Einer der ersten Schritte zum Verwalten eines Projekts besteht darin, die Aufgaben hinzuzufügen, die Ihr Projekt erledigen. Ihre Aufgabenliste kann so einfach wie eine Checkliste mit Dingen sein, die erledigt werden müssen, oder sie kann etwas komplizierter sein, mit Start- und Endterminen, Beziehungen zu anderen Vorgängen und anderen zugehörigen Vorgangsinformationen. Eine einfache Prüfliste mit Vorgängen und eine geplante Liste von Vorgängen verwenden beide dieselbe Liste auf Ihrer Website, sodass Sie mit einer einfachen Prüfliste beginnen und den Vorgängen später Details hinzufügen können, um sie zu einer geplanten Liste von Vorgängen zu machen.
Hinzufügen einer einfachen Prüfliste mit Aufgaben
Wenn Sie gerade erst mit ihrer Projektplanung beginnen oder nicht davon ausgehen, dass dieses Projekt besonders kompliziert ist, reicht möglicherweise eine einfache Checkliste mit Aufgaben aus, um Ihr Projekt effektiv zu verwalten. Ihre Prüfliste kann Fälligkeitsdaten für die Aufgaben Ihres Projekts und Zuweisungen an Teammitglieder enthalten.
So fügen Sie eine einfache Prüfliste mit Aufgaben hinzu:
- Klicken Sie auf der Schnellstartleiste für Ihre Website auf Aufgaben.
- Klicken Sie auf der Seite Aufgaben auf Bearbeiten.
- Geben Sie in der Spalte Vorgangsname einen Namen für jeden Vorgang ein, der in Ihrem Projekt abgeschlossen werden muss. Drücken Sie die EINGABETASTE , um nach dem Hinzufügen einer Aufgabe zur nächsten Zeile zu wechseln.
Tipp
Möchten Sie eine neue Aufgabe zwischen zwei Vorgängen hinzufügen, die bereits aufgeführt sind? Klicken Sie in das Leerzeichen links neben dem Kontrollkästchen für eine vorhandene Aufgabe, und drücken Sie dann Einfügen. Über der vorhandenen Aufgabe, die Sie ausgewählt haben, wird eine neue Zeile hinzugefügt. Sie können auch auf der Registerkarte Aufgaben in der Gruppe Hierarchie auf Einfügen klicken.
Geben Sie in der Spalte Fälligkeitsdatum ein Datum für den Zeitpunkt ein, an dem die einzelnen Aufgaben in der Liste abgeschlossen sein sollen, oder wählen Sie es aus. Wenn Sie nicht sicher sind, wann eine Aufgabe abgeschlossen werden muss, lassen Sie diese Spalte für diese Aufgabe leer.
Geben Sie in der Spalte Zugewiesen an den Namen jeder Person ein, die an den einzelnen Aufgaben in der Liste arbeiten soll, oder wählen Sie diesen aus.
Tipp
Eine bewährte Methode besteht darin, jeder Aufgabe nur eine Person zuzuweisen. Wenn Sie mehrere Personen zuweisen müssen, kann dies zu Problemen beim Markieren von Aufgaben als abgeschlossen führen. Wenn Ann ihre Arbeit an der Aufgabe abgeschlossen hat, ist es für sie sinnvoll, sie auf ihrer Seite Meine Aufgaben als abgeschlossen zu überprüfen. Dadurch wird die Aufgabe jedoch für alle zugewiesenen Personen als abgeschlossen markiert, nicht nur für Ann. Eine andere Person, die die Aufgabe bearbeitet, hat möglicherweise noch Arbeit vor sich. Wenn Sie einer Aufgabe dennoch mehrere Personen zuweisen müssen, können Sie Namen durch ein Semikolon (;).
Wenn Sie ihre einfache Prüfliste mit Aufgaben hinzugefügt haben, klicken Sie auf Beenden.
Eine weitere schnelle Möglichkeit zum Hinzufügen einer einfachen Prüfliste mit Aufgaben besteht darin, eine Liste aus einem Excel-Arbeitsblatt einzufügen. Solange die Spalten, die Sie im Arbeitsblatt verwenden, mit den Spalten in Einklang stehen, die auf der Seite Aufgaben angezeigt werden, können Sie einfach in die Aufgabenliste klicken und Ihre Arbeitsblattdaten einfügen. Namen werden nach Möglichkeit in der Spalte Zugewiesen an mit Konten gekoppelt.
Während Sie an Ihrem Projekt arbeiten, können Sie das Kontrollkästchen neben jedem Vorgangsnamen aktivieren, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Kontrolle über die Vorgänge in Ihrer einfachen Checkliste benötigen, können Sie die Schritte im nächsten Abschnitt verwenden, um Ihren Vorgängen Details hinzuzufügen, um eine stabilere geplante Liste zu erstellen.
Hinzufügen einer geplanten Liste von Vorgängen
Wenn Ihr Projekt etwas komplex ist, können Sie feststellen, dass eine geplante Liste von Vorgängen Ihnen hilft, den Überblick über die Arbeit auf eine besser verwaltbare Weise zu behalten.
So fügen Sie eine geplante Liste von Vorgängen hinzu:
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste für Ihre Website auf Aufgaben.
Klicken Sie auf der Seite Aufgaben auf Neue Aufgabe. Oder klicken Sie auf der Registerkarte Aufgaben des Menübands auf Neues Element.
