Eine Dokumentenmappe ist eine Gruppe verwandter Dokumente, die Sie als einzelne Einheit verwalten können. Sie können eine Dokumentenmappe in einem einzigen Schritt erstellen und dann ihre Merkmale und Metadaten definieren.
Was ist eine Dokumentenmappe?
Für viele Arten von Projekten erstellen die Leute oft eine ganze Reihe von verwandten Dokumenten. In einigen Fällen kann dieser Satz von Dokumenten das Ergebnis eines Projekts oder das "Lieferbar" sein. Beispielsweise kann ein professionelles Dienstleistungsunternehmen ein Standard-"Pitch-Buch" erstellen, wenn es auf eine Angebotsanfrage eines potenziellen Kunden antwortet. Das Pitch Book kann immer diese Teile enthalten, wobei jedes Stück an die spezifischen Anforderungen eines bestimmten Projekts angepasst wird:
- Einführung in das Dienstleistungsunternehmen
- Eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen)
- Einen Geschäftsplan
- Eine vergleichbare Unternehmensanalyse
In anderen Fällen stellen diese Dokumente möglicherweise nur verschiedene Arten von Informationen dar, die ein größeres Projekt unterstützen und zur Erstellung oder Bereitstellung von etwas anderem führen. Beispielsweise kann ein Fertigungsunternehmen für jedes von ihm hergestellte Produkt einen Standardsatz von Dokumenten in Bezug auf Design, Prüfung und Fertigung erstellen.
Diese Dokumente können gleichzeitig oder in Phasen erstellt werden. Die Dokumente können von einer Person oder von vielen Personen erstellt oder überprüft werden. Möglicherweise haben alle Dokumente das gleiche Format (z. B. Word-Dokumente). Alternativ können sie verschiedene Dateiformate verwenden (z. B. Word-Dokumente, OneNote-Notizbücher, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagramme, Excel-Arbeitsmappen und so weiter).
Dokumentenmappen können Organisationen dabei helfen, diese Situationen einfacher zu bewältigen. Die Dokumentenmappe organisiert mehrere verwandte Dokumente in einer einzigen Ansicht, in der sie bearbeitet und als eine Einheit verwaltet werden können. Wenn Sie eine neue Dokumentenmappe erstellen, erstellen Sie tatsächlich einen neuen Inhaltstyp. Der Inhaltstyp wird in der gesamten Websitesammlung verfügbar, und Sie können für jedes unterschiedliche Arbeitsprodukt mit mehreren Dokumenten einen neuen Dokumentensatz-Inhaltstyp konfigurieren.
Wenn ein Dokumentensatz-Inhaltstyp zu einer Bibliothek hinzugefügt wird, können Benutzer neue Instanzen der Dokumentenmappe auf die gleiche Weise erstellen wie ein einzelnes Dokument.
Was können Sie mit einer Dokumentenmappe tun?
Der Inhaltstyp "Dokumentensammlung" verfügt über mehrere spezifische Features, die das erfolgreiche Erstellen und Verwalten von Arbeitsprodukten mit mehreren Dokumenten erleichtern. Wenn Sie einen Dokumentenmappen-Inhaltstyp konfigurieren, können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
- Passen Sie eine Willkommensseite für die Dokumentenmappe an, die alle Informationen enthält, die ein Benutzer über die Gruppe benötigt. Die Startseite ist eine Webpartseite, die eingerichtet werden kann, um Projektinformationen oder Ressourcen anzuzeigen, um Teammitglieder bei der Arbeit an einem Dokumentensatz zu unterstützen (z. B. Zeitleiste für Projekte, Links zu Ressourcen usw.). Außerdem wird eine Liste der Dokumente angezeigt, die dem Satz hinzugefügt wurden.
- Geben Sie Standardinhalte an, die automatisch erstellt und in jede neue Instanz der Dokumentenmappe aufgenommen werden sollen. Sie können festlegen, dass bestimmte Dokumente automatisch hinzugefügt werden, und Sie können steuern, welche Vorlagen von Personen verwendet werden. Sie können sicher sein, dass die Standarddokumente die richtigen Inhaltstypen aufweisen. Wenn Ihre organization beispielsweise über Markenvorlagen verfügt, die Sie für bestimmte Arten der Kommunikation verwenden, können Sie diese hochladen, wenn Sie einen Dokumentensatz-Inhaltstyp konfigurieren.
- Geben Sie die zulässigen Inhaltstypen an, die innerhalb der Dokumentenmappe verwendet werden können (z. B. Dokumentdateien, Bilder, Audio oder Video).
- Geben Sie für alle Dokumente in einem Satz freigegebene Metadaten und Metadatenspalten an. Standarddokumente werden beim Erstellen der Dokumentenmappe automatisch mit den Metadaten bereitgestellt, und Sie können die freigegebenen Metadaten auf der Willkommensseite anzeigen.
- Weisen Sie Workflows zu, die Sie für die Dokumentenmappe verwenden möchten. Sie können die standardmäßigen Überprüfungs- oder Genehmigungsworkflows für Dokumentengruppen verwenden, und die gesamte Dokumentenmappe durchläuft die Workflowschritte, als wäre sie eine einzelne Datei. Darüber hinaus kann Ihre organization benutzerdefinierte Workflows für Dokumentensätze entwickeln.
- Senden von Dokumentensätzen an den Inhaltsorganisator für das Routing zu einem Zielordner, einer Zielwebsite oder einer Zielbibliothek.
Nachdem Sie einer Bibliothek einen Dokumentenmappen-Inhaltstyp hinzugefügt haben, können Websitebenutzer vertraute Dokumentverwaltungsfunktionen und spezielle Dokumentensatz-Features verwenden.
Dokumentenmappenautoren können jede der folgenden Aufgaben ausführen:
- Erstellen Sie schnell und einfach neue Arbeitsprodukte mit mehreren Dokumenten, indem Sie den Befehl "Neues Dokument" in einer Dokumentbibliothek verwenden.
- Mitschreiben einer Versionsverlauf-Momentaufnahme der aktuellen Eigenschaften und Dokumente in der Dokumentenmappe.
- Starten Sie Workflows für den gesamten Dokumentensatz oder für einzelne Elemente innerhalb des Dokumentensatzes, um allgemeine Aufgaben wie Überprüfung und Genehmigung zu verwalten.
- Senden Sie per E-Mail einen Link zur Dokumentenmappe.
- Verwenden Sie den Befehl "Senden an ", um den Dokumentensatz an einen anderen Speicherort zu verschieben oder zu kopieren (der Zielort muss in der Zentraladministration konfiguriert werden).
- Verwalten von Berechtigungen für die Dokumentenmappe.
Siehe auch
Erstellen und Konfigurieren eines neuen Dokumentensatz-Inhaltstyps