Einer der ersten Schritte beim Verwalten eines Projekts besteht darin, die Vorgänge hinzuzufügen, mit denen Ihr Projekt erledigt wird. Ihre Aufgabenliste kann so einfach sein wie eine Checkliste mit Dingen, die erledigt werden müssen, oder sie kann etwas komplizierter sein, mit Anfangs- und Endterminen, Beziehungen zu anderen Aufgaben und anderen zugehörigen Vorgangsinformationen. Sowohl eine einfache Checkliste von Aufgaben als auch eine geplante Liste von Aufgaben verwenden dieselbe Liste auf Ihrer Website, so dass Sie mit einer einfachen Checkliste beginnen und dann später Details zu den Aufgaben hinzufügen können, um daraus eine geplante Liste von Aufgaben zu machen.
Fügen Sie eine einfache Checkliste mit Aufgaben hinzu
Wenn Sie gerade erst mit der Projektplanung beginnen, oder wenn Sie nicht davon ausgehen, dass dieses Projekt besonders kompliziert sein wird, kann eine einfache Checkliste von Aufgaben ausreichen, um Ihr Projekt effektiv zu verwalten. Ihre Checkliste kann Fälligkeitstermine für die Aufgaben Ihres Projekts und Zuweisungen an Projektteammitglieder enthalten.
So fügen Sie eine einfache Checkliste von Aufgaben hinzu:
- Klicken Sie auf der Schnellstartleiste für Ihre Website auf Aufgaben.
- Klicken Sie auf der Seite "Aufgaben " auf "Bearbeiten".
- Geben Sie in der Spalte Vorgangsname einen Namen für jede Aufgabe ein, die in Ihrem Projekt abgeschlossen werden muss. Drücken Sie die EINGABETASTE , um nach dem Hinzufügen einer Aufgabe zur nächsten Zeile zu wechseln.
Tipp
Möchten Sie eine neue Aufgabe zwischen zwei bereits aufgelisteten Aufgaben hinzufügen? Klicken Sie in den Bereich links neben dem Kontrollkästchen für eine vorhandene Aufgabe, und drücken Sie dann EINFG. Über der vorhandenen Aufgabe, die Sie ausgewählt haben, wird eine neue Zeile hinzugefügt. Sie können auch auf der Registerkarte "Aufgaben" in der Gruppe "Hierarchie" auf "Einfügen" klicken.
Geben Sie in der Spalte Fälligkeitsdatum ein Datum ein, an dem jede Aufgabe in der Liste abgeschlossen sein soll, oder wählen Sie ein Datum aus. Wenn Sie nicht sicher sind, wann eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, lassen Sie diese Spalte für diese Aufgabe leer.
Geben Sie in der Spalte "Zugewiesen an " den Namen jeder Person ein, die in der Liste an einer Aufgabe arbeiten wird, oder wählen Sie ihn aus.
Tipp
Eine bewährte Methode ist es, jeder Aufgabe nur eine Person zuzuweisen. Wenn Sie mehr als eine Person zuweisen müssen, kann dies zu Problemen beim Markieren von Aufgaben als abgeschlossen führen. Wenn Ann ihre Arbeit an der Aufgabe beendet hat, ist es sinnvoll, sie auf der Seite "Meine Aufgaben" als erledigt abzuhaken. Dies markiert jedoch die Aufgabe für alle Zugewiesenen als abgeschlossen, nicht nur für Ann. Eine andere Person, die an der Aufgabe beteiligt ist, hat möglicherweise noch viel zu tun. Wenn Sie sich entscheiden, einer Aufgabe dennoch mehr als eine Person zuzuweisen, können Sie Namen durch ein Semikolon (;)) trennen.
Wenn Sie Ihre einfache Checkliste mit Aufgaben hinzugefügt haben, klicken Sie auf Stopp.
Eine weitere schnelle Möglichkeit, eine einfache Checkliste von Aufgaben hinzuzufügen, besteht darin, eine Liste aus einem Excel-Arbeitsblatt einzufügen. Solange die Spalten, die Sie im Arbeitsblatt verwenden, mit den Spalten übereinstimmen, die auf der Seite "Aufgaben " angezeigt werden, können Sie einfach in die Aufgabenliste klicken und die Arbeitsblattdaten einfügen. Namen werden nach Möglichkeit in der Spalte "Zugewiesen an " mit Konten verknüpft.
Während der Arbeit an einem Projekt können Sie das Kontrollkästchen neben jedem Vorgangsnamen aktivieren, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Kontrolle über die Aufgaben in Ihrer einfachen Prüfliste benötigen, können Sie die Schritte im nächsten Abschnitt verwenden, um Ihren Aufgaben Details hinzuzufügen und eine robustere geplante Liste zu erstellen.
Hinzufügen einer geplanten Aufgabenliste
Wenn Ihr Projekt etwas komplex ist, hilft Ihnen möglicherweise eine geplante Liste von Aufgaben, die Arbeit auf übersichtlichere Weise nachzuverfolgen.
So fügen Sie eine geplante Liste von Aufgaben hinzu:
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste für Ihre Website auf Aufgaben.
Klicken Sie auf der Seite "Aufgaben " auf "Neue Aufgabe". Oder klicken Sie auf der Registerkarte "Aufgaben " des Menübands auf "Neues Element".
