Erstellen von zugreifbaren PDF-Dateien

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Das Hinzufügen von Barrierefreiheitstags zu PDF-Dateien erleichtert Bildschirmlese- und anderen Hilfstechnologien das Lesen und Navigieren in einem Dokument mit Inhaltsverzeichnissen, Links, Textmarken, Alternativtext und so weiter. Barrierefreiheitstags ermöglichen es auch, die Informationen auf verschiedenen Geräten zu lesen, z. B. auf großen Anzeigegeräten, persönlichen digitalen Assistenten (PDAs) und Mobiltelefonen. In Windows, Office für Mac und Office für Web können Sie Tags automatisch hinzufügen, wenn Sie eine Datei im PDF-Format speichern.

Vorbereiten der Quelldatei

Die schnellste und einfachste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre PDF barrierefrei ist, besteht in der ersten Ausführung der Barrierefreiheitsprüfung. Nachdem Sie probleme behoben haben, die von der Barrierefreiheitsprüfung gefunden wurden, verwendet Office diese Informationen, um Barrierefreiheitstags in der PDF zu erstellen. 

Speichern einer barrierefreien PDF-Datei in Office

Office 365, Office 2019, Office 2016

  1. Führen Sie vor dem Generieren Ihrer PDF die Barrierefreiheitsprüfung aus, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument für Personen mit allen Fähigkeiten leicht zugänglich und bearbeitet werden kann. 

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter, und wählen Sie aus, wo die Datei gespeichert werden soll.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp den Eintrag PDF aus.

  4. Klicken Sie auf Optionen, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Office 2013

  1. Führen Sie vor dem Generieren Ihrer PDF die Barrierefreiheitsprüfung aus, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument für Personen mit allen Fähigkeiten leicht zugänglich und bearbeitet werden kann. 

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.

  3. Wählen Sie unter Einen Speicherort auswählen den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll.

  4. Wählen Sie unter Ordner auswählen einen Ordner aus, den Sie bereits verwendet haben, oder klicken Sie auf Nach zusätzlichen Ordnern suchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.

  6. Klicken Sie auf Optionen.

  7. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

Seitenanfang

Office 2010

  1. Führen Sie vor dem Generieren Ihrer PDF die Barrierefreiheitsprüfung aus, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument für Personen mit allen Fähigkeiten leicht zugänglich und bearbeitet werden kann. 

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.

  4. Klicken Sie auf Optionen.

  5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Seitenanfang

Office für Mac

  1. Führen Sie vor dem Generieren Ihrer PDF die Barrierefreiheitsprüfung aus, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument für Personen mit allen Fähigkeiten leicht zugänglich und bearbeitet werden kann.

  2. Wählen Sie Datei > Speichern unter aus (oder drücken Sie BEFEHL+UMSCHALT+S), geben Sie den Dateinamen in das Textfeld Speichern unter ein, und wählen Sie dann aus, wo die Datei gespeichert werden soll.

  3. Wechseln Sie im Dialogfeld "Speichern unter", zum Dropdownfeld Dateiformat. Blättern Sie mithilfe des Dropdownpfeils durch die Dateitypen, und wählen Sie "PDF" aus.

  4. Aktivieren Sie das Optionsfeld "Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit (verwendet den Microsoft-Onlinedienst)". Damit wird sichergestellt, dass die PDF-Datei markiert wird.

    Tipp:  PowerPoint für macOS bietet diese Option beim Speichern als PDF nicht, Sie können ihre Präsentation aber auf OneDrive speichern, in PowerPoint für Web öffnen und von dort als PDF herunterladen. PDF-Dateien, die aus PowerPoint für Web werden, behalten das Tagging bei.

  5. Wählen Sie Speichern aus.

    Hinweis: Microsoft legt großen Wert auf Ihre Sicherheit und auf Datenschutz. Um ein Word-Dokument ins PDF-Format zu konvertieren, wird das Dokument zur Konvertierung über einen sicheren Microsoft-Dienst über das Internet gesendet. Die konvertierte Datei wird dann sofort zurück an Ihr Gerät gesendet. Der Microsoft-Onlinedienst speichert keinen Ihrer Dateiinhalte auf unseren Servern. Sie können die konvertierte Datei an Ihrem bevorzugten Speicherort speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Warum muss der Microsoft-Onlinedienst einige Office-Dateien konvertieren?

Office im Web

  1. Führen Sie vor dem Generieren Ihrer PDF die Barrierefreiheitsprüfung aus, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument für Personen mit allen Fähigkeiten leicht zugänglich und bearbeitet werden kann.

  2. Wählen Sie im Menüband die Schaltfläche Datei aus.

  3. Wählen Sie die Option Speichern unter aus.

  4. Wählen Sie im Bereich Speichern unter die Option Als PDF herunterladen aus, um das Dialogfeld Microsoft Word Online öffnen. Ein Link zum Herunterladen des PDF-Dokuments wird angezeigt.

  5. Wählen Sie Klicken Sie hier, um die PDF-Datei Ihres Dokuments anzuzeigen aus, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  6. Suchen Sie im Benachrichtigungsbereich den Namen Ihres Dokuments unter Aktuelle Downloads, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie die Datei am Standardspeicherort speichern möchten, klicken Sie auf Speichern.

    • Wenn Sie die Datei an einem anderen Speicherort speichern möchten, klicken Sie auf Speichern unter. Im Dialogfeld Speichern unter können Sie einen neuen Dateinamen eingeben und den ordner auswählen, den Sie verwenden möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern.

  7. Wenn Sie das Dokument oder den Ordner öffnen möchten, wählen Sie in der Benachrichtigungsleiste die gewünschte Option.

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