In diesem Thema wird erläutert, wie Sie die Feature "Dokumentenmappe" für eine Websitesammlung aktivieren und dann den Inhaltstyp der Dokumentenmappe konfigurieren können.
Inhalt dieses Artikels
- Aktivieren von Dokumentenmappen für eine Websitesammlung
- Erstellen eines neuen Dokumentmappeninhaltstyps
- Konfigurieren oder Anpassen eines Inhaltstyps der Dokumentenmappe
- Verwandte Aufgaben
Aktivieren von Dokumentenmappen für eine Websitesammlung
Wenn das Feature Dokumentenmappen für Ihre Websitesammlung nicht aktiviert wurde, müssen Sie es aktivieren, bevor Sie neue Dokumentmappen-Inhaltstypen erstellen oder konfigurieren können. Zum Aktivieren des Features müssen Sie Websiteadministrator sein.
- Wechseln Sie in der Websitesammlung, für die Sie Dokumentenmappen aktivieren möchten, zur Website auf oberster Ebene.
- Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
- Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features.
- Suchen Sie in der Liste nach "Dokumentenmappen", und klicken Sie dann auf Aktivieren.
Erstellen eines neuen Dokumentmappeninhaltstyps
Damit Websitebenutzer mithilfe von Dokumentenmappen neue Instanzen von Arbeitsprodukten mit mehreren Dokumenten erstellen können, müssen Sie zunächst einen Dokumentmappen-Inhaltstyp für jedes Zu verwaltende Arbeitsprodukt erstellen und konfigurieren und ihn dann der Dokumentbibliothek hinzufügen, in der es verwendet wird. Nachdem Sie einen Inhaltstyp der Dokumentenmappe erstellt und konfiguriert haben, müssen Sie ihn der Bibliothek hinzufügen, in der die Benutzer ihre Dokumentenmappen erstellen sollen.
Sie müssen Websitesammlungsadministrator oder Websitebesitzer sein, um Inhaltstypen der Dokumentenmappe erstellen oder konfigurieren zu können.
- Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
- Klicken Sie unter Kataloge aufWebsiteinhaltstypen.
- Klicken Sie auf der Seite "Websiteinhaltstypen" auf Erstellen.
- Geben Sie im Abschnitt Name und Beschreibung im Feld Name den Namen ein, den Sie ihrer neuen Dokumentenmappe geben möchten. Dies ist der Name, der Benutzern angezeigt wird, wenn sie eine neue instance einer Dokumentenmappe erstellen.
- Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Dokumentenmappe ein.
- Klicken Sie unter Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus auf Inhaltstypen der Dokumentenmappe. (Wenn dokumentmappeninhaltstypen keine Option ist, ist die Dokumentmappenfunktion für diese Websitesammlung möglicherweise nicht aktiviert.)
- Geben Sie im Abschnitt Gruppe an, ob Der neue Inhaltstyp der Dokumentenmappe in einer neuen oder vorhandenen Gruppe kategorisiert werden soll.
- Klicken Sie auf OK.
Wenn der neue Inhaltstyp der Dokumentenmappe erstellt wird, wird die Informationsseite Websiteinhaltstyp für den Inhaltstyp angezeigt, auf der Sie zusätzliche Einstellungen für den Inhaltstyp konfigurieren können.
Konfigurieren oder Anpassen eines Inhaltstyps der Dokumentenmappe
Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
Klicken Sie unter Kataloge aufWebsiteinhaltstypen.
Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Inhaltstyps Dokumentenmappe, den Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie unter Einstellungen auf Dokumentsatzeinstellungen.
Wählen Sie im Abschnitt Zulässige Inhaltstypen unter Verfügbare Websiteinhaltstypen den Inhaltstyp aus, den Sie innerhalb dieser Dokumentenmappe zulassen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen , um ihn in die im Feld Dokumentenmappe zulässigen Inhaltstypen zu verschieben. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Inhaltstyp, den Sie in die Dokumentenmappe einschließen möchten.
Hinweis
Die Einstellung Zulässige Inhaltstypen gilt nur für die Dokumente, die über das Menü "Neu" innerhalb der Dokumentenmappe hinzugefügt werden.
Wählen Sie im Abschnitt Standardinhalt den Inhaltstyp aus, für den Standardinhalt hochgeladen werden soll, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um nach der hochzuladenden Datei zu suchen. Standardinhalte werden automatisch für Autoren erstellt, wenn sie neue Instanzen einer Dokumentenmappe erstellen.
Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie eine Dokumentenmappe erstellen, um den Produktentwurfsprozess zu verwalten. Diese Dokumentenmappe kann ein Produktentwurfsdokument (ein Microsoft Word-Dokument), eine Entwurfszeichnung (eine Microsoft Visio-Zeichnung) und Leistungsspezifikationen (ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt) enthalten. Ihr organization verfügt möglicherweise über eine Standardmäßige Microsoft Word-Dokumentvorlage für das Produktdesigndokument, die bereits mit einigen der Standardinformationen gefüllt ist, die Autoren ausfüllen müssen. Sie können diese Vorlage als Standardinhalt hochladen. Wenn Autoren eine neue instance der Dokumentenmappe für das Produktdesign erstellen, wird für sie eine Kopie des Produktentwurfsdokuments erstellt, und sie können es bearbeiten, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, keine Standardinhalte für die Inhaltstypen in die Dokumentenmappe einzuschließen, werden keine Dateien automatisch für Autoren erstellt, wenn sie eine neue instance einer Dokumentenmappe erstellen, und Autoren können sie innerhalb der Dokumentenmappe von Grund auf neu erstellen oder Dokumente in die Dokumentenmappe hochladen.
Wenn in dieser Dokumentenmappe mehrere Inhaltstypen vorhanden sind und Sie für jeden von ihnen Standardinhalt hochladen möchten, klicken Sie auf Neuen Standardinhalt hinzufügen, wählen Sie den nächsten Inhaltstyp aus, für den Sie Standardinhalt angeben möchten, und klicken Sie dann auf Durchsuchen , um die Datei zu suchen, die Sie hochladen möchten. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle gewünschten Standardinhalte für die einzelnen Inhaltstypen in dieser Dokumentenmappe angegeben haben.
Wenn Der Name der Dokumentenmappe den Namen einzelner Dateien innerhalb einer instance einer Dokumentenmappe hinzugefügt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Hinzufügen des Namens der Dokumentenmappe zu jedem Dateinamen. Durch die Einbeziehung dieser Informationen wird Benutzern die Identifizierung der Dateien in bestimmten Ansichten der Bibliothek vereinfacht, insbesondere, wenn eine Bibliothek mehrere Typen von Dokumentenmappen enthält.
Wählen Sie im Abschnitt Freigegebene Spalten die Spalten aus, die von den einzelnen Inhaltstypen in der Dokumentenmappe freigegeben werden sollen.
Freigegebene Spalten sind für die Dokumente in der Dokumentenmappe schreibgeschützt; sie können nur für die Dokumentenmappe bearbeitet werden. Wenn Änderungen an den Werten der freigegebenen Spalten für die Dokumentenmappe vorgenommen werden, werden diese Aktualisierungen mit den freigegebenen Spaltenwerten für die Dokumente innerhalb des Satzes synchronisiert.
Geben Sie im Abschnitt Spalten der Willkommensseite an, welche Spalten auf der Willkommensseite für die Dokumentenmappe angezeigt werden sollen.
Klicken Sie im Abschnitt Homepage auf Homepage anpassen, um die Darstellung der Homepage anzupassen, die Benutzern für jede Instanz der Dokumentenmappe angezeigt wird.
Wenn diese Änderungen an der Homepage auf alle Dokumentenmappen angewendet werden sollen, die von dieser Dokumentenmappe erben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Die Willkommensseite von Dokumentenmappen aktualisieren, die von diesem Inhaltstyp erben.
Geben Sie im Abschnitt Liste und Websiteinhaltstypen aktualisieren an, ob Inhaltstypen, die von dieser Dokumentenmappe erben, mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen aktualisiert werden sollen.
Klicken Sie auf OK.
Nachdem Sie einen Inhaltstyp der Dokumentenmappe erstellt und konfiguriert haben, müssen Sie ihn der Bibliothek hinzufügen, in der die Benutzer ihre Dokumentenmappen erstellen sollen.