Hinweis
Wenn Sie zunächst eine einfache Prüfliste mit Vorgängen erstellt haben, das Projekt jedoch etwas stärker involviert ist, können Sie Ihren vorhandenen Vorgängen problemlos weitere Details hinzufügen. Um eine Aufgabe auszuwählen, klicken Sie in den Bereich links neben dem Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Aufgaben des Menübands auf Element bearbeiten. Dadurch wird der Vorgang geöffnet, sodass Sie weitere Planungsdetails hinzufügen können.
Geben Sie im Feld Vorgangsname einen Namen für ihre Aufgabe ein.
Geben Sie in den Feldern Startdatum und Fälligkeitsdatum einen Anfangs- und Endtermin für Ihren Vorgang ein, oder wählen Sie einen Start - und Endtermin aus. Wenn Sie sich eines dieser Daten nicht sicher sind, lassen Sie diese Informationen vorerst weg. Sie können jederzeit später zurückkehren und Informationen hinzufügen, indem Sie die Aufgabe bearbeiten.
Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person, an der Sie an der Aufgabe arbeiten möchten, in das Feld Zugewiesen an ein.
Tipp
Eine bewährte Methode besteht darin, jeder Aufgabe nur eine Person zuzuweisen. Wenn Sie mehrere Personen zuweisen müssen, kann dies zu Problemen beim Markieren von Aufgaben als abgeschlossen führen. Wenn Ann ihre Arbeit an der Aufgabe abgeschlossen hat, ist es für sie sinnvoll, sie auf ihrer Seite Meine Aufgaben als abgeschlossen zu überprüfen. Dadurch wird die Aufgabe jedoch für alle zugewiesenen Personen als abgeschlossen markiert, nicht nur für Ann. Eine andere Person, die die Aufgabe bearbeitet, hat möglicherweise noch Arbeit vor sich. Wenn Sie einer Aufgabe dennoch mehrere Personen zuweisen müssen, können Sie Namen durch ein Semikolon (;).
Wenn die Arbeit für den Vorgang bereits begonnen hat, geben Sie einen Prozentsatz in das Feld % Abgeschlossen ein, um ungefähr anzugeben, wie viel Arbeit erledigt wurde und was noch zu tun ist.
Tipp
Dies ist ein großartiges Feld für die Teammitglieder Ihres Projekts, die regelmäßig aktualisiert werden können. Es kann Ihnen helfen, zu verstehen, wie die Arbeit an Ihrem Projekt voranschreitet und ob Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist, um es rechtzeitig abzuschließen.
Geben Sie eine kurze Beschreibung des Vorgangs in das Feld Beschreibung ein, wenn Sie ausführlichere Informationen zur betreffenden Arbeit angeben möchten. Dies kann für Führungskräfte oder andere Projektbeteiligte hilfreich sein, die versuchen, Ihr Projekt zu verstehen.
Verwenden Sie die Felder und Schaltflächen neben Vorgänger , um anzugeben, welche Vorgänge in Ihrem Projekt abgeschlossen werden müssen, bevor der aktuelle Vorgang beginnen kann.
Angenommen, Sie erstellen eine Aufgabe namens "Pressemitteilung veröffentlichen", die erst beginnen kann, wenn die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" abgeschlossen ist. Wählen Sie im Feld auf der linken Seite die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen , um ihn in das Feld auf der rechten Seite zu verschieben. Dies weist darauf hin, dass die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" ein Vorgänger der Aufgabe "Pressemitteilung veröffentlichen" ist (d. h., sie geht voran).Wählen Sie in der Liste Priorität die entsprechende Prioritätsstufe aus.
Wählen Sie in der Liste Vorgangsstatus die entsprechende status Ebene aus.
Tipp
Dies ist ein weiteres Feld, das für die Mitglieder Ihres Projektteams hilfreich ist, um regelmäßig zu aktualisieren. Es kann Ihnen helfen, den Überblick über Arbeitsblockierungen, Zeitplanverzögerungen und andere wichtige Planungsprobleme zu behalten.
Klicken Sie auf Speichern.
Arbeiten mit Ihrer Aufgabenliste
Wenn Sie mit Ihrer Liste von Aufgaben arbeiten, werden diejenigen mit rot aufgelisteten Fälligkeitsdaten verspätet. Nachdem Sie eine verspätete Aufgabe durch Aktivieren des Kontrollkästchens neben der Aufgabe als abgeschlossen markieren, wird das Fälligkeitsdatum nicht mehr als roter Text angezeigt.
Außerdem können Sie zwischen verschiedenen Ansichten Ihrer Aufgabenliste wechseln, indem Sie auf die Ansichtslinks oberhalb der Liste klicken. Sie können zwischen Allen Vorgängen, Calendar, Abgeschlossen, Gantt-Diagramm, Verspäteten Vorgängen, Meine Aufgaben und Anstehenden auswählen, oder Sie können eine vorhandene Ansicht ändern oder eine eigene Ansicht Ihrer Aufgabenliste erstellen. Wenn die ansicht, die Sie verwenden möchten, nicht über der Aufgabenliste aufgeführt ist, klicken Sie neben den Ansichtslinks auf Klicken, um weitere Optionen (...) anzuzeigen, und wählen Sie die gewünschte Ansicht aus. Weitere Informationen zum Erstellen einer eigenen Ansicht finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.
Nachdem Sie Ihrem Projekt detaillierte Vorgänge hinzugefügt haben, können Sie Folgendes ausführen: