Dieser Artikel bezieht sich auf Vorgesetzte in Service und Produktion.
Erste Schritte mit Schichten für Ihre Personalplanungsanforderungen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Teamplan zum ersten Mal erstellen und einrichten.
Sie müssen ein Teambesitzer sein, um einen Zeitplan erstellen zu können. In Schichten erhält jedes Team in Teams einen Zeitplan, mit dem es arbeiten kann, und Sie können einen Zeitplan für jedes Team erstellen und verwalten, dessen Besitzer Sie sind.
Inhalt dieses Artikels
Schritt 1: Öffnen Sie die Schichten-App
Schritt 2: Erstellen eines Zeitplans für Ihr Team
Schritt 3: Hinzufügen von Zeitplangruppen
Schritt 4: Hinzufügen von Teammitgliedern zu Planungsgruppen
Schritt 5: Konfigurieren der Zeitplaneinstellungen für Ihr Team
Schritt 6: Aktivieren von schichtbasierten Tags in Teams (optional)
Schritt 1: Öffnen Sie die Schichten-App
Wählen Sie auf der linken Seite von Teams Desktop oder Web "Schichten" aus. Wenn Sie dort "Schichten" nicht sehen, wechseln Sie zu " Weitere Apps
", und suchen Sie "Schichten" in der Liste der Apps.
Schritt 2: Erstellen eines Zeitplans für Ihr Team
Wählen Sie in der oberen linken Ecke von "Schichten"
" auswählen oder erstellen und dann "Neuer Zeitplan" aus.Wählen Sie im Dialogfeld Teamzeitplan erstellendie Option Erstellen neben dem Team, für das Sie einen Zeitplan erstellen möchten.
Hinweis
Die Schaltfläche "Erstellen " ist nur für Teams verfügbar, deren Besitzer Sie sind. Wenn Sie kein Teambesitzer eines Teams sind, für das Sie einen Zeitplan erstellen möchten, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.
Legen Sie die Zeitzone für den Standort Ihres Teams fest, wählen Sie die nächstgelegene Stadt aus, und wählen Sie dann Bestätigen aus.
Schritt 3: Hinzufügen von Zeitplangruppen
Um einen neuen Zeitplan einzurichten, erstellen Sie zuerst Zeitplangruppen und fügen dann jeder Gruppe Teammitglieder hinzu. Zeitplangruppen organisieren Personen im Zeitplan basierend auf allgemeinen Merkmalen innerhalb eines Teams, z. B. Rolle oder Abteilung. Ein Einzelhandelsgeschäft kann z. B. die folgenden Gruppen haben: Verkaufsmitarbeiter, Kassierer, Etagenleiter.
Ein neuer Zeitplan enthält standardmäßig eine Gruppe mit dem Namen "Unbenannte Gruppe". Benennen Sie diese Gruppe um, und fügen Sie bei Bedarf weitere Gruppen hinzu.
So fügen Sie eine Gruppe hinzu
Wählen Sie im Zeitplan die Option Gruppe hinzufügen aus.
Wählen Sie neben der neuen Gruppe die
aus, wählen Sie Gruppe umbenennen aus, und geben Sie Ihrer Gruppe dann einen Namen.Tipp
Der Name kann in @mentions Chats und Kanalbeiträgen in Teams verwendet werden. Achten Sie also darauf, einen Namen auszuwählen, der leicht zu erkennen ist. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Aktivieren von schichtbasierten Tags in Teams" in diesem Artikel.
Wählen Sie Speichern aus.
Schritt 4: Hinzufügen von Teammitgliedern zu Planungsgruppen
Nachdem Sie Ihre Zeitplangruppen hinzugefügt haben, fügen Sie jeder Gruppe Personen hinzu.
- Wählen Sie neben der Zeitplangruppe, der Sie Teammitglieder hinzufügen möchten, die Option Personen hinzufügen aus.
- Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, wählen Sie ihren Namen in der Liste aus, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Personen hinzu.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Schließen aus.
Hinweis
- Sie können ein Teammitglied mehr als einer Zeitplangruppe hinzufügen.
- Ein Zeitplan gehört zu einem Team in Teams, daher können Sie dem Zeitplan nur Mitglieder dieses Teams hinzufügen. Wenn Sie die Person, die Sie hinzufügen möchten, nicht finden, verwenden Sie den Link "Team verwalten ", um sie zu einem Teammitglied oder -besitzer zu machen. (Teambesitzer können Zeitpläne erstellen und verwalten.)
- Änderungen, die Sie an einem Team in Teams vornehmen, sind möglicherweise nicht sofort in Schichten verfügbar. Wenn Sie das neue Teammitglied, das Sie dem Zeitplan hinzufügen möchten, nicht finden, warten Sie einen Moment, und versuchen Sie es erneut.
Schritt 5: Konfigurieren der Zeitplaneinstellungen für Ihr Team
Passen Sie die Zeitplanoptionen und die Schichtfunktionen an, die Ihr Team verwenden soll, und bestätigen Sie diese.
Wechseln Sie in Schichten zur Registerkarte Einstellungen . Definieren Sie hier Ihre Zeitplaneinstellungen, und wählen Sie die Schichtfunktionen aus, die Sie für Ihr Team aktivieren möchten. Sie haben beispielsweise folgende Möglichkeiten:
- Legen Sie den Wochentag fest, an dem Ihr Zeitplan beginnen soll.
- Aktivieren Sie offene Schichten im Zeitplan, damit Mitarbeiter sie anfordern können.
- Legen Sie fest, ob Mitarbeiter Schichten tauschen und Kollegen Schichten anbieten können.
- Legen Sie fest, ob Mitarbeiter arbeitsfreie Zeit beantragen und Abwesenheitsgründe hinzufügen oder bearbeiten können.
- Aktivieren Sie die Stechuhr, damit die Mitarbeiter Schichten ein- und ausstempeln und Pausen aufzeichnen können.
- Legen Sie Datenschutzkontrollen für die Sichtbarkeit von Schichten fest, um festzulegen, wie weit zurück Mitarbeiter die Schichten der anderen sehen können und wie detailliert sie sind.
Ausführliche Informationen zu jeder Einstellung finden Sie unter Konfigurieren von Einstellungen für den Zeitplan Ihres Teams in Schichten.
Schritt 6: Aktivieren von schichtbasierten Tags in Teams (optional)
Mit schichtbasierten Tags können Sie diensthabende Personen in Echtzeit erreichen. Mit diesem Feature werden Teammitgliedern automatisch Tags zugewiesen, die dem Namen ihrer Zeitplangruppe in "Schichten" entsprechen.
Die Tags können von jedem Teammitglieder in @mentions verwendet werden, um einen Chat oder Kanalbeitrag zu starten. Benachrichtigungen werden nur an die Personen gesendet, die sich zum Zeitpunkt der Verwendung eines Tags im Schichtdienst befinden.
Wählen Sie in den Teams-Einstellungen aus, ob schichtbasierte Tags für Ihr Team aktiviert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter "Aktivieren von schichtbasierten Tags in Teams".
Nächste Schritte
Nachdem Sie Ihre Zeitplangruppen und Zeitplaneinstellungen eingerichtet haben, können Sie Ihren Zeitplan ausfüllen. Weisen Sie Ihren Teammitgliedern Schichten zu, und fügen Sie bei Bedarf in jeder Gruppe offene Schichten hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Schichten zum Zeitplan in Schichten.