyp der Dokumentenmappe erstellt und konfiguriert haben, müssen Sie ihn der Bibliothek hinzufügen, in der die Benutzer ihre Dokumentenmappen erstellen sollen.
Sie müssen Websitesammlungsadministrator oder Websitebesitzer sein, um Inhaltstypen der Dokumentenmappe erstellen oder konfigurieren zu können.
- Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
- Klicken Sie unter Kataloge auf Websiteinhaltstypen.
- Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhaltstypen" auf Erstellen.
- Geben Sie im Abschnitt Name und Beschreibung im Feld Name den Namen ein, den Sie dem neuen Dokumentensatz geben möchten. Dies ist der Name, der Benutzern angezeigt wird, wenn sie eine neue Instance einer Dokumentenmappe erstellen.
- Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Dokumentenmappe ein.
- Klicken Sie unter Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus auf Inhaltstypen der Dokumentenmappe. (Wenn die Option "Dokumentensatzinhaltstypen" nicht verfügbar ist, ist das Feature "Dokumentensätze" für diese Websitesammlung möglicherweise nicht aktiviert.)
- Geben Sie im Abschnitt Gruppe an, ob Sie Ihren neuen Dokumentensatz-Inhaltstyp in einer neuen oder vorhandenen Gruppe kategorisieren möchten.
- Klicken Sie auf OK.
Wenn Ihr neuer Dokumentengruppen-Inhaltstyp erstellt wird, wird die Informationsseite zum Websiteinhaltstyp für den Inhaltstyp angezeigt, auf der Sie zusätzliche Einstellungen für den Inhaltstyp konfigurieren können.
Konfigurieren oder Anpassen eines Inhaltstyps der Dokumentenmappe
Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
Klicken Sie unter Kataloge auf Websiteinhaltstypen.
Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhaltstypen" auf den Namen des Dokumentensatz-Inhaltstyps, den Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie unter "Einstellungen" auf "Dokumentenmappeneinstellungen".
Wählen Sie im Abschnitt "Zulässige Inhaltstypen " unter "Verfügbare Websiteinhaltstypen" den Inhaltstyp aus, den Sie in dieser Dokumentenmappe zulassen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Hinzufügen ", um ihn in das Feld "Im Dokumentensatz zulässige Inhaltstypen " zu verschieben. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Inhaltstyp, den Sie in die Dokumentenmappe aufnehmen möchten.
Hinweis
Die Einstellung "Zulässige Inhaltstypen " gilt nur für Dokumente, die über das Menü "Neu" innerhalb der Dokumentenmappe hinzugefügt wurden.
Wählen Sie im Abschnitt Standardinhalt den Inhaltstyp aus, für den Standardinhalt hochgeladen werden soll, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um nach der hochzuladenden Datei zu suchen. Standardinhalte werden für Autoren automatisch erstellt, wenn sie neue Instanzen einer Dokumentenmappe erstellen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie erstellen eine Dokumentenmappe, um den Produktdesignprozess zu verwalten. Diese Dokumentenmappe kann ein Produktdesigndokument (ein Microsoft Word-Dokument), eine Konstruktionszeichnung (eine Microsoft Visio-Zeichnung) und Leistungsspezifikationen (ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt) enthalten. Ihre organization verfügt möglicherweise über eine standardmäßige Microsoft Word-Dokumentvorlage für das Produktdesigndokument, die vorab mit einigen der Standardinformationen gefüllt ist, die Autoren ausfüllen müssen. Sie können diese Vorlage als Standardinhalt hochladen. Wenn Autoren eine neue Instanz des Produktdesigndokumentsets erstellen, wird eine Kopie des Produktdesigndokuments für sie erstellt, und sie können es bearbeiten, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, keine Standardinhalte für die Inhaltstypen in die Dokumentenmappe aufzunehmen, werden keine Dateien automatisch für Autoren erstellt, wenn sie eine neue Instance einer Dokumentenmappe erstellen, und Autoren können sie innerhalb der Dokumentenmappe von Grund auf neu erstellen oder Dokumente in die Dokumentenmappe hochladen.
Wenn diese Dokumentenmappe mehrere Inhaltstypen enthält und Sie für jeden dieser Standardinhalte hochladen möchten, klicken Sie auf "Neuen Standardinhalt hinzufügen", wählen Sie den nächsten Inhaltstyp aus, für den Sie Standardinhalt festlegen möchten, und klicken Sie dann auf "Durchsuchen ", um die Datei zu suchen, die Sie hochladen möchten. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle gewünschten Standardinhalte für die einzelnen Inhaltstypen in dieser Dokumentenmappe angegeben haben.
Wenn der Name des Dokumentensatzes zu den Namen einzelner Dateien innerhalb einer Instance eines Dokumentensatzes hinzugefügt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Den Namen des Dokumentensatzes zu jedem Dateinamen hinzufügen. Durch die Einbeziehung dieser Informationen wird Benutzern die Identifizierung der Dateien in bestimmten Ansichten der Bibliothek vereinfacht, insbesondere, wenn eine Bibliothek mehrere Typen von Dokumentenmappen enthält.
Wählen Sie im Abschnitt "Freigegebene Spalten " die Spalten aus, die für jeden Inhaltstyp der Dokumentenmappe freigegeben werden sollen.
Freigegebene Spalten sind für die Dokumente in der Dokumentenmappe schreibgeschützt; sie können nur für die Dokumentenmappe bearbeitet werden. Wenn Änderungen an den Werten der freigegebenen Spalten für die Dokumentenmappe vorgenommen werden, werden diese Aktualisierungen mit den Werten der gemeinsamen Spalten für die Dokumente innerhalb der Dokumentengruppe synchronisiert.
Geben Sie im Abschnitt "Spalten der Willkommensseite " an, welche Spalten auf der Willkommensseite für die Dokumentenmappe angezeigt werden sollen.
Klicken Sie im Abschnitt Homepage auf Homepage anpassen, um die Darstellung der Homepage anzupassen, die Benutzern für jede Instanz der Dokumentenmappe angezeigt wird.
Wenn diese Änderungen an der Homepage auf alle Dokumentenmappen angewendet werden sollen, die von dieser Dokumentenmappe erben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Die Willkommensseite von Dokumentenmappen aktualisieren, die von diesem Inhaltstyp erben.
Geben Sie im Abschnitt Updateliste und Websiteinhaltstypen an, ob Inhaltstypen, die von dieser Dokumentenmappe erben, mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen aktualisiert werden sollen.
Klicken Sie auf OK.
Nachdem Sie einen Inhaltstyp der Dokumentenmappe erstellt und konfiguriert haben, müssen Sie ihn der Bibliothek hinzufügen, in der die Benutzer ihre Dokumentenmappen erstellen sollen.