Hinweis
Wenn Sie anfangs eine einfache Checkliste mit Aufgaben erstellt haben, das Projekt jedoch etwas komplexer wurde, können Sie Ihren vorhandenen Aufgaben ganz einfach weitere Details hinzufügen. Um einen Vorgang auszuwählen, klicken Sie in den Bereich links neben dem entsprechenden Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte "Aufgaben " des Menübands auf "Element bearbeiten". Dies öffnet die Aufgabe, sodass Sie weitere Details zum Zeitplan hinzufügen können.
Geben Sie im Feld Aufgabenname einen Namen für Ihre Aufgabe ein.
Geben Sie in den Feldern "Anfangsdatum " und " Fälligkeitsdatum " ein Start- und Enddatum für Ihre Aufgabe ein, oder wählen Sie ein Enddatum aus. Wenn Sie sich bei keinem dieser Daten sicher sind, lassen Sie diese Informationen vorerst weg. Sie können jederzeit später zurückkehren und Informationen hinzufügen, indem Sie die Aufgabe bearbeiten.
Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person, an der Sie arbeiten möchten, in das Feld "Zugewiesen an " ein.
Tipp
Eine bewährte Methode ist es, jeder Aufgabe nur eine Person zuzuweisen. Wenn Sie mehr als eine Person zuweisen müssen, kann dies zu Problemen beim Markieren von Aufgaben als abgeschlossen führen. Wenn Ann ihre Arbeit an der Aufgabe beendet hat, ist es sinnvoll, sie auf der Seite "Meine Aufgaben" als erledigt abzuhaken. Dies markiert jedoch die Aufgabe für alle Zugewiesenen als abgeschlossen, nicht nur für Ann. Eine andere Person, die an der Aufgabe beteiligt ist, hat möglicherweise noch viel zu tun. Wenn Sie sich entscheiden, einer Aufgabe dennoch mehr als eine Person zuzuweisen, können Sie Namen durch ein Semikolon (;)) trennen.
Wenn die Arbeit an dem Vorgang bereits begonnen hat, geben Sie in das Feld "% abgeschlossen " einen Prozentsatz ein, um ungefähr anzugeben, wie viel Arbeit erledigt wurde und was noch zu tun ist.
Tipp
Dies ist ein hervorragendes Feld, das die Teammitglieder Ihres Projekts regelmäßig aktualisieren können. Es kann Ihnen helfen zu verstehen, wie die Arbeit an Ihrem Projekt voranschreitet und ob Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist, um rechtzeitig fertig zu werden.
Geben Sie eine kurze Beschreibung der Aufgabe in das Feld "Beschreibung " ein, wenn Sie detailliertere Informationen zu der damit verbundenen Arbeit bereitstellen möchten. Dies kann für Führungskräfte oder andere Beteiligte hilfreich sein, die versuchen, Ihr Projekt zu verstehen.
Verwenden Sie die Kästchen und Schaltflächen neben den Vorgängern , um anzugeben, welche Aufgaben in Ihrem Projekt abgeschlossen werden müssen, bevor der aktuelle Vorgang beginnen kann.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie erstellen eine Aufgabe namens "Pressemitteilung veröffentlichen", die erst beginnen kann, wenn die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" abgeschlossen ist. Wählen Sie im Feld links die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen , um sie in das Feld rechts zu verschieben. Dies weist darauf hin, dass die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" ein Vorgänger der Aufgabe "Pressemitteilung veröffentlichen" ist (d. h. sie geht ihr voraus).Wählen Sie in der Liste Priorität die entsprechende Prioritätsstufe aus.
Wählen Sie in der Liste "Aufgabenstatus" die entsprechende Statusstufe aus.
Tipp
Dies ist ein weiteres Feld, das die Projektteammitglieder regelmäßig aktualisieren sollten. Es kann Ihnen helfen, den Überblick über Arbeitsblockaden, Zeitplanverzögerungen und andere kritische Planungsprobleme zu behalten.
Klicken Sie auf Speichern.
Arbeiten mit Ihrer Aufgabenliste
Während Sie mit Ihrer Aufgabenliste arbeiten, sind die Aufgaben mit rot dargestellten Fälligkeitsterminen verspätet. Sobald Sie eine verspätete Aufgabe durch Aktivieren des Kontrollkästchens neben der Aufgabe als erledigt markieren, wird das Fälligkeitsdatum nicht mehr als roter Text angezeigt.
Sie können auch zwischen verschiedenen Ansichten Ihrer Aufgabenliste wechseln, indem Sie auf die Ansichtslinks oberhalb der Liste klicken. Sie können zwischen "Alle Aufgaben", "Kalender", "Abgeschlossen", "Gantt-Diagramm", "Verspätete Aufgaben", "Meine Aufgaben" und "Anstehend" auswählen, oder Sie können eine vorhandene Ansicht ändern oder eine eigene Ansicht Ihrer Aufgabenliste erstellen. Wenn die Ansicht, die Sie verwenden möchten, nicht oberhalb der Aufgabenliste aufgeführt ist, klicken Sie auf Klicken Sie neben den Ansichtslinks auf "Weitere Optionen (..."), und wählen Sie die Ansicht aus, die Sie verwenden möchten. Weitere Informationen zum Erstellen einer eigenen Ansicht finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.
Nachdem Sie Ihrem Projekt detaillierte Vorgänge hinzugefügt haben, möchten Sie möglicherweise Folgendes tun: