Eine Dokumentenmappe ist eine Gruppe verwandter Dokumente, die Sie als einzelne Entität verwalten können. Sie können eine Dokumentenmappe in einem einzigen Schritt erstellen und dann ihre Merkmale und Metadaten definieren.
Was ist eine Dokumentenmappe?
Für viele Arten von Projekten erstellen Personen häufig eine ganze Reihe verwandter Dokumente. In einigen Fällen kann dieser Satz von Dokumenten das Ergebnis eines Projekts oder das "Lieferumfang" sein. Beispielsweise kann ein Professionelles Dienstleistungsunternehmen ein standardmäßiges "Pitch book" erstellen, wenn es auf eine Anforderung eines Angebots eines möglichen Kunden antwortet. Das Pitch book kann immer diese Stücke enthalten, wobei jedes Stück an die spezifischen Anforderungen eines bestimmten Projekts angepasst ist:
- Einführung in das Dienstleistungsunternehmen
- Eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen)
- Ein Geschäftsplan
- Eine vergleichbare Unternehmensanalyse
In anderen Fällen stellt dieser Satz von Dokumenten möglicherweise nur verschiedene Arten von Informationen dar, die ein größeres Projekt unterstützen und zur Erstellung oder Bereitstellung von etwas anderem führen. Ein Fertigungsunternehmen kann z. B. einen Standardsatz von Dokumenten im Zusammenhang mit Entwurf, Tests und Fertigung für jedes Produkt erstellen, das es herstellt.
Diese Dokumente können gleichzeitig oder in Phasen erstellt werden. Die Dokumente können von einer Person oder von vielen Personen erstellt oder überprüft werden. Alle Dokumente können das gleiche Format aufweisen (z. B. Word Dokumente). Alternativ können sie verschiedene Dateiformate umfassen (z. B. Word Dokumente, OneNote-Notizbücher, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagramme, Excel-Arbeitsmappen usw.).
Dokumentenmappen können Organisationen dabei helfen, diese Situationen einfacher zu verwalten. Die Dokumentenmappe organisiert mehrere verwandte Dokumente in einer einzigen Ansicht, in der sie als einzelne Entität bearbeitet und verwaltet werden können. Wenn Sie eine neue Dokumentenmappe erstellen, erstellen Sie tatsächlich einen neuen Inhaltstyp. Der Inhaltstyp wird in der gesamten Websitesammlung verfügbar, und Sie können einen neuen Dokumentmappen-Inhaltstyp für jedes verschiedene Arbeitsprodukt mit mehreren Dokumenten konfigurieren.
Wenn einer Bibliothek ein Inhaltstyp Dokumentenmappe hinzugefügt wird, können Benutzer neue Instanzen der Dokumentenmappe auf die gleiche Weise wie ein einzelnes Dokument erstellen.
Was können Sie mit einer Dokumentenmappe tun?
Der Inhaltstyp Dokumentenmappe verfügt über mehrere spezifische Features, die das erfolgreiche Erstellen und Verwalten von Arbeitsprodukten mit mehreren Dokumenten vereinfachen. Wenn Sie einen Dokumentenmappen-Inhaltstyp konfigurieren, können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
- Passen Sie eine Willkommensseite für die Dokumentenmappe an, die alle Informationen enthält, die ein Benutzer über den Satz benötigt. Die Willkommensseite ist eine Webpartseite, die so eingerichtet werden kann, dass Projektinformationen oder Ressourcen angezeigt werden, um Teammitgliedern zu helfen, die an einer Dokumentenmappe arbeiten (z. B. Projekt-Zeitleiste, Links zu Ressourcen usw.). Außerdem wird eine Liste der Dokumente angezeigt, die der Gruppe hinzugefügt wurden.
- Geben Sie Standardinhalte an, die Automatisch erstellt und in jeden neuen instance der Dokumentenmappe eingeschlossen werden sollen. Sie können bestimmte Dokumente automatisch einbeziehen lassen, und Sie können die Vorlagen steuern, die von Benutzern verwendet werden. Sie können sicher sein, dass die Standarddokumente die richtigen Inhaltstypen sind. Wenn Ihr organization beispielsweise über Markenvorlagen verfügt, die Sie für bestimmte Kommunikationstypen verwenden, können Sie diese hochladen, wenn Sie einen Inhaltstyp Dokumentenmappe konfigurieren.
- Geben Sie zulässige Inhaltstypen an, die innerhalb der Dokumentenmappe verwendet werden können (z. B. Dokumentdateien, Bilder, Audio oder Video).
- Geben Sie freigegebene Metadaten und Metadatenspalten an, die Sie für alle Dokumente in einer Gruppe verwenden möchten. Standarddokumente werden automatisch mit den Metadaten bereitgestellt, wenn die Dokumentenmappe erstellt wird, und Sie können die freigegebenen Metadaten auf der Willkommensseite anzeigen.
- Weisen Sie Workflows zu, die Sie für die Dokumentenmappe verwenden möchten. Sie können die standardmäßigen Überprüfungs- oder Genehmigungsworkflows mit Dokumentenmappen verwenden, und die gesamte Dokumentenmappe wird die Workflowschritte so durchlaufen, als ob es sich um eine einzelne Datei handelte. Darüber hinaus können Ihre organization benutzerdefinierte Workflows für Dokumentenmappen entwickeln.
- Senden Von Dokumentenmappen an die Inhaltsorganisation für das Routing an einen Zielordner, eine Website oder eine Zielbibliothek.
Nachdem Sie einer Bibliothek einen Inhaltstyp Dokumentenmappe hinzugefügt haben, können Websitebenutzer vertraute Dokumentverwaltungsfeatures und spezielle Dokumentmappenfeatures verwenden.
Dokumentmappenautoren können eine der folgenden Aufgaben ausführen:
- Erstellen Sie schnell und einfach neue Arbeitsprodukte mit mehreren Dokumenten, indem Sie den Befehl Neues Dokument in einer Dokumentbibliothek verwenden.
- Mitschreiben einen Versionsverlauf Momentaufnahme der aktuellen Eigenschaften und Dokumente in der Dokumentenmappe.
- Starten Sie Workflows für die gesamte Dokumentenmappe oder einzelne Elemente innerhalb der Dokumentenmappe, um allgemeine Aufgaben wie Überprüfung und Genehmigung zu verwalten.
- Senden Sie per E-Mail einen Link zur Dokumentenmappe.
- Verwenden Sie den Befehl Senden an , um die Dokumentenmappe an einen anderen Speicherort zu verschieben oder zu kopieren (das Ziel muss in der Zentraladministration konfiguriert werden).
- Verwalten von Berechtigungen für die Dokumentenmappe.
Siehe auch
Erstellen und Konfigurieren eines neuen Dokumentmappeninhaltstyps